!"#$%'%(")*+)+,- - ------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 8*-,73/*56.*/,.!"##$"!$#9 PROJEKT ARBETSMILJÖ inom konstnärliga fakultetens utvecklingsprojekt 2010-2012
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Innehåll Bakgrund sid 3 Lagkrav för riskbedömning sid 3 Förstärkt arbetsmiljöorganisation sid 3-4 Process: från principbeslut till beslut av ny organisation..sid 5 Process: Riskbedömning av ny organisation sid 6 Riskbedömningsprocess Konstnärliga fakulteten.sid 7 Tidplan och förankring sid 7!
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Bakgrund I februari 2010 formaliserades ett utvecklingsprojekt vid den Konstnärliga fakulteten med övergripande syfte att förstärka samordning för att kunna svara mot en ökad konkurrenssituation. Under våren och hösten 2010 har en rad delprojekt pågått för att i huvudsak ge ledning en samlad bild av rådande situation samt önskade effekter ett verksamhetsutvecklingsprojekt. När projektet efter beslut i KFN december 2010 går in i en mer konkretiserande fas har dekanus initierat att man i samband med detta bör påbörja ett riskbedömningsarbete som skall integreras i projektets process. Dekanus har uppdragit åt personalhandläggarna Elisabeth Welander och Angelica Hultqvist att utarbeta ett förslag till riskbedömningsprocess samt förstärkt organisation kring arbetsmiljöfrågor under processen. Förslaget beslutas i den lokala arbetsmiljökommittén (LAMK) 2010-11-25. Projektet befinner sig nu i ett skede att fakultetsnämnden skall besluta om en fortsatt inriktning för organisation vid fakulteten. Preliminärt kommer beslut om organisering tas i nämnden vid halvårsskiftet 2011. Lagkrav Enligt 8 SAM (systematisk arbetsmiljöarbete) är arbetsgivaren skyldig att regelbundet undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker för att någon arbetstagare skall drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Inför förändringar i verksamheten, t ex omorganisation, skall arbetsgivaren kartlägga vilka risker som finns i o m förändringen och bedöma om riskerna kan medföra risk för ohälsa eller olycksfall. Förstärkt arbetsmiljöorganisation Arbetsgivaren är som nämnt ovan enligt lag skyldig att undersöka vilka effekter en omorganisation kan innebära i form av risk för ohälsa och olycksfall. En omorganisationsprocess i sig kan i vissa fall innebära ökad risk för ohälsa. För att arbetsgivaren systematiskt skall kunna undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljöarbetet under utvecklingsprojektet föreslås en förstärkt arbetsmiljöorganisation under projektet. Syftet är att skapa regelbundenhet och integrering av arbetsmiljöfrågor i utvecklingsprojektet. Den förstärkta arbetsmiljöorganisationen fortgår under hela utvecklingsprojektet: Projekt arbetsmiljö För ledning och samordning av det övergripande arbetsmiljö -samt riskbedömningsarbetet under utvecklingsprojektet utses en projektgrupp vilka är integrerade i utvecklingsprojektet genom representation i huvudprojektets projektstyrningsmöten 1 samt LAMK. Detta innebär att projektet har en samordnande roll mellan LAMK och fakultetens utvecklingsprojekt. Rapportering från projekt arbetsmiljös arbete sker således i huvudsak på projektstyrningsmöten och LAMK vilket underlättar för att arbetsmiljöfrågorna samordnas och integreras i hela processen. I projektet bör även ingå representation från företagshälsovården, förslagsvis en organisationspsykolog. Denna kan vid behov konsulteras av gruppen. #!"#.%(//4"+)+,13/%+5-Projektstyrningsmöten för verksamhetsutvecklingsprojekt vid fakulteten har som syfte att gemensamt säkerställa att samordning, koordinering och övergripande styrning sker utifrån delprojektens direktiv.vid dessa möten närvarar respektive delprojektledare samt projektledare från Prové. %
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Avsändare för projektgruppen aktiviteter och åtgärder är dekanus. Lokala arbetsmiljökommitténs roll Det är viktigt med kontinuerlig och aktiv samverkan mellan arbetsgivare och arbetsmiljöombud (fackligt förtroendevalda) under en förändringsprocess. Den lokala arbetsmiljökommittén utses att vara det främsta forum för denna samverkan under processen. Under fakultetens utvecklingsprojekt så adjungeras samtliga prefekter/motsvarande och samtliga arbetsmiljöombud så att alla institutioner är representerade av såväl arbetsgivare som arbetsmiljöombud. Förutom LAMKs ordinarie sammanträden så planeras regelbundna möten som endast kommer beröra arbetsmiljöfrågor kopplat till fakultetens utvecklingsprojekt. LAMK beslutar om hur det uppkomna frågan/problemet skall hanteras; behövs ett gemensamt grepp över hela fakulteten med gemensamma insatser eller är det en fråga för en specifik institution/enhet? Övergripande processbeskrivning Nedan beskrivna process är att betrakta som en riktning för hur arbetsmiljö -och riskbedömningsarbetet planeras ske. Denna bör alltså ses i ljuset av det dynamiska förlopp förändringsprocesser i allmänhet innebär. Arbetsmiljö -och riskbedömningsarbetet delas in i 4 delar: Del 1: Avser processen från principbeslut till beslut av ny organisation och har som syfte att på ett tidigt stadium fånga upp och hantera alarmerande signaler från verksamheten samt öka möjligheterna att integrera arbetsmiljöaspekter under hela förändringsprocessen. Del 2: Avser den faktiska riskbedömningen gällande den nya organisationen och följer enligt lagkrav vissa principer. Del 3: Avser själva realiseringsfasen och planeras under projektets fortskridande under våren 2011. Beskrivs senare i projektet. Del 4: Uppföljning :
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Del 1 Process: från principbeslut till beslut av ny organisation Syfte Den första delen avser en nulägesanalys samt förslag på riktade insatser för hur process fram till färdigt organisationsförslag bör hanteras avseende fakultetens medarbetare och då framförallt den psykosociala arbetsmiljön. Denna del är med andra ord inte en traditionell riskbedömning utan en plan för att bevaka arbetsmiljön och på ett tidigt stadie kunna fånga upp och hantera den osäkerhet som vanligen uppstår mellan förslag och beslut i en organisationsförändring. Riktade insatser under del 1 1. Informationsinhämtning och nulägesanalys 2. Kompetensutveckling prefekter och arbetsmiljöombud 3. Kompetensutveckling förändringsledning 4. Utbildningsinsatser personal 1. Informationsinhämtning och nulägesanalys - februari 2011 Samla in information från respektive institution via webbenkät för att få en samlad kunskap om det i dagsläget finns orosmoment och frågeställningar i organisationen samt vad som är viktigt för medarbetare i den fortsatta processen för att motverka ohälsa. Viktigt att alla erbjuds möjligheten att komma till tals och utrycka sina tankar/känslor/funderingar i detta skede av processen. 2. Arbetsmiljödag för chefer och arbetsmiljöombud - januari 2011 En arbetsmiljödag anordnas kort efter principbeslut i KFN där prefekter och arbetsmiljöombud får kompetensutveckling gällande förändringsprocessers olika faser/organisationspsykologi samt lyckade exempel från andra omorganisationer inom GU. Vid arbetsmiljödagen går man även igenom processbeskrivning för projekt arbetsmiljö i verksamhetsutvecklingsprojektet. Representanter från Previa finns även med under arbetsmiljödagen. 3. Kompetensutveckling förändringsledning - Start februari 2011 De chefer som kommer att leda verksamheterna under förändringsprocessen föreslås dels utbildning i förändringsledning men även regelbunden coaching i sin roll och funktion under den svåra period som det kan vara att leda i förändring. Detta gäller prefekter såväl som mellanchefer. Den senare kategorin skulle kunna erbjudas grupphandledning/gruppcoaching. 4. Inspiration för medarbetare Aktiviteter i form av föreläsningar och/eller seminarier för medarbetare kommer att genomföras under utvecklingsprojektet. Enkätresultat ligger eventuellt till grund för insatser. ;
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Del 2 Process: Riskbedömning av ny organisation Syfte Den andra delen, riskbedömning av färdigt förslag och implementeringsfas av ny organisation, görs när omorganisationen är ett faktum. Då är det konkretiserat gällande hur organisationen kommer påverka fakulteten och vilka personer som kommer beröras och på vilket sätt gällande exempelvis organisation, arbetsuppgifter, förändrade roller, lokaler mm. Syftet med riskbedömningen är att försöka förutse och bedöma olika risker som förändringen kan komma att innebära och åtgärda dem så att medarbetare inte utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen skall göras då beslut om organisationsförändringen är fattat men innan förändringen träder i kraft och avse tiden efter genomförd förändring. Metod En väl beprövad metod som använts med framgång vid Göteborgs universitet och inom andra branscher och organisationer består av tre faser: 1. Informationsinsamling I denna fas hämtas information om själva förändringen. Den omfattar vilka som berörs av förändringen och på vilket sätt. 2. Inventering och kartläggning av risker Möjliga risker identifieras och kartläggs med anknytning till omorganisationen. Kartläggningen görs från relevanta aspekter såsom säkerhetsmässiga, fysiska/hälsomässiga samt psykosociala. 3. Riskbedömning Kartlagda risker bedöms genom sannolikhet för att risken kommer inträffa och vilka konsekvenser det skulle innebära. Utifrån detta bedöms vilka åtgärder som skall sättas in för riskreducering. <
!"#$%'%(")*+)+,- - ----------!"#.%(/-0"'%/1)2.3- '()*+,-.*/ 012+345673 Riskbedömningsprocess konstnärliga fakulteten: 1. Projekt arbetsmiljö förarbetar områden och frågeställningar för riskbedömningen vilken riskbedömargrupperna 2 i ett senare skede tar ställning till. Dessa utgör underlag för själva riskbedömningarna. Förarbetet inför riskbedömningar är av stor betydelse eftersom dessa görs under snäv tidsram. 2. Riskbedömargrupper utses av ansvariga för projekt arbetsmiljö efter förslag från prefekt/motsvarande. Personer som bedöms lämpliga för detta representativa uppdrag utses och med fördel personer som är engagerade i arbetsgrupper/referensgrupper eller likande inom ramen för verksamhetsutvecklingen. Riskbedömargrupperna skall representera verksamhetens bredd. I grupperna skall även arbetsmiljöombud, studentrepresentant samt eventuellt sakkunnig inom organisationspsykologi ingå. Grupperna skall bestå av max 10 personer. 3. Projekt arbetsmiljö möter varje riskbedömargrupp vid ett tillfälle inför riskbedömning då områden och frågeställningar fastställs. 4. Riskbedömningarna genomförs i workshops. 5. Projekt arbetsmiljö utarbetar åtgärdsförslag för de konstaterade riskerna. Grov tidplan för riskbedömning From januari 2011 Projekt arbetsmiljö förarbetar riskbedömningens områden och frågeställningar From april 2011 Riskbedömargrupperna utses löpande efter behov Förberedande möte projektgrupp och bedömargrupper From maj 2011 1. Riskbedömningar genomförs 2. Riskbedömningar med åtgärdsförslag presenteras i LAMK 3. Riskbedömning och förslag till beslut förhandlas i MBL 4. Beslut i KFN Förankring av processbeskrivning arbetsmiljö/riskbedömning Lokala arbetsmiljökommittén 25/11 Medarbetare via Hearing 8/12 samt elektronisk information (på hemsida och mail) Fakultetens ledningsgrupp Projektets beredningsgrupp 2 Riskbedömargrupper: För genomförandet av riskbedömning tillsätts särskilda riskbedömargrupper med sakkunniga samt representanter från berörda verksamheter/personalgrupper. 9