2018-08-14 DNR: MIUN 2016/2116 s riktlinjer för systemförvaltning Beslutad av: Lotten Glans Beslutsdatum: 2018-08-14 Publicering: 2018-08-14 Handläggare: Emelie Holmlund ULS Revidering av DNR: MIUN 2016/2116
1 Syfte Syftet med s systemförvaltningsmodell är att: - skapa förutsättningar för ett systematiskt arbetssätt - säkra att förvaltningsobjekt förbättras och förvaltas med fokus på verksamhetens nytta - skapa en enhetlig organisation av förvaltningsobjekten med tydlighet i ansvar och roller - skapa goda förutsättningar för prioritering, planering och uppföljning - förbättra den digitala arbetsmiljön (för medarbetare och studenter) Modellen ska gälla för existerande förvaltningsobjekt och även användas vid införande av nyutvecklade eller nyanskaffade system. Modellen består utav fyra moment: planera, genomföra, följa upp och förbättra. Mer information om modellen för systemförvaltning finns här. 2 Förvaltningsplaner För varje förvaltningsobjekt ska det finnas en upprättad förvaltningsplan. Mallen för förvaltningsplan utvecklas ständigt utifrån interna och externa behov och förutsättningar. Förvaltningsplanen revideras och förnyas årligen. Förvaltningsplanen syftar bland annat till att klargöra nedanstående: - Vad är det som förvaltas? - För vem? Dvs, vilken/vilka delar av verksamheten stödjs? - Vilka är det som ansvarar för olika delar i systemförvaltningen? - Vilken verksamhetsnytta levereras i stödet som förvaltas? - Hur bevakas systemets omvärld under kommande förvaltningsperiod? - Vilka förutsättningar finns under kommande förvaltningsperiod? 3 Organisation och roller Säkerställer verksamhetens krav och nyttjande på förvaltningsobjektet/en Systemägare Systemansvarig Genomför förvaltningsobjektets IT-lösningar IT-ansvarig Förvaltningsledare IT 1
Systemägare För varje förvaltningsobjekt ska en systemägare finnas utsedd. Systemägaren ska fånga användarnas behov och krav och ha det övergripande ansvaret för att förvaltningsobjektet stödjer verksamheten och verksamhetens mål. Ansvar och uppgifter: - Ansvar för att förvaltningsobjektet användning följer lagar och interna styrdokument - Ställa krav på och godkänner behörighetsregler utifrån den information som förvaltningsobjektet behandlar - Ansvara för att det finns aktuella avtal kring förvaltningsobjektet - I samråd med IT-ansvarig ta fram och rapportera behov i förvaltningsplanen till ITberedningen. Därefter beslutar Systemägare och IT-ansvarig om förvaltningsplanen. - Lyfta behov om vidareutveckling till IT-beredningen - Övergripande kostnads- och finansieringsansvar för förvaltningsobjektet - Ansvara för att arbetet med informationssäkerhet genomförs och uppdateras enligt riktlinjer för informationssäkerhet. - Prioritera de ekonomiska resurserna inom det egna verksamhetsområdet - Ansvara för att det finns användarhandledning, utbildning och annan information kring förvaltningsobjektet. - Utse systemansvarig - Säkerställa att utveckling och förvaltning utgår från användarnas behov Systemansvarig Systemansvarig arbetar på uppdrag av systemägaren och ansvarar för systemförvaltning utifrån systemförvaltningsplanen samt för den dagliga användningen av förvaltningsobjektet. Ansvar och uppgifter: - Initiera och ansvara för aktiviteter inom godkänd förvaltningsplan - Godkänna IT-leveranser - Årligen planera, dokumentera och följa upp förvaltningsobjektets användning och utveckling. Rapportera till systemägare. - Se till att det finns aktuell systemdokumentation - Ta fram, sprida och ständigt förbättra information om användning av förvaltningsobjektet såsom användarhandledning, lathundar, mm. - Förvalta avtal - Arbeta med förbättrings- och utvecklingsåtgärder utifrån målgruppernas behov 2
- Dokumentera och rapportera fel och buggar - Prioritera inom förvaltningsplanen - Fånga upp och sammanställa krav på förändring och utveckling från användare och verksamheten. - Kontakt med leverantören av förvaltningsobjektet - Säkerställa att det finns en välfungerande användarsupport utifrån ett verksamhetsperspektiv - Planera och realisera utbildningar efter behov - Ansvara för att ta fram regler för och administrera användar- och behörighetsadministration - Leda arbete med användartester av nya funktioner - Sammankalla, genomföra och dokumentera förvaltningsmöten med IT-ansvarig - Sammankalla, genomföra och dokumentera användargruppmöten Superanvändare Vissa förvaltningsobjekt som har stor spridning i organisationen kan ha s.k. superanvändare som sorterar under den systemansvarige. Dessa kan då agera kanal mellan denne och användarna och kan bedriva en del av support och kravfångst gentemot vissa användargrupper. Superanvändare ansvarar för att: - Ge support till användare i verksamheten - Samla in behov från användare och föra dem vidare till systemansvarig - Delta i testning av nya funktioner Användargrupp Vissa förvaltningsobjekt har en eller flera användargrupper. Användargrupper består av representanter från användarna och är ett forum för att samla in önskemål och synpunkter samt att prioritera bland dessa. I förvaltningsplaner anges om objektet har användargrupper och vilka som ingår. Det är också möjligt, beroende på objektets spridning och användning, att använda befintliga grupperingar och strukturer för att identifiera behov och förankra utvecklingsaktiviteter. Deltagarna i användargrupperna ska komma från ett lämpligt urval av de delar av verksamheten som nyttjar förvaltningsobjektet. Användargrupperna får gärna bestå av olika typer av användare, mer vana och kunniga i systemet, samt mer ovana, för att skapa så goda förutsättningar som möjligt att identifiera alla användares behov. Ordförande bör vara den systemansvarige. Användargrupperna ansvarar för att: - Samla in behov från användare och föra dem vidare till den systemansvarige - Delta i dialog kring prioritering av utveckling inom förvaltningsplanens ramar 3
IT-ansvarig För varje förvaltningsobjekt ska en IT-ansvarig utses med ansvar för att förvaltningsobjektet har säkerställd IT-teknisk lösning för drift, support och utveckling. IT-ansvarigs arbetsuppgifter anpassas utifrån förvaltningsobjektets förutsättningar och behov. Ansvar och uppgifter: - I samråd med systemägare ta fram och rapportera behov i förvaltningsplanen till ITberedningen. Därefter beslutar systemägare och IT-ansvarig om förvaltningsplanen. - Kvalitetssäkra och tilldela resurser till förvaltningsobjektet inom den egna delen av organisationen - Upprätta rutiner för back-up och säkerhetskopiering utifrån systemägarens krav - Besluta om behörighetsstrukturer och säkerhetsinstruktioner - Säkerställa att systemägarens krav på tillgänglighet tillgodoses - Ge teknisk rådgivning till systemägaren - Se till att servrar och nätverk har tillräcklig kapacitet - Utse förvaltningsledare och specialister Förvaltningsledare-IT För varje förvaltningsobjekt ska en förvaltningsledare-it utses, denne ansvarar för att förvaltningsplanens tekniska delar realiseras genom leveranser i rätt tid med rätt kvalitet och egenskaper. IT-specialist/driftansvariga IT-specialisten är driftverksamhetens representanter inom förvaltningsorganisationen. Ett förvaltningsobjekt kan ha flera IT-specialister. IT-beredning IT-beredningen utses av Förvaltningschefen och består av representanter från verksamheten och ska bl.a. bereda beslut kring prioritering och planering av IT-relaterad verksamhetsutveckling. Detta sker årligen genom en universitetsövergripande process som syftar till att: - Skapa bättre förutsättningar för helhetssyn - Prioritera utifrån helhet - Skapa bättre förutsättningar för planering- och uppföljning - Ansvara för förvaltning och utveckling av systemförvaltningsmodellen - Öka transparens 4
Det behov som lyfts, inom förvaltningsplaner, samlas in, sammanställs och aggregeras tillsammans med behov för nyutveckling. Årshjulet nedan visar tidpunkter för övergripande aktiviteter. Systemägarråd Systemägarrådet består av samtliga förvaltningsobjekts systemägare och IT-ansvariga. Ordförande i rådet är förvaltningschefen. Gruppen ska ha en övergripande bild av samtliga förvaltningsobjekt och ska behandla integrationsfrågor och samband. Möten sker två gånger per år, enligt årshjulet. Övriga frågor som behandlas i systemägarrådet: - Systemöverskridande frågor/beroende mellan förvaltningsobjekt - Säkerställa att förändringar och utveckling i ett förvaltningsobjekt inte negativt påverkar andra objekt. - Övriga betydande frågor som rör flera förvaltningsobjekt Förvaltningsmöten Förvaltningsmöten hålls mellan den systemansvarige och IT-sidans förvaltningsledare. Mötesintervallen kan variera beroende på objektets storlek och omfattning, mötesfrekvens anges i förvaltningsplanen. Vid förvaltningsmötena behandlas: - Förvaltningsobjektets nuläge - Driftrelaterade frågor kopplade till förvaltningsobjektet - Öppna ärenden relaterade till förvaltningsobjektet 5
- Pågående och planerad utveckling - Uppföljning av förvaltningsplanen - Övriga frågor med koppling mellan verksamhets- och IT-sidan Andra mötesformer Två gånger per år hålls möten mellan systemansvariga och förvaltningsledarna. Syftet är att diskutera, utveckla och förbättra arbetssätt, processer, ansvar och roller, leverantörsfrågor osv. IT-beredningen ansvarar för att planera och genomföra dess möten. Dokumentation Enligt s dokumenthanteringsplan ska förvaltningsplanerna årligen diarieföras och arkiveras. 6