Riktlinjer för hantering av Pandemi (Version 1.2)

1(25) Tjänsteskrivelse Datum 2009-08-19 Kommunledningskontoret Patrik Annervi 0346-88 60 14 patrik.annervi@falkenberg.se Dnr: 2009-KS0237 Riktlinjer för hantering av Pandemi (Version 1.2) Utgör (bilaga 16) i s krisledningsplan antagen 2007-06-28 108

2(25) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 riktlinjer för hantering av en pandemi... 3 1. Inledning... 3 1.1 Vad är en influensapandemi?... 3 1.2. Planeringsförutsättningar... 4 1.3. Syfte och omfattning... 4 1.4 Metod... 4 1.5 Lagstiftningsstöd... 5 2. Samhällsviktig verksamhet... 6 2.1 Definition av samhällsviktig verksamhet... 6 2.2 Länsstyrelsen prioritering av verksamhet... 6 2.3 Tillvägagångssätt vid kommunens prioritering av samhällsviktig verksamhet... 6 3. Ansvarsområden... 7 3.1 Centrala myndigheters ansvarsområden... 7 3.2 s ansvarsområden... 8 4. Samhällsviktig verksamhet inom... 9 4.1 Samhällsviktig verksamhet... 9 4.2 Kritiska beroenden... 12 4.3 Kritiska funktioner... 12 4.2 Kritiska kompetenser... 13 4.3 Slutsats... 13 5. Åtgärders förslag vid pandemi... 14 5.2 Informationshantering... 15 5.3 Dokumentation... 15 Bilaga 1 Skyddsåtgärder för att säkerställa viktig verksamhet vid pandemi... 16 Bilaga 2 Arbetsrättsliga möjligheter, försäkringar... 20 förberedelser inför en pandemi... 20 Bilaga 3 WHO: s faser... 23 Bilaga 4 Länkar till hemsidor... 24 Bilaga 5 Lagstiftning... 25

3(25) riktlinjer för hantering av en pandemi riktlinjer för hantering av en pandemi bygger på att kommunens krishantering fungerar enligt riktlinjerna för hantering av extraordinära händelser. Kommunens risk- och sårbarhetsanalys anger att en pandemi är en händelse som kan få förödande konsekvenser både för kommunens medborgare och personal därav har dessa riktlinjer tagits fram i samverkan med berörda förvaltningar och bolag. Riktlinjerna är avsedda att användas som stöd och hjälpmedel vid och inför en eventuell pandemi. 1. Inledning En pandemi kommer att påverka hela samhället. Det är viktigt att se helheten av de konsekvenser som en pandemi medför. Personalbristen hos samhällets olika aktörer leder till att allt från exempelvis renhållning, livsmedelsdistribution, kommunikationsmöjligheter, barn- och äldreomsorg kommer att drabbas hårt. Krisberedskapsmyndigheten och Socialstyrelsen rekommenderar att kommunerna planerar för att under en period av 6-8 veckor hantera en frånvaro om minst 15 procent av de anställda. Pandemin kan antas nå en kulmen under vecka två och tre och myndigheter, organisationer och företag bör planera för att upp till 50 procent av de anställda kan vara frånvarande de veckorna. I planeringen bör man dock ta hänsyn till att sjukdomen sannolikt inte kommer att drabba samhället likformigt, utan att under en viss tid så kan en betydligt större andel av arbetsstyrkan vara frånvarande i vissa grupper. 1.1 Vad är en influensapandemi? Pandemi är när en ny variant av influensa som drabbar människor över hela världen. Erfarenheter pekar på att pandemier brukar starta i Sydostasien och att det brukar ta 2-3 månader innan den når Europa. Exempel på pandemier är Spanska sjukan, Asiaten och Hongkong. Vid dessa pandemier insjuknade mellan 20 och 50 % av befolkningen. En sådan smittspridning ställer naturligtvis stora krav på de kommunala verksamheterna, bl. a när det gäller vård och omsorg, samtidigt som en stor del av personalen är sjukskrivna. En influensapandemi medför även en överdödlighet i befolkningen. Främst därför att många människor är sjuka samtidigt. Det är framför allt personer med hjärt- och/eller lungsjukdom, respektive äldre personer som får komplikationer och ökat vårdbehov. Influensans vägar

4(25) 1.2. Planeringsförutsättningar Socialstyrelsen och Krisberedskapsmyndigheten anger att kommunerna bör planera för följande konsekvenser: Planera för 25 % - 50 % sjukfrånvaro. Variationer kan medföra att vissa funktioner belastas med upp till 50 % sjukfrånvaro. Vilket medför behov av att planera för vilken verksamhet som skall prioriteras. Den kommunala sjukvården kommer att bli hårt ansträngd. Tid från det att ett nytt pandemiskt virus når Sverige är ca 3-4 månader. Vaccinbrist, det beräknas ta 2-6 mån innan nytt vaccin är klart. Pandemin pågår 6-8 veckor. Pandemins spridning kommer att få en ojämn fördelning. Det är okänt vilka målgrupper och geografiska områden som kommer att drabbas. Risk för en andra våg ca 3-9 mån efter första utbrottet. Pandemins faser deklareras av WHO, se bilaga 3. 1.3. Syfte och omfattning Riktlinjerna för hantering av en pandemi skall utgöra ett stöd för i händelse av ett pandemiutbrott som drabbar kommunens medborgare eller personal. Kommunens riktlinjer tydliggör samhällsviktiga anläggningar, beroendeförhållanden, reglerar uppgifter, tydliggör roller och ansvarsområden samt identifierar prioriterade verksamhet. Riktlinjerna utgör en del av planering för hantering av extraordinära händelser och skall fungera som beslutsunderlag för kommunens krisledning vid en pandemi. 1.4 Metod På uppdrag av Länsstyrelsen i Hallands län har kommunerna i Halland utifrån samma mall tagit fram kommunvisa riktlinjer för hantering av en pandemi. Detta medför att kommunernas riktlinjer har liknande struktur och innehåll. Länets kommunala riktlinjer för pandemi skall utgöra underlag för Länsstyrelsens regionala pandemiplanering. Varje kommun har sedan identifierat det man inom sin förvaltning/enhet anser som samhällsviktig verksamhet, resultatet har sedan sammanställs i denna pandemiplan. Kommunens samhällsskyddsgrupp har sedan tillsammans analyserat och prioriteras kritiska beroenden, kritiska funktioner samt kritiska nyckelkompetenser. Den generella krishanteringsprocessen i består av tre steg: planering, genomförande (utbildning, övning) och utvärdering.

5(25) 1.5 Lagstiftningsstöd Följande lagstiftning reglerar kommunens planering för pandemi: Lag (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor. Lag (SFS 2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Smittskyddslagen (SFS 2004:168). Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763) Utöver ovanstående lagar kan även annan lagstiftning vara aktuell i pandemisammanhang. Exempel på sådan lagstiftning är Kommunallagen (SFS 1991:900), Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160), Lag (SFS 1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård och Socialtjänstlagen (SFS 2001:453). Lagstiftningsstöd för ickemedicinska åtgärder för att begränsa smittspridning vid en eventuell pandemi, se bilaga 6

6(25) 2. Samhällsviktig verksamhet 2.1 Definition av samhällsviktig verksamhet En verksamhet är samhällsviktig om båda eller det ena av följande villkor uppfylls: 1 1. Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. 2. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället skall kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. 2.2 Länsstyrelsen prioritering av verksamhet 2 Högsta prioritet VA-verksamhet Räddningstjänst Socialtjänst Miljö- och hälsa Kommunalledning och administration Mellan prioritet Renhållning och sophantering Skola och barnomsorg Fjärrvärme Låg prioritet Gata och väghållning 2.3 Tillvägagångssätt vid kommunens prioritering av samhällsviktig verksamhet Alla förvaltningar och bolag prioriterar sin verksamhet utifrån nedanstående tre nivåer. Planeringsförutsättningar finns i stycke 1.2. 1. Prio 1 Verksamhet som skall fungera. 2. Prio 2 Verksamheter som bör fungera. 3. Prio 3 Verksamhet som kan göras vid ett senare tillfälle. Då en pandemi slår ut stora delar av samhället kommer även leverantörer, entreprenörer och andra samarbetspartners att drabbas. Detta medför att varje förvaltning/bolag måste redovisa beroendeförhållanden till dessa partners. 1 MSB 2 Sydlänssamverkan

7(25) 3. Ansvarsområden 3.1 Centrala myndigheters ansvarsområden Socialstyrelsen Ansvarsområdet innebär att samordna pandemiplaneringen med berörda myndigheter och organisationer. Följa pandemins utveckling globalt Följa och analysera morbiditetssiffror nationellt Bedöma behovet av: o Vaccin o Antivirala medel o Antibiotika o Vårdresurser Utarbeta: o Prioriteringsplaner för vaccination och riktlinjer för fördelning av vaccin i landet. o Program för information och faktablad till allmänheten och massmedierna i samband med övriga berörda myndigheter o Föreskrifter och rekommendationer till landsting och kommuner för att minska smittspridning. Samordna arbetet och uppföljningen av åtgärder mot pandemin i landsting och kommuner. Följa pandemin globalt och deklarera när en ny pandemi fas inträder. Följa det europeiska och internationella arbetet för att bekämpa pandemin och genomföra europeiskt och internationellt överenskomna åtgärder Hålla regeringen informerad om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen av pandemin samt vidtagna och planerade åtgärder. Socialstyrelsen nationella samordningen av smittskyddet, tfn: 08-555 530 00 Smittskyddsinstitutet (SMI) Svara för en fördjupad epidemiologisk övervakning av influensa Genomföra utökad laboratoriediagnostik efter behov i pandemins olika faser Bistå Socialstyrelsen med att utarbeta de kunskapsunderlag som behövs för att justera och utveckla beredskapsplanen. Informera allmänheten och hälso- och sjukvården enligt de myndighetsgemensamma riktlinjerna Genomföra en fördjupad övervakning av influensavaccinationstäckningen bland de grupper som prioriteras under pandemins olika faser. Följa och analysera hur många som insjuknar och hur många som dör i landet. Rådgivande expertorgan vid utbrottsbekämpning Tfn: 08-457 23 00

8(25) Länsstyrelsen Ansvarar för övergripande beslut om inriktning och samordning av de totala civila beredskapsåtgärderna med undantag av sjukvårdshuvudmannens ledning av bl.a. hälso- och sjukvård enligt smittskyddslagen. Vid extraordinära händelser är länsstyrelsen rapporteringsväg för såväl kommuner som landsting/regionen. Länsstyrelsen har möjlighet att förbjuda allmänna sammankomster och offentliga tillställningar om det är nödvändigt för att motverka epidemi, 2 kap 15 andra stycket Ordningslagen (1993:1617) och 4 Förordningen (1993:1632). Landstingets ansvar Större delen av åtgärderna under en influensapandemi kommer att genomföras av landsting och kommuner. Hälso- och sjukvården kommer att bli en av de mest belastade samhällssektorerna under en pandemi. Landstinget är ytterst ansvarigt för hälso- och sjukvården och smittskyddsarbetet inom sitt område. Landstinget ansvarar för att utarbeta en regional pandemiplan. Smittskyddsläkaren ansvarar inom landstinget för att planera, organisera och leda smittskyddsarbetet inom landstinget Landstinget och kommunerna bör samarbeta så att de gemensamma resurserna utnyttjas bäst. En huvuduppgift är att omfördela resurser för att upprätthålla samhällsviktiga funktioner. 3.2 s ansvarsområden är ansvarig för att upprätthålla samt vidta åtgärder som krävs för att upprätthålla samhällsviktig verksamhet inom kommunens ordinarie ansvarsområden även vid en pandemi. Kommunen har även ett ansvar att analysera risk och sårbarheter inom kommunens geografiska område samt för kommunen egna verksamheter. Utöver detta kan krisledningsnämnden vid behov besluta om att tilldela ytterligare arbetsuppgifter.

9(25) 4. Samhällsviktig verksamhet inom 4.1 Samhällsviktig verksamhet Följande samhällsviktiga verksamheter har identifierats inom s förvaltningar och bolag 4.1.1 Kommunledningskontoret Krisledningsfunktionen Informationsfunktionen Växel, telefoni IT-infrastruktur samt IT-drift Löneadministration Kommentar: Prioriterad verksamhet kommer att vara IT-infrastruktur, här finns ett kritiskt beroende av IT-drift (Kerfi) som måste ses över, kan vi bibehålla hög tillgänglighet och driftsäkerhet även under en pandemi. Samordnad information med berörda myndigheter så att allmänheten får rätt information oavsett vem man vänder sig till. Växelpersonal är en kritisk kompetens ur ett medborgarperspektiv och samhällsviktig och prioriterad. Att anställda får ut sin lön är en annan viktig verksamhet. Frånvaro av nyckelkompetenser kan inom förvaltningen slå mycket hårt och kräva alternativa lösningar. 4.1.2 Räddningstjänst Operativ räddningstjänst Kommentar: Prioriterad verksamhet är utryckningsverksamhet och att vara en resurs för kommunal ledning. Verksamheter som kan komma att omprioriteras är administration, förebyggande, utbildning mm. Bedömningen är att räddningstjänsten genom omprioriteringar och att deltidspersonalen får mer beredskap under en period kommer att klara utryckningsverksamheten och de akuta åtagandena genom samverkan inom Räddsam Halland. 4.1.3 Stadsbyggnadskontoret Tillgång till kartor Trafikärenden Vinterväghållning Kommentar: Vinterväghållning är en viktig uppgift som är prioriterad. Stadsbyggnadskontoret bör ta en dialog med den entreprenör, (Skanska), om de har en plan för hur man tänkt hålla samma service som enligt gällande avtal vid en pandemi. Nu har vintrarna i södra Sverige de senaste åren inte medfört snöröjning i någon större utsträckning men problemet är identifierat. 4.1.4 Kultur- och Fritid Ordinarie verksamhet bedöms inte som samhällsviktig varpå ordinarie personal kan omdisponeras till annan verksamhet. Undantag skulle kunna vara om en svår storm inträffa samtidigt (med akut behov av trädröjning).

10(25) 4.1.5 Miljö- och hälsoskyddskontoret Livsmedelsärenden Kommentar: En verksamhet sticker ut som viktigare och mer känslig för personalbortfall och det är livsmedelstillsynen. Ett akut ärende av t ex matförgiftning eller om smittan sprids med livsmedel skulle arbete öka under en period. Personalbortfallet i övrigt bör inte medföra några problem med tanke på att antalet inkommande ärende kan förväntas minska med tanke på att övriga samhällsaktörer troligen är sjuka. Övriga brådskande ärenden kan exempelvis vara tillståndsansökan med dålig framförhållning som om de inte behandlas i tid får ekonomiska konsekvenser för den sökande. Planerad tillsyn kan skjutas på framtiden och det får kanske till och med anses som mindre lämpligt att åka runt och göra inspektioner under tider med risk för pandemispridning. 4.1.6 Socialförvaltningen vård och omsorg Hemsjukvård o Livsnödvändiga åtgärder, insatser p.g.a. hälsorisker Personlig assistans Korttidstillsyn Familjehem barn och ungdomar Matning Matdistribution Bostad med särskild service, vuxna Personlig omvårdnad Tillsyn, dag och natt Kommentar: Socialförvaltningen kommer att ställas inför de största utmaningarna. Mycket av verksamheten är samhällsviktigt och prioriterat. Tillsyn, mat, personlig omvårdnad/assistans, familjehem o.s.v. inom äldreomsorg och handikappomsorg är livsviktigt. Många verksamheter kommer att få omprioritera egen personal och samtidigt inventera ev. lämplig personal från övriga förvaltningar. För att klara hemsjukvården krävs det en samverkan med landstinget och möjligtvis mer vård i hemmet för att möjligen möta ett ökat behov av vårdplatser. 4.1.7 Socialförvaltningen, övrigt (Administration, IFO, mm) Krisledningsfunktion Försörjningsstöd Akuta insatser barn och ungdomar Tvångsinsatser Löneadministration Bokföring, redovisning Kommentar: Biståndshandläggning och rehabilitering och ickeakuta åtgärder får ligga nere

11(25) 4.1.8 Barn- och utbildning Krisledningsfunktion Barnomsorg Vikariepool Skolhälsovård Grundskolan Gymnasiet Skolskjutsar Kommentar: Barnomsorg, fritidshem samt F-5 skolverksamhet bör prioriteras för att annan samhällsviktigverksamhet skall kunna fungera dessa verksamheter har ett stort beroendeförhållande till andra verksamheter i samhället. Likaså vikariepoolen är viktig under stor personalfrånvaro för att effektiv kunna lösa vakanser som uppstår. I övrigt bör de yngre prioriteras med tanke på att försäkringskassans regler säger att barn över 12 år kan vara hemma utan föräldrars närvaro. 4.1.9 Vatten & miljö i väst AB Krisledningsfunktion VA, vatten och avlopps drift Sophämtning Kundservice Kommentar: Verksamheter som är prioriterade är vatten och avlopp men även sophämtning. När det gäller sophämtning är man idag beroende av Suez Sita AB och när det gäller vattenkvalitet är det både kemikalie leverantörer t ex Kemira och den entreprenör som sköter labverksamheten, Eurofins, som det finns ett samhällsviktigt beroende utav. I annat fall bör bolaget klara sig hjälpligt om inte pandemin slår ut nyckelpersoner. 4.1.10 Falkenbergs Energi AB Elnätsdrift Fjärrvärme Kommentar: Verksamheten inom Falkenbergs Energi AB bedöms klara sig hjälpligt om inte pandemin slår ut nyckelpersoner, främst gäller detta driftjour och felavhjälpning. Dessa personer kan ha jour längre än den vecka som man normalt har samtidigt som el kunniga även kan fjärrvärmen 4.1.11 Falkenbergs bostad AB Jour verksamhet Akuta ärenden Kommentar: Falkenbergs Bostad AB får inrikta sig på akuta åtgärder och den jourverksamhet som man bedriver.

12(25) 4.2 Kritiska beroenden Identifierade beroenden i knutna till samhällsviktig verksamhet IT-driften sköts av (Kerfi) som även under en pandemi måste kunna upprätthålla den IT-drift som ryms inom befintligt avtal. Kerfi följer de riktlinjer som kommunen tar fram och kommer att på eget initiativ vaccinera samtliga anställda för att minimera chansen till drift störningar. IT-infrastrukturen samt E-post är det system som är mest prioriterat under en pandemi. VA-drift sköt av det kommunala bolaget Vatten och miljö i väst AB har identifierat leverantör av kemikalier t ex Kemira samt den entreprenören som sköter om labverksamheten, Eurofins, som kritiska beroenden. Mattransporter (leveranser) är kritiska beroenden både på Socialförvaltningen men även Barn- och utbildningsförvaltningen. Det finns idag mellan 10-15 leverantörer av olika typer av livsmedel, drycker och kosttillägg. Skulle någon av dessa inte kunna leverera varor används i det flesta fall Servera i Halmstad som ses som huvudgrossist. Matdistributionen sköts på lite olika sätt beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Matdistribution till brukare som bor i ordinärt boende får sin matportion utkör av hemtjänstpersonal. Två dagcentraler för även dom mat från hemtjänstpersonal medan andra dagcentergrupper hämtar sin mat själva vid tillagningsköken. Serviceboende samt flertalet skolor och förskolor får sin mat distribuerad av Taxi Falkenberg eller Ätran taxi. Detta innebär att förvaltningar som är beroende av dessa två transportörer bör ta en dialog för att säkerställa så att transportören kan fullfölja avtalet med kommunen. 4.3 Kritiska funktioner Följande funktioner anses samhällsviktiga i Krisledningsfunktion är prioriterad inom nästa samtliga förvaltningar/bolag. Funktionen är viktig för att kunna upprätthålla en ledning och styrning av prioriterad verksamhet. Samtidigt är det viktigt att kunna skapa en lägesbild samt kunna samverka med andra aktörer inom kommunen och men övriga länet. Informationsfunktion är prioriterad för att samordna informationen från kommunens förvaltningar och bolag. Detta för att enkelt och effektivt möta upp media, allmänhetens och den egna personalens behov av information. Funktionen är även viktig för att kunna ge krisledningen en korrekt lägesbild samt för att kunna samordna information med andra myndigheter och organisationer.

13(25) 4.2 Kritiska kompetenser Följande kompetenser anser vara särskilt viktiga för att kunna upprätthålla samhällsviktiga verksamheter under en pandemi Personer med tillräcklig kompetens och erfarenhet för att kunna ersätta förvaltningschef/enhetschef/sektionschef Personer med tillräcklig kompetens och erfarenhet för att kunna ersätta vård och omsorgspersonal Personer som kan publicera information på extern och intern webb. Växelpersonal, personer som kan hantera massmedia. IT-drift personal (Kerfi) Operativ räddningstjänstpersonal Personer med tillräcklig kompetens och erfarenhet för att kunna ersätta driftjour och felavhjälpning inom elförsörjning och VA-försörjning. 4.3 Slutsats Störst problem är hur man får tag i personella resurser samt hur personella resurser skall kunna utnyttjas optimalt mellan olika förvaltningar. Frånvaro av nyckelkompetenser kan inom förvaltningar/bolag slå mycket hårt och kräva alternativa lösningar. Det krävs därför stor flexibilitet inom förvaltningarna och att inriktningen på arbetet blir på det mest akuta för att klara verksamheten. Informationens spridning både internt och till allmänheten måste fungera på ett optimalt sätt. De samhällsviktiga verksamheter som kan komma att behöva prioriteras är framförallt dricksvattenförsörjning, äldreomsorg, handikappomsorg och operativ räddningstjänst. Inom omsorgen kommer det att ställas stora krav på samverkan med landstinget om både vårdplatser, vissa mediciner, hygien samt vaccinationer m.m. En annan viktig aspekt i framtagna riktlinjer är att dessa måste kunna förändras och vare flexibla för att öka kommunen hanteringsförmåga vid en pandemi. Därför skall riktlinjerna ses som en bilaga till ordinarie krisledningsplan och på så viss kunna förändras utefter förutsättningar som framkommer.

14(25) 5. Åtgärders förslag vid pandemi 5.1 Checklista för kommunledningen Inledningsvis Kommunen larmas av Länsstyrelsen, som delger information om den uppkomna situationen. Krisledningen basgrupp (förstärkt informationsfunktion), enligt s krisledningsplan, analyserar trolig utveckling samt sammankallar krisledningsgruppen tillika ordinarie förvaltningschefsgrupp förstärkt med informatör, MAS och säkerhetssamordnare samt kanslichef för. Läs igenom kommunens riktlinjer för hantering av en pandemi med fokus på prioriterad verksamhet. Krisledningsmöte Följ mötesagendan enligt gällande krisledningsplan, med tillägg av följande punkter. Starta informationsfunktionen enligt gällande krisledningsplan och förbered information till radio, tv, tidningar, information till allmänheten samt interninformation. Se över möjligheten att samordna information med övriga myndigheter och organisationer. Det åligger varje förvaltnings- bolagschef att inventera personella och materiella resurser och planera för eventuell omfördelning av resurser och personal. Diskutera vilka verksamheter och uppgifter som måste upprätthållas, samt vilka som bör prioriteras. Vilka eventuella förändringar i kommunens åtaganden, service och prioriteringar måste genomföras. Planlägg så att personal i krisorganisationen kan avlösas. Gå igenom rutiner för skyddsåtgärder enligt bilaga 3. Ta fram beslutsunderlag inför beslut som måste fattas i Krisledningsnämnden. Löpande Följ pandemins utveckling och vidarebefordra nationell och regional information. Se aktuella länkar i bilaga 2. Lägg in kommunens lägesinformation i WIS. Se över behovet av samverkan med kommuner, myndigheter och övriga aktörer.

15(25) 5.2 Informationshantering Vid ett pandemiutbrott kommer medborgarnas informationsbehov att vara mycket stort. Information bör förberedas i ett lugnt skede tillsammans med informationsansvariga inom kommunen. Kommunens informationsfunktion kommer att vara hårt belastade. Många medborgare kommer troligen att vara rädda och oroliga. Informationshanteringen sker enligt kommunens riktlinjer för hantering av extraordinära händelser. Sprid information intern och externt Information till massmedia, skall om möjligt före utgivning sändas till samtliga berörda förvaltningar/bolag och publiceras på intranätet. 5.3 Dokumentation Det är viktigt att lägesbilden och åtgärder som vidtas dokumenteras. Dels för att dokumentationen utgör underlag för eventuell ekonomisk ersättning för kommuners kostnader i samband med hantering av pandemin och dels för att i efterhand kunna presentera de åtgärder som vidtagits.

16(25) Bilaga 1 Skyddsåtgärder för att säkerställa viktig verksamhet vid pandemi Minska riskerna för smittspridning på arbetsplatsen Se till att kontaktvägarna med företagshälsovården, smittskyddsläkare och skyddsombud är uppbyggda och utveckla samarbetet med dem så att allt fungerar vid en influensapandemi. Ta reda på vilka smittrisker som skulle kunna finnas eller uppstå på arbetsplatsen och hur de kan minskas. Se till att arbetstagarna har rätt utbildning och tillräcklig information om smittriskerna och hur de kan förebyggas, till exempel genom att tvätta händerna ofta. Förbered och planera så att så få som möjligt blir utsatta för smittrisk. Se till att personalen känner till vart de ska vända sig om de skulle få symptom på att de har blivit smittad. Uppmana personal att stanna hemma om de känner symptom. Vid utbrott av influensa Undvik fysiska möten, försök att ersätta dem med andra former av möten som telefonmöten, videokonferens eller sprid information via intranät och e-post. Om det är möjligt, låt personalen arbeta hemifrån. Förbered tekniska och praktiska arrangemang för detta. För den personal som måste vara på plats, se över om det är möjligt att ordna så att personal undviker att möta varandra i lokalerna. Där personliga kontakter är nödvändiga, försök begränsa antalet kontakter till exempel genom att så få som möjligt besöker eller vårdar samma person. Allmän hygien God hygien, särskilt i gemensamma hygienutrymmen som pentryn och på toaletter, är en nödvändighet. Regelbunden rengöring behöver ske av ytor i gemensamma utrymmen För handhygien tillhandahålls om möjligt alkoholbaserat hand desinfektionsmedel, annars flytande tvål.

17(25) Skyddsutrustning I början av en influensapandemi är osäkerheten stor om hur allvarlig sjukdom det kan bli fråga om. Därför kommer det antagligen att behövas en högre nivå på säkerhetsåtgärderna då. Varje arbetsgivare måste göra en bedömning av hur stora riskerna kan bli för just dennes personal och förbereda så att den skyddsutrustning som behövs finns tillgänglig. Inom vissa verksamheter, till exempel vård och omhändertagande av andra människor, kan det finnas ett behov av skyddsutrustning och hand desinfektionsmedel. Där ska man alltid tillämpa god vårdhygienisk arbetsmiljöpraxis (eller basala hygienrutiner). Förslag på olika alternativ för att säkerställa personal för kritiska funktioner Se över hur personal kan säkerställas för de kritiska funktionerna. Hur kan backup för dessa arrangeras? Överväg följande alternativ: Utbilda fler personer som kan hantera uppgifterna. Skriv avtal med nyligen pensionerad personal och upprätthåll adressuppgifter över dessa. Diskutera avtalslösningar med bemanningsföretag. Diskutera samverkansformer med andra organisationer som har motsvarande verksamhet. Kontrollera att de lösningar som väljs inte redan är bokade av andra. Planera för att kunna utnyttja den personal som finns i tjänst på ett mer effektivt sätt genom att: Omfördela arbetsuppgifter. Omfördela personal från verksamhet som är nedprioriterad under den aktuella tiden (se info i bilagan). Om möjligt, förlänga arbetstiden under aktuell period (se info i bilagan). Om möjligt, låt arbete bedrivas externt, främst i hemmet, för att bland annat minska smittrisken och effektivisera bort restider. Identifiera viktiga dokument och se till att de finns tillgängliga för flera ur personalen. Det kan vara fråga om manualer, instruktioner, avtal, sändlistor etcetera. Om verksamheten bedrivs på flera orter, planera för hur ett kontor kan ta över arbetsuppgifter och/eller personal från ett annat kontor.

18(25) I de fall där det är mindre kvalificerad eller specialiserad arbetskraft som behövs kan även följande alternativ övervägas: Engagera tidigare anlitad extrapersonal. Sök personal för visstids eller timanställningar från arbetsförmedlingar, högskolor och gymnasier. Kommuner, landsting och myndigheter kan ta stöd från frivilligorganisationer eller andra frivilliga. Vissa verksamheter kan vara beroende av personal med en viss behörighet: Se över vilka formella krav på kompetens som finns inom verksamheten vilken kan vara gränssättande. Finns annan personal eller nästan färdigutbildade som kan utföra uppgifterna? Se över de legala aspekterna och vänd er till ansvarig instans för att möjliggöra att personal kan få en tillfällig legitimation eller om dispens kan ges. Underlätta för personal att arbeta och vårda anhöriga Det kan antas att föräldrar kommer att behöva vara hemma i ökad utsträckning för vård av barn. Det kan också finnas ett behov att ta hand om andra anhöriga som är sjuka. Här är det viktigt för den som har arbetsgivaransvar att ta hänsyn till dessa faktorer och försöka tillmötesgå sin personals behov, för att skapa ett förtroende hos de anställda och öka både möjligheterna och viljan hos personalen att utföra sina uppgifter. Underlätta för personalen att kunna ta hand om sjuka anhöriga eller friska barn i fall barnomsorg och skola har stängt: Distansarbete Möjliggör arbete hemifrån. Se över om arbetstiderna kan göras mer flexibla. Överväg om det är möjligt för personalen att ta med friska barn till arbetsplatsen. För att undvika att personal utsätts för smittorisk eller för att möjliggöra arbete samtidigt som arbetstagaren eventuellt måste finnas hemma på grund av problem med transport, barnomsorg eller liknande, kan det vara lämpligt att låta arbetstagarna utföra arbetet på distans, till exempel hemifrån. Arbetsgivaren har vid distansarbete ansvar för arbetstagarnas arbetsmiljö där de arbetar och inför att man kommer överens om distansarbete ska en undersökning och en bedömning av riskerna för ohälsa och olycksfall göras. Det kan handla om ergonomiska förhållanden, att teknisk utrustning är tillfredsställande och om arbetet innebär en psykisk påfrestning. Undersökningen får göras genom intervju eller på annat sätt. Beakta särskilt hur information och kommunikation kan ske om den speciella situationen, arbetsuppgifterna och om problem uppstår Pröva att distansarbetet rent praktiskt fungerar Uppmärksamma även försäkringsfrågor

19(25) Övriga störningar att ta hänsyn till Förutse vilka problem som kan uppstå till följd av störningar i leveranser av varor och tjänster som är nödvändiga för verksamheten. Vidta åtgärder för att säkra de mest angelägna leveranserna. Ta reda på vilken beredskap för pandemi som era leverantörer har Överväg att ingå avtal med flera leverantörer Se över möjligheterna till substitut för den aktuella varan eller tjänsten Undersök om det är möjligt att utöka storleken på de egna lagren När nya avtal ska slutas med leverantörer, konsulter, med flera, överväg om det är möjligt att ange en miniminivå eller liknande på verksamheten vid en pandemi

20(25) Bilaga 2 Arbetsrättsliga möjligheter, försäkringar förberedelser inför en pandemi Avsnittet kan komma att fyllas på ytterligare efter samråd med övriga kommuner Allmänt om arbetsgivarens rättigheter och skyldigheter Generellt kan konstateras att arbetsgivarens rättigheter och skyldigheter gentemot invånarna är lika omfattande vid alla typer av pandemier. Detta innebär att arbetsgivaren bland annat har en rättighet att beordra in personal vid nödlägen och har en skyldighet att tillhandahålla en god arbetsmiljö. Lagstiftaren gör alltså i detta hänseende inte någon skillnad beroende på vilken typ av pandemi det är frågan om. Socialstyrelsen gör bedömningen att landsting och regioner snabbt kan identifiera och behandla smittsamma sjukdomar. I kommunen ska det finnas upparbetade, effektiva rutiner för hantering av smittsamma sjukdomar och en god beredskap för hanteringen. Arbetsrättsliga aspekter För kommunen gäller kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB). I AB 6 regleras arbetstagares allmänna åligganden i anställningen. Av bestämmelsen framgår att arbetstagare har en skyldighet att vikariera för annan arbetstagare hos arbetsgivaren och samtidigt helt eller delvis utföra även egna arbetsuppgifter, att byta schema eller förskjuta arbetstiden, att arbeta utöver den fastställda arbetstiden, dvs. arbeta övertid och mertid, samt skyldighet att utföra jour och beredskap. Arbetsgivaren har dessutom rätt att omfördela personal inom anställningsavtalets ramar. Vid omflyttning skall arbetstagaren ha den kompetens och kunskap som krävs för de nya uppgifterna. Vidare finns det en möjlighet för arbetsgivaren att utkräva nödfallsövertid av arbetstagare i den utsträckning som förhållanden kräver (se 9 arbetstidslagen). Nedanstående tillämpning gäller i ; Förtydligande och tillämpning av Allmänna åliggande enligt AB 6 o Allmänna åligganden innebär att arbetsgivaren har rätten att beordra personal att vikariera för annan arbetstagare, byta schema, förskjuta arbetstiden, arbeta övertid och fullgöra jour och beredskap detta gäller samtliga anställd personal. Förtydligande och tillämpning av förflyttning inom anställningsavtalets ram o Arbetsgivaren har rätt att tillfälligt förflytta personal till den verksamhet där arbetsgivaren bedömer att arbetstagaren behövs. Detta gäller både inom och utanför den enskilda chefens arbetsområde. o Arbetstagaren får ersättning för eventuella ökade reskostnader. Förskjuten arbetstid o Arbetsgivaren har rätt att förskjuta arbetstiden för personal om man som chef ser att vid en tillfällig ändring av arbetstiden personalens arbetsinsats används på ett bättre sätt. o Undantag från arbetsgivarens ensidiga rätt att förskjuta arbetstiden finns då arbetstagaren har giltiga skäl att ej kunna ändra arbetstiden. Det tydligast skälet är om den anställde ej har någon som kan ta hand om eventuella barn och barnen vid

21(25) en förskjutning av arbetstiden skulle lämnas utan tillsyn. Däremot är inte kalas shoppingresor och dylikt giltiga skäl. Schemaändring o Arbetsgivaren har rätt att ändra schema för personal om man som chef ser att vid en ändring av arbetstiden personalens arbetsinsats används på ett bättre sätt. o Schemaändring skall enligt arbetstidslagen ha meddelats två veckor i förväg men sådant besked kan lämnas kortare tid i förväg om händelser inträffar som ej har kunnat förutses. Övertid och mertid o Arbetsgivaren har rätt att beordra övertidsarbete för personal om man som chef ser att det krävs för att verksamheten skall fungera. o Arbetsgivaren kan även beordra egen personal att arbeta övertid på annan chefs o arbetsområde. Undantag från arbetsgivarens ensidiga rätt att beordra övertid finns då arbetstagaren har giltiga skäl. Det tydligast skälet är om den anställde ej har någon som kan ta hand om eventuella barn och barnen vid övertidsarbete skulle lämnas utan tillsyn. Däremot är inte kalas shoppingresor och dylikt giltiga skäl Regler för dygnsvila och veckovila o Arbetstagarens planerade sammanhängande dygnsvila skall uppgå till minst 9 timmar under förutsättning att dygnsvilan inte understiger ett genomsnitt av 11 timmar under varje period av 24 timmar under begränsningsperioden (schemaperiod). o o Arbetstagarens dygnsvila kan vid tillfällig avvikelse (händelser som ej kunnat förutses) understiga 9 timmar under förutsättning att dygnsvilan inte understiger ett genomsnitt av 11 timmar under varje period av 24 timmar under begränsningsperioden (schemaperiod). Veckovilan skall vara 36 timmar sammanhängande men kan vid tillfällig avvikelse (händelser som ej kunnat förutses) uppgå till minst 24 timmar. Dispens vid övertidsarbete o Övertid/mertid får tas ut med 48 timmar per 4 veckor alt 50 tim per kalendermånad och max 200 timmar per kalenderår. o I de undantagsfall det behövs mer än 200 timmar per år krävs kollektivavtal med respektive fackförbund. Kontakta i så fall arbetsgivarenheten. Nödfallsövertid o o o Har en natur- eller olyckshändelse eller annan liknande omständighet som inte har kunnat förutses av arbetsgivaren vållat avbrott i verksamheten eller medfört överhängande fara för sådant avbrott eller skada på liv, hälsa eller egendom får övertid tas ut för arbete i den utsträckning som förhållandena kräver. Innan nödfallsövertid tas ut skall den lokala arbetstagarorganisationen underrättas. Nödfallsövertid får tas ut under max 2 dygn om tillstånd ej sökts från Arbetsmiljöverket.

22(25) Inkallning av personal Arbetsgivaren har rätt att kalla in anställda som är lediga på semester (AB 27, moment 13) om synnerliga skäl finns. Tjänstledighet (t.ex. föräldraledighet och studieledighet) kan avbrytas med varseltid. Detta kan dock vara mer problematiskt eftersom det finns annan lagstiftning i botten. Arbetsgivaren har också möjlighet att, efter överenskommelse, under en begränsad tidsperiod utöka sysselsättningsgraden för deltidsanställd personal. Försäkringar Avbrottsförsäkring vid sjukdom och olycksfall kan hos många försäkringsbolag tecknas som tillägg till den vanliga kommunförsäkringen. Denna avbrottsförsäkring gäller dock vanligen endast för nyckelpersoner eller ägare. Hos några bolag går det att som tillägg till kommunförsäkringen teckna avbrottsförsäkring vid smittsam sjukdom (epidemiavbrott). Vänd er till kommunens försäkringsmäklare för mer information. Marsh håller på att titta närmare på om vår avbrottsförsäkring gäller vid ett pandemisktutbrott.

23(25) Bilaga 3 WHO: s faser På följande webbsida kan man i korthet läsa om hur WHO ser på det rådande läget avseende pandemi i världen: http://www.who.int/csr/disease/avian_influenza/phase/en/index.html Just nu ligger vi i en fas 3 och det gör vi nästan alltid. Anledningen till fas 3-bedömningen för tillfället är fågelinfluensan som figurerar på olika ställen över världen och där man misstänker att i två fall har influensan spridits sig mellan människor som haft mycket när kontakt med varandra. I denna fas har vi befunnit oss sedan 1996 när fågelinfluensaviruset bröt ut. WHO: s faser WHO fas 1 WHO fas 2 WHO fas 3 WHO fas 4 WHO fas 5 WHO fas 6 Inga nya influensavirussubtyper har upptäckts bland människor. En influensavirussubtyp som orsakat infektion bland människor kan förekomma bland djur. Risken för en infektion och sjukdom hos människor bedöms som låg. Inga nya influensasubtyper har upptäckts bland människor. En influensasubtyp cirkulerar bland djur och utgör en påtaglig risk för sjukdom hos människor. Infektion med ny virussubtyp hos människor har bekräftats men den har endast i sällsynta fall spritts från människa till människa. Små anhopningar av mänskliga fall med begränsad smitta mellan människor identifierade vilket antyder att virus är dåligt anpassat till människa. Större anhopningar av fall men spridningen fortfarande lokaliserad vilket antyder att virus blir mer och mer anpassat till människa (påtaglig pandemirisk). Pandemi: ökad och oavbruten smitta mellan människor i samhället.

24(25) Bilaga 4 Länkar till hemsidor http://www.socialstyrelsen.se/amnesord/smittskydd/specnavigation/omraden/smittsamma_sjukdo mar/svininfluensa.htm http://www.msbmyndigheten.se http://www.who.int/csr/disease/avian_influenza/phase/en/index.html www.krisinformation.se

25(25) Bilaga 5 Lagstiftning Lagstiftningsstöd för ickemedicinska åtgärder för att begränsa smittspridning vid en ev, pandemi Nationell nivå Avspärrning av område vid samhällsfarlig sjukdom Karantän vid samhällsfarlig sjukdom Smittskyddslagen 3 kap. 10 Smittskyddslagen 8 kap. 12 Smittskyddslagen 3 kap. 9 Smittskyddslagen 8 kap. 12 Socialstyrelsen besluter Polismyndigheten lämnar biträde på begäran av Socialstyrelsen. Smittskyddsläkaren beslutar Polis kan lämna biträde på begäran av smittskyddsläkaren Isolering Förbjuda allmänna sammankomster och offentliga tillställningar Stängning av arbetsplatser inklusive skolor och förskolor, även med omedelbar verkan Stänga skolar, förskolor och andra institutioner i allmän regi Smittskyddslagen 5 kap. 1 och 3 Smittskyddslagen 8 kap. 12 Ordningslagen 2 kap. 15 Ordningslagen 2 kap. 22 Arbetsmiljölagen 7 kap. 7 Arbetsmiljölagen 9 kap. 5 Ligger under myndigheternas allmänna ansvar Se även ovan Länsrätten beslutar på ansökan av smittskyddsläkaren Vid tillfällig isolering beslutar smittskyddsläkaren Biträde av polismyndighet för att föra den som ska isoleras till vårdinrättning Regeringen, eller berörd länsstyrelse efter bemyndigande från regeringen, beslutar. Polisen kan upplösa allmän sammankomst eller offentlig tillställning Arbetsmiljöverket beslutar Myndigheten eller institutionen beslutar