Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 20 dec 2013

Handlingar till möte med servicenämnden fredag 20 dec 2013

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 20 december 2013 Plats: GöteborgsOperan, konferensrum plan 7, Christina Nilssons gata Tid: Kl. 09.15-15.00 Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Ekonomisk rapportering, avvikelserapport november/ Lena Carlsson Tell, ekonomichef Diarienummer SN 9-2013 2. Motion av Jonas Andersson (FP) och Patric Cerny (FP) om ordnat införande av hjälpmedel/hans Jansson, områdeschef Gemensam produktion Diarienummer SN 344-2013 3. Avslut av regionalt införande av materialförsörjning i vården, MiV/Erik Hallberg utvecklingschef Diarienummer SN 506-2009 kl. 11.00 4. Nominering av förslag till ny försörjningslösning för Östra sjukhuset/erik Hallberg, utvecklingschef Diarienummer SN 336-2013 5. Anmälningsärenden Diarienummer SN 33-2013 6. Delegeringsärenden Diarienummer SN 34-2013 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Föredragningslista för servicenämnden, 2013-12-20 2 (2) Informationsärenden A. Projekt Restaurangverksamhet/Hans Jansson, områdeschef Gemensam produktion och Jan van Beekum, processledare kl. 10.30 Övrigt Kl. 12.00 Guidad visning av GöteborgsOperan Kl. 13.00 Lunch Lena Hult Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt www.vasttrafik.se.

ÄRENDE 1

Handling utsänds senare

ÄRENDE 2

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2013-12-10 Diarienummer SN 344-2013 Område Gemensam produktion Handläggare: Hans Jansson Telefon: 076-130 33 15 E-post: hans.b.jansson@vgregion.se Till servicenämnden Motion av Jonas Andersson (FP) och Patric Cerny (FP) om ordnat införande av hjälpmedel Förslag till beslut 1. Servicenämnden avstår från att lämna remissvar på motionen. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen har valt att remittera denna motion för yttrande till bland annat servicenämnden, diarienummer RS 1361-2013. Motionen berör en fråga som ska regleras i Hjälpmedelshandboken. Denna handbok reglerar vem och vilka behov som ger möjlighet att få tillgång till hjälpmedel och under vilka förutsättningar. Med nuvarande ansvarsgränser är det en kundfråga att revidera denna handbok. Regionservice är inte delaktig i den processen. Frågan hamnar därför under hälso- och sjukvårdsutskottets ansvarsområde och kommunernas samarbetsorgan. Servicenämnden, som utförarnämnd, avstår därför från att lämna något remissvar. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till britt-marie.gustafsson@vgregion.se Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

ÄRENDE 3

1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 506-2009 Ledningskansliet/VU-enheten Handläggare: Erik Hallberg Telefon: 070-840 18 57 E-post: erik.hallberg@vgregion.se Till servicenämnden Avslut av regionalt införande av materialförsörjning i vården Förslag till beslut Som en konsekvens av regionstyrelsens beslut 10 december 2013, att fastställa detaljbudgeten för 2014, beslutar servicenämnden följande: 1. Ett regionalt införande av materialförsörjning i vården (MiV) kommer inte att genomföras enligt redovisad handlingsplan i servicenämnden 20 juni 2013, 31. 2. Servicedirektören får i uppdrag att: a. ta fram och redovisa en omställningsplan för de resurser som var avsedda för det regionala införandet av MiV. b. uppta förhandling beträffande fortsatt införande och drift av MiV-lösningen vid Skaraborgs Sjukhus. Sammanfattning av ärendet I november 2009 fick servicedirektören i uppdrag av regiondirektören att utreda konsekvenserna av att Regionservice tar över ansvaret för Västra Götalandsregionens materialförsörjningsprocess och dess kapitalbindning. I uppdraget ingick att ta fram en nulägesanalys inklusive utvecklingsområden, målbild, ekonomiska potentialer och förslag till förändringsplan för materialförsörjningen. Servicenämnden (SN) och regionstyrelsen (RS) har vid återkommande tillfällen beslutat om fortsatta uppdrag för planering, förankring, analys och detaljerad design av materialförsörjningsprocessen, samt beslut kring fortsatt finansiering av det pågående utvecklingsarbetet, bland annat SN 9 juni 2010, SN 16 juni 2011, RS 13 mars 2012 och RS 26 februari 2013. Fördjupad beskrivning av ärendet I december 2012 överlämnades en slutrapport till servicenämnden avseende servicepaket inklusive MiV. I februari 2013 redovisade servicenämnden resultat och ställningstagande till regionstyrelsen. Regionstyrelsen beslutade 26 februari 2013 ge servicenämnden i uppdrag att ta fram en regional införandeplan för MiV-konceptet. Den regionala införandeplanen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 506-2009 2 (4) arbetades fram under våren 2013. Servicenämnden beslutade 20 juni 2013, 31, att godkänna den föreslagna införandeplanen och rekommenderade regionstyrelsen att fatta beslut om ett regionalt införande i enlighet med denna plan, samt att också fatta beslut om hur det regionala införandet ska finansieras. Parallellt med den politiska processen, har motsvarande besluts- och förankringsprocess bedrivits på tjänstemannasidan med utgångspunkt i Kundrådet, där en treårig införandeplan presenterades 5 april 2013. MiV har därefter även behandlats i Koncernledningsgruppen för hälso- och sjukvård och Koncernledningsgruppen för regiongemensamma stödfunktioner. I beslutsprocessen har samtliga berörda vårdförvaltningar ställt sig positiva till ett införande av MiV, men samtidigt konstaterat att interna medel för finansiering saknas. Under hösten 2013 presenterades även en alternativ fyraårig införandeplan, med syfte att sprida införandekostnaden över längre tid. I samband med beredningen av detaljbudgeten har det konstaterats att de 13 miljoner kronor som behövts för införande av MiV vid samtliga vårdavdelningar och mottagningar på Skaraborgs Sjukhus, SkaS, och på Södra Älvsborgs Sjukhus, SÄS, under 2014, inte har kunnat prioriteras. Detta framgår av regionens detaljbudget 10 december 2013, dnr RS 11-2014. Vad är materialförsörjning i vården, MiV MiV är ett koncept framtaget i syfte att standardisera och effektivisera materialförsörjningsprocessen på vårdavdelningar och mottagningar vid regionens sjukhus. I samverkan med vården har konceptet utvecklats utifrån analyser av dagens verksamhet. Det har framgått att det finns stora brister avseende effektivitet, följsamhet avseende hygien och brandsäkerhet i regionens materialhantering. Lösningsmodeller har tagits fram. Lösningarna har testats och vidareutvecklats i pilotstudier i Uddevalla, Borås och Lidköping, och därefter införts i full skala på SkaS Skövde och SkaS Lidköping. MiV-konceptet har utvärderats i ovan nämnda piloter och mätningar har genomförts, där det konstateras att införandet haft positiva effekter på: Ekonomin genom halverade processtider, halverad kapitalbindning och halverat behov av yta för materialhantering Patientsäkerhet och effektivitet i vårdprocessen via förbättrad vårdhygien genom att smutsigt emballage inte når vårdenheten, ökad brandsäkerhet genom efterlevnad av befintliga bestämmelser, bättre tillgänglighet på material och förbättrad ergonomi MiV har även möjliggjort för regionen att ha central kontroll på det material som används på en enskild vårdenhet. Detta kan i förlängningen även bidra till en effektivare inköpsprocess och en effektivare övergripande styrning av regionens logistik. Motsvarande potentialer har observerats både internationellt och i andra landsting. Bland andra Stockholms Läns Landsting och Region Skåne bedriver initiativ med liknande lösningar som Västra Götalandsregionen använt i MiV. Till skillnad från lösningar i övriga landsting har MiV-konceptet strävat efter en högre grad av standardisering och kostnadseffektivitet vid införandet.

Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 506-2009 3 (4) Ytterligare beskrivning av MiV framgår av bilaga A Sammanfattning konceptbeskrivning och bilaga B Sammanfattningsmodell. Nuvarande organisation och effekt av projektavslutet Under den tid MiV-projektet har bedrivits, har en intern projektorganisation byggts upp. För att öka flexibiliteten inför ett regionövergripande beslut om införande av MiV, har projektorganisationen kompletterats med externa konsulter. Regionservice har, inom servicedistrikten, etablerat en driftsorganisation med materialförsörjningsteam för att hantera den fysiska leveransen av förbrukningsmaterial och textilier från godsmottagningen till vårdenheterna. Både drifts- och projektorganisationen påverkas av beslutet att inte finansiera ett regionalt införande av MiV. Driftsorganisation Två vårdavdelningar vid Uddevalla sjukhus, sex vårdenheter vid SÄS, sex mottagningar vid SkaS Lidköping och tre operationsenheter vid Mölndals sjukhus, har fungerat som piloter. För dessa enheter hanterar Regionservice beställning, avemballering, återfyllnad av material och i varierande utsträckning sortimentsadministration. Samtliga piloter har avslutats, slutrapporterats och någon ytterligare utveckling är inte planerad. För den kontinuerliga driften av de etablerade lösningarna, har lokala överenskommelser träffats mellan respektive vårdförvaltning och berörd servicedistriktsorganisation i Regionservice. Regionservice har tagit över hela ansvaret för sortimentsadministrationen på samtliga vårdavdelningar vid SkaS Skövde och SkaS Lidköping samt fyra mottagningar vid SkaS Skövde, där det slutliga MiV-konceptet har införts. Regionservice kommer att undersöka hur avsaknaden av regionalt införande av MiV påverkar den lokala överenskommelsen om kontinuerlig drift och eventuell fortsatt lokalt införande av MiV vid SkaS. Totalt ingår cirka tio heltidstjänster i materialförsörjningsteamen i Skövde och Lidköping, och en verksamhetsutvecklare som har till uppgift att förvalta den etablerade lösningen vid SkaS. Det finns även ett utvecklat IT-stöd kopplat till driften av MiV, som ännu inte är infört. IT-stödet fungerar som ett lagerstyrningssystem och underlättar den ändringshantering som uppstår i samband med sortimentsförändringar. Om fortsatt drift av MiV kommer att ske vid SkaS bör detta system införas, förutsatt att investeringen medför ett tillräckligt mervärde för verksamheten. Projektorganisation En projektorganisation har etablerats för utveckling, införande och framtida förvaltning av lösningen. Denna organisation har bemannats av resurser från Regionservice verksamhetsoch utvecklingsenhet, projektkontoret och för ändamålet fast anställd personal och externa konsulter. Då ett regionalt införande av MiV inte kommer att genomföras, föreslås att en omställningsplan arbetas fram för de resurser som var avsedda för införandet.

Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 506-2009 4 (4) Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Bilagor Bilaga A Sammanfattning konceptbeskrivning Bilaga B Sammanfattningsmodell Beslutet skickas till Regionstyrelsen Berörda sjukhusstyrelser Regionstyrelsens ledningskansli

BILAGA A SN 506-2009 1(3) Konceptbeskrivning materialförsörjning i vården, MiV en kort sammanfattning MiV är ett koncept framtaget i syfte att standardisera och effektivisera materialförsörjningsprocessen på vårdavdelningar och mottagningar vid regionens sjukhus. Konceptet har utvecklats utifrån analyser av dagens verksamhet, lösningsmodeller har tagits fram. Lösningarna har testats och vidareutvecklats i pilotstudier (Uddevalla, Borås, Lidköping) och införts i full skala på SkaS Skövde (23 vårdavdelningar). I Skövde är också framtagandet av ett MiV koncept för mottagningar under slutförande. MiV konceptet bygger på fyra viktiga grundpelare: 1. Definierat sortiment styrt av behov och krav Sortimentet definieras och standardiseras för respektive lagerpunkt Artiklar som används mycket ofta placeras i närförråd Artiklar som används mindre ofta placeras i enhetsförråd 2. Ordning och reda standardiserad försörjningsstruktur Förutbestämda materialhanteringspunkter, lager och förbrukningspunkter Skåp med enkel och flexibel inredning installeras Varje artikel har sin plats lagerplatser märks tydligt Artiklar som används tillsammans placeras tillsammans Hänsyn till ergonomi, arbetsmiljö och säkerhet 3. Effektiv lagerstyrning Rätt material, på rätt plats i rätt tid Lagernivåer anpassade till förbrukning Visuella tekniker för enkel överblick tom/full fack Stöd för att hantera avvikelser och lageradministration Möjliggör prognostisering och därmed säkrare försörjning 4. Professionaliserade processer, roller och ansvar Ett materialförsörjningsteam administrerar, beställer, packar upp och fyller på förråd Säkerställer tillgänglighet på definierat lagersortiment med aktuella avtal Ledning, styrning och uppföljning av processer, sortiment och servicenivåer MiV konceptet har utvärderats och mätts i de ovan nämnda piloterna där det kunnat konstateras att införandet haft positiva effekter på: Ekonomin genom minskade processtider, minskad kapitalbindning och effektivare utnyttjande av ytor Patientsäkerhet och effektivitet i vårdprocessen genom bl.a. förbättrad vårdhygien, ökad säkerhet, bättre tillgänglighet och förbättrad ergonomi. Nedanstående figur, som illustrerar den ingående försörjningsstrukturen som tillsammans med ett antal nya roller och arbetsprocesser, ger en bra övergripande sammanfattning av konceptet.

BILAGA A SN 506-2009 2(3) Närförråd Enhetsförråd Transithall Avemballeringsrum Bild 1. MiV s fyra fysiska komponenter; Avemballeringsrum, Transithall, Enhetsförråd och Närförråd. Avemballeringsrum Avemballeringsrummet finns beläget centralt på sjukhuset, ofta i kulvertplan. Genom avemballeringsrummet passerar allt inkommande material för uppackning innan det transporteras vidare ut till sjukhuset enheter. Avemballeringsrummet medför en stor hygienvinst då allt emballage, som t.ex. kan innehålla mögelsporer, stannar utanför sjukhusets vårdavdelningar och mottagningar. Även brandsäkerhetsmässigt uppnås positiva effekter då mycket av det tomemballage som tidigare förvarades i vagnar spritt över sjukhuset i väntan på transport till återvinningscentralen nu stannar i avemballeringsrummet. Transithall Transithallen finns belägen centralt på sjukhuset, ofta i kulvertplan och i nära anslutning till avemballeringsrummet. Transithallen innehåller allt material som finns i sjukhusets närförråd. Här packas vagnar med respektive enhets närförrådsmaterial innan det enligt schemalagda rundor transporteras ut till sjukhusets olika avdelningar. Transithallen ska inte ses som ett buffertlager, utan beställningar görs frekvent. För att klara svängningar i förbrukningen hos sjukhusets olika enheter, kommer det dock alltid finnas en mindre mängd material i transithallen. Närförråd Närförråd finns på vårdavdelningar men inte på mottagningar. Närförråden utgörs av en garderob som placeras i direkt anslutning till varje sal. Förråden innehåller det mest frekvent använda materialet som samtidigt har ett oförutsägbart förbrukningsmönster. På detta sätt reduceras genom närförråden, vårdpersonalens spring avsevärt. Allt material som lagerhålls i närförråd försörjs via transithallen flera gånger per vecka, något som gör att lagernivåerna kan hållas nere samtidigt som en god servicenivå säkras. På mottagningar finns ofta s.k. salsförråd, en motsvarighet till avdelningarnas närförråd, redan innan ett MiV-införande. Dessa ligger utanför omfattningen av nuvarande koncept och ses fortsatt som förbrukningspunkter som vårdpersonalen utifrån behov fyller på från det gemensamma enhetsförrådet.

BILAGA A SN 506-2009 3(3) Enhetsförråd Ett enhetsförråd placeras centralt på varje enhet och innehåller allt förbrukningsmaterial som enheten behöver och som inte får plats i närförråden, i de fall enheten har sådana. Genom användandet av modulskåp med så kallade tom/full-fack kan påfyllnadsbehov enkelt signaleras och därmed den kontinuerliga påfyllnadsprocessen styras. Lagernivåerna hålls nere med hjälp av frekvent påfyllnad, ofta flera gånger per vecka, samtidigt som en säkerhet byggs in för att uteblivna påfyllningstillfällen inte ska utgöra ett hot mot verksamheten. Roller och arbetsprocesser I och med införandet av MiV skapas nya roller genom att dedikerade materialförsörjningsresurser tar över beställning och påfyllnad av material från de undersköterskor som tidigare ansvarat för detta arbete. Genom att materialförsörjningen lyfts bort från vården kan den skötas betydligt effektivare, dels genom att specialiserad personal lär sig att utföra uppgifterna på ett effektivt sätt, och dels genom att aktiviteter som varje enhet tidigare utfört nu endast behöver göras en gång. Ett typexempel på detta är sökning efter material till följd av ändrad artikelinformation. I samband med att materialförsörjningsteamet införs, införs också processer och rutiner för behovssignalering och hantering av avvikelser och sortimentsförändringar. Med MiV ansvarar vården för att signalera när material som omfattas av MiV behöver beställas, samt för försörjning av material av sällanköpskaraktär som gör att det inte är effektivt kan lagerläggas enligt MiV.

BILAGA B SN 506-2009 1(3) Införandemodell materialförsörjning i vården, MiV En kort sammanfattning I samband med pilotinförandet av MiV vid SÄS samt på sjukhusen i Lidköping och Uddevalla utvecklades en införandemodell som beskriver samtliga aktiviteter som måste genomföras vid ett MiV-införande. Införandemodellen förfinades och detaljerades sedan vid införandet av MiV på samtliga vårdavdelningar och ett antal mottagningar vid SkaS Skövde. Modellen utgör nu en heltäckande och detaljerad beskrivning ner på aktivitetsnivå för införande av MiV på ett sjukhus. Genomförandet på SkaS Skövde medförde flera positiva effekter som avsevärt kommer att effektivisera framtida införanden. Bland annat ledde införandet vid SkaS Skövde till följande: Standardiserade dokument och mallar Kunskap om och genomförande av anpassningar för drift i stor skala Test och utveckling av utbildningsmaterial 0.1 0.2 0.3 0.4 1.1 1.2 1.3 1.4 Definiera projektorg. Bereda beslut ang. lokaler och organisation Driva igenom beslut Planera och genomföra Bild 1. Programstruktur för central styrning. Etablera projekt 2.1 Etablera projekt Detaljera och fastställa lösning 2.2 Skapa förutsättningar Involvera och planera På en övergripande nivå delas nförandet på ett sjukhus in i fyra block (Se bild 1). Block 0 utgör en förberedelsefas som kan genomföras fristående från övriga tre block. Block 1, 2 och 3 utgör en införandefas där projektorganisationen stödjer vården och materialförsörjningsresurserna i det faktiska införandet och driftsättningen. Block 1 och 2 inleds något före Block 3 för att sätta upp nödvändig organisation och infrastruktur inför införande på sjukhusets enheter. För varje block finns en beskrivning av varje ingående steg i dimensionerna: ansvarig, deltagare, syfte med aktiviteten, inleverabler, beskrivning av aktivitet samt förväntat utfall. I tillägg finns stödjande dokument i form av presentationsmaterial, Excelmodeller, mallar, checklistor och lathundar för de olika delarna inom varje block. Block 0 Förberedelser inför projekt Block 0 består av förberedelser inför ett MiV-införande och syftar till att göra sjukhuset redo för MiVinförandet. Införandearbetet förankras med lokal ledning. Materialförsörjningsresurser rekryteras baserat på en kravprofil och transithall samt avemballeringsrumsfunktionerna dimensioneras varpå lämpliga lokaler identifieras. I detta block fastställs även en lokal införandeplan/projektplan för införandet på det aktuella sjukhuset. 2.3 Implementera och överlämna 3.1 3.2 3.3 3.4 Förberedelser Utbilda materialförsörjningsteam Sortimentsarbete 2.4 Implementera & ta i drift Fysiskt införande Uppföljning

BILAGA B SN 506-2009 2(3) Block 1 Sjukhusövergripande detaljering och etablering med avseende på vården Block 1 fokuserar på vården och aktiviteter fram till det fysiska införandet. Aktiviteterna inkluderar bland annat: Introduktion av MiV och vad som kommer att hända i samband med införandet för de enheter där konceptet ska införas. Sammanställning av preliminärt ombyggnadsbehov och förrådslayouter för berörda enheter i en huvudplanering för sjukhuset. Utifrån huvudplaneringen inleds även beställning av material till införandet. Uppdatering inköpshistorik för tvätt och depåartiklar för de på sjukhuset berörda vårdenheterna. Arbetet inom Block 1 fortsätter sedan parallellt med att Block 3 inleds genom aktiviteter för att successivt lämna över MiV till förvaltningsorganisationen. Block 2 Etablera sjukhusgemensam infrastruktur och organisation för materialförsörjning Block 2 fokuserar på sjukhusgemensam infrastruktur och den driftorganisation som behöver sättas upp för materialförsörjning enligt MiV-konceptet. Aktiviteterna inkluderar bland annat: Iordningställande och driftsättning av transithall samt avemballeringsrum. Detta innebär uppmärkning av golv, uppsättning av schematavlor och rutinbeskrivningar etc. samt skapandet av en god arbetsmiljö för materialförsörjningsresurserna. I tillägg säkerställs att all utrustning som krävs för materialförsörjningsresursernas arbete finns på plats, vilket innefattar dator, telefon, etikettskrivare, skrivare etc. Bemanning av materialförsörjningsteamet säkerställs och de första materialförsörjningsresurserna introduceras till MiV-konceptet och får utbildning i sina arbetsuppgifter. I detta ingår studiebesök och praktik på annat sjukhus där MiV redan finns i drift. Arbetet inom Block 2 fortsätter sedan parallellt med att Block 3 inleds genom att materialförsörjningsresurserna under ökande arbetsbelastning får lära sig att självständigt ansvara för materialförsörjningen. Under denna tid får de stöd av införanderesurserna. Block 3 Införande på enheter Block 3 innebär införande på sjukhusets vårdenheter. En enhet införs under tre veckor och under denna tid behöver en dedikerad vårdresurs med god kunskap kring enhetens sortiment tillhandahållas av vården. För att möjliggöra detta säkerställs genom projektet att den förrådsansvariga undersköterskan ersätts av en vikarie under införandet. I tillägg till de tre veckorna krävs vissa förberedelser och viss uppföljning. Dessa aktiviteter drivs av införanderesurserna och endast kortare avstämningar med vårdpersonal krävs. (Se bild 2) Detta rör t.ex. arbete kopplat till förrådslayout och bearbetning av sortimentsdata. De tre införandeveckorna inleds med fastställande av enhetens lagersortiment samt vilka kvantiteter som behöver finnas i lager. I relation till detta genomförs även en harmoniseringsövning i syfte att likrikta sortimentet mellan sjukhusets olika enheter. När sortimentet är satt fastställs vilket material som ska förvaras tillsammans och vad som ska ligga i närförråd respektive enhetsförråd. När sortimentsarbetet är klart tar den fysiska förändringen vid. Ny förrådsutrustning installeras och allt material får en bestämd plats som dokumenteras. Personalen utbildas i tom/full-principen samt vilka rutiner som gäller då man arbetar med MiV innan enheten är färdig för drift.

BILAGA B SN 506-2009 3(3) 3.1 Förberedelser 3.2 Sortimentsarbete 3.3 Fysiskt införande 3.4 Uppföljning Genomgång av layoutförslag, fysiska förändringar och resursplanering LPL RnS, Arkitekt & Snickare Distribuera sortimentsunderlag och instruktioner Impl.ansv. & Förrådsansvarig Utbildning av vårdpersonal i MiV - APT Impl.ansv. & Vårdpersonal Rationalisering och dimensionering av sortiment Impl.ansv. & Förrådsansvarig Harmonisering av sortiment Impl.ansv. & Förrådsansvarig Installera förrådsutrustning Impl.ansv. & Snickare Uppförande av enhetsförråd Impl.ansv. & Förrådsansvarig Uppförande av närförråd Impl.ansv. & Förrådsansvarig Enbart för vårdavdelningar Utbildning i roller och ansvarsområden samt avvikelsehantering Impl.ansv. & Enhetschef, Förrådsansvarig Uppföljning och finjustering Impl.ansv. & Förrådsansvarig Gruppering av sortiment Impl.ansv. & Förrådsansvarig Uppförande av tvättförråd Impl.ansv. & Förrådsansvarig Enbart för mottagningar Dimensionering av salsartiklar Impl.ansv. & Förrådsansvarig Enbart för mottagnignar Skapa och dokumentera slutgiltig struktur Impl.ansv. Förrådsansvarig utbildar kollegor i tom/full-principen Förrådsansvarig Returnera eller planera för utfasning av sortiment Förrådsansvarig & Impl.ansv. Före vecka 1 (Vården deltar utanför projektet) Vecka 1 Vecka 2-3 Efter vecka 3 (Vården deltar utanför projektet) Bild 2. Block 3 i Införandemodellen med aktiviteter för införande på avdelning/mottagning Ett par veckor efter införandet av MiV återkommer införanderesurserna för att fånga upp eventuellt anpassningsbehov. Under denna tid får även förrådsansvariga och vårdenhetschef utbildning i lageradministration samt i roll- och ansvarsfördelning mellan vården och materialförsörjningsteamet. Det är viktigt att dessa kritiska aktiviteter omhändertas på ett professionellt sätt för att säkerställa att MiVkonceptet vidmakthålls och att etablerad ordning och reda blir bestående. I och med att man tar kontroll över vilket sortiment som finns på sjukhusets enheter skapas förutsättningar för ytterligare effektivisering i form av harmonisering och rationalisering av sortiment på sjukhus- och regionnivå. Detta kan dock genomföras på ett effektivt sätt först då man vet vad som verkligen används på de olika enheterna och är alltså svårt att åstadkomma i samband med införandet av MiV.

ÄRENDE 4

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 336-2013 Ledningskansliet/VU-enheten Handläggare: Erik Hallberg Telefon: 070-840 18 57 E-post: erik.hallberg@vgregion.se Till servicenämnden Nominering av förslag till ny försörjningslösning för Östra sjukhuset Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner nomineringen av förslag till ny försörjningslösning för Östra sjukhuset till den regionala investeringsprocessen. Sammanfattning av ärendet Regionservice har, tillsammans med Västfastigheter och Sahlgrenska Universitetssjukhuset, tagit fram ett förslag till ny försörjningslösning för Östra sjukhuset. Östra sjukhuset står inför stora förändringar då utvecklingen av hälso- och sjukvården medför behov av om-, till- och nybyggnationer, samt omlokalisering av befintliga verksamheter. De flesta byggnaderna på Östra sjukhuset är från 1970-talet och behöver rustas upp. Det har identifierats att sjukhusets område har stor potential för framtida utveckling av Sahlgrenska Universitetssjukhusets verksamhet. I den närmaste framtiden finns planer på att bygga ett nytt barnsjukhus, en tillbyggnad av byggnad KK och en tillbyggnad öster om byggnad CK. I samband med att projekteringen pågår av nytt barnsjukhus och tillbyggnad av byggnad KK, krävs en helhetssyn kring försörjningslösningen för hela sjukhusområdet. Nuvarande försörjningslösning domineras av ett automatiskt transportsystem, ATS, som varit i drift sedan mitten av 1970-talet. Inriktning har sedan flera år varit att avveckla systemet. Förutom ATS finns även ett otillräckligt utbyggt rörpostsystem. Med nuvarande lösningar finns det brister i arbetsmiljön, såväl för vård- som servicepersonal. I förslaget till ny försörjningslösning är den gemensamma rekommendationen att tillhandahålla AGV-system, sopsugsystem, och rörpost i nära anslutning till alla avdelningar på sjukhusområdet. Den totala investeringskostnaden för fastighet och utrustning för den nya försörjningslösningen bedöms till 300 mnkr enligt kostnadsläge 2013. Den föreslagna försörjningslösningen bidrar på flera olika sätt till att utveckla vården med fokus på hög kvalitet och patientsäkerhet. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se

Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 336-2013 2 (2) Beredning Ärendet har behandlats av styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset och fastighetsnämnden. Information om förslaget har lämnats till servicenämndens presidium 10 oktober, Regionservice ledningsgrupp 14 oktober och Regionservice MBL-grupp 15 oktober 2013. Regionservice Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till Regionstyrelsen Fastighetsnämnden SU:s styrelse

ÄRENDE 5

1(1) Sammanställning över anmälningsärenden vid servicenämndens sammanträde 20 december 2013 2013-12-13 Dnr SN 33-2013 Regionstyrelsen 1. Begäran från servicenämnden ombeslut om målbild och plan för införande av utvecklad måltidsprocess, RS 11-2013 Protokollsutdrag 5 november 2013, 247. SN 489-2011 Regionfullmäktige 2. Begäran från servicenämnden ombeslut om målbild och plan för införande av utvecklad måltidsprocess, RS 11-2013 Protokollsutdrag 26 november 2013, 199. SN 489-2011 3. Ersättare i servicenämnden, RS 3-2013 Protokollsutdrag 26 november 2013, 213. SN 5-2013 4. Beslut om att dosdispensering av läkemedel är en tjänst av allmänt ekonomiskt intresse, RS 1033-2013 Protokollsutdrag 26 november 2013, 226. SN 370-2013 Revisionsenheten 5. Granskning av Västfastigheters interna kontroll avseende svartarbete i byggprojekt, Rev 39-2013 Brev 11 november 2013. SN 395-2013 Styrelsen för Skaraborgs sjukhus 6. Ramöverenskommelse 2014 mellan Södra Älvsborgs Sjukhus och servicenämnden, dnr SkaS 522-2013:S100 Protokollsutdrag 20 november 2013, 97. SN 84-2013 Regionservice 7. Förteckning över uppdrag från och till servicenämnden daterad 13 december 2013.

ÄRENDE 6

1(1) Datum 2013-12-13 Diarienummer SN 34-2013 Redovisning av delegeringsbeslut vid servicenämndens sammanträde 20 december 2013 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar följande: 1. Redovisningen godkänns. Sammanfattning av ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering, redovisas i förteckning daterad 12 december 2013: Servicedirektörens beslut i ärenden gällande Regionservice interna kontrakt, fastighet och överenskommelse om Regionservice tjänster.

1(1) Datum 2013-12-12 Dnr SN 34-2013 Redovisning av delegeringsbeslut till servicenämnden 20 december 2013 Delegat: servicedirektören Beslutsdatum Område Delegeringsbeslut Avser Dnr/Anmärkning 2013-11-12 Regionservice interna kontrakt SN 85-2013 (17) 2013-11-19 Regionservice interna kontrakt 2013-11-28 Regionservice interna kontrakt 2013-11-28 Regionservice interna kontrakt Ramöverenskommelse som omfattar tjänster till och med 10 miljoner kronor per år Ramöverenskommelse som omfattar tjänster till och med 10 miljoner kronor per år Ramöverenskommelse som omfattar tjänster till och med 10 miljoner kronor per år Ramöverenskommelse som omfattar tjänster till och med 10 miljoner kronor per år 2013-11-29 Fastighet Träffa överenskommelse om tilläggshyror med extern fastighetsägare 2013-11-29 Regionservice interna kontrakt 2013-11-29 Överenskommelse om Regionservice tjänster Ramöverenskommelse som omfattar tjänster till och med 10 miljoner kronor per år Tillägg eller avdrag inom gällande ramöverenskommelse under löpande år till och med 10 miljoner kronor Ramöverenskommelse 2014 mellan NUsjukvården och Regionservice. Ersättningsnivån är beräknad till 141 645 tusen kronor. Innehåller både abonnemangs- som rörlig debitering. Ramöverenskommelse 2014 mellan Alingsås lasarett och Regionservice. Ersättningsnivån är beräknad till 21 622 tusen kronor. Innehåller både abonnemangs- som rörlig debitering. Ramöverenskommelse 2014 mellan Angereds Närsjukhus och Regionservice. Ersättningsnivån är beräknad till 2 279 tusen kronor. Innehåller både abonnemangs- som rörlig debitering. Ramöverenskommelse 2014 mellan Habilitering & Hälsa och Regionservice. Ersättningsnivån är beräknad till 10 482 tusen kronor. Innehåller både abonnemangs- som rörlig debitering. Hyresvärd Higab AB och hyresgäst Västra Götalands Läns Landsting. Kontrakt nr: 704-2074-04/Nordstaden 11:1. Tillägg: Slutredovisning Projekt 70304 Tillgänglighet och lokalanpassning. Ramöverenskommelse 2014 mellan Närhälsan och Regionservice. Ersättningsnivån är beräknad till 113 187 tusen kronor. Innehåller både abonnemangs- som rörlig debitering. Avtal kring cafeteria och catering, Dalslands sjukhus, Bäckefors, mellan NU-sjukvården och Regionservice. Avtalstid: 2014-01-01 10-31. SN 86-2013 (9) SN 98-2013 (4) SN 95-2013 (8) SN 4-2013 (37) SN 88-2013 (59) SN 85-2013 (16)