Granskning av riskhantering -internt skydd Gotlands kommun

Granskning av riskhantering -internt skydd Gotlands kommun April 2002 Eva Lagbo Bergqvist

Innehållsförteckning 1. Inledning...3 2. Sammanfattning och förslag till åtgärder...5 3. Ansvar och organisation...8 4. Försäkringar...12 5. Skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder...16 2

1. Inledning Komrev har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna gjort en granskning av Gotlands kommuns riskhantering med inriktning mot internt skydd. Uppdraget har utförts av Eva Lagbo Bergqvist. Kommunal riskhantering är både ett synsätt och en verksamhet som berör hela kommunen. Att arbeta med riskhantering innebär att genom preventiva insatser minimera risken för att en skada inträffar, och om en skada inträffar att konsekvenserna blir så begränsade som möjligt. Det innebär också att ett lämpligt försäkringsskydd utformas utifrån strategiska avvägningar vad gäller skadekostnad, skyddskostnad och premiekostnad. Ytterst syftar säkerhetsarbetet till att skapa säkerhet och trygghet för: Människor Verksamhet Miljö Egendom Ekonomi En säkerhet och trygghet som är en del i kommunens totala kvalitet. Riskhanteringen och säkerhetsarbetet inom kommunen kan delas upp i tre delar: Internt skydd: Skydd mot olyckor: Civilt försvar: I egenskap av arbetsgivare, fastighetsägare och leverantör av tjänster ansvarar kommunen för säkerhetsarbetet inom sin egen verksamhet. Kommunen är skyldig att ha beredskap för att möta stora olyckor och allvarliga störningar som kan inträffa i kommunen. Kommunens beredskap för krig är att upprätthålla samma verksamhet som i fred så långt det är möjligt. 3

1.1 Syfte Syftet med granskningen är att kartlägga kommunens samordnade riskhantering med inriktning på det interna skyddet utifrån hur arbetet styrs och leds. Följande faktorer har belysts i granskningen: Policy och riktlinjer Organisation och ansvar Försäkringar Skadeutfall Skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder Uppföljning 1.2 Genomförande Metoden för genomförandet har varit genomgång av befintligt underlagsmaterial som kompletteras med intervjuer. Intervjuer och avstämningar har genomförts med personer vid konsult- och servicekontoret, Agenda 21-teamet vid ledningskontoret, fastighetsavdelningen samt försörjningen vid hälso- och sjukvårdsförvaltningen. 4

2. Sammanfattning och förslag till åtgärder Komrevs granskning har visat att det saknas former för styrning och uppföljning av kommunens samordnade säkerhetsarbete. Det förekommer ett säkerhetshöjande arbete inom olika verksamheter inom kommunen. Goda exempel finns att hämta hos Hälso- och sjukvårdsnämnden samt Barn- och utbildningsnämnden. Det saknas dock en samordning och systematik av arbetet i kommunen. För att förbättra styrningen i hela organisationen bör kommunstyrelsen säkerställa att policy och riktlinjer för säkerhetsarbetet fastställs och att dessa följs. Kommunernas marknad för försäkringsupphandling har försämrats under de senaste åren. Antalet aktörer på den kommunala försäkringsmarknaden har blivit färre och detta har lett till höjda premier, självrisker samt försämrade försäkringsvillkor. Det är därför viktigt att kommunerna tar ett större ansvar för att få igång det förebyggande säkerhetsarbetet och att angripa riskerna i god tid innan en skada skett. Försäkringsskyddet är en säkring av kommunens ekonomi och endast en del av helheten i hela säkerhetsarbetet. Agerandet hos försäkringsbolagen gör att kommunerna måste börja se sig om efter alternativa riskfinansieringsmodeller och öka kunskapen om de risker som finns, samt bedöma vilka av dessa som kräver försäkringsskydd. Tendensen är att försäkringsbolagen ställer allt hårdare krav på att kommunen arbetar målmedvetet med att minska kostnaderna för skador. Detta för att överhuvudtaget kunna teckna en kommunförsäkring. Tendensen i kommunerna och i samhället i stort är att kostnaden för skador, försäkringar och skadeförebyggande samt skadebegränsande åtgärder ökar. Tillsammans med de premier och säkerhetsåtgärder kommunen betalar/vidtar kostar kommunens skade- och riskhantering stora belopp årligen. Under treårsperioden 1999 till 2001 uppgick premien för Gotlands kommuns försäkringar till ca 14 mkr. Försäkringsersättningen för försäkringsreglerade skador till uppgick till ca 5 mkr för perioden januari 1999 t o m april 2001. Till detta ska kommunens självrisker läggas, skadekostnader under självrisk, dolda kostnader och konsekvenser. Tillsammans med de säkerhetshöjande åtgärder kommunen vidtar kostar kommunens skade- och riskhantering stora belopp årligen. 5

Med policy och riktlinjer som grund för arbetet föreslår vi följande överväganden: Styrning av säkerhetsarbetet Upprättande av en handlingsplan för det samordnade arbetet. Handlingsplaner bör också upprättas av respektive nämnd. Av planerna bör det särskilt framgå på vilket sätt uppföljning och rapportering ska ske av säkerhetsarbetet. Kommunstyrelsen bör hitta former för fortlöpande kontroll, återrapportering och dokumentation av säkerhetsarbetet. Ansvar och befogenheter i organisationen såväl lokalt som centralt klargörs. Det samordnade säkerhetsarbetet bör bedrivas av en särskild utsedd funktion direkt under kommunstyrelsen. Försäkringar För att få bästa möjliga avtal med en försäkringsmäklare ska upphandling ske i konkurrens. Avtal med kommunens försäkringsmäklare upprättas. Det finns behov av att tydliggöra vem som företräder den enskilde vid en person- och sakskada gentemot försäkringsgivaren. För att ytterligare stärka incitamenten för verksamheterna att minska sina skadekostnader är det av intresse att utveckla ett internt försäkringssystem som möjliggör för förvaltningar att vara med och utforma sitt försäkringsskydd upp till den externa självrisknivån. Skadutfall och skadefinansiering Det finns inte någon kommunövergripande enhetlig rutin för skade- och tillbudsrapportering. En sådan rutin måste utformas. Skade- och tillbudsrapporteringen ska omfatta samtliga skador oavsett skadekostnad exempelvis egendomsskador och personskador. Endast utifrån skadestatistik kan prioriteringar göras av vilka skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder som ska sättas in och vid vilka verksamheter. Skadestatistiken ger också värdefull information om vilken effekt olika åtgärder haft på skadeutvecklingen. Här är det av stor vikt att det skapas incitamenten för att rapportera alla typer skador samt tillbud. 6

Barn- och utbildningsnämnden har sedan år 2000 arbetat med att minska antalet personskador bland barn och elever i kommunens förskoleverksamhet och skolor. Deras arbetssätt tjänar som ett bra exempel på hur ett målmedvetet skadeförebyggande arbete kan bedrivas. Kommunens totala årliga kostnad för inträffade skador, försäkringspremier samt säkerhetshöjande åtgärder finns inte sammanställd. Kommunens kostnadsutveckling för skade- och riskhantering måste följas upp regelbundet. Skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder En strategi för hur kommunen ska förebygga och begränsa olika typer av skador på kort och lång sikt bör tas fram. Skador som kan medföra negativa konsekvenser för människor, verksamhet, miljö, egendom och ekonomi. Kommunen har inte bara en viktig roll som pådrivare för att ett brottsförebyggande arbete bedrivs utan också för att det brottsförebyggande arbetet integreras med kommunens övriga säkerhetsarbete som utövas i form av internt skydd. Både kommunens arbete med internt skydd och de brottsförebyggande arbetet strävar ju efter att minska antalet skador och dess orsaker, skador som till stor del beror på en brottslig handling. 7

3. Ansvar och organisation I förarbetena till kommunallagen sägs följande 1 : Kommunen har ett direkt ansvar för att den kommunala verksamheten skall fungera så störningsfritt som möjligt. I detta ingår också ett allmänt socialt ansvar för kommunens innevånare, som innebär att människor inte utsätts för onödigt lidande eller att allmännyttiga verksamheter kommer till skada på grund av oförutsedda händelser. Kommunen har således ett direkt ansvar för en störningsfri kommunal verksamhet och ett allmänt socialt ansvar för kommunens innevånare. Det förebyggande säkerhetsarbetet ska tjäna till att; identifiera de områden som är mera riskbenägna än andra, kartlägga konsekvenserna av en skada om ingen insats sker, föreslå vilka metoder som bör användas i det enskilda fallet för att reducera riskerna, minska de negativa konsekvenserna av oönskade händelser. Mot bakgrund av att säkerhetsarbetet i en kommun ska omfatta frågor som rör det interna skyddet, brottsförebyggande åtgärder, skydd mot stora olyckor och det civila försvaret är det angeläget med en helhetssyn där säkerhetsarbetet griper över hela den kommunala organisationen och därmed involverar flera aktörer i arbetet. Ansvaret för arbetet med säkerhet bör följa det normala verksamhetsansvaret på alla nivåer i kommunen. Kommunövergripande nivå Kommunfullmäktige bör fastställa en policy för säkerhetsarbetet och ge kommunstyrelsen uppdrag att ha ett övergripande ansvar för säkerhetsarbetet. Eftersom det är personalen ute i verksamheten som främst har möjlighet att påverka säkerheten är det viktigt att kommunens syn på säkerheten görs känd för alla. Det är därför viktigt att säkerhetsarbetet förankras i 1 Citatet är hämtat ur en proposition från civildepartementet 1976. 8

organisationen och vikten av en aktiv riskhantering görs tydliga. Därför bör säkerhetspolicyn kompletteras med riktlinjer och föreskrifter. Kommunstyrelsen bör ha det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetets inriktning för hela den kommunala verksamheten. Däri ingår säkerhetsarbetets ledning, styrning och genomförande. Kommunstyrelsen bör därmed fastställa övergripande riktlinjer samt utföra fortlöpande rådgivning och tillsyn. Riktlinjerna bör behandla bl a: Ansvar på olika nivåer i organisationen Medverkan av förvaltningar och kommunala företag Central och lokal organisation Metoder för att nå uppsatta mål exempelvis riskanalyser, skaderapportering, utbildning Försäkringsskydd avseende omfattning, finansiering, självrisker Direkt under kommunstyrelsen bör det finnas en funktion, t ex en säkerhetsgrupp, med uppgift att bereda och följa upp kommunövergripande frågor inom området säkerhet. Funktionen verkar på uppdrag av kommunstyrelsen som också utser ledamöterna. Till gruppen bör företrädare för samtliga kommunala verksamhetsområden knytas, även de kommunala bolagen. Säkerhetsgruppens uppdrag bör vara att: Samordna kommunens säkerhetsarbete. Ge råd och stöd till förvaltningarna. Bistå förvaltningarna med sakkunskap inom området. Aktivt stödja förvaltningarna med framtagandet av riskanalyser och handlingsplaner. Svara för att erbjuda personalen erforderlig utbildning. Ge kommunstyrelsen förslag till mål och budget vad gäller säkerhetsarbetet. Följa upp mål och budget vad gäller säkerhetsarbetet. Ge förslag till försäkringsstrategi. Sammanställa och följa upp skadestatistik. Följa upp effekterna av vidtagna åtgärder. 9

En sk säkerhetssamordnare bör finnas som är sammankallande i säkerhetsgruppen. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att den verksamhet som beslutas av säkerhetsgruppen genomförs samt för det praktiska arbetet på övergripande nivå. Den person/grupp som ansvarar för det samordnade säkerhetsarbetet ansvarar för att uppföljning av den kommunövergripande handlingsplanen sker regelbundet. Nämnd-, styrelse-, förvaltnings- och enhetsnivå Det är viktigt att klarlägga att säkerhetsgrupp och säkerhetssamordnare inte tar över ansvaret för säkerheten. Respektive nämnd har ansvaret för säkerhetsarbetet inom den egna verksamheten. Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställd policy och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för säkerhetsarbetet. Inom respektive förvaltning åvilar det förvaltningschef att ansvara för att policy och riktlinjer för säkerhetsarbetet följs. Förvaltningschef bör utse en säkerhetshandläggare som samordnar säkerhetsarbetet inom förvaltningen samt har kontakt med kommunens säkerhetssamordnare. Saknas särskild säkerhetshandläggare är förvaltningschef operativt ansvarig för säkerheten. Enhetschefen utser vid behov ett säkerhetsombud som samordnar säkerhetsarbetet vid enheten. Uppföljning En form av uppföljning är att varje år dokumentera kommunens säkerhetsarbete i en verksamhetsberättelse. En väl fungerande skade- och tillbudsrapportering är också ett viktigt hjälpmedel vid uppföljning och utvärdering. Genom att följa skadornas och tillbudens utveckling år från år blir det möjligt att skaffa sig en bild av var skadorna och tillbuden inträffar, typ av skada och tillbud samt skadekostnad. 3.1 Gotlands kommun Kommunen saknar en övergripande policy samt riktlinjer för hur säkerhetsarbetet ska bedrivas där det interna skyddet inkluderas. Vår granskning har visat att det inte finns någon formell organisation i kommunen för att hantera säkerhetsfrågor på central nivå. Mot bakgrund av att säkerhetsarbetet i en kommun ska omfatta frågor som rör det interna skyddet, skydd mot stora olyckor och det civila försvaret är det angeläget att en samordning sker av kommunens säkerhetsarbete, oavsett om verksamheten bedrivs i förvaltnings- eller företagsform. Det finns således behov av en central risksamordning. 10

Respektive nämnd har ansvaret för säkerhetsarbetet inom den egna verksamheten. I vilken omfattning nämnderna bedriver ett systematiskt säkerhetsarbete saknas det en samlad bild av. Ett exempel på systematiskt säkerhetsarbete finns att hämta hos barn- och utbildningsnämnden. Nämnden beslutade i december år 1998 att förvaltningen, med start i januari år 2000, ska arbeta för att nå resultatmålet att successivt minska antalet personskador bland barn och elever i kommunens förskoleverksamhet och skolor. Särskilda föreskrifter och policy för säkerhetsarbetet finns sedan år 1994 framtagna för Lasarettet i Visby. Dokumenten tydliggör hur det samlade säkerhetsarbetet och brandskyddet ska bedrivas vid lasarettet. Syftet med säkerhetsarbetet är bl a att minimera riskerna för personal, patienter och allmänhet, minimera riskerna för skador och avbrott samt stimulera förebyggande arbete. Vidare framgår att basenhetschefer har det övergripande ansvaret för respektive enhet och att det under ledning av en säkerhetschef ska bildas en säkerhetsgrupp. Varje basenhet ska upprätta en säkerhetsplan för respektive basenhet omfattande tillträdesskydd, hantering av kontanter, patientsäkerhet, bombhot samt brandskydd. Ambitionen är att policyn ska utvecklas och utvidgas till att gälla hela hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Länsvårdsnämnden har fastställt en förvaltningsövergripande policy för hot och våld. Policyn ska ligga till grund för handlingsplaner för respektive basenhet/klinik. Som exempel på internt säkerhetsarbete inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, som genomförts eller är pågående, kan följande nämnas: - Låskortsystem har införts, rutiner för ID/Passerkortshantering har tagits fram och egen passerkorttillverkning sker sedan år 2000. - Riskinventering i samarbete med försäkringsmäklarens brand- och säkerhetsingenjör. - Brandutbildning för personal genomförs regelbundet. - ADR- utbildning (farligt gods) av chaufförer genomförs regelbundet. - Förbättrade rutiner för penninghantering har tagits fram. - Datasäkerhetspolicy, rutiner för skärmsläckare, personliga password, destruktion av lagringsenheter, energibackup, brandväggar etc är framtagna och bevakas regelbundet. - Miljö- och säkerhetssamordnare utsedd. Inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen finns följande arbetsgrupper som förebygger risker inom verksamheten: - Verksamhetsledning - Säkerhetsgrupp 11

- Miljögrupp - Hygienkommitté - Gaskommitté Övergripande besiktningar/kontroller: - Brandsyn - Elbesiktning - Ventilationsbesiktning - Tillsynsbesök, Miljö- och hälsa 4. Försäkringar Kommunerna äger stora tillgångar som representerar betydande värden. För att undvika stora förluster om egendomen skadas har flertalet kommuner valt att försäkra den. Det finns också risker av annat slag än egendomsskador som är aktuella att försäkra för kommunerna, t ex ansvar och olycksfall. Kommunernas marknad för försäkringsupphandling har försämrats under de senaste åren. Antalet aktörer på den kommunala försäkringsmarknaden har blivit färre och detta har lett till höjda premier, självrisker samt försämrade försäkringsvillkor. En del kommuner vittnar om höjda självrisker på upp mot 5 till 25 mkr samt uppsagda avtal efter att en storskada skett. Agerandet hos försäkringsbolagen gör att kommunerna måste börja se sig om efter alternativa riskfinansieringsmodeller och öka kunskapen om de risker som finns, samt bedöma vilka av dessa som kräver försäkringsskydd. Allt fler kommuner väljer att bygga upp ett sk internt försäkringsskydd för reglering av egendomsskador under självrisk. Syftet är att kunna ha en relativt hög självrisk med möjlighet till premiereduktion. 12

De försäkringslösningar som försäkringsbolagen erbjuder kan grovt delas upp i följande huvudgrupper; Egendomsförsäkring Följdskadeförsäkring Ansvarsförsäkring Förmögenhetsbrott Olycksfallsförsäkring Motorfordonsförsäkring Skyddar kommunal egendom Ersätter extrakostnader och hyresförluster vid en egendomsskada Skyddar vid skadeståndsanspråk Skyddar vid anställdas brott mot kommunen Ersätter invaliditet och kostnader vid olycksfall, gäller vanligen skola och barnomsorg Tecknas för kommunens fordon En del kommuner anlitar mäklare vid försäkringsupphandlingen. En mäklare representerar inte något försäkringsbolag utan sin uppdragsgivare kommunen. Ersättningen till mäklaren utgår i regel i form av en provision på premiesumman. Utifrån de skadeuppföljningar som vissa kommuner gör uppskattas att kommunsektorns direkta kostnader för skador som orsakas av skador genom vandalism, inbrott mm minst uppgår till 6-8 mdkr per år. Eventuella storskador som regleras genom kommunernas sakförsäkringar exempelvis skolbränder har då inte tagits med i denna bedömning 2. Försäkringsersättningen betyder oftast lite jämfört med den andel av skadekostnaderna som kommunerna själva får stå för. 4.1 Gotlands kommun Samordning av kommunens försäkringar åligger kommunservice vid Konsult- och servicekontoret. Kommunservice anlitar sedan flera år en försäkringsmäklare, Marsh & McLennan Matthiessen AB, för stöd i arbetet med försäkringsadministration och löpande service. Försäkringsmäklaren medverkar också i det skadeförebyggande arbete kommunen bedriver på uppdrag av kommunservice. Försäkringsmäklartjänsten har inte upphandlats. Något avtal med försäkringsmäklaren har inte upprättats. Kommunen har tecknat avtal för kommunförsäkring, olycksfallsförsäkring, motorfordonsförsäkring, reseförsäkring för skolelever, skadedjur och saneringsavtal för 2 Källa: Svenska Kommunförbundet SKYDD 2000 13

perioden 1999-01-01 t o m 2002-12-31. Kommunen har sina försäkringar tecknade hos fem försäkringsbolag. Totalt uppgick den samlade årspremien för samtliga försäkringar till ca 4,5 mkr år 2001 varav premien för kommunförsäkringen uppgår till ca 3,6 mkr. Merparten av premien avser egendomsförsäkringen, 3,2 mkr. I tabellen nedan framgår kommunens försäkringar samt avtalsperiod. Försäkringsgivare Försäkring Avtalsperiod Sampo Atlantica Kommunförsäkring: Egendomsförsäkring 1 jan1999 t o m 30 dec 2002 Utställningsförsäkring Skogsförsäkring Hemförsäkring (i andra hand) Båtförsäkring Allriskförsäkring Oljeskade- och cisternförsäkring Transportförsäkring Följdskadeförsäkring Förmögenhetsbrottsförsäkring Tjänstereseförsäkring Rättsskyddsförsäkring miljöbrott Ansvarsförsäkring Folksam Olycksfallsförsäkring 1 juli 2001 t o m 30 juni 2004 Länsförsäkringar Gotland Motorfordonförsäkring 1 jan 2002 t o m 31 dec 2004 Viator Reseförsäkring skolelever 8 okt 1999 t o m 31 dec 2002 Anticimex Skadedjur och saneringsavtal 1 jan 1999 t o m 31 dec 2002 Fram till årsskiftet 2001/2002 uppgick självrisken för egendomsskador till 2 basbelopp 3. Efter årsskiftet har försäkringsgivaren höjt självrisken till 4 basbelopp, d.v.s 151 600 kr. Detta innebär att de egendomsskador som understiger 4 basbelopp inte regleras med försäkringsbolaget utan kommunen står själv för kostnaden upp till självrisk 3 Ett basbelopp uppgår år 2002 till 37 900 14

Vid en skada som drabbat fastigheten står tekniska förvaltningen för skadekostnaden upp till självrisk. Under perioden januari 1999 t o m april 2001 har kommunen haft ca 80 försäkringsreglerade skador avseende kommunförsäkringen. Dessa skador har medfört att försäkringsgivaren utbetalat (inkl reserverade medel) ca 4,9 mkr till kommunen. För den senaste treårsperioden har kommunen haft en premie på ca 8,7 mkr för kommunförsäkringen. Se följande diagram. 3 500 000 40 3 000 000 35 Kr 2 500 000 2 000 000 1 500 000 30 25 20 15 Antal Skadekostnad premie Antal skador 1 000 000 500 000 OBS! t o m april 2001 10 5 0 1999 2000 2001 0 Diagram 1: Kommunens årliga skadekostnad för försäkringsreglerade skador relaterade till kommunförsäkringen för perioden januari 1999 t o m april 2001 samt premie för åren 1999-2001. 15

5. Skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder En skada eller olyckor sker inte av sig själv utan de förorsakas. De verkliga skadeorsakerna kan ofta hänföras till brister i ledarskapet, oklara mål och handlingsplaner eller normer som inte efterlevs. Genom utbildning i säkerhetstänkande, systematisk skaderapportering och riskanalys, råd och förebyggande planering kan risker förebyggas och skador begränsas. Det förebyggande säkerhetsarbetet ska tjäna till att; identifiera de områden som är mera riskfyllda än andra, kartlägga konsekvenserna av om ingen insats sker, föreslå vilka metoder som bör användas i det enskilda fallet för att reducera riskerna, minska de negativa konsekvenserna av oönskade händelser. Detta kräver en helhetssyn där säkerhetsarbetet griper över hela den kommunala organisationen och därmed involverar flera aktörer i arbetet. För att kunna förebygga skador krävs att det skadeförebyggande arbetet inriktas på olika typer av åtgärder. Åtgärder som bör vara både kort- och långsiktiga. Exempel på sådana åtgärder är: Utbildning Tekniskt säkerhetsskydd Bevakning Stöldskyddsmärkning Rutiner för hantering av privata medel Lås och passerkontroll Information Samverkan Brottsförebyggande åtgärder Uppföljning Avbrottsplanering Kris- och katastrofledning Enligt regeringens nationella brottsförebyggande arbete 4 framgår att tyngdpunkten i kriminalpolitiken ska förskjutas mot åtgärder för att förhindra och förebygga brott och att brottslighetens orsaker måste angripas lokalt, där problemen finns. Med utgångspunkt från detta uppmanas kommunerna att bilda lokala brottsförebyggande råd. 4 Ds 1996:59 11 juni 1996. 16

En viktig del i arbetet är att ha kontroll över de kostnader som olika typer av skador medför. Endast utifrån en samlad kostnadsbild kan prioriteringar göras till grund för ett effektivt skadeförebyggande arbete. Tidiga signaler om inträffade skador och tillbud är nödvändiga vid analys av skadeutvecklingen. Inträffade skador är en dyrköpt erfarenhet som måste användas för att begränsa och undvika framtida skador. Skaderapporteringen kan tjäna som underlag för att bedöma vilka skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder som ska vidtas. Det är också viktigt att tillbud rapporteras, d v s olyckor som kunnat avvärjas innan en skada uppkommit. Rapporter om tillbud ger värdefull information om varför skadan har kunnat undvikas samt ger tidiga signaler om en eventuell stor skada. Skade- och tillbudsrapporteringen bör fylla följande syften: Ge en bild av skadeutvecklingen vad gäller skadetyp, skadetidpunkt, skadekostnad per reultatenhet och år. Skade- och tillbudsrapporteringen ska omfatta samtliga skador som drabbar verksamheten och egendomen. Utgöra ett underlag i arbetsmiljöarbetet. Tjäna som underlag för riskbehandling när det gäller skadeförebyggande skydd och skadebegränsande åtgärder. Instrument för att utvärdera nuvarande försäkring och försäkringsofferter. Underlätta administrationen kring skadorna. Mäta resultaten av vidtagna åtgärder. Öka riskmedvetenheten. Med hjälp av skadestatistik kan prioriteringar göras av vilka skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder som ska sättas in och vid vilka verksamheter. Skadestatistiken ger också värdefull information om vilken effekt åtgärderna haft på skadeutvecklingen. Detta kräver dock att sammanställning och analys görs regelbundet. Då skapas förutsättningar för att oönskad skadeutveckling kan förhindras i ett tidigt skede. Därför är det av vikt att kommunen löpande sammanställer skaderapporter och speglar skadeutvecklingen totalt för kommunen. 5.1 Gotlands kommun Det finns ingen samordnad enhetlig rutin för skade- och tillbudsrapportering. Därmed saknas en samlad bild av skadeutfallet över och under självrisk samt skadetyp och vilka verksamheter som är utsatta för skador. 17

Enligt uppgift från fastighetsavdelningen uppgick kostnaden för skadegörelse och vandalisering på kommunens fastigheter till ca 400 tkr år 2001. Detta är minskning med år 2000 då kostnaden uppgick till 700 tkr. Barn- och utbildningsnämnden har beslutat att förvaltningen fr o m 1 januari år 2000 ska verka för att personskador bland barn och elever i kommunens förskoleverksamhet och skolor ska minska. Med anledning av detta har rektorer och förskolechefer sedan januari 2000 rapporterat skador och skadetillbud. Arbetet sker inom ramen för nämndens kvalitetssäkring inom arbetsmiljön. En förvaltningsövergripande referensgrupp har till uppgift att följa upp att rutinen följs, fungerar och fyller sitt syfte. Barn- och utbildningsförvaltningen har sammanställt inrapporterade händelser under första halvåret år 2000. Av rapporten framgår att totalt 329 skador och tillbud rapporterats. Av dessa bedöms 62 händelser som allvarliga och 6 som mycket allvarliga. Mot bakgrund av rapporten beslutade Barn- och ungdomsnämnden att rapporten skulle återkopplas till verksamheten i syfte att höja medvetenheten kring rapporterade händelser för att därmed minska antalet skador bland barn och elever. Barn- och utbildningsnämnden har upprättat kris- och katastrofplaner för gymnasieskolan, särskolan samt grundskolan. Enligt uppgift är kommunens byggnader utrustade med inbrottslarm och brandlarm. Större byggnader är försedda med sk fullskyddslarm. Upphandlingen av larm ombesörjs av tekniska förvaltningen. Installationskostnaden för brandlarmen står tekniska förvaltningen helt för. Vad gäller inbrottslarmen delar tekniska förvaltningen och aktuell förvaltning på installationskostnaden. Med stöd av försäkringsmäklaren har kommunservice vid olika tillfällen genomfört information och utbildning angående säkerhetsarbetet och försäkringar. Kommunstyrelsen beslutade i maj år 2000 att inrätta ett lokalt brottsförebyggande råd. I rådet ingår ett kommunalråd (ordförande) samt företrädare för kommunen, polis, näringsliv och ideella organisationer. Visionen för Gotlands brottsförebyggande arbete lyder På Gotland skall alla känna sig säkra och trygga oavsett tid, plats och personliga omständigheter. Kommunstyrelsen har vidare beslutat; att kommunstyrelsen ska svara för kansliresurserna genom ledningskontorets Agenda-21 team att ledningskontoret beviljas 380 tkr i tilläggsanslag för anställning av en projektledare och övriga administrativa resurser 18

att verksamheten ska utvärderas efter två år I januari år 2001 tillträdde en projektledare med placering vid konsult- och service för att driva det brottsförebyggande arbetet. Arbetet har hittills inriktats mot att kartlägga trygghet och brott på Gotland. I ett nästa steg ska ett program för brottsförebyggande arbete utformas innehållande mål, värderingar och strategier som ska styra arbetet mot visionen. Vid slutet av tvåårsperioden ska ett förslag till långsiktig organisation av det brottsförebyggande arbetet lämnas. 19