Mötesprotokoll från Djarfurs styrelsemöte 060402 Närvarande: Erica Hjelm Hans Ericson Sjöstrand Andersson Louise Rosengren Monica Åkesson Sofie Falkman Lena Hedlund Giesela Edström Ej närvarande: Suzanne Adamsson Nathalie Andersson Louice Sporrsäter 1. öppnade mötet och hälsade alla välkomna till Stall Klevsviks stuga. 2. Dagordningen Dagordningen godkändes utan tillägg. 3. Val av justerare Sofie Falkman valdes till justerare. 4. Föregående mötesprotokoll Inga synpunkter på föregående protokoll. 5. Kassaärenden (firmateckning, budgetuppföljning) Lena rapporterade att vi idag har 27.000:- på kontot. Många medlemsavgifter saknas jämfört med förra året. Stor blänkare behövs på hemsidan om att betala medlemsavgiften, Louise kontaktar Åsa om det. författar påminnelsebrev som inkluderas i utskick till medlemmarna. Dokument om firmateckning skrevs under, samt årsredovisningen skrevs på av. Lena har gjort en bokföringsorder på handkassa som ej funnits hos kassören. Det handlar om pengar som finns hos olika personer och som ej har redovisats tillbaka till kassören, sammanlagt 1039:-. Lenas förslag är att bokföra det som kostnader för att få bort det ur bokföringen. Mötet godkände förslaget. Två tröjor ännu ej betalda, Ulrika P och Titti Hall. säger till Titti, och Sofie säger till Ulrika. a medlemmar: Ett oläsligt inbetalningskort, Lena har skrivit brev till henne. Lena har nytt telefonnummer hem enligt senaste kontaktlistan. Två startavgifter är hittills inbetalda till Djarfur Open. Budget Hans E har börjat på en budget. Han har gått bakåt i boksluten och började med 1999. Det är stora variationer på exempelvis intäkter från tävlingarna. Hans får hjälp av Lena med att beräkna inkomster/utgifter baserat på gamla bokslut. 1(7)
6. Info från SIF/Rapport från årsmötet Årsmötet Erica, Hans och Nathalie var på riksårsmötet. har fått protokollet och mailar ut det till styrelsen, samt ser till att det läggs på hemsidan. Djarfurs representanter bilade till mötet för att hålla nere kostnaderna, och kom tyvärr fram något sent trots (eller tack vare?) GPS! - Därför missade de information om ekonomin. De upplevde att det var en del konstiga bokföringspunkter, och tyvärr att SIF inte riktigt lyssnar på sina medlemmar. Djarfurs representanter kom till mötet mitt i valet. Valberedningen hade inte gjort sitt jobb, varför alla poster inte kunde besättas (se mer info i Islandshästen). Inför nästa år är Nathalie med i valberedningen! Vi tror att valberedningen kommer att jobba bättre nästa år, eftersom det nu är fokus på detta. Det fanns ingen revisionsberättelse varför styrelsen inte kunde beviljas ansvarsfrihet. Höjning av medlemsavgiften inför nästa år med 30:- plus 20:- för en olycksfallsförsäkring. Hästpassen drar in mycket pengar till SIF! Djarfur har synpunkter på avelskansliets tillgänglighet. De har telefontid tisdagar 9-12. Eventuellt kommer Djarfurs styrelse att ha ett separat möte om samarbetet med SIF, och antingen skriva motioner eller ett öppet brev i Islandshästen. Angående Djarfurs motion om att veterinär ej skall behövas på Islandshästtävlingar så försökte Hans få förståelse från SIF för att de skall driva frågan mot djurskyddsmyndigheten/jordbruksverket. Det föll tyvärr dock ej i god jord. Info från SIF Årsmötesprotokoll och styrelseprotokoll har kommit ut. Finns hos för den som vill läsa. Det innehöll dock inte så mycket information. 7. Info från Vestur Ungdomsmöte hålls 20/4 i Vallda Bygdegård. Ungdomsansvarig är kallad, samt ordförande och gärna kassör. Det som skall diskuteras är ungdomsfrågor och hur ungdomspengarna skall användas mm. Djarfur har idag inga ungdomsrepresentanter! a behöver väljas. Arbetsdag på Sävebanan idag 2/4. Banan är i dåligt skick efter vintern (tjällossning). Tävlingen nästa helg ställs ev in pga detta. 8. Djarfurbladet Lägesrapport De påtänkta personer som skulle tas över har av olika anledningar dragit sig ur. Stall Björmannehög kan tänka sig att ta ett gemensamt ansvar. Tills någon tar över ansvaret behöver vi ha en interimslösning! Information behöver komma ut snarast till medlemmarna om vad som händer i och runt klubben. Förslag att respektive kommitté skriver sin information, som sedan sammanställs och skickas ut. Sofie åtar sig att sammanställa. Giesela kollar om hon kan skriva ut tidningen. Giesela ansvarar för utskicket. Eventuell kostnad för tryckning godkänns av ordföranden och kassör. 2(7)
'HDGOLQHI ULQOlPQLQJDYPDWHULDOWLOO6RILHlU -Ulrika skriver från tävlingskommittén -Louise från ungdomskommittén -Erica om verksamhetskommittén -Monica om funktionärerna -Medlemsavgifterna () -Ord från ordföranden -Presentation av styrelsen + bild (alla) 9. Hemsidan Presentation av styrelsemedlemmarna läggs även på hemsidan. Skicka texten både till Sofie och Åsa Adler. 10. Info från tävlingskommittén Bana för Djarfur Open är fortfarande inte klart. Anderssons Gård är inte aktuellt eftersom Nisse har planer på att bygga manege. På Bräcke bygger man hus, och anser sig inte ha tid att göra i ordning banan för tävling. Fálki har föreslagit att vi är på deras bana och även Säve är ett alternativ. Fördel med Fálki att det ev. kan vara lättare att få ihop funktionärer och domare. De kan även ta över ansvaret för caféet. Hur är det med övernattning/uppstallningsmöjlighet? Styrelsen ställer sig bakom förslaget att ha Djarfur Open hos Fálki förutsatt att det är gynnsamt för lösning av domar-, funktionär-, café- och veterinärfrågan. 11. Verksamhetskommittén Erica skall representera SIF i montern på mässan, och framförallt Djarfur. Hon har fått lappar med presentation av Djarfur för att försöka ragga nya medlemmar! Erica har mycket idéer om vad verksamhetskommittén skall göra, och kommer att gå ut med förslag i infobladet. Det första som är på G är träning för Britt Hagström i lösgörande arbete i form av Clinic eller kurs. Eventuellt kan även en kurs i lädervård/tillverkning av läderföremål komma att bli av. Hans funderar på ridtur i Tölö Kronopark (Rigortorpet). Där finns mycket ridvägar! Där finns plats för ca 10 transporter, så eventuellt behöver man lösa plats för fler, eller så är det först till kvarn som gäller. Tidpunkten blir om ca 1 månad framåt för att det skall torka upp i markerna. Hans kollar även att det inte krockar med tävling eller dylikt. 12. Ungdomsfrågor Förra helgen red ungdomarna kurs i kroppsmedveten ridning för Suss Landin. De var 12 ryttare sammanlagt. Det var mycket uppskattat. Åldrar mellan 10 och 17 år, och alla hjälpte varandra. Jättekul! Det blir troligen en uppföljare, eftersom det var så uppskattat. 3(7)
Nästa större aktivitet är ett läger, för det är något ngdomarna har önskat! Den gången blir det dock en något större kostnad för deltagarna. Ritten planeras gå till Ros-Marie vid Lygnern. Den planerade putstävlingen datumsätts snarast! 13. Materialfrågor skulle kolla om fleecetröjan finns i fler färger, samt även kolla upp upp kepsar och T-shirtar. Vi har fått följande svar från vår leverantör, Charden Reklam: 1lUGHWJlOOHUWVKLUWUHNRPPHQGHUDUMDJJlUQDI OMDQGH &OLTXH7H[DV%XOO7VKLUWLNODVVLVNOLWHU\POLJPRGHOOJUERPXOOVYDUDPHG MlWWHEUDKnOOEDUKHWEnGHYDGGHWJlOOHUIRUPHQRFKIlUJHQ 7U MDQE UYlOMDVLIlUJ 9X[HQVWUO,QNOWU\FNLHQIlUJ %DUQ VW ±VW )LOP VFKDEORQ 0RPVWLOONRPPHUPHGSnDOODSULVHU &OLTXH'DYLHV.ODVVLVNNHSVPHGWXQQSLSLQJLDYYLNDQGHIlUJSnVNlUPHQ0HWDOOVSlQQHI U VWRUOHNVLQVWlOOQLQJEDNWLOO)LQQVLU WWPDULQVYDUWHOOHUNDNL %URG\UKlUL6YHULJH $QWDOFDNHSVDUNRVWDUFDVW 2PQ\WWEURG\UNRUWNUlYVOLJJHUGHWSn.DQYLJ UDVSHFLDONHSVLVWlOOHWLDQWDORPVWVnSURGXFHUDUYLGHL)MlUUDQgVWHUQ 1LNDQGnUlNQDPHGHWWSULVSnFDNHSVYLGVDPPDNYDOLWDWLYDNHSVRFKEURG\U,QJHQP QVWHUNRUWVNRVWQDG 9DGGHWJlOOHUIOHHFHWU MRUQDILQQVGHWHQJUnLGDPRFKHQJUnLKHUUVRPNDQPDWFKD YDUDQGUD'HlUDOOVLQWHOLNDGDQDPHQNDQIXQNDVRPQ\DQVHUWLOOYDUDQGUDV'HHQGDIlUJHU VRPPDWFKDUYDUDQGUDDQQDUVlUU WWVYDUWRFKFUHDP Styrelsen beslutade att snarast beställa vinröda T-shirts med tryck i vitt. bestämmer antal/storlek, antal ca 100 st. Planen är att de skall vara framme till tävlingen 6-7/5. Pris ut 90:-/70:-. Keps tas fram längre fram, eftersom det kräver mer pengar i kassan. 14. Islandshästens dag Startmöte hölls 28/2. har kollat att vi kan vara på grusplanen vid Idrottshallen, och det är OK. Beslut att det blir 27/8, men vi måste kolla att det inte finns något viktigt arrangemang den dagen. 1lVWDP WHNOL6WDOO.OHYVYLN 15. AP-listan (nya punkter och uppföljning) Se nedan. 4(7)
16. Nästa möte (plats& tid) Söndag 21/5 kl 17.00 hos. I sadelkammaren i stallet 17. Övriga frågor o Monica efterlyser funktionärer. Maila henne om du kan, och hjälp till och ragga fler! Gäller alltså Djarfur Open 6-7/5. o Rösträkning: Suppleanter har normalt ej rösträtt om alla ordinarie är på plats. För att täcka in måste man peka ut vilka som har rösträtt per tillfälle. Närvaro tas hädanefter som en punkt på dagordningen, samt upprättande av röstlängd. o Rollbeskrivning för styrelsemedlemmarna? Vi känner inte behov av det just nu, men det kan vara en tanke för framtiden. o Samarbete mellan klubbar i närzonen, varför är vi flera klubbar nära varandra? Vi konstaterade att det behövs flera klubbar, och att vi skall verka för samarbete mellan klubbarna. 18. Mötet avslutas $3OLVWDGrå = stängd $3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ 050927:3 Kolla priset för att hyra grusplanen vid sim/ishallen i Kungsbacka för Islandshästens dag. 6YDUNu har kommunen lämnat besked: De tycker det verkar vara ett trevligt arrangemang och ställer sig positiva till detta. Den 26/8 är redan bokad av Bouleklubben, fram till 18-19-tiden på kvällen. Den 27 är ledigt, men då kan vi inte förbereda på plats förrän efter boulemänniskorna har försvunnit. De kommer dock ha en av bajamajorna på plats. Den 3/9 är också ledigt. Kostnaden för att hyra grusplanen är 231 kr/timme. Kontaktperson på kommunen för detta är Kristina Johansson, tel 834216. 050927:6 Skriv ett brev till SIF ang den dyra kostnaden för tävlingsarrangemang (boxhyra etc) 051113:3 Info om ungdomsbidrag till hemsidan (Vestur och Djarfur), för att underlätta ansökan. Kollat. bokar när datum är helt fastlagt. Flyttas till separat möte Info är inlagt på hemsidan. Louise provkör Eva B Eva B Suzanne 5(7)
$3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ 060219:1 Gör en budget för verksamhetsåret 2006. Presenteras på nästa möte. 060219:2 Skicka det justerade protokollet till Åsa för publicering på hemsidan. Pågår Klart! Hans 060219:3 Ragga runt för att få tag i cafésamordnare. Ev Marie Caiman till hösten. Alla i styrelsen 060219:4 Sammanför Titti, Fredrik och Eva Lind för att få igång redaktionsgruppen för Djarfurbladet. 060219:5 Lägg ut en annons på hemsidan för att hitta samordnare för caféet. 060219:7 Tag upp kontakten med Nisse om Anderssons Gård som alternativ för Djarfurs tävlingar. 060219:8 Skriv en text om verksamhetskommittén och om fritidsridning för hemsidan. 060219:9 Plocka ihop giveaways till tävlingskommittén att användas för att ges till domare. kontaktar Ulrika. 060219:10 Kolla om fleecetröjan finns i fler färger. Kolla även upp kepsar och T-shirtar. Stängs Inget nytt Stängs Erica klar. Hans ej klar. Görs före Djrfur Open Klart Nathalie Monica Nathalie Erica, Hans 060219:11 Kalla till möte i kommittén om Islandshästens dag Klart 060402:1 Stor blänkare behövs på hemsidan om att alla som inte betalat sina medlemsavgifter skall göra det snarast. Louise kontaktar Åsa om det. 060402:2 Påminnelsebrev om medlemsavgiften skrivs och skickas ut tillsammans med nyhetsbrevet ( Djarfurbladet ). 060402:3 Maila ut protokollet från riksårsmötet till styrelsen, samt se till att det läggs på hemsidan. 060402:4 Be Ulrika skriva information från tävlingskommittén för tidningen 060402:5 Skriv information från ungdomskommittén för tidningen. Louise R Monica Louise R 6(7)
$3QU 5XEULN 6WDWXV $QVYDULJ 060402:6 Skriv information från verksamhetskommittén för tidningen. 060402:7 Skriv upprop om funktionärer till Djarfur Open för tidningen Erica Monica 060402:8 Skriv ord från ordföranden för tidningen 060402:9 Skriv en presentation om dig själv och din roll i styrelsen för tidningen. Skicka även texten till Åsa Adler för publicering på hemsidan. 060402:10 Den planerade putstävlingen datumsätts snarast och.info läggs ut på webben 060402:11 Bestäm antal/storlek på T-shirtarna, antal ca 100 st. Beställs snarast. 060402:12 Kallelse till nästa möte om islandshästens dag läggs ut på hemsidan: 18/4 kl 19.00 i Stall Klevsvik %HVOXWVORJJ Alla Louise R %HVOXWQU 5XEULN 050927:1 Inköp av 50 klubbtröjor i fleece. 050927:2 Inköp av tre DVD-filmer (tänder och Bennis två filmer). 060219:1 3600:- låses för ungdomarna under år 2006. Pengar som ej utnyttjats under året går till klubbens kassa vid årsskiftet. 060219:2 I den mån snabba beslut behöver fattas har ordföranden mandat att fatta dessa själv. Ordföranden kan konsultera hela eller delar av styrelsen. 060219:3 Beslut att lägga ut styrelseprotokoll på hemsidan. 060402:1 Beslut om att godkänna bokföringsorder på handkassa som ej funnits hos kassören, sammanlagt 1039:-. 060402:2 Beslut om att köpa in 100st T-shirts. Vid tangentbordet: Andersson (sekreterare) Justeras: 6RILH)DONPDQ 7(7)