SUS Vanliga frågor och svar Finsam och tvåpartsfinsam FAQ

Transkript

1 SUS Vanliga frågor och svar Finsam och tvåpartsfinsam

2 _SUS_FINSAM_RevG Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION SYFTE AVGRÄNSNINGAR REFERENSER LÄSANVISNING ATT FÅ BEHÖRIGHET Vem kan få behörighet till SUS? Hur får jag behörighet till SUS? Varför är det just min närmaste/ansvarige chef som måste ansöka om behörighet i SUS åt mig?7 2.4 Varför behöver beställare ange personnummer? Jag är chef och jobbar på Arbetsförmedlingen/en kommun/ett landsting/ett samordningsförbund och vill att mina medarbetare ska få tillgång att jobba i SUS. Var vänder jag mig för att få behörighet till dem? Jag är anställd som samordnare på ett samordningsförbund men får ingen behörighet som samverkansadministratör? Vad ska jag göra? BEHÖRIGHETSROLLER Vem kan vara deltagaransvarig i SUS? Jag arbetar på ett samordningsförbund och har ansökt om rollen som deltagaransvarig i SUS via blanketten Beställning Användare i SUS (9445), men jag har inte fått behörighet för denna roll. Varför? INLOGGNING Jag har e-legitimation och har tidigare kunnat logga in i och arbeta i SUS. Nu fungerar det plötsligt inte Var finner jag mer information om e-legitimation och BankID? BLANKETTER Kan användare på myndigheter utanför Försäkringskassan beställa blankett Användaruppgifter om att bli beställare i SUS (9450) via e-post? Jag vill beställa flera olika SUS-blanketter i ett antal exemplar, kan ni skicka dessa till mig? Jag har skickat in blankett 9450 Hur lång tid tar det att bli registrerad? UTGÅTT! Jag undrar hur det kommer sig att man inte kan skriva ut de nya blanketterna för in- och utskrivning samt medgivande som nu finns på Susam? Behöver jag spara blanketterna för in- och utregistrering av deltagare (9448 och 9449)? SAMTYCKE Vad gör jag om deltagaren inte vill skriva under samtyckesblanketten? Finns översättningar av samtyckesblanketten? Behöver deltagaren skriva under en ny samtyckesblankett för varje gång som han/hon ska registreras till en insats? Kan unga, från 16 år, skriva under samtycket själva eller krävs det underskrift av målsman? Kan man lägga till texten från kommunens samtyckesblankett i SUS-samtyckesblanketten d v s sammanfoga dessa blanketter till en, så att deltagaren skriver under en blankett och i och med ett undertecknande ger sitt samtycke åt båda parter? Vart skickar vi samtyckesblanketterna? Vilka kan ta ut uppgifter på individnivå ur SUS? REGISTRERING Kan in- och utregistrering av deltagare ske av olika handläggare? Kan jag själv ta bort en deltagare som felaktigt registrerats in i SUS? Jag ska koppla en användare i SUS till en insats, men hittar inte rätt person. Hur gör jag? Copyright, Försäkringskassan Sid. 2 (22)

3 _SUS_FINSAM_RevG 7.4 Vad händer med de registrerade uppgifterna om samverkansorganisationerna ändras, om t ex samordningsförbund går samman? Varför kan jag inte registrera en insats/individärenden retroaktivt? Hur registrerar vi projekt som har inslag av både individinriktning och strukturövergripande åtgärd Finns det några begränsningar för hur Kompletterande fråga får användas? Hur ska vi registrera uppgifter i ESF-projekt i SUS? Det handlar om projekt där samordningsförbundet är med och medfinansierar Finns det någon tidpunkt som uppgifter senast måste vara inregistrerade i SUS? I gamla SUS kunde delaktiviteter inom en insats registreras. Går det att göra detta även i SUS? Hur gör jag för att registrera ut en anonym deltagare? Hur är det tänkt att samordningsförbund ska registrera insatsbudget? Vad ska läggas som insatskostnad och vad ska läggas som förvaltningskostnad? Hur registrerar samordningsförbundet ett eventuellt överskott från tidigare år i SUS? När två samordningsförbund tillsammans har en insats - hur ska uppgifterna registreras - för insatsen? För deltagarna? Vad händer med SUS-registreringen av deltagare som inte registrerats ut fast insatsen har avslutats? Kan jag registrera prognos över förbrukade medel? Kan jag registrera in en deltagare i insats en andra gång? BEGREPP Hur definieras målgruppen unga? Hur definierar vi aktivt arbetssökande på Arbetsförmedlingen? Hur ska deltagare som skrivs ut till utbildning inom Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsutbildning avslutas? Hur ska deltagare som har OSA (offentligt skyddat arbete) registreras vid inskrivningstillfället? När ska avslutsanledning Utskrivning användas? Vi har deltagare som har gått grundsärskola och gymnasiesärskola? Hur ska jag registrera deras utbildning i SUS? RAPPORTER Jag registrerar folkbokföringsort med stadsdel vid start i samverkan men hur tar jag ut resultat fördelat per stadsdel? Vad visar insatsrapporten när det gäller deltagaruppgifter? I deltagarrapporterna hur känner systemet igen unika deltagare? ÖVRIGA FRÅGOR Jag har varit inne och jobbat i SUS i flera timmar och blev plötsligt utloggad. Jag fick meddelande om att jag blev utloggad på grund av inaktivitet. Vad hände? Hur länge sparas uppgifterna i SUS? Copyright, Försäkringskassan Sid. 3 (22)

4 _SUS_FINSAM_RevG Versionshantering Datum Version Ändring RevA Första beslutade version RevB Andra beslutade version RevC Tredje beslutade version RevD Fjärde beslutade version RevE Femte beslutade version RevF Sjätte beslutade version. Nya frågor: 7.15, 7.16, Ändrade frågor: 2.3, , 7.2, 7.3, RevG Sjunde beslutade version. Ändrade frågor: 2.3, 2.5, 5.1, 5.3, 7.2, 8.2, 8.5. Copyright, Försäkringskassan Sid. 4 (22)

5 _SUS_FINSAM_RevG 1 Dokumentinformation Det här dokumentet redovisar svar på de vanligaste frågorna om SUS för samverkansformerna Finsam och tvåpartsfinsam. Dokumentet är ett komplement till SUS användarhandledning Finsam och Tvåpartsfinsam. Dokumentet uppdateras efterhand som frågor kommer in. Tänk på att dokumentet är skapat utifrån de aktuella situationer som råder och att informationen om SUS kan komma att förändras. Ändringar och nya frågor sedan föregående version är gråmarkerade. Frågorna är uppdelade utifrån nio olika delar: Att få behörighet Frågor som berör behörighetsprocessen Behörighetsroller i SUS Frågor som handlar om de olika behörighetsrollerna i SUS. Inloggning Frågor som handlar om inloggning till SUS-systemet. Blanketter Frågor som är handlar om SUS-blanketterna. Samtycke Frågor som berör samtyckeshanteringen för registrering av personuppgifter i SUS. Registrering Frågor som handlar om registrering av uppgifter i SUS. Begrepp Frågor som handlar om definitioner av olika begrepp som används i SUS. SUS-rapporter Frågor som handlar om SUS-rapporterna. Övriga frågor Övriga frågor som inte faller inom någon av ovanstående kategorier. 1.1 Syfte Syftet med detta dokument är att snabbt ge dig som användare svar på vanliga frågor om SUS. Frågorna kommer efterhand att arbetas in i användarhandledningen. Dokumentet är ett komplement till SUS Användarhandledning Finsam/Tvåpartsfinsam. Copyright, Försäkringskassan Sid. 5 (22)

6 _SUS_FINSAM_RevG 1.2 Avgränsningar Samverkansformen Af/FK-samarbete berörs inte i detta dokument. 1.3 Referenser I det här dokumentet refereras till följande information: Susam.se, SUS Användarhandledning Behörigheter SUS Användarhandledning FINSAM/Tvåpartsfinsam Blankett 9443 Samtyckesblankett Blankett 9448 Inregistrering av deltagare Blankett 9449 Utregistrering av deltagare 1.4 Läsanvisning För att lättare förstå vad som ska göras används dessa anvisningar: Text som förekommer på skärmen, samt katalog- och filnamn visas med Lucida Console, till exempel Klicka på knappen Spara. Tangenttryckningar och svar från program visas i Lucida Console fetstil, till exempel Enter eller Hårddisken kommer att formateras Kursiv stil i ett kommando, domän- eller datornamn visar att informationen kan variera, exempelvis FKxx eller Wxxxxyzzz. Copyright, Försäkringskassan Sid. 6 (22)

7 _SUS_FINSAM_RevG 2. Att få behörighet 2.1 Vem kan få behörighet till SUS? Svar: Anställda på Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun, landsting eller samordningsförbund kan få behörighet till SUS. Anställda på samordningsförbund kan inte ha behörighetsrollen deltagaransvarig. 2.2 Hur får jag behörighet till SUS? Svar: Det är din arbetsgivare som ytterst ansvarar för det du gör i SUS. Därför är det också din chef som beställer din behörighet i SUS. Det finns en användarhandledning för att beställa behörigheter i SUS, se SUS Användarhandledning Behörigheter som finns på Susam.se. 2.3 Varför är det just min närmaste/ansvarige chef som måste ansöka om behörighet i SUS åt mig? Svar: Detta gäller inte längre. Sedan 21 april gäller en ny process för SUSbehörigheter. Alla externa organisationer måsta först teckna en överenskommelse med Försäkringskassan. Varje myndighet bestämmer sedan själva vem eller vilka personer som ska vara behöriga beställare för myndigheten. Du kan läsa mer om processen på Susam.se. 2.4 Varför behöver beställare ange personnummer? Svar: Personnumret används för att urskilja beställaren från andra personer med samma namn. Det är den ansvarige chefen som beställer behörighet åt medarbetare och är därmed ytterst ansvarig för det som användaren gör i systemet. Beställaren är ansvarig för att rätt person har behörighet att registrera uppgifter i SUS. Finns det flera personer med samma namn på samma organisation räcker inte organisationsnumret som identifiering, därmed efterfrågas även personnumret. 2.5 Jag är chef och jobbar på Arbetsförmedlingen/en kommun/ett landsting/ett samordningsförbund och vill att mina medarbetare ska få tillgång att jobba i SUS. Var vänder jag mig för att få behörighet till dem? Svar: Om din organisation redan har en eller behöriga beställare av SUS-behörigheter så ska du vända dig till dem. Om din organisation saknar en överenskommelse med Försäkringskassan måste ni först teckna en sådan. Skicka in Anmälan överenskommelse om SUS-behörigheter som du hittar på Du kan läsa mer om processen om överenskommelsen på Copyright, Försäkringskassan Sid. 7 (22)

8 _SUS_FINSAM_RevG Du som är anställd på Arbetsförmedlingen beställer behörigheter via ett formulär på intranätet Vis. Arbetsförmedlingens katalogadministratörer skapar sedan SUSbehörigheter efter din beställning. 2.6 Jag är anställd som samordnare på ett samordningsförbund men får ingen behörighet som samverkansadministratör? Vad ska jag göra? Svar: Ta reda på vem som är din egentliga arbetsgivare. Vem betalar ut lönen? Det är den närmaste chefen hos arbetsgivaren som ska beställa behörighet åt dig. Copyright, Försäkringskassan Sid. 8 (22)

9 _SUS_FINSAM_RevG 3. Behörighetsroller 3.1 Vem kan vara deltagaransvarig i SUS? Svar: Enbart anställda hos Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun och landsting kan ha rollen som deltagaransvarig i SUS. Att vara deltagaransvarig innebär att man har direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen (se Förordning (2003:766). Notera att deltagaransvariga inte kan vara samverkansadministratörer samtidigt. Förordning (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration 3 a Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting som deltar i samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet får ha direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen i den utsträckning den registrerade samtycker till det. Endast de personer vid nämnda myndigheter som ansvarar för den lokala samverkansaktivitet i vilken den registrerade deltar får ges behörighet för direktåtkomst till sådana personuppgifter. Förordning (2007:928). 3.2 Jag arbetar på ett samordningsförbund och har ansökt om rollen som deltagaransvarig i SUS via blanketten Beställning Användare i SUS (9445), men jag har inte fått behörighet för denna roll. Varför? Svar: Endast personer som är anställda på Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun eller landsting kan ha rollen som deltagaransvarig. SUS är ett datasystem som ingår i socialförsäkringsdatabasen och endast anställda på Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommun eller landsting får ha direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen. En deltagaransvarig har direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen. Se också fråga 3.1. Copyright, Försäkringskassan Sid. 9 (22)

10 _SUS_FINSAM_RevG 4. Inloggning 4.1 Jag har e-legitimation och har tidigare kunnat logga in i och arbeta i SUS. Nu fungerar det plötsligt inte. Svar: Din e-legitimation kan ha gått ut. Kontakta din utgivare. Läs mer på Var finner jag mer information om e-legitimation och BankID? Svar: Du finner information på Du som använder e-legitimation från Telia hittar också mer information på Telias webbplats Du som använder e-legitimation från Nordea hittar också mer information på Nordeas webbplats Du som använder BankID hittar också mer information på Copyright, Försäkringskassan Sid. 10 (22)

11 _SUS_FINSAM_RevG 5. Blanketter 5.1 Kan användare på myndigheter utanför Försäkringskassan beställa blankett Användaruppgifter om att bli beställare i SUS (9450) via e-post? Svar: Nej. I samband med att den ny processen för behörighetsöverenskommelser började gälla togs blankett 9450 ur bruk. Blanketten kan inte längre beställas i någon form. 5.2 Jag vill beställa flera olika SUS-blanketter i ett antal exemplar, kan ni skicka dessa till mig? Svar: Alla blanketter finns att ladda ner från hemsidan under fliken Användarstöd och support/blanketter. 5.3 Jag har skickat in blankett 9450 Hur lång tid tar det att bli registrerad? UTGÅTT! Svar: Frågan har utgått då blankett 9450 inte längre finns kvar. 5.4 Jag undrar hur det kommer sig att man inte kan skriva ut de nya blanketterna för in- och utskrivning samt medgivande som nu finns på Susam? Svar: Du kan skriva ut dem, men du får högerklicka på blanketten och välja skriv ut. Det har inte med blanketterna att göra utan med Adobe Reader som är det vanligaste programmet som används för att visa pdf-filer. Om det av någon anledning inte fungerar - kontakta Kundcenter för partner. Du som arbetar på Försäkringskassan kontaktar Helpdesk. 5.5 Behöver jag spara blanketterna för in- och utregistrering av deltagare (9448 och 9449)? Svar: Vad du ska göra med blanketterna är beroende på vem som är huvudman för din organisation: Om din organisation tillhör en kommun eller ett landsting - fråga företrädaren för din arkivmyndighet om vad som gäller för din organisation. Om du arbetar på Arbetsförmedlingen ska underlag för inregistrering och omregistrering av deltagare i Nya SUS gallras omedelbart efter att in- /omregistrering gjorts i Nya SUS. Gallring sker då i kraft av Arbetsförmedlingens interna instruktion för gallring av allmänna handlingar, AFII 44/2010 kap. 0.2, nr. 7 Copyright, Försäkringskassan Sid. 11 (22)

12 _SUS_FINSAM_RevG Om du arbetar på Försäkringskassan ska underlag för inregistrering och omregistrering av deltagare i Nya SUS gallras omedelbart efter att in- /omregistrering gjorts i Nya SUS. Gallring sker då i kraft av Försäkringskassans tillämpningsbeslut (dnr ) av Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse". Copyright, Försäkringskassan Sid. 12 (22)

13 _SUS_FINSAM_RevG 6. Samtycke 6.1 Vad gör jag om deltagaren inte vill skriva under samtyckesblanketten? Svar: Deltagare som inte lämnar samtycke till att låta dig registrera dennes personuppgifter i SUS ska registreras som anonyma deltagare. Även deltagare med skyddade personuppgifter ska registreras som anonyma deltagare. Den är den deltagaransvarige som registrerar dessa som anonyma den enda uppgiften som registreras är vilket kön som deltagaren har och vilket år (budgetår) som deltagaren startade i insatsen. 6.2 Finns översättningar av samtyckesblanketten? Svar: Ja, blanketten finns översatt till 18 olika språk och finns att ladda ner på hemsidan Behöver deltagaren skriva under en ny samtyckesblankett för varje gång som han/hon ska registreras till en insats? Svar: Ja, varje gång en deltagare ska registreras in i en samverkansaktivitet/-insats, ska ett nytt samtycke inhämtas. 6.4 Kan unga, från 16 år, skriva under samtycket själva eller krävs det underskrift av målsman? Svar: När det gäller underåriga så är huvudprincipen att den unges mognad och utveckling i kombination med samtyckets omfattning är avgörande i frågan om samtycket ska anses vara giltigt eller inte. I Datainspektionens information, Samtycke enligt personuppgiftslagen (s. 13), står följande: Om uppgifter om underåriga ska behandlas är det särskilt viktigt att göra en seriös bedömning av den unges förmåga att förstå de totala konsekvenserna av en behandling. En tumregel kan vara att den som fyllt 15 år normalt är kapabel att ta ställning i samtyckesfrågan. 6.5 Kan man lägga till texten från kommunens samtyckesblankett i SUSsamtyckesblanketten d v s sammanfoga dessa blanketter till en, så att deltagaren skriver under en blankett och i och med ett undertecknande ger sitt samtycke åt båda parter? Svar: Nej, SUS- respektive kommunens samtycke har två olika syften. Kommunen behöver samtycke för att genomföra ett visst projekt och SUS-samtycket är till för att följa upp resultaten av detta och liknande projekt. Dessutom omfattar SUS-samtycke Copyright, Försäkringskassan Sid. 13 (22)

14 _SUS_FINSAM_RevG fler myndigheter än kommunen. För att det tydligt ska framgå vad en person har gett sitt samtycke till behöver samtyckesblanketterna hållas isär. 6.6 Vart skickar vi samtyckesblanketterna? Svar: Samtliga inhämtade samtycken ska skickas i original för arkivering till: Försäkringskassan Diariet Samtycket Östersund 6.7 Vilka kan ta ut uppgifter på individnivå ur SUS? Svar: Deltagaransvariga i insatsen kan se deltagaruppgifterna direkt i SUS, det vill säga de har direktåtkomst till deltagaruppgifter i SUS i de insatser de är ansvariga för. Genom särskilda registeruttag har Försäkringskassan möjlighet att i uppföljningssyfte ta ut deltagaruppgifter ur SUS-databasen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 14 (22)

15 _SUS_FINSAM_RevG 7. Registrering 7.1 Kan in- och utregistrering av deltagare ske av olika handläggare? Svar: Ja, det kan vara olika handläggare som sköter in- och utregistrering av deltagare i en och samma insats. Alla deltagaransvariga som är kopplade till den specifika insatsen kan registrera deltagaruppgifter. Det är däremot inte möjligt att ge någon annan än personal anställd av Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommun eller landsting tillgång till att registrera personuppgifter ur SUS. 7.2 Kan jag själv ta bort en deltagare som felaktigt registrerats in i SUS? Svar: Ja. Registrera ut deltagaren med Avslutsanledning Felregistrering. Deltagaren kommer då automatiskt att tas bort ur databasen. 7.3 Jag ska koppla en användare i SUS till en insats, men hittar inte rätt person. Hur gör jag? Svar: Du kan använda dig av så kallad wildcardsökning (*-tecknet) för att söka på ett större urval. Skriv till exempel H* i efternamn för att hitta alla som heter något som börjar med H i efternamn. Du kan även använda *-tecknet före bokstaven. För vissa personer visas flera förnamn. Om tilltalsnamnet är det första förnamnet så kommer du inte hitta personen genom att söka på förnamnet. Till exempel: Du söker efter en person som heter Tina Karlsson. I SUS anges två förnamn för Tina Petra Tina. Söker du på förnamn Tina så kommer du inte hitta rätt person i detta fall. Söker du *Tina i förnamn så kommer du att hitta henne. 7.4 Vad händer med de registrerade uppgifterna om samverkansorganisationerna ändras, om t ex samordningsförbund går samman? Svar: I dagsläget saknas en teknisk lösning. Utifrån de förutsättningar som gäller vid en förändring skapas en lösning för varje enskilt tillfälle. Kontakta Försäkringskassan i god tid innan en sammanslagning av samordningsförbund 7.5 Varför kan jag inte registrera en insats/individärenden retroaktivt? Svar: Registrering kan inte göras före Startdatum för samverkansorganisationen alternativt Startdatum för insatsen. Kontrollera Startdatum. Copyright, Försäkringskassan Sid. 15 (22)

16 _SUS_FINSAM_RevG 7.6 Hur registrerar vi projekt som har inslag av både individinriktning och strukturövergripande åtgärd. Svar: Registrera som två olika insatser. 7.7 Finns det några begränsningar för hur Kompletterande fråga får användas? Svar: Ja det gör det. Du får inte under några omständigheter skapa kompletterande frågor som medför registrering av känsliga personuppgifter, det vill säga uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska årsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör deltagarnas hälsa eller sexualliv. Tänk på att en uppgift i sig självt inte behöver vara känslig men kan tillsammans med en annan uppgift eller fråga medföra avslöjande av känsliga personuppgifter. 7.8 Hur ska vi registrera uppgifter i ESF-projekt i SUS? Det handlar om projekt där samordningsförbundet är med och medfinansierar. Svar: Om ett samordningsförbund leder och styr ett ESF-projekt (ett projekt som finansieras med medel från Europeiska socialfonden) och insatsen även delfinansieras med medel från ett samordningsförbund ska insatsen registreras som en individinriktad insats i SUS. ESF är då en av samordningsförbundets finansiärer och registreras som finansiär och ESF-medlen förs in som tillgängliga medel (de medel som ESF bidrar med ska registreras) i samordningsförbundets budget i SUS. Samordningsförbundets budget registreras under fliken Samverkansorganisationsbudget efter valet Hantera samverkansorganisation. I fältet Finansiär/organisation väljs förutom myndighet, landsting, kommun och Samordningsförbund NN även ESF. När ett förbund har ESFmedel så behöver också kolumnen Finansiär markeras under rubriken Ingående organisationer (under Samverkansorganisation). ESF medlen ska även registreras i de insatser som finansieras med ESF-medel (ESF Insatskostnad). De medel som samordningsförbundet finansierar insatsen med ska registreras som insatskostnad. Samtliga deltagare i insatsen ska registreras. För att kunna registrera Insatskostnad ESF måste förs ESF-medel registreras i samordningsförbundets budget i SUS. Om ett samordningsförbund ger ekonomiskt stöd till ett ESF-projekt utan att själv leda och styra projektet redovisas samordningsförbundets del i insatsen som en strukturövergripande insats med preciserad inriktning Dialog & kommunikation, välj också att registrera deltagare som endast antal. Samordningsförbundets finansiering registreras som en insatskostnad i insatsen. ESF-medel kan, om så önskas, registreras på samma sätt som ovan. Antal deltagare registreras under insatsen, registrera antal i volyminsats. Copyright, Försäkringskassan Sid. 16 (22)

17 _SUS_FINSAM_RevG 7.9 Finns det någon tidpunkt som uppgifter senast måste vara inregistrerade i SUS? Svar: Nej, uppgifter ska löpande registreras i SUS. För att säkerställa god kvalitet i den information som hämtas ur SUS ska alla uppgifter löpande registreras in i SUS för att ge en korrekt bild av samverkan. Försäkringskassan hämtar information från SUS två gånger per år för att återrapportera enligt regleringsbrevet till regeringen. Rapporterna ska även kunna visa aktuella uppgifter när någon av myndigheterna eller samordningsförbunden har behov av uppföljning, som t ex vid bokslut och delårsrapport I gamla SUS kunde delaktiviteter inom en insats registreras. Går det att göra detta även i SUS? Svar: Nej, det går inte att registrera delaktiviteter Hur gör jag för att registrera ut en anonym deltagare? Svar: Du registrerar anonyma deltagare bara när de börjar och anger endast vilket kön deltagaren har samt vilket år denne startar i insatsen Hur är det tänkt att samordningsförbund ska registrera insatsbudget? Vad ska läggas som insatskostnad och vad ska läggas som förvaltningskostnad? Svar: Samordningsförbunden registrerar hela insatsbudgeten som insatskostnad, förvaltningskostnad används inte. Om insatsen är delfinansierad med medel från ESF (Europeiska socialfonden) registrerar samordningsförbunden den del av insatskostnaden som finansierats med ESF medel som ESF insatskostnad Hur registrerar samordningsförbundet ett eventuellt överskott från tidigare år i SUS? Svar: Samordningsförbundets budget registreras under fliken Samverkansorganisationsbudget efter valet Hantera samverkansorganisation. I fältet Finansiär/organisation väljs förutom myndighet, landsting och kommun även Samordningsförbund NN för att registrera eget kapital. Skriv också under Beskrivning att det rör sig om ett eget kapital. När ett förbund har ett eget kapital så behöver också kolumnen Finansiär markeras under rubriken Ingående organisationer (under Samverkansorganisation) När två samordningsförbund tillsammans har en insats - hur ska uppgifterna registreras - för insatsen? För deltagarna? Copyright, Försäkringskassan Sid. 17 (22)

18 _SUS_FINSAM_RevG Svar: Båda förbunden lägger upp varsin insats, den insatskostnad varje förbund bidrar med registreras i den egna insatsen. Deltagarna registreras in i den insats som de tillhör utifrån kommuntillhörighet och därigenom samordningsförbund. Deltagaransvariga kan vara samma personer i båda insatserna förutsatt att det är deras uppdrag Vad händer med SUS-registreringen av deltagare som inte registrerats ut fast insatsen har avslutats? Svar: Vi rekommenderar att ansvariga ser till att alla deltagaruppgifter vid avslut är registrerade i samband med att insatsen avslutas. För att kunna visa en riktig bild av den samverkan som följs upp i SUS ska alla deltagare registreras ut när de avslutat insatsen, med de variabler som gäller för varje enskild deltagare. Deltagare som inte registrerats ut ur SUS fast insatsen har upphört är pågående deltagare i systemet tills de registreras ut, även fast insatsen är avslutad Kan jag registrera prognos över förbrukade medel? Svar: Ja du kan registrera prognos för förbrukade medel i SUS både för administrativa kostnader och för insatskostnader. Registrera delårsresultat och prognos för förbrukade medel i utfall. Ange att det är delårsresultat och prognos i fältet Beskrivning. Ändra till faktiskt utfall vid årets slut. SUS summerar inga budgetuppgifter så du ska alltid ange totalsumman Kan jag registrera in en deltagare i insats en andra gång? Svar: Ja - när en deltagare som avslutat insatsen ska börja en andra gång och registreras i SUS ska deltagarens personnummer anges i fältet deltagarinformation. Senast registrerade uppgift visas, det vill säga senaste utregistrering. Fältet vid registrering ändras till Inregistrering och fältet vid mättillfälle ska ändras till nyregistrering. Därefter kan nytt startdatum registreras. Copyright, Försäkringskassan Sid. 18 (22)

19 _SUS_FINSAM_RevG 8. Begrepp 8.1 Hur definieras målgruppen unga? Svar: Målgruppen unga har inte definierats. Anledningen till detta är att det finns olika uppfattningar om vilken ålder som avses när man pratar om en unga. Hos Försäkringskassan definieras en individ som ung upp till och med 29 år, inom delar av psykiatrin definieras unga upp till 25 år, inom andra verksamheter är man ung upp till 19, 33 osv. Det innebär att den insatsansvarige, när denne väljer målgruppen unga, flaggar upp att insatsen riktar sig till en ung målgrupp. Man kan se vilka åldersgrupper som insatsen jobbat med i deltagarrapporten, rapporttyp målgrupp. 8.2 Hur definierar vi aktivt arbetssökande på Arbetsförmedlingen? Svar: Med aktivt arbetssökande menas att deltagaren aktivt söker arbete och kan ta ett anvisat arbete. Uppgiften ger oss en bild av antalet personer som efter rehabilitering står till arbetsmarknadens förfogande, men saknar ett arbete att gå till. 8.3 Hur ska deltagare som skrivs ut till utbildning inom Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsutbildning avslutas? Svar: När deltagaren skrivs ut till en yrkesinriktad utbildning med stöd från Arbetsförmedlingen avslutas deltagaren med avslutsanledning Utskrivning. Fyll även i att deltagaren studerar och i vilken omfattning. Om utbildningen är en förberedande utbildning i Arbetsförmedlingens regi räknas utbildningen som en arbetslivsinriktad insats, och deltagaren avslutas med avslutsanledning Utskrivning - fortsatt rehabilitering. Inga uppgifter om studier ska registreras. 8.4 Hur ska deltagare som har OSA (offentligt skyddat arbete) registreras vid inskrivningstillfället? Svar: Hur deltagaren registreras vid inskrivningstillfället är beroende på om deltagaren är i arbete eller inte. En OSA-anställning är en form av subventionerat arbete. Om deltagaren arbetar vid inskrivningstillfället ska deltagaren registreras som förvärvsarbetande i subventionerat arbete och inte bedömas vara aktivt arbetssökande på Arbetsförmedlingen. Ange den omfattning som deltagaren arbetar i %, ange också om deltagaren har någon annan försörjning, t ex är sjukskriven. Om deltagaren är helt sjukskriven från sitt arbete anges svar Nej på frågan om deltagaren förvärvsarbetar. Copyright, Försäkringskassan Sid. 19 (22)

20 _SUS_FINSAM_RevG 8.5 När ska avslutsanledning Utskrivning användas? Svar: När en deltagare går vidare till arbete (med/utan subvention/eget företag) eller studier, eller är aktivt arbetssökande efter insatsen. 8.6 Vi har deltagare som har gått grundsärskola och gymnasiesärskola? Hur ska jag registrera deras utbildning i SUS? Svar: Välj alternativen grundskola respektive gymnasium. Idag finns inte möjlighet att särskilja deltagare med utbildning från särskolan i SUS. Copyright, Försäkringskassan Sid. 20 (22)

21 _SUS_FINSAM_RevG 9. Rapporter 9.1 Jag registrerar folkbokföringsort med stadsdel vid start i samverkan men hur tar jag ut resultat fördelat per stadsdel? Svar: Stadsdel registreras för deltagare som är registrerade med personuppgifter i Stockholm, Göteborg och Malmö. I deltagarrapporten är det möjligt att i urvalet är välja vilken stadsdel rapporten ska visa resultatet för. 9.2 Vad visar insatsrapporten när det gäller deltagaruppgifter? Svar: I insatsrapporten kan du för en vald period se uppgifter om antal deltagare som skrivits in i insatsen, som skrivits ut från insatsen, som under perioden deltagit i insatsen eller som deltar i insatsen just nu samt anonyma deltagare. Rapporten visar också budgeterat antal deltagare. Mer information finns i Insatsrapportens informationsknapp direkt i SUS. 9.3 I deltagarrapporterna hur känner systemet igen unika deltagare? Svar: När en utsökning i en deltagarrapport görs kontrollerar systemet om ett personnummer finns i urvalet fler gånger. Det gäller oavsett hur stor sökningen är. Om sökningen avser en insats, räknas antalet personnummer inom insatsen. Om sökningen avser en hel samverkansorganisation räknas antalet personnummer inom samverkansorganisationen. Om sökningen avser ett helt län, räknas antalet personnummer inom länet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 21 (22)

22 _SUS_FINSAM_RevG 10. Övriga frågor 10.1 Jag har varit inne och jobbat i SUS i flera timmar och blev plötsligt utloggad. Jag fick meddelande om att jag blev utloggad på grund av inaktivitet. Vad hände? Svar: En användare kan bara var inloggad i SUS under maximalt 120 minuter åt gången. Efter den tiden blir användaren utloggad och får logga in igen. Detta är ett medvetet val, bland annat på grund av säkerhetsmässiga skäl. Om man inte arbetar aktivt loggas man ut efter 60 minuter Hur länge sparas uppgifterna i SUS? Svar: Det finns inte någon tidsgräns för hur länge uppgifterna i SUS sparas utan uppgifterna sparas tills vidare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 22 (22)