Remiss- Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-17 GN-2014/113.119 1 (3) HANDLÄGGARE Hyensjö, Anna 08-535 360 85 Anna.Hyensjo@huddinge.se Gymnasienämnden Remiss- Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram förslag till riktlinjer för webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun och de ska vara styrande samt beslutas av kommunstyrelsen. Förvaltningen är positiv till kommungemensamma riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser men har några synpunker som behöver belysas. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning föreslår nya riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser. Nuvarande riktlinjer togs fram 2009. I förslaget till nya riktlinjer är de viktigaste förändringarna som föreslås följande: Riktlinjerna omfattar inte bara webbplatser utan även bloggar, e-tjänster och molntjänster. Riktlinjerna förtydligar att vi ska följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Vi ska också följa E-delegationens riktlinjer. Specifika krav för mobila enheter finns framtagna. Krav för uppföljning och statistik är tydliggjort. Riktlinjerna skiljer på olika typer av webbplatser, som fristående webbplatser och mallwebbplatser. Riktlinjerna visar även på vilka tekniska ramverk som ska användas. Riktlinjerna tar upp hantering av domännamn. På slutet i dokumentet finns en checklista där ansvaret för webbplatserna är tydliggjort. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 360 02 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-17 GN-2014/113.119 2 (3) Regeringen (E-delegationen) tog 2013 fram nya riktlinjer för offentliga myndigheter för att säkerställa att webbplatserna följer webbstandarder och håller rätt tillgänglighetsnivå, vilket också påverkar Huddinge kommuns nya riktlinjer för webbplatser. Flera av kommunens e-tjänster är kopplade till tjänster som rör barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter. I de nya riktlinjerna är det tydligt att vi ska kravställa en hög kvalitet på samtliga webbplatser dels utifrån ett kommunikativt och tekniskt perspektiv, dels genom att vi säkerställer att användbarheten för våra invånare är god. Riktlinjerna fyller även en funktion genom att de tydliggör vikten av så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Det är viktigt att värna om kommunens varumärke och i det arbetet har våra webbplatser ett uppdrag att stödja kommunens övergripande vision, så att vi kan stärka bilden av Huddinge som en attraktiv kommun att bo, besöka och verka i. Förvaltningens synpunkter Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) är positiv till nya riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser. Det förslag till riktlinjer som har kommit som remiss till nämnden fyller ett syfte och kommer att utgöra en viktig grund i det interna arbete som pågår och kommer att ske framöver. Förvaltningen vill framföra följande synpunkter. I riktlinjerna kan man läsa om vilka regler som gäller för användande av bilder. Kanske vinner riktlinjerna på att kompletteras med information om vad som gäller för användning/publicering av film och ljud. Även här gäller medgivande från upphovsrättsinnehavare för publicering på våra webbplatser. I det fjärde textstycket under rubriken Mallwebbplatser med delvis egen profil önskar förvaltningen att ett tydliggörande läggs in. Detta för att synliggöra arbetsgången. Förslag till en ny formulering är, Kommunikationsansvarig på respektive förvaltning beslutar i samråd med kommunens webbansvarig om en mallwebbplats ska tas fram. Kommunala verksamheter får inte på eget bevåg utveckla/producera eller ta fram mallwebbplatser. I texten Fristående webbplatser med egen profil ser förvaltningen att det är viktigt att säkra en dialog mellan förvaltningarna avseende beslutsgången. Ett förtydligande i sista meningen i detta stycke liknande Kommunens kommunikationsdirektör beslutar om en fristående webbplats ska tas fram, i samråd/dialog med kommunikationschef på berörd förvaltning, skulle förstärka detta.

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-04-17 GN-2014/113.119 3 (3) Bloggar I texten rörande kommunens bloggplattform kan man läsa att denna plattform ska användas för alla bloggar som drivs i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter. Förvaltningen vill lyfta fram att detta verktyg kan komma att användas av skolor för till exempel klassbloggar men skolverksamheterna kommer även att ges möjlighet att välja andra bloggplattformar, till exempel via edwise. E-tjänster Kunskapen om vilka regler som finns, hur man bygger hemsidor och tillgogoser krav på användarvänlighet varierar inom kommunen och förvaltningarna. Därför anser förvaltningen att det är viktigt att i riktlinjerna definiera vilken expertkunskap som behövs i projekt som rör framtagande av e-tjänster samt hur delaktigheten ser ut när vi arbetar med framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Allmänna kommentarer Riktlinjerna behöver uppdatseras så att de återspeglar korrekta titlar på cheferna som nämns i texten. Rent generellt bör texten under rubriken Övergripande för alla webbplatser samt Molntjänster och sociala medier få mellanrubriker för ökad läsbarhet. I dokumentet finns det två sammanfattningar vilka har fått olika utseende. Dessa bör få samma utformning för tydlighetens skull. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Anna Hyensjö Kommunikationschef Bilagor Remisshandlingar den 3 mars 2014, Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Beslutet delges Kommunstyrelsen. Akten.

TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-02-25 KS-2014/246.119 1 (3) HANDLÄGGARE Ferenius, Erik 08-535 301 94 Erik.Ferenius@huddinge.se Kommunstyrelsen Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Riktlinjerna för Huddinge kommuns webbplatser enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtande daterat den 24 februari 2014, godkänns. Sammanfattning Huddinge kommun har olika webbplatser som fyller olika syften. Den mest besökta webbplatsen är www.huddinge.se. Webbplatserna är av skiftande kvalitet beroende på hur mycket resurser som avsätts men också på grund av varierande kunskapsnivåer och olika syn på vad som är en bra webbplats. Sedan 2009 då de nuvarande riktlinjerna togs fram har internet utvecklats, inte minst har ny webbteknik skapat möjligheter som inte tidigare fanns. Vi behöver därför ta fram nya riktlinjer, i syfte att stödja kommunen olika webbinitiativ på ett bättre sätt men också för att säkerställa att våra webbplatser håller önskvärd kvalitet. Regeringen (E-delegationen) har under 2013 tagit fram nya riktlinjer för offentliga myndigheter i syfte att säkerställa att webbplatserna följer etablerade webbstandarder och håller rätt tillgänglighetsnivå. Dessa nationella riktlinjer måste vi följa vilket är tydliggjort i förslaget på nya webbriktlinjer för Huddinge kommun. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att riktlinjerna godkänns för att kunna säkerställa kvaliteten i kommunikationen med Huddinge kommuns invånare. Syftet med riktlinjerna Uppåt 90 procent av Sveriges befolkning över 18 har idag tillgång till internet och det ställs allt högre krav på offentliga myndigheters webbplatser. Många förväntar sig att inte bara få relevant information på en kommunwebbplats, utan även att kunna utföra olika ärenden och tjänster på ett snabbt och effektivt sätt. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 HUDDINGE

TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-02-25 KS-2014/246.119 2 (3) Internet och digital kommunikation är idag den viktigaste kommunikationskanalen för Huddinge kommun. Våra webbplatser har årligen flera hundra tusen besökare och allt fler invånare väljer att utföra ärenden och få svar på frågor i kommunens digitala kanaler. För att webbplatserna ska hålla hög kvalitet behövs stöd och riktlinjer för de arbetar och ansvarar för de olika webbapplikationerna, webbplatserna eller e- tjänsterna. Riktlinjerna för Huddinge kommuns webbplatser ska alltså fungera som ett stöd i arbetet med befintliga webbplatser men också för de som planerar att starta en ny webbplats. Riktlinjerna visar på den miniminivå som alla webbplatser ska uppfylla. Webbtekniken går utvecklats i snabb takt och sedan 2009, då våra nuvarande riktlinjer togs fram, har mycket hänt inom digital kommunikation. Framför allt använder många fler invånare i Sverige internet än för fyra år sen vilket gör att kraven har ökat på att våra webbplatser hög kvalitet. En stor förändring är också att användningen av mobila enheter har ökat. 2009 var det endast några procent av våra besökare som använde läsplatta eller mobiltelefon när de besökte någon av våra webbplatser medan det i början av 2014 är över 40 procent. Det betyder att vi idag måste ställa helt andra krav på hur vi utvecklar och tar fram våra webbplatser, inte minst vad gäller användargränssnitt och navigering. Kommunens huvudwebbplats är huddinge.se som drivs och utvecklas av kommunikationsavdelningen på KSF med hjälp av redaktörer på förvaltningarna. Inom kommunens olika verksamheter har vi även andra webbplatser som fyller viktiga syften. Kraven på dessa webbplatser har historiskt inte varit lika höga som för huddinge.se vilket också återspeglas i kvaliteten och den tillgänglighetsnivå de har. På senare år har kommunen även kunnat erbjuda fler e-tjänster och i takt med ökad internetanvändning används dessa e-tjänster allt mer. Även vad gäller användargränssnitten i e-tjänsterna så skiftar kvaliteten avsevärt vilket skapar problem för våra invånare när de ska använda tjänsterna. Det finns idag ett flertal webbplatser och e-tjänster inom Huddinge kommun som inte går att använda om man är funktonshindrad och behöver specifika hjälpmedel. Med bättre stöd och tydligare riktlinjer kan vi höja kvaliteten även för e- tjänsterna så att dessa följer en grundnivå som alla webbplatser och e-tjänster ska uppfylla. På så sätt kan vi säkerställa att så många som möjligt av våra invånare kan använda våra tjänster, oavsett internetvana eller om man är funktionshindrad.

TJÄNSTEUTLÅTANDE DIARIENR 2014-02-25 KS-2014/246.119 3 (3) Förändringar i riktlinjerna De viktigaste förändringarna i riktlinjerna är följande: Riktlinjerna omfattar inte bara webbplatser utan även bloggar och e- tjänster och molntjänster. Riktlinjerna förtydligar att vi ska följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Vi ska också följa E-delegationens riktlinjer. Specifika krav för mobila enheter finns framtagna. Krav för uppföljning och statistik är tydliggjort. Riktlinjerna skiljer på olika typer av webbplatser, som fristående webbplatser och mallwebbplatser. Riktlinjerna visar även på vilka tekniska ramverk som ska användas. Riktlinjerna tar upp hantering av domännamn. På slutet i dokumentet finns en checklista där ansvaret för webbplatserna är tydliggjort. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att de nya riktlinjerna godkänns för att på så sätt säkerställa kvaliteten på kommunens webbplatser. Roger Höglund Kommunikationschef Erik Ferenius Webbansvarig Bilagor Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014. Beslutet delges Samtliga nämnder Huddinge kommuns författningssamling (HKF)

1 (8) HANDLÄGGARE Erik Ferenius 08-535 301 94 erik.ferenius@huddinge.se Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Dessa riktlinjer gäller webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun. Riktlinjerna är styrande och beslutas av kommunstyrelsen. I detta dokument används begreppet webbplatser som ett samlingsnamn för webbplatser, externa webbapplikationer, bloggar och e-tjänster. Bakgrund och syfte Det finns flera syften med dessa riktlinjer. Ett är att säkerställa att vi håller hög kvalitet på samtliga våra webbplatser, inte bara utifrån ett kommunikativt och tekniskt perspektiv utan även användbarhetsmässigt och grafiskt. Ett annat syfte är att ta fram så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Webbutveckling kan vara dyrt varför vi måste se till att få så stor avkastning som möjligt för varje investerad krona. Det är också viktigt att värna om vårt varumärke där våra webbplatser har ett uppdrag att stödja kommunens övergripande vision, så att vi kan stärka bilden av Huddinge som en attraktiv kommun att bo, besöka och verka i. Övergripande för alla webbplatser Vår digitala närvaro består av olika delar, som till exempel sociala medier, bloggar, e-tjänster och olika webbplatser. Den centrala webbplatsen är huddinge.se, men kommunen har också många andra viktiga webbplatser. Merparten av våra webbplatser har ett gemensamt uppdrag: de ska stödja användarnas toppbehov så att besökarna snabbt ska kunna utföra ärenden eller få svar på frågor. Med toppbehov avses uppgifter som besökaren rankar högre än sajtens innehåll i stort. Med insikten om vilka behov det är kan man enklare skapa en webbplats som ger rätt service. Vissa av våra webbplatser, som exempelvis bloggar, har delvis en annan uppgift där det mer handlar om att berätta om vår verksamhet och skapa relationer med våra besökare. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunikationsenheten BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB www.huddinge.se 141 85 Huddinge

2 (8) Det ska vara enkelt att använda våra webbplatser. Därför ska vi hela tiden arbeta med att förenkla navigering och logik på webbplatserna. Språket ska följa klarspråksprinciper och de skrivregler som finns för kommunen. Texterna ska också ta hänsyn till sökmotorernas logik och innehålla ord och fraser som vi vet att användarna söker på i sökmotorer. Det är viktigt att besökarna ser att det är Huddinge kommun som är avsändare och står för webbplatsen. Därför ska webbplatserna följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Det innebär bland annat att vi ska använda ett speciellt sidhuvud och att det ska finnas en tydlig avsändare på startsidan. Uppgifter som verksamhet, adress, telefonnummer, e-post och organisationsnummer ska finnas med. Bilder som används på webbplatsen ska vara friköpta (eller köpta genom licens) eller vara godkända av fotografen för användning på webb. Om en person är med på en bild ska det finnas ett medgivande som styrker att bilden får användas på webbplatsen. Om möjligt ska även fotografens namn anges vid bilden. Gällande fotografiska bilder finns det specifika riktlinjer framtagna för Huddinge kommun. Många av våra besökare använder mobila enheter när de besöker våra webbplatser. Därför ska alla nya webbplatser byggas i så kallad responsiv design vilket innebär att webbsidorna fungerar bra oavsett vilken skärm besökaren använder. Genom att designa responsivt säkrar vi att våra webbplatser fungerar väl på såväl datorer som i läsplattor och mobiler. För att kunna följa upp hur våra webbsatsningar faller ut ska alla webbplatser ska ha spårningskod för Google Analytics installerad. Kontakta kommunens webbansvarige för hjälp och råd kring detta. Eftersom Huddinge kommun är en offentlig verksamhet ställs extra höga krav på att användargränssnittet är tillgängligt och överskådligt, oavsett om målgruppen är invånare, företagare eller medarbetare. Tillgänglighet innebär att informationen ska vara presenterad på så sätt att den är tillgänglig för alla besökare och användare oavsett ålder, kön, eventuella funktionsnedsättningar, etnisk och kulturell bakgrund eller tekniska förutsättningar. Alla kommunens webbplatser ska följa E-delegationens webbriktlinjer som är statens officiella riktlinjer för hur man bör arbeta med webbplatser inom offentlig sektor i Sverige.

3 (8) Sammanfattning Kommunens webbplatser ska stödja användarnas toppbehov och det ska vara enkelt att använda webbplatserna och förstå texterna på dem. Webbplatserna ska följa våra grafiska webbtillämpningar, vara tillgänglighetsanpassade och följa E-delegationens webbriktlinjer. Nya webbplatser ska vara mobilanpassade. Avsändaren av webbplatsen ska tydligt framkomma och bilder ska vara betalda och/eller godkända före publicering. Olika typer av webbplatser Huddinge.se Huddinge.se är navet bland våra webbplatser. Här ska användarna kunna hitta relevant information och utföra olika ärenden. Webbplatsen ska också leda och guida besökaren vidare till andra webbplatser som finns i kommunen. Så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas på huddinge.se. Det är enklare för användaren att hitta information på ett ställe än att leta på flera platser på nätet. Det är också mer kostnadseffektivt om vi utvecklar och trimmar några få webbplatser istället för att ha en spretig flora av många webbplatser som ska underhållas och utvecklas. Det innebär att vi inte ska ta fram separata webbapplikationer om innehåll och teknisk lösning med fördel går att implementera på huddinge.se. Mallwebbplatser med delvis egen profil Vissa verksamheter har behov av att ha en egen webbplats med en delvis egen profil, utanför huddinge.se. Exempel på detta är skolor och olika kultur- och fritidsverksamheter. Vi kallar dessa webbplatser för mallwebbplatser. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl, som att verksamheten har en egen identitet och att målgruppen, det vill säga besökarna på webbplatsen, finner det enklare att gå till en separat webbplats. Även om vi tar fram en mallwebbplats ska viss grundinformation om verksamheten ska finnas på huddinge.se. Mallwebbplatser ska finnas inom kommunens gemensamma tekniska ramverk (se mer under Tekniskt ramverk). Kommunikationsansvarig från respektive förvaltning beslutar i samråd med kommunens webbansvarige om en mallwebbplats ska tas fram.

4 (8) Fristående webbplatser med egen profil Inom kommunen finns det verksamheter som kan ha behov av en egen profil. Det kan till exempel vara konsthallar eller kommunala bolag som behöver profilera sig på ett sätt som inte låter sig göras inom kommunens befintliga tekniska och grafiska ramverk. För dessa verksamheter är det tillåtet att ta fram en fristående webbplats med egen profil. Det ska dock framgå på dessa webbplatser att det är Huddinge kommun som är ägare av verksamheten. Liksom för mallwebbplatserna är det viktigt att viss grundinformation om verksamheten finns på huddinge.se, även om vi tar fram en fristående webbplats. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk. Kommunens kommunikationschef beslutar om en fristående webbplats ska tas fram. Bloggar Kommunen uppmuntrar olika verksamheter eller personer att berätta om vad de gör. Det kan handla om en specifik verksamhet, ett projekt eller något annat. Exempel på bloggar som finns i kommunen är en blogg om kommunens varumärke, en blogg om retrobiblioteket, en blogg om Huddinges historia och olika pedagogbloggar. En blogg har ofta en mer personlig och informell karaktär än en webbplats och bör därför ligga utanför huddinge.se. Kommunens bloggplattform ska användas för alla bloggar som drivs i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter. Kommunens webbansvarige eller ansvarig kommunikatör från respektive förvaltning beslutar om start av blogg samt löpande kvalitetsuppföljning. E-tjänster Kommunen har olika webblösningar som av tekniska skäl inte låter sig integreras i huddinge.se. Det kan vara e-tjänster som är hårt knutna till olika verksamhetssystem och därför är svåra att flytta in i kommunens webbmiljö. Ambitionen är dock att våra e-tjänster ska integreras i huddinge.se eftersom det underlättar för användarna att slippa förflyttas mellan olika användargränssnitt. En integrerad webbmiljö gör också att användarna kan slippa olika inloggningsförfaranden för de kommunala tjänster som de nyttjar. Om e-tjänsten måste ligga på en fristående plats är det viktigt att säkerställa god användbarhet. Därför ska alltid medarbetare med expertkunskap inom

5 (8) användargränssnitt och interaktionsdesign vara delaktiga i framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Det är också ett krav att kommunens grafiska webbtillämpningar följs för e-tjänsterna. IT-ansvarig eller e-tjänsteansvarig på respektive förvaltning har ansvar för att riktlinjerna ovan följs och att webbansvarig eller förvaltningskommunikatör involveras i framtagande av gränssnitten för e-tjänster. Molntjänster och sociala medier Utbudet och kvaliteten på molntjänster 1 har ökat markant de senaste åren och Huddinge kommun kommer sannolikt att använda fler sådana framöver. Bra molntjänster kan vara ett kostnadseffektivt sätt att snabbt komma igång med en funktion eller webbtjänst, i stället för själv utveckla eller köpa in ett system. Med molntjänster avses i detta sammanhang webbtjänster som används i kommunikation med våra medborgare. Baksidan med molntjänster är att vi har sämre anpassningsmöjligheter och kontroll över utveckling och säkerhet. En annan nackdel med molntjänster är att man ofta är tvungen att låta besökaren lämna den egna webbplatsen för att komma till tjänsten. Det kan uppfattas som krångligt men kan även skapa ett förtroendeproblem eftersom många molntjänster har en egen profil och eget utseende som man inte kan påverka. Det är därför önskvärt om våra besökare kan stanna så länge som möjligt på våra webbplatser för att utföra sina ärenden. Vi bör också sträva efter att integrera molntjänster i våra egna webbplatser. Ibland är det dock inte görbart av kostnadsskäl eller tekniska skäl varför vi får använda molntjänsten som den ser ut. I dessa fall ska det framgå tydligt när besökaren lämnar Huddingewebbplatsen och att man förflyttas till den externa tjänsten. Om vi använder molntjänster eller externa applikationer är det viktigt att vi använder en etablerad leverantör för att säkerställa leveranskapacitet och kvalitet. Det ska gå att testa systemet under en tid och det ska gå att kontrollera kundnöjdhet med referenser. Notera också de juridiska aspekterna av användandet av en molntjänst. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är också personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören. Innan en molntjänst tas i bruk måste därför den personuppgiftsansvarige bedöma om den personuppgiftsbehandling som man 1 Molntjänst = olika funktioner som tillhandahålls som en tjänst på Internet där användaren inte behöver ha teknisk kunskap eller kontroll över infrastrukturen för tjänsten. Exempel på molntjänster är Dropbox, Google och Facebook.

6 (8) vill låta molntjänstleverantören utföra kommer att vara tillåten enligt personuppgiftslagen. På Datainspektionens webbplats finns mer information om regler och rutiner gällande molntjänster. Sociala medier är väl använt inom kommunen och en viktig kommunikationskanal för olika verksamheter. Även för sociala medier bör vi sträva efter att integrera delar av tjänsten i våra vanliga webbmiljöer. Det kan till exempel handla om ett nyhetsflöde från Facebook eller ett Twitterflöde som kan läsas in med en widget. För sociala medier finns specifika riktlinjer och handledningar framtagna. Kommunens webbansvarig eller förvaltningskommunikatör ska alltid involveras före inköp av en molntjänst. Sammanfattning Huddinge.se är navet för alla våra webbplatser och så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas där. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl. Vi ska endast ta fram fristående webbplatser om det föreligger specifika skäl. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk. Uppmuntra till bloggande men säkerställ att bloggarna ligger i kommunens gemensamma bloggramverk. Kommunens webbansvarige eller kommunikatör från respektive förvaltning ska vara delaktiga i framtagande gränssnitten av nya e- tjänster och vid inköp av molntjänster. Endast testade och etablerade tjänster och applikationer ska användas. Tekniskt ramverk Kommunen har ett flera olika tekniska ramverk som ska användas för våra webbplatser. Syftet med ramverken är som nämnts tidigare att hushålla med våra utgifter och att ha ett sammanhållet grafiskt gränssnitt. I ett gemensamt ramverk kan fler webbplatser tillgodogöra sig nya funktioner vilket håller nere utvecklingskostnaderna. Det finns tre ramverk att använda: 1. Ramverk för Huddinge.se: Dessa mallar avser dels huddinge.se men också det utseende som till exempel finns på vår e-tjänsteplattform (service.huddinge.se).

7 (8) 2. Ramverk för mallwebbplatser: Detta ramverk togs ursprungligen fram för våra grundskolor men det fungerar även utmärkt för separata webbplatser för olika kultur- och fritidsverksamheter (eller andra verksamheter) som Huddingehallen och Huddinge kulturskola. Detta ramverk ska användas för samtliga verksamheter som behöver en separat webbplats inom Huddinge kommun (med undantag för så kallade fristående webbplatser). 3. Ramverk för bloggar: Detta ramverk ska användas för de bloggar som drivs inom Huddinge kommun, oavsett verksamhetsområde. Domäner Det är viktigt att vi använder huddinge.se som huvuddomän eftersom det tydligt signalerar vem som är avsändaren av webbplatsen. Som besökare till en kommunal verksamhet, vare sig det är ett fysiskt eller digitalt besök, måste man på ett enkelt sätt förstå att det är kommunen som står bakom verksamheten. Alla våra gemensamma tekniska ramverk har huvuddomänen huddinge.se. Vi kan enkelt koppla på subdomäner till huvuddomänen, som till exempel grundskolor.huddinge.se, kulturfritid.huddinge.se eller service.huddinge.se. Det finns verksamheter som sedan länge har använt sig av ett externt domännamn, som till exempel huddingehallen.com. Dessa domännamn kan vara inarbetade varför det kan finnas motiv till att behålla dem. Det är dock viktigt att man gör en så kallad pekning för dessa webbadresser, så att besökaren förflyttas till den ordinarie webbplatsen efter att man har skrivit in det externa domännamnet. På sikt bör vi byta ut gamla domännamn med comtoppdomän till huddingedomännamn. För en fristående webbplats är det tillåtet att använda det domännamn som man finner lämpligt. För molntjänster och sociala medier används av naturliga skäl inte heller vår egen domän. Samtliga domäner som används i verksamheten ska ägas av Huddinge kommun. Både teknisk- och administrativ kontakt ska vara ställda på en funktion eller enhet vid Huddinge kommun. E-postadressen ska aldrig gå till en medarbetare utan till en funktionsbrevlåda. Ansvar och checklista för nya webbplatser Kommunens webbansvarige ansvarar för dessa riktlinjer och respektive förvaltningschef ansvarar för att de följs. För varje webbplats som publiceras i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns

8 (8) verksamheter ska det finnas en ansvarig webbredaktör. Den personen ansvarar för att dessa riktlinjer kompletteras med syfte, mål, målgrupp/er, förvaltningsorganisation och uppföljning för den egna webbplatsen. I förvaltningsorganisationen ska ingå vem som har rätt att fördela behörigheter för användare. För innehållets giltighet och relevans ansvarar faktaägaren. Den enskilde webbredaktören ansvarar för det som publiceras, även om det sker på andras plattformar, exempelvis på sociala medier. Verksamheter som önskar ta fram en ny webbplats ska alltid kontakta kommunens webbansvarige eller någon av kommunikatörerna på respektive förvaltning. Ta gärna checklistan nedan till hjälp: Checklista för nya webbplatser Vad är syftet med webbplatsen vilket jobb ska den göra? Vilka är de primära målgrupperna? Vilka är de främsta användarbehoven vad tror vi besökarna i första hand vill göra på webbplatsen? Hur ska webbplatsen underhållas och förvaltas? Vilka resurser finns till förfogande? Beslut om start och stängning av webbplats Det är förvaltningens kommunikationsansvarige eller kommunens webbansvarige som godkänner en webbplats innan den blir publik. De har också mandat att stänga en webbplats om den inte anses hålla tillräckligt hög kvalitet eller om den inte följer dessa riktlinjer.