Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen. Handlingsplan

Transkript

1 Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen Handlingsplan

2

3 Innehåll 1. Inledning Handlingsplan Ansvar för genomförande Uppföljning och revidering av strategi och handlingsplan Handlingsplanens upp byggnad och genomförande Olika typer av insatser Insatser... 7 Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan 3

4 1. Inledning Arbetet med att ta fram en övergripande logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen har resulterat i tre dokument som tillsammans bildar strategin, men som skall kunna läsas separat från varandra: Logistik- och försörjningsstrategi Nuläge Handlingsplan Detta dokument är Handlingsplanen och den innehåller enskilda insatser som krävs för att förverkliga logistik- och försörjningsstrategins intentioner. Insatserna i handlingsplanen är direkt relaterade till de strategiska områden och delområden som redovisas i strategin. Handlingsplanen ligger till grund för prioritering av insatser och utgör den operativa delen av strategin. Handlingsplanen är ett levande dokument och utvecklas i samspel med strategin och omvärlden. Handlingsplanen har ett tidsperspektiv på 4 år. I samband med detta görs också en översyn av hela logistik- och försörjningsstrategin. Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen Nuläge Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen Handlingsplan 4 Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan

5 2. Handlingsplan 2.1 Ansvar för genomförande Regionservice har i nära samarbete med berörda förvaltningar tagit fram logistik och försörjningsstrategin med tillhörande handlingsplan och kommer att agera som sammanhållande och inneha processledaransvaret för förverkligandet av strategin. De kommer också ansvara för att genomföra många av de utpekade insatserna i handlingsplanen, men det finns även insatser som andra förvaltningar ansvarar för. Regionservice kan genom att vara pådrivande och sammanhållande i arbetet tillsammans med övriga aktörer se till att insatserna genomförs och ta en aktiv roll för att uppnå strategins målbild. De strategiska områdena och delområdena förutsätter en bred samverkan mellan olika processer och förvaltningar. Det kommer därför att krävas att flera av de involverade funktionerna samverkar i många frågor. Som sammanhållande för arbetet kommer Regionservice även att ansvara för uppföljning och kommunikation av dokument för genomförda insatser. Styrgruppen, som användes när strategin togs fram, kallas samman då det finns behov av revidering, förankring, informations- och kunskapsutbyte. Den regionala arbets- och styrgruppens framtida sammansättning och arbetsformer kommer att ses över inför det kommande arbetet. 2.2 Uppföljning och revidering av strategi och handlingsplan Logistik- och försörjningsstrategin följs upp på två sätt; dels genom att mäta utvecklingen genom indikatorerna resurseffektivitet, hållbarhet och kundnöjdhet och dels genom att följa upp att insatserna i handlingsplanen genomförs som planerat. Handlingsplanen kommer att följas upp med hjälp av genomförandeindikatorerna för insatserna: Ej påbörjat Under arbete Genomfört Uppföljning av handlingsplanen skall ske årligen eller vid behov och kommer på sikt även ge upphov till en revidering av strategin, enligt figur 1. Regionservice ansvarar för att sammankalla berörda förvaltningar till uppföljning av både handlingsplan och strategi. Logistik- och försörjningsstrategi Revidering av strategin Uppföljning av handlingsplanen Handlingsplan Genomförande av handlingsplanen Figur 1: Process för genomförande och uppföljning/revidering Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan 5

6 3 Handlingsplanens upp byggnad och genomförande De insatser som finns i handlingsplanen är indelade i de strategiska områden och delområden som identifierades i strategin. Effektiva försörjningslösningar med vårdprocessen i centrum Effektiv logistik som stöder vårdens behov Anpassad infrastruktur för effektiv försörjning Kunskap och kompetens för effektiv och framtidssäkrad materialförsörjning 3.1 Olika typer av insatser Handlingsplanen omfattar fyra olika typer av insatser vilka beskrivs nedan. Styrnings- och samverkansinatser Utredning Riktlinjer Insatser kopplade till bygg och investering Riktlinjer Riktlinjer avser framtagande av riktlinjer där kunskapen om hur dessa skall se ut finns. Det krävs i princip ingen utredning för att komma fram till dem men väl en koppling till styrning och samverkan. Insatser kopplade till bygg och investering Insatserna är aktuella i samband med ny- och ombyggnad och därtill kopplade investeringsbeslut. Dessa insatser har koppling till andra insatser men det som utmärker dem är sammanhanget de aktualiseras inom, d.v.s. inom ny- och ombyggnadsprojekten där samma frågor kopplat till logistik- och försörjning uppkommer i olika byggprojekt och där olika lösningar skapas. Styrnings- och samverkansinatser Styrnings- och samverkansinatser avser insatser som kräver någon form av ledningsbeslut och mandat för att kunna genomföras. För merparten av insatserna krävs samarbete mellan olika parter. Utredningsinsatser Insatser som kräver utredning är områden där behov och effekter inte är kända, exempelvis hantering av sortimentsstyrning eller transportupplägg. 6 Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan

7 Delområden Strategiska områden Övergripande mål Vårdnära materialförsörjning Sortimentsstyrning Upphandlingsrutiner Effektiva försörjningslösningar med vårdprocessen i centrum Hållbara, effektiva, kvalitetsoch leveranssäkra transporter Enhetliga processer Energieffektiva fordon och fossilfria bränslen Intelligenta logistikkedjor Robusta stråk med god tillgänglighet och redundans Rätt dimensionering och lokalisering av infrastruktur Effektiv logistik som stöder vårdens behov Anpassad infrastruktur för effektiv försörjning Västra Götalandsregionen har en enhetlig, sammanhållen, hållbar och resurseffektiv logistik och materialförsörjning som styrs med utgångspunkt att stödja patientsäkra vårdprocesser med hög kvalitet i hela regionen. Effektiva noder Satsning på kunskapshöjning Rätt använd kompetens Säkerställ framtida kompetensförsörjning Kunskap och kompetens för effektiv och framtidssäkrad materialförsörjning Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan 7

8 3.2 Insatser Handlingsplanen innehåller ett antal prioriterade och beslutade insatser som avses starta omgående samt övriga insatser listade inom respektive strategiskt område. De beslutade insatserna syftar till att bidra till de mål och visioner som omfattas av verksamheten. För samtliga insatser gäller att de skall beakta hållbarhet samt lagkrav och de regelverk som omgärdar verksamheten. Prioriterade insatser Inom effektiva försörjningslösningar med vårdprocessen i centrum Prioriterade insatser inom det strategiska området effektiva försörjningslösningar för vårdens behov syftar till att effektivisera det vårdnära materialflödet se över sortimentsbredd och styrning samt därtill kopplade upphandlingsrutiner. De prioriterade insatserna inom detta område är: 3. Implementera en vidareutvecklad modell av MiV 2.0 som bygger på (1) ett definierat sortiment styrt av krav och behov, (2) standardiserad försörjningsstruktur med förutbestämda materialhanteringspunkter, (3) effektiv lagerstyrning med lagernivåer anpassade efter förbrukning, (4) tydligt definierade processer med ledning, styrning och uppföljning. Modellen skall bygga på konceptet automatisk materialpåfyllnad för förbrukningsmaterial och patienttextilier. Samtliga plagg skall utrustas med UHF-chip. 13. Regional översyn av sortiment med upp drag att styra och definiera sortiment för ökad tillgäng lighet och lägre kostnader. Inom effektiv logistik som stöder vårdens behov Prioriterad insats inom det strategiska området effektiv logistik som stöder vårdens behov syftar till att skapa hållbara, effektiva och leveranssäkra logistik- och transporterlösningar med enhetliga processer och IT-stöd. Den prioriterade insatsen inom detta område är: 24. Säkerställ att IT-stödet har de förmågor som efterfrågas av verksamheten i framtiden. Definiera en målarkitektur för IT-stödet som möter de nya verksamhetskraven som tas fram i strategin. Målarkitekturen skall se till helheten inom logistik och materialförsörjning för att undvika att IT-stöd utvecklas i enskilda stuprör. Inom anpassad infrastruktur för effektiv försörjning Prioriterad insats inom det strategiska området anpassad infrastruktur för effektiv försörjning syftar till att skapa regiongemensamma riktlinjer för hur en tillgänglig och redundant infrastruktur skall skapas som stöder logistik och försörjningsprocesserna. Den prioriterade insatsen inom detta område är: 32. Ta fram enhetliga riktlinjer och standarder för logistik vid ny- och ombyggnationer, (noder, förrådsplacering, kulvertbredd, riktlinjer för rörpost, truck, godshissar, ytor för avemballering och avfall). Inom kunskap och kompetens för effektiva och framtidssäkrad vård Prioriterad insats inom det strategiska området kunskap och kompetens för effektiv och framtidssäkrad vård 35. Skapa en regionövergripande funktion med kompetens och mandat att stödja, utveckla och implementera logistik och försörjningslösningar utifrån ett regionalt perspektiv. Insatserna skall tillsammans bidra till att uppnå den övergripande målbilden för den framtagna logistik- och försörjningsstrategin Västra Götalandsregionen har en enhetlig, sammanhållen, hållbar och resurseffektiv logistik och materialförsörjning som styrs med utgångspunkt att stödja patientsäkra vårdprocesser med hög kvalitet i hela regionen. 8 Logistik- och försörjningsstrategi för Västra Götalandsregionen - Handlingsplan

9 Insatser kopplade till bygg och investering 31. Utred möjligheten till central tvättning av städmaterial. 32. Ta fram enhetliga riktlinjer och standarder för logistik vid ny- och ombyggnationer, (noder, förrådsplacering, kulvertbredd, riktlinjer för rörpost, truck, godshissar, ytor för avemballering och avfall). Riktlinjer Styrnings- och samverkansinatser 1. Säkerställ en regional tillämpning och harmonisering av hygienkraven för ökad stringens i försörjningskedjan (transporter, returer, avemballering osv). 2. Implementera automatgenererade beställningar av personalkläder från förbrukningspunkt. Samtliga plagg skall utrustas med UHF-chip. 3. Implementera en vidareutvecklad modell av MiV 2.0 som bygger på (1) ett definierat sortiment styrt av krav och behov, (2) standardiserad för sörj nings struktur med förutbestämda materialhanteringspunkter, (3) effektiv lagerstyrning med lager nivåer anpassade efter förbrukning, (4) tydligt definierade processer med ledning, styrning och uppföljning. Modellen skall bygga på konceptet automatisk materialpåfyllnad för förbrukningsmaterial och patienttextilier. Samtliga plagg skall utrustas med UHF-chip. Vårdnära materialförsörjning 5. Ta fram riktlinjer för var, när och hur avemballering av depåmaterial skall ske. Sortimentsstyrning Upphandlingsrutiner 4. Inkludera logistiska aspekter, såsom emballage, varuvägsval och krav på transport i upphandlingsskedet Hållbara, effektiva och leverans säkra trans porter 23. Digitalisera transportdokument. 14. Utred möjligheten att skapa en modell för kostnadsfördelning med kopp ling mellan förbrukning och kostnad. 15. Kravställ transporter och logistik vid upphandling av entreprenad för ny- och ombyggnationer. 16. Fortsätt implementering av spårbarhetssystem för gods inklusive returer. Uppföljning på regional nivå. 17. Fortsätt projekt Masterdata i VGR för att utveckla styrning och förvaltning av masterdata med bäring på logistik- och försörjningssystem samt dess integration mot vårdproduktionssystem. Enhetliga processer Energi effektiva fordon och fossilfria bränslen Intelligenta logistikkedjor 33. Kris och beredskapssäkra logistik- och försörjningssystemen. Robusta stråk med god tillgänglighet och redundans Rätt dimensionering och lokalisering av infrastruktur Effektiva noder 35. Skapa en regionövergripande funktion med kompetens och mandat att stödja, utveckla och implementera logistik och försörjningslösningar utifrån ett regionalt perspektiv. 36. Portföljstyrning av projekt inom Logistik. 37. Systematiska omvärldsanalyser för att ligga i framkant. Satsning på kunskapshöjning Rätt använd kompetens 38. Samla rapporter och underlag på ett ställe så att kun skapen finns i organisationen. Säkerställ framtida kompetensförsörjning Utredning 6. Sätt krav på rätt ledtid och rätt servicegrad utifrån vårdens behov genom hela försörjningsprocesserna. Förbättra kommunikation, prognos och produktionsplanering. 7. Ta fram KPIer för logistik och försörjningsflöden och en tydlig kostnads och effektbild för logistikoch materialförsörjning. Utarbeta analysmodell för uppföljning. 8. Standardisera avfalls hantering - process, utförare, ansvar, kärl, ytbehov, källsortering, rutiner 9. Ta fram enhetliga regionala processbeskrivningar för framtidens sterila flöden med fokus att avlasta vården avseende materialförsörjning. 10. Ta fram riktlinjer och skapa samsyn inom VGR när engångs- eller flergångsmaterial skall användas. 11. Utred behov av spårbarhet av rullande material såsom medicinteknisk utrustning, sängar, rullstolar mm. 12. Översyn av framtidens organisering av sterilverksamheten utifrån ett regionalt perspektiv 13. Regional översyn av sortiment med uppdrag att styra och definiera sortiment för ökad tillgänglighet och lägre kostnader. 24. Säkerställa att IT-stödet har de förmågor som efterfrågas av verksam het en i framtiden. Definiera en mål arkitektur för IT-stödet som möter de nya verksamhetskraven som tas fram i strategin. Mål arkitekturen skall se till helheten inom logistik och materialförsörjning för att undvika att IT-stöd utvecklas i enskilda stup rör. 18.Utred leveransadress för olika varugrupper och i vilken grad dessa kan och bör sampackas på centrallager respektive godsmottagning. 19. Optimera upphandlade transporter och transporter i egen regi. 20. Utred förutsättningar för upphandling av varor och transporter var för sig för att kunna separera transportkostnaden från varans pris, kravställa transporterna utifrån ett hållbarhetsperspektiv samt öka möjligheterna för mindre leverantörer att delta i upphandling. 21. Kartlägg ostyrda externa godstransporter och ta fram en plan för att säkerställa hållbarhet, effektivitet och hög leveranssäkerhet. 22. Ta fram riktlinjer för framtida lastbärare inom regionen. 30. Utveckla formerna för hemleveranser till patienter och graden av service kopplat därtill. 25. Se över och utveckla riktlinjer och plan för ägande och förnyelse av den interna fordonsflottan 26. Se över antal och lokalisering av regionens centrallager. 27. Se över krav på fordon vid upphandling av transport. Sträva efter el och biogas i första hand och i andra hand förnybara bränslen samt beakta bullernivåer 28. Framtidssäkra och effektivisera processer i regiongemensamma centrallager och produktionsenheter genom hög grad av automatisering. 29. Se över beredskap och struktur för regionala säkerhetslager med för vården grundläggande material. 34. Se över rutiner för information om byggtransporter för effektivt utnyttjande av infrastruktur. 39. Säkerställ fram tida kompetensbehov. Effektiva försörjnings lösningar med vårdprocessen i centrum Effektiv logistik som stöder vårdens behov Anpassad infrastruktur för effektiv försörjning Kunskap och kompetens för effektiv och framtidssäkrad materialförsörjning

10