RAPPORT Tillverkning av arbetskläder i Litauen - en uppföljning av etiska krav i Upphandlingsbolagets upphandling av arbetskläder Revisionen har utförts på uppdrag av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget, Ale, Härryda, Lerum, Lilla Edet, Mölndal, Partille samt Göteborgs kyrkogårdsförvaltning
Innehåll 1. Uppföljning av Upphandlingsbolaget Göteborgs Stads etiska krav vid upphandling av arbetskläder... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Uppföljning och revision av etiska krav... 3 2. Ramavtalsleverantören och dennes underleverantör i Litauen... 5 2.1 Nytello AB... 5 2.2 Nytellos arbete och uppföljning enligt den egna uppförandekoden... 5 2.3 Nytellos underleverantör, Leverantör A, i Vilnius, Litauen... 6 3. Resultat... 7 3.1 Allmänt... 7 3.2 Barnarbete... 8 3.3 Tvångs- och obligatoriskt arbete... 8 3.4 Hälsa och säkerhet, H&S... 8 3.5 Föreningsfrihet och rätten till kollektiva förhandlingar... 9 3.6 Diskriminering... 9 3.7 Disciplinära åtgärder... 10 3.8 Arbetstider... 10 3.9 Ersättning... 10 3.10 Allmänna kommentarer... 10 3.11 Registrerade avvikelser och observationer... 11 3.12 Slutsatser... 12 4. Rekommendationer... 12 4.1 Nytello AB... 12 4.2 Underleverantören... 13 5. Avslutning... 14 Referenslista... 15 2
1. Uppföljning av Upphandlingsbolaget Göteborgs Stads etiska krav vid upphandling av arbetskläder 1.1 Bakgrund Göteborgs Stad har för avsikt att öka andelen etiska inköp, i enlighet med styrande dokument såsom Göteborgs Stads årliga budget och Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy som gäller för alla kommunens verksamheter. Som ett led i detta gör Upphandlingsbolaget Göteborgs Stad, nedan kallat Upphandlingsbolaget, uppföljningar av ramavtalsleverantörers arbete enligt deras egna uppförandekoder. Kontrollen utförs på Upphandlingsbolagets uppdrag av upphandlade ackrediterade revisionsorgan. Upphandlingsbolaget är ett helägt bolag av Göteborgs Stad. Bolaget har ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för stadens förvaltningar och bolag. Upphandlingsbolaget har ett tvåårigt ramavtal från 2009-01-01 till 2010-12-31, med en förlängningsoption 1+1 år för arbetskläder för inre miljö för Göteborgs Stad och grannkommunerna Ale, Alingsås, Härryda, Lerum, Lilla Edet, Mölndal, Partille, Öckerö samt Göteborgs kyrkogårdsförvaltning. Kontraktets sammanlagda värde uppskattas till 20 miljoner kronor. Produkterna omfattar arbetskläder för professionellt bruk till personer som är verksamma inom kök, servering, restaurang, lokalvård samt äldreboende och hemtjänst. 1.2 Uppföljning och revision av etiska krav Anbudsgivare i upphandlingen av Arbetskläder för professionellt bruk till personer som är verksamma inom kök, servering, restaurang, lokalvård samt äldreboende och hemtjänst dnr 157/08, skulle enligt förfrågningsunderlaget (2008) redovisa sin uppförandekod eller motsvarande. Koden skulle följa ILO:s kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och den nationella lagstiftningen som gäller i de tillverkningsländer där produktionen av plagg kan komma att ske för avtalsanvändarna. Senast ett halvår efter att avtalet trätt i kraft skulle leverantören kunna redovisa att uppförandekoden efterlevs. Den aktuelle ramavtalsleverantören, Nytello AB, svarade i sitt anbud att företaget har rutiner för att arbeta med sociala krav enligt ILO kärnkonventioner, FN barnkonvention nr 32 och relevant lagstiftning i tillverkningsländerna. Företagets underleverantörer undertecknar en Policy regarding social accountability och oanmälda kontroller utförs. 3
Under hösten 2010 påbörjade UHB förberedelserna för uppföljningen av de etiska kraven i upphandlingen. Nytello AB och UHB utsåg tillsammans en produktionsanläggning i Vilnius, Litauen, som skulle komma att revideras. Beslutet grundade sig på att produktionsanläggningen sköter sömnaden av huvuddelen av de artiklar som avropas på avtalet för arbetskläderna. Revisionen i Litauen och redovisningen av resultatet av denna genomfördes genom avrop på UHB ramavtal för auditörer och enligt de villkor som framgår av dessa. Grannkommunerna Ale, Härryda, Lerum, Lilla Edet, Mölndal, Partille samt Göteborgs kyrkogårdsförvaltning har varit medbeställare av revisionen. I maj 2011 anlitades Bureau Veritas av Upphandlingsbolaget för att göra en uppföljning för att kontrollera att de fastställda etiska kraven uppfylldes vid produktionen av de arbetskläder för kök, servering, restaurang, lokalvård samt äldreboende och hemtjänst som producerades åt kommunen. Auditören fick i uppdrag att kontrollera om det kunde säkerställas att innehållet i avtalstexten uppfylls hos den underleverantör som anlitas av Nytello AB för tillfället. Avtalstext: Göteborgs Stad avser att öka andelen etiska inköp, i enlighet med styrande dokument som gäller för alla kommunens verksamheter. I syfte att säkerställa tillgången på varor som producerats på ett uthålligt sätt, skall anbudsgivaren redovisa sin uppförandekod eller motsvarande. Koden skall följa ILO:s kärnkonventioner FN:s barnkonvention Den nationella lagstiftningen som gäller i tillverkningslandet Leverantören skall senast ett halvår efter att avtalet trätt i kraft redovisa att uppförandekoden efterlevs. Som verifikat godtas arbete enligt BSCI, certifiering enligt SA8000, extern kontroll av auditföretag, företagsinternt arbete (som kontrolleras av personal med dokumenterad kompetens) eller motsvarande.» Revisionen har utförts med hjälp av följande metoder:» Rundvandring på anläggningen, dokument- och registeröversyn.» Intervjuer med högsta ledningen (direktör, produktionschef).» Individuell- och gruppintervju med medarbetarna. Intervjuerna hölls med enskilda medarbetare (utan deras överordnade eller chefers närvaro). Personerna som intervjuades valdes slumpvis ut av revisorn. 4
Revisionsrapporten har presenterats genom en allmän beskrivning av det sociala nuläget i de 9 sociala ansvarsområdena enligt SA8000-standarden. Dessa bedöms täcka större sociala områden än de som följs av ILO och konventioner som nämnts i uppdragsbeskrivningen. Resultatet av revisionen har redovisats i rapportform på engelska. Rapporten har översatts till svenska och finns också i form av en sammanfattning på svenska. Med utgångspunkt från dessa har denna uppföljningsrapport tagits fram. Nytello AB har fått information om revisionsresultatet för att kunna lämna kompletterande information om sitt arbete, som också redovisas i uppföljningsrapporten. Bilddokumentationen har gjorts av UHB medarbetare som närvarade vid revisionen i Vilnius. Denna uppföljningsrapport har tillsänts Nytello AB, övriga medbeställare till revisionen och har publicerats på UHB hemsida. Det undersökta företagets ledning har tillsänts den engelska versionen av Bureau Veritas revisionsrapport. 2. Ramavtalsleverantören och dennes underleverantör i Litauen 2.1 Nytello AB Nytello AB grundades 1938 med verksamhet inom produktion och försäljning av yrkeskläder. Nytello AB är sedan 1987 ett privatägt aktiebolag. 2010 hade bolaget 9 stycken anställda och omsatte ca 18,7 miljoner kronor. Nytello AB är beläget i Fritsla 2,5 mil sydväst om Borås. I Fritsla finns kundtjänst, ordermottagning, försäljning, lager, utleverans samt en mindre produktion. Under 1990 talet flyttades majoriteten av produktionen ut från den egna verksamheten och förlades till underleverantörer i utlandet. Nytello AB:s försäljning riktar sig mot verksamheter och företag inom både den offentliga och privata sektorn. 2.2 Nytellos arbete och uppföljning enligt den egna uppförandekoden Ca 20-25% av företagets inköp sker genom grossister. De övriga inköpen sker direkt av tillverkaren. För att få kontinuitet eftersträvas långsiktiga relationer med tillverkarna. Ledtider planeras genom kontroll av råvaror, tillbehör och produktionstid, för att därefter fastställas. Företaget har en delvis trendkänslig produktion och för att bedöma produktionsbehovet används prognoser. Ledtiden från det att beställning läggs till underleverantören, tills det att produkterna levereras till Nytello AB, är ca 4 veckor. 5
Nytello AB har ett dokument som beskriver vad uppförandekoden innebär. Dokumentet finns också på engelska. Vid besök hos underleverantörer och andra relevanta aktörer påpekar Nytello AB vikten av att följa uppförandekoden. När leverantörer att samarbeta med väljs ut påpekar Nytello AB vikten av att uppförandekoden följs. Leverantörerna intygar genom underskrift av uppförandekoden att den följs. Nytello AB har dock ingen kännedom om hur rutinerna för detta ser ut hos de leverantörer man samarbetar med. Göteborgs Stads etiska krav har gåtts igenom med leverantörerna i samband med Nytello AB:s egen granskning. I de fall Nytello AB besöker företag gör man en egen kontroll på plats för att säkerställa att produktionsförhållandena hos underleverantörer uppfyller Upphandlingsbolagets krav. Det ställs inga krav från Nytello AB att producent/grossist skall arbeta enligt någon etablerad standard, men det är önskvärt att man är certifierad enligt ISO 14001, Öko-tex 100 och/eller EU-blomman, eller uppfyller kraven på dessa standarder. Nytello AB frågar med jämna mellanrum hur leverantörerna uppfyller krav och standards. Nytello AB accepterar muntlig bekräftelse av att olika krav och standards efterlevs. 2.3 Nytellos underleverantör, Leverantör A, i Vilnius, Litauen Leverantör A är ett aktiebolag som började tillverka plagg 1996 i sitt då privatägda företag. Det registrerades som aktiebolag 2009. Sedan hösten 2011 hyr företaget en fabrikslokal på tredje våningen i en industribyggnad nära den centrala delen av Vilnius. Byggnaden är ca 30-40 år gammal och varken insida eller utsida har renoverats sedan fastigheten byggdes. Lokalerna hålls rena och städade i den mån det är möjligt. Fabriken kan utan problem nås med stadens kollektivtrafik. Den totala storleken på lokalerna i fabriken är ca 600 m2. Dessa inkluderar en produktionsavdelning (ett stort rum), två kontor, toaletter (separata för kvinnor och män) och duschrum för kvinnor, omklädningsrum och matsal och en lagerlokal (där olika material och oanvänd utrustning lagras). Leverantör A producerar plagg kostymer, rockar, arbetskläder och liknande. Huvudprocesserna är tillskärning, sömnad, strykning och packning. Företagets produktionskapacitet ligger runt 1 000 kostymer/månad (beroende på komplexiteten av modellerna). Större delen av det som produceras exporteras till Tyskland, Danmark, Storbritannien och Sverige. Exporten till Sverige omfattar bara Nytello AB och ligger på runt 20-30% av den totala produktionen hos företaget. Produktionen för Nytello AB inkluderar kökskläder (runt 30 olika modeller) och startade i början av 2011. Nytello AB:s Code of Conduct undertecknades av Leverantör A 2011-03-14. Det förekom ingen särskild utbildning av koden från Nytello AB:s sida. 6
Leverantör A innehar inte någon certifiering enligt ISO 9000, ISO 14000, SA8000 eller liknande. 3. Resultat 3.1 Allmänt Revisionen har skett under normala arbetsdagar då majoriteten av de anställda befunnit sig på arbetsplatsen. Ledningen har varit samarbetsvillig, hela fabriken fick besökas utan restriktioner och man tillhandahöll nödvändig dokumentation och journaler, svarade på frågor och kommenterade journalerna. Ledningen hade inga åsikter vid valet av anställda som intervjuades och inte heller under själva intervjun, ett separat rum tillhandahölls för detta ändamål. För närvarande har företaget 21 anställda, 19 kvinnor och 2 män (en tillskärare och direktören). Mer än hälften av personalen arbetar halvtid. Fem anställda (cirka 25 % av den totala personalen) intervjuades: 1 grupp (2 anställda) och 3 individuella. Intervjuer ägde rum enskilt utan närvaro av överordnade och chefer. De som intervjuades valdes ut av revisorn utan påverkan från ledningens sida. De anställda uppträdde naturligt under intervjuerna och i produktionen. De flesta var nöjda med förhållandena på arbetsplatsen, arbetsrutinerna (de icke heltidsanställda) och relationerna mellan ledning och kollegor. Det finns formella anställningsavtal, som litauisk lag förespråkar, som tecknas mellan den anställde och företaget, men dessa avtal definierar inte aspekter som typen av avtal (permanent, tillfälligt etc.), löneutbetalningens periodicitet och tid, prövotid, arbetsdagarnas längd (vid skift, vid dag eller vecka) eller information till deltidsanställda (se avvikelse. Nr. 1). Enligt litauisk lag ska varje medarbetare få ett anställnings ID ett litet kort med den anställdes foto, namn, företagsnamn, position, anställningsdatum och avtalstyp. Syftet med ett sådant kort är att förhindra illegalt arbete. Sådana ID var inte utfärdade för de anställda än men det finns påbörjade utkast som inte är slutförda (se Observation. Nr. 1). Ett officiellt företagsdokument, som krävs enligt lag, beskriver och reglerar anställning och dagliga rutiner, regler såsom anställningsprocess, arbetstid, vilotid, semester, allmänna befogenheter för anställda, beteende vid arbete, disciplinära förfaranden, allmänt om hälsa och säkerhet (H&S) och brandskyddsaspekter. Alla anställda har introducerats till detta under anställningsprocessen och det finns också tillgängligt på arbetsplatsen. 7
3.2 Barnarbete Det finns inga barn eller unga arbetstagare anställda i bolaget, den yngsta medarbetaren är 31 år. Barnarbete är inte något problem i Litauen, åtminstone inte på en industriell nivå. Den litauiska arbetslagstiftningen är i linje med de relevanta ILO-konventionerna om anställningsålder. Vid nyanställning måste alla anställda visa sina ID, sociala försäkrings-id. Dessa är verifierade och kopior lagras i den anställdes fil tillsammans med anställningsavtalet. Lärlingsutbildning finns inte för tillfället, det är inte heller en normal praxis. 3.3 Tvångs- och obligatoriskt arbete Alla medarbetare är anställda på frivillig basis och lagliga anställningsavtal är upprättade. Arbetstagarna har rätt att säga upp anställningsavtalet med 14 dagars förvarning. Inga IDhandlingar undanhålls från de anställda. Arbetsklimatet verkar vara bra och arbetsuppgifterna utförs utan stress. Det finns inga vakter, de anställda kan lämna produktionslokalen utan några begränsningar. 3.4 Hälsa och säkerhet, H&S Direktören är ansvarig för H&S-relaterade frågor. H&S-riskerna har bedömts, H&S- och brandinstruktioner är förberedda och varje anställd är introducerad till dessa under anställningsprocessen. Under platsbesöket observerades inga kritiska H&S-avvikelser men det finns vissa saker som kan förbättras. Förstahjälpen-kit finns tillgängliga och åtkomliga för medarbetarna. Som en förbättring bör deras positioner i produktionslokalen markeras bättre och där ska det alltid finnas ett förstahjälpen-kit. (se Obs. Nr. 2). Personlig säkerhetsutrustning (PPEs), behövs inte i produktionen förutom en nät-järnhandske för klippning/skärande. En sådan fanns tillgänglig för tillskäraren men bör registreras i enlighet med Rules of issues PPEs, Paragraf 7.18. (se Obs. Nr. 3) Det finns en loggbok för H&S-relaterade olyckor men inga anteckningar är gjorda. Intervjuerna med medarbetarna indikerade inte heller på några H&S-relaterade olyckor utom mindre incidenter. Det finns ett tillräckligt antal toaletter, 3 för kvinnor + 1 dusch och 1 för män. De städas regelbundet, vilket har observerats och bekräftas under intervjuerna med de anställda. Som förbättring bör man se till att toalettpapper alltid finns tillgängligt på toaletterna (se Obs. Nr. 4). Det finns också ett omklädningsrum med låsbara skåp för personliga tillhörigheter och ett matrum med vattenkokare, mikrovågsugn och kylskåp. Även om utrymmet för ombyte och 8
det utrymme där man äter är delvis avgränsade, uttryckte de anställda en önskan om att dessa två områden skulle vara bättre separerade. Det finns kranvatten som kommer från det kommunala vattensystemet som uppfyller relevanta hygienkrav. Brandsäkerheten vad god, dock var den sekundära nödutgången låst (se avvikelse Nr. 2), det verkar som detta inte var ordnat med hyresvärden. En markering för nödutgång ovanför dörren bör säkerställas (se Obs. Nr. 5). Dessutom finns det några observationer för förbättring av brandsäkerheten:» beredskapsövning vid brand bör ordnas I nuvarande lokaler (se Obs. Nr 6);» att uppdatera utrymningsplan för att korrekt återge de plaster där brandsläckare finns (se Obs. Nr 7);» se till att larm och brandsensorer testas och register görs tillgängliga (se Obs. Nr 8). Företaget tillhandahåller inte någon form av boende för sina anställda. 3.5 Föreningsfrihet och rätten till kollektiva förhandlingar Det finns inte någon fackförening i företaget. Inte heller finns det kännedom om att någon av de anställda tillhör en fackförening eller annan anställningsorganisation. Det finns inte heller något kollektivavtal med företaget, men det finns inte heller något bevis eller indikationer på att det finns några restriktioner från ledningen gällande föreningsfrihet och rätten till kollektiva avtal. I Litauen har fackföreningar i allmänhet en ganska svag ställning, främst på grund av historiska skäl. Samhället och invånarna är fortfarande ganska ovilliga till att organisera sig för ett eller annat ändamål. Om arbetstagare har några frågor om sina arbetsförhållanden talar de direkt med sin närmaste chef och direktören. Det verkar som relationen mellan medarbetarna och direktören är öppen och konstruktiv. Ett intryck fås av att båda parter respekterar varandra och försöker vara ärliga mot varandra. 3.6 Diskriminering Det finns olika nationaliteter (polsk, rysk och litauisk) representerade i företaget. Alla anställda är bosatta i Vilnius och dess omgivning. Under platsbesöket, intervjuerna och dokumentationsgranskningen har inga bevis eller indikationer på diskriminering uppmärksammats. Naturligtvis betyder det inte att det inte 9
finns möjligheter för en eller annan aspekt av diskriminering, men den är i sådana fall av liten storlek. 3.7 Disciplinära åtgärder Inga disciplinära åtgärder (enligt definition) har tillämpats under de senaste åren, denna aspekt är inte aktuell för de anställda, relationen mellan arbetare och anställda går inte till den nivå där disciplinära åtgärder skulle vara en lösning. 3.8 Arbetstider För tillfället utförs arbete i 1 skift mellan 07:00 till 16:00 med 1 timmes lunch och 2 raster på 15 min. Arbetstid ska rapporteras i ett arbetsschema. Under det senaste halvåret finns ingen information om övertidsarbete, anställda har också bekräftat även att de inte jobbade övertid. Det finns dock inga arbetsscheman förberedda och tillgängliga för de icke heltidsanställda, dvs. det är oklart vilka icke heltidsanställda som måste närvara på arbetsplatsen och vid vilka tidpunkter. 3.9 Ersättning De anställdas löner sätts främst på den lägsta nivå som fastställts av staten, det vill säga 800 LTL/månad eller motsvarande för icke heltidsanställda. Lönerna betalas ut en gång per månad i kontanter. Företaget betalar relevanta skatter inkl. socialförsäkring till staten, enligt lag. Inga register visar något olagligt avdrag enligt lag. De anställda får årlig betald semester. 3.10 Allmänna kommentarer Det allmänna intrycket är ganska bra med tanke på företagets storlek och den industrisektor det tillhör. Företagets sociala nuläge verkar vara åtminstone på miniminivå när det gäller den dagliga verksamheten och förhållandet mellan arbetstagare och arbetsgivare är gott. Sammanfattningen av granskningsresultatet i form av avvikelser och observationer visar att förbättringar bör göras i en del dokumentation och i allmänna förebyggande åtgärder såsom brandberedskap. Alla avvikelser och observationer diskuterades med direktören under det avslutande mötet. Direktören var också mottaglig och konstruktiv angående alla granskningsresultat. 10
3.11 Registrerade avvikelser och observationer Lokal lagstiftning eller ILO/andra krav Beskrivning av avvikelse/observation 1. Lokal lagstiftning eller ILO/andra krav: Litauiska arbetslagstiftningen, paragraf 99 Innehållet av ett anställningsavtal, Punkt 2: Ett anställningsavtal ska ingås skriftligen enligt fastslaget formulär. Anställningsavtal inkluderar inte helt följande villkor: punkt 2 - definierar inte typen av kontrakt (fasta, tillfälliga, etc.) punkt 3 löneutbetalning, frekvens och tid punkt 4 tillämpning av prövotiden punkt 5 arbetsdagens varaktighet (vid skift, vecka) punkt 6 deltidsanställd information när den tillämpas 2. Lokal lagstiftning eller ILO/andra krav: Allmän säkerhet - brandregler (red. 2005-02- 18, ändrad 2009-10-28), Punkt 27: (...) Utrymningsdörr måste vara lätt att öppna från insidan när som helst under dagen. 3. Lokal lagstiftning eller ILO/andra krav: Litauiska arbetslagstiftningen, paragraf 147, punkt 3: ( ). Sekundär nödutgång var låst under platsbesöket. Arbetsschema är inte tillkännagivet för icke heltidsanställda och faktisk arbetstid registreras inte på daglig basis. Arbetsschema ska presenteras för de anställda senast två veckor i förväg och finnas tillgängliga i lokalen. O (Observation)1 O2 O3 O4 O5 O6 O7 O8 AnställningsID var inte utdelat till de anställda (det fanns påbörjade utkast som inte slutförts). Plaster där första hjälpen-kit alltid ska finnas tillgängliga i produktionen skall märkas ut. Personlig säkerhetsutrustning (PPEs - Personal Protection Equipment) bör vara registrerad i enlighet med Rules of issues PPEs, Clause 7.18. Man bör se till att toalettpapper alltid finns tillgängligt på toaletterna. Den sekundära nödutgången ska märkas ut ovanför dörren. Beredskapsövning för brand bör utföras i nuvarande lokaler. Utrymningsplanen uppdateras med rätt utsatta platser för brandsläckare. Att säkerställa att brandsensorer och larm är testade och journaler för dessa finns tillgängliga. 11
3.12 Slutsatser Revisionen har inte pekat på några avvikelser som kan relateras till ILO:s kärnkonventioner eller FN:s barnkonvention. Däremot visar granskningsresultatet att det finns utrymme för förbättringar rörande hur den nationella lagstiftningen uppfylls. Det faktum att revisionen varit föranmäld har inte bedömts påverka resultatet. Lagstadgad dokumentation rörande arbetsplatsen och anställningsförhållandena där har i vissa avseenden bedömts vara ofullständig. Dessa resultat har ingen direkt bäring på UHB etiska krav, även om de sociala förhållandena hos underleverantören påverkas av bristerna och därmed bör åtgärdas. Säkerheten i lokalerna kan också förbättras. Skyltning och markering av var personlig skyddsutrustning är placerad kan utvecklas. Hygienutrymmenas utrustning bör säkerställas. Brandsäkerheten bedöms vara god men det finns utrymme för förbättringar även här. Vid revisionstillfället fanns endast en utgång till trapphuset tillgänglig, en andra utgång var låst. Kompletterande skyltning, översyn av brandlarm och förebyggande övningar för att förbättra utrymningsmöjligheten rekommenderas. 4. Rekommendationer 4.1 Nytello AB Nytello AB har rutiner för att arbeta enligt ILO kärnkonventioner, FN barnkonvention och relevant lagstiftning i tillverkningsländer som producerar för företaget. Produktionsförhållandena hos underleverantören bör vara ett självklart fokus för Nytello AB. I syfte att säkerställa att konstaterade avvikelser och observationer hos underleverantören åtgärdas, och att förbättringsåtgärder också gällande t ex arbetsmiljö, trivsel och allmän ordning uppmuntras för att förbättra de anställdas situation, rekommenderar Upphandlingsbolaget Nytello AB att utveckla och aktivera sina rutiner för det sociala och etiska arbetet hos sin underleverantör. Mot bakgrund av resultatet av revisionen föreslår Upphandlingsbolaget följande åtgärder:» Förtydliga Nytello AB:s uppförandekod och översätt den till lokala språk i de länder man har underleverantörer.» Genomföra besök hos underleverantörer.» Dokumentera hur man kommunicerat uppförandekoden med underleverantören.» Dokumentera hur man säkerställt underleverantörens förståelse för innehållet i uppförandekoden. 12
» Dokumentera underleverantörens rutiner för att uppfylla innehållet i uppförandekoden.» Dokumentera uppföljningen av hur uppförandekoden efterlevs hos underleverantören.» Dokumentera Nytello AB:s egen kvalitetssäkring av interna processer och produkter, både vad avser rutiner för och resultat av kvalitetssäkringen.» Dokumentera i vilka avseenden underleverantören möter ställda krav på upphandlingskrav, kvalitet, certifieringar (hela eller delmoment).» Dokumentera metoder för planering av ledtider.» Dokumentera genomgångar avseende produktionen med underleverantören.» Dokumentera anmälda och oanmälda besök. 4.2 Underleverantören Produktionsförhållandena hos den underleverantör som reviderats präglas delvis av andra, om än i många stycken liknande, förutsättningar än svenska. Revisionen har inte pekat på några avvikelser som kan relateras till ILO:s kärnkonventioner eller FN:s barnkonvention. Däremot visar granskningsresultatet att det finns utrymme för förbättringar rörande hur den nationella lagstiftningen uppfylls. Även om underleverantören uppfyllde kraven i allt väsentligt, saknas en igenkänning i diskussionerna av uppfyllandet av Upphandlingsbolagets krav i fabriken. Denna eventuella brist på kunskap eller insikt om vikten av att dessa krav uppfylls, skulle kunna bero på att kommunikationen mellan Nytello AB och underleverantören är bristfällig på den punkten. Verkställande direktören hos underleverantören har besökt Nytello AB i Sverige. Denne anger att det uppfattades som ett positivt initiativ. Detta besök har sannolikt inte kunnat förmedla någon större insikt hos Nytello AB om produktionsförhållandena i fabriken, Nytello AB har ännu inte besökt fabriken i Vilnius. I syfte att bidra till att utveckla ett förebyggande arbete för att undvika tveksamheter i efterlevnaden av beställares uppförandekoder och liknande, rekommenderar Upphandlingsbolaget underleverantören att utveckla och aktivera sina rutiner för det sociala arbetet i sin verksamhet. Följande åtgärder föreslås:» Dokumentera hur uppdragsgivaren kommunicerat sin uppförandekod med underleverantören.» Dokumentera att man bekräftat sin förståelse för innehållet i beställarens uppförandekod.» Dokumentera sina rutiner för att uppfylla innehållet i uppförandekoden. 13
» Dokumentera hur uppföljning av efterlevnaden av beställarens uppförandekod hos underleverantören sker.» Dokumentera i vilka avseenden underleverantören möter beställarens krav på upphandlingskrav, kvalitet, certifieringar (hela eller delmoment).» Dokumentera metoder för planering av ledtider.» Dokumentera genomgångar avseende produktionen med beställaren.» Dokumentera anmälda och oanmälda besök av beställaren. 5. Avslutning En rad svenska kommuner har valt att diplomera sig som en Fairtrade City, d v s man engagerar sig för etisk konsumtion. Ett av åtagandena för att få kalla sig för en Fairtrade City är etisk upphandling, för att säkerställa tillgången av etiskt producerade varor på t ex kommunens arbetsplatser. Göteborgs Stad diplomerades som en Fairtrade City våren 2011. Att vara avtalsleverantör till Göteborgs Stad innebär redan sedan tidigare, men i synnerhet nu, att överenskomna krav på bl. a sociala och etisk hänsyn skall uppfyllas. Att avtalet rörande de etiska kraven följs, säkerställs i första hand i samband med sedvanlig avtalsuppföljning. UHB har genomfört upphandlingar som omfattar etiska aspekter sedan 2004 och uppföljningsmetoderna har utvecklats betydligt sedan dess. Att offentlig förvaltning identifierar etisk och social upphandling som en av vägarna till ett hållbart samhälle, innebär att metoderna för hur krav kan ställas kommer att utvecklas. Alla leverantörer som väljer att möta dessa krav står inför samma utmaningar för hur de ska kunna säkerställa att de lever upp till de ställda kraven. Det är UHBs förhoppning att revisioner som denna leder till ökad kunskap om hållbar konsumtion, både för leverantörer som för upphandlande myndigheter. 14
Referenslista» Anbud från Nytello AB i upphandlingen av, diarienummer 0157/08, Arbetskläder för verksamheter inom kök/restaurang, vård/omsorg, lokalvård. (2008)» Bureau Veritas rapport på svenska, inkl svensk sammanfattning (2011)» Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy» Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget - Förfrågningsunderlag, diarienummer 0157/08 Arbetskläder för verksamheter inom kök/restaurang, vård/omsorg, lokalvård. (2008)» Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget - Avtal Arbetskläder för verksamheter inom kök/restaurang, vård/omsorg, lokalvård. Avtalsnummer IK08157-01. 15