HöstFUM II 2012-11-27 Bilagor
Innehållsförteckning Bilaga 1: Periodrapport HöstFUM I 2013 HöstFUM II 2013 s. 3 Bilaga 2: Proposition Periodplan HöstFUM II 2013 - VårFUM I 2014 s. 4 Bilaga 3: Proposition Arbetsbeskrivning SHV-delegater till SFSFUM s. 5 Bilaga 4: Proposition Arbetsbeskrivning Näringslivsansvarig s. 6 Bilaga 5: Proposition Byte av revisor s. 8 Bilaga 6: Motion och motionssvar: Attestinstruktion vid SHV s. 9 Bilaga 7: Motion och motionssvar: Ändring i stadgan s. 11 Bilaga 8: Motion och motionssvar: Ändring i stadgebilagan s. 13 Bilaga 9: Interpellation och interpellationssvar: Kommunikation med medlemmarna s.15 Bilaga 10: Valberedningens förslag s. 17 Bilaga 11: Attestinstruktion för Studentkåren vid Högskolan Väst s. 19 2
Bilaga 1 PERIODRAPPORT HÖSTFUM I 2013 HÖSTFUM II 2013 Studentrepresentanter Under den gångna perioden har studentkåren haft en mer regelbundet kontakt med högskolan och dess institutioner, för att lättare möjliggöra tillsättandet av studentrepresentanter, denna kommunikation har lett till ett antal nya studentrepresentanter. En utbildning för nya, så väl som, gamla studentrepresentanter har genomförts där fokus låg på studentrepresentantens roll och ansvar. Möten har genomförts med två av fyra institutioner på högskolan för att diskutera hur arbetet kring studentrepresentanterna skall föras, studentkåren och institutionerna i mellan, detta har mynnat ut i ett god kontakt mellan parterna. Rekrytering Under perioden har kårstyrelsen varit närvarande på campus varje onsdag mellan 10 och 13. Trotts att detta inte direkt har genererat nya medlemmar så har studentkåren synliggjorts och styrelsens förhoppning är att de frågor som har ställts har ökat kårens anseende som studenternas röst. Ett konceptarbete gällande rekryteringsstrategin har genomförts, trotts detta så har ett färdigt utkast inte färdigställts och kommer därför inte kunna presenteras. Organisation Under perioden har stormötet arbetat utifrån en ny form med tema som bas. Ett tema väljs för att utskotten ska kunna diskutera igenom frågor på deras styrelsemöten och sedan kunna lyfta sina åsikter i stort på stormötet. En styrelseträff är planerad att hållas i kombination med nästa stormöte den 5:e december. Under denna perioden har en ordförande valts för Doktorandkommittén, denne har tillsammans med studentkåren inlett en diskussion gällande hur kommittén skall formas samt föras in i studentkårens regelverk. Vidare har vice ordförande i samråd med Doktorandkommitténs ordförande påbörjat rekryteringsarbetet för en vice ordförande till kommittén. Kårhuset Under perioden har kårhusgruppen anordnat en städdag och en fixardag i kårhuset. Ny invigningen av kårhuset blev inställd på grund av bristande intresse.tre större externa bokningar är på gång. Gardinerna i polhem är uppsatta och ljuset är på väg upp. Näringsliv Utvärdering av Inslussningen har påbörjats och beräknas vara färdigställd till HöstFUM II. På grund av problem med mailfilter upptäckte vi sent att utvärderingen till phaddrar inte kommit ut, vilket nu har åtgärdats. Projektgrupp och styrgrupp är tillsatt för InWest 2014 där arbetet har påbörjats och inbjudan skickats ut. Information om dagen finns på InWests hemsida samt SHVs kalendarie. Arbetet med en julkalender är påbörjat och kommer att genomföras i december månad med exklusiva erbjudanden för kårmedlemmar. 3
Bilaga 2 PROPOSITION: PERIODPLAN HÖSTFUM II VÅRFUM I Studentrepresentanter Under perioden skall kartläggningen av de olika institutionernas arbetssätt när det gäller studentrepresentanter slutföras, samt att arvoderingen av studentrepresentanterna skall flyttas från högskolan till studentkårens kanslifunktion. Rutiner gällande detta skall färdigställas och förmedlas till berörda parter. Rekrytering Kårstyrelsen skallunder perioden fortsätta verka för att rekrytera nya medlemmar och återrekrytera gamla medlemmar. Detta skall göras genom att ha en fortsatt närvaro i Högskolans lokaler samt ett aktivt arbete för att brädda variationen av arrangemang i kårhuset. Rekryteringsstrategin beskriven i verksamhetsplanen skall slutföras för att kunna lyftas och fastställas på VårFUM1. Organisation Arbetet med den nya formen för stormötet skall fortskrida, och utvecklas i samråd med det sittande stormötet 13/14. En andra styrelseträff bland utskotten ska genomföras där en workshop om studentkårens framtid skall hållas. Arbetet för att inkludera doktorandkommittén skall fortskrida, där doktorandkommitténs plats i organisationen skall diskuteras och arbetet för att inkludera denna i stadgan skall starta. Detta skall kombineras med doktorandernas egen plats på hemsidan, samt en dialog om vilka delar av organisationen som bör anpassa sig för att möjliggöra doktoranders engagemang. Kårhuset Under perioden ska ett antal externa bokningar hållas och arbetet med uthyrningarna skall fortskrida. Kårhusgruppen skall hålla regelbundna möten och anordna en städdag. Ett stormöte med tema kårhuset skall även hållas, där kårhusgruppen bjuds in för att diskutera en kortsiktig och långsiktig plan för kårhusets utveckling. Näringsliv Under perioden skall Mini-Inslussningen planeras och genomföras, samt planeringsarbetet till InWest skall slutföras. Under december månad skall en julkalender anordnas. En överlämning av posten näringslivsansvarig skall genomföras, med fokus på att de då pågående projekten, Mini-Inslussningen och InWest, ej blir lidande. 4
Bilaga 3 PROPOSITION: ARBETSBESKRIVNING SHV-DELEGATER TILL SFSFUM Syfte SHV-delegatens syfte är att representera SHV i forum för nationellt påverkansarbete. De två huvudsakliga forumen för detta arbete är Samverkande studenter (SamS) och Sveriges förenade Studentkårer fullmäktigemöte (SFSFUM). SamS är en gruppering av små och medelstora studentkårer inom SFS och det är delegatens uppgift att vid dessa sammanträden runt om i studentsverige representera SHVs intressen och åsikter. Arbetsuppgifter Delegaten skall representera SHV vid: SamS Åsiktsstämma SamSFörFUM SamSFörträff SFSFUM Befogenheter Som SHV-delegat skall man representera utefter: SHVs fullmäktigebeslut och fastställda styrdokument Kårstyrelsebeslut Delegationens samlade åsikter I ämnen som inte har behandlats av de tre överstående punkterna har delegaten befogenhet att tolka frågan med SHVs övriga åsikter i åtanke och därefter ta ställning. 5
Bilaga 4 PROPOSITION: ARBETSBESKRIVNING NÄRINGSLIVSANSVARIG Är Studentkåren vid Högskolan Västs Projektledare för InWest Projektledare för Inslussningen Projektledare för Mini-Inslussningen Kontaktperson gentemot näringslivet Ansvarsområden och uppgifter InWest Agera sammankallande till möten med InWest styrgrupp. Rekrytera studenter till InWests projektgrupp samt agera sammankallande för denna grupp. Ansvarar för dokumentation och utvärdering av InWest Inslussningen Ansvarar för att skapa en projektgrupp (SlussKommittén) som sedan skall arbeta inför och under Inslussningen. Skall samordna arbetet kring Inslussningen men se till så att det mesta arbetet som sker kring Inslussningen görs ideellt. Ansvarar för dokumentation och utvärdering av Inslussningen Mini-Inslussningen Ansvarar för att skapa en projektgrupp som sedan skall arbeta inför och under Mini- Inslussningen. Skall samordna arbetet kring Mini-Inslussningen men se till så att det mesta arbetet som sker kring Inslussningen görs ideellt. Ansvarar för dokumentation och utvärdering av Mini-Inslussningen Verksamhet Skall hålla ordning på de student- och kårrabatter som finns samt uppsöka potentiella sponsorer och/eller rabatter. Upprättar avtal för samarbeten samt sponsring och förhandlar fram dessa i samråd med kårstyrelsen. Ansvarar för att gemensamma mötesplatser för studentkår, studenter och näringsliv skapas i enlighet med verksamhetsplanen. 6
Nätverk Näringslivsansvarig skall aktivt nätverka och delta i forum som kan ligga i studenternas intressen. Näringslivsansvarig ska delta i följande nätverk och föreningars möten: Projektgruppen för attraktiv studentstad Trollhättan Minälvs medlemsmöten 7
Bilaga 5 PROPOSITION: BYTE AV REVISOR Studentkåren vid Högskolan Västs nuvarande revisor, KPMG, kommer under året att stänga sitt lokala kontor i Trollhättan för att sammanfoga med det lokala kontoret i Göteborg. Med anledning av detta anser kårstyrelsen att ett byte av revisor är lämpligt. Förslaget som presenteras är Blomstervalls Redovisning AB Skoftebyn Trollhättan. Dennis Blomstervall, 57 år, driver sedan två år tillbaka en egen redovisnings- och revisionsbyrå. Drivit eget företag har han gjort i många år och är godkänd revisor. 2006 blev hans företag uppköpt av KPMG och arbetade där i 6 år innan han valde att gå tillbaka till att bli egenföretagareigen. Hans kontor finns i Skoftebyn, Trollhättan där han har två anställda. Han har erfarenhet av revisor-jobb för företag i olika storlekar. Det är mot Dennis som vår nuvarande revisor Linda Kraft har arbetat mest under sina år på KPMG. Kårstyrelsen anser därför att flytten från KPMG skulle ge väldigt liten praktisk effekt. Priset för tjänsterna i och med flytten från KPMG till Blomstervalls Redovisning AB kommer att förbli oförändrat. Kårstyrelsen yrkar därför: -att byta revisor från KPMG till Blomstervalls Redovisning AB. 8
Bilaga 6 9
KÅRSTYRELSENS MOTIONSVAR Kårstyrelsen anser att motionen är rimlig då den ska underlätta kårhusgeneralens arbete och vill därför lämna förslag till beslut: Förslag till beslut: Att föreslå fullmäktige att bifalla motionen 10
Bilaga 7 11
KÅRSTYRELSENS MOTIONSVAR Kårstyrelsen anser att fullmäktige skall bordlägga motionen till VårFUM II då stadgeändringar vanligen lyfts, detta eftersom en stadgeändring skall beslutas av två skilda fullmäktiges mandatperioder. Kårstyrelsen åtar sig därför att lyfta frågan på VårFUM II 2014. Förslag till beslut: Att bordlägga motionen till VårFUM II 2014 12
Bilaga 8 13
KÅRSTYRELSENS MOTIONSVAR Kårstyrelsen ställer sig positiva till motionens innehåll, dock kan del två av motionen anses vara ett redaktionellt fel men kårstyrelsen föreslår fullmäktige att bifalla motionen. Förslag till beslut: Att föreslå fullmäktige att bifalla motionen. 14
Bilaga 9 15
Kårstyrelsens interpellationssvar Kårstyrelsen vill först svara på att det inte står något kring mailhantering i stadgan då det för tillfället regleras av Informationspolicyn. För att förtydliga och göra SHVs policys mer tillgängliga kan det läggas till ett kapitel i stadgebilagan för att förtydliga vad de reglerar. Kårstyrelsen anser att det är möjligt och ställer sig positiva till att arbeta med mailutskick. Men det måste finnas en struktur för hur arbetet ska gå till rent praktiskt. Kårstyrelsen tänker därför titta närmare på hur det faktiskt går att genomföra tills vår FUM 1 2014. Utdrag ur Informationspolicyn som reglerar massutskick: Medlemmar: Massutskick till medlemmar bör användas måttligt och enbart i frågor som är relevanta för samtliga medlemmar. Detta bedöms av SHV:s verksamhetsansvarig. Studenter: Massutskick till studenter skall användas sparsamt och endast i speciella fall. Detta bedöms av SHV:s verksamhetsansvarig. 16
Bilaga 10 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG Näringslivsansvarig Klara Persdotter Klara har under åren visat att med driv och kunskap kan man komma hur långt som helst, bland annat med engagemang inom VästSex, Phestverket, Fienden och kårstyrelsen. Som näringslivsansvarig ser vi Klara som ett nav dit man kan vända sig med frågor och funderingar, men samtidigt att hon är en ledare som visar vägen och driver alla i sin närhet till att prestera på sin yttersta förmåga. Det är med glädje och vårt fulla förtroende vi förordar Klara till posten som Näringslivsansvarig. Ledamöter: 4 stycken Björn Westerlund Björn har varit kåraktiv i 3,5 år, varit aktiv i både program och intresseutskott, han har suttit i kårstyrelsen sedan tre terminer tillbaka och suttit i spetsen för ett projekt. Björn är den raka, ärliga och drivande personen som kårstyrelsen behöver. Hans hjärtefråga är att rekrytera medlemmar men främst att behålla dem vi redan har. Han brinner även för frågan studentbostäder, vilken han har arbetat med under sin tid i kårstyrelsen och även vill fortsätta att driva framåt. Marie Strömwall Vi tror att då Marie har en annan livserfarenhet än många andra inom kåren så kan hon bidra med ett annat perspektiv. Hennes hjärtefråga är välmående för alla studenter, men även för kårstyrelsen. Marie har under det senaste året suttit som ledamot i kårstyrelsen där hon kritiskt har granskat alla beslut samt deltagit i diskussionerna. Vi tror även att hon kan bidra med ett lugn och vara en klippa i stormen. Martin Högberg (Även nominerad till SHV-delegat) Med ett brinnande intresse för utbildningsfrågor samt förmågan att kritiskt granska de beslut som tas ser vi att Martin är en positiv injektion för hela organisationen. Med sitt arbete för PUST under Inslussningen så har Martin visat att han kan föra sig väldigt väl bland nya individer han inte känner, samtidigt som att han alltid försöker få alla att delta i diskussionen. Vi ser att rollen som SFS-delegat går hand i hand med posten i kårstyrelsen då han får en bättre inblick i organisationen och på så sätt kan föra SHV:s talan på det nationella planet ännu bättre. Vakant Suppleanter: 2 stycken Johan Hansson-Carlberg Valberedningen har valt att nominera Johan Hansson-Carlberg till suppleant i Kårstyrelsen. Viljan att bredda kårens aktiviteter så att det tilltalar en större målgrupp och fortsätta utveckla det arbete som SHV har gjort med studentkulturen ser vi att Johan tillför en kraft som kårstyrelsen kommer ha nytta av. Det är med största uppbackning vi förordar Johan till suppleantposten. 17
Kristoffer Everlund Kristoffer kastades in i kårvärlden som ensam EPOK-phadder i år och har sedan dess varit drivande i alla sammanhang som han engagerat sig i. Hans hjärtefråga är att bredda utbudet i kårhuset, inte bara genom fester utan i andra sammanhang som tilltalar alla kategorier av studenter. Han är på grund av sina tidigare erfarenheter service-minded vilket vi ser som en positiv egenskap då kårstyrelsen jobbar mycket utåt mot studenterna. SHV-delegater: 4 stycken Ida Olsson Ida har visat prov på de egenskaper vi i valberedningen tycker är viktiga för en SHV-delegat; social kompetens, tillit i sig själv och kunskap om organisationen. Att Ida utöver det vill få alla studenters röster hörda visar bara på att hon kommer tackla rollen som SHV-delegat ännu bättre, då hon ska föra SHV:s talan på en nationell arena. Niklas Danielson Med en fantastisk social kompetens och engagemang samt driv utöver det vanliga har Niklas visat oss i valberedningen att han är en perfekt kandidat för posten som SHV-delegat. Med tidigare erfarenheter från gymnasiets elevkår har Niklas fått kompetensen att prata för sig själv och sin organisation, vilket vi ser som en fördel i arbetet både under SamS träffarna men även under SFSFUM. Martin Högberg (Även nominerad till ledamot) Med ett brinnande intresse för utbildningsfrågor samt förmågan att kritiskt granska de beslut som tas ser vi att Martin är en positiv injektion för hela organisationen. Med sitt arbete för PUST under Inslussningen så har Martin visat att han kan föra sig väldigt väl bland nya individer han inte känner, samtidigt som att han alltid försöker få alla att delta i diskussionen. Vi ser att rollen som SHV-delegat går hand i hand med posten i kårstyrelsen då han får en bättre inblick i organisationen och på så sätt kan föra SHV:s talan på det nationella planet ännu bättre. Vakant 18
Bilaga 11 Attestinstruktion för Studentkåren vid Högskolan Väst Fastställd på Fullmäktigemöte HöstFUM I 2012-10-10 Inledning Enligt stadgarna tecknas föreningens firma av ordförande och vice ordförande var för sig. Den av fullmäktige antagna budgeten utgör kårstyrelsens ekonomiska ramar. I syfte att förbättra den interna kontrollen har fullmäktige beslutat om följande interna begränsningar. Befogenhetsgränser Firmatecknares befogenhetsgränser utgörs av: Kostnader eller investeringar avseende den löpande verksamheten får beslutas inom ramen för fastställd budget. Beslut som ej rör löpande verksamhet skall fattas av kårstyrelsen, inom ramen för fastställd budget. Beslut som ej ryms inom ramen för fastställd budget fattas av fullmäktige. Firmatecknare har rätt att delegera bankfullmakt efter beslut av kårstyrelsen. Kansliansvarigs befogenhetsgränser utgörs av: Inköp av förbrukningsmaterial som rör den löpande verksamheten och inryms i budget. Betala attesterade underlag för vilka denne inte själv medverkat i beslut. Kårhusgeneralens befogenhetsgränser utgörs av: Kostnader eller investeringar avseende den löpande verksamheten får beslutas intill ett belopp av 3 000 kr/månad. Beslut som rör belopp överstigande 3 000 kr eller som ej rör löpande verksamhet skall fattas av firmatecknare, inom dennes befogenhetsgränser, eller av kårstyrelsen, inom ramen för fastställd budget. IT-ansvarigs befogenhetsgränser utgörs av: Kostnader eller investeringar avseende den löpande verksamheten får beslutas intill ett belopp av 500 kr/månad. Beslut som rör belopp överstigande 500 kr eller som ej rör löpande verksamhet skall fattas av firmatecknare, inom dennes befogenhetsgränser, eller av kårstyrelsen, inom ramen för fastställd budget. Näringslivsansvarigs befogenhetsgränser utgörs av: Kostnader eller investeringar får beslutas inom ramen för projektbudget som är fastställd av Kårstyrelsen. 19
Attest- och utanordning Mottagningsattest ska utföras av mottagare av varor etc. innan beslutsattest kan ske. Beslutsattest av verifikation/faktura skall ske av firmatecknare dock annan än den som utfört mottagattest. Attestberättigad person skall förvissa sig om att utgiften berör föreningens verksamhet, är korrekt i sak och att beloppet som belastar föreningen ryms inom ramen för dess gällande regelverk. Attestberättigad skall ej attestera utgifter som är förknippade med den egna personen eller närstående. Löneattest sker genom att ordförande attesterar samtliga löner förutom sin egna som istället attesteras av annan firmatecknare. Utanordnare har rätt att betala attesterade underlag för vilka denne inte själv medverkat i beslut eller som attestant. Firmatecknare, annan är utanordnare, godkänner samtliga utbetalningar digitalt via internetbanken innan transaktionerna går igenom. Signaturlista över firmatecknare, attestberättigande vid beslutsattest samt utanordnare skall framgå av bilaga. 20
Bilaga 1 Signaturlista: Firmatecknare: Ordförande Vice ordförande Attestberättigande vid beslutsattest: Firmatecknare Utanordnare: Ordförande Vice ordförande Kansliansvarig 21