Administrativ samordning inom Västerås stad

2007-04-27 Uppsats Administrativ samordning inom Västerås stad Bakgrund Under år 2001 genomförde Ernst & Young en studie åt Västerås stad i syfte att kartlägga möjligheten till effektiviseringar och rationaliseringar av interna tjänsteköp inom staden. Studien ingick som en del av översynen av beställar- och utförarorganisationen. Studien visade att förbättringar kunde göras när det gällde styrningen och tydliggörandet av roller/ansvar så att stödfunktionerna fungerar på ett mer effektivt sätt. En stor potential ansågs därför finnas i att samordna, renodla och effektivisera fler administrativa stödtjänster främst inom områdena ekonomi, personal och IS/IT. Kommunstyrelsen beslutade 2002 utifrån studien, att genomföra samordning inom de fyra områdena; ekonomi, IS/IT, informationsproduktion samt personal. Samordningen fick namnet Samstöd, där Sam står för samordning och Stöd för stödfunktioner. Med samordning menas att tjänsterna samlades hos en utförare, Konsult och Service, som är leverantör till övriga delar av staden. Syfte och mål Syftet med Samstöd var att effektivisera, renodla, förtydliga och kvalitetshöja ekonomi-, IS/IT-, information- och personalprocesserna inom Västerås stads organisation. Målet med Samstöd var att Västerås stads samtliga förvaltningar samordnar och finner nya arbetssätt för de administrativa stödtjänsterna inom de fyra områdena. Det gemensamma övergripande målet för samordningen var att frigöra resurser och därmed sänka kostnaderna för de administrativa stödtjänsterna. Andra viktiga effektmål var att skapa en tydligare ansvars- och rollfördelning inom stödtjänsterna och därigenom skapa en höjd kvalitet i utförandet av dessa tjänster, och att skapa en effektivare styrning och kontroll inom verksamheten. Ambitionen var också att göra Västerås stad till en kommun i framkanten, som med samlade personalresurser, stärkt spetskompetens och ny teknik använder skattepengarna på ett mer effektivt sätt utifrån ett helhetsperspektiv för staden. Konsult och Service Konsult och Service är Västerås stads interna konsultbyrå. Förvaltningens uppdrag är att på affärsmässiga grunder samordna och erbjuda stödtjänster inom Västerås stad och på så sätt bidra till att västeråsarna får en bra kommunal service till lägsta möjliga kostnad. Konsult och Service hade vid införandet av Samstöd fem affärsområden och de nya samordnade tjänsterna placerades in i den organisationen. 1

Genomförande Genomförandet av Samstöd har skett under en mycket kort tid och omfattat samtliga förvaltningar/områden/enheter i Västerås stad samtidigt, vilket innebär att över 10 000 medarbetare har berörts. Ansvarig för projektet har varit stadsledningskontoret med stadsdirektören som ytterst ansvarig. Arbetet har bedrivits inom sex olika delprojekt. Varje delprojekt har haft en projektgrupp med projektledare och ett antal projektmedlemmar från olika förvaltningar. Det var viktigt att ha en stor representation i de olika delprojekten för att få en bred förankring av samordningen. Priser och servicenivåer för de samordnade stödtjänsterna utvecklades av en särskild prisgrupp. En medarbetarstrategi för projektet arbetades fram som på ett översiktligt plan visade vem som ansvarar för vad i arbetet med förändringen. Den angav också vad som händer med den enskilde medarbetaren. Kommunikationen kring projektet präglades av öppenhet och ett brett perspektiv. Exempel på detta är att all information om Samstöd har funnits tillgänglig på stadens intranät och i varje nummer av personaltidningen. Dessutom har det funnits tillgång till stödmaterial i form av OH-bilder, inklusive texter till dessa samt olika typer av informationsmöten. För de fyra processerna ekonomi, personal, information och IS/IT finns det processägare som har ansvar för att genomföra, utveckla och följa respektive process. De har också haft ansvar för att staden hämtar hem effektiviseringsvinsterna som är beräknade i projektet. Respektive förvaltning har varit ansvarig för att förändra sin verksamhet och organisation utifrån de effekter som projektet Samstöd medfört. Under en övergångsperiod var det bara Konsult och Service som fick göra externa tjänsteköp inom de samordnade stödtjänsterna. 2

Samordning inom området ekonomi Inom ekonomiområdet har ny teknik införts på bred front. Genom elektronisk hantering av leverantörs och interfakturor har kostnaderna sjunkit med 60 procent. Samordningen av kundfakturor och kravhantering inom staden har både lett till halverade kostnader och lika behandling av alla medborgare. Detta har lett till att antalet betalningsförelägganden kraftigt minska. Införandet av ett inköpskort för mindre köp har medfört att antalet leverantörsfakturor minskat med 25 000 per år, vilket motsvarar 1,1 miljoner kronor per år. Inom området ekonomi har följande tjänster samordnats: Skanning av leverantörsfakturor. Med hjälp av systemet Visma Invoice Manager, hanteras fakturorna för att kunna attesteras och konteras elektroniskt. Internfakturorna digitaliseras. Alla internfakturor som skapas på förvaltningarna hanteras i systemet Visma Invoice Management. De så kallade hämtköpen som görs i verksamheterna betalas med inköpskortet Postgirot Purchasing Card, PPC. Kravhanteringen i Västerås stad. Det innebär att Konsult och Service ansvarar för att påminnelser och inkassokrav skickas ut automatiskt via ekonomisystemet. Konsult och Service förvaltar kraven som måste skickas vidare till kronofogdemyndigheter och de lägger upp en avbetalningsplan i de fall det behövs. Effekter av samordningen Genom att dels använda ny teknik och dels samordna hanteringen av kraven, leverantörsoch internfakturor samt införa inköpskort har staden minskat sina kostnader. Den totala besparingen uppskattas till ungefär tio miljoner kronor per år från och med år 2004. Skanningen av leverantörsfakturorna ger den klart största besparingseffekten, sju miljoner kronor per år. Hanteringen av en leverantörsfaktura var tidigare uppskattningsvis cirka 94 kronor exklusive kontering och attestering. Med det nya sättet att arbeta blir istället priset 30 kronor per leverantörsfaktura. Även här tillkommer kostnaderna för kontering och attestering. Staden beräknas ha 125 000 leverantörsfakturor per år. 3

Den nya fakturaprocessen ger också kvalitativa vinster. Exempel på sådana är att internkontrollen förbättrats genom att systemet alltid kräver två attestanter, fakturan kan inte förkomma, färre räntefakturor, sökbarheten efter en faktura ökar och det blir en enhetlig fakturaadress för alla stadens fakturor. Att internfakturorna digitaliserats medför att staden minskat sina kostnader med ungefär 600 tusen kronor per år. En internfaktura kostade tidigare ungefär 111 kronor och efter digitaliseringen 45 kronor. Antalet internfakturor per år är cirka 9 000 stycken, vilket är relativt få jämfört med andra kommuner i Västerås storlek. Genom att samordna kravhanteringen halveras stadens kostnader för verksamheten, vilket innebär en miljoner kronor per år. Kravhanteringen kostade tidigare drygt tio kronor per kundfaktura och efter samordningen fem kronor per kundfaktura. Staden har cirka 220 000 kundfakturor per år. Främsta motivet för samordningen av kravverksamheten har ändå varit utifrån en kvalitativ aspekt. Det är viktigt att stadens medborgare hanteras utifrån likställighetsprincipen. Inköpskortet PPC/VIS-purchase medför många kvalitativa effekter som att inköpsbeteendet i staden synliggörs, inköpsprocessen stramas upp, internkontrollen förbättras genom att ett köp ska ha två attestanter, smidigheten ökar för de personer som gör många småinköp och ofta, antalet personer som gör så kallade hämtköp blir färre, antalet fakturor minskas, behovet av handkassor och rekvisitioner minskas och kredittid för staden utökas på småinköpen (30 dagar på Postgirots månadsfaktura). Det blir också positivt för leverantörerna genom att säkerhet ökar med inköpskortet. Priset per köp med inköpskortet PPC/VIS-purchase kan jämställas med priset per köp med skannad leverantörsfaktura. Det innebär 30 kronor per köp istället för 94 kronor. Om 25 000 köp görs med inköpskortet PPC/VIS-purchase blir rationaliseringsvinsten för staden ungefär 1,1 miljoner kronor per år. Varje inköpskort kostar 600 kronor per år och uppskattningsvis finns det ungefär 850 kortanvändare per år. Den nya inköps- och fakturaprocessen går med all sannolikhet i framtiden att utveckla ytterligare och effektivisera. Staden har i och med det nya arbetssättet tagit ett första steg mot elektronisk handel i begreppets verkliga mening. De processer som införts liknar i stor utsträckning elektronisk handel ur verksamhetens perspektiv. 4

Samordning inom IS/IT-området Det viktigaste steget inom IS/IT-området har varit införandet av en standardiserad Västerås- PC, dels som ett led i samordningen av inköp, och dels för att möjliggöra att underhållet sköts på distans genom ett gemensamt nätverktyg. Målet var att sänka kostnaderna för service och support med 50 procent på tre år, vilket nåddes redan efter två år. Exempelvis har varje servicetekniker idag hand om cirka fyra gånger så många PC som tidigare. Inom IS/IT-området har följande tjänster samordnats; Produktionsförsörjningen, med undantag för upphandling av verksamhetsspecifika ITsystem. Det innebär att alla stadens inköp av IT-utrustning samordnas. Tanken med detta är att få en standardiserad och harmoniserad IT-miljö i staden, en Västerås-PC. De verksamhetsnära systemen ska även fortsättningsvis ägas och förvaltas av varje förvaltning även om själva driften samordnas. Exempel på verksamhetsnära system är procapita, Devis och Extens. Leverans, installationer, driftsättning, drift/underhåll och avveckling av personlig och gemensam utrustning, nätverk- och IT-system. Det innebär att driften av stadens servrar samordnas, att all programvara som används i Västerås stads IT-miljö ska vara testad och certifierad. På det sättet kan systemägare, förvaltare och leverantör få veta om olika produkter fungerar tillfredsställande i stadens IT-plattform. Kundstöd för personliga och gemensam utrustning, nätverk och gemensamma ITsystem. Det innebär att stadens datoranvändare kan vända sig till kundservice på Konsult och Service för att få stöd och hjälp när fel uppstår. Detta inkluderar också installation av programvara och underhåll av utrustning. IT-nära konsulttjänster exempelvis rådgivning, projektledning, utbildning, beställning och nyutveckling. Effekter av samordningen Genom samordningen av IS/IT drift/förvaltning och service/support har staden inom tre år minskat kostnaderna för service och support till hälften. Exempelvis minskade antalet årsarbetare från 67 till 54 initialt. Västerås stads IT-miljö har standardiserats och harmoniserats. Den totala besparingen uppskattas till cirka 16 miljoner kronor under åren 5

2003 till 2007. Första året gav dock ingen rationaliserings-vinst eftersom det kostar att implementera kundernas tekniska anläggningar (lokala nät, servrar, PC mm). Uppskattningsvis var mellan 2 000 och 3 000 PC i staden så omoderna att de inte kunde uppgraderas till den mininivå som krävdes för en stabil drift samt effektiv övervakning och hantering. Problemet var störst inom skolan med sin stora mängd datorer. Moderniseringen krävde stora resurser och var nödvändig ur flera aspekter. Krav ställdes från flera håll, inte minst vid uppgradering/utbyte av olika verksamhetssystem. Att inte genomföra samordningen skulle alltså på sikt endast medföra ännu högre kostnader för staden. Samordningen hjälpte till att lindra kostnadsökningarna som ändå skulle komma. Den stora möjligheten med samordningen var att kunna utnyttja fördelarna av stordrift så att produktiviteten och effektiviteten ökar rejält. Målet var att minst fördubbla produktiviteten i ett börläge. Då produktiviteten och effektiviteten varierade kraftigt mellan enheterna, fick en del enheter jämförelsevis höga kostnader inledningsvis. Därför var det viktigt att alla inblandade var medvetna om att den totala besparingen som gjordes, var utifrån hela Västerås stads perspektiv. 6

Samordning inom området information Att samordna produktionen av stadens information har varit en del i stadens strategiska arbete med informationsfrågor. Det har bland annat möjliggjort en kvalitetssäkring av innehållet på Västerås stads hemsida och tryckta produkter. Stadens information känns igen och upplevs som enhetlig och trovärdig. Inom området information har följande tjänster samordnats; Teknisk support och drift av webben. All konfigurering och allt underhåll av maskiner/utrustning och installerade programvaror samordnas. Förvaltningarna väljer sedan själva om de vill uppdatera sina webbplatser eller om de vill köpa tjänsten av Konsult och Service. Byggande och designade av nya och redan befintliga (inklusive ombyggnad) webbplatser. Det innebär form av struktur, navigering, layout och tekniska lösningar. Webbproduktion som inte är verksamhetsnära. Undantag är den webbproduktion som sker i pedagogiskt syfte. Till exempel om elever på en skola konstruerar en hemsida. Trycksaksproduktion som vänder sig till en större/bredare målgrupp eller som distribueras ut till allmänheten. Effekter av samordningen Genom samordningen av informationsproduktionen har staden minskat sina kostnader med ungefär fyra miljoner kronor per år. Samordningen möjliggör en kvalitetssäkring av innehållet på Västerås stads hemsida (vasteras.se) och i tryckta produkter. Stadens information känns igen och upplevs som enhetlig och trovärdig, vilket förväntas i en effektiv kommunikation med medborgarna. Generellt har kvaliteten höjts inom informationsområdet jämfört med tidigare. Andra vinster som uppnås genom samordningen är lägre priser på tryck, papper, annonser etcetera tack vare större volymer och bättre avtal. Produktionsprocessen trimmas och det blir möjligt att förändra arbetssättet så att ledtiderna förkortas. Det medförde att timpriset för all informationsproduktion sänktes. 7

Kostnaderna för informationen blir synlig vid samordningen. Ökad hänsyn tas till om ett verkligt informationsbehov finns och om det är tillräckligt stort i relation till kostnaden. Hur mycket produktiviteten har ökat har varit svårt att säga eftersom det inte finns några nyckeltal eller andra mått som resultatet av en förändring kan jämföras mot. Målet har varit att informationsproduktionen genom ett effektivare arbetssätt har uppnått en produktivitetsökning på tio procent jämfört med utgångsläget år 2003. 8

Samordning inom personalområdet rekrytering Inom området personal samordnades tre separata delar: rekrytering, rehabilitering och lönefunktion. För rekryteringssidan var målet att skapa en dörr in för potentiella medarbetare, detta för att uppfattas som mer professionell arbetsgivare och få en effektivare rekryteringsprocess, men även för att minska andelen felrekryteringar. Inom personalområdet rekrytering har följande tjänster samordnats; Planeringen av rekryteringen, vilken omfattar att ge råd om val av lämpliga sökvägar såsom jobbsajt och tidningsannonser, dokumentera kravprofil och föreslå en tidplan för rekryteringen. Sökförfarande som innebär att efter uppdrag från chef genomföra sökförfarandet enligt överenskommelse. Ta hand om inkomna ansökningar vilket omfattar att diarieföra ansökningarna, skicka brev till sökande med tack för inkommen ansökan och göra en grovgallring mot kravprofilen. Organisera intervjuerna, det vill säga föreslå urval till intervjuer, boka tider och lokaler med sökande och rekryteringsgrupp och efter uppdrag från chefen delta vid eller genomföra intervjuerna. Genomföra referenstagning och återkoppla till chef och aktuell rekryteringsgrupp. Ge råd och stöd i valet av kandidat, handlägga administrationen kring anställningsavtal för den valda kandidaten, se till att tillsättningen registreras och att ärendet avslutas i diariet, returnera ansökningshandlingar och meddela att tjänsten är tillsatt samt svara på frågor. Funktionerna gäller för alla tillsvidareanställda samt anställda på visstid längre än tre månader. Effekter av samordningen Samordningen medförde inte på kort sikt några ekonomiska vinster men däremot kvalitativa vinster. Genom att samordna processen rekrytering skapades en en dörr in för individen (potentiella medarbetare) i Västerås stad. Staden kan på det viset öka möjligheterna att tillvarata samtliga sökande på ett bättre sätt. Dessutom synliggörs staden på ett tydligare sätt. För cheferna frigörs tid så att de istället kan lägga mer fokus på att utveckla verksamheten. 9

Enheten som sedan 2005 heter Rekryteringscenter arbetar för stadens samtliga förvaltningar och handlägger alla anställningar längre än tre månader. Alla medarbetare som är i behov av omplacering anmäls också till Rekryteringscenter. Bastjänsten som är obligatorisk innehåller generella rekryteringsinsatser, arbetsgivaransvaret inklusive bevakning av LAS och rehabilitering samt direkta rekryteringsinsatser. Rekryteringsprocessen innehåller kravprofil, annonsering, grovgallring, intervjuer, referenstagning, slutligt val, uppföljning och tester. Processen har tre grundläggande principer: Intern rekrytering och LAS-företräde måste prövas innan extern rekrytering Kompetenskraven klargörs via kravprofil Att inte kompromissa med kompetenskraven På sikt har samordningen gett positiva ekonomiska effekter så att en ökad mängd rekryteringar kan hanteras till oförändrade eller minskade kostnader. 10

Samordning inom personalområdet rehabilitering När det gäller rehabilitering var det övergripande långsiktiga målet att minska antalet sjukdagar per medarbetare. Det handlar om att stötta chefer i att vara goda ledare för att så långt som möjligt undvika sjukskrivningar och återföra sin sjukskrivna personal till produktivt arbete. Därutöver inrättade Försäkringskassan en speciell avdelning för Västerås stad, likaså har ett nära samarbete etablerats med företagshälsovården. En viktig detalj är att rehabiliteringsutredningarna dokumenteras på ett professionellt sätt, så att de kan avslutas. Samordningen inom personalområdet rehabilitering innebär att; Ge råd och stöd till cheferna i frågan rehabilitering. Hjälp till med rehabiliterings- och arbetsplatsutredningar. Vara huvudkontakt mot Försäkringskassan, företagshälsovården, Arbetsförmedlingen och andra externa konsulter. Organisera och delta i flerpartsmöten. Dokumentera och ta nödvändiga kontakter runt upprättad åtgärdsplan. Ge råd, stöd och informera om utbildningar, omskolning och/eller annat arbete. Diarieföra och skicka alla rehabiliteringsutredningar till Försäkringskassan. De förebyggande hälsoinsatserna har inte samordnats utan har drivits inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet på varje arbetsplats. Det innebär att ansvaret bedrivs av linjecheferna i samverkan med de fackliga organisationerna och medarbetarna på den aktuella arbetsplatsen. Effekter av samordningen Samordningen av rehabiliteringen har medfört en höjd kvalité jämfört med tidigare. Genom att nya arbetsmetoder utvecklats kan långtidssjukskrivna medarbetare snabbare återgå till arbete inom eller utanför staden. För cheferna frigörs tid så att de istället kan lägga mer fokus på att utveckla verksamheten och arbeta med förebyggande och hälsofrämjande åtgärder för att förhindra inflödet av sjukskrivningar. Konsult och Services rehabiliteringskonsulter är samlade i Medarbetarcenter som är en professionell resurs som motiverar, handlägger, driver processen, sköter all dokumentation och arbetar fram förslag på lösningar. I processen ingår både interna och externa samarbetspartners; företagshälsovården, försäkringskassan, fackliga organisationer, Vuxenutbildningscentrum, familjeläkare och rehabiliteringsaktörer. Medarbetarcenter samarbetar med Rekryteringscenter vid omplaceringar enligt LAS-regler. Ett exempel på förbättring av rehabiliteringen är att antalet sjukskrivningar inom Västerås stad längre än 90 dagar, sjunkit från 82 procent till 64 procent på tre år. 11

Samordning inom personalområdet lönefunktionen På lönesidan har det skett dramatiska förändringar som medfört förbättringar för alla medarbetare i staden. PS Självservice har införts för drygt 10 000 personer. Var och en kan nu själv lägga in information om semester, sjukfrånvaro och liknande. När full effekt uppnåddes sparade staden in 27 heltidstjänster. Det finns ett samordnat ansvar för personalakter, hantering av varsel och LAS med mera. Detta ger förutom sänkta kostnader, högre kvalitet och harmoniserad tillämpning över alla förvaltningar. Inom lönefunktionen område har följande tjänster samordnats; anställningsuppgifter, avvikelserapportering för månadsavlönade, införande av PS Självservice, kundstöd, systemutveckling och systemförvaltning av personalsystemet Respons, skapande av rapporter/statistik, uttag av uppgifter ur personalsystemet Respons för underlag till betyg och skrivande av intyg. Funktionerna som samordnats gäller för alla tillsvidareanställda. Effekter av samordningen Genom att stora delar av lönefunktionen samordnats kan staden minska sina kostnader med cirka sju och en halv miljoner kronor per år. Andra vinster som uppnås med samordningen är att graden av felrapporteringar i personalsystemet minskas genom att gruppen sällananvändare av systemet minimeras. Sårbarheten som fanns tidigare på grund av att endast en eller få personer på en förvaltning eller område behärskade systemet upphörde. Kvalitén i grunduppgifterna har höjts genom att medarbetarna som registrerar i systemet gör det så ofta att de håller sina kunskaper i ajour. Då produktiviteten och effektiviteten varierade kraftigt mellan enheterna, fick en del enheter jämförelsevis höga kostnader inledningsvis. Därför var det viktigt att alla inblandade var medvetna om att den totala besparingen som gjordes, var utifrån hela Västerås stads perspektiv. 12

Övergripande resultat Kostnaderna har generellt sett sjunkit för de administrativa stödfunktionerna. Minskningen av stadens kostnader uppskattas till omkring 25 miljoner kronor årligen vid full effekt, vilket uppnåddes från och med år 2005. Beräkningarna är gjorda utifrån 2003 års pris- och verksamhetsnivå. De största kostnadsreduktionerna har skett inom ekonomi- och lönefunktionerna. Förutom de renodlat ekonomiska effekterna har Samstöd medfört ett antal viktiga kvalitativa effekter. Kostnader som tidigare legat dolda har synliggjorts, vilket lett till ökad kostnadsmedvetenhet hos chefer och medarbetare, dessutom betraktas tjänsterna inte längre som fria nyttigheter. Efter genomförandet av Samstöd utförs de administrativa samordnade stödfunktionerna av en professionell organisation med hög kompetens, vilket lett till både högre kvalitet, effektivare system, lägre kostnader och mindre sårbarhet. Staden har fått ökad fokusering på kärnverksamheten genom att cheferna får mer tid för styrning och ledning av kärnverksamheten. Sårbarheten vid sjukdom och annan frånvaro har minskat. Jämnare arbetsfördelning mellan medarbetarna har uppnåtts. Bättre kunskapsöverföring och ökad tillgång till spets- och specialistkompetens inom organisationen har möjliggjorts. Medarbetarna i Konsult och Service har fått en stärkt kompetens och professionell identitet. Tidigare kunde det finnas skillnader mellan de olika förvaltningarnas sätt att behandla likartade ärenden och genom samordningen har det blivit lättare att upprätthålla likställighetsprincipen. Samordningen har gett en kritisk massa som i sig leder till att det blir rationellt att använda effektiva system och löpande utveckla rutiner, verktyg och arbetssätt. Konsult och Service efter Samstöd I och med Samstöd blev Konsult och Service uppdrag tydligt; att samordna och effektivisera de administrativa stödfunktionerna för att på det viset ge kunder resurser att fokusera på sin specifika kärnverksamhet. Som en följd av samordningen har Konsult och Service ökat från 160 till 234 medarbetare. Idag kan Konsult och Service visa att den nya samordningen fungerar i praktiken med ökad kvalitet och till en lägre kostnad om cirka 25 miljoner kronor per år. 13

Affärsområde Personal gick från 20 till cirka 70 medarbetare efter att tre nya processer samordnats. Under 2006 delades affärsområdet i två delar: Personal med rekrytering, rehabilitering, arbetsmiljö, hälsa och arbetsrätt samt kompetensutveckling. Löner och systemstöd PA med PA-system, lönerapportering och pensioner och försäkringar. Anledningen till förändringen var att affärsområdet växte kraftigt efter Samstöd och blev det största verksamhetsområdet med två olika karaktärer. Affärsområde Ekonomi, med cirka 40 medarbetare, har samordnat stadens leverantörs- och kundfakturering. Affärsområdet erbjuder följande tjänster: kundfakturering, leverantörsfakturor, bokslut, budgetering, årsredovisningar, inköpsservice, elektronisk handel, koncernavtal, juridisk rådgivning och förhandling, avtalsrätt, statistikservice, enkätundersökningar, utredningar och föreningsstöd. Affärsområde Information har cirka 15 medarbetare som producerar trycksaker, annonser, film och foto, texter av olika slag, webbtjänster samt erbjuder strategiska tjänster. Övriga tjänster som erbjuds är: blankettkonstruktion, evenemang, projektledning och informationschef att hyra. Affärsområde IT har cirka 50 medarbetare. En av affärsområdets främsta uppgifter har varit att bygga upp och standardisera stadens olika IT-miljöer till en homogen miljö. Det har genomförts med hjälp av standardisering av processer, produkter och beställningsförfarande. Affärsområdet erbjuder följande tjänster: anskaffning av IT-utrustning, test och certifiering, drift och förvaltning, kontoadministration, datakommunikation, telefoni och konsulting. Affärsområde Kontor har cirka 35 medarbetare i sex olika verksamhetsområden. Affärsområdet erbjuder följande tjänster: bud, flytt, godsmottagning, postservice, hyrbilar, registratorstöd, dokumenthantering, kopiering, efterbehandling, receptioniststöd, guidning, uthyrning av konferensrum, telefonistöd och presentartiklar. Utvecklingsmöjligheter Som en fortsättning på samordningen av stadens stödtjänster enligt Samstöd, driver Konsult och Service förbättringsarbetet framåt. Tillsammans med stadens processägare utvecklar förvaltningen den löpande driften. Förvaltningens strategi är att skapa en balans mellan stadens behov av standardisering och stordriftsfördelar och enskilda kunders behov av speciallösningar och att kunna välja fritt. Konsult och Service bidrar till Västerås utveckling inom en rad områden. Ett viktigt utvecklingsområde är stadens ambition att bli en framstående e-kommun med bland annat nya e-servicetjänster för medborgarna. Andra utvecklingsområden finns inom upphandlings- och juristområdet, rehabilitering och rekrytering samt utrednings- och konsulttjänster med mera. Allt arbete som Konsult och Service utför genomsyras av förvaltningens affärsidé; Vi ska tillhandahålla effektiva stödtjänster så att kunden kan ägna sig åt sin kärnverksamhet. Kundens stödverksamhet är vår kärnverksamhet. 14