Företagsstöd Revisionsrapport Regionens revisorer
2018-06-13 18REV32 2(14) Sammanfattning Det statliga regionala utvecklingsansvaret har överförts från staten genom länsstyrelsen till Region Västernorrland från och med den 1 januari 2017. I uppdraget ingår bland annat att besluta om regionala utvecklingsmedel (1:1-anslaget) till företagsstöd och medfinansiering till regionala utvecklingsprojekt. För 2018 uppgår, för regionens del, anslaget till närmare 110 mnkr. Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen har säkerställt att de regionala utvecklingsmedlen avseende företagsstöd hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Resultatet av vår granskning visar bland annat att överföringsprocessen från länsstyrelsen till Region Västernorrland har fungerat tillfredställande och med en god kontinuitet i handläggningen. Granskningen visar även att det finns ett övergripande dokumenterat system för hanteringsprocessen vad gäller företagsstöden som innefattar ett flertal olika kontrollmoment. Vidare finns relevanta styrdokument, systemstöd och upparbetade rutiner som stöd för hantering och handläggning. Vi bedömer att det finns rutiner för att hantera jäv vid fördelning av inkomna ansökningar. Vi rekommenderar dock att rutinerna utvecklas och att varje jävsprövning dokumenteras för att möjliggöra verifiering av att jävsprövning har gjorts. Vi har i granskningen inte noterat några beslut som strider mot gällande delegationsordning. Vidare bedömer vi att det finns rutiner för fattande av delegationsbeslut samt anmälan av dessa. Vi rekommenderar dock att regionstyrelsen tillser att besluten anmäls senast till nästkommande möte med styrelsen efter att beslutet fattats (i enlighet med gällande delegationsordning). Vår bedömning är att regionstyrelsen har en frekvent uppföljning och återkoppling inom ramen för uppdraget att hantera 1:1-anslaget avseende företagsstöd. Vi rekommenderar dock att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och stärks. Främst bör styrelsen tillse att handläggning, kvalitetssäkring, bedömningar, jävsprövning, m.m. mer systematiskt följs upp för säkerställande av att gällande förordningar följs samt att rutiner och arbetssätt tillämpas på avsett sätt. Detta kan exempelvis ske genom stickprovskontroller och en mer systematiserad granskning av handläggarnas förslag till beslut m.m. Uppföljningen bör baseras på en analys av risk och väsentlighet.
2018-06-13 18REV32 3(14) Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Innehållsförteckning... 3 1 Bakgrund... 4 2 Syfte, revisionsfrågor, avgränsning och metod... 4 3 Revisionskriterier... 5 4 Resultat av granskningen... 5 4.1 Allmänt om företagsstöd och regionala tillväxtmedel... 5 4.2 Överföringsprocess, styrdokument och handläggning... 6 4.3 Systemstöd m.m.... 8 4.4 Rutin inför fastställande av beslut... 9 4.5 Granskning vid utbetalning... 10 4.6 Delegationsbeslut... 10 4.7 Jävsproblematik... 11 4.8 Riskbedömning... 11 4.9 Uppföljning och intern kontroll... 12 5 Revisionell bedömning... 13
2018-06-13 18REV32 4(14) 1 Bakgrund Det statliga regionala utvecklingsansvaret har överförts från staten genom länsstyrelsen till Region Västernorrland från och med den 1 januari 2017. I uppdraget ingår bland annat att besluta om regionala utvecklingsmedel (1:1-anslaget) till företagsstöd och medfinansiering till regionala utvecklingsprojekt. För 2018 uppgår, för regionens del, anslaget till närmare 110 mnkr. Syftet med företagsstöd är bl.a. att främja och skapa hållbar regional utveckling och tillväxt för företag och län som helhet. Stöd kan beviljas till företag som skapar varaktig sysselsättning, bedöms få långsiktig lönsamhet och bedrivs på marknadsmässiga villkor. Företagsstöd innebär att Regions Västernorrland kan stödja en del av investeringar och satsningar till företag för att de ska utveckla sin verksamhet. Regionens revisorer ser en risk att regionstyrelsen inte har säkerställt en ändamålsenlig hantering och intern kontroll gällande företagsstöden och har därför beslutat om en fördjupad granskning inom området. 2 Syfte, revisionsfrågor, avgränsning och metod Granskningen syftar till att bedöma om regionstyrelsen har säkerställt att de regionala utvecklingsmedlen avseende företagsstöd hanteras på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Revisionsfrågor: o Finns en dokumenterad beskrivning av processen för hanteringen av företagsstöd inklusive kontroller utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv? o Går det att verifiera att handläggningen av företagsstöden sker på ett korrekt sätt? o Har beslut om företagsstöd tagits på rätt nivå enligt delegationsordningen? o Finns rutiner/anvisningar för att hantera jävsproblematik? o Har regionstyrelsen tillsett en tillräcklig uppföljning, av hantering och intern kontroll, gällande företagsstöden? Granskningen genomförs som en intervju- och dokumentstudie där intervju har gjorts med regionens tillväxtchef samt med handläggare av företagsstöd. Granskningen avgränsas till att i huvudsak beröra företagsstöd inom 1:1-anslaget vilket innebär att projektstöd, stöd till kommersiell service och innovationsstöd primärt inte ingår i vår granskning. I granskningen ingår inte att pröva de bedömningar som gjorts vid handläggning och beslut av företagsstöd. Rapportutkast har överlämnats för saklighetsgranskning enligt fastställd rutin.
2018-06-13 18REV32 5(14) 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier hämtas bland annat från: o Kommunallagen o Förordning SFS 2015:210: Statligt stöd för att regionalt främja små och medelstora företag o Förordning SFS 2015:211: Statligt stöd till investeringar o Kommissionens förordning (EU) 651/2014 och 1407/2013 o Riktlinjer företagsstöd regionala tillväxtmedel (Dnr: RS10570) o Interna styrdokument: Rutinbeskrivning för företagsstöd, Företagsstöd redovisning Nyps o Tillväxtverkets handbok för regionalt företagsstöd 4 Resultat av granskningen 4.1 Allmänt om företagsstöd och regionala tillväxtmedel Regionala företagsstöd hanteras och regleras i enlighet med följande förordningar: statligt stöd för att regionalt främja små och medelstora företag, SFS 2015:210 samt statligt stöd till investeringar, SFS 2015:211. Företagsstöd syftar till att främja och skapa hållbar regional utveckling och tillväxt, för både företag och län som helhet. Stöd kan beviljas till företag som skapar varaktig sysselsättning och bedöms få långsiktig lönsamhet där verksamheten bedrivs på marknadsmässiga villkor. Skapande av varaktig sysselsättning är en grundläggande förutsättning vad gäller företagsstöd där antal arbetstillfällen som skapas i förhållande till investeringen och stödet, beaktas i företagsstödsärenden. Vid analys och bedömning uppmärksammas också effekterna av eventuella tidigare beviljade företagsstöd, om utlovad sysselsättnings- och omsättningsökning uppnåtts, vilket kan påverka utgången av en ny ansökan om företagsstöd. Andra faktorer som påverkar är potentialen för investeringen och möjligheterna att skapa tillväxt. En förutsättning för regional tillväxt är att sökandeföretagets marknad till övervägande delen sträcker sig utanför länet och inte enbart lokalt. Investeringar som positivt bidrar till de horisontella kriterierna jämställdhet, integration samt miljö och hållbarhet bedöms vara gynnsamma för skapandet av hållbar regional utveckling. Företag eller koncerner med mycket god ekonomi ska enligt förordningarna inte beviljas stöd för investeringar som kan genomföras utan stöd. Behovet av stöd för att investeringen ska kunna genomföras kan alltså få betydelse vid bedömningen i
2018-06-13 18REV32 6(14) ärendet. Även stora utdelningar eller koncernbidrag beaktas. Bedömningen utifrån detta kan medföra att stödet procentuellt minskas eller att stöd inte beviljas. Företagsstödets omfattning kan också påverkas om företaget vid investering vill satsa på upplägg med högre standard än vad som egentligen krävs. Stöden ska skapa regional tillväxt, men får inte snedvrida konkurrensen. Därför beviljas stöd normalt inte för verksamheter som bedrivs på lokal eller regional marknad, där flera företag konkurrerar med liknande verksamheter. Företagets verksamhet måste bedrivas och skapa varaktig sysselsättning på företagets fasta arbetsplats i Västernorrlands län. Hur stor stödprocent som kan bli aktuell vid ett företagsstödsbeslut är beroende av vilket stöd ansökan avser och var i länet verksamheten bedrivs. Företagsstöd kan beviljas med mellan 10-50 %. Stöd beviljas normalt inte till företag som befinner sig i ekonomiska svårigheter, har skulder eller anmärkningar hos Kronofogdemyndigheten. Investeringar över 25 miljoner kronor handläggs av Tillväxtverket. För Region Västernorrlands del uppgår 1:1-anslagets totala utrymme till 109 725 000 kr att betala ut varje år är. För beslutsfattande finns en bemyndiganderam på 220 mnkr per år. Anslaget ingår inte som en del i regionens övriga budget och det är Tillväxtverket som administrerar utbetalningen av företagsstöden efter beslut av regionstyrelsen 1. Uppföljning av bemyndiganderam och utrymme för utbetalning sker löpande under året. På Region Västernorrlands hemsida finns relativt omfattande information att ta del av gällande bland annat regler och anvisningar kring företagsstöden samt kontaktuppgifter och anvisningar för ansökan om stöd. Ansökan görs främst via Tillväxtverkets e-tjänst Min ansökan men kan även göras i pappersblankettform. Min ansökan ger företagen möjlighet att hantera och skicka elektroniska ansökningar som sedan kan handläggas i Nyps (se avsnitt 4.3). 4.2 Överföringsprocess, styrdokument och handläggning I samband med att det statliga regionala utvecklingsansvaret överfördes från länsstyrelsen till Region Västernorrland den 1 januari 2017 erbjöds handläggare och rekvisitörer anställning inom förvaltningen regional utveckling. Tre handläggare och tre rekvisitörer arbetar inom området vid tidpunkten för granskningen. Eftersom det vid tidpunkten för övertagandet fanns ett fungerande handläggningssystem inom länsstyrelsen överfördes befintliga styrdokument, systemstöd m.m. till förvaltningen regional utveckling för fortsatt användning. Handläggningssystemet omfattar bland annat rutinbeskrivningar, policy för företagsstöd samt diverse stödmaterial utgivna av Tillväxtverket. Policyn, som funnits sedan de nya förordningarna för företagsstöd trädde i kraft (maj 2015), innehåller tolkningar av 1 Beslut fattas även på tjänstemannanivå och av regionala utvecklingsutskottet på delegation av regionstyrelsen, se avsnitt 4.6.
2018-06-13 18REV32 7(14) gällande förordningar samt exempel, förtydliganden m.m. av vilka kostnader som kan beviljas stöd. Intentionen var att handläggningen av stöden skulle kunna ske kontinuerligt på samma sätt som tidigare med fokus på att kunderna inte skulle beröras av övergången på något negativt sätt. Ärendena flyttades således över och några särskilda förändringar i hanteringen behövde inte göras. Handläggarna kunde, enligt den information som lämnats, därför relativt omgående fortsätta att arbeta och ha tillgång till samma system och stödfunktioner som tidigare. I våra intervjuer uppges att det i samband med överföringsprocessen blev en kortare inkörningsperiod men i huvudsak beskrivs överföringsprocessen som väl fungerande utan några väsentliga störningar eller fördröjningar. Den policy som togs över från länsstyrelsen har under 2017 reviderats och namnändrats till Riktlinje för företagsstöd 2 (regionanpassats). Riktlinjen används dels internt av regionens handläggare och dels för kommunicering ut mot sökande parter där dokumentet är tänkt att fungera som en vägledning till de stödsökande för att förtydliga och exemplifiera gällande förordningar. De förändringar som genomförts av styrdokumentet beskrivs vara av minder karaktär och en fullständig omarbetning planeras att genomföras utifrån den nya regionala utvecklingsstrategin (RUS) som ska vara klar under år 2019. Utöver riktlinjen finns även ett flertal skriftliga rutinbeskrivningar och handläggarmanualer. Enligt uppgift har berörd personal varit delaktiga i processen med att ta fram och utforma gällande riktlinjer. Det har bedömts vara av vikt, bland annat för att förstå bakgrunden till riktlinjernas utformning och för säkerställande av likabehandling av de sökande. Fördelning av ärenden sker normalt varje vecka efter fastställd rutin. Inflödet av ansökningar varierar under året men normalt kan handläggningen påbörjas relativt omgående efter ärendefördelningen. Under våren 2017 var trycket av ansökningar stort för att sedan sjunka något under hösten. Handläggningstiden varierar beroende på ärendets omfattning och art och i de flesta fall behövs kompletterande handlingar och uppgifter begäras in från det sökande företaget. De flesta ärendena uppges hanteras individuellt av respektive handläggare. Vid komplicerade ärenden eller vid svårare bedömningar tas frågeställningarna upp för gemensam diskussion i handläggargruppen. Det framförs att det är viktigt med löpande diskussion kring bedömningsdelen eftersom den ofta är central i handläggningsprocessen. Tidsutdräkten för själva beslutsprocessen uppges inte ha förändrats i någon större utsträckning utan fungerar i stort som tidigare. Den största skillnaden är att tidigare fattades alla beslut löpande. Nu påverkas detta till viss del av utskottets och 2 Beslutad av regionstyrelsen 2017-12-19, 383, Dnr: 17RS10570.
2018-06-13 18REV32 8(14) styrelsens möteskalender. Beslut som ska fattas på politisk nivå måste således planeras mer ingående med brytdatum. Enligt gällande rutin ska även den sökande få besked om beräknad tidpunkt för beslut, vilket också framhålls som viktigt att leverera. Grundat på våra iakttagelser ser vi inte anledning till annan bedömning än att överföringsprocessen från länsstyrelsen till Region Västernorrland har fungerat tillfredställande. Att bemanning direkt kunde ske med erfaren personal har sannolikt bidragit till att en god kontinuitet i hanteringen har kunnat uppnås. Vidare bedömer vi att det finns relevanta styrdokument och upparbetade rutiner som stöd för hantering och handläggning av företagsstöden. 4.3 Systemstöd m.m. Vid handläggning av företagsstöden används systemstödet Nyps vilket är ett datorsystem för projekt- och stödärendehantering inom det regionala utvecklingsområdet. Nyps är ett nationellt system som är obligatoriskt för de myndigheter som hanterar 1:1-anslaget. Systemet är i drift sedan senhösten 2007 och förvaltas av Tillväxtverket. Samtliga handläggare och chef har tillgång till ärenden som ligger i Nyps och systemet utgör även diarium. I Nyps dokumenteras både ansöknings- och handläggningsprocessen. Hanteringen beskrivs i våra intervjuer som relativt pappersintensiv eftersom samtliga handlingar scannas in i Nyps vilket innebär att det finns både en digital och en fysisk akt för varje ärende, där dessa akter ska spegla varandra. De kontakter som varit mellan sökande företag och handläggaren dokumenteras genom tjänsteanteckningar i systemet. Även själva bedömningsprocessen dokumenteras löpande i Nyps utifrån de parametrar som ingår. Det går således att följa processen i varje ärende och handläggarna har även tillgång till samtliga beslutade och pågående ärenden vilket bland annat gör hanteringen mindre personberoende. Nyps är uppbyggd utifrån en förutbestämd handläggningsprocess med obligatoriska moment vilket uppges minska risken för fel eller att saker glöms bort. Systemet innehåller också ett antal obligatoriska kontrollmoment som måste genomföras för att en ansökan ska kunna skickas vidare för beslut. Det finns även ett antal manuella kontroller inlagda. De manuella kontrollerna bedöms som ett utvecklingsområde att arbeta vidare med både till antal och till innehåll. Till Nyps finns i övrigt ett antal rutinbeskrivningar/handläggarmanualer. I granskningen har vi tillsammans med handläggare gått igenom några ärenden i Nyps för verifiering av ett urval delmoment i handläggningsprocessen samt för att få en bild av hur dessa delmoment har dokumenterats i systemet. Exempel på några iakttagelser vid genomgång av ärendena är att:
2018-06-13 18REV32 9(14) ansökningarna är underskrivna av behöriga firmatecknare, säkerhet har dokumenterats i aktuella ärenden 3, analys gjorts av konkurrenssituationen, det gjorts en beräkning av sysselsättningsökningen, extern kontrollant har anlitats vid stöd överstigande 500 000 kr, det gjorts en bedömning av den ekonomiska ställningen, kreditupplysning gjorts, m.m. Vår bedömning är att det genom Nyps finns förutsättningar att granska och verifiera om handläggningen av företagsstöden utförs på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande regelverk. Inga avvikelser från gällande rutiner har noterats i vår stickprovskontroll. 4.4 Rutin inför fastställande av beslut När handläggningen av ansökan är klar skickas både den digitala och den fysiska akten till tillväxchefen för kontroll och beslut i systemet (avseende delegationsbeslut, se avsnitt 4.6). Tillväxtchefen kontrollerar översiktligt att handläggningen har utförts och dokumenterats i Nyps på avsett sätt och gör även en översiktlig kontroll av bifogade underlag i akterna. Om något är oklart kring exempelvis bedömning eller likande tas detta upp till diskussion innan beslutsfattande sker (alt. innan förslag på beslut lämnas till styrelse eller utskott vid beslut över tjänstemannanivå). Som vi har tolkat det granskar handläggarna normalt inte varandras ärenden utifrån någon fastställd systematik. Det uppges däremot ha varit uppe till diskussion att vidareutveckla erfarenhetsutbytet med andra regioner kring exempelvis handläggning, bedömningar, kvalitetssäkring m.m. Ett samarbete av detta slag har dock ännu inte aktualiserats i praktiken. Vi har tolkat att det finns en rutin inför fastställande av beslut vilken även innefattar ett inslag av granskning och kontroll. Vi bedömer dock att det finns en utvecklingspotential vad gäller den interna kontrollen inom detta område. Vi rekommenderar att kontrollmomenten inför fastställande av beslut dokumenteras och systematiseras i syftet att säkerställa dels en tillräcklig intern kontroll och dels en tillfredställande kvalitetssäkring av handläggningsprocessen. Vi ser även en risk för personberoendeproblematik om ovan nämnda granskningsmoment utförs uteslutande av en person. 3 Om företagsstödet överstiger 300 000 kr tas säkerhet ut, exempelvis borgen, företagsinteckning eller pantbrev.
2018-06-13 18REV32 10(14) 4.5 Granskning vid utbetalning Efter att beslut om företagsstöd är fattat hanteras ärendet av en rekvisitör som har till uppgift att granska och kontrollera de handlingar och den dokumentation som ligger tillgrund för utbetalning. Rekvirering sker ofta i flera steg där den sökande skickar in underlag i form av fakturor samt dokumentation som styrker att fakturorna är betalda. Rekvisitören granskar och kontrollerar att handlingarna är korrekta och stämmer överens med vad som beslutats att ingå i stödet. Rekvisitör stämmer även av med handläggaren att kostnaderna stämmer med beslutet, både handläggare och rekvisitör signerar utbetalningen (tvåhandsprincip) som sedan skickas till Tillväxverket för utbetalning till den sökande. Tillväxtverket gör således ingen egen bedömning av stödet utan administrerar endast utbetalningen. Det finns en dokumenterad rutinbeskrivning framtagen kring de kontrollmoment som ska göras innan utbetalning sker. Om företagsstöd beviljas till belopp överstigande 500 000 kr används normalt en extern kontrollant som har utsetts av Tillväxtverket. Extern kontrollant kan även anlitas vid lägre belopp om ärendet är av sådan karaktär att det är rimligt med en extern kontroll, exempelvis vid byggnationer m.m. I de fall extern kontrollant anlitas utför denne rekvisitörens uppdrag att kontrollera och stämma av bland annat att redovisade kostnader överensstämmer med vad som beslutats och kan även via besök hos företaget verifiera att de investeringar som ingår i stödet rent fysiskt finns på plats. Kontrollanten upprättar därefter en sammanställning över vad som ska betalas ut. Granskningen visar att det finns dokumenterade rutiner som inkluderar kontroller vid utbetalning av företagsstöden. 4.6 Delegationsbeslut Ansökningar om företagsstöd som inkommer till regionen hanteras utifrån den beslutsrätt som framgår av gällande delegationsordning: företagsstöd upp till 1 mnkr beslutas på tjänstemannanivå 4, företagsstöd 1 mnkr 2 mnkr beslutas av regionala utvecklingsutskottet, företagsstöd över 2 mnkr beslutas av regionstyrelsen. Delegationsordningen gäller beslut både för beviljande och avslag av ansökan. Vi har granskat regionstyrelsens och regionala utvecklingsutskottets protokoll för 2017 och 2018 avseende beslut om företagsstöd. Av protokollsbilagor framgår att delegationsbesluten har anmälts till regionstyrelsen. Vi har, utifrån en översiktlig kontroll, inte noterat några beslut som strider mot gällande delegationsordning. 4 Beslut av Tillväxtchef med stöd av vidaredelegation från Regiondirektören.
2018-06-13 18REV32 11(14) När det gäller anmälan av delegationsbeslut fattade på vidaredelegation från regiondirektören (tjänstemannanivå upp till 1 mnkr) så noterar vi att det är lång tidsutdräkt mellan delegationsbeslut och anmälan till styrelsen. Enligt dokumentet Delegation av regionstyrelsens beslutsrätt 5 ska besluten som fattas i regionstyrelsens namn snarast anmälas till styrelsen. Med snarast menas nästkommande möte med regionstyrelsen efter att beslutet fattats. Vi bedömer att det finns rutiner för fattande av delegationsbeslut samt anmälan av dessa. Vi rekommenderar dock att regionstyrelsen tillser att besluten anmäls senast till nästkommande möte med styrelsen efter att beslutet fattats, d.v.s. i enlighet med gällande delegationsordning. 4.7 Jävsproblematik I granskningen har vi tagit upp frågan kring jävsproblematik samt vilka rutiner som tillämpas för att hantera eventuella jävssituationer. Av dokumentet Rutinbeskrivning för företagsstöd framgår att ansvarig chef fördelar inkomna ansökningar i Nyps på respektive handläggare (ibland sker fördelningen inom gruppen). Handläggaren returnerar ärendet om man inte kan handlägga ärendet utifrån jäv eller annan orsak. Enligt den information som lämnats görs ingen dokumentation av respektive jävsprövning och det går därmed inte att i efterhand verifiera eller bedöma om eller hur eventuell jävsprövning har skett. I våra intervjuer framkommer att det har tagits upp och diskuterats en del kring jävshanteringen och som vi har tolkat det är det fullt möjligt att i befintligt systemstöd lägga in information om genomförd jävsprövning i samband med ärendefördelningen. Vi bedömer att det finns rutiner för att hantera jäv vid fördelning av inkomna ansökningar. Vi rekommenderar dock att rutinerna utvecklas och att varje jävsprövning dokumenteras så att verifiering blir möjlig. 4.8 Riskbedömning Det framkommer i våra intervjuer att verksamheten inte har diskuterat eller arbetat särskilt ingående med bedömning av risk och väsentlighet (systematiserad riskanalys) kopplat till processen för hanteringen av företagsstöd. De risker som nämns i intervju rör främst jäv och själva bedömningsdelen vid handläggningen. Arbetssättet uppges främst ha inriktats mot att ha en tät dialog inom arbetsgruppen. De rutinbeskrivningar som finns och används innehåller en del skrivningar kring hur man bör tänka och agera i samband med handläggningen vilket man menar till viss del kan översättas till hur olika riskmoment ska hanteras. 5 Beslutat av regionstyrelsen 2017-01-25, 22.
2018-06-13 18REV32 12(14) Som vi har tolkat det finns ett riskmedvetande kring hanteringen av stöden och många av riskmomenten hanteras genom styrdokument, tekniska lösningar, diskussioner, rutiner, arbetssätt m.m. Det har dock inte gjorts några mer ingående insatser att explicit och systematiskt analysera och dokumentera själva processen utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Vi bedömer därför att arbetat med riskanalyser har en utvecklingspotential, exempelvis genom att kritiska moment i handläggningsprocessen, som behöver ägnas särskild uppmärksamhet eller hantering, identifieras och analyseras för att säkerställa en tillfredställande systematisk handläggningsprocess och en tillräcklig intern kontroll. 4.9 Uppföljning och intern kontroll Ansökningar om företagsstöd på belopp som överstiger tjänstemannadelegationen föredras av handläggare eller tillväxtchef löpande för regionstyrelsen och regionala utvecklingsutskottet. En viss uppföljning/återrapportering kring företagsstöden sker även i den löpande månadsuppföljningen samt i delårs- och årsbokslut. Det förekommer att det görs föredragning kring bemyndiganderam, utbetalningar m.m. som avstämning kring hur verksamheten utvecklas. I början av 2017 hölls även en förtroendemannautbildning inom området där bland annat olika fall togs upp. Utifrån regionstyrelsens riskanalys för år 2017 valdes det för året nytillkomna uppdraget, regionalt utvecklingsansvar, att ingå i styrelsens internkontrollplan. I uppföljningen har ingått att återrapportera om den nya verksamheten är bemannad och har etablerat fungerande arbetsformer och om säkra rutiner finns för hantering av bland annat företagsstöd. Återrapportering har gjorts i samband med delårsoch årsbokslut. Några särskilda åtgärder med anledning av uppföljningen har inte beslutats/vidtagits av styrelsen vilket vi tolkar som att processen har bedömts vara tillfredställande. Regionstyrelsen har i februari 2018 6 behandlat ärendet Återrapportering av villkorsbeslut. Av ärendet framgår att det statliga uppdraget avseende det regionala tillväxtansvaret ska utföras enligt gällande lagar och förordningar samt ett årligt villkorsbeslut. För genomförandet tilldelas ett årligt förvaltningsanslag samt anslag 1:1 för regionala tillväxtåtgärder. Villkorsbeslutet ska återrapporteras till Näringsdepartementet enligt erhållen rapporteringsmall senast den 28 februari 2018. Regionstyrelsen beslutade vid ovan nämnda tidpunkt att avge Återrapportering av villkorsbeslut 2017, Landstinget Västernorrland till Näringsdepartementet. I intervju framförs att fokus under det första året främst har legat på att upprätthålla en fungerande kontinuerlig verksamhet samt att få alla måstebitar på plats. Arbete med att utveckla mätmetoder, kontrollområden, internkontrollarbete m.m. har därför hittills fått stå tillbaka. Verksamheten har dock börjat stabiliseras 6 Beslut i regionstyrelsen 2018-02-15, 22.
2018-06-13 18REV32 13(14) kring rutiner och processer vilket innebär att det nu finns bättre förutsättningar att ta tag i olika utvecklingsområden. Vår bedömning är att regionstyrelsen har en frekvent uppföljning och återkoppling inom ramen för uppdraget att hantera 1:1-anslaget avseende företagsstöd. Vi ser positivt på att området har belysts i styrelsens uppföljning av den interna kontrollen år 2017. Vi bedömer dock att det finns en utvecklingspotential vad gäller intern kontroll. Främst bör styrelsen säkerställa att handläggning, bedömningar, jävsprövning m.m. mer systematiskt följs upp för säkerställande av att gällande förordningar följs samt att rutiner och arbetssätt tillämpas på avsett sätt och med en tillräcklig intern kontroll. En sådan uppföljning skulle exempelvis kunna ske genom stickprovskontroller och en mer systematiserad granskning av beslutsförslag m.m. Uppföljningen bör baseras på en analys av risk och väsentlighet. 5 Revisionell bedömning Vi bedömer sammanfattningsvis att regionstyrelsen har tillsett att de regionala utvecklingsmedlen avseende företagsstöd hanteras på ett ändmålenligt sätt, men att den interna kontrollen bör vidareutvecklas. Finns en dokumenterad beskrivning av processen för hanteringen av företagsstöd inklusive kontroller utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv? Granskningen visar att det finns ett övergripande dokumenterat system för hanteringsprocessen vad gäller företagsstöden. Systemet innefattar ett flertal olika kontrollmoment och vår samlade bedömning är att processen till viss del utgår från ett risk- och väsentlighetsperspektiv. Som vi tolkat det har verksamheten inte gjorts någon dokumenterad riskanalys inom området i syfte att bedöma och värdera specifika risker, identifiera kritiska moment och liknande. Utifrån de iakttagelser som gjorts bedömer vi dock att det finns en viss riskmedvetenhet kring hanteringsprocessen inom verksamheten som kommer till uttryck genom bland annat tillämpat arbetssätt. Vi rekommenderar att området vidareutvecklas genom att arbetet med riskanalyser, riskidentifiering och riskhantering blir mer aktualiserat och systematiserat inom verksamheten. Går det att verifiera att handläggningen av företagsstöden sker på ett korrekt sätt? Vår bedömning är att det genom befintliga rutiner och systemstöd finns förutsättningar att granska och verifiera att handläggningen av företagsstöden utförs på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande regelverk.
2018-06-13 18REV32 14(14) Har beslut om företagsstöd tagits på rätt nivå enligt delegationsordningen? Vi har i granskningen inte noterat några beslut som strider mot gällande delegationsordning. Vidare bedömer vi att det finns rutiner för fattande av delegationsbeslut samt anmälan av dessa. Vi rekommenderar dock att regionstyrelsen tillser att besluten anmäls senast till nästkommande möte med styrelsen efter att beslutet fattats (i enlighet med gällande delegationsordning). Finns rutiner/anvisningar för att hantera jävsproblematik? Vi bedömer att det finns rutiner för att hantera jäv vid fördelning av inkomna ansökningar. Vi rekommenderar dock att rutinerna utvecklas och att varje jävsprövning dokumenteras för att möjliggöra verifiering av att jävsprövning har gjorts. Har regionstyrelsen tillsett en tillräcklig uppföljning, av hantering och intern kontroll, gällande företagsstöden? Vår bedömning är att regionstyrelsen har en frekvent uppföljning och återkoppling inom ramen för uppdraget att hantera 1:1-anslaget avseende företagsstöd. Vi rekommenderar att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och stärks. Främst bör styrelsen tillse att handläggning, kvalitetssäkring, bedömningar, jävsprövning, m.m. mer systematiskt följs upp för säkerställande av att gällande förordningar följs samt att rutiner och arbetssätt tillämpas på avsett sätt. Detta kan exempelvis ske genom stickprovskontroller och en mer systematiserad granskning av handläggarnas förslag till beslut m.m. Uppföljningen bör baseras på en analys av risk och väsentlighet. Härnösand 2018-06-13 Revisor