April 2011 Riskanalys Beställningsportal för läkemedel testpilot vid SUS, Malmö
Sammanfattning Riskanalysen är gjord inför införandet av Beställningsportalen av läkemedel på delar av SUS. Det har inte framkommit några allvarliga risker när det gäller tillgång till läkemedel. De allvarligaste riskerna är kopplade till den patienttid som går åt till att göra läkemedelsbeställningar och vänta i telefonkö till supporten Riskerna bedöms vara allvarligast initialt för att sedan minska allteftersom sjuksköterskorna blir vana vid Beställningsportalen. Analysteamet har bedömt att mindre allvarliga patientsäkerhetsrisker (riskpoäng 2) inledningsvis kan uppstå varje vecka (riskpoäng 3). Detta ger en total riskpoäng på 6. En annan risk, som fått riskpoäng 2, är att läkemedlen levereras till fel läkemedelsförråd. Det finns dock faktorer som kan innebära att konsekvenserna blir allvarligare. Under sommaren när semestervikarier arbetar kommer tidsåtgången att öka ytterligare. Dessutom måste den patienttid som kommer att gå åt till att beställa läkemedel och vänta i telefonkö adderas till den tid som redan idag går till att göra beställningar av tvätt och förrådsartiklar i Beställningsportalen. Åtgärdsförslag som begränsar riskerna Införandet av Beställningsportalen bör skjutas upp till september. Semesterperioden är då över och Supporten har hunnit bygga upp en organisation som ska täcka behovet. I väntan på att Supporten blir förstärkt och att väntetiderna minskar kan farmaceuterna, som idag är kopplade till avdelningarna som har läkemedelsservice, utbildas till superanvändare. De ska sedan kunna ge stöd till de läkemedelsansvariga sjuksköterskorna. Om inte farmaceuterna kan utgöra detta stöd kan sjuksköterskor vid SUS Resursteam utbildas till superanvändare. Webb-utbildningen bör göras mer interaktiv och kompletteras så att användaren snabbt får bild av Beställningsportalens olika delar och hur dessa förhåller sig till varandra. Dessutom bör det finnas möjlighet att göra en fullständig beställning i en test-miljö. Så snart som möjligt bör en hemsida öppna med de vanligast förekommande frågorna (FAQ). Om sjuksköterskorna kan hitta svar på sina frågor på detta sätt minskar antalet samtal till supporten och väntetiderna förkortas. Förslagsvis kan kontakt tas med Blekinge läns support som har erfarenhet av att svara på nybörjarnas frågor. Antalet LASKar (läkemedelsansvarig sjuksköterska) kan behöva utökas på avdelningarna/enheterna. Avdelningschefer bör få möjlighet att få stöd/hjälp för att bedöma behovet av LASKar. När regionala beslut fattas bör aktuell ledningsgrupp/chef försäkra sig om att ha en helhetsbild av hur belastningen ser ut i det patientnära arbetet. I detta fall har beslut fattats om införandet av beställningsportal för läkemedel samtidigt som vårdpersonalen fortfarande lägger ner patienttid på att göra beställningar av förrådsartiklar och tvätt. För att säkra att läkemedel levereras till rätt förråd bör avdelningscheferna och/eller aktuella sjuksköterskor få ett e-post-meddelande där de ombeds att kontrollera inlämnade uppgifter. 2
Innehållsförteckning 1 Inledning och bakgrund... 4 2 Uppdragsgivare... 4 3 Uppdrag... 4 3.1 Avgränsningar,... 5 4 Deltagare i analysteam... 5 5 Metodik... 5 6 Resultat... 6 6.1 Inledning... 6 6.2 Processen... 6 6.3 Risker, orsaker samt förslag på åtgärder och uppföljningsmetod... 7 7 Bifynd... 9 8 Tidsåtgång... 9 9 Uppdragsgivarens kommentarer... 9 9.1 Åtgärder... 10 9.2 Återkoppling... Fel! Bokmärket är inte definierat. 9.3 Uppföljning... 11 10 Bilagor... 11 11 Förekommande begrepp... 11 3
1 Inledning och bakgrund I samband med avregleringen av apoteksmonopolet upphör Region Skånes avtal, om läkemedelsförsörjning och tjänster, med Apoteket Farmaci AB den 31 augusti 2011. En ny upphandling har genomförts som omfattar Logistikcentra, Tillverknings- och beredningsenhet samt Läkemedelsservice. De nya avtalen har tecknats med Apoteket Farmaci för uppdragen, logistikcentra och tillverknings- och beredningsenhet och med Vårdapoteket Syd AB för uppdraget av läkemedelsservice. Avtalen gäller från den 1 september 2011 och löper på fyra år med möjlighet till förlängning i upp till två år. Uppdragen Logistikcentra ska förse Regionens sjukvårdsförvaltningar med läkemedel och läkemedelsnära produkter. Två försörjningsnav upprättas som utgår från SUS Lund och SUS Malmö. Dialysservicen samordnas från Malmö. Tillverknings- och beredningsenhet omfattar driften av tillverkning/ beredning av extemporeläkemedel och kliniska läkemedelsprövningar. Sjukvården får här tillgodosett behovet av läkemedel och läkemedelsnära produkter i den beredningsform som krävs när dessa inte finns färdigberedda på marknaden. Läkemedelservice omfattar skötsel av läkemedelsförråd och vätskevagnsförråd för vårdoch operationsavdelningar och större mottagningar inom Regionens sjukvårdsförvaltningar. Beställningsportal I och med upphandlingen av läkemedelsförsörjningen införs ny Beställningsportal (BP) i Raindance, för läkemedel. Innan ett bredinförande av läkemedelsbeställningar i BP införs kommer detta att föregås av läkemedelsbeställningar i Pilotdrift för att säkerställa och optimera BP för läkemedel. 2 Uppdragsgivare Uppdragsgivare är Karin Hesselgard, Ledningsstrateg genom Lars Kristensson, Produktionsdirektör. 3 Uppdrag Uppdraget är att identifiera patientsäkerhetsrisker inför testpiloten av införandet av en ny beställningsportal för läkemedel. Vidare ska åtgärdsförslag föreslås som eliminerar eller begränsar riskerna. Uppdraget omfattar införandet av GLN 1 koder och behörighet till beställningsportalen, utbildning samt teknisk support till vårdavdelningar och mottagningar på SUS. 1 Kod för att koppla leveransadress till en beställare 4
Analysteamet kommer att få underlag i form av planeringsdokument samt handlings- och tidplaner inom de berörda områdena. 3.1 Avgränsningar, Uppdraget omfattar inte: Den tekniska kapaciteten Apotekens arbete med beställningar Transporter av läkemedel från apotek fram till och med avdelningarnas läkemedelsförråd Läkemedelshantering Hanteringen av streckkoder Utbildningens innehåll Övriga vårdavdelningar och mottagningar på Sus eller övriga sjukvårdsförvaltningar Läkemedelsbeställningar som görs av Apoteket Farmaci eller annan privat aktör 4 Deltagare i analysteam Följande personer har ingått i arbetsgruppen; Namn Roll / funktion Enhet Pia Altgård Analysledare Utvecklingscentrum Anna Ahlgren Analysledare Helsingborgs lasarett Thomas Bylund LASK 2 Neurologiska kliniken Birgitta Lindkvist LASK Ortopediska kliniken Tommy Alm LASK Anestesikliniken Camilla Blad LASK Infektionskliniken Kajsa Skog LASK IVA Ansti Mangell LASK IVA Bodil Andersson-Franke LASK Ortopediska kliniken Windefors Cecilia LASK Neurologiska kliniken Sig-Britt Fransson Chef Inköpssupport Koncerninköp Iréne Borelöf Inköpsassistent Koncerninköp Vårdcheferna Annika Gustafsson och Christina Calling har lämnat synpunkter under ett telefonsamtal. 5 Metodik 2 Läkemedelsansvarig sjuksköterska 5
Analysteamet har utgått från metodiken som rekommenderas av Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting (Risk- och händelseanalys, Handbok för patientsäkerhetsarbete; 2009) Riskbedömning har genomförts med metoden Allvarlighetsgrad och Sannolikhet De kriterier/skalnivåer som använts i riskanalysen redovisas i bilaga 1. Analysteamet har tagit fram en modifierad skala för allvarlighetsgrad jämfört med handboken. Bakomliggande orsaker har identifierats för de risker som bedömts vara allvarliga eller där det varit relevant av andra skäl. Åtgärdsförslag för att minimera eller eliminera identifierade risker har tagits fram för de risker som bedömts vara allvarliga eller där det varit relevant av andra skäl. 6 Resultat 6.1 Inledning Riskanalysen är gjord inför införandet av Beställningsportalen av läkemedel på delar av SUS. Detta har inneburit att analysteamet haft ett begränsat faktaunderlag att utgå ifrån. Den bakgrundsinformation som funnits till hands har varit ett informationsbrev (bilaga 2) som gått till berörda chefer, tillgång till en webb-baserad utbildning samt muntlig information från. uppdragsgivaren och SUS Läkemedelsfunktion. Denna riskanalys gäller enbart pilotavdelningarna på SUS (bilaga 3). Resultatet som helhet kan inte appliceras på andra avdelningar eller förvaltningar. Analysteamet har bedömt att det inte finns några allvarliga risker när det gäller tillgång till läkemedel. Om beställningsportalen inte fungerar eller läkemedel ej levereras finns flera back-up-rutiner. Dessutom finns även möjlighet att göra en akutbeställning vilket innebär att läkemedel kan levereras till avdelningen inom loppet av 1 timma. Inte heller har några allvarliga risker identifierats när det gäller läkemedelsbeställningar på jourtid eller kvaliteten på de svar som Supporten 3 kan ge. Analysteamet har även noterat två fördelar med Beställningsportalen: jämfört med hur beställningar görs idag: En orderbekräftelse med restnoteringar skickas 30 min efter det att beställningen är gjord. I dagens system får beställaren ingen bekräftelse överhuvudtaget. En annan fördel jämfört med andra beställningar i Raindance är att det räcker att logga in med användarnamn och kod. När det gäller beställningar av tvätt och förrådsartiklar krävs även ett ID-kort. 6.2 Processen Nedanstående bild åskådliggör huvudprocess samt aktiviteter i respektive delprocess som ingått i riskanalysen. 3 Medarbetare från Koncerninköp som svarar på användarnas frågor om beställningar som görs i Raindance 6
6.3 Risker, orsaker samt förslag på åtgärder och uppföljningsmetod Risker Patienttid går åt till att göra läkemedelsbeställningar och att vänta i telefonkö till Supporten Patientsäkerhetsrisker kommer att uppstå om arbetstid som ska ägnas åt att vårda och behandla patienterna går åt till att göra läkemedelsbeställningarna och att vänta i telefonkö till Supporten. Dessa risker bedöms vara allvarligast initialt för att sedan minska allteftersom sjuksköterskorna blir vana vid Beställningsportalen. Även då sjuksköterskorna vant sig vid Beställningsportalen bedömer teamet att mer tid kommer att gå åt till att beställa läkemedel jämfört med nuvarande system. Analysteamet har bedömt att mindre allvarliga patientsäkerhetsrisker (riskpoäng 2) inledningsvis kan uppstå varje vecka (riskpoäng 3). Detta ger en total riskpoäng på 6. Enligt metodiken behöver ingen fortsatt analys göras för risker som får riskpoäng 7. Det finns dock faktorer som kan innebära att patientsäkerhetsriskerna ökar. Under sommaren när semestervikarier arbetar kommer tidsåtgången att öka ytterligare och därmed kan konsekvenserna för patienterna bli allvarligare. Den patienttid som kommer att gå åt till att beställa läkemedel och vänta i telefonkö måste adderas till den tid som redan idag går till att göra beställningar av tvätt och förrådsartiklar i Beställningsportalen. Den totala andelen tid som går åt till beställningarna kan leda till att konsekvenser för patienterna blir allvarligare än ovanstående riskbedömning. Bakomliggande orsaker Lång tid för att göra läkemedelsbeställningar Den webbaserade utbildningen ger inte tillräckligt med kompetens för att effektivt kunna göra läkemedelsbeställningar. Sjuksköterskorna får ingen helhetsbild av portalens olika delar eller hur de förhåller sig till varandra. Det finns inte heller möjlighet att göra en beställning i test-miljö. Lång väntetid till supporten Då beslut fattades om läkemedelsbeställningar i beställningsportalen har Supportens kapacitet inte beaktats. Under testpiloten kommer bemanningen inte att öka i Supporten. Idag är väntetiden i genomsnitt 15 25 min. När beställningsportalen för läkemedel tas i bruk kommer väntetiderna att öka ytterligare. 7
Åtgärdsförslag som begränsar riskerna Införandet av Beställningsportalen bör skjutas upp till september. Semesterperioden är då över och Supporten har hunnit bygga upp en organisation som ska täcka behovet. I väntan på att Supporten förstärks och väntetiderna minskar kan farmaceuterna, som idag är kopplade till avdelningarna som har läkemedelsservice, utbildas till superanvändare. De ska sedan kunna ge stöd till de läkemedelsansvariga sjuksköterskorna. Om inte farmaceuterna kan utgöra detta stöd kan sjuksköterskor vid SUS Resursteam utbildas till superanvändare. Webb-utbildningen bör göras mer interaktiv och kompletteras så att användaren snabbt får bild av Beställningsportalens olika delar och hur de förhåller sig till varandra. Dessutom bör det finnas möjlighet till att göra en fullständig beställning i test-miljö. Så snart som möjligt bör en hemsida öppna med de vanligast förekommande frågorna (FAQ). Om sjusköterskorna kan hitta svar på sina frågor på detta sätt minskar antalet samtal till supporten. Förslagsvis bör kontakt tas med Blekinge läns support som har erfarenhet av att svara på nybörjarnas frågor. Antalet LASKar kan behöva utökas på avdelningarna/enheterna. Avdelningschefer bör få möjlighet att få stöd/hjälp för att bedöma behovet av LASKar. Exempelvis kan en medarbetare med kännedom om SUS verksamheter, och kunskaper i läkemedelshantering och Beställningsportalen utgöra ett bollplank för de chefer som behöver stöd. När regionala beslut fattas bör aktuell ledningsgrupp/chef försäkra sig om att ha en helhetsbild av hur belastningen ser ut i det patientnära arbetet. I detta fall har beslut fattats om införandet av beställningsportal för läkemedel samtidigt som vårdpersonalen lägger ner patienttid på att göra beställningar av förrådsartiklar och tvätt. Uppföljning av åtgärder Supporten bör följa hur många samtal de svarar på och hur långa väntetiderna är. Uppdragsgivaren bör veckovis följa denna statistik och vidta åtgärder om väntetiderna blir allt för långa. LASKarna bör notera i kommunikationsblocket, som ligger i läkemedelsförrådet hos alla som har läkemedelsservice, om de fått svar eller inte då de ställt en fråga till superanvändarna. Om uppföljningen visar att svar kan ges på majoriteten av frågorna kan arbetssättet införas vid bredinförandet av läkemedelsportalen För att följa om negativa händelser eller tillbud inträffar bör alla berörda uppmanas att skriva avvikelser som är kopplade till införandet av beställningsportalen. En speciell ruta för detta bör införas i MedControl så att uppdragsgivarens uppföljning underlättas. Beställda läkemedel levereras till fel läkemedelsförråd (GLN-kod) Risker Det finns risk för att beställda läkemedel levereras till fel läkemedelsförråd. Detta kan dels bero på att leveransadressen blir fel då sjuksköterskorna registreras i portalen och dels kan det ske en sammanblandning av adresser för medarbetare som gör beställningar till flera förråd. Riskerna är kopplade till det merarbete som uteblivna leveranser medför. Analysteamet 8
bedömer att patientsäkerhetsriskerna är mindre allvarliga (riskpoäng 2). Sannolikheten för att risken inträffar begränsas till ett tillfälle per beställare. Om läkemedel levereras till fel förråd har teamet utgått ifrån att adressen korrigeras. För att minimera den administrativa tiden till fördel för patienttiden har teamet valt att ändå arbeta vidare med denna risk. Bakomliggande orsaker Att fel adress registreras kan dels bero på att felaktiga uppgifter fylls i av avdelningschefen och dels att medarbetaren som gör registreringen i portalen skriver fel uppgifter. Enligt Supportens erfarenheter kan även sammanblandning av adresser ske om en kund tidigare har haft flera kundnummer. Åtgärdsförslag som begränsar riskerna Någon form av kvalitetskontroll bör göras då den läkemedelsansvariga sjuksköterskan fått ett GLN-nummer (kopplats till en eller flera leveransadresser/läkemedelsförråd). Ingen i analysteamet har tillräcklig kompetens när det gäller datasystemen för att kunna föreslå en enkel kontroll av att de inmatade uppgifterna är korrekta. Uppdragsgivaren bör fråga någon som har kompetens både när det gäller Beställningsportalen och systemen som innehåller uppgifter om medarbetare och deras arbetsplatser. Om ingen enkel datoriserad kontroll går att genomföra finns andra alternativ: Avdelningscheferna och/eller aktuella sjuksköterskor bör få ett e-postmeddelande där de ombeds att kontrollera inlämnade uppgifter. 7 Bifynd Kostnaderna för akutbeställningar kommer troligtvis att öka på grund av ovanstående problem. 8 Tidsåtgång Arbete i analysgruppen Planering och dokumentation Antal man-timmar 40 h 18 h 9 Uppdragsgivarens kommentarer Projektgruppen för BP (BeställningPortalen) Läkemedel har föreslagit för styrgruppen att tidplanen för införandet av BP justeras och senare lägges, trots att det uppstår en del konsekvenser. Projektgruppen anser att konsekvenserna som medförs av en fördröjning är mindre negativa än de risker som kan uppstå som blivit belyst i riskanalysen. Det är viktigt att det blir kvalitet vid införandet av beställningsportalen för läkemedel då det finns mycket kritik från verksamheterna vid införandet av BP för förrådsvaror beroende på många olika faktorer. 9
9.1 Åtgärder Pilotdrift Istället för en stor Pilotdrift ersätts denna med en mindre testdrift som startar den 17/5. För att minska den förlorade tiden som planerades för pilotdrift så testas Beställningsportalen för läkemedel på ett mindre antal enheter, Neurologen 1, 2 och mottagning, SUS Malmö, under hela sommaren. Den planerar pilotdrift förskjuts för de tänkta 60 enheterna med start den 1/9 alternativt att det blir annan förvaltning och vårdenenheter som tas ut till pilotdrift. Införandet för beställningsportalen sker därefter successivt i oktober och november. Planerna är att alla enheterna är i drift 1/12. Support I riskanalysen inför pilotdrift indikeras att den totala andelen tid som går åt till beställningarna kan leda till allvarliga konsekvenser för patienterna då det går åt mycket tid för att få hjälp av supporten p.g.a. kapacitetsbrist. Den patient tid som kommer att gå åt till att beställa läkemedel och vänta i telefonkö måste adderas till den tid som redan idag går till att göra beställningar av tvätt och förrådsartiklar i Beställningsportalen. Under sommaren när semestervikarier arbetar kommer tidsåtgången att öka ytterligare och därmed kan konsekvenserna för patienterna bli allvarligare. Supporten för BP kommer att förstärkas med tre resurser den blir då välfungerande innan fler beställningar läggs i BP. Kapaciteten för fakturahanteringen för GSF kommer också att förstärkas vilket leder till förbättring innan ytterligare arbetstyngd läggs på den verksamhet, Läkemedelsbeställning som läggs i BP innebär också att en order generera en faktura vilket idag kommer som en samlingsfaktura. De vanligast förekommande frågorna (FAQ) sammanställas av Supporten som tar emot dessa och publiceras via Lälemedelsrådets hemsida.- Läkemedelsförsörjningen i Omställningsprojektet Utbildning för beställning Det finns interaktiva inslag i den webbaserade utbildningen som har förbättrats efter att denna använts för förrådsbeställningar. Ytterligare förbättringar kan göras inför pilotdrift i september. För att mer optimalt uppfylla behovet för en mer interaktiv utbildning till de kommande behöriga beställarna för läkemedel föreslås att denna ber att få vara med t.ex. undersköterskan vid förrådsbeställning samt vid inleverans av förrådsvaror då det är i driftmiljö. Beställaren får då en verklig bild av hur en beställning läggs i beställningsportalen och kan följa flödet. Det finns inte möjlighet till att tillgå en testmiljö för samtliga kommande användare. Testmiljön används för att testa flödet för de krav som e-handeln ställer på Leverantören med test från beställning till fakturering. Det är ett begränsat antal användare som kan vistas i denna testmiljö. Förslaget att farmaceuterna, som idag är kopplade till avdelningarna som har läkemedelsservice, ska utbildas till superanvändare kan inte uppfyllas. Detta ingår inte i vårt avtal och Apoteket Farmaci som ska lämna över läkemedelsservice till ny leverantör den 1/9. Farmaceuterna ska således endast läras upp för att utföra tjänsten läkemedelsservice på berörda avdelningar under sommaren. 10
Ansvaret om sjuksköterskorna vid SUS Resursteam ska vara behöriga beställare för olika avdelningar och därmed utbildas till superanvändare är en förvaltningsfråga. Det är verksamhetschefen som utser behöriga beställare inom sitt verksamhetsområde. Det finns möjlighet att få katedral utbildning för de förvaltningar som önskar detta. Förvaltningen står själv för utbildningskostnaden. GLN-koder Leveransadresser I projektet finns personer som har kompetens och erfarenheter av att hantera GLN-koder För att säkra rätt Godsmottagare (Leveransadress) har ett Excelark skickats ut till berörda verksamhetsansvariga där ansvarig chef ska fylla i korrekta efterfrågade uppgifter. 9.2 Uppföljning Uppföljning kommer att ske av hur beställningsflödet, leverans och fakturering fungerat under testperioden (maj aug) och i pilotdrift (september) samt vilket utbildningsbehov som finns. hur många samtal inkommer till Support/vecka gällande läkemedelsbeställning hur många ordrar avvisas p.g.a. av att behörig beställare valt fel GLN-kod vilka brister och fel har orsakat akut beställning för läkemedel vilka önskemål förekommer om förbättring av webbutbildning, vad ska förbättras 10 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bedömningsskalor Informationsbrev till berörda SUS chefer Pilotkliniker vid SUS 11 Förekommande begrepp I rapporten förekommer följande begrepp och en förklaring kan vara av värde beträffande vad som avses med de olika begreppen. Negativ händelse händelse som medfört vårdskada (SOSFS 2005:12) Vårdskada Risk lidande, obehag, kroppslig eller psykisk skada, sjukdom, eller död som orsakas av hälso- och sjukvården och som inte är en oundviklig konsekvens av patientens tillstånd (SOSFS 2005:12) möjlighet att en negativ händelse ska inträffa (Socialstyrelsens termbank) 11
Orsak Bakomliggande orsak Riskanalys Åtgärd tillstånd, händelse eller handling, eller utebliven handling, som har gett eller kan ge upphov till en negativ händelse eller tillbud Orsak, oftast på systemnivå, som om den åtgärdas minskar risk systematisk identifiering och bedömning av risk den åtgärd som bedöms eliminera eller minska risken Bilaga 1 12
Bilaga 2 13
14
Bilaga 2 15
16