Samhällsbyggnadsnämnden

TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR 2014-02-05 SBN 2014/120.259 1 (4) HANDLÄGGARE Helén Mårtensson 08-535 363 86 helen.mårtensson@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden Förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner föreslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske 2. Samhällsbyggnadsnämnden hemställer att kommunstyrelsen tillstyrker denna hantering av förvaltningsarbetet i avvaktan på utvärdering av inriktningen för kommunens fastighetsförvaltning Sammanfattning Revisions-och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter och bostäder inom jord- och skogsbruksfastigheter. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Kommunens ägande av jord- och skogsbruksfastigheter är avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. Kommunens upplåtelser av bostäder och lokaler regleras främst via hyreslagarna, Jordabalken 12 kapitlet och Hyresförhandlingslagen. Markupplåtelser avseende jord- och skogsbruksmark regleras i första hand genom Jordabalkens kapitel 8. För att tydliggöra aktuell lagstiftning som styr hanteringen av upplåtelser och förvaltningen har förvaltningen tagit fram regler och rutiner. En separat handledning är under framtagande. Regelverket med rutiner är tänkt att tydliggöra lagstiftningens och i övrigt kommunens krav på hanteringen av fastigheterna och upplåtelser. Framtagna regler och rutiner reglerar upplåtelser, begränsningar i upplåtelser, drift och underhåll, principer för hyressättning och avgifter för nyttjanderättsupplåtelser, ansvarsfrågor och hantering vid försäljning mm. I tjänsteutlåtandet beskrivs även arbetet med att ta fram långsiktiga un- POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 366 00 (kundtjänst) 08-535 363 90 E-POST OCH WEBB msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se 131127 Tjänsteutlåt allmänt

2 (5) derhållsplaner samt genomföra hyresförhandlingar utifrån genomförd hyresanalys. Arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske ingår inte i detta regelverk. Bakgrund och nuläge Revisions-och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Kommunens ägande av jord- och skogsbruksfastigheter är avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. De bebyggda fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som lokaler till föreningsliv och externa företag. De bebyggda fastigheterna omfattar ca 100 upplåtelseobjekt fördelat på bostäder, fritidsbostäder och lokaler. Bostäderna utgör den absoluta merparten av de uthyrda objekten. Regler och rutiner Kommunens hantering av sina fastigheter styrs av olika lagar. Främst gäller lagar inom fastighetsrätt men även kommunallagen gäller för den kommunala verksamheten. Kommunens upplåtelser av bostäder och lokaler regleras främst via hyreslagarna, Jordabalken 12 kapitlet och Hyresförhandlingslagen. Markupplåtelser avseende jord- och skogsbruksmark regleras i första hand genom Jordabalkens kapitel 8. För att tydliggöra aktuell lagstiftning som styr hanteringen av upplåtelser och förvaltningen har förvaltningen tagit fram regler och rutiner samt en separat handledning. Regelverket med rutiner är tänkt att tydliggöra lagstiftningens och i övrigt kommunens krav på hanteringen av fastigheterna och upplåtelser. Regelverk och rutiner är ett kortfattat styrdokument som kompletteras med en handledning som utförligare beskriver tillvägagångssätt och innehåller vissa mallar, främst för hyresavtal. Regelverk och rutiner för fastigheterna redovisas i bilaga 1. Arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske ingår inte i detta regelverk. Handledningen till regler och rutiner ska inte beslutas utan bifogas som en information. Då handledningen är under framtagande utgör dokumentet ett arbetsmaterial.

3 (5) Som en del av handledningen till regelverk och rutiner har ett register upprättats vilket redovisar den grundläggande övergripande informationen avseende fastigheterna. Registret synkroniseras med kommunstyrelseförvaltningens arkiv. Underhållsplanering Merparten av kommunens fastighetsbestånd (i den del som avser exploateringsfastigheterna) är inte långsiktigt och ska i huvudsak avseende byggnadernas skick och underhåll hanteras med beaktande av tidplanen för en framtida försäljning eller exploatering samt det ansvar som följer hyresvärden vid en upplåtelse. Hyresvärdens ansvar regleras dels genom hyreslagstiftningen och genom ingångna avtal. En underhållsplan tas fram i samband med beslut om vilka av de bebyggda exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheterna som ska anses som ett strategiskt innehav. Beslutet om det strategiska innehavet förbereds av kommunstyrelsen. Strukturen för underhållsplanering samt de åtgärder som bedömts som direkt nödvändiga utifrån hyresvärdens ansvar och behovet med hänsyn till att undvika större skador eller att undvika risk för sanitär olägenhet har tagits fram. Underlaget har tagits fram oaktat eventuell exploatering eller försäljning. Bedömningen har gjorts via övergripande okulära besiktningar varvid mer omfattande undersökning och åtgärdsbedömning krävs. Hyresupplåtelser En bostadshyresgäst har i regel rätt till förlängning av sitt hyresavtal när hyresvärden säger upp avtalet och begär att hyresgästen ska flytta (besittningsskydd). Är hyresvärden och hyresgästen inte ense om att avtalet ska upphöra, avgörs tvisten av hyresnämnden. Till dess tvisten har avgjorts har hyresgästen rätt att bo kvar i lägenheten. I besittningsskyddet ligger också att hyresgästen kan få uppskov med avflyttningen. Besittningsskyddet kan avtalas bort i vissa fall men måste som huvudregel godkännas av hyresnämnden. För att hyresnämnden ska kunna godkänna överenskommelsen måste en godtagbar orsak till kommande uppsägning anges, dvs. varför besittningsskyddet ska brytas när hyresavtalet sägs upp. Normalt godkänns endast överenskommelser för sådana hyresförhållanden som upphör inom fyra år från tillträdesdagen. Den vanliga orsaken till ett avstående av besittningsskyddet är att huset ska rivas eller omfattas av en större ombyggnad som inte möjliggör att hyresgästen bor kvar.

4 (5) En lokalhyresgäst som har ett indirekt besittningsskydd har rätt till godtagbar ersättningslokal eller i vissa fall rätt till ersättning av hyresvärden för ekonomisk förlust som han förorsakas på grund av att hyresförhållandet upphör. I besittningsskyddet ligger också att hyresgästen har rätt till skäligt uppskov med avflyttningen, upp till två år.. Besittningsskyddet kan avtalas bort men orsaken till brytande av besittningsskyddet måste anges i avtalet. Vanligtvis gäller även här som orsak rivning, större ombyggnad eller användning för egen verksamhet. Hyresnämndens godkännande för avstående av besittningsskyddet för ombyggnad och rivning krävs och lämnas som regel inte under längre tid än fem år. I Regler och rutiner anges hur kommunen fortsättningsvis träffar avtal om upplåtelser och under vilka omständigheter besittningsskyddet ska begränsas. Av nuvarande avtal är det ett bostadshyresavtal som har ett giltigt avstående av besittningsskyddet för det fall huset ska rivas. Hyresnivåer Mark- och exploateringsavdelningen har uppdragit åt ett konsultbolag att utföra en hyresanalys av kommunens exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheter. För bostäder gäller bruksvärdeshyra och för lokaler gäller marknadshyra. Utförd hyresanalys har legat till grund för påbörjade hyresförhandlingar med hyresgästföreningen avseende bostäder som ingår i förhandlingsordning och direkt med enskilda hyresgäster som inte omfattas av förhandlingsordningen. Förhandlingsordning innebär att hyresvärden förhandlar med Hyresgästföreningen om hyresrättsfrågor. En hyresvärd som har tecknat en förhandlingsordning är skyldig att först förhandla med Hyresgästföreningen innan ärendet kan flyttas till hyresnämnden. Hyresanalysen redovisar att utgående hyror på totalnivå ligger ca 20% lägre än bedömda bruksvärdeshyror. Ca 2/3 av hyresobjekten har en utgående hyra som är mer än 10% lägre än konsultens bedömda bruksvärdeshyra. Resterande hyror är högre eller ligger inom en bedömd felmarginal. Hyresanalysen utgår från att respektive lägenhet hyrs ut på nytt och att hyran inte ska justeras med hänsyn till påvisade brister och skador i lägenheten. Med hänsyn till nuvarande ansvar för hyresgästen samt viljan för hyresgästen att upprätthålla en god standard har flera hyresgäster utfört underhållsåtgärder

5 (5) i lägenheten. Hyresvärden kan inte vid en omförhandling av en hyra tillgodoräkna sig i bedömningen, åtgärder som bekostats av hyresgäst. Om det finns behov av särskilda hyreshöjningar finns ett skydd för hyresgästen som innebär att om hyreshöjningen är väsentlig, ska hyreshöjningen ske successivt, den s.k. trappningsregeln. Trappningsregeln innebär att en väsentlig hyreshöjning kan delas upp i etapper. Normalt kan hyran då höjas en gång per år under några års tid. Trappningsregeln är en skyddsregel som ska hindra att hyresgäster får hyreshöjningar som i praktiken tvingar dem att flytta. Hyresnivåerna kommer slutligen överenskommas i förhandlingar alternativt via beslut i hyresnämnden. Helen Mårtensson Förvaltningschef Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen Charlotta Thureson Giberg Avdelningschef Mark- och exploateringsavdelningen Bilagor Bilaga 1: Regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun. Bilaga 2: Handledning avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings och jord- och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun -ej för beslut Beslutet delges Kommunstyrelsen Huddinge kommuns revisorer