Kvalitetsprogram 2012-2014 Gemensamma förvaltningen Fastställd av förvaltningschefen 2013-10-24, dnr: 19-2012-2403
Inledning Högskolan i Halmstads 1 kvalitetsarbete vilar på ett flerdimensionellt kvalitetsbegrepp: Akademisk kvalitet i meningen hög internationell standard i forskning, utbildning och i all övrig verksamhet; Kvalitet utifrån studenters, anställdas och övriga intressenters perspektiv samt; Effektivitet och rättsäkerhet i verksamheten. Högskolans vision och profileringsarbete är styrande för den centrala förvaltningen vars mål är att verka och utvecklas i samklang med Högskolans och omvärldens krav och behov. Den gemensamma förvaltningens uppgift är att ge såväl strategiskt som operativt stöd till utbildning, forskning och samverkan. Den gemensamma förvaltningen ger såväl strategiskt som operativt stöd till Högskolans ledning (styrelse, rektor, rektors ställföreträdare och förvaltningschef), nämnder, sektioner och bibliotek. Den gemensamma förvaltningen handlägger och bereder uppgifter som är gemensamma för Högskolan samt att den svarar för att Högskolan uppfyller de krav som ställs på en statlig myndighet. Ansvaret för den gemensamma förvaltningen framgår av Arbetsordning för Högskolan i Halmstad. Vidaredelegationen inom förvaltningen förtydligar det ansvar och befogenheter förvaltningschefen delegerat till avdelningscheferna. Den gemensamma förvaltningen är idag organiserad i följande avdelningar under förvaltningschefen: Ledningskansliet Ekonomiadministrativa avdelningen Enheten för strategiskt stöd Internationella avdelningen IT-avdelningen Personalavdelningen Studerandeavdelningen Studenthälsan Tekniska avdelningen Förvaltningschefen har personal- och ledningsansvar för ledningskansliet och avdelningscheferna inom förvaltningen. Förvaltningschefen är företrädare för förvaltningen i rektors ledningsgrupp samt har det övergripande ansvaret för förvaltningens ekonomi, budget, personal och utveckling. Den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete Den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete består av tre huvuddokument. De tre dokumenten är; Kvalitetsprogram som beskriver den gemensamma förvaltningens kontinuerliga arbete och dess prioriteringar under perioden 2012-2014. Kvalitetsprogrammet syftar till att tydliggöra hur arbetet utförs för att säkerställa en god kvalitet (kvalitetssäkring) i dess stöd till Högskolans verksamhet samt bedriva utvecklingsarbete för att förfina metoder i arbetet (kvalitetsutveckling). En årlig handlingsplan som beskriver vad som kommer att prioriteras i kvalitetsarbetet under året. En årlig kvalitetsrapport som är en uppföljning av kvalitetsarbetet under föregående år. Den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete består av både punktvisa insatser och projekt som utgör en integrerad del av den verksamhet som planeras och genomförs i det reguljära arbetet. 1 I dokumentet benämns det HH 2
Processen med framtagandet av kvalitetsdokumenten under 2012 genomfördes i flera steg. Det första steget var ett internat med avdelningscheferna där ramen för det nya kvalitetsprogrammet arbetades fram. Steg två var att förankra inom sina respektive verksamheter och inkomma med synpunkter till dokumenten. Dokumenten färdigställdes slutligen av förvaltningschefen tillsammans med utredare. Dokumenten togs därefter upp på ett avdelningschefsmöte innan det slutligen rapporterades till Kvalitetsrådet. Utifrån kvalitetsrådets synpunkter, samt ytterligare inkomna synpunkter från remissrundan inom förvaltningen, ändrades dokumenten innan de slutligen godkändes av prorektor. Under 2013 har ett par ändringar gjorts i kvalitetsprogrammet för att anpassa dokumentet till gemensamma förvaltningens utökade uppdrag, vilket ändrades då Enheten för kontakter och samverkan upphörde som egen enhet under rektor och ersattes av den nya avdelningen inom gemensamma förvaltningen, Enheten för strategiskt stöd. Detta för med sig konsekvenser i form av att mål har setts över och en diskussion har förts med den nya avdelningen gällande nuvarande kvalitetsprogram. Ett av målen i kvalitetsprogrammet är att det ska genomföras en genomlysning av administrativa stödprocesser på lärosätet. Detta mål kommer att påverka kvalitetsprogrammet framöver eftersom vi kommer att sträva efter att skriva in ett tydligare processtänk i dokumentet, i syfte att stärka implementeringen av de utvalda prioriterade processerna utifrån 2012 års genomlysning. Ett önskemål som framkommit från avdelningar och kvalitetsrådet är att tydliggöra gemensamma förvaltningens handlingsplan, så att det blir tydligt vilken avdelning som äger frågan/åtgärderna som ska genomföras. Detta gjordes redan under 2012, men vi har valt att se över handlingsplanen igen för att ytterligare tydliggöra vilken avdelning som är huvudägare av åtgärder. Denna förändring är ett led i att få fram ett processägarskap för specifika frågor i den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete. Arbetet med förtydligandet av ägandeskapet av vissa mål arbetades fram vid en workshop under våren med avdelningscheferna. Under året kommer även den gemensamma förvaltningens kvalitetssamordnare att föra dialoger med respektive avdelning för att förankra och tydliggöra vad som förväntas av respektive avdelning i programmet, samt få input till utvecklingen av programmet och i förlängningen den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete. Kvalitetsprogrammets struktur Strukturen för kvalitetsprogrammet är uppbyggt utifrån att de övergripande kvalitetsmålen redovisas med en rubrik. Till kvalitetsmålen finns förutsättningar kopplade för att uppnå, bibehålla och utveckla målen. Kvalitetsmålen och förutsättningarna kan ha såväl kvalitativ som kvantitativ karaktär. Till förutsättningar finns även delmål kopplade för att säkerställa att rutiner efterlevs och utvecklas, men även för att tydliggöra riktningen mot målen. 3
Övergripande kvalitetsmål Den gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete har flera syften, dels att kontrollera att verksamheten och resultaten håller avsedd nivå (kvalitetssäkring), dels lärande, utveckling och ständig förbättring (kvalitetsutveckling) samt att granska i vilken utsträckning målen uppfylls (kvalitetsutvärdering). Med kvalitetssäkring avses olika system och metoder som garanterar att verksamheten är av god kvalitet, medan kvalitetsutveckling avser system och metoder som bidrar till att höja den nuvarande kvalitetsnivån. Den gemensamma förvaltningens övergripande kvalitetsmål är framtagna för att vi bedömer att det finns ett behov av utveckling för att stödja hela verksamheten. Under perioden 2012-2014 har den gemensamma förvaltningen valt att prioritera följande kvalitetsmål. Den gemensamma förvaltningen ska: Bidra till god kvalitet före, under och efter utbildning Utveckla metoder och rutiner för att säkerställa stödfunktionernas kvalitet Verka för en god och attraktiv arbetsmiljö för studenter och personal Bidra till en ökad delaktighet 4
Kvalitetsmål 1 - Bidra till god kvalitet före, under och efter utbildning Framgångsfaktorer för att nå målet är: strategisk rekrytering av studenter som ger rätt förväntningar på HH och vårt utbildningsutbud väl fungerande studieadministrativa och studiesociala stöd Förutsättning 1: Strategisk rekrytering av studenter som ger rätt förväntningar på HH och vårt utbildningsutbud Inom den gemensamma förvaltningen arbetar olika avdelningar med att marknadsföra HH, rekrytera studenter samt analysera efterfrågan och utfallet. Detta arbete sker i dialog med nämnder och sektioner så att det följer de av ledningen uppsatta målen. Delmål för att nå denna förutsättning är: Delmål 1.1: Strategisk rekrytering av studenter Den strategiska rekryteringen av studenter bygger på att marknadsföra lärosätet och dess utbildningar på mässor, sociala medier, skolturné och andra aktiviteter ex. Öppet hus. Uppföljning sker genom analys av söktryck till lärosätets utbildningar och genom den årliga rekryteringsenkäten. Dessa verktyg kan ge oss en bild av hur attraktivt lärosätet är samt om våra rekryteringsinsatser varit effektiva. Indirekt kan detta även påverkas av Högskoleverkets utvärderingar. Delmål 1.2: Överskådligt och attraktivt informationsmaterial En viktig förutsättning för den strategiska rekryteringen är att det finns korrekt informationsmaterial som skapar rätt förväntningar på HH. Denna information ska appellera till såväl svenska som internationella studenter och finnas tillgänglig såväl på webb som i tryckt form. Detta förutsätter att material till studenter visar upp vårt utbud på ett informativt, överskådligt och attraktivt sätt. Uppföljning av processer sker kontinuerligt och synliggörs indirekt genom söktrycket till lärosätet. Förutsättning 2: Väl fungerande studieadministrativa och studiesociala stöd En viktig förutsättning för lärosätet är att ha en effektiv och serviceorienterad studieadministration och ett bra studiesocialt stöd. Med ett fungerande system bidrar den gemensamma förvaltningen till en fortsatt god genomströmning. Delmål för att nå denna förutsättning är: Delmål 2.1: En effektiv och serviceorienterad studieadministration Att ha en tydlig ingång för studenterna gällande studieadministrativa frågor är en åtgärd som är prioriterad under denna period. Genom införandet av en gemensam studentexpedition är målsättningen att servicen blir mer tillgänglig och rättsäker samt att den utgör ett stöd för studenterna i deras utbildning. Detta delmål följs upp genom kontinuerliga egeninitierade utvärderingar för att få till en smidig implementering av arbetsuppgifter och rutiner i en gemensam studentexpedition. Servicen följs även upp genom studentbarometern som genomförs vart tredje år. 5
Delmål 2.2: Proaktivt arbete för studenternas välbefinnande under studietiden Fortsätta arbetet med att vara ett stöd för studenterna och arbeta proaktivt med hälsofrämjande aktiviter för att se till att studenterna mår väl. Genom ett bra välbefinnande kan fokus flyttas till studierna och därmed bättre prestationer. Uppföljning sker genom årlig uppföljning av studenthälsans verksamhet samt genom studentbarometern. Delmål 2.3: Förbättrat karriärstöd för studenter Införandet av Karriärcentrum har till syfte att tydligare stötta studenterna under studierna och tydliggöra deras karriärvägar efter studierna. Med karriärcentrum som paraply för karriäraktiviteter får vi en ingång dit studenter kan vända sig för att delta på aktiviter och bland annat få studie- och karriärvägledning. Uppföljning pågår av studie- och karriärvägledarnas verksamhet och karriärcentrums verksamhet kommer också att följas upp. Verksamheten utvärderas även genom studentbarometern som görs vart tredje år. Kvalitetsmål 2 Utveckla metoder och rutiner för att säkerställa stödfunktionernas kvalitet Målet är att bibehålla en god service till verksamheten och skapa möjligheter att bedriva en optimal utbildning och forskning. Det är även viktigt att se nya möjligheter om hur verksamheten kan förbättras och utvecklas utifrån ett helhetsperspektiv och givna medel. Förutsättningar för att nå målet är att: Bidra till att utbildning och forskning genomförs rättsäkert Utveckla och följa riktlinjer och rutiner Respektera hålltider och deadlines Utveckla stödsystem och rutiner för ökad användarvänlighet Arbeta proaktivt genom omvärldsbevakning Förutsättning 1: Bidra till att utbildning och forskning genomförs rättsäkert En viktig roll för den gemensamma förvaltningen är att bidra till att utbildning och forskning genomförs rättsäkert. Delmål 1.1: Arbeta för att minska studenternas regelöverträdelser Med en korrekt information till studenterna och en ökad förståelse om de regler som finns för våra utbildningar, är målet att minimera antal regelöverträdelser. Detta mål mäts genom antalet anmälda disciplinärenden, där målet under perioden är att minska andelen med 25 %. Under 2011 var det 29 disciplinärenden. Delmål 1.2: Kontinuerlig uppföljning/ revidering av kursplaner Bidra till att kontrollera att kursplaner följer de fastställda riktlinjerna och att dessa anpassas till de direktiv som kommer från HSV. Detta för att säkerställa rättsäkerheten för lärosätet och studenten. Målet är att 100 % av kursplaner ska vara fastställda i tid fram till 2014. 6
Delmål 1.3: Utbilda personal om Högskolan som myndighet Årligen genomföra utbildningar som förbättrar personalens kunskaper och kompetens gällande det myndighetsansvar vi har. Delmål 1.4: Utveckla stödsystem för forskning Under perioden ska en funktion för forskningsstöd inrättas. Forskningsstödet ska bidra till Högskolans profilering och vision genom att särskilt fokusera på och bidra till att Högskolan utvecklas till ett forskningsbaserat och innovationsdrivande lärosäte med balans mellan forskning och utbildning (40/60). Förutsättning 2: Utveckla och följa riktlinjer och rutiner Riktlinjer och rutiner är en viktig del i Högskolans arbete, dels för att säkerställa rättsäkerhet och dels för att underlätta arbetet. Delmål 2.1: Sammanställning av lokala regler för lärosätet Under perioden är ett mål att arbeta vidare med att samla lärosätets lokala regler så att de finns lättillgängliga och att de synliggörs för personal och studenter. Delmål 2.2: Kontinuerlig översyn och uppföljning Våra riktlinjer och rutiner ses över kontinuerligt för att vara uppdaterade enligt gällande beslut och lagstiftning. Förutsättning 3: Respektera hålltider och deadlines För att vara en profession fungerande verksamhet är det viktigt att hålltider och deadlines hålls. Det förutsätter korrekta underlag inför beslutsfattande och implementering. Delmål 3.1: Relevant underlag Informera om betydelsen av korrekta underlag till medarbetare inför beslutsfattande av ledning, men även vid framtagande av högskolegemensamma dokument t.ex. årsredovisning och utbildningskatalog. Delmål 3.2: Ärendeuppföljning och ärendesystemet W3D3 Under perioden kommer ett nytt ärendehanteringssystem, W3D3, att införas. Målsättningen med systemet är bland annat att underlätta flödesscheman när ärenden uppstår och därmed få en bättre uppföljning. Förutsättning 4: Utveckla stödsystem och rutiner för ökad användarvänlighet Genom att utveckla våra stödsystem med att tydliggöra processer för personal, studenter och blivande studenter samt öka delaktigheten kan det leda till att förstärka och förbättra ett fungerande system. Delmål 4.1: Se över administrativa stödprocesser Under hösten 2012 kommer de administrativa stödprocesserna att genomlysas i syfte att minimera dubbelarbete och skapa en effektivare administration. Delmål 4.2: Processbeskrivning av hur en student antas, tas emot och registreras vid HH Med att tydliggöra hur antagning och registrering fungerar för studenter och personal är målet att skapa en delaktighet och en förståelse. Med tydliga riktlinjer och en förbättrad antagningsordning är detta ett verktyg som kan kvalitetssäkra och bidra till en kvalitetsförbättring av ett redan fungerande system. 7
Delmål 4.3: Se över system och rutiner för tidig upptäckt av studenter som hamnat efter i studierna Under perioden är ett delmål att se över vårt system för att upptäcka studenter som mår dåligt eller inte presterar i den grad som förutsätts för hel-/deltidsstudier. Med ett fungerande system kan vi bidra till att genomströmningen ökar och stödja den enskilde. Förutsättning 5: Arbeta proaktivt genom omvärldsbevakning En viktig del i lärosätets utvecklingsarbete är att vi genom omvärldsbevakning tar del av vad som händer i vår omvärld och att vi är proaktiva och försöker tyda signaler så att vi ligger i framkant. Delmål 5.1: Nätverkande, konferenser, webben Genom att hålla oss ajour om vad som händer i vår omvärld kan vi utveckla och förändra vårt lärosäte i den takt vi önskar. Genom nätverkande och deltagande på konferenser får vi en god input till vår verksamhet. Webben är ett annat verktyg att hålla oss uppdaterade. Kvalitetsmål 3 - Verka för en god och attraktiv arbetsmiljö för studenter och personal En god arbets- och studiemiljö är en konkurrensfaktor för att attrahera studenter och personal. Förutsättningar för att nå målet är: God tillgänglighet för alla på HH Bra bemötande och respekt för varandras arbete Kontinuerlig utbildning God studentrepresentation Utveckla HH till en arbetsplats som präglas av jämställdhet och mångfald Förutsättning 1: God tillgänglighet för alla på HH En god tillgänglighet relaterar till både fysisk arbetsmiljö och infrastruktur i denna förutsättning. Genomförandet av delmålen säkerställer att aspekter som hållbar utveckling beaktas. Delmål 1.1: Arbetsmiljöronder Arbetsmiljöronder sker kontinuerligt och arbete följs upp i arbetsmiljökommittén och på avdelningsnivå. Delmål 1.2: Uppföljning av tillgänglighetsinventeringen Säkerställa att lärosätets lokaler följer de riktlinjer och åtgärdsförslag som framkommit i inventeringen 2011. Förutsättning 2: Bra bemötande och respekt för varandras arbete För att nå målet om en god och attraktiv arbetsmiljö är det viktigt med bra bemötande och respekt för varandra arbete. En förutsättning för detta mål är att lika villkor beaktas i arbetet. Delmål 2.1: Diskussion på avdelningsmöten För att nå förutsättningen är det viktigt att det finns ett öppet samtalsklimat på avdelningar och att frågor av olika karaktär kan ventileras. Delmål 2.2: Medverka till att ta fram en gemensam värdegrund Under perioden är målet att arbeta fram en gemensam värdegrund. Arbetet ställer krav på öppenhet och delaktighet från samtliga parter. 8
Förutsättning 3: Kontinuerlig utbildning För att skapa en attraktiv arbetsmiljö för personalen är kontinuerlig utbildning en förutsättning. Dels för att kunna utveckla individen och dels för att vara en modern och attraktiv arbetsgivare som tar till vara på individens kunskap och kompetens. Delmål 3.1: Tillse att medarbetarna erbjuds relevant kompetensutveckling Det åligger varje chef och medarbetare att identifiera de behov av kompetensutveckling som krävs för individens fortsatta arbete och verksamhetens utveckling. Förutsättning 4: God studentrepresentation För verksamhetens utveckling är det önskvärt med en god dialog mellan studenter och lärosätet. Genom en god studentrepresentation möjliggörs inflytande i såväl utbildningen, forskningen som stödfunktionernas utveckling. Delmål 4.1: Forum för utbyten och diskussioner mellan studentrepresentanter Studenthälsan genomför idag utbildning för blivande studentrepresentanter och nyckelpersoner inom nollningen, vilket vi önskar utveckla vidare så att kvaliteten säkerställs. Delmål 4.2: Se över principerna för studentrepresentation På lärosätet finns möjligheter till inflytande, men till vissa organ har det genom åren visat sig svårt att rekrytera studentrepresentanter. Målet är en god studentrepresentation, men antalet poster kan behöva ses över för att säkerställa inflytandet. Delmål 4.3: Synliggöra studentrepresentanterna Ett sätt att stödja Kåren med att finna intresserade studentrepresentanter är att synliggöra de poster i styrelse/nämnder/råd/kommittéer som finns tillgängliga på lärosätet. Förutsättning 5: Utveckla HH till en arbetsplats som präglas av jämställdhet och mångfald Jämställdhet och mångfald ska vara en naturlig del för oss som en modern arbetsgivare. Förutsättningar ska ges så att alla kan utvecklas och att hinder arbetas bort. Delmål 5.1: Ökad jämställdhet och mångfald inom stödverksamheten HH ska vara en arbetsplats där jämställdhet och mångfald är en självklarhet, eftersom det berikar arbetsmiljön. Därför ser vi att dessa aspekter beaktas vid rekryteringar av nya anställningar inom stödverksamheten. Delmål 5.2: Utbildning om jämställdhet och mångfald Att personal har en medvetenhet och förståelse för begreppen är en väsentlig del i arbetet med en god och attraktiv arbetsmiljö. Genom utbildning ökar förståelsen, öppenheten och tryggheten. En medvetenhet och förståelse är en viktig del i den värdegrund Högskolan ska vila på. Kvalitetsmål 4 Bidra till en ökad delaktighet Delaktighet är kunskapshöjande och skapar samhörighet. Enligt Personalbarometern 2012 2 behöver vi förbättra öppenhet, samverkan över gränser och återkoppling. Under kommande treårsperiod fokuserar den gemensamma förvaltningen att arbeta med följande förutsättningar. Förutsättning för att nå målet är: 2 I dokumentet benämns det PB 2012 9
väl fungerande kommunikation och dialog ökad återkoppling mellan medarbetare och mellan medarbetare- chef uppmuntran till ökat samarbete över gränserna Förutsättning 1: Väl fungerande kommunikation och dialog Förutsättningen är att öka öppenheten på HH genom att förtydliga kommunikation från ledning samt att relevant information ges från både chefer och medarbetare. Enligt PB 2012 var Öppenhet på HH 62 % och målet är att under kommande treårsperiod öka till 70% eller högre, vilket följs upp i nästa barometer. Delmål 1.1: Ledningen informerar Fortsätta det arbete som påbörjats med att ledningen kontinuerligt informerar om vad som händer via interna kommunikationskanaler. Implementera ett tänk bland personal att nyttja interna kommunikationskanaler i högre utsträckning. Bli tydligare i kommunikationen gällande högskoleövergripande projekt ex. blackboard, W3D3, gemensam studentexpedition och e-handel. Delmål 1.2: Personalmöten Anordna personal- och informationsmöten varje termin för att samlas och umgås samt se till att alla blir informerade om de förändringar som vi står inför. Förutsättning 2: Ökad återkoppling mellan medarbetare och mellan medarbetare - chef Enligt PB 2012 får återkopplingen mellan chef och medarbetare värdet 61 %. Till nästa barometer är målet att nå 70 % eller högre. Delmål 2.1: Arbeta med att definiera begreppet återkoppling Delmål 2.2: Arbeta med att medarbetare återkopplar till chef för att öka förståelsen Delmål 2.3: Utbildning om medarbetarsamtal Förutsättning 3: Uppmuntran till ökat samarbete över gränserna Målet är att öka samverkan över gränserna genom att eftersträva bred representation i arbetsgrupper som rör högskoleövergripande projekt. Enligt PB 2012 är värdet för samarbete mellan sektioner/avdelning 48 % och målet är att öka till 60 % eller högre i nästa personalbarometer. Delmål 3.1: Vid högskoleövergripande projekt initiera grupper som har en bred representation Delmål 3.2: Bjuda in till informationsträffar vid införandet av nya rutiner eller framarbetande av nya rutiner Delmål 3.3: Informera om vad avdelningar/sektioner gör över en fika för att diskutera samverkansytor 10