Bilaga 7 Användarprofiler stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 3 1.1 Syfte med användarprofilerna 3 1.2 Omfattning 3 2 Användarprofiler 3 2.1 Allmänt 3 2.2 Fältpersonal - verksamhetssystem 4 2.3 Fältpersonal 5 2.4 Pedagoger 5 2.5 Uppsökare 6 2.6 Tjänstemän 7 2.7 Chefer 8 2.8 Tekniktjänstemän 8 2.9 Informationstjänstemän 9 2.10 Gemensam 10 2.11 Kiosk-klient 11 3 Förvaltning 11 2 (11) Upphandling GSIT 2.0
1 Inledning Definitioner som används i denna bilaga har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Denna bilaga beskriver Stadens användarprofiler. Beskrivningarna utgår från Stadens behov av it-stöd för ett modernt, attraktivt och effektivt arbetssätt. 1.1 Syfte med användarprofilerna Användarprofilerna beskriver behovet av it-stöd för merparten av Stadens Användare. Baserat på användarprofilerna ska Leverantören utforma och leverera Tjänsterna så att de motsvarar Användarnas behov. Profilerna ska även utgöra underlag för kontinuerlig förbättring av Tjänsterna. Användarprofilerna ska vid beställningar användas för att förenkla beställningsförfarandet. 1.2 Omfattning Med undantag från profilerna gemensam och kiosk-klient så omfattar profilerna de Användare som har ett användarkonto. Utgångspunkten ska därför vara att varje Användare med ett användarkonto i Stadens arbetsplatssystem ska ha en profil kopplad till sig. Utöver beskrivna användarprofiler finns Användare utan användarkonto i Staden som endast har behov av åtkomst till vissa webbaserade Applikationer eller Tjänster. 2 Användarprofiler 2.1 Allmänt Beskrivningen av användarprofilerna består dels av en beskrivning av arbetssätt och dels en inriktning för vilken typ av it-stöd som uppfyller Användarens behov. Leverantören är medveten om att användarprofiler kan komma att läggas till och att befintliga användarprofiler kan komma att ändras. Sådana tillägga eller ändringar ska ske enligt Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). En översikt över de tio användarprofilerna framgår av bilden nedan. Upphandling GSIT 2.0 3 (11)
Fältpersonal - verksamhetssystem Pedagoger Tjänstemän Tekniktjänstmän Gemensam Fältpersonal Uppsökare Chefer Informationstjänstemän Kiosk-PC 2.2 Fältpersonal - verksamhetssystem Användarna har i mycket hög utsträckning ett rörligt arbetssätt. De arbetar primärt ute på fältet, men arbetar även vid vissa tillfällen i den egna verksamhetens lokaler. Exempel på roller som finns i denna användarprofil är personal i hemtjänsten, vårdbiträden, fastighetsskötare och drifttekniker. Användarna arbetar primärt i Lokala Verksamhetssystem och Centrala Verksamhetssystem där enklare informationsbearbetning förkommer. Det kan typiskt sett handla om ett planerings- och dokumentationsverktyg där läsning av scheman och rapportering av utförda hembesök, inspektioner eller liknande utförs. De använder internet och kommunicerar med hjälp av text, röst och videobaserad kommunikation men arbetar endast i begränsad utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen. Användarna deltar i begränsad omfattning i möten men ibland håller de presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna har behov av en personlig smartphone eller i vissa fall både en smartphone och en mindre surfplatta. Utöver detta har Användarna, när de befinner sig i verksamhetens lokaler, behov av tillgång till en bärbar dator som kan delas med andra Användare och även användas för presentationer i konferensrum etcetera Normalt behövs en delad dator per verksamhetsställe. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Viktiga faktorer för denna användarprofil är lång batteritid, stöttålighet, mycket låg vikt, skärm med hög läsbarhet, lågt pris och tillgänglighet till 4G. 2.2.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Ingen dator i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. 4 (11) Upphandling GSIT 2.0
Surfplatta: Ingen surfplatta i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Smartphone: Samsung Galaxy Xcover 2 2.3 Fältpersonal Användarna har i mycket hög utsträckning ett rörligt arbetssätt, de arbetar primärt ute på fältet, men arbetar även vid vissa tillfällen i den egna verksamhetens lokaler. Exempel på roller som finns i denna användarprofil är fältassistenter, parkleks- och fritidsgårdspersonal. De arbetar primärt med Applikationer för sökning av information på internet och använder sociala medier för att hålla sig informerade om aktuella händelser. De använder internet och kommunicerar med hjälp av text, röst och videobaserad kommunikation men arbetar endast i begränsad utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen. Användarna deltar i begränsad omfattning i möten men ibland håller de presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna har behov av en personlig smartphone. Utöver detta har Användarna, när de befinner sig i verksamhetens lokaler, behov av tillgång till en bärbar dator som delas med andra Användare. Normalt behövs en delad dator per verksamhetsställe. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Viktiga faktorer för denna användarprofil är lång batteritid, stöttålighet, mycket låg vikt, skärm med hög läsbarhet, lågt pris och tillgänglighet till 4G. 2.3.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Ingen dator i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Smartphone: Samsung Galaxy Xcover 2 2.4 Pedagoger Användarna arbetar inom eller i nära anslutning till verksamhetens lokaler, samt i viss utsträckning på andra platser, exempelvis vid utflykter. Exempel på roller som finns i denna användarprofil är personal inom LSS-kollo (kolloverksamhet för barn, ungdomar och vuxna med funktionsnedsättning). Pedagoger inom Stadens Pedagogiska Verksamheter omfattas inte av denna användarprofil. Upphandling GSIT 2.0 5 (11)
Användarna arbetar primärt med pedagogiska Applikationer tillsammans med barn och ungdomar, exempelvis foto- och bildbearbetning samt Applikationer för sökning av information på internet. Användarna använder internet och kommunicerar med hjälp av text, röst och videobaserad kommunikation men arbetar i viss utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen. Användarna deltar i begränsad omfattning i möten men ibland håller de presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna tar även digitala anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en delad smartphone och en delad surfplatta. Utöver detta har Användarna, när de befinner sig i verksamhetens lokaler, behov av tillgång till en bärbar dator som kan delas med andra Användare. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Viktiga faktorer för denna användarprofil är snabb inloggning och låg vikt. 2.4.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Dell Latitude E7250 Smartphone: Apple iphone 5S 2.5 Uppsökare Användarna arbetar primärt ute på fältet men även i verksamhetens lokaler. Denna profil är i första hand tänkt för personal inom socialtjänsten. I vissa fall är kontorsarbetsplatsen fast, i andra free seating. Användarna arbetar med Applikationer för informationssökning, exempelvis söka information om lediga bostäder och lediga jobb tillsammans med den uppsökte. Användarna arbetar i stor utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen (läser, producerar dokument, delar, skriver ut, med mera), använder internet och kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation. Användarna deltar i viss omfattning i möten vilket innebär att de håller presentationer via den utrustning som finns i 6 (11) Upphandling GSIT 2.0
konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna tar även anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en smartphone, en surfplatta och en bärbar dator. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Viktiga faktorer för denna användarprofil är lång batteritid, stöttålighet, mycket låg vikt och tillgång till 4G. 2.5.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Ingen dator i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Surfplatta: Ingen surfplatta i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Smartphone: Apple iphone 5S 2.6 Tjänstemän Användarna har i hög utsträckning ett rörligt arbetssätt, men arbetar även i stor utsträckning från den egna verksamhetens lokaler och på distans. I vissa fall är kontorsarbetsplatsen fast, i andra delad med andra Användare. Användarna arbetar i hög grad med dokumentproduktion i kontorsprogrammen (läser, producerar dokument, delar, skriver ut, med mera), använder internet och kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation. Användarna arbetar med minst ett, men ofta flera, av de Lokala Verksamhetssystemen ocheller Centrala Verksamhetssystemen, vilka antingen kan köras på den egna enheten (klientapplikationer) och nås via nätverk (exempelvis webbapplikationer). Användarna deltar ofta i möten vilket innebär att de håller presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna tar även anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en bärbar dator som är anpassad för arbete i Lokala Verksamhetssystem och Centrala Verksamhetssystem. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Utöver detta har Användarna behov av en smartphone och ibland även en surfplatta. Viktiga faktorer för denna användarprofil är låg vikt. Upphandling GSIT 2.0 7 (11)
2.6.1 Typiska klienter i nuvarande leverans: Dator: Dell Latitude E7250 Smartphone: Apple iphone 5S. 2.7 Chefer Användarna har i hög utsträckning ett rörligt arbetssätt, men arbetar även i stor utsträckning från den egna verksamhetens lokaler och på distans. I vissa fall är kontorsarbetsplatsen fast, i andra delad med andra användare. Användarna arbetar i hög grad med dokumentproduktion i kontorsprogrammen (läser, producerar dokument, delar, skriver ut, med mera), använder internet och kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation. Användarna arbetar med minst ett, men ofta flera, av de Lokala Verksamhetssystemen ocheller Centrala Verksamhetssystemen, vilka antingen kan köras på den egna enheten (klientapplikationer) och nås via nätverk (exempelvis webbapplikationer). Användarna deltar ofta i möten vilket innebär att de håller presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen. I de fall möten sker på distans används kommunikationsutrustning. Användarna tar även anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en bärbar dator som är anpassad för arbete i Lokala Verksamhetssystem och Centrala Verksamhetssystem. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Utöver detta har Användarna behov av en smartphone och ibland även en surfplatta. Viktiga faktorer för denna användarprofil är låg vikt. 2.7.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Dell Latitude E7250 Smartphone: Apple iphone 5S 2.8 Tekniktjänstemän Användarna arbetar från olika platser, primärt från kontorsarbetsplatsen, som kan vara antingen fast eller delad med andra Användare, men även på andra platser i verksamhetens lokaler samt på distans. 8 (11) Upphandling GSIT 2.0
Användarna arbetar med minst en prestandakrävande specialtillämpning, exempelvis statistikberäkning, kartbearbetning, produktion av informationsmaterial eller prestandakrävande CAD och 3D-modeller vilka ställer höga krav på hårdvaran. Användarna arbetar med ett eller flera av de Lokala Verksamhetssystemen ocheller Centrala Verksamhetssystemen, där hämtning och bearbetning av information förekommer. Användarna arbetar i viss utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen (läser, producerar dokument, delar, skriver ut, med mera), använder internet och kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation. Användarna deltar i möten vilket innebär att de håller presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen ocheller via kommunikationsutrustning i de fall möten sker på distans samt tar anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en bärbar dator. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Utöver detta har Användarna behov av en smartphone och ibland även en surfplatta. Viktiga faktorer för denna användarprofil är mycket hög prestanda, rimlig vikt för ändamålet och stort lagringsutrymme. 2.8.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Ingen dator i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Smartphone: Apple iphone 5S 2.9 Informationstjänstemän Användarna arbetar från olika platser, primärt från kontorsarbetsplatsen, som kan vara antingen fast eller delad med andra Användare, men även på andra platser i verksamhetens lokaler samt på distans. Användarna arbetar med minst en prestandakrävande specialtillämpning, exempelvis statistikberäkning, kartbearbetning eller produktion av informationsmaterial. Användarna arbetar med ett eller flera av de Lokala Verksamhetssystemen ocheller Centrala Verksamhetssystemen, där hämtning och bearbetning av information förekommer. Upphandling GSIT 2.0 9 (11)
Användarna arbetar i viss utsträckning med dokumentproduktion i kontorsprogrammen (läser, producerar dokument, delar, skriver ut, med mera), använder internet och kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation. Användarna deltar i möten vilket innebär att de håller presentationer via den utrustning som finns i konferensrummen ocheller via kommunikationsutrustning i de fall möten sker på distans samt tar anteckningar vid dessa möten. Användarna har behov av en bärbar dator. När Användaren är vid kontorsarbetsplatsen används dockningsstation, extern skärm och tangentbord. Utöver detta har Användarna behov av en smartphone och ibland även en surfplatta. Viktiga faktorer för denna användarprofil är mycket hög prestanda, rimlig vikt för ändamålet, stort lagringsutrymme. 2.9.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Ingen dator i nuvarande leverans uppfyller behovet mycket väl. Smartphone: Apple iphone 5S 2.10 Gemensam Denna profil är till för att uppfylla behovet av att en eller flera Användare kan använda it-stöd i exempelvis receptioner, bibliotek och konferensrum. Denna profil är inte kopplad till ett användarkonto. Många av Användarna är inte anställda i Staden, utan istället exempelvis besökare vid bibliotek och aspiranter vid jobbtorg. Användare arbetar med informationssökning, presentationer, dokumentproduktion i kontorsprogrammen, andra programvaror och i vissa fall ett eller flera av de Lokala Verksamhetssystemen ocheller Centrala Verksamhetssystemen. Vissa Användare kommunicerar med hjälp av text-, röst- och videobaserad kommunikation och har behov av att komma åt personlig e-post och egna dokument från it-stödet. Beroende på i vilka lokaler och situationer it-stödet ska användas och av vilka finns i kategorin behov av olika typer av klienter. I vissa fall kan surfplattor vara aktuella för utlåning. Viktiga faktorer för denna användarprofil är enkel hantering och snabb inloggning. 10 (11) Upphandling GSIT 2.0
2.10.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Dell Optiflex 3020 SFF 2.11 Kiosk-klient Denna profil är till för att uppfylla behovet av opersonlig, stationärt placerad klient i publika utrymmen i första hand avsedd för informationssökning på internet eller presentation av information från en Applikation. Denna profil är inte kopplad till ett användarkonto och ingen information ska sparas efter avslutad användning. Beroende på i vilka lokaler och situationer it-stödet ska användas och av vilka finns i kategorin behov av olika typer av klienter. I vissa fall kan surfplattor vara aktuella som kiosk-klienter. Viktiga faktorer för denna användarprofil är snabb inloggning och kompakt utformning. 2.11.1 Typiska klienter i nuvarande leverans Dator: Dell Optiplex 3020 Micro 3 Förvaltning Profilerna ska vid behov uppdateras för att över tid följa och motsvara Användarnas behov i takt med den utveckling som sker. Detta ska ske i enlighet med Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). Leverantörerna ska ansvara för att kontinuerligt förse Staden med information och rapporter kopplade till profilerna samt utvärdera och föreslå anpassningar av Tjänsterna utifrån användarprofilerna. Upphandling GSIT 2.0 11 (11)