Rapport avseende granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Härryda kommun

Rapport avseende granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Härryda kommun Januari 2015

Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 4 2. Granskning 5 3. Diskussion och bedömning 16

Sammanfattning Sammanfattningsvis konstaterar vi att kommunen har god organisering samt goda strukturer och styrdokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet. I stort bedöms det systematiska arbetsmiljöarbetet fungera, dock med vissa noterade brister. Kommunen behöver bl.a. säkerställa att befintliga rutiner tillämpas fullt ut och att styrning, uppföljning och kontroll över utbildningsverksamheten förbättras. Rutiner och riktlinjer Arbetsmiljöpolicy och Skriftlig rutin vid arbetsskada och/eller tillbud bedöms, tillsammans med övriga styrdokument, vara utformade i enlighet med lagstiftarens intentioner, samt kunna utgöra en ändamålsenlig grund för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Tillämpningen av befintliga rutiner behöver emellertid förbättras. Det har bl.a. noterats att pedagoger har ett eget intranät som inte innehåller alla rutiner, riktlinjer och policyer avseende arbetsmiljömiljöarbetet, vilket kan minska tillgängligheten för dem. Uppföljning Centrala samverkansgruppen (CSG), tillika skyddskommitté, genomför årligen en genomgång och analys av inrapporterade arbetsskador/tillbud som har inträffat. Om problematiken är sektorövergripande ska åtgärder initieras och beslutas på kommundirektörsnivå, dvs. av CSG som skyddskommitté. Sektorsspecifika åtgärder ska diskuteras på sektorråd, tillika skyddskommittéer, för att därefter beslutas av sektorchef. CSG genomför emellertid inte en aktiv uppföljning/kontroll av att uppföljning på enhetsnivå utförs. Återrapportering till kommunstyrelsen avseende arbetsmiljöarbetet görs årligen avseende sjukfrånvaro för kommunen och nyckeltal inom personalområdet. Även medarbetarenkäten, som genomförs vart annat år, redovisas för kommunstyrelsen. Hantering av eventuella tillbud och arbetsskador Kommunen har etablerade strukturer, rutiner och stöddokument för uppföljning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro. Ansvarsfördelningen avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet Kommunen bedöms ha en ändamålsenlig organisering av arbetsmiljöarbetet som följer organisationens ordinarie nivåindelning. Uppgifter och ansvar är tydligt delegerade på ett strukturerat och formaliserat sätt. Kommunen har emellertid inte någon rutin för att ha kontroll över hanteringen av de undertecknade dokumenten avseende uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor, som alla chefer ska underteckna. Utbildning Utbildning inom arbetsmiljöfrågor sker framförallt internt i kommunen. Här finns emellertid ett utvecklingsbehov avseende styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa olika gruppers utbildning och aktualitet. 1

Iakttagelser Kommunens styrdokument inom arbetsmiljöområdet bedöms kunna utgöra en ändamålsenlig grund för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Kommunen bedöms, i huvudsak, har etablerade rutiner och stöddokument för uppföljning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro. Intervjuerna och stickprov indikerar emellertid att tillämpningen av rutiner avseende arbetsskador och tillbud i vissa delar kan vara bristfällig då exempelvis dokumentationen ibland stannar kvar på enhetsnivå, att uppföljning av arbetsskada/tillbud inte dokumenteras eller att närmaste chef inte alltid fyller i anmälan tillsammans med arbetstagaren vid skada eller tillbud. CSG utför inte en aktiv uppföljning/kontroll av att uppföljning på enhetsnivå, avseende åtgärder kopplade till arbetsskador och tillbud, görs. Organisering och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbetet följer en tydlig struktur och är tydligt dokumenterade. Utbildning av olika typer av skyddsombud för anställda medarbetare bör, enligt de intervjuade, hållas minst vart fjärde år. Kommunen har emellertid inte en fullständig överblick och kontroll över vilka fackliga skyddsombud (eller elever/studenter) som gått vilken utbildning, om de gått utbildning eller när de gått utbildningen. Ett ökat användande av riskanalyser på enhetsnivå skulle kunna främja arbetsmiljöarbetet. Kommande digital hantering av anmälan av tillbud/skada kan öka kvaliteten hos inkommen dokumentation. Det kan samtidigt bli en tröskel för vissa medarbetare som gör att anmälan inte inkommer över huvud taget och denna risk bör beaktas. Olika intranät/informationsplattformar för skola å ena sidan och å andra sidan övriga kommunala verksamheter kan skapa svårigheter gällande informationstillgänglighet för vissa verksamheter och/eller grupper av medarbetare. Dokumentationsrutiner för protokollförda samverkansgruppsmöten kan behöva utvecklas. Förutsättningarna för att tillse att enhetsråd äger rum kan behöva förbättras. Systematiskt arbetsmiljöarbete finns inte med som stående punkt på agendan, vid alla arbetsplatsträffar (APT). De intervjuade skyddsombuden upplever att det systematiska arbetsmiljöarbetet och rutinerna kopplat till arbetsmiljöarbetet, över lag fungerar bra inom kommunen. Ett stickprov visar att rutinen att, efter gjord anmälan och utredning, göra en uppföljning, inte alltid dokumenteras. Svar på revisionsfrågan Vi bedömer att kommunstyrelsen till övervägande del säkerställer att det finns arbetssätt och rutiner för att säkerställa att kommunens systematiska arbetsmiljöarbete är ändamålsenligt. Rekommendationer Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunen att: Säkerställa att befintliga rutiner inom det systematiska arbetsmiljöarbetet tillämpas fullt ut. Skapa en rutin för aktiv uppföljning/kontroll av att uppföljning av arbetsmiljöåtgärder på enhetsnivå utförs. Säkerställa att styrning, uppföljning och kontroll avseende utbildning inom arbetsmiljöområdet fungerar. Överväga att införliva lämpliga delar av rutiner inom arbetsmiljöområdet i ett kommande ärendehanteringssystem. Överväga att skapa en rutin för att ha kontroll över hanteringen av de undertecknade dokumenten avseende uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor, som alla chefer ska underteckna. Överväga att besluta att arbetsmiljöfrågor ska vara en stående punkt på alla samverkansgruppers agendor. Undersök hur de grupper av pedagoger som normalt sett inte använder kommunens intranät IDA, på ett enkelt sätt, ska få tillgång till samtliga arbetsmiljödokument. 2

Undersök hur dokumentationsrutiner för protokollförda samverkansgruppsmöten kan utvecklas. Undersök hur förutsättningarna för att tillse att enhetsråd äger rum kan förbättras. Undersök om och hur ett ökat användande av riskanalyser på enhetsnivå skulle kunna främja arbetsmiljöarbetet. Göteborg, 2015-01-09 DELOITTE AB Johan Osbeck Certifierad kommunal revisor Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor 3

1. Inledning Uppdrag och bakgrund Deloitte har fått uppdraget av Härryda kommuns förtroendevalda revisorer, att utföra en granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och skall se till att arbetsmiljöarbetet ingår som en naturlig del i verksamheten. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete handlar bl.a. om att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftade till att bedöma om Härryda kommun har ett systematiskt arbetsmiljöarbete som är ändamålsenligt? Revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen att arbetssätt och rutiner finns för att säkerställa att kommunens systematiska arbetsmiljöarbete är ändamålsenligt? I granskningen behandlades dessutom följande underliggande revisionsfrågor: Vilka rutiner och riktlinjer finns avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur sker uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur hanteras eventuella tillbud? Hur ser ansvarsfördelningen inom kommunen ut avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet? Sker utbildning inom området? Metod och revisionskriterier Granskningen har utförts genom analys av kommunens dokumentation kopplad till området systematiskt arbetsmiljöarbete. Intervjuer har genomförts med personalchef och personalspecialister samt fackliga representanter/skyddsombud. Revisionskriterier i denna granskning var: Arbetsmiljölagen. Kommunens interna policyer, riktlinjer och övriga styrdokument. Granskningen har faktakontrollerats av intervjuade personer. Avgränsning Granskningen avgränsades till perioden 2014. 4

2. Granskning Inledning I detta kapitel beskrivs av lagar, policyer och riktlinjer som ligger till grund för det systematiska arbetsmiljöarbetet i Härryda kommun. Därefter redogörs för intervjuer med personalchef, personalspecialister samt fackliga representanter/skyddsombud. Avslutningsvis redovisas utfall av stickprov avseende följsamhet av rutiner, signering av arbetsmiljöuppgifter, riskanalys och utbildningsstatus hos skyddsombud. Iakttagelser redovisas löpande. Arbetsmiljölagen I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Här finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, samt regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet såsom; tekniska fysiska, arbetsorganisatoriska, sociala och arbetets innehåll. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall (3 kap, 2 ). Arbetsgivaren skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Han ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplanernas. Arbetsgivaren ska i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna. Handlingsplaner ska därvid upprättas. Arbetsgivaren ska vidare se till att det i hans verksamhet finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet för fullgörande av de uppgifter som vilar på honom (3 kap, 2a ). På ett arbetsställe, där minst fem arbetstagare regelbundet sysselsätts, ska det bland arbetstagarna utses ett eller flera skyddsombud (arbetsmiljöombud). Skyddsombud ska utses även på ett annat arbetsställe, om arbetsförhållandena kräver det. För skyddsombud bör ersättare utses (6 kap, 2 ). 5

Skyddsombud ska delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud ska vidare delta vid upprättande av handlingsplaner (3 kap, 2a ). Arbetsgivaren ska underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får erforderlig utbildning (6 kap, 4 ). Elevskyddsombuden utses av eleverna och studerandeskyddsombuden av de studerande. Huvudmannen för utbildningen ska se till att elevskyddsombuden och studerandeskyddsombuden får den utbildning och den ledighet som behövs för uppdraget (6 kap, 18 ). Policyer, handlingsplaner och rutiner Nedan följer en redogörelse för vilka policyer, rutiner och övriga styrdokument som ligger till grund för Härryda kommuns systematiska arbetsmiljöarbete. Därefter följer en utförligare genomgång av Arbetsmiljöpolicy och Rutin vid arbetsskada/tillbud. Arbetsmiljöpolicy, antagen av kommunstyrelsen 2007-10-01 Skriftlig rutin vid arbetsskada och/eller tillbud Handlingsplan hot och våld Alkohol- och drogpolicy Handlingsplan till alkohol- och drogpolicy Likabehandlingsplan Handlingsplan vid trakasserier eller kränkande särbehandling Trafiksäkerhets/resepolicy Samverkansavtalet Årsplan/sammanträdestider för Centrala Samverkansgruppen (CSG) Delegationsordning Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor till samtliga chefer Arbetsmiljöpolicy Anställda skall inte behöva riskera skador eller ohälsa på grund av arbetsförhållanden. Hälso-och arbetsmiljöarbetet ska stödja förutsättningarna att främja en sund livsstil för medarbetare och skall bidra till trivsel och gemenskap mellan medarbetare inom hela kommunens verksamhet. Arbetsgivare och medarbetare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Hälso- och arbetsmiljöarbetet måste bedrivas såväl kort- som långsiktigt. Resurser ska avsättas inom kommunen så att god hälsa och arbetsmiljö samt arbetslivsinriktad rehabilitering tillgodoses. Den ständigt pågående utvecklingen förutsätter att arbetsgivaren i samverkan och utifrån ett verksamhetsperspektiv bedriver kontinuerlig planering, styrning, kontroll och uppföljning av hälsa och arbetsmiljö. Det systematiska arbetsmiljöarbetet präglas av att aktörerna (chefer, medarbetare och skyddsombud) samverkar och drar nytta av varandras kunskaper, erfarenheter och idéer. Utbildning för att säkerställa kompetens inom dessa områden kan ske på olika sätt. Arbetsgivaren måste ansvara för att kunskap och rutiner finns inom området som alla aktörer är väl förtrogna med. En arbetsfördelning av uppgifterna inom arbetsmiljöarbetet ska finnas inom varje sektor. Där klarläggs förhållandena så att alla; förstår sin roll och sitt uppdrag, kan ta sitt ansvar och har nödvändiga kunskaper och befogenheter. Rehabilitering ska initieras tidigt, hanteras professionellt och bygga på samverkan. Varje chef är ansvarig för att initiera rehabiliteringsarbetet för personalen och för att följa kommunens riktlinjer för 6

rehabiliteringsarbetet. Inom kommunen ska särskilda resurser finnas för stöd i rehabiliteringsarbetet. Föreskrifterna från Arbetsmiljöverken avseende rehabilitering och arbetsanpassning ska vara väl kända av alla chefer. Företagshälsovård ska vara ett stöd till hälso- och arbetsmiljöarbetet inom verksamheten. Skriftlig rutin vid arbetsskada och/eller tillbud Vid arbetsskada skall det upprättas en skadeanmälan till försäkringskassan, anmälan upprättas av arbetsledare, medarbetare och skyddsombud. Medarbetaren skall även alltid fylla i blankett Skadeanmälan TFA-KL Anmälan om arbetsskada skall skickas till personalfunktionen som sedan skall skicka den vidare till försäkringskassan, arbetsledare och skyddsombud behåller kopior. Arbetsledaren sänder kopia till verksamhetschef (alternativt sektorchef inom de mindre sektorerna) för bland annat rapport till verksamhetsråd/sektorråd. Vid anmälan om tillbud skall arbetsledaren spara originalet och sedan lämna kopia till medarbetare, skyddsombud, verksamhetschef/sektorchef och personalfunktionen. Handlingsplaner och riktlinjer beskriver hur förvaltningens organisation ska fungera i arbetet vid arbetsskador och tillbud. Chefen ansvarar för att det utförs en utredning och uppföljning av arbetsskada och/eller tillbud som uppstått. Iakttagelser Arbetsmiljöpolicyn och Skriftlig rutin vid arbetsskada och/eller tillbud bedöms, tillsammans med övriga styrdokument, vara utformade i enlighet med lagstiftarens intentioner. Dessa styrdokument bedöms kunna utgöra en ändamålsenlig grund för kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Intervjuer Nedan följer sammanställningar av vad som framkom under intervjuer med personalchef och personalspecialister och samt fackliga representanter/skyddsombud. Respektive frågeområde följs av våra iakttagelser. Intervjuer med kommunens tjänstemän Vilka rutiner och riktlinjer finns avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet? De intervjuade redogör för aktuella kommunala styrdokument. Se sammanställning under rubriken Policyer, handlingsplaner och rutiner, ovan. Hur sker uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet? Personalfunktionen/personalchefen föredrar en gång per termin övergripande om personalfrågor. I det ingår bland annat nyckeltal inom personalområdet såsom sjukfrånvaro, GR:s (Göteborgsregionens kommunalförbund) nyckeltal hälsa och ohälsa samt andra förekommande nyckeltal, exempelvis medarbetarenkäten för kommunstyrelsen. Arbetsskadestatistik redovisas normalt inte till kommunstyrelsen. Information om arbetsskador kan dock presenteras vid specifika händelser. CSG genomför årligen en genomgång av inrapporterade arbetsskador/tillbud som har inträffat inom kommunen. Sammanställningen av material inför den genomgången görs av personalfunktionen. Samtliga sammanträden protokollförs och återfinns på intranätet, IDA. CSG genomför en riskbedömning och därefter en analys av utfallet. Det är inte alltid analysen utmynnar i en åtgärd. Stickskador är ett exempel på tillbud där anmälan inkommit ett flertal gånger. Analys av orsaker och möjliga åtgärder gjordes. Ärendet är protokollfört av CSG samt sektorrådet för socialtjänsten och åtgärd har vidtagits av aktuell sektor. Personalfunktionen saknar vetskap huruvida beslut om åtgärd 7

har protokollförts av sektorn dock har sektorn informerat CSG om att inköp av nya sprutor har genomförts. Åtgärder som kan behöva vidtas med anledning av genomgången beslutas och vidtas sedan av respektive sektor. CSG erhåller vetskap om eventuella åtgärder som vidtagits via diskussioner under sektors- och verksamhetsråden. CSG genomför däremot inte en aktiv uppföljning/kontroll av att uppföljning på enhetsnivå utförs. Den centrala ledningen i kommunen genomför vartannat år en medarbetarenkät som bl.a. syftar till uppföljning av arbetsmiljön i organisationen. Senaste enkäten gjordes år 2013. Resultatet av medarbetarenkäter tas fram sektorsvis. Vid gränsvärde under 3 för de 16 allmänna påståendena och under fyra för frågorna kring likabehandling, på en skala mellan 1-5 skall handlingsplan upprättas och upprättad handlingsplan skall även delges skyddskommittén. Fackförbunden/ skyddsombud kan i de fall de anser att en viss skada/tillbud kräver visst fokus diskutera det på sektorråd vilket i sin tur ibland också kan leda till upprättande av handlingsplan. Iakttagelser Kommunen har etablerade rutiner och stöddokument för uppföljning av arbetsskador, tillbud och sjukfrånvaro. Vid genomgång av presentationsmaterial avseende medarbetarundersökning 2013 till CSG, gällande kommunnivån, framgick att vissa medarbetare upplevde en hög arbetsbelastning och brist på ordning och reda på arbetsplatsen. CSG genomför inte en aktiv uppföljning/kontroll av att uppföljning på enhetsnivå avseende åtgärder kopplade till arbetsskador och tillbud utförs. Hur hanteras eventuella tillbud? Rutinen för vad den anställda skall göra vid eventuell arbetsskada/tillbud finns skriftligen på intranätet, IDA, tillsammans med blanketter. Vid arbetsskada och/eller tillbud ska Skriftlig rutin vid arbetsskada och/eller tillbud följas. Den anställda ska tillsammans med närmsta chef fylla i en arbetsskade- och tillbudsanmälan. Samtliga skador/tillbud skall anmälas till närmaste chef. Chefen är ansvarig för att det sker en utredning och uppföljning av händelsen samt att skyddsombud kontaktas. Enhetschefen ska därefter erhålla originalanmälan av tillbud och kopia skall lämnas till verksamhetschef/funktionschef, skyddsombud samt till personalfunktionen för registrering av arbetsskada/tillbud. Vid arbetsskada ska originalet via personalfunktionen till försäkringskassan. Chefen ansvarar vidare för att utredning och uppföljning genomförs och, som nämnts ovan, att skyddsombuden kontaktas angående arbetsskadan/tillbudet. Utredningen skall dokumenteras av chef och en handlingsplan/riskanalys skall upprättas. Samtliga arbetsskador och tillbud skall alltså rapporteras till personalfunktionen, dock har de intervjuade vetskap om att dokumentationen ibland stannar kvar på enhetsnivå. Allvarliga skador bedöms dock, av de intervjuade, alltid rapporteras till personalfunktionen. 8

Tabell 1. Arbetsskador och tillbud i Härryda kommun, år 2004-2013. År Arbetsskador Tillbud 2004 166 168 2005 120 200 2006 130 145 2007 151 202 2008 166 117 2009 235 120 2010 167 109 2011 212 243 2012 226 323 2013 186 175 Samtliga arbetsskador/tillbud som rapporteras till personalfunktionen sammanställs manuellt i ett Excel-ark. Ovan visas en översikt som beskriver inrapporterade arbetsskador och tillbud i Härryda kommun, mellan åren 2004 och 2013. Iakttagelser Kommunen bedöms, i huvudsak, ha fungerande rutiner avseende arbetsskador/tillbud. Intervjuerna indikerar emellertid att tillämpningen av rutiner avseende arbetsskador och tillbud i vissa delar kan vara bristfällig då dokumentationen ibland stannar kvar på enhetsnivå. Antalet rapporterade arbetsskador är färre de fem första åren och något fler de fem sista åren, i spannet 2004-2013. De rapporterade tillbuden ligger på en relativt likartad nivå samtliga år, med undantag för en tydlig ökning under år 2012. Hur ser ansvarsfördelningen inom kommunen ut avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet? Kommunstyrelsen ansvarar för att det finns ett systematiskt arbetsmiljöarbete i kommunen. Kommunstyrelsen har genom delegationsordningen delegerat arbetsmiljöuppgifter ner i organisationen till respektive chefsnivå med befogenheter genom budget-, personal- och verksamhetsansvar. Vissa medarbetare, exempelvis lärare i kemi eller slöjd, har även delegerade arbetsmiljöuppgifter. Från kommunstyrelsen fördelas arbetsuppgifterna av arbetsmiljöarbetet alltså till kommundirektören. Var och en som är chef för underställd personal skall tillse att arbetsmiljöarbetet sker utifrån gällande lagar avtal, föreskrifter och policyer. Samtliga chefer skall skriva under en uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor (Se Stickprov, nedan.) och i det dokumentet tydliggörs vilka arbetsmiljöuppgifter respektive chef har, inom ramen för arbetsmiljöarbetet. Respektive chef ansvarar för arbetsmiljön inom sitt område och ansvarar för vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljöområdet till underställda chefer. Inom samtliga samverkansråd är minst en av ledamöterna skyddsombud. Uppföljning av tillbud, skada och systematisk sjukdom skall göras av respektive chef. 9

Nedan beskrivs nivåerna enligt delegationsordningen: Figur 1. Chefsnivåer inom Härryda kommun. Arbetsmiljöarbetet är en av flera processer som omfattas av Samverkansavtal inom Härryda kommun. Avtalet ska främja samverkan mellan olika delar av organisationen, mellan chefer, fackliga organisationer och medarbetare på arbetsplatserna. Samverkanssystemet syftar till att integrera hälsa, arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhetsfrågor. Samverkansavtalets arbetsgrupper följer chefsnivåerna. Se figur 2, nedan. Figur 2. Grupper och nivåer inom samverkansavtalet inom Härryda kommun. Central samverkan CSG, centrala samverkansgruppen, utgör kommunens centrala skyddskommitté där frågor av policykaraktär som avser hela kommunen behandlas. Sektorråd Inom sektorerna ansvarar sektorrådet för planering av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom sitt ansvarsområde. Det innebär att sektorrådet planerar, kontrollerar och följer upp hälso- och arbetsmiljöförhållanden. Sektorrådet ansvarar för att skapa samsyn avseende arbetsmiljöfrågor inom hela sin sektor och har övergripande planering och uppföljning för sektorn. I samverkansgrupper deltar representanter för arbetsgivaren och för de fackliga organisationerna så att informationsspridning sker och väsentliga frågor för arbetsplatsen när alla som berörs. 10

Verksamhetsråd och Enhetsråd Verksamhetsråd och enhetsråd är ej skyddskommittéer men arbetsmiljöfrågor tas normalt upp på dessa nivåer då förändringar och beslut har påverkan även på arbetsmiljön. Dokumentation från sektors- och verksamhetsråd skall finnas tillgängliga på IDA. APT, arbetsplatsträff På arbetsplatsträffar deltar samtliga medarbetare. I varje samverkansgrupp ansvarar parterna gemensamt för att antalet deltagare speglar fackliga organisationer på området samt att minst en av deltagarna är skyddsombud eller huvudskyddsombud. Samverkansgrupperna skall träffas minst fyra gånger per år. Som stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet har Härryda kommun följande resurser för verksamheten att tillgå: Personalfunktionen Oasen (Förebyggande arbete ex vid omorganisering för att förebygga ohälsa) Hälsoutvecklare och Hälsoinspiratörer Företagshälsovården Samtalsstöd Iakttagelser Organisering och uppgiftsfördelning följer en tydlig struktur och är tydligt dokumenterade varför kommunen bedöms ha en ändamålsenlig organisering av arbetsmiljöarbetet. Sker utbildning inom arbetsmiljöområdet? Samtliga skyddsombud, även elevskyddsombuden och chefer skall genomföra en introduktionsutbildning inom arbetsmiljöarbetet, därefter rekommenderas att utbildning erhålls vart fjärde år. Personalfunktionen ansvarar för att genomföra utbildningen för chefer och skyddsombud. Utbildningen utförs mellan 1-2 gånger per år beroende på behov. Den som bör gå utbildningen ska själv anmäla sig och respektive chef är ansvarig för att underställd går de utbildningar den rekommenderas att gå. En kvalitetssäkrad förteckning över vilka skyddsombud som har genomgått utbildning finns inte i nuläget. Skyddsombuden kan genomgå utbildningar hos de fackliga organisationerna dock finns ingen vetskap om samtliga har genomgått utbildningen. Se vidare stickprov utbildning nedan. Vi har även erhållit indikationer, vad gäller elevskyddsombud att det kan finnas brister att säkerställa att elevskyddsombuden i grundskola får utbildning om arbetsmiljö vi rekommenderar att det görs en kartläggning (Se intervju med skyddsombud, nedan). Vid statistikgenomgång av elevskyddsombuden på gymnasienivå noteras att fyra av fjorton elever inte har genomfört utbildning i arbetsmiljö. Iakttagelser Enligt arbetsmiljölagen svarar arbetsgivare och arbetstagare gemensamt för att skyddsombud får erforderlig utbildning (Se kapitel 1, ovan.) Utbildning av olika typer av skyddsombud för anställda medarbetare bör, enligt de intervjuade, hållas minst vart fjärde år. Kommunen har, enligt de intervjuade, inte en fullständig överblick och kontroll över vilka fackliga skyddsombud (eller elever/studenter) som gått vilken utbildning, om de gått utbildning eller när de gått utbildningen. 11

Övrig funderingar/kommentarer av de intervjuade tjänstemännen Nedan följer de intervjuades förslag till vad som kan förbättras och deras generella iakttagelser avseende arbetsmiljöarbetet: Riskanalys ska göras vid exempelvis större omorganiseringar och så sker också på sektornivå, dock görs de inte vid respektive enhet. De intervjuade tror att ett ökat användande av riskanalys på enhetsnivå skulle främja arbetsmiljöarbetet. Riskanalysen syftar till att identifiera och därefter i förebyggande syfte åtgärda bedömda risker kopplade till förändringsarbetet. På de anmälningar som inkommer till personalfunktionen är det ibland svårt att tyda och tolka själva händelsen som är beskriven på anmälningarna, då anmälningarna är handskrivna. Ibland påvisas avsaknad av kontaktinformation på inkomna anmälningar vilket försvårar uppföljningen. Härryda kommun har upphandlat ett nytt system som skall möjliggöra digitala anmälningar. Via kommunens intranät skall samtliga anställda kunna erhålla information om rutiner/riktlinjer för arbetsmiljöarbetet dock har det iakttagits att skolarna inte på ett enkelt sätt har tillgång till samtlig arbetsmiljöinformation då de till vardags använder sig av sitt egna nätverk. De intervjuade efterlyser en överenskommen struktur vad gäller att protokollföra möten i de olika samverkansgrupperna i kommunen. Det skulle exempelvis kunna ske på samma sätt som hos skyddskommittéerna som för protokoll som sedan publiceras på intranätet-ida. De intervjuade påpekar också att kommunen bör bli bättre på att tillse att enhetsråd sker. Enhetsråd sker idag på begäran av de anställda. Iakttagelser Ett ökat användande av riskanalys på enhetsnivå skulle kunna främja arbetsmiljöarbetet. Kommande digital hantering (det nyligen upphandlade digitala systemet, se ovan) av anmälan av tillbud/skada kan öka kvalitet hos inkommen dokumentation. Det kan samtidigt bli en tröskel för vissa medarbetare som gör att anmälan inte inkommer över huvud taget och denna risk bör beaktas. Olika informationsplattformar för skola å ena sidan och övriga kommunala verksamheter å andra sidan kan skapa svårigheter gällande informationstillgänglighet för vissa verksamheter och/eller grupper av medarbetare. Dokumentationsrutiner för protokollförda möten kan behöva utvecklas. Förutsättningarna för att tillse att tillse att enhetsråd sker kan behöva förbättras. Intervju med skyddsombud Skyddsombuden anser att det finns bra och tydliga rutiner och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet. Det finns en god dialog mellan chefer och fackliga företrädare, chefer använder fackliga ombud som kunskapskällor. De anser vidare att det finns en bra samverkan mellan chef och ombud på enhetsnivå. Genom samverkansgrupper diskuteras olika frågor kring arbetsmiljöarbetet. De fackliga företrädarna erhåller en introduktionsutbildning men anser att de saknar den kontinuerliga utbildning som skall erhållas vart fjärde år. För detta ändamål har de fackliga organisationerna; Lärarförbundet, Lärarnas riksförbund, Kommunal, Vision, Saco och Vårdförbundet kontinuerliga utbildningar. Vidare pekar de på, vad gäller elevskyddsombud (grundskola), att det kan finnas brister avseende att säkerställa att elevskyddsombuden får utbildning om arbetsmiljö. Skyddsombuden har noterat att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte alltid är med som punkt vid samtliga arbetsplatsträffar (APT), vilket de anser att det bör vara. Vidare har skyddsombuden noterat att det vid skador/tillbud inte alltid genomförs en formell anmälan till sektorråd/skyddskommitté, kännedomen om händelsen stannar kvar på enhetsnivå. Samtliga rutiner och riktlinjer för arbetsmiljöarbetet återfinns på intranätet IDA. Pedagoger har emellertid ett eget intranät vilket innebär att de inte har eller skaffar sig tillgång till erforderlig information. Skyddsombuden 12

har vid vissa tillfällen iakttagit bristande kunskaper om rutiner vid arbetsskada/tillbud hos medarbetare och chefer i kommunen. Anmälningar har exempelvis gjorts till arbetsmiljöverket men inte till närmaste chef eller sektorchef på det sätt som de interna riktlinjerna föreskriver. Skyddsombuden anser att de erhåller information vid arbetsskada/tillbud, dock kan det ibland ta lång tid innan vetskap erhålls om samtliga ärenden samt att erhålla kopior på anmälningar för samtliga anmälningar. Vid skada eller tillbud skall närmaste chef fylla i anmälan tillsammans med arbetstagaren, vilket också står skrivet på blankett för anmälan, dock upprättas anmälan mestadels av fackliga företrädare tillsammans med medarbetaren. Vid arbetsskada eller tillbud skall personalfunktion, sektors/verksamhetsråd informeras. Dock har de intervjuade skyddsombuden noterat att korrekt kommunikation med verksamhetsnivå inte alltid sker. Uppföljning av arbetsskador/tillbud genomförs på sektorråden. Skyddskommittén genomför en årlig genomgång av samtliga arbetsskador och tillbud. Sammanställningen av arbetsskador/tillbud under året analyseras. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker bl.a. genom medarbetarenkäter som utförs vart annat år. Återrapportering sker på enhetsnivå men, enligt de intervjuade, inte upp till central nivå. De fackliga företrädarna anser att det borde finnas en återrapportering till högre nivå, exempelvis sektornivå. De intervjuade upplever att det systematiska arbetsmiljöarbetet och rutinerna kopplat till det, fungerar bra över lag. Vidare konstaterar skyddsombuden att arbetsmiljöarbetet måste få ta tid och att de fackliga företrädarna måste få den tiden för att kunna utföra sitt arbete. Iakttagelser Skyddsombuden anser att det finns en bra samverkan mellan chefer och ombud på enhetsnivå. Det kan finnas brister avseende elevskyddsombudens arbetsmiljöutbildning. Systematiskt arbetsmiljöarbete finns inte med på agendan som stående punkt vid alla arbetsplatsträffar (APT). Närmaste chef fyller inte alltid i anmälan tillsammans med arbetstagaren vid skada eller tillbud. De intervjuade skyddsombuden upplever att det systematiska arbetsmiljöarbetet och rutinerna kopplat till arbetsmiljöarbetet, över lag fungerar bra inom kommunen. Stickprov Rutiner Vid utförd stickprovskontroll testades rutin avseende upprättad skadeanmälan och utredning. Härvid noterades avsaknad av dokumenterad uppföljning. Utifrån uppföljande intervju med personalfunktionen har dock muntlig kommunikation av åtgärd skett till CSG och sektors- och verksamhetsnivå. Stickprovet visar att rutinen, efter gjord anmälan och utredning, göra en uppföljning, inte alltid dokumenteras. Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor till chef Samtliga chefer inom kommunen ska signera uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor, från kommundirektör till enhetschef. Vi kontrollerade signering av dokumentet, Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor till XXX-chef, som bl.a. föreskriver roll, uppgifter och ansvar avseende arbetsmiljö. Kontrollen omfattade kommundirektör, samtliga sektorchefer, central administration, samtliga enhetschefer inom sektor TOF samt delar av sektor UTK. Stickprovet utföll utan anmärkning. 13

Riskanalys Inför omorganisation inom vissa funktioner inom SHB, UTK och TOF år 2013 genomfördes riskanalyser. Riskanalys TOF inhämtades. Stickprovet utföll utan anmärkning Utbildning Detta stickprov syftade till att skapa en översiktsbild över skyddsombudens utbildningsstatus. Arbetsmiljölagen föreskriver att: Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får erforderlig utbildning. Kommunens Arbetsmiljöpolicy föreskriver att: Utbildning för att säkerställa kompetens inom dessa områden kan ske på olika sätt. Arbetsgivaren måste ansvara för att kunskap och rutiner finns inom området som alla aktörer är väl förtrogna med. Skyddsombud Tabell 2. Skyddsombudens utbildningsstatus år 2011-2012 eller äldre. Utbildningsår Antal skyddsombud som gått utbildning 2011 2 2012 9 Ej senaste 4 år 156 Totalsumma 167 Av de totalt 167 redovisade skyddsombuden/ huvudskyddsombuden har 156 inte genomgått någon utbildningsinsats i sin roll som skyddsombud under de senast fyra åren eller ännu längre tillbaka i tiden. Kommunen bekräftar alltså att 11 medarbetare genomgått utbildningen i arbetsgivarens regi, under de senast fyra åren. Hur många som genomgått eller inte genomgått utbildning i de fackliga organisationernas regi, under de senast fyra åren, har kommunen inte kontroll över. Av huvudskyddsombuden är det inte någon som genomgått utbildning under de senaste fyra åren. Chefer Personalspecialisterna inom kommunen har upprättat en förteckning över samtliga chefer som genomgått den interna arbetsmiljöutbildningen. 3 av 19 nyanställda chefer 2013 inte har genomgått den interna arbetsmiljöutbildningen. Två av bortfallen beror på sjukdom och ett på att chefen är nyanställd. Stickprovet visar att huvuddelen av kommunens skyddsombud inte genomgått rollanknuten utbildning de senaste fyra åren trots att så ska ske enligt intervjuade tjänstemän (Se Intervju men kommunens tjänstemän, ovan.). Vidare framkom att 3 av 19 chefer inte genomgått den interna arbetsmiljöutbildningen. 14

Iakttagelser Kommunens uppgiftsfördelning av arbetsmiljöfrågor bedöms fungera väl likväl som riskanalys i samband med omorganisation. Det finns inte reglerat i lag eller i kommunala styrdokument hur eller hur ofta ett skyddsombud/ huvudskyddsombud behöver/ska kompetensutvecklas. I intervju med kommunens tjänstemän framkommer emellertid att utbildning ska genomföras minst vart fjärde år. Med tanke på hur stor andel av alla skyddsombud som inte genomgått utbildning, såvitt kommunen kan styrka, under minst de fyra senaste åren, kan det föreligga en risk att kommunens skyddsombud har bristande alternativt inaktuell kunskap avseende vissa delar inom sitt ansvarområde. (Gällande elevers och studenters arbetsmiljöutbildning, se Intervju med skyddsombud, ovan.) 15

3. Diskussion och bedömning Inledning I detta kapitel redovisas en samlad bild av Härryda kommuns systematiska arbetsmiljöarbete följt av en sammanfattande bedömning. Det systematiska arbetsmiljöarbetet Under granskningen konstateras att Härryda kommun upprättat policyer, handlingsplaner, avtal (samverkansavtal) och rutinbeskrivningar som tydligt reglerar hur arbetsmiljöarbetet skall genomföras och vem som ansvarar för planering, uppföljning och kontroll av miljöarbetet. Dessa bedöms ändamålsenliga, vilket skapar goda förutsättningar för ett systematiskt arbetsmiljöarbete. För att undersöka om implementering av styrdokument genomförts utfördes stickprovskontroller och samtliga uppgiftsfördelningar av arbetsmiljöfrågor som kontrollerades var upprättade och signerade. Vid granskningstillfället noterades dock att det saknades en skriftlig rutin för hur och var upprättade uppgiftsfördelningar av arbetsmiljöuppgifter ska förvaras. Vidare konstaterades genom stickprov att rutin vid arbetsskada/ tillbud inte följs fullt ut gällande att chef ska fylla i anmälan tillsammans med medarbetare samt att chefen ska göra dokumenterad uppföljning av ärendena. Detta bekräftades även under intervjuerna. CSG genomför årligen en genomgång och analys av inrapporterade arbetsskador/tillbud som har inträffat. Åtgärder som kan behöva vidtas med anledning av genomgången beslutas och vidtas sedan inom respektive sektor. Intervjuer och stickprov indikerar att tillämpningen av rutiner avseende arbetsskador och tillbud i vissa delar kan vara bristfällig. Under intervjuer med personalfunktionen och skyddsombud framkom det exempelvis att de iakttagit att samtliga anmälningar avseende arbetsskada/tillbud inte alltid rapporteras till personalfunktion och/eller sektors-och verksamhetschef. Detta innebär att det kan finnas ett mörkertal av arbetsskador/tillbud. För att säkerställa att samtliga arbetsskador registreras på ett korrekt sätt, att utredning och uppföljning utförs samt säkerställa att analys och uppföljning på den centrala nivån utgår ifrån korrekta underlag bör Härryda kommun se över hur processen kan integreras och eventuellt automatiseras i exempelvis ett ärendehanteringssystem. Det har framkommit att pedagoger har ett eget intranät som inte innehåller samtlig information avseende arbetsmiljöfrågor. För att säkerställa att samtliga anställda i organisationen har kunskap om/tillgång till rutiner, riktlinjer och policyer för arbetsmiljöarbetet är det av vikt att informationen på ett enkelt sätt finns tillgänglig för hela organisationen. Vidare har det framkommit att arbetsmiljöfrågor, vid arbetsträffar, inte finns som stående punkt på agendan. För att säkerställa att frågan kring arbetsmiljöarbetet berörs på samtliga arbetsträffar bör arbetsmiljöarbetet vara en stående punkt på agendan. Deloitte har tagit del av en preliminär förteckning över antalet skyddsombud som erhållit utbildning avseende arbetsmiljön under de senaste fyra åren. Utfallet bekräftar att 11 skyddsombud av 167 har genomgått utbildning hos arbetsgivaren under de senaste fyra åren. Hur många som gått utbildning 16

genom de fackliga organisationernas försorg är inte känt. 3 av 19 nya chefer inte har genomgått arbetsmiljöutbildningen. Vid statistikgenomgång av studerandeskyddsombuden på gymnasienivå noterades att fyra av fjorton elever inte har genomfört utbildning i arbetsmiljö. Inom grundskolan bedömde intervjuade att det kunde finnas brister gällande elevskyddsombudens utbildning. Kommunens styrning och kontroll över utbildning inom systematiskt arbetsmiljöarbete behöver utvecklas. CSG och sektorråden är tillika skyddskommittéer och ansvarar för den övergripande översynen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar att CSG och sektorråden har vissa rutiner för uppföljning av arbetsmiljön i Härryda kommun. Bl.a. utförs årlig analys av samtliga arbetsskador/tillbud och medarbetarenkäten vart annat år. Sammanfattningsvis konstaterar vi att kommunen har god organisering samt goda strukturer och styrdokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet. I stort bedöms det systematiska arbetsmiljöarbetet fungera, dock med vissa noterade brister. Kommunen behöver bl.a. säkerställa att befintliga rutiner tillämpas fullt ut och att styrning, uppföljning och kontroll över utbildningsverksamheten förbättras. 17

About DeloitteDeloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of DTTL and its member firms. Please see www.deloitte.com/us/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte LLP and its subsidiaries. Certain services may not be available to attest clients under the rules and regulations of public accounting. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2015 Deloitte AB 18