Uppföljning av tre tidigare granskningar

www.pwc.se Revisionsrapport Uppföljning av tre tidigare granskningar Remmi Gimborn Maj 2015 Region Värmland

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.1.1. Syfte, revisionsfråga och metod... 2 2. Resultat... 3 2.1. Granskning av fordonsförsörjningen... 3 2.1.1. Slutsatser av granskningen... 3 2.1.2. Vidtagna åtgärder... 3 2.1.3. Bedömning... 4 2.2. Granskning av fakturering samt inkommande fakturor... 4 2.2.1. Slutsatser av granskningen... 4 2.2.2. Vidtagna åtgärder... 5 2.2.3. Bedömning... 6 2.3. Granskning av den interna kontrollen av arbetsmiljön... 6 2.3.1. Slutsatser av granskningen... 6 2.3.2. Vidtagna åtgärder... 6 2.3.3. Bedömning... 8 Revisorerna i Region Värmland

Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Värmland har följt upp tidigare granskningar av fordonsförsörjningen, fakturering och inkommande fakturor samt den interna kontrollen av arbetsmiljön. Revisionsfrågan som ska besvaras är: Har regionstyrelsen tillsett att tillräckliga åtgärder vidtagits för att förbättra den interna kontrollen med utgångspunkt i de tre granskningarna? Utifrån våra erfarenheter i granskningen gör vi följande bedömningar: Vår bedömning är att samtliga åtgärder inte vidtagits utifrån rekommendationerna i granskningen av fordonsförsörjningen. Vår bedömning är att tillräckliga åtgärder vidtagits utifrån granskningen av fakturering samt inkommande fakturor. Vår bedömning är att samtliga åtgärder inte vidtagits utifrån rekommendationerna i granskningen av arbetsmiljön. Vår samlade bedömning är att regionstyrelsen inte fullt ut tillsett att tillräckliga åtgärder genomförts för att förbättra den interna kontrollen med utgångspunkt i de tre granskningarna. Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att resepolicyn ses över med anledningen av processen med miljödiplomering inom Region Värmland och att det förs en diskussion om möjligheten att använda miljöklassade bilar på folkhögskolorna i samband med detta. Vi rekommenderar att regionstyrelsen i samband med framtagande av internkontrollplan gör en bedömning ifall en stickprovskontroll av debiteringsunderlag är nödvändig. Vi rekommenderar att regionstyrelsen vidtar åtgärder för att säkerställa följsamheten av gällande kollektivavtal. Vi rekommenderar att arbetet med att införa modulen för tidrapporteringen slutförs för att underlätta uppföljningen av arbetstidssaldo och säkerställa en fullgod intern kontroll. Revisorerna i Region Värmland 1 av 8

1. Inledning 1.1. Bakgrund Region Värmlands förtroendevalda revisorer genomförde 2012-2013 tre granskningar som revisorerna i sin riskbedömning ansett behöver följas upp. Följande granskningar ska följas upp: Rapport avseende översiktlig granskning av fordonsförsörjning september 2012 Rapport avseende regionstyrelsens interna kontroll av arbetsmiljön juni 2012 Rapport avseende granskning av Region Värmlands fakturering samt inkommande fakturor mars 2013 1.1.1. Syfte, revisionsfråga och metod Syftet med granskningen är att säkerställa att tillräckliga åtgärder vidtagits för att förbättra den interna kontrollen utifrån rekommendationerna i granskningsrapporterna. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har regionstyrelsen tillsett att tillräckliga åtgärder vidtagits för att förbättra den interna kontrollen med utgångspunkt i de tre granskningarna? Revisionskriterier Attestreglemente, attestförteckningar, internkontrollreglemente, internkontrollplan, rapportering till regionstyrelsen avseende utförd intern kontroll, rutin för kravhantering, rutiner för arbetsmiljöarbete och resepolicy. Kontrollmål: Vilka åtgärder har vidtagits med utgångspunkt i de rekommendationer som lämnats i de tre granskningarna? Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med administrativ chef, ekonomichef, redovisningscontroller och HR-specialist på förbundet. En genomgång av resepolicy, riskbedömningar, rutiner för flexmallar, attestreglemente och rutiner för kravhantering har genomförts i samband med granskningen. De intervjuade har beretts möjligheten att sakgranska rapporten. Granskningen avgränsas till att omfatta rekommendationerna i tidigare granskningar. Revisorerna i Region Värmland 2 av 8

2. Resultat I resultatet presenteras de iakttagelser som gjorts under granskningen kopplat till respektive kontrollområde. Kontrollområdena är grunden för våra bedömningar och för att besvara revisionsfrågan. 2.1. Granskning av fordonsförsörjningen 2.1.1. Slutsatser av granskningen Under 2012 genomfördes en granskning för att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll över nyttjande av fordonen och försörjning med fordon och transporter är tillräcklig. Granskningen utmynnade i följande rekommendationer till regionstyrelsen: Säkerställ att samtliga medarbetare är bekanta med resepolicyn. Uppföljning av resepolicyn sker och dokumenteras. Vidta planerade åtgärder så att de lever upp till de grundregler rörande miljö som är uppsatta i resepolicyn 2.1.2. Vidtagna åtgärder Säkerställ att samtliga medarbetare är bekanta med resepolicyn Enligt uppgift vid intervjuerna genomfördes en utbildning i hur reseräkningar görs i samband med att det nya lönesystemet infördes. Då gicks även resepolicyn igenom. Region Värmland har checklistor för vad som ska gås igenom med nyanställda. Där ingår bl.a. att informera den nyanställde om resepolicyn i samband med den första tjänsteresan. Resepolicyn är tillgänglig på Region Värmlands intranät och hemsida. Uppföljning av resepolicyn I resepolicyn framgår det att Region Värmland ska följa upp den avseende miljöeffekter och ekonomiska effekter som ska redovisas i samband med årsredovisningen. Det är något som inte har gjorts i samband med årsredovisningen. Enligt uppgift beror det på att miljöarbetet prioriterats framför uppföljningar. Region Värmland har påbörjat ett arbete med att bli miljödiplomerade. I miljödiplomeringen ingår det bl.a. att kartlägga verksamhetens miljöpåverkan, planera och genomföra miljöförbättringar samt att följa upp och förbättra miljöarbetet. En praktikant genomförde en uppföljning av miljöpåverkan genom att bl.a. gå igenom vilket drivmedel som Region Värmlands tjänstebilar har tankats med. Uppföljningen håller på att färdigställas och kommer utmynna i en separat plan inom ramen för miljödiplomeringen. I övrigt har inte resepolicyn följts upp. Revisorerna i Region Värmland 3 av 8

Åtgärder för att leva upp till grundreglerna i policyn Vid granskningen av fordonshanteringen var en kommentar att Region Värmland inte lever upp till grundreglerna de har satt upp i sin resepolicy, eftersom det finns leasingbilar som inte är miljöklassade. Sedan den förra granskningen finns det fortfarande bilar som inte är miljöklassade. Det beror enligt uppgift på att utbyggnaden av miljöklassade drivmedel är dålig på orterna där folkhögskolorna verkar. Det pågår en upphandling av korttidsleasingbilar i samarbete med Karlstads kommun. I upphandlingen är miljöklassning ett krav. Region Värmland har även införskaffat utrustning som möjliggör möten på distans och det finns enligt uppgift en positiv inställning till detta. Det nämns att vissa möten i Stockholm, Stöllet och även på andra orter har kunnat hållas på distans efter att konferenstelefon och telebildutrustning införskaffats. Det uppges att tåg väljs som primärt resesätt där tidsvinsten jämfört med flyg är liten. Däremot är flyg av naturliga skäl det primära resesättet vid utlandsresor till exempelvis Bryssel. Karlstads kommuns avtal för resebeställningar har avropats och man har infört lokala användarstöd som är behjälpliga vid resebeställningar och inlämnande av reseräkningar. 2.1.3. Bedömning Vi bedömer att tillräckliga åtgärder vidtagits för att informera om resepolicyn. Vi konstaterar att den uppföljning av resepolicyn som ska göras årligen inte har gjorts. Vi bedömer att tillräckliga åtgärder inte vidtagits för att leva upp till grundreglerna i resepolicyn avseende miljöklassade leasingbilar. Utifrån resultatet av uppföljningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att resepolicyn ses över med anledningen av processen med miljödiplomering inom Region Värmland och att det förs en diskussion om möjligheten att använda miljöklassade bilar på folkhögskolorna i samband med detta. Ifall det inte bedöms vara möjligt att använda miljöklassade bilar på folkhögskolorna bör det tas i beaktande i resepolicyn. 2.2. Granskning av fakturering samt inkommande fakturor 2.2.1. Slutsatser av granskningen Under 2013 genomfördes en granskning för att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll av avseende fakturering är tillräcklig. Revisorerna i Region Värmland har även granskat området 2004 med uppföljning 2007 och 2010. Av de fyra rekommendationer som lämnats då kvarstod efter granskningen 2013 att regionen saknar ett antaget attestreglemente. Vid den senaste granskningen lämnades följande rekommendationer: Attester på debiteringsunderlag och makuleringar bör införas. Revisorerna i Region Värmland 4 av 8

Införa en stickprovsvis kontroll av debiteringsunderlagen och därtill hörande avgifter innan debiteringen sker, för att öka den interna kontrollen. Regler och rutiner kring kravhantering bör fastställas av styrelsen. Attestreglemente bör tas fram och antas av styrelsen och/eller fullmäktige eller fastställas på annan lämplig nivå. För att i efterhand kunna se att rätt person attesterat en faktura krävs att tidigare attestförteckningar sparas. Se över rutinen för inläggande av nya leverantörer i systemet. Ur intern kontrollsynvinkel är det alltid bättre att vara två personer dvs. fyra ögon principen. 2.2.2. Vidtagna åtgärder Attest Sedan den tidigare granskningen har ekonomienheten tagit fram ett nytt faktureringsunderlag där personen som upprättar underlaget signerar och där personen som är attestant skriver under. Leverantörsfakturor går som tidigare digitalt i ekonomisystemet. Attester genomförs inte vid makuleringar utan sköts som tidigare genom mailkontakt och kan följas i ekonomisystemet. Stickprovskontroller Det genomförs ingen stickprovskontroll av debiteringsunderlagen. Regler och rutiner kring kravhantering Några regler och rutiner kring kravhantering har inte fastställts av regionstyrelsen. Det finns däremot en rutinbeskrivning av kundfakturering efter förfallodag som kortfattat beskriver hur Region Värmland ska hantera krav från betalningspåminnelse till inkasso. Utöver rutinbeskrivningen finns en mer detaljerad skrivelse som beskriver Region Värmlands inkassohantering. Attestreglemente och attestförteckning Ett attestreglemente har tagits fram och antogs av regionstyrelsen 2013-08-22. Reglementet finns tillgängligt på Region Värmlands intranät. Reglementet beskriver bl.a. rutiner attest, slutattest och kontrollrutiner. Ekonomienheten har förändrat sina rutiner för attestförteckning och sparar gamla attestförteckningar. Nya leverantörer Rutinen för nya leverantörer har inte förändrats. Det är fortfarande en person som lägger in nya leverantörer. Anledningen är enligt intervjuerna att det enbart är två personer, varav en som jobbar halvtid på Värmlandsarkiv som arbetar med detta. Förvaltningen menar att det inte är rimligt att arbeta enligt fyra ögon principen på en så liten ekonomienhet. Det är inte möjligt för en person att lägga in en ny leverantör och därefter betala en faktura, utan då krävs slutattest ifrån en chef. Revisorerna i Region Värmland 5 av 8

2.2.3. Bedömning Vår bedömning är att tillräckliga åtgärder vidtagits utifrån rekommendationerna i den tidigare granskningen avseende attest, kravhantering, attestreglemente, attestförteckningar och nya leverantörer. Avseende stickprovskontroll gör vi bedömningen att det är upp till regionstyrelsen att utifrån en riskbedömning avgöra ifall en stickprovskontroll av debiteringsunderlag är nödvändig. Utifrån resultatet av uppföljningen lämnar vi följande rekommendation: Vi rekommenderar därför att regionstyrelsen i samband med framtagande av internkontrollplan gör en bedömning ifall en stickprovskontroll av debiteringsunderlag är nödvändig. 2.3. Granskning av den interna kontrollen av arbetsmiljön 2.3.1. Slutsatser av granskningen Under 2012 genomfördes en granskning för att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll av arbetsmiljön är tillräcklig. Utifrån granskningen lämnades ett antal rekommendationer till regionstyrelsen: Säkerställ att riskbedömningar alltid dokumenteras för att underlätta ett systematiskt arbete i enlighet med arbetsmiljölagens direktiv. Kvalitetssäkra rutiner kring flexmallars framtagande, hantering och indata från gällande avtal. Utred om skrivning i Flex 02 1 skulle behöva anpassas till årlig ändring av årsarbetstider kopplat till normalarbetsdagens intervall. Tillse att chefer i möjligaste mån följer rutinen att månatligen ta in och hålla kontroll på sina medarbetares arbetstidssaldon då detta är ett bra sätt att förebygga att någon medarbetare hamnar i en okontrollerad situation. Tydliggör för aktuella chefer huruvida de har ett delegerat arbetsmiljöansvar eller om de har delegerade arbetsmiljöuppgifter. 2.3.2. Vidtagna åtgärder Riskbedömningar Sedan granskningen av arbetsmiljön 2012 har uppges det att Region Värmland jobbat mer aktivt med riskbedömningar. En mall för riskbedömning togs fram som hjälp för att avgöra sannolikheten att en händelse ska inträdda eller någon ska drabbas av skada/ohälsa med anledning av en riskfaktor. Riskbedömningar görs på folkhögskolorna, Värmlandsarkiv och i Region Värmlands kontorslokaler i Karlstad. 1 Flex 02 är Region Värmlands lokala kollektivavtal. Revisorerna i Region Värmland 6 av 8

Riskbedömningarna görs via en molntjänst, vilket underlättar för Region Värmlands HR-specialist att följa upp arbetet. Riskbedömningarna görs i samband med de årliga skyddsronderna och lokala samverkansmöten. Flextidsmall Flextidsmallen där de anställda fyller i hur de har arbetar har enligt uppgift justerats utifrån rekommendationerna i föregående granskning. I dagsläget finns det mallar för heltidsanställda och lärare. Mallarna går att justera individuellt utifrån bl.a. tjänstgöringsgrad. Vid intervjuerna framgick det att den rutin som finns för justering av mallen är att en administratör skickar ett mail till SKL årligen och ber om årsarbetstiden. Utifrån uppgifterna från SKL ändras mallarna som finns tillgängliga på intranätet. Region Värmlands administrative chef fattade i november 2014 beslut om årsarbetstiden för 2015 utifrån uppgifterna från SKL. Region Värmland har ett lönesystem där en modul för tidrapportering kan införas. Systemet har avropats genom Karlstads kommun och har enligt uppgift haft inkörningsproblem vilket har resulterat i att Karlstads kommun inte har prioriterat att införa modulen. Region Värmland är beroende av den utveckling av systemen som Karlstads kommun genomför. Flex 02 I tidigare granskning påpekades det bl.a. att det finns en differens i arbetsdagens längd mellan det lokala kollektivavtalet (Flex 02) och flextidsmallen. Differensen var 5 minuter per arbetsdag 2012, vilket innebar 2,3 arbetsdagar mindre per år och arbetstagare som omfattas än vad som stadgas i kollektivavtalet. Därav rekommendationen om att utreda en anpassning av kollektivavtalet till normalarbetsdagens intervall. Det har inte gjorts en utredning rörande att anpassa skrivningen i kollektivavtalet till normalarbetsdagens intervall. Differensen mellan normalarbetsdagen i flextidsrapporten och kollektivavtalet kvarstår därmed. Frågan har diskuterats internt men det har inte prioriterats enligt uppgift vid intervjuerna. Kollektivavtalet är en kvarleva sedan Region Värmland tillhörde landstinget och man har inte ändrat årsarbetstiden från SKL:s årsarbetstid eftersom det uppfattas som en försämring av anställningsvillkoren. Tanken är att blivande HR-chef tillika biträdande regiondirektör får ansvaret att driva frågan. Tjänsten beräknas bli tillsatt i slutet av 2015. Arbetstidssaldo När det gäller chefers inhämtande av arbetstidssaldo upplever HR-specialisten att det har blivit bättre. Det finns ingen övergripande rutin för hur chefer ska begära in och följa de anställdas arbetstidssaldo, utan det är upp till varje chef att avgöra. Ibland får HR-specialisten signaler ifrån anställda eller chefer att det är hög arbetsbelastning. Arbetsmiljöansvar och arbetsmiljöuppgifter Region Värmland har en utbildning för nya chefer i arbetsmiljöfrågor. I utbildningsmaterialet (en Powerpoint-presentation) framgår skillnaden mellan arbetsmil- Revisorerna i Region Värmland 7 av 8

jöuppgifter och arbetsmiljöansvar. På chefsforumet där Region Värmlands chefer möts och diskuterar aktuella personalfrågor har frågan om arbetsmiljöansvar och delegerade arbetsmiljöuppgifter lyfts och diskuterats. Det finns även en blankett som används vid delegering av arbetsmiljöuppgifter efter genomförd arbetsmiljöutbildning. I blanketten tydliggörs det att arbetsuppgifter inom arbetsmiljöansvaret delegeras och vilka arbetsuppgifter det rör sig om. 2.3.3. Bedömning Vi noterar att en mall för riskbedömning har tagits fram och att riskbedömningar dokumenteras och täcker Region Värmlands samtliga verksamheter. Skillnaden mellan delegerad arbetsmiljöuppgift och arbetsmiljöansvar har tydliggjorts enligt vår bedömning. Vi bedömer att mallen för flextid har justerats men att denna form av flextidrapportering, där varje chef manuellt måste gå igenom samtliga anställdas arbetstidssaldo kan förbättras. Vi konstaterar att det inte har gjorts en utredning av skrivningen i kollektivavtalet för att anpassa förändringen av normalarbetsdagens intervall från år till år. Utifrån resultatet av uppföljningen lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar att regionstyrelsen vidtar åtgärder för att säkerställa följsamheten av gällande kollektivavtal. Vi rekommenderar att åtgärder vidtas för att säkerställa att uppföljning av arbetstidssaldon genomförs och att denna uppföljning förenklas i den mån det är möjligt. 19 maj 2015 Remmi Gimborn Projektledare Lars Dahlin Uppdragsledare Revisorerna i Region Värmland 8 av 8