Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum 2015-03-04 Vår referens Eva Hansson Planeringssekreterare Eva.Hansson@malmo.se Tjänsteskrivelse Kvalitetsberättelse för Individ- och familjeomsorgen 2014, Stadsområdesförvaltning Väster SOFV-2015-351 Sammanfattning Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anger att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Varje år ska det upprättas en kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet bedrivits, vilka åtgärder som vidtagits samt vilka resultat som uppnåtts. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna kvalitetsberättelsen för individ- och familjeomsorgen 2014 Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU150317 Kvalitetsberättelse Kvalitetsberättelse Väster 2014 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2015-03-17 Stadsområdesnämnd Väster 2015-03-25 Ansvariga Eva Danielson Gisela Gréen SIGNERAD
Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014 Stadsområdesförvaltning Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2015-03-04 1.0 Eva Danielson Stadsområdesförvaltning Väster Individ och familj
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Bakgrund... 3 3. Samverkan... 4 3.1 Kommungemensam samverkan... 4 3.2 Individ- och familjeomsorg Västers samverkan... 5 4. Systematiskt förbättringsarbete... 7 4.1 Genomförda risk- och händelseanalyser... 7 4.2 Genomförda egenkontroller... 8 4.2.1 Genomförda externa granskningar... 9 4.3 Utredning av avvikelser... 9 5. Processer och rutiner... 11 5.1 Kommungemensamma processer och rutiner... 11 5.2 Individ- och familjeomsorg Västers processer och rutiner... 12 6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 12 7. Förbättrande åtgärder i verksamheten och framtida utvecklingsområden... 14 2 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
1. Sammanfattning Kvalitet inom individ- och familjeomsorgen innebär att den enskilde ska få rätt insats, utförd på rätt sätt, vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande. Det innebär också att den enskilde ska kunna påverka och vara nöjd med de insatser denne får. Kvalitet innebär således att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt rådande lagar, föreskrifter och kommunala beslut. Under året tillsattes en planeringssekreterare till med uppdrag att arbeta med kvalitetsfrågor inom IoF. Inom organisationen har det tillsatts flera handläggare inom enheten Försörjningsstöd utifrån beviljade medel från Kommunstyrelsen. Det inrättades en 1:e socialsekreterare med utökat ansvar inom försörjningsstöd som handleder och vägleder handläggande socialsekreterare. Uppdraget är även att höja kvaliteteten med hjälp av upprättande av rutiner och se till dessa efterföljs. Samt introducera nya medarbetare inom enheten. Inom Barn och familj har det inrättas en tjänst som socialsekretare med placering inom barnteamet då behovet av ytterligare utredare är stort i förhållande till inkommande ärenden till enheten. I vuxenenheten har det inrättats en 1:e socialsekretare med utökat ansvar för att handleda medarbetarna i det dagliga arbetet med handläggning av ärenden inom mottaget, boendestöd och missbruk. IoF har under året arbetat med bemötande och tillgänglighet inom verksamheten. En Open Space anordnades i början av året där alla medarbetare deltog tillsammans med brukare från brukarorganisationer. Handlingsplaner togs fram och har under året implementerats. Inom vuxenenheten har en egenkontroll genomförts gällande boendestöd utifrån IVO:s granskning av verksamhetens arbete med hemlöshet och barnfamiljer. 2. Bakgrund Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anger att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete beslutades i stadsområdesnämnd Väster 2014-02-25. Ledningssystemet ger stöd för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Se nedanstående förbättringscirkel. 3 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Enligt SOSFS 2011:9 ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Den som bedriver socialtjänst bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet bedrivits, vilka åtgärder som vidtagits samt vilka resultat som uppnåtts. Aktuell kvalitetsberättelse är uppbyggd enligt kriterierna ovan. Inom ramen för varje kriterium beskrivs hur verksamheten arbetat med ledningssystemets komponenter under föregående kalenderår. 3. Samverkan Många som kommer i kontakt med individ- och familjeomsorgen har sammansatta behov som kräver samverkan och samarbete såväl internt och mellan nämnder, som externt med andra myndigheter och aktörer. Samverkan behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska finnas processer och rutiner som säkerställer hur samarbetet ska bedrivas i den egna verksamheten, mellan olika enheter, andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med andra vårdgivare, myndigheter, föreningar, andra organisationer och mellan medarbetare. 3.1 Kommungemensam samverkan Den nya organisationen inom Malmös stad har inneburit att nya samverkansavtal med samverkanspartners har behövts tas fram. Avdelningscheferna för IoF i Malmö stad har påbörjat arbetet med att ta fram skriftliga avtal. Region Skåne Avtal gällande personer med psykisk funktionsnedsättning samt barn och ungdom som har eller riskerar utveckla psykisk ohälsa är framtagen. Överenskommelsen slår fast parternas gemensamma avsikt att bedriva och utveckla samverkan och samarbete mellan Malmö stads och Region Skånes 4 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
verksamheter. Överenskommelsen ska skapa en sådan tydlighet i ansvarsfördelning och samverkansformer så att den enskildes behov bäst tillgodoses. Ett kompletterande avtal för respektive stadsområde kommer att tas fram under 2015. Försäkringskassan Överenskommelsen avser ingående parters samverkan kring kund/klientgrupper som har, eller skulle kunna ha kopplingar, till båda myndigheternas ansvarsområden. Överenskommelsen ska ge stöd för utveckling av samverkansformer, kunskapsutveckling och kunskapsöverföring mellan parterna och utveckling av kommunikationsvägar mellan parterna. Det övergripande målet med överenskommelsen är att kunder/klienter som har behov av stöd från båda myndigheterna får ett samordnat stöd som utgår från kundens/klientens behov. De former för samverkan, kommunikationsvägar och kompetensutveckling som beslutas ska, om inte annat överenskoms, vara samma för alla stadsområden. Arbetsförmedlingen Överenskommelsen syftar till att förtydliga organisationernas ansvarsområden och skapa tydliga ramar och principer för samverkan avseende samverkansarenor, kontaktvägar, hantering av flöden av arbetsökande, planering, initierande och uppföljning av samverkan och dess effekter. Målet är att få ut bästa möjliga resultat av kommunala och statliga insatser för att stödja arbetslösa malmöbor till arbete. Genom samverkan och parallella insatser ska tiden i arbetslöshet bli så kort som möjligt. För Malmö stad är det också av största vikt att sänka stadens kostnader för försörjningsstöd. Skolfam Skolfam skolsatsning inom familjehemsvården fokus på familjehemsplacerade barns skolgång. Det är en kommunövergripande satsning. Skolfam kommer framöver att vara en del av den ordinarie verksamheten inom stadsområde Öster, Söder, Väster och Innerstaden. 3.2 Individ- och familjeomsorg Västers samverkan JobbMalmö Samverkan har inletts med JobbMalmö genom att då särskilda arbetsmarknadssekreterare inom JobbMalmö är riktade mot Stadsområde Väster. Arbetsmarknadssekreterarna är riktade gentemot arbetsmarknad, ungdom och rehab. Handläggare på JobbMalmö har en arbetsplatsinrättad på IoF kommer ett par dagar i veckan, vilket underlättar samverkan. En kartläggning av alla klienter har påbörjats. Målet är att det ska bli riktade insatser gentemot klienterna som ska vara till gagn för klienterna. Af Bryggan Försörjningsstöd har även inlett samverkan med Af Bryggan som även de kommer till kontoret varje vecka så att tre-partsamtal kan föras mellan Af, JobbMalmö och handläggande socialsekreterare. 5 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Raka Vägen Raka vägen (till självförsörjning) är ett samarbetsprojekt mellan försörjningsstödsenheten och VoO Väster samt Jobb Malmö. Konceptet bygger på en idé om att tillgodose VoO:s behov av utbildad personal och skapa arbetstillfällen för de som uppbär försörjningsstöd. Internationella kvinnoföreningen Försörjningsstödsenheten har deltagit i en förstudie i ett ESF-projekt där målet var att stärka anknytningen till arbetsmarknaden för utrikesfödda kvinnor i utanförskap. Brobyggarna 2.0 Från projektet Ökat brukarinflytande inom IoF anlitades Brobyggarna 2.0 under våren 2014 som höll i ett dialogmöte med brukare och handläggare från försörjningsstödsenheten med en frågeställning om rättigheter och värderingar samt om tillgänglighet. Open Space I februari anordnade Open Space-gruppen från brukarprojektet en Open Space konferens med temat Hur ser bemötandet och tillgängligheten ut inom Individ och familj i stadområde Väster. Alla medarbetare inom IoF deltog på mötet tillsammans med brukare från brukarorganisationer samt ett par brukare från IoF. Det utmynnande i fem handlingsplaner: Lunchstängt Besiktiga samtalsrummen Sekretess i receptionen, riskanalys och utbildning för personalen Bilda brukarråd hur ska samverkan se ut? Lunchstängt på IoF genomfördes i juli efter att man gjort en riskanalys. Samtalsrummen inreddes under våren och besiktigades i samarbete med en brukare utifrån aspekterna säkerhet och en bemötandevänlig miljö. Riskanalys beträffande sekretess i receptionen har genomförts under våren samt att personalen som arbetar inom administrationen har gått utbildning gällande säkerhet, hot och våld. Gällande att bilda brukarråd har det bildats en arbetsgrupp som ska se över samverkan med brukare och hur det kan ske. Socialpsykiatriprojektet Socialpsykiatriprojektet består av två socialrådgivare från IoF och VoO som ska utveckla och stärka samverkansformer mellan Individ och Familjeomsorgen samt Vård och Omsorg för målgruppen psykiskt funktionsnedsatta. Målet är att utveckla och stärka samverkansformer mellan IoF, VoO och psykiatrin Region Skåne och INM (Integrerad närsjukvård i Malmö) för att den samlade kompetensen ska komma den enskilde brukaren till del. G-teamet G-teamet (gränsöverskridande team)är en gemensam verksamhet utifrån social hållbarhet mellan skola och Individ och familj. Det är en strukturerad form av konkret samverkan som tillgodoser barns behov i ett tidigt skede. En av handläggarna har sin tillhörighet inom Individ och familj och verksamheten 6 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
fortsätter inom stadsområdet. Under 2015 utökas verksamheten med ytterligare två tjänster utifrån att teamet ska samverka med alla förskolor inom stadsområdet. Förskoleförvaltningen Samverkan sker mellan Individ och familj och förskoleförvaltningen genom drivande av ett babycafé. Två medarbetare från Öppenvården medverkar i verksamheten och håller bl. a i information som handlar om barn och föräldraskap. SIG Sociala Insatsgruppen i Väster startade 2011 och var ett Sverigeövergripande samarbetsprojekt mellan framför allt socialtjänst och polis. Kortfattat innehåller modellen samverkan utifrån en gemensam genomförande/ arbetsplan där ett individuellt samarbete med polisen ingår utifrån samtycke från vårdnadshavare eller den unge vuxne. Verksamheten är organiserad inom Öppenvårdsteamet där en familjebehandlare på en del av sin tjänst håller samman en beredningsgrupp med medverkande socialsekreterare, polis, skolkurator och enhetschef från avdelningen för områdesutvecklingen. Gemensamt är bestämt att verksamheten omfattar fem platser. Under 2014 har 5 ungdomar/pojkar födda mellan 1995 1997 deltagit. Fyra har avslutats då målen uppnåtts dvs. ingen ny förekomst hos polis har redovisats, skola/sysselsättning fungerar bättre och insatserna har alltså upphört. PUMA Malmö stad har ett samarbete med Malmö högskola och Lunds universitet avseende socionomprogrammen, sk PUMA. IoF Väster tar enligt avtal emot sex kandidater per termin. 4. Systematiskt förbättringsarbete Ett fortlöpande systematiskt förbättringsarbete krävs för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. 4.1 Genomförda risk- och händelseanalyser Inför verksamhetsåret 2014 genomfördes en risk- och väsentlighetsanalys enligt den sk COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), som utgår ifrån övergripande riskbedömningar på olika nivåer. De mest väsentliga riskerna följdes upp med kontrollmoment i Intern kontrollplan 2014 som ett steg i att kvalitetssäkra styrningen av verksamheten. Under året har det genomförts riskanalyser med anledning av verksamhetsförändring inom två enheter. Det har även genomförts en riskanalys inom administrationen gällande arbetsmiljön i receptionen. Syftet med riskanalyserna har varit att identifiera brister i verksamheten så att de bevakas och kan följas upp. 7 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Inom vuxenenheten gjordes en riskanalys utifrån inrättande av tjänst som 1:e socialsekreterare istället för handläggare missbruk. Vuxenenheten består av en enhetschef och 15 inrättade tjänster avseende socialsekreterare. Enheten består av mottag, missbruk och hemlöshet. Behovet av stöd till handläggare i det dagliga arbetet samt metodutveckling inom enheten är stort och det är ett uppdrag som blir övermäktigt enhetschefen. Enhetschefen ska stå för det strategiska uppdraget. Gällande att flytta tjänsten vräkningsförebyggande arbete från vuxenenheten till försörjningsstöd genomfördes en riskanalys. Då samarbetet gällande klienterna i högre utsträckning är med handläggare inom försörjningsstöd än inom vuxenenheten bör tjänsten vara tillhörig enheten försörjningsstöd och samverkan kommer att ske med handläggare inom mottaget försörjningsstöd. Utifrån riskanalysen ska man uppmärksamma att tjänsten som är ensam i sitt slag inom verksamheten kommer att ha ett närmare samarbete med handläggare i mottaget inom försörjningsstöd så att kompetensen inom området inte blir isolerat på en handläggare. En riskanalys genomfördes gällande receptionen. Tre områden identifierades, sekretess, säkerhet och arbetsmiljö. Resultatet ledde till att åtgärder vidtogs gällande de identifierade riskområdena. Gällande sekretess har skärmar satts upp för att skärma av kring platsen för inkommande samtal. Arbetsplatsen för posthanteringen har förbättrats. Personal i receptionen har gått utbildning kring säkerhetsfrågor. När det skulle införas förladdade kort som ersättning till utbetalning av ekonomiskt bistånd via check genomfördes en riskanalys. Det har tagits fram tydliga rutiner kring hur korten ska användas. Det har även gjorts en risk och konsekvensanalys gällande placering av mottagen för försörjningsstöd och vuxenenheten samt samtalsrummen utifrån problem med medhörning mellan rummen. Det resulterade i att det blev omändringar av disponeringen av rummen. Samtalsrummet med mest problem kring att höra vad som sades där inrättades ett postrum istället. Utifrån en av handlingsplanerna, som togs fram i samband med Open Space, gällande lunchstängt gjordes en riskanalys inför genomförandet. Det resulterade i att IoF har lunchstängt mellan kl. 12 12.45 och telefonen i receptionen bemannas under tiden för inkommande samtal. 4.2 Genomförda egenkontroller Uppföljning av kommunfullmäktiges och stadsdelsfullmäktiges/ stadsområdenämndens mål har skett i samband med DR 1, DR 2 och årsanalysen. Internkontrollen och uppföljning sker i samband med DR 1, DR 2 och årsanalysen. Intern kontrollplan 2014 var: Säkra kvalitet i vården genom tydliga genomförandeplaner inom Barn och familj. Säkra att nätverksmöten hålls före placering i familjehem. 8 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Säkra kvalitet i vården för familjehemsplacerade barn och att förebygga avbrott av vården genom att familjehemsföräldrar genomgått adekvat utbildning. Uppföljning av effektmålen i Plan för individ- och familjeomsorgen har nyligen skett för 2014. Resultatet var sämre än föregående år, det saknades genomförandeplaner i större andel av slumpade ärenden. De genomförandeplaner som finns framförallt inom Barn och familj samt försörjningsstöd är tydliga och målinriktade. Genomförandeplaner som skrivs av vårdgivare i missbruksärenden saknas i större grad och de som finns håller en undermålig kvalitet. Enligt riktlinjer för loggning av verksamhetssystemet Procapita sker det en gång per månad. Det genomförs loggning av handläggarna i mottaget försörjningsstöd varje månad då de har tilldelats ytterligare en roll i verksamhetssystemet. Det har vid kontroll inte uppmärksammats att det har skett obehörigt dataintrång under 2014. Det genomförs kvalitetskontroll i diariesystemet Platina minst en gång per år. Stickprov görs gällande hur handlingar benämns vid diarieföring och att de blir sekretessmarkerade. Gällande uppföljning av målen har stadsområde Väster bidragit till att Kommunfullmäktiges mål har delvis uppfyllts genom de åtaganden som stadsområdesnämnden har beslutat gällande de tre målen som är kopplade till Individ och familj. Inom vuxenenheten har det genomförts en egenkontroll gällande granskning av de sociala lägenheterna som IoF Väster tillhandahåller. Granskningen gick ut på att kontrollera hur tillsynen bedrivs och dokumenteras samt om barnperspektivet syns i barnfamiljerna. Granskningen visade att det fanns brister i tillsynen och dokumentationen. Enheten har fortsatt diskussioner om att tillsynen ska följa fastställda rutiner. 4.2.1 Genomförda externa granskningar Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utförde i februari 2014 tillsyn över IoF Västers arbete med hemlösa barn. IoF har utifrån IVO:s krav avseende åtgärder under 2014 påbörjat ett arbete med att utforma och omarbeta nödvändiga rutiner, processer och riktlinjer i syfte att säkerställa barns behov i samband med hemlöshet. Inom vuxenenheten, boendestöd, har arbetsgruppen tagit fram rutiner hur tillsynen ska göras i lägenheterna. Vidare ska barnperspektivet beaktas. I mottaget ska barns bästa beaktas vid val av boende vid hemlöshet för barnfamiljer. Framtagen rutin att anmäla till Barn och familj gällande om det finns barn vid hemlöshet efterföljs. 4.3 Utredning av avvikelser Individ- och familjeomsorgen har utsedda lex Sarah-utredare och superanvändare för IT-stödet Flexite. I funktionen ingår att sprida information om rutiner samt att stötta chefer och medarbetare i användandet. Utbildning, 9 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
erfarenhetsutbyte och utvecklingsarbete i frågorna bedrivs i ett stadsövergripande lex Sarah-nätverk med representanter från alla stadsområden, Sociala resursförvaltningen och stadskontoret. Under året har antalet rapporterade avvikelser ökat i jämförelse med tidigare år. Under 2014 har det rapporterats 38 avvikelser inom IoF, fördelade enligt tabell nedan: 14 12 10 8 6 4 2 0 Klagomål / Synpunkt från personal Kvalitetsavvikelse Påtaglig risk för missförhållande Missförhållande Påtaglig risk för allvarligt missförhållande Allvarligt missförhållande Fyra utredningar enligt lex Sarah har genomförts under året. Två ärenden utreddes med anledning av dödsfall inom vuxenenheten, missbruk. I det ena ärendet bedömdes det att handläggningen i ärendet hade följt rutinerna i Malmö Stads kärnprocess gällande missbruksärenden, sk Missbruksprocessen. Det andra ärendet bedömdes det att handläggningen i ärendet hade följt rutinerna enligt Missbruksprocessen. Då en anhörig hade framfört klagomål i ärendet gällande handläggningen skickades lex Sarah till IVO för kännedom. En lex Sarah utredning berörde posthanteringen då det vid ett flertal tillfällen blivit fel i sorteringen av posten. Åtgärder har vidtagits genom att rutinerna har förtydligats och en loggbok förs varje dag efter postsorteringen. Posthanteringen har även tagits med i Intern kontrollplan 2015. Familjehemsvården rapporterade en avvikelse gällande att en placerad ungdom blivit utsatt för misshandel av sin familjehemsförälder. Utredningen visade att handläggare vidtagit åtgärder och följt uppgjorda rutiner gällande uppföljning av ärendet. Inget av ärendena rapporterades till Inspektionen för vård och omsorg då myndighetsutskottet beslutade om att ärendena ska hanteras i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete. Flest avvikelser har rapporterats inom ekonomiskt bistånd och de handlar främst om att socialsekreterare fattar beslut om ekonomiskt bistånd men har missat att betala ut eller att handläggaren har betalat ut till fel konto. Diskussioner förs med handläggarna om vikten av noggrannhet vid 10 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
handläggning av ärendena. Inom Barn och familj har ärendena handlat om att utredning eller förhandsbedömning inte har avslutats inom föreskriven tid. Under 2014 inkom det 15 stycken klagomål från medborgare som rapporteras i Flexite inom IoF Väster. De flesta klagomålen berör bemötande av handläggare och fattade beslut. Ledningsgruppen har en gång per månad gått igenom och diskuterat föregående månads inkomna rapporterade avvikelser. Redovisning av rapporterade avvikelser har även skett på respektive enhet på APT. Rapporterade klagomål och avvikelser fördelat på stadsområdena för 2014. 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Inkomna klagomål Rapporterade avvikelser 5. Processer och rutiner Processer och rutiner är ledningssystemets grundläggande delar som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. 5.1 Kommungemensamma processer och rutiner I samband med att Malmös 10 stadsdelar slogs samman till 5 stadsområden, beslutades att utveckla individ- och familjeomsorgens arbete så att det är likartat oberoende av vilket stadsområde som avses. Avdelningscheferna för individ- och familjeomsorgen i samtliga stadsområden, fastslog de fyra huvudspår som skulle utgöra avdelningarnas arbetsinriktningar: Ekonomiskt bistånd, Hem- och bostadslösa, Missbruks- och beroendevård samt Barn- och ungdomsvård. För att alla stadsområdena skulle kunna arbeta på samma sätt i de olika spåren, tillsattes redan år 2013, arbetsgrupper som hade till uppgift att kartlägga och föreslå kärnprocesser för respektive spår. Arbetet initierades och leddes av stadskontoret och pågick även under 2014. 11 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Till och med år 2014 finns kärnprocesser framtagna för två av huvudspåren: Ekonomiskt bistånd (Nybesök samt Fortsatt bistånd) Missbruks- och beroendevård Framtagande av övriga processer är påbörjat men de är ännu inte fastställda. De färdiga processerna är publicerade på intranätet Komin och är tillgängliga för alla medarbetare i Malmö stad. Till dessa processer finns även kopplat de mallar, rutiner eller checklistor som behövs i arbetet. För att fastställa ägarskap och ansvar för arbetet med processerna, fick det kommunövergripande kvalitetsnätverket för IoF, i uppdrag att utforma ett förslag till rutin för de gemensamma kärnprocesserna. Uppdraget formulerades av IoF-chefsgruppen och rutinen arbetades fram under hösten. Den innefattar en vägledning i processkartläggning och revidering, samt förslag om hur kärnprocessernas ägarskap kan hanteras. Rutinen är ej fastställd, utan kommer att arbetas vidare med under 2015. 5.2 Individ- och familjeomsorg Västers processer och rutiner IoF Väster har sedan några år tillbaka arbetat med förändringsarbete med inspiration av lean. Enhetschefer och utsedda förändringsledare är utbildade i lean-processen. Under året har vi gått igenom ett par processer med hjälp av förändringsledare. Den första rutinen som togs fram gällde diarieföring av inkomna handlingar. Rutinen har justerats efter hur processen ska genomföras i diariesystemet Platina. Den andra processen som gicks igenom med stöd av förändringsledare var rutinen kring den övergripande processen gällande kvinnofridsärenden. Medarbetare från alla enheter har deltagit i arbetet med att gå igenom processen. Rutinen har nu implementerats i verksamheten och det har tydliggjorts att ärendena handläggs i vuxenenhetens mottag. Varje enhet har arbetat under året med att se över rutiner anpassade efter sin verksamhet. Vuxenenheten har sett över rutinerna kring boendestöd och hur tillsynen ska se ut i förvaltningens förhyrda lägenheter. Försörjningsstöd har formerat sig i arbetsgrupper utifrån vilken målgrupp de arbetar efter och arbetsgrupperna arbetar med att se över sina specifika rutiner de ska arbeta efter i respektive arbetsgrupp. En gemensam digital handbok kring försörjningsstöd håller på att arbetas fram med hjälp av personal från IoF Väster. Processer och rutiner ska vara lättillgängliga, uppdaterade och finnas i gemensamma mappar som medarbetare inom respektive enhet har tillgång till. 6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Vid genomgång av övergripande processer som gjordes med stöd av förändringsledare inom lean deltog medarbetare från alla enheter. 12 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Medarbetarna har inom respektive enhet deltagit aktivt i kvalitetsarbetet genom att ta fram rutiner inom den egna enheten. Kompetensen tillförsäkras genom att alla handläggare ska vara socionomer. All berörd personal får utbildning i de standardiserade utredningsinstrumenten. Kommunens kompetensutvecklingsplan följs. Alla nyanställda får introduktion enligt uppgjord plan. All personal inom Individ och familj har medarbetarsamtal med sin arbetsledare en gång per år och då går man igenom den individuella planeringen för den enskilde medarbetaren. Alla enheter har månatligen arbetsplatsträffar för information och diskussion om verksamhetsspecifika frågeställningar. All personal på enheterna erhåller extern handledning av handledare med olika inriktning. Socialsekreterarna är indelade i grupper utifrån den enhet de arbetar i. Handledarna väljs utifrån kommungemensam upphandling. Varje år avsätts fyra läsdagar per anställd. Litteratur som ska läsas bestäms av enhetschefen. Individ och familj tar årligen emot kandidater från Malmö högskola och Socialhögskolan i Lund. Enligt avtal ska IoF ta emot sex kandidater per termin. Varje enhet tar emot minst en kandidat och handledarna turas om att ta emot en kandidat. Utbildning i olika metoder erbjuds till handläggande socialsekreterare utifrån vilket arbetsområde de arbetar inom. Inom Barn och familj ska nyanställd personal gå BBIC (Barns Behov I Centrum) utbildning. I Malmö Stad är det en satsning på att missbrukshandläggare och socialsekreterare inom försörjningsstöd erbjuds MI-utbildning (motvierande samtal). All personal inom IoF kan delta i handledning inom förvaltningen. Fyra stycken inom Individ och familj håller i handledningen och metodstödet till handläggarna. Planeringssekreterarna har under året gått utbildning i att göra jämställdhetsanalyser. Detta för att förstärka arbetet med jämställdhetsintegrering i Malmö Stad. All personal deltog i Open Space som anordnades i februari. Temat var Hur ser bemötandet och tillgängligheten ut inom Individ och familj i stadområde Väster. Det togs fram handlingsplaner som flera medarbetare har varit med och arbetat med under resterande av året. Under hösten anordnades av Kommunförbundet SIKTA (Skånes implementering av Socialstyrelsens nationella riktlinjer för missbruks- och beroendevård) utbildning Från individ- till familjeperspektiv i missbruks- och beroendevården med utgångspunkten att arbeta med samverkan i de ärendena. Alla socialsekreterare inom IoF bjöds in att delta i utbildningen. Under utbildningen tog deltagarna fram handlingsplaner för hur samverkan sa 13 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
ut inom organisationen. Bl.a. ska de inrättas barnombud i alla enheterna för att lägga fokus på barnperspektivet inom respektive enhet. Medarbetare (och brukare) har deltagit i dialog med politiker vid två tillfällen för att informera om handläggningen av ekonomiskt bistånd och missbruksprocessen. 7. Förbättrande åtgärder i verksamheten och framtida utvecklingsområden Det systematiska kvalitetssystemet ska ses som en ständigt pågående utvecklingsprocess i syfte att förbättra kvaliteten i verksamheten. Den stora omorganisationen som genomfördes 2013 har inneburit omfattande arbete på alla plan även under 2014. Enheten ekonomiskt bistånd har präglats av att tjänster fullt ut inte har varit tillsatta och därmed har arbetet med att implementera rutiner och arbetssätt försenats. Organisationsförändringen har även inneburit ett sämre samarbete med skola och förskola. Det pågår dialog på chefsnivå för att finna nya samverkansformer. Försörjningsstödet har ökat sedan 2008 och trenden fortsatte även 2014. Malmö stads satsning inom ekonomiskt bistånd var välkommen vilket har inneburit att fler tjänster inom ekonomiskt bistånd har inrättats. Organisering, samordning och introduktion av nya medarbetare har präglat 2014. Fortsatt arbete med att implementera rutiner och processen för ekonomiskt bistånd fortsätter under 2015. Inrättandet av ett mottag inom Barn och familj har inneburit att de kan hantera förhandsbedömningar inom föreskriven tid. Det har rapporterats i avvikelsesystemet när föreskriven tid inte har kunnat hållas. Diskussion förs kring förändring av bemanning i mottaget. Det har skett en förstärkning inom Barn och familj med en tjänst inom utredning. Skyddet för barn och ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa har stärkts genom lagstiftning. Det är en ambitionshöjning som krävt personell förstärkning inom enheten Barn och familj. Mottaget inom vuxenenheten har möjliggjort ett mer strukturerat samarbete med mottaget inom försörjningsstöd. Det har även resulterat i att uppföljning av beviljade insatser har flyttats över till andra handläggare inom vuxenheten. I ärendena som har beviljats akutboende är målet att det ska finnas genomförandeplaner över insatsen, vilket kan möjliggöras med att en socialsekreterare handlägger uppföljningen. Familjehemsvården har övergått till Öppenvårdsenheten och det fortsatta utvecklingsarbetet av familjehemsvården fortgår och där ingår barnsekreterare för familjehemsplacerade barn. Vid uppföljningen av IoF-planen vid kontroll av enskilda samtal med placerade barn sker det efter riktlinjerna med att handläggare ska ha enskilda samtal med barn fyra gånger per år. 14 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014
Vid uppföljningen av IoF-planen gällande ekonomiskt bistånd har det uppmärksammats att individuella planer görs i fler ärenden men det skrivs inte alltid som genomförandeplaner. Planerna är mer individuellt anpassade. Gällande barn- och ungdomsvård finns företrädesvis tydliga genomförandeplaner vid familjehemsplacering. Inom missbruks- och beroendevården har det varit svårare att få fram ärenden som har individuella planer då genomförandeplanerna skrivs av utförare och dess kvalitet är undermåligt. Det är ett fortsatt utvecklingsområde att få vårdgivarna att skriva bra och individuella planer. Genom inrättandet av en 1:e socialsekreterare i vuxenenheten blir det ett av uppdragen att följa upp det arbetet. Fortsatt implementering av målformulering behöver göras då det fortsatt är svårt att få till individuella planer inom alla områden. Genom att mer systematiskt hantera avvikelser inom verksamheten blir det ett lärande för medarbetare i att hantera fel och brister i organisationen. Fortsatt process kring att systematiskt hantera kvalitetsavvikelser gör att det blir ständiga förbättringar inom Individ och familj som syftar till att kvaliteten höjs inom verksamheten för att arbetet ska ske utifrån aktuell lagstiftning och att föreskrifter följs samt att de uppsatta målen eftersträvas. Det behövs en diskussion huruvida arbetet med att ta fram rutiner och proceser med hjälp av lean ska genomföras. Det behövs en satsning på ett mer övergripande plan om det ska ge gehör och vinster i arbetet inom Individ och familj. 15 Stadsområdesförvaltning Väster Kvalitetsberättelse för individ- och familjeomsorgen 2014