Revisionsrapport Försäljning av kommunal egendom och mottagande av gåvor Piteå kommun juni 2009 Linda Marklund
2009-06-11 Linda Marklund, projektledare Helena Lundberg, uppdragsledare
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Revisionsfråga...2 2.3 Metod och avgränsningar...2 3 Granskningsresultat försäljning av kommunal egendom...3 3.1 Revisionens tidigare granskning inom området...3 3.2 Regler och riktlinjer...3 3.2.1 Kommunallag...3 3.2.2 Kommuninterna riktlinjer...3 3.3 Rutiner vid försäljning av egendom...4 3.4 Uppföljning och utvärdering...4 4 Granskningsresultat mottagande av gåvor...5 4.1 Regler och riktlinjer för mottagande av gåvor...5 4.1.1 Lagstiftning...5 4.1.2 Socialnämnden...5 4.1.3 Teknik- och servicenämnden...5 4.2 Rutiner vid mottagande av gåvor...6 4.2.1 Socialnämnden...6 4.2.2 Teknik- och servicenämnden...6
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat försäljning av kommunal egendom samt mottagande av gåvor inom teknik- och servicenämnden samt socialnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar: - På kommunövergripande nivå återfinns riktlinjer som till viss del inkluderar hantering/försäljning av inventarier. Dessa bedöms endast till viss del vara ändamålsenliga. - Kommunstyrelsen har år 2003 beslutat om en översyn av gällande riktlinjer. Detta uppdrag har ännu inte utförts eller återrapporterats. - Granskningen visar att implementering och tillämpning av ovanstående riktlinjer är bristfällig i granskade verksamheter. Dock uppmärksammas att det inom teknikoch gatukontoret används förteckning inom vissa områden. - Uppföljning och utvärdering av försäljning/hantering av kommunal egendom bedöms inte ske på ett tillfredsställande sätt. - Teknik- och servicenämnden bedöms inte ha upprättat ändamålsenliga riktlinjer för mottagande av gåvor. Socialnämnden bedöms till viss del ha upprättat ändamålsenliga riktlinjer för mottagande av gåvor. - Baserat på stickprovskontroll görs bedömningen att det bland personalen inom båda granskade nämnder finns en medvetenhet om lagstiftningens restriktioner vid mottagande av gåvor. Inom socialnämnden bedöms områdets rutiner vara mer utvecklade än inom teknik- och servicenämnden. Sammanfattningsvis görs bedömningen att granskade nämnder inte kan påvisa en tillräcklig intern kontroll när det gäller försäljning/hantering av kommunal egendom. När det gäller mottagande av gåvor bedöms den interna kontrollen inom socialnämnden vara mer utvecklad inom området än motsvarande inom teknik- och servicenämnden. I likhet med tidigare genomförd granskning inom området anser vi att kommunstyrelsen bör se över det gällande regelverket för inventarier. Kommunstyrelsen bör därefter verka för att uppdaterat regelverk implementeras och tillämpas i verksamheterna. Vidare rekommenderas styrelsen att upprätta kommunövergripande policy/riktlinjer för mottagande av gåvor och verka för att implementering även av detta regelverk sker. Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen säkerställer att utfärdade uppdrag verkställs och återrapporteras. 1
2 Inledning 2.1 Bakgrund Granskningen har tillkommit ur revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Det förekommer att kommuner säljer ut sin egendom. Det finns en risk att personer begår oegentligheter om det inte finns en väl fungerande internkontroll. Det är väsentligt att medborgaren har en tilltro till att kommunen hanterar sin egendom tillfredsställande. Det finns korruption i Sverige och den sker generellt diskret. Den offentliga sektorn är särskilt utsatt, ca 80 % av muttagarna återfinns inom den offentliga sektorn. Det finns en risk att personer i utsatta lägen, t ex upphandlare, miljöinspektör och livsmedelinspektör låter sig mutas. Det är väsentligt att undanröja alla misstankar om mutbrott samt tillse att det finns en tillräcklig internkontroll som stävjar mutbrott och bestickningsbrott. 2.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande kontrollfrågor ska besvaras: - Finns ändamålsenliga regler kring försäljning av kommunal egendom? - Tillämpas dessa regelverk? - Sker en tillfredsställande uppföljning och utvärdering rörande försäljning av kommunal egendom? - Finns ändamålsenliga regler kring mottagande av gåvor? - Tillämpas dessa regelverk? 2.3 Metod och avgränsningar Granskningen har avgränsats till att omfatta socialnämnden samt teknik- och servicenämnden. Granskningen har baserats på intervjuer med ekonomichef, hemtjänstchef, boendechef, biträdande boendechef samt tre undersköterskor. Dessutom har avdelningschefer vid transportenhet och vid underhållsenhet samt förrådsansvarig intervjuats. Vidare baseras granskningen på granskning av dokument (föreskrifter angående förteckning och registrering av inventarier, regler för redovisning av investering samt protokoll). 2
3 Granskningsresultat försäljning av kommunal egendom 3.1 Revisionens tidigare granskning inom området Revisionen har tidigare, under år 2003, granskat kommunens försäljning av överblivna inventarier och material. Denna granskning visade bl.a. att: Politiskt beslut om att överblivna inventarier och material ska gå till Reprisen saknas. Det regelverk 1 som finns för upprättande av inventarieförteckning tillämpas inte. Kommunstyrelsen behandlade revisionens rapport i december 2003. Styrelsen beslutade vid detta tillfälle att ge i uppdrag till kommunchef att tillsammans med förvaltningscheferna göra en översyn av gällande regelverk för inventarier. Granskningen visar att kommunstyrelsens uppdrag avseende översyn av gällande regelverk för inventarier ännu inte utförts eller återrapporterats. Enligt uppgift är anledningen att detta inte prioriterats. 3.2 Regler och riktlinjer 3.2.1 Kommunallag Av kommunallagen framgår att respektive nämnd inom sitt område ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig. 3.2.2 Kommuninterna riktlinjer Gällande regelverk (upprättat år 1989) återfinns i kommunens ekonomihandbok. Detta reglerar att alla inventarier, tex. fordon, maskiner, möbler, handmaskiner, ska finnas förtecknade i inventarieförteckning. Detta under förutsättning att; a) den normala användningstiden uppgår till minst tre år samt b) att anskaffningsvärdet uppgår till lägst ettusen kronor före moms. Av anvisningarna framgår även att uppgifter ska lämnas om var inventariet är placerat samt att tidpunkt för avyttring, skrotning etc. skall anges i förteckningen. 1 Godkänt av kommunstyrelsens arbetsutskott september 1989. 3
Bedömning: På kommunövergripande nivå återfinns riktlinjer som till viss del inkluderar hantering/försäljning av inventarier. Dessa bedöms endast till viss del vara ändamålsenliga. Bedömningen baseras på att riktlinjerna reglerar viss hantering av inventarier såsom att förteckning ska föras över inventarier samt när dessa avyttras. Riktlinjerna bör dock uppdateras (i enlighet med kommunstyrelsens uppdrag december 2003) och kompletteras med tydlig information om bland annat; a) rutin för hur överblivna inventarier skall hanteras (försäljning, fraktas till Reprisen, sparas i förråd, skrotas etc), b) vem/vilka i organisationen som ansvarar för beslut om ovanstående hantering, c) hur/när inventering av inventarier ska ske. Det är också av yttersta vikt att uppdaterade riktlinjer implementeras för att säkerställa likartad tillämpning i verksamheterna. 3.3 Rutiner vid försäljning av egendom Granskningen visar att det inom socialförvaltningen inte förs någon förteckning över verksamheternas inventarier och material. Inom teknik- och gatukontoret återfinns inventarieförteckning för vissa delar av verksamheten tex. fordonsparken samt kommunens kontorslokaler. Granskade inventarieförteckningar följer inte kommunens anvisningar till fullo. Av intervjuer framgår att praxis inom socialförvaltningen är att överblivet material först utbjuds till andra enheter inom förvaltningen. Om det inte finns något behov av föremålet inom förvaltningen fraktas detta till Reprisen. Enligt uppgift är det endast ett fåtal föremål som sparas i förråd. Försäljning av inventarier till personal eller privatpersoner förekommer enligt uppgift inte. Den främsta orsaken till detta uppges vara att föremålen är i dåligt skick. Av intervjuer framgår att praxis inom transport- respektive underhållsenheten är att föremålen används tills de går sönder och då skrotas de. Vissa föremål sparas ute på gårdsplanen innanför låsta grindar. Försäljning till personal förekommer enligt uppgift inte och försäljning till privatpersoner vill man undvika då detta upplevs problematiskt att hantera (prissättning, för stor efterfrågan o.dyl.). Bedömning: Granskade verksamheter bedöms inte tillämpa kommunens riktlinjer. Bedömningen baseras på att granskade verksamheter inte på ett enhetligt sätt använder sig av inventarieförteckningar som ger överblick över innehav och avyttring av inventarier. 3.4 Uppföljning och utvärdering Granskningen visar att det inte inom granskade verksamheter sker någon uppföljning av huruvida egendom sålts, utrangerats eller finns förvarade i förråd. 4
Bedömning: Uppföljning och utvärdering av försäljning/hantering av kommunal egendom bedöms inte ske på ett tillfredsställande sätt. Av genomförd granskning framgår att nämnderna inte kan påvisa en tillfredsställande kontroll över sin egendom och hur denna hanteras. För framtiden rekommenderas att: - Rutin för uppföljning av hur nämndernas egendom hanterats (tex. utrangerats, sålts, skrotats eller kvarstår) upprättas. 4 Granskningsresultat mottagande av gåvor 4.1 Regler och riktlinjer för mottagande av gåvor 4.1.1 Lagstiftning Mut- och bestickningsbrott regleras i brottsbalken. Enligt brottsbalken begås mutbrott när en arbetstagare för sin egen eller annans räkning tar emot en muta eller otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Bestickning är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbetstagare. 4.1.2 Socialnämnden Inom äldreomsorgen återfinns dokumenterade riktlinjer gällande gåvor, testamenten, affärsverksamhet m m mellan vårdtagare, anhöriga och personal. Riktlinjerna återfinns i avdelningens interna IT-system som all personal har tillgång till. På Munkberga äldreboende återfinns dokument benämnt information till pryoelever. I detta dokument återfinns information om att man ej får ta emot gåvor eller skriva på papper. Inom hemtjänsten återfinns dokumentet Etiska regler hos oss i hemtjänsten. Granskning av dokumentet visar att detta innehåller riktlinjer för mottagande av gåvor. Granskningen visar att det inom socialförvaltningens övriga avdelningar (individ- och familjeomsorg eller handikappomsorg) inte har upprättats motsvarande riktlinjer. 4.1.3 Teknik- och servicenämnden Granskningen visar att teknik- och servicenämnden inte upprättat några dokumenterade riktlinjer som rör mottagande av gåvor. 4.1 Bedömning: Teknik- och servicenämnden bedöms inte ha upprättat ändamålsenliga regler kring mottagande av gåvor. Inom socialförvaltningen bedöms det till viss del finnas ändamålsenliga regler kring mottagande av gåvor. Den senare bedömningen baseras på att 5
det inom äldreomsorgen återfinns riktlinjer, dock inte inom förvaltningens övriga avdelningar. Det är väsentligt att kommunen vidtar åtgärder som tydligt signalerar att mutor, bestickning eller annan otillbörlig påverkan inte accepteras i kommunen. Kommunen bör upprätta policy och vägledning för såväl personal som kunder/brukare för att motverka situationer där anklagelser om mutor eller bestickning kan uppstå. En sådan vägledning fungerar även som stöd till personalen i situationer där de erbjuds ta emot gåvor. Vi rekommenderar att: Kommunen upprättar policy/riktlinjer mot mutor och bestickning. Dokumentet bör bl.a. tydliggöra att kommunen inte accepterar givande eller mottagande av otillbörliga gåvor. 4.2 Rutiner vid mottagande av gåvor 4.2.1 Socialnämnden Vid intervjuer med personal och ansvariga vid Munkberga äldreboende framhålls att elever och nyanställda informeras om restriktionerna runt mottagande av gåvor då de börjar. Inom hemtjänsten återfinns de dokumenterade riktlinjerna i pärm med all samlad personalinformation i personalens samlingslokal. Samtliga intervjuade menar att det förekommer att de av brukare eller anhöriga tar emot fika, blommor, choklad och ibland pengar till den gemensamma fikakassan. De har också erbjudits större summor eller föremål men då avböjt. 4.2.2 Teknik- och servicenämnden Av intervjuerna framgår att restriktioner vid mottagande av gåvor inte är något som diskuteras med personalen. Det har förekommit att personalen vid något tillfälle erbjudits fika men de intervjuade menar att personalen inte erbjuds gåvor i någon större utsträckning. 4.2 Bedömning: Baserat på ovanstående stickprovskontroll görs bedömningen att de regelverk som upprättats inom äldreomsorgen tillämpas. I övrigt görs bedömningen att det bland personalen inom båda granskade nämnder finns en medvetenhet om lagstiftningens restriktioner vid mottagande av gåvor. Inom socialnämnden bedöms områdets rutiner vara mer utvecklade än inom teknik- och servicenämnden. 6