Minnesanteckningar ABE LG Datum för mötet: 2018-11-14 Plats för mötet Konferensrummet, Teknikringen 74 D, plan 4 Närvarande: Frånvarande: Muriel Beser Hugosson, skolchef Mats Wilhelmsson, vice skolchef Sabine Höhler, prefekt Filosofi och historia Johan Silfwerbrand, prefekt Byggvetenskap Maria Håkansson, prefekt Samhällsplanering och miljö Fredrik Gröndahl, prefekt SEED Inga-Lill Söderberg, prefekt Fastigheter och byggande från ca 14.30 Per Franson, Grundutbildningsansvarig A Kjartan Gudmundsson, Grundutbildningsansvarig S Ulf Arvidsson, ekonomiansvarig Johanna Stellan, administrativ chef Catherine Pimenta, HR-ansvarig David Leffler, studeranderepresentant doktorand Emelie Blomgren, sekreterare Helena Mattsson, prefekt Arkitektur Sven Ove Hansson, Forskarutbildningsansvarig Studeranderepresentant GRU 1 Föregående minnesanteckningar Muriel informerar om förlängt möte för prefekter efter LG. Muriel Beser Hugosson Johan uppmärksammar att Byggvetenskap ska läggas till i listan över institutioner som besökts av Johan och Josefin i frågan om impact. Läggs till handlingarna. 2 Information a. FFA RKO Anders Karlström Anders som har bjudits in informerar om ett förslag på rutin vid skol- och institutionsbesök i samband med fakultetsrekrytering. Under rekryteringsnämndens möte nummer ett beslutas om vem/vilka som ska kallas till intervju. De personer som KTH kallar till intervju för fakultetstjänster är framstående inom sitt område, och man kan förvänta sig 1 (7)
att de kommer att vara så under lång tid framöver. Kandidaternas KTH-besök är ett viktigt tillfälle för verksamheten att skapa eller upprätthålla goda relationer med dessa kandidater. Förslaget innebär bland annat att en kontaktperson på institutionsnivå utses när det är bestämt vilka personer som kallas på intervju. Kontaktpersonen upprättar ett schema för kandidaterna för att dessa ska få bekanta sig med verksamheten, träffa avdelningar mm. Det är skolans ansvar att ta hand om dessa personer varför rutinförslaget är ett skolchefsbeslut. Ytterligare en aspekt med besöket är möjligheten för institutionen att stifta bekantskap med nya personer och inom vissa miljöer håller de inbjudna kandidaterna ett föredrag. Ett sådant föredrag kan formaliseras att ingå i intervjuprocessen som rekryteringsnämnden samordnar. Prefekter har goda kunskaper kring lämpliga alternativ som passar verksamheten menar Anders. Johan anser att det är bra att det finns utrymme för vissa skillnader i rutin mellan institutionerna för att säkerställa att det blir behovsanpassat. En fråga som lyfts är att det kan vara känsligt om kandidater träffar varandra. Här uppmanas till att känna av situationen och inte utsätta personerna för känsla av konkurrens eller obehag. Huvudsyftet är att det ska vara ett trevligt och minnesvärt besök. Synpunkter till förslaget skickas till Johanna senast på fredag 16/11. En kommentar som lyfts är att det bör framgå vem som informerar om vilka de personer som ska kallas till intervjun är. Anders förespråkar rekryteringsnämndens ordförande. Anders återkopplar också från FFA: Det ligger ett förslag på att skriva om arbetsordningen för fakultetsrådet ganska dramatiskt i och med att fakultetsrådets mandat går ut sista juni 2019. Det är ett pågående arbete i en arbetsgrupp som leds av dekanus och beslut väntas innan jul. Ny dekanus och prodekanus ska tillsättas i ny ordning. Mats fortsätter återkoppling i frågan som även diskuterades i rektors strategiska råd. Mats Wilhelmsson b. Från rektors strategiska råd/skolchefsråd - Mats informerar att Dekanus föredrog frågan om arbetsordningen för fakultetsrådet och de arbetsgrupper som är tillsatta att se över frågan. Ett förslag är att ett namnbyte från fakultetsråd till kollegieråd samt att skolråd inrättas istället för fakultetskollegiet. Begreppet fakultet diskuteras i detta arbete. En vice rektor för utbildning utses från 1 april 2019 vilket påverkar ansvarsfördelningen mellan dekanus och prodekanus. En organisation kring utbildningskvalitet och utvärdering skapas och frågor kring tillsättning mm skulle flyttas in i linjen. Maria konstaterar att processen är försenad och att det är väldigt tyst i frågan. Frågan kring hur förankringsarbetet för denna process är gjord lyfts. - Förslag på de strategiska satsningarna (fofu) inom nästa års verksamhetsplan diskuterades på rektors strategiska råd. Det informerades även om att en myndighetskapitalsatsning skall göras där 2 (7)
250 miljoner ska fördelas de kommande 5 åren, 50 miljoner per år. I dessa medel skall eventuellt basmedel ingå. - Antagningsordning för samtliga utbildningsnivåer ses över och förändras. För forskarnivå sker även arbete med att samla olika styrdokument i en riktlinje. - Diskussion om riskanalys. En lista över identifierade risker, totalt 20 punkter redovisades. Den högst rankade risken var långsam anställningsprocess för fakultet enligt arbetsgruppens resultat. Även risker såsom ojämn fördelning för kvinnlig fakultet, brist på studentbostäder, ojämn balans mellan utbildning och forskning på grund av externa forskningsmedel togs upp. Många risker kopplades till forskning och mötet efterlyste mer fokus på risker kopplade till utbildning. Mats konstaterar att det även finns klara målkonflikter i riskanalysen. Riskanalysen bör kompletteras med analys av konsekvenser och åtgärder samt arbetas in i det löpande strategiska arbetet med exempelvis verksamhetsplan. Underlag bifogas. - KTH ser över en utökad support för ERC sökande vid KTH under sökprocessen. Det förslag som ligger innebär bland annat stöd i intervjuer samt en KTH-panel som kan granska ansökningar. - Diskussion om rankning som är åtgärdsorienterat för att få upp citeringsgrad. c. JML Mats informerar om det senaste mötet på KTH-nivå som ägt rum sedan senaste återkopplingen i LG. Skolorna har valt att organisera JML-grupperna på olika sätt. Inom ABE har vi valt representation från institutionerna medan andra skolor använt befintliga grupperingar såsom LG eller liknande forum. Den lokala gruppen har inbokat möte i december. Där planeras en workshop med fokus på förslag till aktiviteter kopplat till verksamhetsplan. Den 5/12 deltar Mats i heldagsutbildning kopplat till jämställdhetsintegrering. Mats Wilhelmsson d. Ekonomi Ulf informerar om ekonomiska läget. Utfall hittills i år på hela skolan ser bra ut med ca 17 miljoner kronor i överskott, KTH:s motsvarande siffra är 149 miljoner kr. Ulf Arvidsson Påminner om att attestera fakturor inför jul. Antingen själv eller via ersättare. Internfakturor måste ha skickats in 20 december. Sedan stängs internfakturhantering ner. Rekvisition till och från andra myndigheter bör hanteras skyndsamt men det beror på hur avtalen ser ut. I vissa fall hanteras det i efterskott. Budgetarbete pågår, SUHF budget klar. Senast 10/12 ska budget för institutionerna godkännas. Basstädning kommer att införas på KTH från årsskiftet, det innebär en likadan städnivå för hela KTH. Ev. innebär det en ökad kostnad för skolan, vi avvaktar besked från UF. Johan ställer fråga kring GRU-fördelningen. Först kom besked om underskattad fördelning, sedan överskattad. Ulf informerar om att det finns en 3 (7)
osäkerhet kring detta då det inte går att få jämförbar data från gamla och nya Ladok. ABE-skolan reser mest i förhållande till omsättning enligt underlag som tagits fram. Ekonomerna kommer att ge er material kopplat till budget. e. GRU-information - Kjartan informerar om arbetet med programanalys som kommer inledas. Frågor kopplade till JML tas upp och samordnas med JML-gruppen. - I en ny karriärrapport tillfrågades alumner om hur relevant utbildningen varit. Även frågor kopplat till hållbar utveckling inkluderades i undersökningen. - Diskussion pågår kring stoppkurser kopplat till arbete med genomströmning. Samordnas av PA Eva Liedholm Johnsson och studievägledare Tiina Vinter. - Arbete pågår med revidering av kursplaner, ett uppdrag skickades ut till studierektorer i september. Främst berör behov av revidering särskild behörighet som bara ska innehålla helt nödvändiga kurser som man behöver för att klara sig. - Kjartan deltar i arbetsgrupp om validering där tillgodoräknande av reell kompetens diskuteras. Processen är ännu inte färdig men någon form av dokumentation på reell kompetens förespråkas som komplettering till självskattning. Tentamen eller test har inte godkänts som form för validering av reell kompetens vilket ses som konstigt. Kjartan efterfrågar input från PA gällande utkast till frågor kopplat till självskattning. - Per informerar att arbetsgruppen för GA Arkitektur har avslutat arbetet. Rektors beslut om att det ska finnas en GA per skola ligger fast. Muriel informerade att skolan har försökt driva frågan om att behålla två GA men har inte fått gehör. Den dispens som beviljades att skolan fick behålla två GA under 2018 löper ut vid årsskiftet. Nu fokuseras arbetet på att identifiera vilka aspekter som måste hanteras för att uppnå kvalitet inom utbildning inom skolans två huvudområden. Idén är att ha en GA och motsvarande vice GA där GA måste kunna delegera vidare beslut. Tanken är ett roterande schema, där GA och vice GA turas om att representera skolan i KTH:s GA-nätverk. Det innebär att båda GA behöver sätta sig in i samtliga utbildningar. Mot bakgrund av läget är detta förslaget som skolledningen kommit fram till. Prefekter uppmuntras att tänka igenom förslaget och komma med synpunkter. Per Berglund stöttar förslaget att få igenom ändringar i delegationsordningen. Per Fransson har tackat nej till fortsatt GA uppdrag och därför föreslås att nuvarande GA för Samhällsbyggnad inleder rotationsschemat. Förslaget kommer att föredras för rektor och prodekanus, vi avvaktar besked. - Utbildningsutskottet har beslutat om en obligatorisk kurs för examinatorer. Uppdraget att genomföra kursen ska gå genom linjen. Kurser är upplagd som dels workshop och en webb-baserad del. Alla examinatorer ska gå den. Pilot under nästa år. Per Franson, Kjartan Gudmundsson 4 (7)
f. HR-information Catherine Pimenta Catherine informerar om den pågående lönerevisionen. Planerat möte med Saco gällande oeniga är förskjutet till nästa vecka (20/11). Förhandlingarna sker på individnivå och den skrivna motiveringen är viktigt. Det grundläggande i processen måste uppfyllas dvs att lönesamtal måste ha erbjudits. Doktorandstegen är klar- den skickas ut. Kommer bli retroaktiv utbetalning från novemberlönen. Arbetsmiljöplanen- rektor har prioriterat områdena diskriminering och trakasserier. För att lyfta frågorna kommer HR att få utbildning i att hålla gruppövningar byggda kring case, därefter kommer HR handläggarna att delta på APT-möten inom skolan och genomföra övningen. Gällande arbetsmiljösatsningen inom skolan görs avrop på managementjänster. Vissa prefekter har återkopplat kring intresse och därefter görs en plan för vilket fokus som arbetet ska ha på respektive verksamhet. HR och skolledning träffar konsulterna nästa vecka. I egenrapporteringen kommer en chefsroll att läggas upp som ger tillgång till rapporter som stöd i dagliga arbetet. HR vill gärna komma ut som tidigare nämnt till alla institutioner för att diskutera behov av stöd från HR-funktionen. Tanken är att ordinarie HRhandläggare, Cattis och Margaux deltar. Möten bokas in i början av nästa år. 3 Diskussion a. Handlingsprogram Tjänsteresor (miljöledningssystemet) Greger Henriksson Greger redogör för innehållet i det föreslagna handlingsprogrammet som föreslås gälla från 2019-2020. Handlingsprogrammet refererar och relaterar till CERO-projektet som innehåller konkreta förslag på åtgärder och utpekar ansvariga för olika områden. Tanken är att försöka dra nytta av CEROprojektet direkt på skolan. Johan menar att det är viktigt att skilja på resor som görs kopplat till konferenser jämfört med till exempel möten. Det bör framgå tidigt i dokumentet. Eftersom det är en viktig del av den akademiska verksamheten att delta i konferenser bör de särskiljas i statistiken. Hållbarhetsmålen är övergripande hållbarhetsmål och ska uppmuntra till att göra överväganden. Det finns inga förbud i handlingsplanen, endast exempel på hur medarbetare kan göra mer hållbara mål och reflektera till beteenden. 5 (7)
Maria anser att det är svårt att hänvisa till CERO- projektet ur ett kommunikativt perspektiv. Bättre att hänvisa till de delar i projektet som vi vill plocka upp och ange konkreta exempel. Ett mål skulle kunna formuleras till att ta stöd av CERO-projektet. Ett annat förslag är att ta bort hänvisningar till miljögruppen, HR mm. Greger framhåller vikten av att behålla CERO-rapporten som bilaga till Kjartan lyfter frågan kring internationalisering som är högt prioriterat av KTH. Det arbetet ökar och resandet skulle kunna beräknas procentuellt mot den ökade kontaktytan som löpande arbetas fram. Skicka kommentarer till Greger och Johanna. Greger tar fram ett nytt förslag utifrån mötets kommentarer. Deadline att fastställa handlingsprogrammet är satt till årsskiftet. 4 Övrigt - Arvidsson professuren kommer att tillsättas inom kort. Tanken är att koppla ihop professuren med det pågående växthus-projektet. Där har nyligen beviljats bygglov på 10 år. - Prefektprocessen fortsätter och är något försenad. Måste se till helheten. Hoppas bli klara i november. - Ny FA ska utses då Sven Ove Hansson går i pension vid årsskiftet. Prefekterna har ombetts skicka in nomineringar, absolut sista dag för att skicka in nomineringar är fredag 16 november. Mats ansvarar för den fortsatta processen. Mandatperioden är på 4 år och det finns planer på att utse vice FA om inte rektor säger något annat. Vi vill att FA ska vara professor. - Utlysning Viable Cities: Mats informerar om att utlysning nummer tre är ute och stänger 28 mars. Utlysningen berör klimatneutrala städer 2030 och den koordinerande parten ska vara en stad eller kommun. Jonathan Metzger är KTH:s partnersskapsansvarig gentemot Stockholms stad och kommer att samordna diskussioner. Tanken är att kanalisera projektidéer genom Jonathan som kommer att höra av sig till prefekter. - Forskarutbildning: programråd doktorsprogram representation: Johanna informerar kort om processen med att utse programråd för doktorsprogrammen inom skolan. Samtliga PA och lärarrepresentanter till programråden är utsedda med undantag för Mark- och vattenteknik. En dialog med THS pågår gällande vilka som utses till doktorandrepresentanter till programråden. Även representant från administrationen ska ingå i rådet enligt riktlinjen kring PA/GA och FA- rollen. Mot bakgrund av hur skolan är organiserad föreslås det att en forskarutbildningsadministratör utses för respektive doktorsprogram. Johanna återkommer till prefekter för att samla in förslag. - En grupp alumner kommer på besök 7 februari kl. 16.00 och prefekterna bjuds in för att berätta om sina respektive institutioner och verksamheter. 6 (7)
Alumnerna är tidigare L och V- studenter. Inbjudan har skickats till professorer och adjungerade professorer. - Johanna informerar om att skolan har en ny it-kontaktperson som vill komma till institutionerna. Frågan tas med AVA. Vid anteckningarna Emelie Blomgren 7 (7)