DATOR KUNSKAP OFFICE 2010
Till boken medföljer ett antal övningsfiler som du hämtar från vår webbplats www.docendo.se: 1. Starta webbläsaren, skriv www.docendo.se i adressfältet och tryck på Retur. 2. Skriv artikelnumret, 1255, i sökrutan och klicka på Sök. 3. Klicka på titeln Datorkunskap Office 2010. 4. Klicka på filen 1255.zip högst upp på sidan. 5. Klicka på Spara för att spara filen på din dator. 6. Välj var du vill spara filen, exempelvis på skrivbordet, och klicka på Spara. 7. När filen har hämtats stänger du dialogrutan och avslutar webbläsaren. Om du har valt att spara filen på skrivbordet visas den som en ikon med namnet 1255. Dubbelklicka på ikonen för att packa upp filerna till lämplig mapp på din hårddisk. Copyright Docendo AB Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal är förbjuden. BONUSavtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, exempelvis kommuner/universitet. Våra böcker och tillhörande produkter är noggrant kontrollerade, men det är ändå möjligt att fel kan förekomma. Vi tar gärna emot förbättringsförslag. Produkt- och producentnamnen som används i boken är ägarens varumärken eller registrerade varumärken. Tryckeri: Fälth & Hässler, Sverige 2011 Första upplagan, första tryckningen ISBN: 978-91-7207-937-3 Artikelnummer: 1255 Författare: Iréne Friberg, Ulrika Nilsson, Christian Sjögreen Omslag: Malina Andrén
Innehållsförteckning 1 Människan och datorn... 11 Datorn i samhället... 11 IT och samhället... 11 Datorn i hemmet... 12 Persondatorn och miljön... 12 Återvinning av datorer... 13 Datasäkerhet... 13 Magnetism... 13 Stöldskydd... 14 Skydd mot intrång... 14 Lösenord... 14 Användaridentitet i nätverk... 14 Sunt förnuft... 15 Virus... 15 Bakdörrsprogram... 15 Hur sprider sig virus?... 16 Skydd mot virus... 16 Personlig integritet... 16 Datainspektionen... 16 Datalagen... 16 Personuppgiftslagen... 17 Upphovsrätt... 17 Internetlagstiftning... 17 Arbetsmiljön och datorn... 18 Ergonomi... 18 Arbeta med tangentbord... 19 Arbeta vid bildskärmen... 19 Flimriga bildskärmar... 19 Tillämpningsuppgifter... 19 2 Datorn och datorns delar...20 Vad är en dator?... 20 Olika typer av datorer... 20 Nätverksdatorer... 20 Terminaler... 20 Client/Server... 20 Superdatorer... 21 Stordatorer... 21 Minidatorer... 21 Persondatorn... 21 Mac och PC... 21 Bärbar dator... 21 Persondatorns huvuddelar... 22 Systemenheten... 22 Centralenheten (CPU)... 22 Klockfrekvens... 22 Minnen... 22 Hårddisken... 23 Hårdvara... 24 In- och utdataenheter... 24 Cd och Dvd... 24 USB-minne... 24 Mus... 24 Klicka med musen... 25 Muspekarens utseende... 25 Tangentbord... 25 Tangenterna på tangentbordet... 26 Joystick... 27 Modem... 27 Skanner... 27 Bildskärmar... 27 CRT-skärmar... 27 LCD-skärmar... 27 TFT-skärm... 27 Bildskärmsstorlek och pixlar... 28 Skrivare... 28 Matrisskrivare... 28 Bläckstråleskrivare... 28 Laserskrivare... 28 Plotter kurvritare... 29 Upplösning och utskriftskvalitet... 29 Digitala kameror... 29 Högtalare och ljud... 30 Mjukvara program till datorn... 30 Administrativa program... 30 Ordbehandlingsprogram... 30 Kalkylprogram... 31 Registerprogram och databaser... 31 Layoutprogram... 31 Presentationsprogram... 31 Systemprogramvara... 31 Datorkrångel... 32 3
Garanti... 32 Startar datorn alls?... 32 Har du läst datorns manual?... 32 Har datorn fått virus?... 32 Tillämpningsuppgifter... 33 3 Operativsystemet Windows (7)...34 Starta Windows... 35 Logga in på konto... 35 Skrivbordet i Windows... 35 Ikoner... 35 Aktivitetsfältet... 35 Knappen Start... 36 Inställningar i Windows... 37 Understrukna bokstäver för tangentbordsnavigering... 37 Starta och avsluta program... 38 Menyer... 38 Stänga och öppna fönster... 39 Om Windows låser sig... 40 Avsluta Windows... 40 Använda menyer och dialogrutor... 40 Bibliotek... 41 Snabbmenyer... 42 Start-menyn... 42 Dialogrutor... 43 Öppna fönster... 44 Öppna Papperskorgen... 44 Storleksförändra ett fönster... 45 Flytta ett fönster... 45 Rullningslister... 46 Maximera och Minimera ett fönster... 47 Kontrollpanelen... 47 Enkelklick... 47 Ikoner i Kontrollpanelen... 48 Mappar, filer och enheter... 49 Mappar och enheter... 49 Lagra filer... 49 Skicka till... 49 Visa innehåll... 50 Öppna och spara... 50 Filtypsbeteckningar... 51 Filnamn... 51 Skapa och spara en fil... 51 Utforskaren... 52 Starta Utforskaren... 52 Fält... 52 Verktygs- och Statusfält... 52 Verktygsfältet med standardknappar... 53 Navigera till olika platser... 53 Dolda filer... 53 Sortera... 54 Skapa en egen mapp... 55 Undermappar... 55 Kopiera filer... 56 Dra och släpp... 56 Markera flera filer... 57 Byta namn på filer... 57 Ta bort filer och mappar... 58 Ta bort en mapp... 58 Avsluta Utforskaren... 58 Systemverktyg... 59 Diskdefragmenteraren... 59 Diskrensning... 60 Hjälpfunktionen i Windows... 60 Tillämpningsuppgifter... 61 Kortkommandon... 62 3 Operativsystemet Windows (Vista)...63 Starta Windows... 64 Logga in på konto... 64 Skrivbordet i Windows... 64 Ikoner... 64 Aktivitetsfältet... 65 Knappen Start... 65 Verktygsfältet Snabbstart... 65 Inställningar i Windows... 65 Understrukna bokstäver för tangentbordsnavigering... 66 Starta och avsluta program... 67 Menyer... 67 Stänga och öppna fönster... 68 Om Windows låser sig... 68 Avsluta Windows... 69 Använda menyer och dialogrutor... 69 Snabbmenyer... 71 Start-menyn... 71 Dialogrutor... 71 Öppna fönster... 73 Öppna Papperskorgen... 73 Storleksförändra ett fönster... 74 Flytta ett fönster... 74 Rullningslister... 75 Maximera och Minimera ett fönster... 76 Kontrollpanelen... 76 Enkelklick... 76 Ikoner i Kontrollpanelen... 77 Mappar, filer och enheter... 78 Mappar och enheter... 78 Lagring... 78 Skicka till... 78 4
Visa innehåll... 79 Öppna och spara... 79 Filtypsbeteckningar... 80 Filnamn... 80 Skapa och spara en fil... 80 Byta namn på filer... 81 Utforskaren... 81 Starta Utforskaren... 81 Fält... 82 Verktygs- och Statusfält... 82 Verktygsfältet med standardknappar... 82 Navigera till olika platser... 83 Visa filer på olika sätt... 83 Information om filerna... 83 Dolda filer... 83 Sortera... 84 Skapa en egen mapp... 85 Undermappar... 85 Kopiera filer... 86 Dra och släpp... 86 Markera flera filer... 87 Byta namn på filer... 87 Ta bort filer och mappar... 88 Ta bort en mapp... 88 Avsluta Utforskaren... 88 Systemverktyg... 89 Diskdefragmenteraren... 89 Diskrensning... 89 Hjälpfunktionen i Windows... 90 Tillämpningsuppgifter... 91 Kortkommandon... 92 4 Ordbehandling med Word 2010...93 Starta Word 2010... 93 Skärmbilden... 94 Arbetsytan... 94 Formateringsmarkeringar... 95 Linjal... 95 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 95 Zoom-funktionen... 95 Rullningslister... 96 Visningslägen... 96 Utskriftslayout... 96 Helskärmsläsning... 96 Andra visningslägen... 97 Statusfältet... 97 Statusfältets delar... 97 Hjälpfunktionen i Word... 98 Skapa ett nytt dokument... 98 Öppna ett dokument... 99 Börja skriva i Word... 100 Infoga text... 100 Skriva i Word... 100 Ta bort ord från en text... 101 Markera text med musen... 101 Funktionen Klicka och skriv... 102 Stavningskontroll... 102 Ignorera eller lägg till i ordlistan... 103 Grammatikkontroll... 104 Automatisk stavning och grammatikkontroll... 104 Synonymer... 105 Ångra och gör om... 106 Spara dokument... 106 Spara och Spara som... 107 Spara dokument i olika filformat... 107 Filtypstillägg och filnamn... 107 Ställ in visning av filtillägg... 107 Spara i RTF-format... 108 Spara dokument för tidigare versioner av Word... 108 Stänga ett dokument... 108 Avsluta Word... 108 Stycken... 109 Avstånd före och efter stycken... 109 Styckeformatera rubriker... 109 Klipp och klistra...110 Kopiera med musen...110 Samla och klistra in flera objekt...110 Urklipp...110 Visa urklipp...110 Teckensnitt...111 Bokstäver och text...111 Truetype-teckensnitt...111 Teckensnittslistan...112 Teckenstorlek...112 Välja stil på teckensnitt...113 Normal, kursiv, fet...113 Övriga attribut till teckensnitt...113 Ändra skiftläge...113 Text med kantlinjer och mönster...114 Förhandsgranska...114 Utskriftsalternativ...115 Egenskaper...115 Sidintervall...115 Kopior...115 Skala...115 Markeringar...116 Marginaler och orientering...116 Skriva ut dokument...116 Skriva ut på båda sidor av pappret...116 Justering av text...117 Styckeformat...117 5
Vänsterjustera text...117 Marginaljustera text...117 Centrera text...117 Högerjustera text...118 Radavstånd...118 Radavstånd i Word...118 Indrag med linjalen...119 Hängande indrag...119 Första radens indrag... 120 Spalter... 120 Skapa en punktlista... 120 Ändra i en punktlista... 121 Numrerad lista... 121 Flernivålista... 121 Tabbar... 122 Ställa in tabbar med hjälp av linjalen... 122 Utfyllnad till tabb... 123 Avstavning... 123 Automatisk avstavning...124 Manuell avstavning...124 Sök och ersätt text i dokument... 125 Markera text med färgöverstrykning... 127 Ta bort en färgöverstrykning... 127 Blanksteg och bindestreck... 127 Autokorrigering... 128 Ta bort ord från autokorrigeringen... 129 Tabeller... 130 Skapa en tabell... 130 Tabellsymboler...131 Tabellverktyg...131 Ändra radhöjden med musen... 132 Ändra kolumnstorlek... 132 Markera celler... 132 Ta bort tabelldelar... 132 Flytta tabell... 133 Lägga till nya kolumner och rader... 133 Snabbkommando för tabeller... 133 Mallar... 134 Dokumentmallar på datorn... 134 Tema... 134 Lägga till teman... 135 Använda dokumentmall... 135 Ändra befintlig dokumentmall... 136 Ta bort dokumentmall... 136 Words befintliga formatmallar... 136 Brytningar... 137 Sidbrytningar... 137 Avsnittsbrytningar... 137 Infoga och ta bort brytning... 138 Sidhuvud... 138 Infoga sidhuvud... 138 Sidfot... 139 Bilder och objekt... 139 Objekt... 139 Vad är ett objekt?... 139 Lägga till figurer... 139 Rektangel... 140 Flytta ett objekt... 140 Ändra storlek på ett objekt... 140 Fyll ett ritat objekt med färg... 140 Infoga ClipArt-bilder...141 Ändra storlek på bild... 142 Om trycksaker och layout... 142 Budskapet... 142 Tillämpningsuppgifter... 143 Kortkommandon... 144 5 Kalkylering med Excel 2010...145 Starta Excel... 145 Skärmbilden, arbetsytan och deras delar... 146 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 146 Menyfliksområdet... 147 Kontextflikar... 147 Markören... 147 Flytta markören via tangentbordet... 148 Med tangenten Enter... 148 Med piltangenter eller tangenten Tabb... 148 Flytta markören med musen... 148 Markera cellområde... 148 Markera med musen... 149 Markera med hjälp av tangentbordet... 149 Formelfältet... 149 Funktionen Autosumma... 150 Använda bladflikar... 150 Rullningslister... 151 Statusfält... 151 Använda zoomningsverktyget... 151 Ändra visningssätt... 152 Helskärm... 152 Hantera fönstervyn... 152 Ångra... 152 Ångra flera steg... 153 Gör om... 153 Stänga arbetsbok... 153 Backstage-vyn... 153 Skapa en ny arbetsbok, skriv och spara... 154 Avsluta Excel... 154 Öppna arbetsbok... 155 Autojustera kolumnbredd... 155 Summering... 155 6
Spara en arbetsbok... 156 Spara första gången... 156 Ogiltiga tecken i filnamn... 156 Spara en befintlig arbetsbok på annan plats... 157 Spara en befintlig arbetsbok med ett annat namn (skapa en kopia)... 157 Ta bort arbetsbok... 157 Autofyll... 157 Alternativknapp... 158 Förhandsgranska... 159 Förhandsgranska ett kalkylblad... 159 Skriva ut en arbetsbok... 160 Utskriftsalternativ... 161 Skriva ut blad... 161 Enkel- eller dubbelsidig utskrift... 161 Sorterat... 161 Sidorientering... 161 Pappersstorlek... 162 Marginaler... 162 Skalning... 162 Centrera vågrätt och lodrätt... 162 Ange utskriftsområde... 163 Ta bort utskriftsområde... 163 Sidhuvud och sidfot... 163 Arbeta med funktioner... 165 Funktionen SUMMA... 165 Fler vanliga funktioner... 165 MEDEL... 165 Formler... 168 Skriva en formel genom att klicka på celler... 169 Kopiera formler... 170 Vanliga fel vid formelskrivning... 171 Likhetstecknet är viktigt... 171 Om du glömt parenteser... 172 Hänvisning till en cell som innehåller text... 172 Cirkelreferens... 172 Rader och kolumner... 173 Markera en rad eller kolumn... 173 Markera flera rader och kolumner... 173 Infoga rader... 173 Infoga kolumner... 173 Inställning av radhöjd... 173 Inställning av kolumnbredd...174 Autopassa...174 Dölja kolumner eller rader...175 Ändra radhöjd eller kolumnbredd med musen...175 Formatera text och celler...176 Fet stil...176 Ändra storlek på text... 177 Ändra teckensnitt... 178 Ändra utseende på text via menyflik... 178 Centrera, vänsterjustera och högerjustera... 179 Färger och mönster... 180 Teckenfärg... 181 Kantlinjer... 181 Talformat... 182 Stavningskontrollera en arbetsbok... 183 Diagram... 184 Skapa ett stapeldiagram... 184 Ändra färg och utseende på diagram... 185 Infoga diagramrubrik... 186 Förklaringsrutan... 186 Storleksförändra diagram... 187 Flytta diagram... 187 Radera diagram... 187 Formatera diagram... 188 Ändra färger på staplar... 188 Ändra diagramtyp... 188 Objekt... 189 Vad är ett objekt?... 189 Ritverktygen... 189 Infoga objekt... 189 Förändra ett ritat objekt... 190 Radera ett objekt... 190 Fyll ett ritat objekt med färg... 190 Infoga ClipArt... 190 Ändra storlek på objekt... 191 Ta bort ett objekt... 191 Tillämpningsuppgifter... 192 Kortkommandon... 193 6 Presentationer med PowerPoint 2010... 194 Vad är ett presentationsprogram?... 194 Starta PowerPoint... 194 Skärmbilden, arbetsytan och deras delar... 195 Namnlisten... 195 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 196 Flikar och menyer... 196 Bilder och Disposition... 196 Anteckningsrutan... 196 Statusfältet... 197 Använda zoomen... 197 Steglös zoom... 197 Skapa en presentation... 198 Välja layout... 200 Infoga en ClipArt-bild... 200 Visningslägen... 201 Normalläget... 201 Bildsorteringsläget... 201 Bildspelsläget och Läsvy... 202 7
Anteckningssidor... 202 Växla mellan bilder i visningslägen... 202 Färdig eller tom bildlayout?... 203 Lägg till en tom bildlayout... 203 Skriva in text i en textruta... 203 Skapa en textruta för text... 203 Formatera text... 204 Fet stil... 204 Kursiv stil... 204 Understrykning... 204 Genomstrykning... 204 Skugga... 205 Ändra skiftläge... 205 Ändra teckensnitt... 205 Teckenstorlek... 205 Att flytta text med Dra- och släpp-metoden... 206 Justera text... 206 Centrera... 207 Marginaljustera... 207 Infoga, flytta och storleksförändra bildobjekt... 207 Skala bildobjekt... 208 Grafik... 209 Rita i PowerPoint... 209 Rita fyrkanter och cirklar... 209 Rita en rektangel... 209 Rita en kvadrat... 210 Rita en ellips och en cirkel... 210 Färglägga bildobjekt... 210 Ta bort figurfyllning...211 Bakgrundsfärg på presentationen...211 Tona bakgrundsfärgen... 212 Att skriva ut en presentation... 213 Förhandsgranska utskriften... 213 Välj utskriftsformat för presentationen... 214 Åhörarkopior... 214 Utskriftformat för overhead, diabild och banderoll... 214 Ändra bildens orientering: stående eller liggande... 215 Overhead... 215 Formgivning efter mallar... 216 Ladda ner en onlinemall...217 Växla mellan teman och tillgängliga mallar...217 Infoga hyperlänk...217 Skapa hyperlänkar mellan presentationer... 218 Upphovsrätt och WWW... 218 Lagstiftning och ny teknik... 219 Stäng PowerPoint... 219 Tillämpningsuppgifter... 220 Kortkommandon... 224 7 Registerhantering med Excel 2010...225 Skapa ett register... 225 Starta Excel 2010... 225 Utforma ett enkelt register... 225 Lägga till poster... 226 Vad är ett fält?... 227 Riktlinjer för listor... 227 Sök och Ersätt... 228 Ändra databasens struktur... 229 Anpassa kolumnbredd automatiskt... 229 Ändra postinformation... 230 Ta bort fält... 230 Förhandsgranska och skriva ut... 230 Förhandsgranska... 230 Sidbrytning... 231 Skala sidan... 232 Skriv ut markering... 233 Marginaler, sidhuvud och sidfot... 233 Arbeta med sortering... 234 Poster och tomma celler... 235 Sortera kolumnvis... 235 Autofilter... 236 Anpassat autofilter... 237 Ta bort filter... 239 Avancerat filter... 239 Och/eller förhållanden...241 Jokertecken... 242 Använda formler för att filtrera listor... 243 Formulär... 244 Lägga till poster med ett formulär... 244 Villkor... 246 Radera en post med hjälp av ett formulär... 246 Formulär i listor med formler... 247 Delsummor... 248 Sortera och använda delsummor... 250 Spara arbetsbok med lösenord... 251 Öppna arbetsbok med lösenord... 252 Ta bort lösenord... 252 Skydda blad... 253 Ta bort skydd från blad... 254 Låsa vissa celler i ett kalkylblad... 254 Återställ kalkylbladet... 255 Skydda arbetsbok... 255 Låsa fönsterrutor... 256 Låsa upp fönsterrutor... 256 Databasfunktioner... 256 Använda en databasfunktion... 256 Användbara databasfunktioner... 259 Tillämpningsuppgifter... 260 8
8 Nätverk... 261 Vad är ett nätverk?... 261 Dela på lagringsutrymme och andra resurser... 261 Elektronisk post i nätverk... 262 Mötesbokning och konferenser... 262 Olika typer av nätverk... 262 Terminaler och klient-server... 262 Bygga upp nätverk... 263 Lokala nätverk (LAN)... 263 Nätverkstopologi... 263 Bussnät... 263 Stjärnnät... 264 Distribuerad stjärna... 264 Ringnät... 264 Datanät över större områden (WAN)... 264 Tillämpningsuppgift... 264 9 Söka information på internet...265 Vad är internet?... 265 Användningsområden för internet... 265 E-post... 265 World Wide Web... 266 Diskussionsgrupper... 266 Chatt... 267 Skype... 267 FTP... 267 Elektronisk handel... 267 Datakommunikation... 268 Intranät... 268 Säkerhet... 268 Brandvägg... 268 Kryptering... 269 Virus... 269 Vem äger internet?... 269 Anslutningsmöjligheter... 269 Modem, uppringd förbindelse... 270 Teckna abonnemang... 270 ADSL och fast anslutning... 270 Att tänka på när du väljer leverantör... 270 Webbläsare och World Wide Web... 271 Webbläsare... 271 Ändra utseende på verktygsfält... 272 Adresser... 272 Att söka på internet... 273 Ange startsida... 273 Visningssätt... 274 Att surfa på internet... 274 Navigering... 274 Öppna webbläsarens hjälpfunktion... 275 Skriva ut en webbsida... 275 Att skriva ut en länktabell... 276 Att söka efter information på internet... 276 Favoriter... 277 Ta bort Favoriter... 277 Att hitta vad du söker... 278 Söksystem... 278 Sökbegrepp... 278 Söktips... 279 Boolesk sökning... 280 Stänga webbläsaren... 280 Tillämpningsuppgift... 280 10 E-posthantering... 281 Starta e-postprogrammet... 281 Skärmbilden... 282 Navigeringsfönstret... 282 Alternativ för navigeringsfönstret... 283 Mapplistan... 283 Inkorgen... 283 Utkorgen... 283 Skickat... 284 Borttaget... 284 Sökmappar... 284 Skräppost... 284 Andra genvägar... 284 E-post... 284 Kalender... 285 Kontakter... 285 Uppgifter... 285 Anteckningar... 285 Genvägar... 285 Namnlisten... 286 Statusfältet... 286 Menyfliksområdet... 286 Arkiv... 286 Start... 287 Anpassningar... 288 Hjälpfunktionen i Outlook... 289 Att skicka och ta emot e-post... 290 Versaler i e-postmeddelanden... 291 Smileys... 291 Grundfunktioner... 291 Nytt konto för e-post... 292 E-postformat... 293 HTML... 293 Oformaterad text... 294 RTF... 294 Skräppostfilter... 294 Skapa nytt meddelande... 294 Skriva och skicka e-post... 295 Radera text... 295 9
Formatera text... 295 Öppna och stäng ett meddelande... 296 Markera/avmarkera ett meddelande... 296 Markera meddelandet som oläst/läst... 296 Stavningskontroll... 296 Redigera text... 297 Kopiera och klistra in... 297 Klippa ut... 298 Kopiera text från annan källa... 298 Bifoga filer... 298 Adressera... 299 Skicka e-post... 299 Skicka kopior av meddelandet... 299 Hemlig kopia... 299 Ta emot e-post... 299 Svara på e-post... 300 Vidarebefordra e-post... 300 Svara alla... 300 Ta bort meddelande... 300 Ångra borttagning... 301 Brevhantering i Inkorgen... 301 Ordna efter... 301 Sortera meddelanden... 301 Skriv ut ett meddelande... 302 Skriv ut bifogade filer... 303 Spara bifogade filer... 303 Signatur... 304 Skapa signatur... 304 Ta bort signatur... 305 Hyperlänk... 305 Ta bort hyperlänk... 306 Adressboken... 306 Skapa en kontakt... 306 Ta bort kontakt... 307 Stäng e-postprogrammet... 307 Tillämpningsuppgifter... 307 11 Extra övningar...309 Internetordlista...312 Sakregister...314 10
4Ordbehandling med Word 2010 Word är ett ordbehandlingsprogram som du kan använda för att skapa och redigera textdokument av olika slag till exempel brev, rapporter, protokoll, nyhetsblad eller webb sidor. Word är en del i det så kallade Office-paketet från Microsoft, som är en av de största programtillverkarna. Starta Word 2010 Du ska nu öppna ett dokument som är skapat i Word och som innehåller text och objekt. Du ska först se hur du kan starta själva ordbehandlings programmet. 1. Starta datorn (om den inte redan är igång) och klicka på Start-knappen (längst ned till vänster). Nu öppnas det som kallas startmenyn. Detta är ett sätt av flera att starta ordbehandlings programmet Word. 2. Klicka på Alla program, bläddra fram och klicka på Microsoft Office. Välj därefter Microsoft Word 2010. Nu startas programmet. Det du ser på datorskärmen är ett elektroniskt dokument. När du inte har något dokument öppet är din skärm nedtonad. Du ska nu kontrollera att fönstret Word öppnas i är maximerat. Att fönstret är maxi merat betyder att det täcker hela skärmen. Om fönstret inte täcker hela skärmen ska du klicka på knappen Maximera uppe till höger i fönstret. 3. Klicka på knappen Maximera: 93
4 Ordbehandling med Word 2010 Skärmbilden När du startar programmet visas ett tomt dokument på skärmen, omgivet av olika hjälpmedel, till exempel linjal, menyrad och verktygsfält. Arbetsytan Vanligtvis anpassas arbetsytan automatiskt till det du arbetar med för tillfället. Det sker genom att t.ex. flikar, knappar eller ett litet verktygsfält visas med redskap som passar för det du just har markerat som text, tabeller eller bilder. Du kan också högerklicka och i snabbmenyn som visas och göra ytterligare val. Bandet med flikarna högst upp i arbetsytan, det s.k. menyfliksområdet, använder du för att styra vilken sorts knappar som ska visas. Det kan vara visakommandon, infoga-kommandon, sidlayout eller e-postfunktioner. Snabbåtkomst Menyfliksområde Namnlist Dialogruteikon Insättningspunkt Linjal Visa/dölj linjal Rullningslist Statusfält Bläddringsknappar 94
4 Ordbehandling med Word 2010 Formateringsmarkeringar Dessa tecken underlättar mycket då du vill se hur texten har formaterats. Knappen Visa/dölj hittar du på fliken Start. Kortkommandot för att visa eller dölja formateringsmarkeringarna är Ctrl + (). Linjal När du för muspekaren mot den övre kanten av rullningslisten i dokumentet kan du klicka på knappen Linjal så att linjalen visas eller döljs. Verktygsfältet Snabbåtkomst Verktygsfältet Snabbåtkomst visas längst upp till vänster i Word-fönstret. Du kan placera det under menyflikarna (genom att välja alternativet i menyn som visas när du klickar på nedpilen till höger om fältet) och lägga till och ta bort knappar. Genom att högerklicka på en knapp i menyfliksområdet kan du välja att placera den i Snabbåtkomst. Du tar bort knappen genom att högerklicka på den och välja Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Zoom-funktionen Zoom-funktionen är till för att förstora eller förminska det du ser på skärmen. Du kan visa ditt dokument i olika storlekar och du kan zooma in och ut i olika visningslägen. Hur du zoomar ditt dokument påverkar inte hur en utskrift på papper blir, utan enbart hur du för tillfället tittar på dokumentet. Bilden ovan visar gruppen Zooma på fliken Visa. Klicka här för detaljerade zoominställningar. Den steglösa zoomfunktionen finns till höger i programfönstrets statusfält. Där kan du också välja vy (till höger om reglaget). 95
4 Ordbehandling med Word 2010 Rullningslister För att gå till en viss sida använder du rullningslisten till höger eller underst på skärmen. Du kan t.ex. bläddra mellan sidorna om dokumentet innehåller flera eller så kan du använda reglaget för att själv välja vad du vill se. Bilden visar exempel på den rullningslist som visas till höger i programfönstret (visas bara när inte allt får plats samtidigt i fönstret i höjdled). Visningslägen På fliken Visa kan du visa dokumentet på olika sätt, beroende på vad du vill göra. Visningslägen påverkar inte hur dokumentet ser ut på papper när det väl är utskrivet, det påverkar bara det du ser på skärmen. Visningslägena finns samlade i gruppen Dokumentvyer. Utskriftslayout Utskriftslayoutläget kan med fördel användas då du skriver in text och redigerar. Du ser direkt hur dokumentet kommer att se ut vid utskrift. Alla dokument öppnas i detta läge. Därefter kan du byta visningsläge. Om du klickar på fliken Visa kan du se att knappen Utskriftslayout är gul och därmed aktiverad. Helskärmsläsning Klicka här för att gå en rad uppåt i dokumentet. Klicka här för att gå nedåt i dokumentet. Klicka här för att välja bläddringsämne. Klicka här för att visa linjalen. Håll ned muspekaren och dra för att flytta dig uppåt eller nedåt i dokumentet. Klicka här för att gå till föregående sida. Klicka här för att gå till nästa sida. Om du klickar på knappen Helskärmsläsning fyller hela dokumentet skärmen. För att underlätta läsningen visas inte alla verktygsfält. Du bläddrar mellan dokumentets sidor genom att t.ex. klicka på pilarna överst i fönstret i detta läge. Här kan du också lägga till kommentarer och markera text. Du klickar på knappen Stäng för att åter visa dokumentet i utskriftslayoutläget igen. 96
4 Ordbehandling med Word 2010 Andra visningslägen Läget Utkast visar sidan på ett förenklat sätt utan bilder, sidhuvud, sidfot och bakgrund. Sidbrytningar visas som en streckad linje. Det s.k. slutmarkeringsmärket (en blinkande linje) visar sist skrivna rad i dokumentet. Läget passar för inmatning av text och textredigering. Läget Disposition är för dig som arbetar med samlingsdokument och underdokument. Inte heller här visas bilder i dokumentet. Visningsläget Webblayout används för att ge en ungefärlig förhandsgranskning av hur sidan skulle se ut i en webbläsare. Statusfältet Längst ned på skärmen finns statusfältet. Här visas information om vad som utförs i programmet under tiden du arbetar med ett dokument. Du använder statusfältet även för att utföra kommandon. Du kan dubbelklicka på de olika ikonerna för att göra mer detaljerade inställningar. Om du högerklickar i statusfältet kan du välja vad som ska visas där. Statusfältets delar a. b. c. d. e f. g. h. i. j. a. Sida Här ser du sidnumret och det totala antalet sidor. Här ser du vilken sida i dokumentet insättningspunkten (genomgående kallas denna markör i materialet) finns på. Markören är en blinkande stående linje som visar var texten hamnar som du skriver in. Dubbelklicka och dialogrutan Sök och ersätt visas. b. Ord Här ser du antalet ord i det markerade stycket och i dokumentet totalt. Dubbelklicka och dialogrutan Räkna ord visas. c. Stavningskontroll Klicka på denna symbol för att visa en dialogruta. Dubbelklicka och stavningskontroll utförs. d. Språk Visar vilket språk som används i programmets ordlista. Klicka på denna symbol för att visa en dialogruta och välja språk. e. Utskriftslayout Visningsläge för inskrivning och redigering av text. f. Helskärmsläsning Visningsläge för läsning på skärm. g. Webblayout Visningsläge för webbsidor. h. Disposition Visningsläge med redskap för samlingsdokument. i. Utkast Visningsläge för textredigering. j. Zoom och zoomreglage. 97
4 Ordbehandling med Word 2010 Hjälpfunktionen i Word 1. Tryck F1 eller klicka på Hjälp om Microsoft Office Word. Knappen Hjälp om finns uppe till höger i Word-fönstret. Om det finns internetanslutning kopplas datorn upp mot internet och ett nytt fönster visas i Word med uppdaterad, online, hjälpinformation (är du inte uppkopplad visas lokalt, offline, hjälpinnehåll). Här kan du skriva in ett eller flera sökord eller en fråga. Skriv in ett ord a b c d e f g h i j k Stäng fönstret Klicka för alternativ a. Bakåt b. Framåt Klicka på länken c. Stopp d. Uppdatera e. Hem f. Skriv ut g. Textstorlek h. Innehåll i. Visa överst j. Minimera k. Maximera 2. Klicka på knappen Stäng för att avsluta hjälpen. Skapa ett nytt dokument Nu ska du lära dig hur du skapar ett nytt dokument. När du startar Word skapas automatiskt ett nytt dokument. Ett dokument motsvarar ett papper. Detta elektroniska papper behövs för att du ska kunna skriva in text. Du kan när som helst öppna ett nytt, tomt dokument. Om du inte har något dokument framme i Word är de flesta av verktygsknapparna nedtonade och skrivbordet är tomt. 98
4 Ordbehandling med Word 2010 1. Klicka på fliken Arkiv och välj Nytt. Nu visas en mängd alternativ i den s.k. Backstage-vyn där du hittar verktyg av olika slag för dokument- och programhantering. Väljer du t.ex. alternativet Senaste, ovanför Nytt, visas de senaste dokument du öppnat. Alternativet Info väljer du när du vill se mer exakt information om en öppen fil. Ditt fönster kan påminna om bilden nedan när du klickat på Nytt. Tänk på att det kan se något annorlunda ut på din dator. 2. Klicka på Tomt dokument och sen på knappen Skapa till höger i fönstret. Om du använder kortkommandot Ctrl + N för att skapa nytt dokument, visas inte föregående dialogruta. Ett nytt tomt dokument placeras istället direkt på arbetsytan. Öppna ett dokument När du ska öppna ett dokument som som blivit skapat och sparat vid ett tidigare tillfälle, klickar du på fliken Arkiv och Senaste, eller använder kortkommandot för öppna Ctrl + O. I dialogrutan söker du upp filen, markerar den och klickar på knappen Öppna. 99
DATORKUNSKAP OFFICE 2010 Den här boken ger dig grundläggande kunskaper i allmän IT, Microsoft Office 2010 och operativsystemet Windows. Du lär dig bland annat om persondatorer, nätverk, internet, datasäkerhet, lagstiftning, ergonomi och miljö. Som användare får du även arbeta praktiskt med filhantering i Windows, textbehandling/layout med Word, grafisk presentation med PowerPoint, kalkylering med Excel, registerhantering med Excel, informationssökning med webbläsaren Internet Explorer samt e-posthantering. Kapitlet om operativsystemet Windows är uppdelat i två delar, en för Windows 7 och en för Windows Vista. I boken varvas teoridelar med steg för steg-beskrivningar som är lätta att följa. I tillämpningsuppgifterna får du arbeta självständigt och pröva dina nyvunna kunskaper. Övningsfilerna till boken laddar du ner utan kostnad från vår webbplats www.docendo.se. Vår serie På rätt kurs är grund- och fördjupningsböcker där du genom att följa instruktioner lär dig viktiga funktioner i programmen. Teoridelar och övningar är sammanvävda och böckerna fungerar både för lärarledd undervisning och självstudier. ISBN 978-91-7207-937-3 9 789172 079373