Kommunikationsplan - Time Care -
Jag önskar att vi kunde vara fler personal på morgonen Vårdtyngden har ökat, vi är färre personal och får bara springa fortare
Vad är syftet? Att vi håller den vårdkvalitet vi önskar ge våra brukare och som de har rätt att förvänta sig Att vi är på jobbet när vi behövs som mest Att öka medarbetarpåverkan i jobbet Att skapa god trivsel och en trygg arbetsmiljö för brukarna och oss själva Att så träffsäkert som möjligt kunna garantera att vi följer gällande regler och avtal för verksamheten
Vad är målet? Effektiv planering, bemanning, schema- och vikariehantering Medarbetarpåverkan, - möjlighet att påverka egna arbetstider mot bakgrund av det bemanningskrav som finns Möjlighet till önskad sysselsättningsgrad
Varför? Gjord analys av särskilt boende och hemtjänst visade att bemanningsbehovet inte stämmer överens med befintliga resurser Brister i kvalitet och säkerhet
Slutsats av analysen Verksamheterna Det finns ingen definition för vad som ingår i bemanningsbehovet - krav saknas Antal timmar i budgeten överrensstämmer inte med bemanningsbehovet Budgeten till enheter erhålls i kronor och inte i timmar
Slutsats av analysen Vakanshantering Ingen samordning av vakanshanteringen Mycket tid läggs på vakanshanteringen. Timanställda tillhör respektive enhet.
Slutsats av analysen Kvalité och säkerhet Ingen dygn eller veckobryts kontroll, medför ATL brott i det planerade samt utfall schema LAS kontroll görs, men måste göras mer frekvent
Slutsats av analysen Schemaeffektivitet Schemalagd tid och bemanningsbehov överensstämmer ej Högst bemanning på onsdagar Hög andel timmar läggs på schemaplanering Hög rapport tid
Vad ska vi förändra? Verksamheterna Få personalbudgeten i timmar så att uppföljning kan ske i verksamheterna Se över definitionen av vad som ska ingå i bemanningsbehovet Kvalité/säkerhet Uppföljning och kontroll av LAS och ATL per automatik
Vad ska vi förändra? Schema effektivitet Se över arbetsuppgifterna som kan göras på annan tid än vad som görs idag T ex förrådsbeställningar, tvätt och städ. Skapa en gemensam rapportrutin för att minska rapporttiden Minska antalet timmar som läggs för schemaplanering och personer som är involverade i schemaplaneringen
Vad ska vi förändra? Frånvaro och vakanshantering Planera in all känd frånvaro innan schemat fastställs för att produktionen ska säkerställas och kostnaderna hållas nere samt minska tiden för vakanshanteringen Samordna vikariehanteringen inom kommunen för att minska kostnaderna Införa ett gemensamt vikariehanteringssystem och rutiner
Vad gör man i Time Care? Time Care är ett schema/planering och bemanningsverktyg som ska vara ett stöd i vår dagliga verksamhet Chefen lägger ut ett bemanningskrav som medarbetarna har fått vara delaktiga till att skapa Personalen lägger sedan ut sina önskade arbetstider som ska tillmötesgås i största möjliga mån Detta leder till att personalen kan påverka sin arbetstider mer än idag
När ska det ske? Personalen utbildas i systemet under okt-nov Bemanningskraven ska utformas under okt Personalen lägger in sina gamla scheman i verktyget under okt. De ska gälla perioden 17 dec - 13 jan 2013 Nytt schema efter bemanningskrav och önskemål börjas läggas under nov-dec Det fastställda schemat som ska börja gälla 14 jan 2013 delas ut 21 dec 2012
Utmaningar För att vi ska kunna nå målet kommer det att innebära en del förändringar i den kultur och tradition vi har idag Projektets mål och syfte måste förankras så det tas emot på ett bra sätt Alla ska få samma information och att känna sig delaktiga Att tidsplanen håller Att verktyget Time Care planering/pool håller
Fem vanliga frågor 1. Hur ska vi hinna lägga scheman var och varannan vecka? Genom att ni själva får påverka ert schema utifrån verksamhetens behov kommer ni att se att dessa scheman kommer att stämma mer överrens med er verklighet. Rutiner kommer att ses över så att ni kan disponera era arbetsuppgifter på ett annat sätt och där vinna tid till att lägga ert schema 2. Kommer vi att bli tvungna att jobba mer helger och kommer delade turer att öka? Det kommer inte att innebära fler helger, men vill man jobba fler helger så ska man ges möjlighet till det. Vad det gäller delade turer så kan det se olika ut beroende hur bemanningskravet ser ut. Vi kommer inte i Time Care jobba med turer eller pass vi kommer att lägga ut timmar t ex 08.00-17.00 eller 22.00-06.00. Det är 24 timmar om dygnet och det är då vi ska bemanna vår verksamhet 3. Hur korta eller långa tider får man lägga? Du får lägga vilka tider du vill bara det inte bryter mot Arbetstidslagen. Arbetsgivaren får lägga minst 4 timmar eller som längst 10,5 timmar. Systemet varnar om du bryter mot de lagar och regler som vi alla är skyldig att följa
Fem vanliga frågor 4. Hur blir det med semester och byten mellan kollegor? Semester och annan frånvaro som man känner till ska planeras i önskemålet och passbyten kommer då inte att vara aktuella. Om semester eller annan ledighet i det redan fastställda schemat kan beviljas är upp till chefen att ta ställning till 5. Kommer man att vara tvungen att jobba på en annan avdelning än vad man brukar? Hur blir det då med kontinuitet och kontaktmannaskap? Det kommer att ges möjlighet att jobba på andra avdelningar. Man utgår från den avdelning där man har sitt kontaktmannaskap. Ibland kommer man även att vara på andra avdelningar. Ni kommer att kunna se alla avdelningars bemanningskrav och därför kunna lägga scheman även där. Vad kontinuitet innebär får ni tillsammans med ert arbetslag och er chef komma fram till