SUS Samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan
Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION... 4 1.1 VERSIONSHANTERING... 4 2 UPPFÖLJNINGSSYSTEMET SUS... 5 2.1 SUS OCH SAMARBETET MELLAN ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN... 5 2.2 BEHÖRIGHETER OCH UPPDRAG... 5 2.2.1 Behörigheter... 5 2.2.2 Uppdrag... 6 2.3 ATT LOGGA IN I SUS... 7 2.4 SAMTYCKE... 7 3 TIPS NÄR DU NAVIGERAR I SUS... 8 3.1 SÅ HÄR ÄR SYSTEMET UPPBYGGT... 8 3.2 SPARA... 9 3.3 SÖK... 9 3.4 VISA ANVÄNDARE... 11 3.4.1 Uppdrag i samverkansorganisation... 11 3.4.2 En organisations alla användare... 14 3.5 INFORMATIONS-, FEL- OCH VARNINGSMEDDELANDE... 16 3.5.1 Felmeddelande för felaktig registrering... 16 4 ADMINISTRERA SAMVERKANSORGANISATIONEN (SAMVERKANSADMINISTRATÖR)... 17 4.1 SAMVERKANSORGANISATION I SAMARBETET MELLAN ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN... 17 4.2 HANTERA SAMVERKANSORGANISATION... 17 4.2.1 Basuppgifter... 18 4.2.2 Kontaktinformation... 19 4.2.3 Samverkansadministratörer... 20 4.2.4 Tilldela uppdrag till samverkansadministratör... 20 4.2.5 Ta bort uppdrag för samverkansadministratör... 22 4.2.6 Insatsansvariga för samverkansorganisationen... 22 4.2.7 Tilldela uppdrag till insatsansvarig... 23 4.2.8 Ta bort uppdrag från insatsansvarig... 24 5 TILLDELA DELTAGARANSVARIGA UPPDRAG (INSATSANSVARIG)... 26 5.1 INSATSER I AF/FK-SAMARBETE ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN... 26 5.2 TILLDELA UPPDRAG TILL DELTAGARANSVARIGA... 26 5.2.1 Samverkansorganisation... 27 5.2.2 Insatsuppgifter... 27 5.2.3 Ingående organisationer... 28 5.2.4 Deltagaransvarig för insatsen... 28 5.2.5 Tilldela uppdrag till deltagaransvarig... 29 5.2.6 Ta bort uppdrag från deltagaransvarig... 30 6 ALLMÄNT OM REGISTRERING AV DELTAGARENS MEDVERKAN I INSATSER... 32 6.1 SAMARBETET I SUS... 32 6.2 REGISTRERING I SUS... 32 7 REGISTRERA MEDVERKAN (DELTAGARANSVARIG)... 34 7.1 REGISTRERA MEDVERKAN... 34 7.1.1 Deltagarinformation... 35 7.1.2 Registrera övergång... 36 7.1.3 Ta bort en felregistrerad övergång.... 37 Copyright, Försäkringskassan Sid. 2 (73)
8 REGISTRERA UPPGIFTER (DELTAGARANSVARIG)... 38 8.1 REGISTRERA UPPGIFTER... 38 8.2 REGISTRERINGSTILLFÄLLEN... 39 8.2.1 Begäran om gemensam kartläggning... 39 8.2.2 Gemensam kartläggning... 43 8.2.3 Avslutad gemensam kartläggning... 44 8.2.4 Planerade arbetsförberedande insatser... 44 8.2.5 Planerade arbetslivsinriktade insatser... 45 8.2.6 Start arbetsförberedande insatser... 45 8.2.7 Start arbetslivsinriktade insatser... 45 8.2.8 Efter arbetsförberedande insats... 46 8.2.9 Efter arbetslivsinriktad insats... 46 8.2.10 Konsultativt stöd till arbetsgivare... 47 8.2.11 Personen avbryter samarbete eller återta samtycke... 47 8.2.12 Avslutat samarbete... 47 9 BYT KONTOR (DELTAGARANSVARIG)... 52 9.1 BYT HANDLÄGGANDE KONTOR... 52 9.1.1 Hämta uppgifter... 52 9.1.2 Byt kontor till... 53 10 VISA HISTORIK (DELTAGARANSVARIG)... 55 10.1 HISTORIK ENSKILD DELTAGARE... 55 10.2 VISA DELTAGARE... 57 11 REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE (DELTAGARANSVARIG)... 60 11.1 REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE... 60 11.2 INSATSINFORMATION... 61 11.3 REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE... 62 12 BEGREPPSLISTA... 64 BILAGA 1: TABELL ÖVER MÖJLIGA ÖVERGÅNGAR... 70 Copyright, Försäkringskassan Sid. 3 (73)
1 Dokumentinformation Den här användarhandledningen riktar sig till medarbetare på Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan som registrerar uppgifter om samarbetet i uppföljningssystemet SUS. en är skriven utifrån de olika behörighetsrollerna som finns i SUS och är uppbyggd i olika avsnitt. Några av avsnitten berör enbart en viss behörighetsroll, vilket framgår av rubriken. För information och stöd i att ta ut rapporter från SUS finns en särskild användarhandledning; SUS-Rapporter Af/FK-samarbete. 1.1 Versionshantering Datum Version Ändring 2012-11-27 PA01 Ny användarhandledning med anledning av ny samverkansform i SUS. Första utkast. 2018-10-19 RevL Senast uppdaterad version. 2019-10-17 RevM Uppdaterad definition av offentlig försörjning. Copyright, Försäkringskassan Sid. 4 (73)
2 Uppföljningssystemet SUS SUS är ett sektorsövergripande system för uppföljning av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet. Från systemet hämtas uppgifter om vilka resultat som har uppnåtts genom rehabiliteringssamverkan och hur tilldelade medel har använts. Genom att rapportera och registrera uppgifter i SUS är du med och skapar förutsättningar för uppföljning av arbetet med att få fler personer delaktiga i arbetslivet. Alla samverkansformer som redovisas i SUS ska registreras så att det är möjligt att följa upp lokalt, regionalt och nationellt. Dessa resultat redovisas årligen till regeringen. Du kan läsa mer om SUS på www.susam.se. 2.1 SUS och samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan har i uppdrag från regeringen att samverka kring individer som har behov av arbetslivsinriktad rehabilitering för att komma ut i arbete. Denna samverkan benämns som det förstärkta samarbetet och inleds med en gemensam kartläggning för att ta ställning till vilka aktiva insatser som den enskilde har behov av. För detta arbete har myndigheterna fått särskilt tilldelade medel. SUS är det myndighetsgemensamma system där myndigheterna kan följa upp flöden, genomströmningstider, insatser och resultat. Det gör att myndigheterna kan redovisa vad som görs för de tilldelade medlen och vilka resultat de uppnår men också bidra till att gemensamt leda och styra samarbetet på alla nivåer. Mer information om samarbetet finns på intranäten Vis (Arbetsförmedlingen) och Fia (Försäkringskassan). 2.2 Behörigheter och uppdrag Behörighetshanteringen i SUS sker i två steg. I det första steget tilldelas du som användare en behörighet att logga in i SUS. Din behörighet gäller som längst två år i taget. I samband med behörighetstilldelningen tilldelas du en eller flera behörighetsroller i SUS. I systemet finns ett antal olika behörighetsroller som har olika rättigheter. Din behörighetsroll styr hur du kan använda dig av SUS. Oavsett vilken behörighetsroll du har kan du se generell information om samverkansorganisationer, insatser och SUS-användare. Du kan dock enbart se uppgifter om deltagare om du har behörighetsrollen deltagaransvarig. I det andra steget tilldelas du ett uppdrag i en samverkansorganisation eller i en insats. Tillgången till information och vad du kan göra i SUS styrs av både din behörighetsroll och ditt tilldelade uppdrag. Ett uppdrag innebär att du även kan registrera uppgifter i SUS utifrån den behörighetsroll du har. 2.2.1 Behörigheter De behörighetsroller som finns är: Superadmin Superadmin skapar samverkansorganisationen i systemet. Rollen finns enbart på Försäkringskassans IT-avdelning och innehas av ett fåtal personer. Copyright, Försäkringskassan Sid. 5 (73)
Samverkansadministratör Som samverkansadministratör ansvarar du för att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer och insatsansvariga till samverkansorganisationen och för att ta bort uppdrag när en person inte längre arbetar kvar i samverkansorganisationen. Insatsansvarig Som insatsansvarig ansvarar du för att tilldela och ta bort uppdrag för deltagaransvariga till arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och kontor (Försäkringskassan). Deltagaransvarig Som deltagaransvarig i SUS har du rätt att registrera uppgifter om deltagare i insatser som du är ansvarig för. Du ansvarar också för att registrera olika uppgifter i samband med övergångar mellan olika insatser. Deltagaransvarig är den enda yrkesrollen i SUS som har tillgång till att se och registrera personuppgifter. SUS-rapport Med behörighetsrollen SUS-rapport kan du följa upp insatser och få fram information och statistik om till exempel insatser, deltagare och kostnader genom att ta ut rapporter. Du kan också se viss information om olika insatser, oavsett samverkansform. Behörigheter i SUS beslutas av närmaste chef. Försäkringskassans behörighetsadministration (BA) registrerar behörigheter och behörighetsroller till Försäkringskassans anställda efter beslut från närmaste chef. Arbetsförmedlingens systemadministratörer (utfärdare) registrerar behörigheter och behörighetsroller till Arbetsförmedlingens anställda efter beslut från närmaste chef. 2.2.2 Uppdrag För att kunna arbeta i SUS krävs, förutom behörighet, att du tilldelas ett uppdrag. I praktiken innebär tilldelning av ett uppdrag att du som användare blir kopplad till ett kontor eller en samverkansorganisation och att du därmed får tillgång till en begränsad mängd information i SUS 1. Samverkansadministratör Tilldelas uppdrag i: samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete (anställda på Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (anställda på Försäkringskassan). Tilldelas uppdrag av: en annan samverkansadministratör med uppdrag i samverkansorganisationen. Insatsansvarig Tilldelas uppdrag i: samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete (anställda på Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (anställda på Försäkringskassan). 1 En användare ska inte ha tillgång till mer information än vad denne behöver för att utföra sitt uppdrag. Copyright, Försäkringskassan Sid. 6 (73)
Tilldelas uppdrag av: en samverkansadministratör med uppdrag i samverkansorganisationen. Deltagaransvarig Tilldelas uppdrag i: arbetsförmedlingar (anställda på Arbetsförmedlingar) eller kontor (anställda på Försäkringskassan). Tilldelas uppdrag av: en insatsansvarig på den egna myndigheten. SUS-rapport SUS-rapport tilldelas inte uppdrag 2.3 Att logga in i SUS Användare från Försäkringskassan loggar in i SUS via webbplatsen www.susam.se. Inloggningen görs via valet Tjänstekort FK under Logga in i SUS. Användare från Arbetsförmedlingen loggar in i SUS via en ikon på intranätet Vis. Endast de användare som har lagts upp som behöriga användare och har en behörighetsroll i SUS kan logga in och använda det. Användarna identifieras med tjänstecertifikatet på det personliga behörighetskortet. 2.4 Samtycke Registrering av personuppgifter i SUS kräver att den enskilde samtycker till detta. I Af/FK-samarbetet ska samtyckesmallen Gemensam kartläggning och aktiva insatser inom samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan användas. Detta samtycke innebär dels att den enskilde samtycker till att Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan utbyter uppgifter under samarbetet och dels till att personuppgifter registreras elektroniskt i SUS. Observera att den enskilde måste ha kryssat i rutan för samtycke av registrering av uppgifter i SUS för att du ska kunna registrera uppgifter i SUS. Avsnittet om SUS är anpassat utifrån förordning (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration, paragraf 3 a 2. Du behöver hämta in ett samtycke varje gång en deltagare ska registreras in i en samverkansinsats. Samverkansinsatsen startar när en av parterna initierar ett samarbete via begäran om gemensam kartläggning och det upphör när det inte längre är aktuellt med ytterligare insatser inom ramen för samarbetet. Deltagare som har skyddade personuppgifter eller som inte vill lämna sitt samtycke till att bli registrerad med personuppgifter i SUS ska registreras som anonyma deltagare i SUS. Samtycke finns publicerat på Vis (Arbetsförmedlingen) och som wimimall FK15434 (Försäkringskassan). 2 Förordning (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration 3 a Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting som deltar i samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet får ha direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen i den utsträckning den registrerade samtycker till det. Endast de personer vid nämnda myndigheter som ansvarar för den lokala samverkansaktivitet i vilken den registrerade deltar får ges behörighet för direktåtkomst till sådana personuppgifter. Copyright, Försäkringskassan Sid. 7 (73)
3 Tips när du navigerar i SUS Här kan du läsa om vad du behöver tänka på när du navigerar som inloggad användare i uppföljningssystemet SUS. Du får också tips på användbara sökfunktioner. 3.1 Så här är systemet uppbyggt När du loggar in i SUS via Susam.se kommer du till startsidan. På startsidan visas dina behörighetsroller och hur länge de gäller. Navigeringen sker uteslutande via menyer och knappar. Det innebär att du aldrig ska använda framåt- eller bakåtknapparna i din webbläsare för att navigera eftersom du kommer att förlora den information du har registrerat. Du ska heller aldrig använda dig av flikar i din webbläsare då du även här kommer att förlora den information du har registrerat. Hjälptexter (i-symbolen) Om du är osäker på hur du ska arbeta med en specifik del eller ett fält, kan du klicka på i-symbolen. Då får du information om hur du arbetar med just det fältet. Fälthjälp ( tooltip ) Du kan också använda fälthjälpsfunktionen för att få instruktioner om hur du ska fylla i till exempel en uppgift. Ställ då muspekaren över fältet som ska fyllas i så kommer en förklarande text fram. Copyright, Försäkringskassan Sid. 8 (73)
3.2 Spara När du har lagt in ny information måste du alltid klicka på knappen Spara längst ner på sidan, innan du loggar ut eller navigerar vidare. Om du inte sparar så kommer du att förlora den information du har registrerat. Klickar du på knappen Avbryt lämnar du sidan utan att spara någon information och förflyttas till sidan du var på innan, alternativt till SUS startsida. När du klickat på knappen Avbryt öppnas ett nytt fönster där du får bekräfta ditt val att avbryta utan att spara. Om du väljer att avbryta försvinner informationen du har registrerat. Observera att om du navigerar med hjälp av länkarna i menyträdet, utan att ha sparat information, får du inget varningsmeddelande och kan då förlora all information du lagt upp. 3.3 Sök I SUS finns flera söksidor där du kan söka fram information om olika samverkansorganisationer och insatser som du inte själv har tilldelats uppdrag i. Du som är deltagaransvarig kan också söka och se uppgifter om de deltagare som du ansvarar för. Söksidorna når du via länkarna i menyträdet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 9 (73)
Du kan genomföra sökningar och ta del av sökresultat från samtliga söksidor i SUS oberoende av vilken behörighetsroll du har. Undantagen är Sök deltagare, Historik enskild deltagare och Visa deltagare där du måste vara deltagaransvarig. Vill du sedan jobba vidare med ditt sökresultat är dina möjligheter att ändra information beroende på om du har ett uppdrag i samverkansorganisationen eller insatsen. Du kan använda flera olika sätt att söka fram information. Du kan välja alternativ i den aktuella rullistan skriva in ett specifikt namn Copyright, Försäkringskassan Sid. 10 (73)
använda *-tecknet (den så kallade wildcard -funktionen) och endast skriva in några bokstäver följt av *-tecknet. Om du till exempel anger Karl* i ett fält för efternamn och klickar på Sök visas alla efternamn som börjar på Karl. Oavsett vilket sätt du väljer, avslutar du alltid genom att klicka på knappen Sök. 3.4 Visa användare Sidan Visa användare hittar du under Administration i menyträdet. På sidan Visa användare kan du se 1) vilken eller vilka användare som har uppdrag i en viss samverkansorganisation och vilket uppdraget är 2) vilka användare som har behörighet i SUS och vilken organisation som har beställt användarens behörighet. 3.4.1 Uppdrag i samverkansorganisation Sökningen sker i två steg. Först görs en geografisk avgränsning, men man kan också välja att inte avgränsa geografiskt utan istället söka i hela riket. Därefter görs en sökning på den enskilda samverkansorganisationen. 1. I panelen Sökkriterier väljer du radioknappen Samverkansorganisationer. Copyright, Försäkringskassan Sid. 11 (73)
2. I nästa skede kan du avgränsa din sökning geografiskt via något av följande områden: Verksamhetsområde (FK) Du begränsar sökningen geografiskt efter Försäkringskassans verksamhetsområden. Den här sökningen används för att hitta en användare i en samverkansorganisation eller organisation som verkar inom det verksamhetsområde sökningen begränsas till. Marknadsområde (Af) Du avgränsar sökningen geografiskt efter Arbetsförmedlingens marknadsområden. Ett marknadsområde kan exempelvis vara norra Norrland. Mer information om marknadsområden finns på sidan Visa organisation. Län Du avgränsar din sökning efter län. Ett län kan exempelvis vara Värmlands län eller Örebro län. Om du inte avgränsar din sökning geografiskt söker du efter samverkansorganisationers eller organisationers användare i hela riket. 3. Klicka på Sök för att starta sökningen. Du kan när som helst rensa sökfälten genom att klicka på knappen Rensa. Resultatet visas som valbara alternativ i dropplistan under Samverkansorganisationer. Du kommer nu till den andra delen av sökningen. Du ska begränsa sökningen till en specifik samverkansorganisation. Copyright, Försäkringskassan Sid. 12 (73)
4. Välj samverkansorganisation i dropplistan. Om du inte tidigare begränsat sökningen geografiskt visas alla samverkansorganisationer i riket, oavsett samverkansform, i dropplistan. 5. Båda sökstegen är nu klara och resultatet av din sökning presenteras i tre paneler, Användarinformation, Behörighetsinformation och Uppdragsinformation. Användarinformation Alla användare oavsett behörighet som är kopplade till samverkansorganisationen visas med namn och e-postadress. Behörighetsinformation Användarens behörighet eller behörigheter i SUS visas. Om användaren har behörighet markeras det som ett kryss i tabellen. Uppdragsinformation Användarens uppdrag i den valda samverkansorganisationen visas som samverkansadministratör, insatsansvarig eller deltagaransvarig. Uppdraget markeras med ett kryss i tabellen. En användare kan ha andra behörigheter i SUS men sakna uppdrag för behörigheten i samverkansorganisationen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 13 (73)
3.4.2 En organisations alla användare Sökning av uppgifter sker här i ett steg genom att välja organisation. Du kan inte välja att avgränsa din sökning till en enhet inom organisationen. 1. I panelen Sökkriterier väljer du radioknappen Organisationer. 2. Välj en av de fyra organisationerna i dropplistan: Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Kommuner Landsting Om du väljer kommuner eller landsting ska du göra ytterligare ett val i den dropplist som visas: Kommun: Copyright, Försäkringskassan Sid. 14 (73)
Välj den kommun i dropplistan som du vill se användare i. Om du inte har begränsat sökningen geografiskt tidigare kan du välja en av alla kommuner i riket i dropplistan. Landsting: Välj det landsting du vill i dropplistan. Om du inte har begränsat sökningen geografiskt tidigare kan du välja ett av alla landsting i dropplistan. 3. Resultatet visas nu på sidan i två paneler, Användarinformation och Behörighetsinformation. Observera att du inte kan se någon uppdragsinformation eftersom informationen är knuten till en specifik samverkansorganisation. Användarinformation Organisationens samtliga användare oavsett behörighet visas med namn och e- postadress. Behörighetsinformation Organisationens samtliga användares behörighet i SUS visas. Om användaren har behörighet markeras det som ett kryss i tabellen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 15 (73)
3.5 Informations-, fel- och varningsmeddelande Meddelanden visas om du har fyllt i fel (exempelvis felaktigt format på datum), om något gått fel i systemet eller om du behöver registrera ytterligare information. Dessa meddelanden avbryter handläggningen och du måste åtgärda meddelandet innan arbetet kan fortsätta. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. 3.5.1 Felmeddelande för felaktig registrering Systemet ger dig felmeddelanden om du till exempel har missat att fylla i tvingande information. I exemplet i bilden har användaren glömt att fylla i fältet Antal möten som hållits under gemensam kartläggning. Du åtgärdar felet genom att fylla i, markera och registrera uppgifter enligt informationen i felmeddelandet. Kom ihåg att du måste klicka på Spara för att gå vidare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 16 (73)
4 Administrera samverkansorganisationen (Samverkansadministratör) I det här avsnittet beskrivs hur du som samverkansadministratör hanterar en samverkansorganisation i samverkansformen genom att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer och till insatsansvariga. 4.1 Samverkansorganisation i samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan I samverkansformen Af/FK-samarbete finns två färdiga samverkansorganisationer som användarna ska använda; en för vardera myndighet: Af i Af/FK-samarbete (Arbetsförmedlingen) FK i Af/FK-samarbete (Försäkringskassan) För båda samverkansorganisationerna måste det utses en eller flera samverkansadministratörer. Samverkansorganisationerna har inga geografiska begränsningar utan gäller för hela Arbetsförmedlingen respektive hela Försäkringskassan. Den enskilda myndigheten beslutar om hur många och vilka personer som ska vara samverkansadministratörer. 4.2 Hantera samverkansorganisation I samverkansformen Af/FK-samarbete används sidan uteslutande till att tilldela uppdrag till samverkansadministratörer och insatsansvariga. Enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete. Enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete. Navigering För att tilldela uppdrag i en samverkansorganisation öppnar du sidan Hantera samverkansorganisation. Du kan öppna sidan på två sätt, via startsidan eller via menyträdet. På startsidan öppnar du sidan genom att välja Af i Af/FK-samarbete (Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (Försäkringskassan) i dropplistan vid Mina Samverkansorganisationer. Klicka sedan på Välj Samverkansorganisation. Copyright, Försäkringskassan Sid. 17 (73)
Om du väljer att använda menyträdet så öppnar du sidan genom att klicka på länken Hantera samverkansorg. Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. 4.2.1 Basuppgifter I panelen för basuppgifter väljer du samverkansorganisation. Observera att uppgifterna under beskrivning inte ska ändras. Du ska heller aldrig fylla i ett slutdatum. Copyright, Försäkringskassan Sid. 18 (73)
1. I fältet Namn väljer du samverkansorganisation. I dropplistan visas endast den eller de samverkansorganisationer du är samverkansadministratör för. Har du öppnat sidan via startsidan är samverkansorganisationen förvald. Samverkansform visas för vald samverkansorganisation. I det här exemplet visas samverkansformen Af/FK-samarbete. 2. I fältet Beskrivning finns en beskrivning av samverkansorganisationen. Uppgifterna gäller för hela din myndighet. Du ska därför aldrig lägga till en ny text eller ändra den text som redan är angiven. 3. I fältet Slutdatum finns möjlighet att ange ett slutdatum för samverkansorganisationen. OBS! Om du anger ett slutdatum innebär det att du stänger samverkansorganisationen efter det datumet. Då går det inte att registrera uppgifter om insatser eller deltagare som äger rum efter detta datum. Du ska därför aldrig ange ett slutdatum i en pågående samverkansorganisation. 3 4.2.2 Kontaktinformation I panelen för kontaktinformation finns uppgifter om samverkansorganisationens adress och dess kontaktperson. Observera att enbart en person kan anges. Med anledning av att samverkansorganisationen är nationell bestämmer respektive myndighet centralt vilka uppgifter som ska anges. Respektive myndighet beslutar också vem som är ansvarig för att vid behov uppdatera uppgifterna. Klicka på länken Dölj/Visa kontaktinformation för att visa eller dölja fälten för kontaktinformation för vald samverkansorganisation. 3 Funktionaliteten för Beskrivning och Slutdatum används i andra samverkansformer och det är enbart av denna anledning som de finns. Copyright, Försäkringskassan Sid. 19 (73)
4.2.3 Samverkansadministratörer I panelen visas samverkansorganisationens samverkansadministratörer. Du kan lägga till eller ta bort uppdrag som samverkansadministratör i samverkansorganisationen. Du kan inte ta bort dig själv. Varje samverkansorganisation måste ha minst en samverkansadministratör, men det rekommenderas att ha fler än en. Samverkansadministratören har till ansvar att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer. Samverkansadministratören ansvarar också för att omgående ta bort uppdrag för en person som inte längre ska ha detta uppdrag. 4.2.4 Tilldela uppdrag till samverkansadministratör För att tilldela ett uppdrag till en samverkansadministratör gör du på följande sätt. 1. Klicka på knappen Lägg till/ta bort för att ändra uppgifterna. En ny sida öppnas Välj Användare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 20 (73)
I panelen Sökkriterier söker du efter användare. 2. I fältet Förnamn, Efternamn eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Lägg märke till att Samverkansadmin är valt i fältet för Roll, viket innebär att du endast kan söka efter personer med den behörighetsrollen. Det går också att söka med *.-tecknet (wildcard-sökning). Glöm inte att avkortade sökkriterier måste avslutas med * om sökningen ska fungera. Observera att du inte kan söka på förkortningar i fältet för arbetsgivare, exempelvis FK. Du måste skriva ut hela namnet eller använda dig av *. 3. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 4. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 5. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 21 (73)
I panelen Valt resultat visas namnen på de användare som kommer att ingå i samverkansorganisationen. Kom ihåg att enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete och att enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FKsamarbete. 6. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att spara registrerade uppgifter och återgå till sidan Registrera insats. 7. Glöm inte att du måste klicka på knappen Spara på sidan Hantera samverkansorganisation för att dina ändringar ska sparas. 4.2.5 Ta bort uppdrag för samverkansadministratör Du tar bort ett uppdrag som samverkansadministratör i din samverkansorganisation på följande sätt: 1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. 3. Klicka på knappen Spara på sidan Hantera samverkansorganisation för att dina ändringar ska sparas. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan.om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information som du har registrerat på sidan. 4.2.6 Insatsansvariga för samverkansorganisationen I panelen visas samverkansorganisationens insatsansvariga. Du kan lägga till eller ta bort uppdrag som insatsansvarig. Den insatsansvariga har som ansvar att tilldela deltagaransvariga uppdrag till en arbetsförmedling (anställda på Arbetsförmedlingen) eller till ett kontor (anställda på Försäkringskassan). Den insatsansvariga ansvarar också för att omgående ta bort uppdrag för en person som inte längre ska ha det uppdraget. Med anledning av att båda myndigheterna kommer att ha många SUS-användare i rollen som deltagaransvariga bör respektive myndighet ha ett flertal insatsansvariga. Copyright, Försäkringskassan Sid. 22 (73)
4.2.7 Tilldela uppdrag till insatsansvarig För att tilldela ett uppdrag till en insatsansvarig gör du på följande sätt: 1. Klicka på knappen Lägg till/ta bort för att ändra uppgifterna. En ny sida öppnas Välj Användare. I panelen Sökkriterier söker du efter användare. 2. I fältet Förnamn, Efternamn eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Lägg märke till att Insatsansvarig är valt i fältet för Roll, viket innebär att du endast kan söka efter personer med den behörighetsrollen. Det går också att söka med *.-tecknet (wildcard-sökning). Glöm inte att avkortade sökkriterier måste avslutas med * om sökningen ska fungera. Observera att du inte kan söka på förkortningar i fältet för arbetsgivare, exempelvis FK. Du måste skriva ut hela namnet eller använda dig av *. 3. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 23 (73)
I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 4. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 5. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. I panelen Valt resultat visas namnen på de användare som kommer att ingå i samverkansorganisationen. Kom ihåg att enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete och att enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FKsamarbete. 6. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att spara registrerade uppgifter och återgå till sidan Registrera insats. 7. Klicka på knappen Spara på sidan Hantera samverkansorganisation för att dina ändringar ska sparas. 4.2.8 Ta bort uppdrag från insatsansvarig Du tar bort ett uppdrag som insatsansvarig i din samverkansorganisation på följande sätt. Copyright, Försäkringskassan Sid. 24 (73)
1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. 3. Klicka på knappen Spara för att spara ändringen. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 25 (73)
5 Tilldela deltagaransvariga uppdrag (Insatsansvarig) I det här avsnittet beskrivs hur du tilldelar uppdrag till deltagaransvariga till arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och kontor (Försäkringskassan). 5.1 Insatser i Af/FK-samarbete Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan I samverkansformen Af/FK-samarbete finns två olika former av insatser. 1. De insatser som deltagaransvariga registrerar in deltagares medverkan i. Till exempel gemensam kartläggning och arbetsförberedande insatser. 2. De organisatoriska enheter som deltagaransvariga tilldelas uppdrag till. De organisatoriska enheterna utgörs av arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och kontor (Försäkringskassan). Du som är insatsansvarig kommer enbart att arbeta med de organisatoriska enheterna. Båda formerna av insatser skapas och administreras centralt på Försäkringskassan av superadmin. Du som insatsansvarig kan inte själv skapa insatser. Ditt uppdrag som insatsansvarig är att tilldela uppdrag för deltagaransvariga till en arbetsförmedling (Arbetsförmedlingen) eller kontor (Försäkringskassan). Det är också ditt ansvar att omedelbart ta bort ett uppdrag för en deltagaransvarig som inte längre ska ha uppdraget. 5.2 Tilldela uppdrag till deltagaransvariga På sidan Registrera insats ser du de insatser (Arbetsförmedlingar eller Kontor) som tillhör den samverkansorganisation som du har tilldelats uppdrag till. I Af/FKsamarbete kan du inte registrera en ny insats. Din behörighet avser enbart att tilldela uppdrag till deltagaransvariga. Navigering För att tilldela uppdrag till deltagaransvariga öppnar du sidan Registrera insatser. Du öppnar sidan via menyträdet. Du öppnar sidan genom att klicka på länken Registrera ny insats som du hittar under kategorin Insats. Copyright, Försäkringskassan Sid. 26 (73)
5.2.1 Samverkansorganisation I panelen Samverkansorganisation väljer du den samverkansorganisation som du vill titta på. Om du har öppnat sidan via startsidan är samverkansorganisationen förvald. Insatsansvariga från Arbetsförmedlingen väljer Af i Af/FK-samarbete. Insatsansvariga från Försäkringskassan väljer FK i Af/FK-samarbete. När du valt samverkansorganisation visas uppgifter om organisationens Samverkansform, Medlemmar och Period. 5.2.2 Insatsuppgifter I panelen Insatsuppgifter väljer du den arbetsförmedling eller det kontor som du ska tilldela en deltagaransvarig uppgift till. Observera att du har tillgång till samtliga kontor i din organisation. Copyright, Försäkringskassan Sid. 27 (73)
I dropplistan Insatsnamn väljer du det kontor som du ska tilldela uppdrag till. I samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete väljer du bland alla arbetsförmedlingar. I samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete väljer du bland alla kontor. I exemplet i bilden har Af Luleå valts. Om du går vidare och tilldelar uppdrag till en deltagaransvarig så kommer den tilldelas uppdrag i Af Luleå och kan registrera uppgifter om personer som medverkar i insatser där Af Luleå samarbetar med ett kontor inom Försäkringskassan. Det är viktigt att du väljer rätt kontor i dropplistan då detta val styr till vilket kontor en deltagaransvarig tilldelas uppdrag. Du kan inte registrera några uppgifter i de övriga fälten i panelen. 5.2.3 Ingående organisationer I panelen Ingående organisationer visas namn på de organisationer som ingår i samverkansorganisationen. Af i Af/FK-samarbete: Den arbetsförmedling som valts. FK i Af/FK-samarbete: Det kontor som har valts. Du kan inte lägga till eller ta bort ingående organisationer. 5.2.4 Deltagaransvarig för insatsen I panelen visas de deltagaransvariga som har tilldelats uppdrag till insatsen, det vill säga till en vald arbetsförmedling eller kontor. Här tilldelar du nya uppdrag eller tar bort deltagaransvarigas uppdrag. Valet av arbetsförmedling eller kontor du ska tilldela uppdrag till väljer du i Insatsnamn under panelen Insatsuppgifter. Copyright, Försäkringskassan Sid. 28 (73)
Du ska alltid tilldela uppdrag som deltagaransvarig enligt följande regel: Anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag till den eller de arbetsförmedlingar där de arbetar med ärenden. Anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag till det eller de kontor där de arbetar med ärenden. En användare får bara vara deltagaransvarig för de kontor som han eller hon arbetar med ärenden vid. Du som insatsansvarig ska därför genast ta bort en deltagaransvarig som inte längre arbetar med ett kontors ärenden. 5.2.5 Tilldela uppdrag till deltagaransvarig För att tilldela ett uppdrag till en deltagaransvarig gör du på följande sätt: 1. Se till att du har valt den arbetsförmedling eller det kontor som du ska tilldela uppdraget till i panelen Insatsuppgifter. 2. Klicka på knappen Lägg till/ta bort. En ny sida öppnas Välj Användare. 3. För att lägga till en deltagaransvarig söker du efter användare i SUS. I fältet Efternamn, Förnamn, eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Det går också att söka med *-tecknet (wildcard-sökning). Copyright, Försäkringskassan Sid. 29 (73)
4. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 5. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 6. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. I panelen Valt resultat visas namnen på deltagaransvariga som kommer att ingå i insatsen. 7. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att spara registrerade uppgifter och återgå till sidan Registrera insats. 8. Klicka på knappen Spara för att dina ändringar ska sparas. 5.2.6 Ta bort uppdrag från deltagaransvarig Du tar bort ett uppdrag som deltagaransvarig på följande sätt: Copyright, Försäkringskassan Sid. 30 (73)
1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att spara registrerade uppgifter och återgå till sidan Registrera insats. 3. Klicka på knappen Spara för att dina ändringar ska sparas. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Klicka på knappen Tillbaka på sidan Registrera insats om du vill lämna sidan. Har du inte tryckt på knappen Spara kommer alla uppgifter du har registrerat att försvinna. Ett nytt fönster öppnas där du bekräftar ditt val och sedan förflyttas du till SUS startsida. Copyright, Försäkringskassan Sid. 31 (73)
6 Allmänt om registrering av deltagarens medverkan i insatser 6.1 Samarbetet i SUS Uppföljningen av samarbetet i SUS kan illustreras i följande flödesbild: Varje ruta i bilden innehåller ett registreringstillfälle. Det är dessa uppgifter som är själva grunden till uppföljningen. I SUS kallas rutorna insatser. Pilarna i bilden visar övergångarna mellan insatserna och det är i samband med dessa övergångar som registreringen i SUS äger rum. 6.2 Registrering i SUS Registreringen i SUS görs genom att den som är deltagaransvarig registrerar uppgifter och besvarar vissa förbestämda frågor om deltagaren vid olika tillfällen i samarbetet. Registreringstillfällen sammanfaller med insatser och inträffar alltid vid en övergång från en insats till en annan. Observera att detta inte gäller för anonyma deltagare. Följande insatser finns i samarbetet: Insatstyp (namn) Initierad av FK Förklaring Administrativ insats i SUS för att kunna starta uppföljningen i SUS. Avser att FK initierar gemensam kartläggning. Copyright, Försäkringskassan Sid. 32 (73)
Initierad av Af Begäran om Gemensam Kartläggning Gemensam Kartläggning Planerad Arbetsförberedande Arbetsförberedande Planerad Arbetslivsinriktad Arbetslivsinriktad Konsultativt stöd till AG Avbrutet samarbete Avslutat samarbete Administrativ insats i SUS för att kunna starta uppföljningen i SUS. Avser att Af initierar gemensam kartläggning. Begäran om gemensam kartläggning skickas från en myndighet till den andra. Börjar: Begäran om Gemensam kartläggning skickas till den andra myndigheten Slutar: Första möte för gemensam kartläggning Gemensam kartläggning Börjar: Första möte gemensam kartläggning Slutar: Sista möte gemensam kartläggning eller när samarbetet avslutas/avbryts. Myndigheterna har beslutat att deltagaren ska påbörja arbetsförberedande insatser. Avser perioden mellan avslutad gemensam kartläggning och start av arbetsförberedande insatser Börjar: Sista möte gemensam kartläggning med avsikt att fortsätta samarbete med arbetsförberedande insatser. Slutar: Deltagaren startar arbetsförberedande insatser alternativt arbetslivsinriktad rehabilitering eller samarbetet avslutas eller avbryts. Deltagaren genomgår arbetsförberedande insatser. Börjar: Arbetsförberedande insatser startar. Slutar: När arbetslivsinriktad insatser planeras eller samarbetet avslutas eller avbryts. Myndigheterna har beslutat att deltagaren ska påbörja arbetslivsinriktad rehabilitering. Avser perioden mellan avslutad gemensam kartläggning och start av arbetslivsinriktade insatser Börjar: Sista möte gemensam kartläggning med avsikt att fortsätta samarbetet med arbetslivsinriktad rehabilitering. Slutar: När deltagaren startar arbetslivsinriktad rehabilitering alternativt arbetsförberedande insatser eller samarbetet avslutas eller avbryts. Deltagaren genomgår arbetslivsinriktad rehabilitering. Börjar: Arbetslivsinriktad rehabilitering startar. Slutar: När arbetslivsinriktade insatser inte längre är aktuella eller när samarbetet avslutas eller avbryts. Konsultativt stöd till arbetsgivare. Börjar: Gemensam kartläggning avslutas med beslut om att konsultativt stöd ska lämnas till AG. Uppföljningen upphör med denna insats. Börjar: Samarbetet avbryts av deltagaren. Avbrott ska registreras när deltagaren återtar sitt samtycke. Sker också automatiskt om deltagaren får skyddade personuppgifter. Uppföljningen upphör med denna insatstyp. Börjar: Samarbetet avslutas enlig plan. Uppföljningen upphör med denna insatstyp. Copyright, Försäkringskassan Sid. 33 (73)
7 Registrera medverkan (Deltagaransvarig) I det här kapitlet finns information om hur du som deltagaransvarig registrerar en deltagares medverkan i SUS och hur du registrerar en övergång mellan olika insatser på sidan Registrera medverkan. 7.1 Registrera medverkan Som deltagaransvarig i SUS har du rätt att registrera en deltagares medverkan i insatser för de kontor som du har tilldelats uppdrag i av en insatsansvarig 4. Det är endast deltagaransvariga som får ändra på information om enskilda deltagare. Navigering För att registrera en deltagares medverkan öppnar du sidan Registrera Medverkan i SUS som du hittar under kategorin Af/FK-samarbete i menyträdet. När du har klickat på Spara kommer du att automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter i de fall det finns frågor som ska besvaras vid det aktuella registreringstillfället. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. Du kan radera den aktuella insatsen genom att klicka på knappen Radera. Eventuella uppgifter som har registrerats i samband med övergången kommer också att raderas. Du kommer därför att få en kontrollfråga om du verkligen vill radera övergången. Klicka på Ja för att radera. 4 Deltagaransvariga på Arbetsförmedlingen blir tilldelad uppdrag till en arbetsförmedling. Deltagaransvariga på Försäkringskassan blir tilldelade uppdrag till ett kontor. Copyright, Försäkringskassan Sid. 34 (73)
Kom ihåg att du ska registrera medverkan i Registrera Medverkan vid varje övergång mellan två insatser. 7.1.1 Deltagarinformation I den översta delen på sidan finns information om den deltagare du ska registrera medverkan för. 1. I fältet Personnummer registrerar du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta namnet på deltagaren. Information om personen visas i form av Namn och Kommun. Om deltagaren är bosatt i Copyright, Försäkringskassan Sid. 35 (73)
Stockholm eller Göteborg ska du ange vilken stadsdel deltagaren är bosatt i. 3. I fältet Samverkansform är AF/FK-samarbete förvalt. 4. I fältet Arbetsförmedling väljer du den arbetsförmedling som medverkar i samarbetet med deltagaren. Har en deltagare registrerats vid ett tidigare tillfälle så är den arbetsförmedlingen förvald. 5 Välj är standardvärde. Du måste aktivt välja en arbetsförmedling. 5. I fältet Kontor väljer du det kontor som medverkar i samarbetet med deltagaren. Har en deltagare registrerats vid ett tidigare tillfälle så är kontor förvald. Fältet är obligatoriskt att fylla i. 6 Välj är standardvärde. Du måste aktivt välja ett kontor. Om ansvarig arbetsförmedling och/eller ansvarigt kontor ändras i samband med övergång mellan insatser kan du i vissa fall ändra detta genom att välja den nya arbetsförmedlingen och/eller det nya kontoret i dessa fält. Observera att du inte kan ange ett annat kontor på din egen myndighet om du inte har tilldelats uppdrag för det kontoret. I dessa fall ska du använda dig av bilden Byt kontor. 7.1.2 Registrera övergång I den nedre delen på sidan ska du registrera en övergång från en insats till en annan. Använd gärna bilaga 1, Möjliga övergångar, som stöd för vilken övergång du ska välja. 1. I Övergång från anges den senast påbörjade insatsen. Du kan bara välja i det här fältet när en deltagare ska registreras in i medverkan i samband med begäran om gemensam kartläggning. Här måste du göra ett aktivt val: Initierad av Af (när Arbetsförmedlingen initierar gemensam kartläggning). Initierad av FK (när Försäkringskassan initierar gemensam kartläggning) 2. I fältet Övergång till ska du välja den insats som deltagaren ska påbörja. I dropplistan finns samtliga insatser som går att välja utifrån nuvarande insats. Alla möjliga övergångar finns i bilaga 1, Möjliga övergångar. 5 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart välja de arbetsförmedlingar du har tilldelats uppdrag i. Är du anställd på Försäkringskassan kan du välja alla arbetsförmedlingar. 6 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du välja alla kontor. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart välja de kontor du har tilldelats uppdrag i. Copyright, Försäkringskassan Sid. 36 (73)
3. Det datum du anger som datum för övergång blir startdatum för den nya insatsen. Slutdatum för den insats som deltagaren lämnar sätts till kalenderdatumet före datum för övergång 7. 4. Tryck på Spara för att registrera medverkan och övergången. Om frågor är kopplade till registreringstillfället kommer du automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. OBS! Om du klickar på knappen Avbryt innan du har sparat dina registreringar förlorar du den information du registrerat på sidan. Du kan radera den aktuella medverkan i insatsen genom att klicka på knappen Radera. Eventuella uppgifter som har registrerats i samband med övergången kommer också att raderas. Om deltagaren flyttar eller av något annat skäl ska byta handläggande kontor trycker du på knappen Byt kontor. Vill du se deltagarens historik i samarbetet trycker du på knappen Visa Historik. Om du vill rensa sidan och registrera en annan deltagare trycker du på knappen Rensa. OBS! Om du inte har sparat tidigare uppgifter förlorar du den information du har registrerat. 7.1.3 Ta bort en felregistrerad övergång. Du kan ta bort en felregistrad övergång genom att använda Radera-funktionen. Du kan alltid ta bort en medverkan oavsett om deltagarens medverkan har avslutats eller är pågående. Du kan bara ta bort en övergång åt gången. När du raderar en övergång kommer alla uppgifter som du har registrerat inklusive svar på alla frågor att tas bort. Består den felaktiga registreringen enbart av att du har besvarat en fråga fel bör du då istället ändra svaret på frågan genom att använda dig av någon av bilderna Historik enskild deltagare eller Visa deltagare (se kapitel 10). 7 Slutdatum för en insats kan aldrig vara samma som startdatum för nästkommande insats i SUS. Copyright, Försäkringskassan Sid. 37 (73)
8 Registrera uppgifter (Deltagaransvarig) I det här kapitlet finns information om hur du som deltagaransvarig registrerar uppgifter i samband med att du har registrerat en övergång mellan olika insatstyper. Det gör du på sidan Registrera Uppgifter. 8.1 Registrera uppgifter Som deltagaransvarig har du till uppgift att registrera svar på olika frågor vid olika registreringstillfällen. Registreringstillfällen uppstår när deltagaren går vidare i eller avslutar samarbetet, i samband med en övergång från en insats till en annan. Det är endast deltagaransvariga som får ändra på information om enskilda deltagare. Navigering När du har registrerat en övergång på sidan Registrera medverkan kommer du automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter om det finns frågor kopplade till det aktuella registreringstillfället. Du kan också nå sidorna via sidan Historik enskilda deltagare och Visa deltagare. Den översta panelen på sidan Registrera uppgifter visas alltid oavsett registreringstillfälle. I panelen visas information om deltagaren och generell information om det aktuella registreringstillfället. I den andra panelen visas den eller de frågor som hör till ett visst registreringstillfälle. Vissa av frågorna är obligatoriska. Copyright, Försäkringskassan Sid. 38 (73)
8.2 Registreringstillfällen I det här avsnittet beskrivs samtliga registreringstillfällen som kan bli aktuella i Af/FKsamarbete. De flesta registreringstillfällen genererar förutbestämda frågor som är kopplade till den aktuella övergången. När deltagaren går från gemensam kartläggning till en annan insats kan det i vissa fall uppstå frågor som är kopplade till att deltagaren lämnar gemensam kartläggning och frågor som är kopplade till den insats som deltagaren ska påbörja. Nedan beskrivs detta som att två registreringstillfällen uppstår vid samma övergång. I bilaga 1, Möjliga övergångar, framgår vilka registreringstillfällen som hör till vilken insats vid en övergång. 8.2.1 Begäran om gemensam kartläggning Förutsättningar - Registreringstillfället uppstår i samband med att begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Insats - Till Begäran om Gemensam Kartläggning. Datum för övergång - Datum när en begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Stöddokument - Blankett 7462 Begäran om gemensam kartläggning. Frågor: Anställd Anställd Ange om deltagaren är Anställd eller Inte anställd. Deltagaren anses som anställd oavsett om deltagaren har kunnat arbeta eller inte direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning har skickats. Copyright, Försäkringskassan Sid. 39 (73)
Arbetsgivare Om du har svarat Anställd på frågan ovan ska du ange arbetsgivarens organisationsnummer i formatet 999999-9999. SUS kommer automatiskt att hämta uppgifter om arbetsgivarens namn när du har fyllt i uppgiften och lämnat fältet. Om deltagaren har flera arbetsgivare ska du ange deltagarens huvudsakliga arbetsgivare. Typ av anställning Om deltagaren är anställd ska du ange dennes anställningsform: Tillsvidare anställning Tidsbegränsad anställning Vikariat Timanställning Eget företag Här ska du ange om deltagaren har ett eget företag (i form av enskild firma, kommanditbolag, handelsbolag) eller inte. Inskriven på Arbetsförmedlingen Inskriven hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren var inskriven som arbetssökande hos Arbetsförmedlingen direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Sysselsättning Arbetar Ange om deltagaren har utfört någon form av arbete direkt före begäran om gemensam kartläggning genom att markera någon av radioknapparna Arbetar eller Arbetar inte. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Observera att du ska svara om deltagaren utför aktivt arbete. Är deltagaren anställd men inte har kunnat arbeta på grund av exempelvis sjukdom så ska du ange Arbetar inte. Typ och andel av arbete Om du svarade Arbete ska du markera om arbetet var Subventionerat arbete eller Ej subventionerat arbete Copyright, Försäkringskassan Sid. 40 (73)
Det är möjligt att kryssa i både Subventionerat arbete och Ej subventionerat arbete om den kombinationen är aktuell för deltagaren. Du ska också ange i hur många procent som deltagaren har haft ett subventionerat och/eller ej subventionerat arbete. I SUS ska du alltid basera andelen arbete på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren arbetar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Studerar Ange om deltagaren har studerat direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Välj mellan Studerar eller Studerar inte. Typ och andel studier Om du har angett att deltagaren studerar ska du också ange vilken typ av studier det är. Reguljär (studier som berättigar till studiestöd från CSN) Arbetsmarknadsutbildning (studier i ett arbetsmarknadspolitiskt program via Arbetsförmedlingen) Du ska också ange hur många procent som deltagaren har studerat. Ange hur stor del av studierna som är reguljära och/eller hur stor andel av studierna som bedrivits i arbetsmarknadsutbildning. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren studerar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Arbetssökande Ange om deltagaren är Arbetssökande eller Inte arbetssökande direkt före begäran om gemensam kartläggning börjar. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Andel arbetssökande Om du har angett Arbetssökande ska du också ange hur många procent som deltagaren har sökt arbete direkt före insatsen. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren söker arbete mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Arbetsmarknadspolitiskt program Ange om deltagaren Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program eller Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Copyright, Försäkringskassan Sid. 41 (73)
Om deltagaren deltar i en arbetsmarknadsutbildning ska du ange Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Arbetsmarknadsutbildning anges under studier. Typ av arbetsmarknadspolitiskt program Om du har angett att deltagaren deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange vilket program. Välj mellan Jobbgaranti för ungdomar Jobb- och utvecklingsgarantin Övriga program Ange Övriga program om deltagaren deltar i ett annat arbetsmarknadspolitiskt program än de som nämnts ovan till exempel Etableringsprogrammet. Andel sysselsättning i Om du har angett Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange hur många procent som deltagaren har varit anvisad i det eller de valda programmen direkt före insatsen. Observera att det finns ett fält per program. I SUS ska du alltid basera andelen på normal heltid, 40 timmar i veckan. Försörjning Försörjning Markera vilken eller vilka försörjningar deltagaren har haft före begäran om gemensam kartläggning. Med före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Har deltagaren inte haft någon tidigare offentlig försörjning så kryssar du i valet Ingen offentlig försörjning. Försörjningsformerna är beskrivna närmare i begreppslistan längst bak i detta dokument. Markera ett eller flera av alternativen: Sjukpenning/Rehabpenning Sjukersättning Aktivitetsersättning A-kassa Aktivitetsstöd Utvecklingsersättning Försörjningsstöd Studiestöd/studiemedel Annan offentlig försörjning Ingen offentlig försörjning Copyright, Försäkringskassan Sid. 42 (73)
Tid i offentlig försörjning Välj i rullistan vilket tidsintervall som deltagaren har varit i behov av offentlig försörjning i oavbruten följd direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Med offentlig försörjning menas att man inte kan försörja sig genom arbete utan får ersättning från t.ex. a-kassan, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan eller kommunen. Om ingen offentlig försörjning har valts på frågan Försörjning ska Ej tillämpligt väljas. Markera ett av alternativen: Ej tillämpligt Upp till 1 år Upp till 2 år Upp till 3 år Upp till 4 år Upp till 5 år Upp till 6 år Upp till 7 år Upp till 8 år Upp till 9 år 9 år eller mer Utbildningsnivå Utbildningsnivå I fältet Utbildningsnivå ska du ange deltagarens högsta avslutade utbildningsnivå. Begreppen beskrivs närmare i begreppslistan. Markera ett av alternativen: Grundskola (med behörighet att söka till gymnasieskolan) Gymnasium (med basbehörighet att söka till högskola/universitet) Högskola/universitet upp till 1 år Högskola/universitet upp till 3 år Högskola/universitet mer än 3 år Saknas/okänd Annan eftergymnasial utbildning 8.2.2 Gemensam kartläggning Förutsättningar - Första möte för gemensam kartläggning. Copyright, Försäkringskassan Sid. 43 (73)
Insats - Gemensam Kartläggning Datum för övergång - Datum för första möte för gemensam kartläggning. Stöddokument - Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor - Inga frågor vid detta registreringstillfälle. 8.2.3 Avslutad gemensam kartläggning Förutsättningar - Den gemensamma kartläggningen är avslutad. Insatstyp - Från Gemensam Kartläggning. Datum för övergång - Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument - Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor: Gemensam kartläggning 1. Antal möten under gemensam kartläggning Ange antal möten som har hållits under gemensam kartläggning. 2. Medverkande parter Kryssa i den eller de parter som har medverkat vid ett eller flera möten för den gemensamma kartläggningen. Det räcker att parten har varit med vid ett möte för att den ska anges. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är automatiskt ifyllda. Du kan kryssa i flera alternativ. o Försäkringskassan (förifylld) o o o o o o Arbetsförmedlingen (förifylld) Hälso- och sjukvård Arbetsgivare Kommun Arbetstagarorganisation Annan person Annan person anges när en part har deltagit som inte kan placeras in i något av de andra alternativen. 8.2.4 Planerade arbetsförberedande insatser Förutsättningar - Avslutad gemensam kartläggning med planering för att deltagaren ska genomgå arbetsförberedade insatser. Insats - Planerad Arbetsförberedande Datum för övergång - Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument - Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Copyright, Försäkringskassan Sid. 44 (73)
Frågor - Inga frågor vid detta registreringstillfälle. 8.2.5 Planerade arbetslivsinriktade insatser Förutsättningar - Avslutad gemensam kartläggning med planering för att deltagaren ska genomgå arbetslivsinriktade insatser. Insatstyp - Planerad Arbetslivsinriktad Datum för övergång - Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument - Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor - Inga frågor vid detta registreringstillfälle 8.2.6 Start arbetsförberedande insatser Förutsättningar - Arbetsförbererdande insatser startar Insats Arbetsförberedande Datum för övergång - Datum då arbetsförberedande insatser startar. Stöddokument - Inget stöddokument finns. Frågor - Inga frågor vid detta registreringstillfälle. 8.2.7 Start arbetslivsinriktade insatser Förutsättningar - Arbetslivsinriktade insatser startar Insats - Arbetslivsinriktad Datum för övergång - Datum då arbetslivsinriktade insatser startar. Stöddokument - Inget stöddokument finns. Frågor - Inga frågor vid detta registreringstillfälle. Copyright, Försäkringskassan Sid. 45 (73)
8.2.8 Efter arbetsförberedande insats Förutsättningar - Avslutade arbetsförberedande insatser Insats - Efter arbetsförberedande Datum för övergång - Datum då arbetsförberedande insatser avslutas. Stöddokument - Inget stöddokument finns. Frågor Vilka har medverkat i arbetsförberedande insats Du ska ange den aktör som är de aktörer som har medverkat i arbetsförberedande insatser. Markera ett av alternativen: Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Arbetsgivare 8.2.9 Efter arbetslivsinriktad insats Förutsättningar - Avslutade arbetslivsinriktade insatser. Insats - Efter arbetslivsinriktad Datum för övergång - Datum då arbetslivsinriktade insatser avslutas. Stöddokument -Inget stöddokument finns. Frågor: Vilka har medverkat i arbetslivsinriktade insats Markera ett eller flera alternativ: Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Arbetsgivare OBS! Tänk på att i de fall där samarbetet avslutas efter arbetslivsinriktad insats gå till Avslutat samarbete. Copyright, Försäkringskassan Sid. 46 (73)
8.2.10 Konsultativt stöd till arbetsgivare Förutsättningar - Konsultativt stöd till arbetsgivare. Insats - Konsultativt stöd till AG Datum för övergång - Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument - Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor: Arbetsgivare Ange arbetsgivarens organisationsnummer i formatet 999999-9999. SUS kommer automatiskt att hämta uppgifter om arbetsgivarens Namn när du har fyllt i uppgiften och lämnat fältet. 8.2.11 Personen avbryter samarbete eller återta samtycke Förutsättningar - Samarbetet avbryts av deltagaren utan att det är planerat eller om deltagaren återtar sitt samtycke. Insats - Avbrutet samarbete. Datum för övergång - Datumet när det gemensamma samarbetet kring deltagaren avbryts eller det datum deltagaren återtar sitt samtycke. Stöddokument Frågor Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Blankett 7464 Underlag Af/FK-samarbetet upphör. Avbrottsorsak Ange orsaken till att samarbetet har avbrutits. Markera ett av alternativen: Återtagit samtycke Övrigt Övrigt ska anges för alla avbrott med undantag för de tillfällen då deltagaren återtagit sitt samtycke.ingen uppföljning görs av skälet till avbrottet. Du ska alltid registrera ett avbrott i SUS när deltagaren återtar sitt samtycke oavsett om gemensamma insatser fortsätter eller inte. Dessa deltagare ska inte registreras in som anonyma deltagare. 8.2.12 Avslutat samarbete Förutsättningar - Samarbetet avslutas när det inte längre är aktuellt med gemensamma insatser. Copyright, Försäkringskassan Sid. 47 (73)
Insats - Avslutat samarbete Datum för övergång - Datumet när det gemensamma samarbetet kring deltagaren avslutas. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Blankett 7464 Underlag Af/FK-samarbetet upphör. Frågor Inskriven på arbetsförmedlingen Inskriven hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren är inskriven som arbetssökande hos Arbetsförmedlingen efter att samarbetet avslutas. Sysselsättning Arbetar Ange om deltagaren kommer att arbeta direkt efter samarbetet genom att markera någon av radioknapparna Arbetar eller Arbetar inte. Med kommer att arbeta direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Observera att du ska svara om deltagaren utför aktivt arbete. Är deltagaren anställd men inte kan arbeta på grund av exempelvis sjukdom så ska du ange Arbetar inte. Typ och andel av arbete Om du svarade Arbete ska du markera om arbetet är Subventionerat arbete eller Ej subventionerat arbete Med subventionerat arbete avses arbete där hela eller delar av lönekostnaden betalas av Arbetsförmedlingen. Det är möjligt att kryssa i både Subventionerat arbete och Ej subventionerat arbete om den kombinationen är aktuell för deltagaren. Du ska också ange i hur många procent som deltagaren har ett subventionerat och/eller ej subventionerat arbete. I SUS ska du alltid basera andelen arbete på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren arbetar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Studerar Ange om deltagaren kommer att studera direkt efter samarbetet. Med kommer att studera direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Välj mellan Studerar eller Studerar inte. Copyright, Försäkringskassan Sid. 48 (73)
Typ och andel studier Om du har angett att deltagaren studerar ska du också ange vilken typ av studier det är. Reguljär (studier som berättigar till studiestöd från CSN) Arbetsmarknadsutbildning (studier i ett arbetsmarknadspolitiskt program via Arbetsförmedlingen) Du ska också ange hur många procent som deltagaren studerar. Ange hur stor del av studierna som är reguljära och/eller hur andel av studierna som bedrivs i arbetsmarknadsutbildning. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren studerar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Arbetssökande Ange om deltagaren kommer vara aktivt Arbetssökande eller Inte arbetssökande direkt efter samarbetet. Med kommer att vara arbetssökande direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Andel arbetssökande Om du har angett Arbetssökande ska du också ange hur många procent som deltagaren söker arbete. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren söker arbete mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Arbetsmarknadspolitiskt program Ange om deltagaren kommer att delta i ett arbetsmarknadspolitiskt program direkt efter samarbetet. Med kommer att delta i ett arbetsmarknadspolitiskt program direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Välj mellan Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program eller Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Om deltagaren deltar i en arbetsmarknadsutbildning ska du ange Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Arbetsmarknadsutbildning anges under studier. Typ av arbetsmarknadspolitiskt program Om du har angett att deltagaren deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange vilket program. Välj mellan Jobbgaranti för ungdomar Jobb- och utvecklingsgarantin Övriga program Ange Övriga program om deltagaren deltar i ett annat arbetsmarknadspolitiskt program än de som nämns ovan, till exempel Etableringsprogrammet. Andel sysselsättning i Om du har angett Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program ska du också Copyright, Försäkringskassan Sid. 49 (73)
ange hur många procent som deltagaren har varit anvisad i det eller de valda programmen direkt före insatsen. Observera att det finns ett fält per program. I SUS ska du alltid basera andelen på normal heltid, 40 timmar i veckan. Försörjning Försörjning Markera vilken eller vilka försörjningar deltagaren har efter att samarbetet avslutas. Har deltagaren inte någon offentlig försörjning så kryssar du i valet Ingen offentlig försörjning. Försörjningsformerna är beskrivna närmare i begreppslistan längst bak i detta dokument. Markera ett eller flera av alternativen: Sjukpenning/Rehabpenning Sjukersättning Aktivitetsersättning A-kassa Aktivitetsstöd Utvecklingsersättning Försörjningsstöd Studiestöd/studiemedel Annan offentlig försörjning Ingen offentlig försörjning Fortsatt handläggning Fortsatt handläggning hos Försäkringskassan Ange om ärendehandläggningen fortsätter hos Försäkringskassan efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. Involverade aktörer Om du svarar Ja på frågan ska du också ange vilken eller vilka aktörerer som bedöms kunna bidra i den fortsatta handläggningen hos Försäkringskassan. Du kan välja flera aktörer. Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Kan ej bedömas Om du inte kan bedöma vilken eller vilka aktörer som bedöms kunna bidra i den fortsatta handläggningen ska du ange Kan ej bedömas. Copyright, Försäkringskassan Sid. 50 (73)
Fortsatt handläggning hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren är aktuell för handläggning hos Arbetsförmedlingen efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. Om deltagaren till exempel har en subventionerad anställning eller är aktivt arbetssökande på Arbetsförmedlingen vid avslutat samarbete svara Ja. Fortsatt stöd av kommunen Ange om deltagaren kommer få stöd av kommunen efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. Deltagaren behöver inte ha fått stöd från kommunen före samarbetet för att du ska svara Ja på frågan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 51 (73)
9 Byt kontor (Deltagaransvarig) När en deltagare byter handläggande kontor ska du som deltagaransvarig byta handläggande kontor. Det är viktigt att du gör det så snart som möjligt eftersom användare på det nya kontoret inte har behörighet att registrera uppgifter om deltagare som handläggs på ett annat kontor. Klicka på knappen Byt kontor på sidan Registrera medverkan. Du kan också nå sidan i menyträdet under Af/FK-samarbete. Viktigt! Bytet av kontor sker först när du klickar på knappen Byt kontor längst ner på sidan. Kontrollera alltid att du har valt rätt kontor. När du har bytt kontor har du inte längre behörighet till deltagaren. Det är därför viktigt att du alltid anger rätt kontor. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. 9.1 Byt handläggande kontor 9.1.1 Hämta uppgifter 1. I fältet Personnummer skriver du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta uppgifter om deltagaren Copyright, Försäkringskassan Sid. 52 (73)
Namn: Deltagarens namn Samverkansform: Af/FK-samarbete Arbetsförmedling: Den arbetsförmedling som ansvarar för deltagaren i nuvarande insats. Kontor: Det kontor som ansvarar för deltagaren under nuvarande insats. Om deltagaren inte har en pågående insats blir du informerad om att deltagaren inte har någon pågående medverkan och att du därför inte kan byta kontor. Byte av kontor kan bara ske när deltagaren har en pågående medverkan. Ska du registrera en ny medverkan för deltagaren gör du det i sidan Registrera medverkan. 9.1.2 Byt kontor till I den nedre panelen ska du ange till vilket eller vilka kontor som deltagaren ska flyttas till. 1. Kontor: Ange det kontor som ska vara ansvarigt efter bytet. I dropplisten visas alla kontor som tillhör det valda verksamhetsområdet om du har gjort detta val. Observera att det är viktigt att skilja på SF och FV. Det är obligatoriskt att välja kontor. 2. Arbetsförmedling: Ange den arbetsförmedling som ska vara ansvarig efter bytet. 3. Datum för flytt: Ange datumet för överflyttningen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 53 (73)
4. Tryck på Byt kontor för att registrera byte av kontor. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information du registrerat på sidan. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Den funktionen kan du använda dig av om du har sökt fram fel person. Vill du se deltagarens historik i samarbetet klickar du på knappen Visa Historik. Funktionen Byt kontor går inte att använda när medverkan i det förstärkta samarbetet har avslutas. Om en deltagare som har en avslutad medverkan blir aktuell på annat kontor måste byte av kontor anmälas till IT via Helpdesk eller KCP. Copyright, Försäkringskassan Sid. 54 (73)
10 Visa historik (Deltagaransvarig) I SUS kan du se historik för en enskild deltagare på sidan Historik enskild deltagare. Du kan också se historik över samtliga deltagare för ditt kontor på sidan Visa deltagare. 10.1 Historik enskild deltagare Deltagaren har eller har haft minst en insats registrerad i Af/FK-samarbete i SUS. Det är enbart du som är deltagaransvarig som har behörighet att se personuppgifter i SUS. Din behörighet begränsas dock till att du bara kan se de deltagare som är registrerade på det eller de kontor som du har tilldelats uppdrag i. Navigering För att visa historik för en deltagare öppnar du sidan Historik enskilda deltagare i SUS. Klicka på länken Visa Historik på sidan Registrera Medverkan eller på sidan Byt kontor. Du kan också nå sidan i menyträdet under Af/FK-samarbete. 1. I fältet Personnummer skriver du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta uppgifter om deltagaren. Uppgifter om Namn, Kommun och Stadsdel hämtas från folkbokföringen och från val som du tidigare har gjort på sidan Registrera medverkan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 55 (73)
Registrerad medverkan i insatser Under Registrerad medverkan i insatser visas historik över deltagarens registrerade insatser. Den senast registrerade insatsen visas alltid överst. Insats: Namnet på insatsen. Arbetsförmedling: Den arbetsförmedling som har ansvarat för den aktuella insatsen. Kontor: Det kontor som har ansvarat för den aktuella insatsen. Startdatum: Startdatum för insatsen. Slutdatum: Slutdatum för insatsen. Visa uppgifter: Om insatsen är kopplad till ett sparat registreringstillfälle visas knappen Välj. Klicka på knappen Välj för att öppna sidan Registrera uppgifter för det aktuella registreringstillfället. På sidan Registrera uppgifter ser du vilka frågor som har besvarats och hur de har besvarats. Om insatsen är kopplad till ett registreringstillfälle som inte har sparats visas knappen Skapa. Klicka på knappen Skapa för att öppna sidan Registrera uppgifter. På sidan kan du registrera svar på de frågor som ställs. 3. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Den här funktionen kan du använda dig av om du har sökt fram fel person. Copyright, Försäkringskassan Sid. 56 (73)
10.2 Visa deltagare Kontoret (arbetsförmedling eller kontor) har eller har haft minst en deltagare med registrerad medverkan i Af/FK-samarbete i SUS. Det är enbart du som är deltagaransvarig som har behörighet att se personuppgifter i SUS. Din behörighet begränsas dock till att du bara kan se de deltagare som är registrerade på det eller de kontor som du har tilldelats uppdrag i. Navigering För att se kontorets deltagare öppnar du sidan Visa deltagare. Klicka på länken Visa deltagare under kategorin Af/FK-samarbete Deltagarlista 1. I dropplistan Insats kan du välja att avgränsa din sökning till en specifik insats. Vill du söka på alla insatser väljer du alternativet Samtliga. Du kan välja mellan följande insatser: Arbetslivsinriktad Arbetsförberedande Begäran om Gemensam Kartläggning Gemensam Kartläggning Planerad Arbetslivsinriktad Planerad Arbetslivsinriktad I exemplet i bilden nedan har Gemensam Kartläggning valts. 2. Medverkan är: Här ska du ange om du enbart vill söka på Aktuella, det vill säga pågående samarbeten eller om du enbart vill söka på Avslutade. Vill du söka på både avslutade och aktuella samarbeten ska du välja Samtliga. I exemplet i bilden nedan har Samtliga valts. 3. Mer än XX dagar i insats: I det här fältet kan du avgränsa sökningen till att enbart visa deltagare som har deltagit upp till ett visst antal dagar i insats. Till Copyright, Försäkringskassan Sid. 57 (73)
exempel: Du vill enbart söka deltagare som har varit i gemensam kartläggning i minst 100 dagar. Du anger då 100 i fältet. Du kan välja mellan 0-9999 dagar. 4. Arbetsförmedling: Välj den arbetsförmedling i dropplistan som du vill avgränsa din sökning till. Vill du söka på alla arbetsförmedlingar så ska du välja Samtliga. Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart se deltagares medverkan för den eller de arbetsförmedlingar som du är tilldelad uppdrag i. Det gäller också om du väljer alternativet Samtliga. 5. Kontor: Välj det kontor i dropplistan som du vill avgränsa din sökning till. Vill du söka på alla kontor så ska du välja Samtliga. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart se deltagares medverkan för det eller de kontor som du är tilldelad uppdrag i. Det gäller också om du väljer alternativet Samtliga. 6. Klicka på knappen Sök för att visa uppgifter om deltagares medverkan utifrån de val du har gjort i steg 1-5 ovan. 7. Sorteras på: I dropplistan väljer du hur listan ska sorteras. Du kan välja mellan Personnummer, Namn, Startdatum eller Slutdatum. Du kan också välja om du vill att din sortering ska visas i en Stigande eller en Fallande ordning. Du behöver inte göra en ny sökning för att ändra dina sorteringsval. 8. I tabellen visas samtliga deltagares medverkan som omfattas av de val du har gjort i steg 1-5 ovan. De presenteras enligt den sortering som du har valt i steg 7. Copyright, Försäkringskassan Sid. 58 (73)
Personnummer: Deltagarens personnummer Namn: Deltagarens namn Insats: Den insats som deltagaren deltar i/har deltagit i Af: Den arbetsförmedling som har ansvarat för insatsen Kontor: Det kontor som har ansvarat för insatsen Startdatum: Startdatum för insatsen Slutdatum: Slutdatum för insatsen (om denna är avslutad) Välj: Om du trycker på knappen Välj kommer du att flyttas till sidan Registrera medverkan. Uppgifter om Namn, Kommun och Stadsdel hämtas från folkbokföringen och från val som du tidigare har gjort på sidan Registrera medverkan. 9. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 59 (73)
11 Registrera anonyma deltagare (Deltagaransvarig) I avsnittet beskrivs hur du som deltagaransvarig registrerar anonyma deltagare. Deltagare i insatser som inte har lämnat sitt samtycke till att få sina personuppgifter registrerade samt personer med skyddade personuppgifter ska registreras som anonyma deltagare i SUS. När du registrerar anonyma deltagare registrerar du följande uppgifter: Arbetsförmedling Kontor Inregistreringsår Inregistreringsmånad Kön Antal (fördelat på kvinnor och män) Anonyma deltagare registreras bara en gång per medverkan i samarbetet. Observera också att du aldrig registrerar ut en anonym deltagare. 11.1 Registrera anonyma deltagare Deltagaren har skyddade personuppgifter eller är en deltagare som inte har samtyckt till att få sina personuppgifter registrerade i SUS. Navigering För att registrera anonyma deltagare öppnar du sidan Registrera anonyma deltagare. Klicka på länken Registrera anonyma deltagare under kategorin Af/FK-samarbete i menyträdet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 60 (73)
Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. Du måste också spara uppgifter innan du byter inregistreringsår eller inregistreringsmånad. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. 11.2 Insatsinformation I panelen Insatsinformation väljer du vilken arbetsförmedling och vilket kontor som samarbetar kring den deltagare som du ska registrera som anonyma deltagare. Observera att du enbart kan registrera anonyma deltagare för kontor som du har ett uppdrag som deltagaransvarig. I fältet Samverkansform är AF/FK-samarbete förvalt. I fältet Arbetsförmedling väljer du den arbetsförmedling som medverkar i samarbetet med deltagaren. 8 Välj Arbetsförmedling är standardvärde. Du måste aktivt välja en arbetsförmedling. I fältet kontor väljer du det kontor som medverkar i samarbetet med deltagaren. Fältet är obligatoriskt att fylla i. 9 Välj kontor är standardvärde. Du måste aktivt välja ett kontor. Observera att du aldrig kan byta kontor på en registrerad anonym deltagare. Om du har registrerat felaktiga kontor måste du först ta bort en deltagare från den felaktiga kombinationen av arbetsförmedlingen och kontor och sedan lägga till en deltagare i rätt kombination. 8 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart välja de arbetsförmedlingar du har tilldelats uppdrag i. Är du anställd på Försäkringskassan kan du välja alla arbetsförmedlingar. 9 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du välja alla kontor. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart välja de kontor du har tilldelats uppdrag i. Copyright, Försäkringskassan Sid. 61 (73)
11.3 Registrera anonyma deltagare I panelen Registrera anonyma deltagare registrerar du information om antalet anonyma deltagare i samarbetet för vald kombination av arbetsförmedling och kontor. Du får också information om hur många anonyma deltagare som har registrerats in under valt år och månad. 1. I fältet för Inregistreringsår väljer du vilket år du vill registrera in anonyma deltagare på. Du kan välja från år 2013 till innevarande år + 1 år. 2. I fältet för Inregistreringsmånad väljer du vilken månad du vill registrera in anonyma deltagare på. Du kan välja från januari december för valt inregistreringsår, exempel 201301 201312. Kvinnor 3. I fältet för Ange antalet kvinnor fyller du i antalet kvinnliga deltagare som ska läggas till, alternativt tas bort. o Klicka på knappen Lägg till för att registrera de anonyma deltagarna. Summan i fältet Ange antalet kvinnor adderas till Summa antal anonyma kvinnor för vald månad, samt till Summa antal anonyma deltagare som startat under vald månad och Summa antal anonyma deltagare som startat under året. o Klicka på knappen Ta bort för att reducera tidigare registrerade anonyma deltagare. Summan i fältet Ange antalet kvinnor reducerar Summa antal anonyma kvinnor för vald månad, samt till Summa antal anonyma deltagare som startat under vald månad och Summa antal anonyma deltagare som startat under året. o Summa antal anonyma kvinnor för vald månad: Här visas det totala antalet anonyma kvinnor som är registrerade för vald kombination av arbetsförmedling och kontor under vald inregistreringsmånad. Män Copyright, Försäkringskassan Sid. 62 (73)