Köp på saklig grund myndigheters skydd mot förtroendeskadliga närståendetransaktioner RiR 2019:8 MARIAN N E DAN IELSSO N, MAX DAH LBÄCK, EBBA BRISMARK
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 2 Bakgrund och motiv När oegentligheter avslöjas misstänkliggörs andra myndigheter och tjänstemän Förtroendet för statens myndigheter viktigt och sårbart Granska oegentligheter och risker en utmaning Gynnande av egna och anhörigas företag en typ av korrupt beteende Granskade myndigheter ett miniuniversum av inköpare: Arbetsförmedlingen, Polisen, Trafikverket, Skogsstyrelsen, Tillväxtverket
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 3 Frågeställning Är myndigheternas skydd mot förtroendeskadliga närståendetransaktioner ändamålsenligt? Delfrågor för att kunna besvara granskningsfrågan: Har anställda kopplingar till företag i branscher där myndigheten gör stora inköp? Har anställda och deras anhöriga kopplingar till leverantörer? Hur många, vem, vad? Utgör identifierade fall en risk för förtroendeskada? Hur hanteras dessa risker? Räcker åtgärderna?
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 4 Utgångspunkter Begränsade kontroll- och förbudsmöjligheter Offentliganställda har näringsfrihet Bisysslereglerna ska också skydda anställdas näringsfrihet och integritet Upphandlingsregler bygger på principen om konkurrensneutralitet Vi har granskat skyddet mot förtroendeskadliga närståendetransaktioner Inköp och andra utbetalningar Bisysslehantering Jävshantering Riskanalys och ledning Det betyder: Kopplingar är att förvänta Inte ett misslyckande per se, men en utmaning Måste skapa tilltro till inköpsbeslutens opartiskhet och saklighet även vid koppling mellan leverantör och anställd Förtroende i fokus, inte laglighet Blicken utifrån!
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 5 Hur vi gjort granskningen Urval av myndigheter utifrån omständigheter som kan innebära en förhöjd risk för närståendetransaktioner Kvantitativ undersökning av kopplingar mellan anställda och leverantörer 2014-2016 Bygger på registeruppgifter Uppgifterna omfattas av statistiksekretess. Undersökning av myndigheternas skydd mot närståendetransaktioner Genomfört intervjuer och granskat rutiner för bisysslor, inköp och jävshantering
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 6 Kvantitativ undersökning med registerdata I undersökningen har vi använt uppgifter om: Inköp och anställda 2014-2016 hämtade från myndigheterna Anhöriga till anställda: gifta/samboende, syskon, föräldrar, barn Funktioner i företag från Bolagsverket Inkomster från företag från SCB (kontrolluppgifter) Företagens ekonomi m.m. från SCB I granskningen har vi tittat på inhemska privatägda företag Utländska företag, myndigheter och offentligägda företag, ideella föreningar, bostadsrättsföreningar ingår ej Enbart personer som varit anställda hela 2016 ingår
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 7 Riskmiljön för närståendetransaktioner Antalet leverantörer vid myndigheterna rör sig mellan drygt 700 (Tillväxtverket) och nästan 11 800 (Trafikverket) En stor majoritet av leverantörerna (över 90 %) levererade varor eller tjänster för under 500 000 kr En mindre del av inköpssumman gick till leverantörer som under året betalats under 500 000 kr Många anställda vid myndigheterna har bisysslor Av ca 44 500 anställda hade drygt var fjärde (24 %) en funktion i/inkomst från ett privat företag Inkomster kom både från anställning och näringsverksamhet Inte ovanligt att anställda hade engagemang i branscher som myndigheten köpt mycket från
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 8 Resultat: kopplingar till leverantörer Runt 750 av ca 44 500 anställda (1,7 %) hade inkomster från eller funktioner i leverantörer till myndigheten Ytterligare ca 650 anställda hade anhöriga med funktioner i företag som var leverantörer till myndigheten Merparten har vi bedömt som oproblematiska ur ett förtroendeperspektiv Det finns dock exempel på kopplingar som vi bedömt innebär en risk för myndigheten ur ett förtroendeperspektiv, om de inte hanteras korrekt
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 9 Resultat: exempel från myndigheterna Leverantörer av kurser, konferenser och intern representation Hanteras ofta på en låg nivå i organisationen Leverantörer av varor och tjänster kopplade till myndighetens kärnverksamhet Arbetsförmedlingen: arbetsmarknadspolitiska tjänster Skogsstyrelsen: områdesskyddsersättningar Tillväxtverket: konsultföretag, konferensverksamhet Trafikverket: konsultföretag inom teknik, bygg och anläggning Polisen: säkerhetsföretag, företag inom djurhållning och uppfödning Inköp från leverantörer av konsulter Uppluckrade gränser mellan vad som är anställning och vad som är inköp
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 10 Myndigheternas inköpsarbete Arbete för ökad samordning av inköp, framför allt vid de större myndigheterna Behovsformulering vid upphandlingar särskiljs och centraliseras Professionalisering av inköp- och upphandlingsfunktioner Särskilda upphandlare står för en växande andel av upphandlingarna Det varierar vilka anställda som har möjlighet att genomföra en upphandling eller beställning Större befogenheter innebär att fler behöver kunskap om hur upphandlingar ska genomföras Modernisering och utbyggnad av ekonomisystem och e-handel Ger bättre förutsättningar för kontroll och uppföljning Uppföljningsarbetet kan förbättras T.ex. vad gäller avtalstäckning
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 11 Bisysslehanteringi myndigheterna Myndighetsspecifik uttolkning av förtroendeskadlig bisyssla Beskrivande exempel samt uttolkande riktlinjer och vägledningar mycket olika förhållningssätt Allmän information om vad som gäller för bisysslor T.ex. info på internwebben och info till nya medarbetare alla myndigheter gör något Fråga efter anställdas bisysslor med viss regelbundenhet T.ex. årligen vid medarbetarsamtal några har det som rutin Besluta för myndighetens räkning om en anmäld bisyssla är tillåten eller ej Personalansvarig chef, m. stöd av HR, eller enbart central funktion olika modeller! Dokumentera beslut om bisysslor Dokumentera avslag eller dokumentera även tillstånd olika! Samla besluten och göra dem tillgängliga eller ej olika! Följa upp beslut om bisysslor Kontroll av om rutiner följs eller beslut efterlevs oklart om någon gör det!
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 12 Hantering av jäv och jävsrisker vid inköp Allmän information om jävsregler och jävsrisker T.ex. på internwebben och vid introduktion av nya medarbetare alla informerar i någon form Säkerställa att jäv inte föreligger vid beredning och beslut om inköp Lita på att medvetna medarbetare självrapporterar, eller fråga aktivt som rutin bara Polisen frågar aktivt Hantering av inköpsärenden vid rapporterade jävsförhållanden Flytta medarbetaren eller flytta ärendet Skogsstyrelsen flyttar ärendet vid prövning av områdesskydd Dokumentering av jävshantering T.ex. notering att frågan rests, hur ev. jäv utretts och hanterats bara Polisen dokumenterar (delvis)
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 13 Riskanalys och ledning Riskanalys Myndighetsövergripande riskinventering görs i alla myndigheter, men interna risker för korruption och oegentligheter får mycket olika uppmärksamhet Medvetandehöjande arbete Arbetsplatsträffar, värdegrundsarbete, utbildning, intranätsinformation mycket olika aktivt arbete, viss osäkerhet om hur arbetet når ut Hantering av misstankar Visselblåsarfunktion, utredningsrutiner i olika grad utbyggt och etablerat Goda förutsättningar för internrevisionen! Att säkra resurser för och lyssna till IR kan stärka riskanalysarbetet
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 14 Slutsatser i granskningen Ovanligt men inte undantagsfall med kopplingar till leverantörer Ett hundratal fall som inte är uppenbart oproblematiska Spridda risker hela myndigheten behöver ha ett bra skydd Arbete pågår med inköp, skyddet förbättras Olika sätt att arbeta med bisysslor utvecklingsmöjligheter Olika sätt att arbeta med jävsfrågor utvecklingsmöjligheter Riskmedvetenhet viktigt utvecklingsmöjligheter Rimlig ambitionsnivå, men viktigt att säkerställa och fullfölja!
PRESENTATION ESV NÄTVERKET FÖR STATLIGA INTERNREVISORER 15 Rekommendationer Myndighetsledningarna bör säkerställa att frågan om myndighetens hantering av oegentligheter kopplade till inköp aktualiseras i arbetet med myndigheternas riskanalys. Varje enskild myndighet bör säkerställa att myndighetens anställda årligen uppmärksammas på frågan om bisysslor, till exempel vid medarbetarsamtal. Myndigheterna bör tillse att frågan om jäv lyfts vid upphandlingar. De bör även ta ställning till vid vilka upphandlingar som det är lämpligt att bedömningar av jäv dokumenteras.