Protokoll 20141109: Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Ida Reimegård, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Plats: Anne Frank, Trädgårdsgatan 16 C Mötesansvarig: Lisa Erkander 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutar att godkänna kallelsefördraget med borttaget av punkt 10. Utbildning. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutar att välja Ida till mötesordförande. Mötet beslutar att välja Lisa till mötessekreterare. Mötet beslutar att välja Linus och Hannah till justerare. 5. Föregående mötesprotokoll Protokollet föredrogs och mötet beslutade att lägga det till handlingarna. 6. Information från tjänstemännen Leo Jonason från förbundskansliet besökte oss innan mötet och informerade om vad de sysslar med för tillfället och han fick information om vår verksamhet och hur planen ser ut inför FÅM. 7. Vad har hänt sen sist?* 7.1 Verksamhetsledarträffen 19/10 Alla verksamhetsledare från Läxhjälpen boendet, Läxhjälp aktivitetshuset, Rättvis handel och PRgruppen deltog. Några av verksamhetsledarna från Vänner emellan fadderdelen och Vänner emellan storträffen deltog. Ingen verksamhetsledare från Jourhavande kompis kunde deltaga. Utbildningen bestod av två delar. Den första handlade om praktiska saker kring rollen som verksamhetsledare och den andra delen om ledarskap. Den första delen var obligatorisk för alla, 11 personer deltog. Den andra delen var obligatorisk för nya verksamhetsledare, 5 personer deltog. Deltagande uppskattade på det stora hela utbildningen och informationen som de fick. De uppskattade speciellt möjligheten att diskutera och lära sig av varandra. De tyckte dock att utbildningen var för lång. Malin och Linus bedömning är dock inte att utbildningen i sig är för lång, det är mycket som behöver gås igenom, men att man eventuellt kan lägga den på en heldag istället för att göra den mer luftig.
7.2 Middag med styrelsen 22/10 Hannah, Ida, Malin, Sofie och Lisa träffades hemma hos Malin och åt tacos samt glass till efterrätt. De hade det väldigt trevligt. Denna middag var med andra ord priset för Haffad-tävlingen förra året. 7.3 Engagemangsmässan 6/11 Föredragande: Jaś Vi var sammanlagt 7 personer uppdelade på två pass som stod på Norrlands Nation och informerade om våra verksamheter. Dessvärre var det inte så många som besökte mässan, men vi lyckades ändå väcka intresse hos ca fem personer. Vi satte även igång en krambildstävling som hålls under november månad på Instagram och Facebook under #rkufkram. 7.4 Läxhjälpsutbildning CIS 6/11 Föredragande: Lisa Läxhjälpsutbildning CIS (rapport från verksamhetsledarna från Aktivitetshuset) Ca 20 deltagande jämt fördelat mellan Aktivitetshuset och Läxhjälp boenden. Givande och något verksamhetsledarna vill fortsätta med, helst en gång per termin. Lite mer inriktad mot boenden eftersom lärarna som deltog var lärare för nyanlända. Till nästa gång är det bra med en lärare från en sprintklass också för att diskutera problem som uppstår senare i svenskautvecklingen. En utvärdering har skickats till alla som deltog, men svaret är inte sammanställt än. 7.5 Verksamhetsplan och budget för styrelsen 2015 6/11 och Hannah Ida och Hannah tillbringade en torsdagskväll med att (börja) skriva en verksamhetsplan samt budget. Dessa finns tillgängliga på Google Docs. Malin ändrar strukturen i dokumentet och meddelar när hon är klar. Då går alla in för en slutgiltig koll, återkoppling på nästa möte. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Asylföreläsning 2/12, Jaś och Linus Planerna för en asylföreläsning den 2/12 med bland andra Louise Dane har börjat ta form. Louise ställer gärna upp och föreläser i ungefär 45min exklusive frågestund och fika. Ida försöker även få tag på Eva Rimsten (som tidigare hållt asylföreläsningen för oss). Tanken är att de ska hålla en del var, Louise den mer rättsliga delen och Eva den mer humana delen. Till föreläsningen är Sensus största lokal bokad och föreläsningen kommer ske i samarbete med Sensus. Ida fortsätter försöka få tag på Eva Rimsten, annars kör vi ändå med Louise Dane och en avslutande diskussion. 8.2 Möte med RBUF Uppsala 18/11 Hålls på Träffpunkten. Syfte från vår sida är att reda på vad de har för verksamheter och därmed vad man kan tänkas samarbeta med. Eventuellt om EU-migranter eller musikhjälpen. Hannah, Lisa och Linus kommer på mötet. 8.3 Föreläsning i samarbete med Tamam 15/12 Anders Sundqvist från Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar i Stockholm. Tamam är en frivilligorganisation för ungdomar som bedriver läxhjälp och flera andra aktiviteter. Föreläsningen kommer hållas på Grand. De vill främst att vi sprider information och bidrar med en tackpresent till föreläsaren. Vi använder våra kanaler för att marknadsföra föreläsningen. 9. Verksamheter*
Föredragande: Alla 9.1 Jourhavande kompis De hälsar att verksamheten rullar på och att de haft ett handledningstillfälle tillsammans med en psykolog från BUP vilket var givande. 9.2 Vänner emellan Fadderdelen Rekryterat nya medlemmar och är just nu 25 aktiva fadderpar. Verksamhetsledarna har varit med på respektive fadderpars första möte och nu ses faddrarna och ungdomarna individuellt varannan vecka. Verksamhetsledarna har hållit i en fadderutbildning för våra faddrar samt även anordnat en fika-knytis. Längre fram i terminen kommer dem anordna en PTSD utbildning och några av dem kommer även delta i ELSA-Day (En mässa/evenemangsdag för juriststudenter och rättsvetare). Fadderdelen planerar även att börja söka bidrag nu nästa vecka och letar efter nya verksamhetsledare. En ny intressent hörde av sig denna vecka och kommer eventuellt på möte nästa vecka. Annars är det väl mest kolla att fadderparen, gamla som nya, har det bra och en hejdundrande julavslutning för fadderparen som väntar i framtiden. 9.3 Vänner emellan Storträffen Genomförde sin senaste träff den 27/10. Biljard var på schemat, Linus från styrelsen deltog och kan rapportera att det var en mycket lyckad träff med många glada deltagare. Nästa storträff är planerad till den 11/12 och då är det julbakning på träffpunkten som anordnas. Lokalen är bokad i med styrelsens inloggning eftersom att storträffen ännu inte fått en egen. I övrigt finns inget att rapportera. 9.4 Rättvis handel Rättvis Handel vill ordna en temakväll antingen den 20/11 eller den 25/11 då vi vill visa filmen Shady Chocolate och ordna chokladprovning. Malin har meddelat att båda datumen fungerar om att de ska återkomma snarast, så vi kan boka lokal etc. Malin Har även på nytt skickat infon som Linus och Hannah gjort angående konceptet. Rättvis Handel vill samla in pengar till musikhjälpen. Malin har dock meddelat att vi tyvärr enbart kan samla in pengar till SRKs insatser. Rättvis Handel kommer att stå på Kupan och informera om Fairtrade i slutet av nov eller början av dec. Det är inte spikat än men vi ser det som ett bra sätt att samarbeta inom Röda Korset och ett tillfälle att marknadsföra Schysst Jul. De har börjat planera mer inför Schysst jul och verkar klara sig ganska bra själva, Malin hör om de behöver vår hjälp. De har fått 2 nya medlemmar så de kan få ihop de flesta volontärer som behövs från gruppen men ska också annonsera på Volontärbyrån. 9.5 Läxhjälpen Boende Allt flyter på bra. Personalen på det nya boendet är väldigt positiva till verksamheten. En av VL (Carro) ska på utbytestermin till våren, så de ska börja leta efter en ersättare. På senaste månadsmötet framfördes även lite feedback angående den inställda temakvällen. Initiativet hyllades, dock var det många som efterfrågade bättre marknadsföring, tydligare syfte och målgrupp. Kontaktpersonen för verksamheten (Jaś) tar på sig att informationen inte riktigt nått hela vägen fram. Vidare framfördes att vissa dessvärre inte har tid för ickeverksamhetsrelaterade aktiviteter. 9.6 Läxhjälpen Aktivitetshuset Verksamhetsledarna har nyligen haft en utbildning för nya läxhjälpare med bra uppslutning. Den 6 november hölls även en utbildning av CIS tillsammans med läxhjälpen på boenden där chefen för CIS gav tips i hur man bäst hjälper ungdomarna. Alla verksamhetsledare ska bytas ut till nästa termin, än så länge har de en intresserad men de tar fullt ansvar för att hitta nya själva. 9.7 PR-gruppen
Den 29 oktober hade PR-gruppen ett uppstartsmöte där en intresserad kom. Hen var otroligt taggad och redo att engagera sig och är nu en del av PR-gruppen. Ytterligare en intresserad hörde dock av sig och meddelade att hen gärna kommer på nästa möte så förhoppningsvis blir PRgruppen från och med nästa möte tre stycken. Under mötet sattes datum för ett andra möte som kommer att äga rum måndag 17 november och detta möte är tänkt att vara ett slags pysselmöte där vi tillverkar armband som vi sedan kan sälja när vi är ute på mässor samt vid vår terminsavslutning. 9.8 Sport Två tilltänkta verksamhetsledare har dessvärre hoppat av, då andra saker dykt upp som de behövt prioritera. Ett par andra intressenter har istället anslutit, men sammantaget verkar det än så länge finnas en som vill ta lite mer verksamhetsledande ansvar. Tills vidare är Jaś med och tar ett övergripande ansvar. Sammanlagt är nu 6 personer engagerade. Verksamheten har även träffat Regin (fritidsledare på CIS) och pratat med annan personal på CIS om verksamhetens utformning. Enligt Regin, som var med förra gången verksamheten drog igång, vore det bra om det till en början gjordes inte blev en för stor verksamhet, för att lägga en stabil grund och hantera olika knepigheter som kan uppstå till en början i en mindre skala. 10. Ekonomi* 10.1 Verksamheternas inkomster Jourhavande Kompis: 42 893, 66 kr (Resultat 2014: -4 901, 34 kr) Rättvis Handel: 4 451, 82 kr (-5 613, 18) Läxhjälpen Boende: 2 370, 10 kr (Samma) Vänner Emellan Fadder: 18 165, 55 kr (-8 730, 85 kr) Styrelsen/Övrigt: 197 799, 05 kr (-20 624, 95 kr) Läxhjälpen Aktivitetshuset: 7 101, 86 kr (-731, 14 kr) FörSköna: 1 808 kr (0 kr) RKUF Sport: 14 764, 69 kr (-260, 31 kr) Vänner Emellan Storträffen: 8 069,31 kr (-2 617, 29 kr) 10.2 Verksamheternas budgetar Alla budgetar från 2014 är inne. 11. Övriga punkter 11.1 Dator och skrivare i hyresavtalet SRK har en ny IT-leverantör och en dator kommer att installeras i Anne Frank rummet på Träffpunkten. Om vi vill använda datorn och skriva ut läggs 750 kr/ månad till i hyresavtalet. Vi får då använda datorn efter kl. 17. Infokontorets dator kommer vi inte länge få använda. Det kommer bli en stor skillnad, 9000 kr extra om året, en fördubbling av nuvarande hyreskostnad. Vi har inget behov av att ha en dator, men vi behöver kunna skriva och ha tillgång till nätverket. Diskussion om att eventuellt köpa en egen skrivare eller ha ett eget internetnätverk. Ida mailar sakkunniga om hur man kan lösa det med jourverksamheten som är beroende av internet. Ett möte är inbokat med SRK den 3e december kl. 17.30 (en timme innan nästa styrelsemöte) där dessa frågor kommer att tas upp. Lisa kollar var ett nätverk kostar om vi skaffar ett eget. Helst vill vi betala en avgift, mycket mindre än 750 kr/månad för att skriva ut och för att få tillgång till nätverksuppkoppling. 11.2 Debattartikel om EU migranter
Föredragande: Linus Det har hänt en del inom området under den senaste tiden. Ida, Linus och Lisa bestämmer ett datum och ses för att diskutera debattartikeln. Få organisationer har än så länge nappat på att vara med och Micke har inte heller varit så aktiv. Eventuellt något att diskutera med RBUF. 11.3 Dropbox verksamhetsledare På verksamhetsledarutbildningen önskade verksamhetsledarna en gemensam Dropbox för att få tillgång till vissa dokument. Det gäller bland annat: utläggningsblanket, fondsökningsuppgifter, föreningshandboken, kontaktuppgifter till alla verksamheter och till styrelsen. Alla kollar kontaktuppgifter till sin verksamhet på Dropbox och ser till att den är uppdaterad innan den läggs upp i verksamhetsledarnas mapp. 11.4 Uppsala föreningsråd Föredragande: Linus Samarbetsorganisation för kommunens alla ideella föreningar och intresseföreningar. Förenad röst mot kommunen, årsavgift på max 600 kr per år, främjar demokrati och integration. Linus ber dem komma och berätta mer förslagsvis till nästa styrelsemöte. 11.5 Temakväll Rättvis Handel Kommer ske den 25 november på träffpunkten. De kommer visa en film och ha en chokladprovning. En inbjudan är på gång och ska spridas ordentligt. 11.6 Nycklar Malin har hört med Ulrika, gamla nycklar är ur världen! Vi har nu 10 nycklar och listorna stäms av. Viktigt med bra överlämning i fortsättningen. Nycklar ska gå via styrelsen, styrelsen ska godkänna och kontakta Ulrika om vilka som ska ha nycklar och hon ska inte ge nycklar utan godkännande från styrelsen. En nyckelansvarig i styrelsen har ansvar för överlämningen av nycklar i alla verksamheter. Mötet beslutar om att införa denna regel. Verksamhetsledarna med nyckelansvar är personligt ansvariga för nycklarna. Mötet beslutar om att alla är gemensamt ansvariga för nycklarna i styrelsen. 11.7 Mångfaldskalender Föredragande Linus Gunilla beställer en till oss nästa gång hon beställer fler. 11.8 Mångfalds- och tillgänglighetsarbetet och Linus Linus och Hannah gör en mångfald och tillgänglighetsplan som tas upp på FÅM. Detta görs även nationellt till årsskiftet, Linus och Hannah inväntar den och utformar en egen plan utefter den. Hannah ser över intresse och framtida form till workshop. 11.9 Motioner Ida har skickat in motioner. Två är kvar som har setts över ytterligare en gång. Mötet beslutar att godkänna båda motionerna med förändring om att-satser som diskuteras under mötet. Linus fortsätter jobba på motionen om barnkonventionen. 11.10 Verksamhetsplaner och budget verksamheter och Hannah
Alla budget och verksamhetsplaner är inne förutom för PR-gruppen och RKUF sport. Vi tar upp det igen på nästa möte. Alla i styrelsen kollar igenom dessa tills nästa möte. 11.11 Handbok Handboken är färdig och ska nu spridas. Uppmana verksamhetsledarna att läsa den och komma med kommentarer om de saknar något. Revideras efter hand och kommer finnas elektroniskt på dropbox för verksamhetsledarna och på hemsidan. 11.12 Kommunikationsplan Tydliggöra hur vi kommunicerar mellan verksamheter och mot föreningsstyrelsen, sakkunniga och SRK. Göra en strategi och vara tydliga med hur vi gör generellt. Till nästa möte tittar alla på kommunikationsplanen (som ligger på Dropbox PR mappen) och funderar på hur vi kan förbättra detta till nästa möte. 11.13 Mail till medlemmar Föredragande: Lisa Lisa gör utkast om mail till icke-betalande medlemmar och skickar iväg det efter godkännande från övriga styrelsemedlemmar. 11.14 Strukturering av dropbox Föredragande: Lisa Det är väldigt svårt att hitta det man söker på Dropbox. Lisa strukturerar om lite, men alla får gärna fixa och ändra. 11.15 Ansökan SRK Vänner emellan fadderdelen har sökt i bidrag från SRK och vill ha 45 000 kr för fadderträffar som utgör projektets kärna, 51 300 kr totalt. Ida har skickat instruktioner om hur ansökan har sett ut tidigare då de sökte ungefär 7000 kr. Sammanlagt brukar styrelsen söka för ungefär 40 000 kr. Styrelsen anser att det är för mycket att söka från SRK. De kan söka för ungefär 7000 kr, resten får de söka från externa aktörer. Kärnverksamheten borde vara lätt att söka pengar från externt. De gör av med ca 15000 per år och behöver kanske inte denna buffert. Linus hör av sig till dem. 12. Nästa möte 12.1 Datum Nästa styrelsemöte onsdagen den 3e december kl. 18:30. Möte med Andrea om nytt IT-avtal innan kl. 17.30 de som kan kommer på det. 12.2 Mötesansvarig Ida är mötesansvarig och Sofie är sekreterare. 13. Mötet avslutas
Ida Reimegård Mötesordförande Lisa Erkander Mötessekreterare Hannah Matkala Nylander Justerare Linus Hagander Justerare