Frågor och svar gällande Glasögonbidrag för barn och unga i Stockholm

Tidigare Stockholms läns landsting Frågor och svar gällande Glasögonbidrag för barn och unga i Stockholm Optiker 2019-05-20 Närsjukvård Johanna Lindström Version 5

2 (22) Innehållsförteckning Vad kan bidraget användas till?... 4 Täcker bidraget endast synundersökningskostnader?... 4 Täcker bidraget kostnaden för besök hos ögonläkare/ortoptist?... 4 Vem kan få bidraget? *... 4 *Undantag ifrån vem som kan få bidraget:... 5 Vad gäller för asylsökande?... 5 Vad gäller för personer utan tillstånd att uppehålla sig i Sverige?... 5 Vad gäller för personer med skyddad identitet?... 6 Vad är ett reservnummer?... 6 Hur får man veta en persons reservnummer?... 6 Hur tar man reda på om barnet/ungdomen är skriven/folkbokförd i Stockholms län?... 6 Hur söks bidraget för barn skrivna/folkbokförda utanför Stockholms län?... 7 Vad gör vi när det inte finns någon adress angiven på personen i Thord?... 7 Hur stort är bidraget?... 7 Hur ofta kan ett barn få bidraget?... 7 Betalas bidraget ut varje år?... 7 Undersökning hos ögonläkare eller optiker?... 7 Gäller recept eller ordination från Ortoptist?... 8 Hur länge gäller ett recept/ordination?... 8 Vad gäller för trasiga, borttappade eller urvuxna och reservglasögon?... 8 Vad gäller om glasögonen/linserna, undersökningen kostar MER än bidraget inkl. moms?... 8 Vad gäller om kostnaden blir MINDRE än bidraget inkl. moms?... 8 Kan man få bidrag för glasögon/linser som köpts före den 1 mars 2016?... 8 Vad gällde före den 1 mars 2016?... 8 Kan man få bidrag för glasögon/linser som köpts mellan 1 mars 2016 och 28 september 2016 (När Thord startade)?... 9 Kan man söka bidraget retroaktivt för 0 7 år i Thord?... 9 Kan man söka bidraget retroaktivt för 8 19 år i Thord?... 9 Kan man få bidrag retroaktivt för glasögon/linser som köpts hos en optiker som inte är ansluten till Thord?... 9 Varför kan inte en ny ansökan skapas i Thord för NN?... 9 Varför är det skillnad på bidraget för 0 7 år och 8 19 år?... 10 Vad heter lagen om glasögonbidrag för barn och unga?... 10 Vad gäller om barnet har afaki och diplopi?... 10 Hur ansöker man om bidrag för 0 7 år i Thord?... 11 Hur ansöker man om bidrag för 8 19 år i Thord?... 11 Var hittar vi manualen till Thord?... 12 Vi har problem att hitta/logga in i Thord, var ska vi ringa?... 12 Vad innebär fullmakt?... 12 Vad händer om kunden inte ger fullmakt/vill skriva under fullmakten?... 12 Hur hanteras/används fullmakten?... 13

3 (22) Hur länge måste en fullmakt förvaras/sparas?... 13 Fullmakt för Asylsökande: Vem ska skriva under?... 13 Syns tidigare manuella ansökningar för glasögonbidrag i Thord?... 14 Enligt Thord har NN redan fått bidraget, vad måste vi göra då?... 14 Vilka steg måste göras för att få utbetalt via Thord?... 14 Hur lång tid tar det att få utbetalt efter att faktura skapats i Thord?... 14 Hur ofta ska vi registrera i Thord?... 14 Barn/unga som snart fyller 8 år resp. 20 år?... 15 Vad är det för skillnader i processen i Thord för 0 7 år resp. 8 19 år?... 15 Hur skrivs paketpriser in i Thord?... 15 Hur ska moms anges i Thord?... 15 Hur ska optiker hantera bidrag för kontaktlinser?... 16 Vi har skrivit in beloppen i fakturaunderlaget fel, kan vi ändra?... 16 Vad gäller för de som väljer att köpa glasögon/ linser på abonnemang?... 16 Vad gäller för barn som både har glasögon och linser?... 17 Hur fakturerar optikern glasögonbidraget?... 17 Varför är ansökan makulerad när den hade fått status ansökan godkänd av HSF?... 17 Var är ansökan som fullmakten referera till?... 17 Varför har vi fått avslag på ansökan för 8 19 år i Thord?... 17 Vad ska vi göra när vi har fått ett avslag i Thord?...18 När får barnet/ungdomen köpa glasögon på egen hand?...18 Vad är skillnaden mellan en Administratör och en Användare i Thord?...18 Måste Användarkonton och Administratörs-konton i Thord vara personliga?... 19 Hur görs ansökan om bidrag när kunden köper via onlineföretag?... 19 Hur gör kunden om de vill köpa glasögon hos en optiker som inte är ansluten till Thord t ex i ett annat län/utomlands?... 19 Kunden har ångrat sitt köp, vad ska vi göra i Thord?... 20 Vad betyder folkbokförd?... 20 Var hänvisar vi kunder som vill läsa om glasögonbidrag för barn och hur ansökningsprocessen går till?... 20 Hur ansöker vårdnadsgivaren/sökanden på egen hand?... 20 Var hittar jag regelverket för glasögonbidrag i Stockholm?... 21 Hur kommer vi i kontakt med HSF?... 21 Vad står HSF för?... 21 Vi har fått en ny mailadress/telefonnummer/ fakturaadress/bankgiro** för organisationen, hur ändrar vi det i Thord?... 21 Vi har ändrat ägare/organisationsnummer /företagsnamn, hur ändrar vi det i Thord?... 21 Vi kommer att stänga/har stängt vår butik, vad behöver vi göra i Thord?... 22 Vi har frågor om de ansökningar vi gjort, vilka regler som gäller eller har frågor om ett individuellt bidrag, vilka kan besvara dem?... 22 Vi har frågor om de fakturor vi skickat till HSF, vilka kan besvara dem?... 22 Hur hittar man i detta dokument?... 22

4 (22) Frågor och svar angående Glasögonbidrag riktat till Optiker Detta dokument är framtaget i syfte att besvara de vanligaste frågor som optiker har gällande glasögonbidrag för barn och unga i Stockholms län samt att besvara de vanligaste frågorna om hanteringen i systemet Thord. Den senaste versionen av dokumentet publiceras här: https://www.vardgivarguiden.se/globalassets/patientadministration/04- patientnara-rutiner/06-glasogonbidrag-for-barn/fragor-och-svar-gallandeglasogonbidrag.pdf Vad kan bidraget användas till? Glasögon, glas och bågar, eller kontaktlinser samt synundersökningskostnad hos optiker om barnet/ungdomen har behov av glasögon/linser. Glasögonbidraget ges till ett synhjälpmedel och man väljer själv om man vill ha linser eller glasögon. Se nedan vad som gäller för barn som har både glasögon och linser. Om barnet/ungdomen inte behöver glasögon/linser bekostas inte synundersökningskostnaden av bidraget, då står vårdnadshavaren för den kostnaden, alternativt ungdomen själv om hen har fyllt 18 år. Kostnader hos ögonläkare ingår i högkostnadsskyddet för sjukvård och täcks inte av bidraget. Täcker bidraget endast synundersökningskostnader? Nej. Synundersökningen måste resultera i ett behov av linser eller glasögon som inhandlas vid samma tillfälle. (Se nedan hur linsundersökningskostnader med provlinser ska redovisas i Thord). Det går inte att ansöka om endast synundersökningskostnaden i Thord. Täcker bidraget kostnaden för besök hos ögonläkare/ortoptist? Nej. Dessa kostnader ingår i högkostnadsskyddet för sjukvård. Vem kan få bidraget? * Barn och unga till och med 19 år med synfel, folkbokförda i Stockholms län.* Barn och unga med skyddad identitet som är kvarskrivna i Stockholm kan få bidraget. Barn och unga folkbokförda utanför Stockholms län får söka bidraget i sitt hemlän, inte via Thord. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se.

5 (22) *Undantag ifrån vem som kan få bidraget: Asylsökande barn 0 7 år har inte rätt till bidraget via landstinget. De kan söka ekonomiskersättning för glasögon hos Migrationsverket. Barn och unga med svenskt medborgarskap men utflyttad till annat land har inte rätt till bidraget. Barn och unga med utländskt medborgarskap boende i Stockholm utan att vara asylsökande, t ex barn till ambassadpersonal i Stockholm eller barn till förälder med arbetstillstånd i Sverige, har inte rätt till bidraget. (I Thord kan det stå en adress i Stockholm men de har även en notering i marginalen att de är utomlänare och ansökan går inte att skapa.) Vad gäller för asylsökande? För att få veta om någon är asylsökande ska de kunna visa upp sitt aktuella LMA-kort (identitetshandling ifrån Migrationsverket). Den asylsökande måste vara folkbokförd i Stockholms län för att kunna ta del av bidraget via Thord. Se nedan vad de ska göra om de inte är folkbokförda i Stockholms län. Den asylsökande ska ha med sig sitt reservnummer till optikern, som då kan ansöka om bidraget i Thord. Skriv in 99 förre reservnumret i Thord. (Se nedan för vem som ska underteckna fullmakten). Asylsökande barn 0 7 år har inte rätt till bidraget via Region Stockholm. De kan söka ekonomiskersättning för glasögon hos Migrationsverket. Asylsökande barn och unga med synfel, folkbokförda i/uppehåller sig i Stockholms län, mellan 8 år och till och med 19 år har rätt till glasögonbidrag. Vad gäller för personer utan tillstånd att uppehålla sig i Sverige? Barn och unga, 8 år och till och med 19 år med synfel, som uppehåller sig i Stockholms län har rätt till glasögonbidrag. Om reservnummer finns så går det att ansöka om bidraget i Thord. Skriv in 99 förre reservnumret i Thord. (Se nedan för vem som ska underteckna fullmakten). De personer som saknar reservnummer betalar vårdnadshavaren/sökanden hela kostnaden för glasögon/linser/synundersökning själv och kan ansöka om bidraget i efterhand genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se) och därefter betalas bidraget ut till God Man om kontonummer i en svensk bank saknas. Ansökan ska komma in till Region Stockholm inom tre månader ifrån inköpsdatum.

6 (22) Vad gäller för personer med skyddad identitet? Barn och unga till och med 19 år med synfel, folkbokförda i Stockholms län, har rätt att få bidraget. Barn och unga med skyddad identitet som är kvarskrivna i Stockholm kan få bidraget. Ansökan ska göras i Thord via personnummer och inga uppgifter om var personen har varit är offentliga i Thord efter att ansökan är godkänd. I Thord framgår om de är folkbokförda utanför Stockholm med en notering i marginalen att de är utomlänare, de får söka bidraget i sitt hemlän, inte via Thord. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se, se nedan. Vad är ett reservnummer? Ett reservnummer ges till de som inte har ett svenskt personnummer t ex asylsökande, flyktingar och utländska medborgare på tillfälligt besök i Sverige som söker vård i här. Reservnummer ges av vården i Sverige. (Sedan okt 2016 ges reservnummer automatiskt till asylsökande). Ett reservnummer är inte det samma som Migrationsverkets dossier nummer eller det nummer som finns på den asylsökandes LMA-kort. Det är ovanligt att personer med skyddad identitet har ett reservnummer men det händer. Om ett personnummer finns ska det användas. Hur får man veta en persons reservnummer? Kontakta HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se) för att få reservnumret för en asylsökande eller tillståndslös. Skicka med personens LMA-korts nummer, namn och födelsedata i förfrågan. Hur tar man reda på om barnet/ungdomen är skriven/folkbokförd i Stockholms län? Det framgår när personnummer/reservnummer skrivs in i Thord. För barn och unga som är folkbokförda utanför Stockholms län kommer det upp en notering Utomlänare under Viktig information till vänster om personuppgifterna. Dessa personer får söka bidrag i sitt hemlän. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se. Se även nedan vad som gäller för de som nyligen folkbokfört sig i Stockholm under Vad betyder folkbokförd?

7 (22) Hur söks bidraget för barn skrivna/folkbokförda utanför Stockholms län? Barn och unga folkbokförda utanför Stockholms län får söka bidraget i sitt hemlän, inte via Thord. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se. Vad gör vi när det inte finns någon adress angiven på personen i Thord? Om det inte är en person med skyddad identitet så betyder det att personen inte är skriven i Sverige och har inte rätt till bidraget. Vid osäkerhet kontakta HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se) som kan kontrollera varför adress saknas. Hur stort är bidraget? För barn 0 7 år är bidraget max 500 kr inkl. moms, vilket dras av på totala priset för synundersökning och glasögon/linser. Är kostnaden lägre än 500 kr betalar Region Stockholm endast den faktiska kostnaden. För barn och unga 8 19 år är bidraget max 800 kr inkl. moms, vilket dras av på totala priset för synundersökning och glasögon/linser. Är kostnaden lägre än 800 kr betalar Region Stockholm endast den faktiska kostnaden. Hur ofta kan ett barn få bidraget? Varje gång barnet/ungdomen har fått förändrad syn och därmed ett nytt recept/ordination på nya glasögon och/eller linser. Jämförelse ska göras mellan gammalt och nytt glasögonrecept eller mellan gammalt och nytt linsrecept för att kunna avgöra om förändring ägt rum. På ett glasögonrecept och ett linsrecept kan styrkorna skilja trots att det är samma synfel i botten och ger bara rätt till ett bidrag. Om barnet/ungdomen har varit hos en annan optiker tidigare (framgår i Thord) eller skickat in en manuell ansökan (framgår i Thord sedan 1 feb 2018) så ska kontakt tas för att konstatera synförändring innan ny ansökan i Thord skapas. Om det ej går att skapa en ny ansökan i Thord, se nedan. Betalas bidraget ut varje år? Man kan endast ansöka om bidraget om det har skett en synförändring. Se ovan hur ofta barnet/ungdomen kan få bidraget och vilka kriterier som ska var uppfyllda. Undersökning hos ögonläkare eller optiker? Remiss/recept från ögonläkare krävs för barn tills dagen barnet fyller 8 år. Därefter kan barnet undersökas av optiker. Se nedan hur länge ett recept är giltigt.

8 (22) Gäller recept eller ordination från Ortoptist? Ja. Hur länge gäller ett recept/ordination? Receptet/ordinationen får inte vara äldre än sex månader för barn under 8 år och inte äldre än tolv månader för övriga vid inköpstillfället. Vad gäller för trasiga, borttappade eller urvuxna och reservglasögon? Bidraget kan inte användas för att ersätta trasiga, borttappade eller urvuxna glasögon. Bidraget kan inte heller användas för att köpa reservglasögon. Vad gäller om glasögonen/linserna, undersökningen kostar MER än bidraget inkl. moms? Då betalar vårdnadshavaren/sökande det överskjutande beloppet. I Thord ska den faktiska kostnaden för vårdnadshavaren/sökanden anges i fakturaunderlaget (d v s efter att eventuella rabatter dragits av). Vad gäller om kostnaden blir MINDRE än bidraget inkl. moms? Region Stockholm betalar endast ut den faktiska kostnaden för ett par glasögon. Kontanter lämnas aldrig ut. I Thord ska den faktiska kostnaden för vårdnadshavaren/sökanden anges i fakturaunderlaget (d v s efter att eventuella rabatter dragits av). Kan man få bidrag för glasögon/linser som köpts före den 1 mars 2016? Nej. Vad gällde före den 1 mars 2016? Barn mellan 0 9 år kunde få bidrag på max 500 kr mellan 2 juni 2014 och 28 februari 2016. Barn och unga 10 19 år kunde inte få glasögonbidrag. Efter 1 mars 2016 är åldersuppdelningen ändrad och det är barn 0 7 år som kan få max 500 kr och en ny lag ger rätt till bidrag på minst 800 kr för barn och unga 8 19 år. (Se även frågan om varför det är skillnad mellan åldersgrupperna).

9 (22) Kan man få bidrag för glasögon/linser som köpts mellan 1 mars 2016 och 28 september 2016 (När Thord startade)? Nej, om barnet är mellan 0 7 år, går det inte att ansöka om bidraget i efterhand. Ifrån 1 mars 2018 är det inte längre möjligt att ansöka om bidraget, för ovan period, i efterhand för barn och unga mellan 8 19 år. Kan man söka bidraget retroaktivt för 0 7 år i Thord? Nej. Optikern har tre månader på sig ifrån inköpsdatum att ansöka om bidraget i Thord. Kan man söka bidraget retroaktivt för 8 19 år i Thord? Inköp gjorda före 28 september 2016 får inte läggas in i Thord. Se ovan. För inköp gjorda efter 28 september 2016 måste först kontakt tas med HSF för att säkerställa att bidrag för köpet/synfelet inte redan är utbetalt manuellt. Ansökningar i Thord måste ske inom tre (3) månader ifrån inköpstillfället och fullmakt måste vara påskriven av vårdnadshavaren/sökanden (från 18 år). Om optiker lägger in en retroaktiv/försenad ansökan i Thord spärrar man nya ansökningar i sex månader framåt. (Om det ej går att skapa en ny ansökan i Thord, se nedan.) Kan man få bidrag retroaktivt för glasögon/linser som köpts hos en optiker som inte är ansluten till Thord? Nej, om barnet är mellan 0 7 år, går det inte att ansöka om bidraget i efterhand. För barn och unga 8 19 år måste ansökan göras inom 3 månader ifrån inköpsdatum. Regeln började gälla 1 mars 2018. Se nedan hur de ansöker på egen hand. Varför kan inte en ny ansökan skapas i Thord för NN? Om den senaste ansökan i Thord gjordes för mindre än sex (6) månader sedan ligger det en spärr i Thord för att optiker ska kontakta HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se) och ange varför nya glasögon/linser behövs. När kontakt tas med HSF via mail ska nya synstyrkor samt styrkorna ifrån det senaste köpet/ansökan i Thord anges samt tidigare ansökans referensnummer ur Thord. Maila inte personnummer.

10 (22) Om HSF beslutar att barnet/ungdomen har rätt till nytt bidrag inom sex månader, låser HSF upp för en ny ansökan. Upplåsningen är giltig i två veckor. Det går heller inte att skapa ansökningar i Thord för barn folkbokförda utanför Stockholms län. För barn som är folkbokförda utanför Stockholms län kommer det upp en notering Utomlänare under Viktig information till vänster om personuppgifterna. Dessa barn får söka bidrag i sitt hemlän. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se. Varför är det skillnad på bidraget för 0 7 år och 8 19 år? Bidraget för 0 7 år är beslutat av Stockholms läns landsting, nuvarande Region Stockholm, att det skall vara max 500 kr. Bidraget för 8 19 år är en lag beslutad av regeringen och skall vara minst 800 kr. Lagen gäller i hela landet. Stockholms läns landsting, nuvarande Region Stockholm, har tagit beslut att bidraget ska vara max 800 kr i Stockholm. Varje landsting/region beslutar om storleken på bidraget samt regelverket kring bidraget och det kan därför skilja sig mellan olika län/regioner. Information om vad som gäller i respektive län/region finns på 1177.se. Vad heter lagen om glasögonbidrag för barn och unga? Lag (2016:35) om bidrag för glasögon till vissa barn och unga. Samt Förordningen (2016:36) om bidrag för glasögon till vissa barn och unga. Vad gäller om barnet har afaki och diplopi? Det finns ett glasögon- eller kontaktlinsstöd för alla med diagnoser som afaki och diplopi. Det gäller glasögonsglaset - inte bågar med mera. Barn 0 7 år får hela beloppet för glasögonglas/linser finansierat (ej bågar). Barn 0-7 år med afaki eller diplopi kan dessutom använda glasögonbidraget för kostnaden för bågen och andra typer av glas, upp till 500 kr, varje gång ett nytt synfel har konstaterats. Barn och unga 8 19 år betalar en egenavgift på 1 000 kr per 12 månaders period för kostnaden för glasögonglaset/linser inte bågar med mera. Glasen avser de glas som regionen har upphandlat önskar man andra typer av glas bekostas det inte av Region Stockholm. Det är endast optiker som är upphandlade av Region Stockholm, dåvarande Stockholms läns landsting, som kan tillhandahålla dessa produkter. Barn och unga 8 19 år med afaki eller diplopi kan dessutom använda glasögonbidraget för kostnaden för bågen och andra typer av glas samt egenavgiften, upp till 800 kr, varje gång ett nytt synfel har konstaterats. För att ta del av stödet för afaki och diplopi måste man vända sig till en optiker som har avtal med Region Stockholm, dåvarande Stockholms läns landsting.

11 (22) För att läsa mer om vad som gäller, besök: http://www.vardgivarguiden.se/patientadministration/patientnararutiner/glasogonglas-och-kontaktlinser-vid-afaki-och-diplopi---bidragsregler/ http://www.vardgivarguiden.se/globalassets/behandlingsstod/hjalpmedelsguiden/bi drag-afaki-diplopi-optiker Hur ansöker man om bidrag för 0 7 år i Thord? Optikerverksamheter kan ansökan om att få bli leverantör för glasögonbidrag via en länk på https://www.thord.sll.se/thord/home. En ekonomisk granskning görs av det företag/organisation som ansöker om att bli leverantörer och därefter tas beslut om godkännande av leverantören i Thord. Notera vad ni förbinder er att göra i och med ansökan. För att hantera glasögonbidragsansökningar mot HSF, på uppdrag av brukare, krävs att påskrivna fullmakter lagras enligt Personuppgiftslagen, PUL*. Fullmakterna ska betraktas som ett fakturaunderlag för redovisning. HSF ska kunna ta del av fullmakterna vid behov. Det går att ansöka om att hantera glasögonbidrag för 8 19 år eller glasögonbidrag för 0 7 år eller hantering av båda dessa glasögonbidrag. *kommer att stå Dataskyddsförordningen, GDPR efter nästa uppdatering i Thord. Dokumentet på följande länk beskriver vad optikerverksamheten förbinder sig genom ansökan om att få bli leverantör för glasögonbidrag. http://www.vardgivarguiden.se/globalassets/patientadministration/04-patientnara- rutiner/06-glasogonbidrag-for-barn/ansokan-leverantor-for-glasogonbidrag--- thord.pdf När ansökan är godkänd framgår det av manualen i Thord vad mer som krävs för att komma igång med ansökningarna. Om ni redan är godkänd leverantör för att hantera glasögonbidrag för barn och unga 8 19 år i Thord gör ni en ansökan om utökad roll i Thord för att kunna ansöka om bidrag för 0 7 år. Se användarmanualen för Thord hur man ansöker om utökad roll. Hur ansöker man om bidrag för 8 19 år i Thord? Optikerverksamheter kan ansöka om att få bli leverantör för glasögonbidrag via en länk på https://www.thord.sll.se/thord/home. En ekonomisk granskning görs av det företag/organisation som ansöker om att bli leverantörer och därefter tas beslut om godkännande av leverantören i Thord. Notera vad ni förbinder er att göra i och med ansökan. För att hantera glasögonbidragsansökningar mot HSF, på uppdrag av brukare, krävs att påskrivna fullmakter lagras enligt Personuppgiftslagen, PUL*. Fullmakterna ska betraktas som ett fakturaunderlag för redovisning. HSF ska kunna ta del av fullmakterna vid behov. Det går att ansöka om att hantera glasögonbidrag för 8 19 år eller glasögonbidrag för 0 7 år eller hantering av båda dessa glasögonbidrag. *kommer att stå Dataskyddsförordningen, GDPR efter nästa uppdatering i Thord. Dokumentet på följande länk beskriver vad optikerverksamheten förbinder sig genom ansökan om att få bli leverantör för glasögonbidrag.

12 (22) http://www.vardgivarguiden.se/globalassets/patientadministration/04-patientnara- rutiner/06-glasogonbidrag-for-barn/ansokan-leverantor-for-glasogonbidrag--- thord.pdf När ansökan är godkänd framgår det av manualen i Thord vad mer som krävs för att komma igång med ansökningarna. Om ni redan är godkänd leverantör för att hantera glasögonbidrag för barn 0 7 år i Thord gör ni en ansökan om utökad roll i Thord för att kunna ansöka om bidrag för 8 19 år. Se manualen för Thord hur man ansöker om utökad roll. Var hittar vi manualen till Thord? När man har loggat in i Thord via https://www.thord.sll.se/thord/home klicka på Hjälp (högst upp till höger), klicka på Manual. Vi har problem att hitta/logga in i Thord, var ska vi ringa? På första sidan i Thord finns kontaktuppgifter till SLL IT-support som kan svara på handhavandefrågor eller tekniska problem. Vad innebär fullmakt? Fullmakt innebär rätten att företräda någon annan. D v s att den som lämnar fullmakten (skriver under) godkänner att någon annan hanterar/företräder dem i ett visst ärende eller dylikt. Fullmakten i Thord innebär att vårdnadshavaren/sökande (från 18 år) godkänner att optikerbutiken hanterar ansökan av glasögonbidrag istället för de själva (se förtydligande nedan för asylsökande). Via fullmakten ger man optikerbutiken rätten att ta emot bidraget i vårdnadshavarens/sökandens ställe, för avdrag på köpesumman. Vad händer om kunden inte ger fullmakt/vill skriva under fullmakten? Om vårdnadshavaren/sökanden (från 18 år) inte undertecknar fullmakten, d v s att denne inte godkänner att överlåta hanteringen av bidragsansökan till optikerbutiken kan butiken inte hantera bidraget. I dessa fall betalar vårdnadshavaren/sökanden hela kostnaden för glasögon/linser/synundersökning själv och kan ansöka om bidraget i efterhand genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se). Ansökan ska komma in till landstinget inom tre månader ifrån inköpsdatum. Information om detta finns på 1177.se. (https://www.1177.se/stockholm/regler-ochrattigheter/glasogonbidrag-for-barn/)

13 (22) Hur hanteras/används fullmakten? Fullmakten skrivs ut ifrån Thord vid ansökningstillfället och vårdnadshavare/sökande (från 18 år) skriver under fullmakten i optikerbutiken där denne överlåter hanteringen av bidragsansökan till optikerbutiken. Fullmakten ska förvaras hos och hanteras av optikerbutiken enligt GDPR och bokföringslagen (10 år). I samband med ansökningsprocessen i Thord blir optikern uppmanad att både skriva ut fullmakten samt intyga att detta gjorts och att fullmakten är underskriven av vårdnadshavaren/sökande. När fullmakten är underskriven av vårdnadshavare/sökande ska ansökan om bidrag göras i Thord av optikerbutiken. När bidraget är beviljat av HSF och fakturerat av optikerverksamheten, betalas bidraget ut till verksamheten (se manualen i Thord för de olika stegen i processen). Vid behov ska optikerbutiken kunna överlämna fullmakten till HSF för granskning. Hur länge måste en fullmakt förvaras/sparas? Fullmakten är att betrakta som fakturaunderlag och ska sparas i 10 år enligt Redovisningslagen och hanteras enligt GDPR, tidigare PUL. PUL = Personuppgiftslagen (1998:204) som reglerar hur personuppgifter får insamlas och lagras. http://www.riksdagen.se/sv/dokument- lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/personuppgiftslag-1998204_sfs-1998-204 PUL ersattes av den av EU framtagna Dataskyddsfördningen GDPR, The General Data Protection Regulation, i maj 2018. Fullmakt för Asylsökande: Vem ska skriva under? På fullmakten och i manualen står det att fullmakten ska skrivas under av vårdnadshavaren. En Vårdnadshavare är den eller de personer som har den rättsliga vårdnaden (d v s är juridiskt ansvariga) för ett barn. Det kan antingen vara en eller båda föräldrarna eller en person utsedd av domstol, vilket (i fallen med ensamkommande barn/flyktingar) är en God Man. Fullmakten kan skrivas under av sökande själv om de är över 18 år. Vid ansökan för ensamkommande asylsökande barn mellan 8 19 år och barnet är under 18 år så ska en God Man medfölja för att skriva under fullmakten.

14 (22) Syns tidigare manuella ansökningar för glasögonbidrag i Thord? Ansökningar mellan 1 mars 2016 och 1 februari 2018 syns inte i Thord. Manuella ansökningar efter 1 februari 2018 syns i Thord. Om det finns tidigare manuella ansökningar i Thord, kontakta HSF (glasogonbidrag.hsf@sll.se) för att kontrollera om bidrag har betalats ut för det synfel som ni vill ansöka om bidrag för, innan ny ansökan i Thord skapas. Enligt Thord har NN redan fått bidraget, vad måste vi göra då? Om kunden har varit hos er tidigare, och fått bidrag via er, ska ni kontrollera att synförändring sedan senaste bidragsansökan har inträffat, innan ni skapar en ny ansökan i Thord. Om kunden har varit hos en annan optiker (som har hanterat bidraget via Thord) ska ni ta kontakt med den optikern för att kontrollera att synförändring sedan senaste bidragsansökan har inträffat, innan ni skapar en ny ansökan i Thord. Se ovan vad som gäller om det finns en tidigare manuell ansökan i Thord. Vilka steg måste göras för att få utbetalt via Thord? 1 Registrera ansökan*. 2 Efter att ansökan är godkänd, skapa ett fakturaunderlag per ansökan. 3 Skapa en samlingsfaktura för månadens ansökningar en (1) gång i månaden, (se manualen i Thord för de olika stegen i processen). *OBSERVERA att för barn 0 7 år måste fakturaunderlaget skapas direkt efter registreringen av ansökan. Skapas inget fakturaunderlag sparas inte ansökan i Thord även om fullmakten är utskriven. Hur lång tid tar det att få utbetalt efter att faktura skapats i Thord? 30 dagar från att optikerverksamheten har skapat samlingsfakturan i Thord. Hur ofta ska vi registrera i Thord? Ansökan om att hantera bidraget för kunden skapas oftast vid utprovningen/beställningen så att fullmakten att hantera ansökan kan skivas under. Fakturaunderlaget* skapas förslagsvis löpande när glasögon/linser hämtas ut. Fakturering ska ske en (1) gång i månaden. Om utprovningsprocessen dragit ut på tiden kan fakturaunderlaget skapas senast tre (3) månader efter att ansökan har blivit godkänd, därefter går det ej att skapa fakturaunderlaget. (Ansökan makuleras i Thord efter tre (3) månader). *OBSERVERA att för barn 0 7 år måste fakturaunderlaget skapas direkt efter registreringen av ansökan. Skapas inget fakturaunderlag sparas inte ansökan i Thord även om fullmakten är utskriven.

15 (22) Barn/unga som snart fyller 8 år resp. 20 år? Eftersom barn fram till dagen innan de fyller 8 år endast har rätt till 500 kr i bidrag måste ansökan samt fakturaunderlaget vara skapat innan födelsedagen, för att rätt bidrag ska kunna ansökans om. Det är inköpsdatumet i relation till födelsedagen som avgör vilken storlek på bidrag de har rätt till. Unga har rätt till bidraget fram till dagen innan de fyller 20 år. Thord spärrar ansökningar på födelsedagen så ansökan måste vara skapad innan födelsedagen, för att bidraget ska kunna hanteras i Thord. Om födelsedagen hinner passeras innan ansökan i Thord skapats kan den unga ansöka om bidraget själv i efterhand, inom tre månader ifrån inköpsdatum (glasögon/linser måste vara betalda innan födelsedagen). Vad är det för skillnader i processen i Thord för 0 7 år resp. 8 19 år? Ansökningar för 0 7 år saknar godkännandesteget innan fakturaunderlag kan skapas. Fakturaunderlaget måste fyllas i vid ansökningstillfället för att ansökan ska sparas. Ansökningar för 8 19 år måste godkännas av Landstinget innan fakturaunderlag kan skapas. Se manualen för Thord för alla steg i processen. Hur skrivs paketpriser in i Thord? Paketpriser för glasögon inklusive båge finns som en egen rad i Thord och skrivs in där. Bågar inkl. glas exkl. moms. Vid linsunderökning/nytillpassning där provlinser ingår, vilket ger rätt till bidrag för synundersökningskostnaden, ska paketpriset delas upp mellan Kontaktlinser och Synundersökning exkl. moms. Det går inte att ansöka om endast synundersökningskostnaden i Thord. Momsen ska särredovisas, se nedan hur. Hur ska moms anges i Thord? Momsen ska särredovisas när ni skriver in kostnaderna i fakturaunderlaget i Thord. Det vill säga att ni ska skriva in kostnaderna exkl. moms på respektive rad för glasögon/bågar/kontaktlinser och sen skriva in den totala momsen i fältet moms. Summa ska bli den totala kostnaden för vårdnadshavaren/sökande inkl. moms. Ni får inte skriva in kostnaden inkl. moms och sen även ange momsen i fältet för moms. Summa blir då för hög och motsvarar inte den totala kostnaden för vårdnadshavaren/sökande inkl. moms, innan bidrag dragits av. Thord räknar ut hur stort bidrag barnet/ungdomen har rätt till utifrån vad ni skriver in för kostnader. Synundersökningskostnaden är momsfri och ska redovisas separat i Thord.

16 (22) Hur ska optiker hantera bidrag för kontaktlinser? Bidraget går inte att använda som en pott på 800 kr i Thord. Ansökan ska endast göras då ett nytt synfel har konstaterats och ska spegla ett inköp av glasögon/linser för det specifika synfelet. Om linser köps i mindre mängd och kostnaden inte uppgår till 800 kr för synundersökning + linser så får man endast ansöka om den faktiska, lägre, kostnaden för detta synfel. Om bidraget redan har använts till glasögon för barnet så får inte en ansökan skapas även för linserna för samma synfel. (Se ovan angående hur ofta man kan ansöka om bidraget). Vi har skrivit in beloppen i fakturaunderlaget fel, kan vi ändra? Ja sedan en tid tillbaka så går det att ändra angivna kostnader för glasögon/bågar/linser/moms och synundersökning innan samlingsfakturan skapats. Ansökningar som har status Klar för fakt. kan ändras genom att öppna ansökan och klicka på knappen Ändra fakturaunderlag. (Se ovan hur moms ska redovisas). Vad gäller för de som väljer att köpa glasögon/ linser på abonnemang? Optiker kan inte ansöka om bidrag via Thord för abonnemangskunder. I de fall där vårdnadshavaren/sökanden väljer att teckna ett abonnemang vid en synförändring kan de ansöka om bidrag i efterhand men betalar då hela kostnaden för glasögon/linser/synundersökning själv och kan ansöka om bidraget genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se). Ansökan ska komma in till landstinget inom tre månader ifrån inköpsdatum**. Ett abonnemang på glasögon gäller oftast fler än ett par glasögon. Bidraget går bara att använda till ett par glasögon per synfel. Med ansökan ska bifogas abonnemangsavtalet (där det ska framgå vem abonnemanget gäller, styrkor och vad varje par kostar per månad), recept och betalningsbevis (kontoutdrag över de månadsinbetalningar som krävs för att uppnå maximalt bidrag för ETT par glasögon). ** Ansökan måste inkomma till Regionen inom tre månader ifrån senaste månadsinbetalningen som ger rätt till maximalt bidrag när det avser glasögon/linser på abonnemang. För linsabonnemang med en månadskostnad under 800 kronor behövs kontoutdrag över fler månader för att ha rätt till maximalt bidrag. Om synen förändras under abonnemangstiden kan nytt bidrag ansökas om och nytt recept, abonnemangsavtal och nya kontoutdrag ska då bifogas den nya ansökan. Om synundersökning har gjorts fysiskt i butik så kan de skicka med även det kvittot vid ansökningstillfället (eftersom det i Thord inte går att ansöka om bidrag för enbart synundersökning).

17 (22) Vad gäller för barn som både har glasögon och linser? Maximalt bidrag är 800 kr för ett konstaterat synfel oavsett vilket synhjälpmedel man väljer att införskaffa. Optiker får inte skapa två olika ansökningar, en för glasögon och en för linser, för samma synfel. (Se ovan angående hur ofta man kan ansöka om bidraget och om barnet/ungdomen har afaki eller diplopi). Hur fakturerar optikern glasögonbidraget? Hela hanteringen av glasögonbidrag görs i Thord. Se manualen i Thord för de olika stegen före fakturering och hur fakturering går till. Varför är ansökan makulerad när den hade fått status ansökan godkänd av HSF? Ifrån det datumet ansökan är godkänd i Thord har optikern tre (3) månader på sig att skapa fakturaunderlaget för det ansökta bidraget. När tre månader har gått makuleras ansökan automatiskt i Thord. (För barn 0 7 år måste fakturaunderlaget skapas direkt efter registreringen av ansökan, se ovan och nedan för mer info.) Var är ansökan som fullmakten referera till? Det händer att ansökningar inte återfinns i Thord för barn 0 7 år trots att man har ett ansökningsnummer på fullmakten. En trolig orsak till detta är att fakturaunderlaget inte har fyllts i och sparats i samband med ansökan och utskrift av fullmakten. En ansökan för barn 0 7 år är sparad när den har fått status klar för fakt i Thord. Om en ansökan inte återfinns men en fullmakt är påskriven kan en ny ansökan skapas inom tre (3) månader och fullmakten ifrån den nya ansökan häftas ihop och förvaras med den påskrivna fullmakten för spårbarhet. Om optiker lägger in en retroaktiv/försenad ansökan i Thord spärrar man nya ansökningar i sex månader framåt och kontakt med HSF måste tas, om synen har förändrats, för upplåsning av kunden, se ovan. Varför har vi fått avslag på ansökan för 8 19 år i Thord? Om en ansökan i Thord inte blir godkänd utan får avslag av HSF ska det gå att se orsaken i Thord och via det mail som skickas till optikern. (Se nedan vad ni ska göra vid avslag).

18 (22) Vad ska vi göra när vi har fått ett avslag i Thord? Optikern ska informera kunden/vårdnadshavaren/sökande om att ansökan har fått avslag och även hänvisa till 1177.se/Stockholm där det framgår hur kunden/vårdnadshavaren/sökande kan överklaga beslutet om avslag. Regionen kommer även skicka ut ett beslut om avslag till kunden/vårdnadshavaren/sökanden. Om optikern redan har dragit av bidraget på kundens kostnad skall optikern återkräva bidraget ifrån kunden. Det är endast beslut om avslag för barn och unga 8 19 år som är överklagningsbara eftersom lagen ger möjlighet till det. Information att lämna ut: Detta beslut kan överklagas. Överklagandet ska vara skriftligt och ställt till Förvaltningsrätten i Stockholm, men skickas in till Region Stockholm, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Box 6909, 102 39 Stockholm. Överklagandet ska ha kommit in till Region Stockholm inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om sista dagen infaller på en lördag, söndag eller helgdag räcker det att skrivelsen kommer in nästa vardag. I skrivelsen skall anges vilket beslut som överklagas, vilken ändring som begärs och vilka omständigheter som åberopas till stöd för överklagandet. Ansökningar för barn 0 7 år som fått avslag kan inte överklagas. När får barnet/ungdomen köpa glasögon på egen hand? För att underteckna fullmakten som krävs för att optikern ska få rätten att ansöka om bidraget måste ungdomen vara 18 år. Barn och ungdomar under 18 år måste ha med sig vårdnadshavare/målsman som ska skriva under fullmakten. Vad är skillnaden mellan en Administratör och en Användare i Thord? En administratör skapas när ansökan om att bli leverantör görs i Thord. Både en administratör och en användare kan göra följande i Thord: Skapa ansökningar, söka efter ansökningar (innan de fakturerats), skapa fakturaunderlag, ta bort ansökningar (innan de fakturerats), byta butikstillhörighet, byta sitt eget lösenord och namn/mailadress. En administratör kan utöver ovan även: skapa och administrera användare och administratörer för organisationen, skapa, söka efter och kreditera fakturor för organisationen, hantera avdelningar/butiker samt ansöka om utökad roll för organisationen. Under Administrera användare i Thord kan administratören lägga till/ta bort eventuell utökad roll, byta butikstillhörighet och inaktivera användare. Se manualen i Thord för hur ovan görs.

19 (22) Måste Användarkonton och Administratörskonton i Thord vara personliga? Ja! Varje person i en optikerbutik/organisation som ska kunna ansöka om bidrag i Thord ska ha ett eget användarkonto för att det ska gå att spåra vem som gjort ansökan/fakturaunderlagen osv. Administratören/-erna i organisationen är den/de som skapar och administrerar användarkonton i Thord. Om en person slutar ska administratören inaktivera den personens konto i Thord. Hur görs ansökan om bidrag när kunden köper via onlineföretag? Eftersom ansökningar i Thord kräver en fysisk underskrift av en fullmakt kan företag som säljer glasögon/linser online inte hantera bidragsansökningar via Thord. Vårdnadshavare/sökande (från 18 år) för barn och unga mellan 8 19 år kan då istället ansöka om bidraget i efterhand genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se). Ansökan ska komma in till landstinget inom tre månader ifrån inköpsdatum. Om synundersökning har gjorts fysiskt i butik så kan de skicka med även det kvittot vid ansökningstillfället (eftersom det i Thord inte går att ansöka om bidrag för enbart synundersökning). Barn 0 7 år måste vända sig till en optiker som är ansluten i Thord för att kunna ta del av bidraget. (Lista över optiker finns på 1177.se/Stockholm). Hur gör kunden om de vill köpa glasögon hos en optiker som inte är ansluten till Thord t ex i ett annat län/utomlands? För barn 0 7 år måste vårdnadshavaren vända sig till en optikerbutik som är ansluten till Thord. (Lista över optiker finns på 1177.se/Stockholm). För barn och unga 8 19 år kan de vända sig till optiker över hela landet. För de inköp som görs hos optiker som inte är anslutna till Thord får de då betala hela kostnaden för glasögon/linser själva och kan ansöka om bidraget i efterhand genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se). Ansökan ska komma in till landstinget inom tre månader ifrån inköpsdatum. (Hänvisa till 1177.se/Stockholm för mer info kring vilka underlag som ska bifogas ansökan). Optiker som inte är anslutna till Thord får inte fakturera Region Stockholm för bidragen. Optiker utanför Stockholms län får ansöka om att bli leverantörer av glasögonbidrag i Thord om de har många kunder som är skrivna/folkbokförda i Stockholm t ex optiker i universitetsstäder, optiker i län i nära anslutning till Stockholm och optiker på

20 (22) semesterorter i Sverige. Optiker utanför Stockholms län som ansöker och blir godkända leverantörer av glasögonbidraget i Thord kan endast hantera glasögonbidragsansökningar för barn och unga folkbokförda i Stockholm via Thord. Kunden har ångrat sitt köp, vad ska vi göra i Thord? Om kunden ångrar sitt köp, lämnar tillbaka glasögonen/linserna och får pengarna tillbaka ska glasögonbidragsansökan i Thord tas bort/krediteras. Innan krediteringen är gjord kan kunden inte ta del av bidraget hos en annan optiker. (Se manualen i Thord för hur man tar bort/krediterar bidrag i Thord). Vad betyder folkbokförd? Skatteverket har ett register över var folk bor i Sverige och var man är folkbokförd är där man uppgivit att man bor. I vardagligt tal används även att vara skriven någonstans och det är samma sak som folkbokförd. Ett barn med föräldrar som inte bor på samma ställe är folkbokförd antingen hos den ena eller den andre föräldern och kan inte vara folkbokförd på två ställen. Många av en persons rättigheter och skyldigheter är beroende av att och var personen är folkbokförd, till exempel rätten till glasögon- eller bostadsbidrag, var personen ska betala sin skatt och rösta. Ändring av folkbokföringsadress görs via Skatteverket. Om en kund nyligen folkbokfört sig i Stockholm kan det vara en viss fördröjning innan Thord uppdateras med den nya adressen. Om det är bekräftat hos Skatteverket att personen är folkbokförd i Stockholm men det står den gamla adressen i Thord kan optikern kontakta HSF som gör en extra uppdatering av folkbokföringsuppgifterna på den kunden och ansökan blir möjlig att skapa. Var hänvisar vi kunder som vill läsa om glasögonbidrag för barn och hur ansökningsprocessen går till? 1177.se samt att de väljer den region som barnet är folkbokfört i. Sedan rekommenderas att de söker efter glasögonbidrag för barn. Hur ansöker vårdnadsgivaren/sökanden på egen hand? I de fall kunden inte vill skriva under fullmakten, köpt glasögon/linser online eller hos optiker som inte är ansluten till Thord, köpt glasögon/linser på abonnemang, saknar reservnummer, fyllt 20 år innan ansökan i Thord hann skapas, kan de ansöka om glasögonbidraget på egen hand om de är folkbokförda i Stockholms län. I dessa fall betalar vårdnadshavaren/sökanden hela kostnaden för glasögon/linser/synundersökning själv och kan ansöka om bidraget i efterhand

21 (22) genom att efterfråga en blankett ifrån HSF via mail (glasogonbidrag.hsf@sll.se). Ansökan ska komma in till regionen inom tre månader ifrån inköpsdatum**. Information om vad som ska bifogas ansökan finns på 1177.se. (https://www.1177.se/stockholm/regler-och-rattigheter/glasogonbidrag-for-barn/) **undantag för de som tecknar abonnemang se ovan Vad gäller för de som väljer att köpa glasögon/ linser på abonnemang? Var hittar jag regelverket för glasögonbidrag i Stockholm? Läs alla svar på frågorna i detta dokument. Information för optiker finns även på: http://www.vardgivarguiden.se/patientadministration/patientnararutiner/glasogonbidrag-till-barn/ Information för vårdnadshavare/sökande i Stockholm finns även på: https://www.1177.se/stockholm/regler-och-rattigheter/glasogonbidrag-for-barn/ Hur kommer vi i kontakt med HSF? Mailar till glasogonbidrag.hsf@sll.se Om ni behöver personlig kontakt ring 08-123 132 00 och be att få bli kopplad till den som hanterar glasögonbidrag för barn. Vad står HSF för? Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen som ingår i Region Stockholm, tidigare Stockholms läns landsting (SLL). Vi har fått en ny mailadress/telefonnummer/ fakturaadress/bankgiro** för organisationen, hur ändrar vi det i Thord? Skicka ett mail till HSF (glasogonbidrag.hsf@sll.se) med information om vilka uppgifter som ska ändras och till vad. **Det nya bankgirot måste tillhöra befintlig organisation. Även mindre ändringar av felstavade organisationsnamn kan HSF ändra utan ny ansökan. Vi har ändrat ägare/organisationsnummer /företagsnamn, hur ändrar vi det i Thord? En ny ansökan om att få bli leverantör av glasögonbidrag behöver skapas med rätta uppgifter i Thord. Och den gamla organisationen ska inaktiveras i Thord av HSF.

22 (22) Vi kommer att stänga/har stängt vår butik, vad behöver vi göra i Thord? När utestående fakturor är betalda ska ni meddela HSF att butiken har upphört så inaktiverar HSF butiken i Thord. Har ni en organisation med flera butiker och endast en butik har stängt men organisationen finns kvar, meddela HSF att butiken upphör så inaktiverar HSF butiken i Thord. Vi har frågor om de ansökningar vi gjort, vilka regler som gäller eller har frågor om ett individuellt bidrag, vilka kan besvara dem? Om svaret på frågan inte återfinns i detta dokument kontakta glasogonbidrag.hsf@sll.se. Vi har frågor om de fakturor vi skickat till HSF, vilka kan besvara dem? Maila i första hand till lsf.admin.hjalpmedel@sll.se och ställ er fråga om fakturor dit. I andra hand kan ni ställa fakturafrågor till glasogonbidrag.hsf@sll.se. Kontaktuppgifter finns även på Thords första sida under Kontakta oss. Hur hittar man i detta dokument? Lättast är att läsa innehållsförteckningen och klicka på den fråga man behöver svar på alternativt att söka upp ett ord via sökfunktionen i Adobe (Redigera/sök) för att hoppa mellan alla de förekomster av det ordet som finns.