Hantering av konst Gotlands kommun Revisionsrapport 2010-12-16 Ramona Numelin
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Bakgrund och revisionsfråga... 3 Revisionsfråga... 3 3. Metod... 3 4. Kommunfullmäktiges Mål och riktlinjer... 3 5. Granskningens resultat... 4 5.1 Hur är kultur- och fritidsnämndens uppdrag till Gotlands museum formulerat och hur sker uppföljning?... 4... 4 Min bedömning... 5 5.2 Finns aktuella inventarieförteckningar och sker inventering?... 5... 5 Min bedömning... 5 5.3 Hur ser rutinerna ut vid flyttning av kommunala arbetsplatser?... 6... 6 Min bedömning... 6 5.4 Vilket är det bokförda värdet för kommunens konst och finns det ett marknadsvärde?... 6... 6 2 of 6
1. Sammanfattning Jag bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontroll av kommunens konstsamling i allt väsentligt är tillräcklig men att det finns förbättringar att göra. Överenskommelsen mellan kultur- och fritidsnämnden och Gotlands museum kommer enligt uppgift att ses över 2011 och då bör bl a förtydligas vilken nämnd som har ansvaret för underhåll av fast byggnadskonst i offentlig miljö, både inomhus och utomhus. Kultur- och fritidsnämnden bör också ta ställning till om kommunens konst kan lånas ut till privata aktörer som bedriver offentlig verksamhet för kommunens invånare. Anvisningar för vård och skötsel, rutiner vid flytt av arbetsplatser, information om konstdepån m m kunde med fördel dokumenteras i en handbok som medföljer konstverket. Den stickprovsinventering jag gjorde visade att sju av tio utvalda konstverk kunde återfinnas på den plats som förteckningen angav. Vid besöket på Visby lasarett kom det fram att många omflyttningar av verksamheter skett de senaste åren och en del konstverk hade hamnat i olika förråd i stället för att lämnas tillbaka till depån. Jag föreslår därför att en ordentlig inventering görs på lasarettet. 2. Bakgrund och revisionsfråga Kommunen äger en stor mängd olika konstverk placerade på olika arbetsplatser och i offentliga rum. I databasen för kommunens konst finns 4.187 poster. Kultur- och fritidsnämnden lämnar årligt bidrag till Gotlands museum motsvarande en halvtidstjänst för att sköta verksamheten. Kommunfullmäktige har beslutat om Mål och riktlinjer för konstnärlig utsmyckning (2002) och kultur- och fritidsnämnden har tillsatt en konstkommitté som ansvarar för verksamheten. Revisionsfråga Är kultur- och fritidsnämndens interna kontroll avseende kommunens konst tillräcklig? Kontrollfrågor: - Hur är kultur- och fritidsnämndens uppdrag till Gotlands museum formulerat och hur sker uppföljning? - Finns aktuella inventarieförteckningar och sker inventering? - Hur ser rutinerna ut vid flyttning av kommunala arbetsplatser? - Vilket är det bokförda värdet för kommunens konst och finns det ett marknadsvärde? 3. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med konsthanteraren på Gotlands museum och studier av relevanta dokument. Ur databasen har jag gjort ett stickprov om tio poster som har inventerats. 4. Kommunfullmäktiges Mål och riktlinjer Dokumentet inleds med övergripande mål: Den konstnärliga utsmyckningen skall planeras i samråd med representanter för den gotländska konstnärskåren, berörd personal, arkitekter och projektledare och med beaktande av den rumsliga miljön. 3 of 6
Den konstnärliga kvalitén skall ha högsta prioritet. Ett mångsidigt utbud avseende konstverkens teknik, formspråk och uttryck skall eftersträvas så att utsmyckningarna hos kommunens förvaltningar kan bemöta alla människors behov av konstupplevelse. Den konst och utsmyckning som anskaffas skall ha ett bestående värde och ge utrymme för strömningar inom den samtida bildkonsten. Riktlinjerna gäller anskaffning av konstnärlig utsmyckning i samband med ny-, om- och tillbyggnad av lokaler för offentlig verksamhet. Tekniska nämnden ska avsätta 1 % av investeringsanslaget för konstnärlig utsmyckning vid investeringar om minst 500 tkr. Anslaget används dels för att beställa fast konst och dels för inköp av lös konst. Med fast konst avses i huvudsak konst som en konstnär utför efter att ha presenterat en beställd, godkänd skiss för konstkommittén och tecknat avtal med kommunen om att utsmycka en viss lokal eller plats i form av skulptur, väggmålning, tavlor, textilier eller dylikt. Den fasta konsten bör vara fast förankrad eller märkt på så sätt att den ej kan uppfattas som lös konst. Annan konst är lös konst. Kultur- och fritidsnämnden har utsett en konstkommitté för verksamheten, den består av tre beslutande politiker, sakkunniga från länsmuseet och kultur- och fritidsförvaltningen samt en adjungerad representant för konstnärskåren på Gotland. Den sistnämnda har en mandattid på två år. Konstkommitténs arbete ska översiktligt redovisas i nämndens årsredovisning. 5. Granskningens resultat 5.1 Hur är kultur- och fritidsnämndens uppdrag till Gotlands museum formulerat och hur sker uppföljning? Det finns ett avtal från 1987 mellan kommunstyrelsen och Gotlands Fornvänner, som huvudman för då nybildade Gotlands Konstmuseum. Kultur- och fritidsnämndens förvaltningschef uppger på fråga att överenskommelsen kommer att ses över i början av år 2011 och att fokus ska läggas på uppföljningen. I nämndens årsredovisning för 2009 lämnas en kort översiktlig redovisning. Anslaget som Gotlands museum får räcker till en halvtidstjänst som konsthanterare och sedan 2006 är det en särskild person, med konstnärlig bakgrund, som har uppdraget. Konsthanteraren deltar i konstkommitténs möten. Konstkommittén förfogar över 1 % av tekniska nämndens investeringskostnad för ett projekt till konstnärlig utsmyckning. Något anslag i övrigt finns inte sedan 2005, vilket bland annat innebär att möjligheten att köpa in samtida löskonst är begränsad. Kommunfullmäktiges mål och riktlinjer reglerar konstnärlig utsmyckning i lokaler för offentlig verksamhet, kan man tolka det så att kommunens konst även kan placeras i lokaler där privata aktörer bedriver verksamhet för kommunens invånare och kommunens skattepengar? Så sker idag i några fall där kommunal verksamhet övergått i privat men i samma lokal. Konstkommittén har påtalat behovet av medel för att köpa in löskonst av samtida konstnärer och kultur- och fritidsnämnden hade frågan på sitt bord i november 2010. Beslutet blev dels att avsätta 100 tkr ur nämndens egna kapital för 2011 och att anslag ska ingå i ordinarie budget fr o m 2012 samt att undersöka förutsättningarna för en konstförening inom Gotlands kommun för att stimulera intresset för nutidskonsten. 4 of 6
På Gotlands museums Norra magasin finns två skärmväggar för kommunkonst, där förvaras verk som representanter från kommunens förvaltningar kan låna eller byta med. Utbudet på skärmväggarna förändras oavbrutet i takt med besöken. Ett depositionskvitto skrivs, där det bl a framgår att låntagaren är ersättningsskyldig vid skada, dvs förvaltningen får betala eventuella reparationer, glasningar, ny ram etc. Min bedömning Det är tillfredsställande att uppdraget till Gotlands museum ses över och förtydligas vad avser uppföljning av uppdragets fullgörande samt att anslag för inköp av samtida löskonst ges fr o m år 2011. Uppdraget bör förtydligas vad avser om kommunens konst kan lånas ut till privata aktörer som bedriver verksamhet för kommunens invånare. Det behöver också förtydligas var ansvaret ligger för renovering, lagning och rengöring av den fasta byggnadsanknutna konsten, både inomhus och utomhus. När konsthanteraren ser eller får rapport om något som skadats begär hon in en offert från lämplig hantverkare eller konstnär samt kontrollerar om man på förvaltningen iakttagit den aktsamhet som krävs. Detta betyder att ibland får förvaltningen själv betala för en renovering men oftast handlar det om normalt förslitning av konst i offentlig miljö. Kan samarbetet med Gotlands museum utvecklas genom att man lånar konst av varandra? Tillgången till konst skulle då öka. Har man prövat att hyra konst för eventuellt framtida köp? Kommunens konst kunde göras än mer tillgänglig genom att exponeras på kommunens hemsida, men det kostar pengar för upphovsrätten till föreningen Bild- och Upphovsrätt Sverige (BUS). Konsthanteraren saknar en konstkunnig kontaktperson på kultur- och fritidsförvaltningen sedan förre kultursekreteraren slutade. 5.2 Finns aktuella inventarieförteckningar och sker inventering? All konst är registrerad i en databas, som idag innehåller 4.187 poster. Databasen innehåller en mängd uppgifter om konstverket och dess upphovsman samt var det är placerat. I de flesta fall finns också ett fotografi. Den senaste större inventeringen skedde 1996. Enligt statens konstråd bör inventering ske vart tredje år. Konsthanteraren har sedan 2006 prioriterat att samla all tillgänglig information om konsten tillhörande samlingen från protokoll om inköp, noteringar i liggare, depositionskvitton, skanning av foton och diabilder i databaser. Hon har också akut ryckt ut för att inventera och fotografera när en verksamhet skall flyttas, renoveras, läggas ut på entreprenad eller läggas ned. De senaste åren har prioriteringen varit de kommunala verksamheternas flytt bl a till Visborg. Av databasen framgår att cirka 2 % av alla konstverk är konstaterat saknade. Man kan också se att ett tjugotal konstverk som varit rapporterade saknade återfunnits när verksamheter bytt lokaler. Konstverken finns kvar i databasen ända tills de är konstaterat trasiga och obrukbara eller stulna. Min bedömning Med de resurser som finns sköts detta på ett tillfredsställande sätt. Resultatet av mitt stickprov är att av tio utvalda objekt återfanns sju st. En god stund ägnades åt fyra utvalda objekt som skulle finnas på Visby lasarett tre återfanns och de samtalen jag hade med personalen ger mig anledning att föreslå att en ordentlig inventering bör göras där. Sedan lasarettet byggdes har det skett flera ombyggnader och flytt av verksamheter och en del konst har hamnat i olika förråd istället för att lämnas tillbaka till depån. 5 of 6
5.3 Hur ser rutinerna ut vid flyttning av kommunala arbetsplatser? När konsthanteraren får vetskap om att en verksamhet ska flytta tar hon reda på i databasen vilka konstverk som ska finnas och åker ut för att hämta tillbaka dem till depån. Där kan hon fotografera de som inte har foton i databasen och göra mindre reparationer. Eftersökningen är grundläggande, det handlar ibland om att leta bakom bokhyllor, i förråd, i källaren m m. På den nya arbetsplatsen sker sen utplacering av konstverk i samverkan med personalen. I offentliga rum är det konsthanteraren som själv bestämmer utsmyckningen. Vid flytten till Visborg började konsthanteraren i mars 2009 med de verksamheter som skulle flytta först och utplaceringen på Visborg ännu inte klar, många konstverk väntar i depån på att få sin nya plats. Denna gigantiska flytt har medfört att nästan ett helt års arbetstid gått åt för konsthanteraren. Min bedömning Med de resurser som finns sköts detta på ett tillfredsställande sätt. Konsthanteraren önskar att det fanns tid att göra en handbok om kommunens konst, med nedtecknade rutiner vid flytt och återlämning samt även instruktioner om hur konsten ska skötas. Jag instämmer i det önskemålet. 5.4 Vilket är det bokförda värdet för kommunens konst och finns det ett marknadsvärde? Det finns inget bokfört värde i kommunens räkenskaper. Förre ekonomidirektören uppskattade marknadsvärdet för både lös konst och fast konst till cirka 300 mnkr. I databasen finns ibland uppgift om inköpsvärde eller om det är en gåva. Konsthanteraren uppger att det är få konstverk som skulle betinga något högre värde vid en eventuell försäljning. Det är inte ovanligt att gåvor tas emot ute på arbetsplatserna, framförallt av boende och anhöriga på särskilda boenden. Gåvan registreras i databasen och märks med gåvogivare och var givaren önskade att den skulle placeras. Vid inventering händer det att konsthanteraren hittar konstverk som inte är märkta och inte finns i databasen. Om eftersökningen inte ger svar om ägare registreras de i databasen som kommunens konstverk. Ett fåtal konstverk är ömtåliga och placeringen inte den optimala. Som exempel kan nämnas Eva Schaeffers gobelänger som hänger i Korpens entré, där klimatet inte är det bästa med närheten till ytterdörrarna. Dom borde egentligen skyddas av en glaslåda. När fastigheter säljs kan det finnas fast konst på byggnader, vilket gör den till offentlig konst. I den mån kommunen inte kan demontera konsten kan man endast vädja till nya fastighetsägaren om att vårda den offentliga konsten. 6 of 6