Handledning för uppsatsadministratörer godkänna publicering och arkivering av uppsatser/examensarbeten i DiVA Från 31 augusti 2015 arkiveras alla uppsatser och examensarbeten elektroniskt via DiVA (HIG STÖD 2015/430). Det innebär att samtliga uppsatser och examensarbeten som ska arkiveras måste laddas upp i DiVA i pdf format. En elektronisk kopia inklusive metadata förs sedan över till e arkivet. Kontrollera och publicera/arkivera en uppsats 1 Logga in i DiVA http://hig.diva portal.org/login med ditt HiG användarkonto och välj Publicera. Under Publicera visas en lista med uppsatser som ska kontrolleras och publiceras/arkiveras. För att enbart arkivera en uppsats gör du likadant som för att publicera. Skillnaden är att filen markeras Endast arkivering (se s. 7) och inte blir synlig utåt. Publicerade uppsatser arkiveras också. Så länge filen finns i DiVA blir den arkiverad. 1 För läsbarhetens skull används enbart ordet uppsats. Instruktionerna gäller dock både uppsatser och examensarbeten. 1
Sök efter specifika uppsatser. Skriv exempelvis författarens namn eller avdelning. Sortera listan efter registreringsdatum, författare, publikationstyp, titel eller år samt ange hur många uppsatser du vill visa per sida. Utropstecknet visar att det finns en intern anmärkning. För pekaren över utropstecknet för att se anmärkningen. Texten ogranskade arkivfiler innebär att studenten valt att endast arkivera sitt arbete. Bibliografiska uppgifter publiceras som vanligt men filen blir inte synlig utåt. Radera en uppsats (t.ex. en dubblett) genom att klicka på krysset. Klicka på uppsatsen du vill kontrollera.» Om du inte ser uppsatsen i Publicera listan kontrollera att uppsatsen inte redan har publicerats i DiVA. Kontakta annars DiVA administratörerna på biblioteket (diva@hig.se). Studenten kan ha glömt att ange rätt avdelning vilket gör att du inte kan se uppsatsen i din lista. Observera att studenten inte själv kan göra ändringar efter att ha skickat in sin registrering. Du kan klicka på Avbryt/Spara ändringar och välja Spara för att spara ändringar utan att publicera uppsatsen. Uppsatsen ligger då kvar i Publicera listan. 2
Kontrollera/ändra uppgifter: Kontrollera att samtliga obligatoriska uppgifter (rödmarkerade) finns med och är korrekta. Ändra eller komplettera där det behövs. Klicka på fulltext för att öppna den bifogade filen. Om filen inte går att öppna se s. 9. Kontrollera att författarna står i rätt ordning och att rätt avdelning är vald. Om du ska ändra organisation: Klicka på Välj organisation och sök eller bläddra fram korrekt institution eller avdelning. Instruktionsfilm E postadressen används för att skicka en automatisk bekräftelse till studenten när uppsatsen har publicerats. Ta bort felaktig organisation genom att klicka på krysset. Eventuellt samarbete med företag eller extern organisation anges här. Kontrollera att titeln är korrekt registrerad. Huvud och undertitel ska stå i respektive fält. Om det finns en alternativ titel kan den anges här. Det kan t.ex. vara titeln på ett annat språk. 3
Kontrollera att rätt uppsatsnivå, antal poäng, utbildningsprogram och ämne/kurs är valt. För uppsatser som inte ingår i något program väljs alternativet Inget program (fristående kurs ). Hållbar utveckling lämnas tomt om inte avdelningen/akademin har gett andra anvisningar. Kontrollera att år och antal sidor är korrekta. År ska vara det år då uppsatsen examineras. Antal sidor anges som den sista numrerade sidan i uppsatsen. Serie lämnas tomt. Identifikatorer lämnas tomt. Arkivnummer behöver inte längre anges. Kontrollera att nationell ämneskategori är rätt. Uppgiften behövs för att uppsatsen ska gå att hitta i andra söktjänster som Uppsök och uppsatser.se. 4
Du kan göra textfönstret större genom att dra i hörnet. Kontrollera att abstractet ser snyggt ut och att inga onödiga tecken kommit med. Enbart själva sammanfattningen ska finnas här, inga uppgifter om författare m.m. Kontrollera att namn och avdelning för handledare och examinator är ifyllda. Presentation lämnas tomt. 5
Intern anmärkning syns ej för studenten, utan endast för andra administratörer. Har du antecknat något här syns det i Publicera listan som ett utropstecken. Termin behöver inte anges. SVEP kategori och Uppsök ämneskategori lämnas tomt. Klicka på Fortsätt för att gå till nästa steg Hantera filer. 6
Kontrollera filen: Kontrollera den uppladdade filen och ändra om det behövs. Klicka på länken för att öppna och kontrollera filen. Kontrollera att: filen går att öppna som pdf rätt fil är uppladdad, dvs. den slutliga och godkända versionen rätt titelsida används Redigera filinformation: Här kan du ändra informationen Kontrollera filens tillgänglighet. Se information om alternativen nedan. Här kan studenten lämna en kommentar till dig. för den uppladdade filen. När du klickat på Redigera filinformation ikonen öppnas ett fönster där du kan ändra informationen. Filens tillgänglighet: I vanliga fall gäller Gör fritt tillgänglig nu, dvs. uppsatsfilen blir tillgänglig i publika DiVA utan fördröjning. Om uppsatsfilen av någon anledning (t.ex. krav från uppdragsgivaren) inte får bli tillgänglig i publika DiVA förrän efter en viss tid ska alternativet Gör fritt tillgänglig senare vara valt. Fördröjningen ska vara så kort som möjligt. Datum för tillgängliggörande bestäms av studenten i samråd med handledaren och anges i fältet Datum. Om det finns ett avtal med uppdragsgivaren om fördröjt tillgängliggörande välj Sekretess och ange avtalets diarienummer. Om uppsatsfilen inte ska publiceras alls ska alternativet Endast arkivering vara valt. I detta fall behöver studenten inte godkänna publiceringsvillkoret.» Oavsett vilket alternativ som valts kommer uppsatsen att arkiveras elektroniskt i högskolans e arkiv. 7
Granska/Publicera: De uppgifter som är ifyllda visas så att du kan kontrollera att det blev rätt. Använd länken Ändra uppgifter för att gå tillbaka till första steget och göra ändringar. Dessa alternativ är osynliga för studenter och lämnas oftast orörda. Om varken bibliografiska uppgifter eller fil av någon anledning (t.ex. krav från uppdragsgivare) får bli tillgängliga förrän efter en viss tid använder du Tillgänglig från. Ange datum via kalenderikonen. Om en underkänd uppsats ska arkiveras och döljas väljer du Underkänd. Om du vill dölja både fil och bibliografiska uppgifter på obestämd tid väljer du Visas ej externt. I de två senare fallen måste du söka lite annorlunda i Ändra/Radera post för att få fram dessa poster igen, se s. 9. Om uppgifterna stämmer, klicka på Publicera för att publicera eller arkivera uppsatsen. Uppsatsen är nu publicerad/arkiverad och blir synlig i publika DiVA efter några minuter. Vill du se en nyligen publicerad/arkiverad uppsats direkt gå till startsidan och sök fram den under Ändra/Radera post. Ändra en publicerad uppsats Du kan ändra i en redan publicerad uppsats, avpublicera en uppsats (skicka tillbaka till Publicera listan) samt radera en uppsats. Du kan ändra i de uppsatser som du har administratörsrättigheter till. Logga in i DiVA http://hig.diva portal.org/login med ditt HiG användarkonto och välj Ändra/Radera post. 8
Sök fram uppsatsen du vill ändra. Du kan använda valfria sökord, som ord från titeln, författarens namn eller uppsatsens urn:nbn (t.ex. urn:nbn:se:uu:diva 9427). För att få fram uppsatser som inte visas externt bockar du för Endast gömda För att få fram underkända uppsatser bockar du för Endast ej godkända Du får upp en lista med uppsatser som du har behörighet att ändra, avpublicera eller radera. En grön symbol till höger om uppsatsen betyder att det finns en fulltextfil bifogad. Klicka på uppsatsen för att ändra eller avpublicera Klicka på krysset för att radera en uppsats helt Ändra: Klicka på uppsatsen för att öppna webbformuläret och genomför ändringarna. Fortsätt till steget Granska/Publicera och klicka på Godkänn. Avpublicera (skicka tillbaka till Publicera listan): Klicka på uppsatsen för att öppna webbformuläret och fortsätt till steget Granska/Publicera. Klicka på länken Avpublicera längst ner bredvid Tillgänglig från och sedan på Godkänn. Uppsatsen skickas därmed tillbaka till Publicera listan och måste publiceras på nytt för att bli synlig i publika DiVA. Radera: Klicka på det röda krysset X till höger om uppsatsen och bekräfta att du vill radera uppsatsen. OBS! Endast dubbletter får raderas. För att dölja en uppsats pdf i publika DiVA välj Endast arkivering på filuppladdningssidan, för att dölja all information om uppsatsen välj Visas ej externt på sista sidan. Vid radering tas uppsatsen bort helt. Skulle du av misstag ha raderat en uppsats som ska finnas kvar går den dock oftast att återställa, kontakta DiVA administratörerna på biblioteket (diva@hig.se). 9
Om filen inte går att öppna, fel fil är uppladdad eller fil saknas Om filen inte går att öppna, fel fil är uppladdad eller fil saknas kontakta studenten och be om att få en ny pdf fil via e post. Spara den nya filen på din dator och ladda upp den i DiVA enligt nedan. Sök fram uppsatsen och gå till steg 2 Hantera filer. Ta bort den felaktiga filen genom att klicka på det röda krysset X bredvid filen. Ladda sedan upp den nya pdffilen från din dator, fortsätt till steget Granska/Publicera och godkänn. 1. Ta bort den felaktiga filen genom att klicka på X 2. Ange om och när den nya filen ska göras tillgänglig. 3. Bläddra fram den nya filen och ladda upp den. Du behöver inte namnge filen. 10