Fastighets- och servicenämnden Anders Johansson Fastighetschef 040-33 77 61 anders.b.johansson@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2012-09-07 Dnr 99190000-0060-2012/0211/1 1 (5) Regiongemensamma riktlinjer och anvisningar för det ägda fastighetsbeståndets underhållsbehov Ordförandens förslag 1. godkänner slutredovisning om planerat fastighetsunderhåll. 2. beslutar att delge regionstyrelsen slutredovisningen som ett planeringsunderlag inför den fortsatta beredningen av budgeten för år 2013. Sammanfattning Vid fastighets- och servicenämndens sammanträde 2012-05-28 gavs servicedirektören i uppdrag att lämna slutrapportering om planerat fastighetsunderhåll vid höstens första sammanträde 2012-09-27. I enlighet med delredovisningen 2012-05-10 kommer Landlords PU-modul att användas för att redovisa s underhållsplan. Följande förberedelser har genomförts inför framtagandet av underhållsplanen under 2012: 1. Dokumentet Riktlinjer för PU i Landlord är skapat och publicerat på Regionservice intranät. 2. Dokumentet Handbok PU i Landlord är reviderat för behoven i och publicerat på Regionservice intranät. 3. Utbildning av teknikförvaltare i Landlords PU-modul har genomförts. 4. Statusbesiktning och registrering av underhållsåtgärder pågår. Hittills har underhållsåtgärder som bedöms behöva utföras inom en 5-årsperiod registrerats till ett värde av 427 Mkr. Genomförande av statusbesiktning och registrering av underhållsåtgärder planeras vara färdiga i sin helhet till 2013-03-31. Postadress: S- 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg, Kristianstad Telefon (växel): 044-309 30 00 Internet: www.skane.se
Datum 2012-09-07 Dnr 99190000-0060-2012/0211/1 2 (5) Aff-koder (branschstandard för klassificering av byggnadsdelar och installationssystem) ska användas som checklista vid statusbesiktning och registrering av underhållsåtgärder. Planeringshorisonten vid statusbesiktningen kommer att vara åtgärder som behöver verkställas inom 5 år och därefter, 6 år och framåt. Huvudmotivet att välja 5 år är att förändrings- och ombyggnadstakten i fastighetsbeståndet är stort och nedlagt arbete på underhållsplanering kan till viss del vara ogjort där förändringar sker. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Bakgrund Revisorerna har i granskningsrapport 3-2011 meddelat att ett mål för fastighetsbeståndets långsiktiga värde behöver fastställas liksom kriterier och riktvärden för fastighetsunderhållet som kan ligga till grund för budgetering av det planerade underhållet. Som underlag till revisorernas granskningsrapport 3-2011 framgår att det planerade underhållet i utifrån branscherfarenheter bedöms vara för låg för att fastigheternas värde och funktionalitet ska kunna bibehållas på sikt. Samtidigt konstateras att när det planerade underhållet är otillräckligt sker förslitningar mm som leder till att det oplanerade felavhjälpande underhållet kontinuerligt stigit i vilket ofta genererar 2-3 gånger högre kostnader än om åtgärderna genomförts planerat. Förutsättningar En förutsättning för att förslaget till Regiongemensamma riktlinjer och anvisningar samt framtagandet av s underhållsbehov blir ändamålsenligt är att målsättning om s avsikter vad gäller fastighetsbeståndets långsiktiga värde fastställes i beaktande av den låga nivå som varit gällande och den bristande hushållning av resurser som detta genererat i form av högre kostnader för. Den samlade bedömningen är att det förslag på framtagande av Region Skånes samlade underhållsbehov kommer att efterfråga en klart högre underhållsnivå än dagens under ett antal år för att komma ikapp det eftersatta underhållet. Nyttan med framtagandet av planen står i direkt proportion till att underhållsnivån stiger. I annat fall riskerar resursinsatsen att ta fram det samlade underhållsbehovet inte att skapa något mervärde för. Framtagandet av s underhållsbehov ska även omfatta framtida behov av fastighetsägarinvesteringar. Många av byggnadsåtgärderna som behöver genomföras för bibehållande av fastigheternas långsiktiga värde kan också påverka ramarna för fastighetsägarinvesteringar.
Datum 2012-09-07 Dnr 99190000-0060-2012/0211/1 3 (5) Regiongemensamma riktlinjer och anvisningar avseende planerat underhåll (PU) i ägda fastigheter A. Inledning Planerat fastighetsunderhåll har stor betydelse för funktionalitet och driftsäkerhet. Genom välplanerade åtgärder minimeras riskerna för skador på människor och miljö, kapitalförstörelse undviks och fastigheternas funktionalitet behålls. Planerat underhåll ska också sörja för att fastighetsdriften sker på ett rationellt och kostnadseffektivt sätt. Planerat fastighetsunderhåll är definitionsmässigt åtgärder som är planerade till tid, art och omfattning till skillnad från felavhjälpande underhåll som är åtgärder som nödgas genomföras mer akut i syfte att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. B. Underhållsplanering s underhållsplan är en rullande 5-årsplan innehållande de åtgärder som på grund av bristande ekonomiska resurser inte blivit utförda inom satta tidsintervaller och som anses nödvändiga för bibehållande av funktion, fortsättningsvis kallat eftersatt underhåll. Identifiering av underhållsbehovet utgår initialt från det eftersatta underhållet men kan på längre sikt även innehålla underhållsåtgärder som inte klassificeras som eftersatt underhåll. C. Prioritering av underhållsåtgärder Underhållsåtgärderna i underhållsplanen prioriteras i nedanstående ordningsföljd: Prioritet 1 Efterlevande av lagar och myndighetskrav Direkta förbud/påbud från myndigheter har högsta prioritet. Även krav från försäkringsgivare hanteras här. Påpekande vid brandtillsyn påpeande vid obligatorisk ventilationskontroll Krav vid elrevision Prioritet 2 Allvarliga akuta risker Akut risk för skada för patienter, personal eller allmänhet eller allvarliga driftstörningar som kan medföra stora olägenheter för verksamheten eller fastigheten. Rasrisk av föremål eller konstruktioner (tak, fasader, balkonger) Värme, ventilation eller vatten distribution till eller inom fastigheten är inte tillförlitlig. Prioritet 3 Risk för följdskador Om inte åtgärder vidtas så finns risk för att andra konstruktionsdelar kan skadas och omfattningen av åtgärderna blir då större.
Datum 2012-09-07 Dnr 99190000-0060-2012/0211/1 4 (5) Omläggning av tak Målning av fasader, fönster mm Brister tätskit i våtrum Prioritet 4 Övrigt Övriga inventerade åtgärder. Invändiga ytskikt Byte av armatur (om inte risk för personskada finns) Byte av vitvaror Inom varje grupp prioriteras åtgärder med störst positiv miljö- och energipåverkan och hänsyn ska tas till vilken påverkan åtgärden har på verksamheten som bedrivs i lokalerna. D. Planerade underhållsåtgärder i investeringsprojekt Planerade underhållsåtgärder i beslutade investeringsprojekt bör inrymmas i den årliga underhållsplanen enligt prioritering ovan. Utöver detta reserveras i separat PU-ram ett belopp motsvarande 2 % av nästa års investeringsplan för inte identifierade underhållsåtgärder i planerade investeringsprojekt. E. Beslutsprocess Den politiska ledningen fastställer nivån på det planerade fastighetsunderhållet och ger servicedirektören i uppdrag att prioritera genomförandet av det planerade fastighetsunderhållet. Fastighetscheferna genom teknikförvaltarna tar fram ett samlat förslag vilka underhållsåtgärder i underhållsplanen som ska genomföras nästföljande kalenderår. Fastighetscheferna genom teknikförvaltarna lämnar förslag till en PU-grupp bestående av representanter för förvaltare och fastighetsutveckling. PUgruppens uppgift är att utveckla förslaget utifrån hyresgästernas behov/önskemål av PU-åtgärder samt utifrån ett strategiskt fastighetsanalysperspektiv. Slutligt förslag lämnas till servicedirektören för fastställande av den årliga genomförandeplanen. F. Årshjul Information om underhållsbehovet lämnas till Fastighets- och servicenämnden inför s budgetdialog. Teknikförvaltarna lämnar förslag till PU-gruppen senast 31 maj baserat på den PU-ram som finns planerad i s budgetprocess.
Datum 2012-09-07 Dnr 99190000-0060-2012/0211/1 5 (5) Förvaltarna inhämtar synpunkter från sina hyresgäster senast den 30 juni vad avser dels behov/önskemål om PU-åtgärder nästföljande år samt bedömning av kända PU-åtgärder i beslutade investeringsprojekt. PU-gruppen lämnar sitt slutliga förslag till Styrgrupp Fastigheter senast den 31 augusti. Servicedirektören fastställer förslaget senast 15 september. Servicedirektörens beslut ligger till underlag för PU-budgetens fördelning mellan olika förvaltningsområden för nästkommande år. Upphandling av PU-entreprenader kan påbörjas från och med 1 oktober med reservation för politikens fastställande av PU-ramen. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Statusbesiktning och registrering av underhållsåtgärder pågår. Hittills har underhållsåtgärder som bedöms behöva utföras inom en 5-årsperiod registrerats till ett värde av 427 miljoner kronor. Detta innebär att om inte resurser tillskjuts kommer omfattningen på det eftersatta fastighetsunderhållet att öka. Juridisk bedömning Ärendet har inga juridiska konsekvenser. Miljökonsekvenser Ärendet har inga miljökonsekvenser. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan är genomförd 2012-09-18 i Regionservice gemensamma samverkansgrupp. Uppföljning Underhållsplanen kommer att vara rullande, det vill säga uppdateras löpande varje år. Monika Ekström Ordförande Ingemar Nilsson Servicedirektör