Jämtlands Gymnasieförbund



Relevanta dokument
Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Yttrande över granskningsrapport gällande revision av familjehemsvården för barn och unga

Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse: Revidering av arkivbeskrivning

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Jämtlands Gymnasieförbund

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Jämtlands Gymnasieförbund

Rapport avseende granskning av interna överenskommelser och externa avtal

Revisionsrapport. Granskning av nystartsjobb. Ramtiden felaktigt beräknad. Arbetsförmedlingen STOCKHOLM

REVISIONSRAPPORT SAMORDNINGSFÖRBUNDET

Revisionsrapport Kommunstyrelsens arbete för en ekonomi i balans

Revisorernas arbetsordning

Revisionsstrategi

Yttrande över KPMG:s granskning över läkemedelshanteringen inom särskilda boenden för äldre i Luleå kommun

Återkoppling på revisorernas granskning av landstingets åtgärder för att motverka ekonomisk brottslighet

Kommunen ser över samtliga styrdokument för att göra dem tydligare och aktuella.

Yttrande avseende revisionsrapport Granskning av arbetsmarknadsarbete och försörjniugsstöd

Sammanträdesprotokoll Blad 1 (5) Vård- och omsorgsnämnden Margareta Friberg Siw Sjöholm Johansson (C) BEVIS. Kommunstyrelsens kontor

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Revisionsrapport Granskning av Trelleborgs kommuns lönesättning ur ett jämställdhetsperspektiv

Revisorernas bedömning av delårsrapport 2015

Riktlinjer kring personalföreträdare i nämnder Dnr KS

Andris Widuss (M) Lennart Aronsson. ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Arbetet kring ensamkommande. Halmstads kommun

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Gymnastik- och idrottshögskolan 2010.

Insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskolor

Revisionsplan Stenungsunds kommun Revisorerna

ABCD. Granskning av kommunens flyktingmottagande. Ronneby kommuns revisorer. Revisionsrapport. Antal sidor:10

Uppföljning av 2008 års granskning av informationssäkerheten hos Knivsta kommun KS-2011/787

Uppföljning av tidigare granskningar

Plan för internkontroll 2015

INNEHÅLL Barn- och utbildningsnämndens sammanträde

REGLEMENTE FÖR PATIENTNÄMNDEN (Antaget av regionfullmäktige den 10 juni 2015, 105)

Granskning uppföljning av långtidssjukfrånvaro

Rutiner och plan för miljörevisioner

Granskning av vård, omsorg och stöd för personer med missbruks- och beroendeproblematik

2014 års patientsäkerhetsberättelse för Kvarngården.

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Beslut för fritidshem

Finspångs kommun Revisorerna. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över nämnder och kommunala företag

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Beslut för förskoleklass och grundskola

Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum, kl Ingalill Jonsson (m)

Årsredovisning Västra Mälardalens Kommunalförbund år Från Västra Mälardalens Kommunalförbund har inkommit årsredovisning för år 2013.

Insatser till barn i behov av särskilt stöd

Elevhälsans uppdrag, organisation och arbete

Förstudie. Nerikes Brandkår. Arbetsmiljöarbetet för ej utryckande personal Anders Pålhed

Revisionsrapport Avtalstrohet

Kommunkontoret onsdag 27 januari 2016 kl Sekreterare Paragrafer 1-7 ANSLAG/BEVIS

Revisionsrapport: Granskning av hantering av föreningsbidrag

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Företagspolicy för Gislaveds kommun

ÄGARDIREKTIV FÖR AB TIMRÅBO Organisationsnummer

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd

Ingela Wikander (KD), ordförande Maud Henningsson (M) Carola Eriksson (S) Pär Jansson (C) Gunilla Hamrin (S)

32 Svar på revisionens skrivelse angående granskning av investeringsprocessen

Kontrollplan gällande kvalitetsuppföljning på kommunledningskontoret

Granskning av rehabiliteringsverksamheten

Reglemente för Upplands Väsby kommuns revisorer antaget av kommunfullmäktige den 23 september 2013

Beslut för fritidshem

Valnämnden (9) Anders Krook (M) Anita Håkansson (C), ordförande Ingrid Årdh-Strid (S), vice ordförande Einar Holmquist (S)

Sammanfattning Rapport 2010:5. Läsprocessen i svenska och naturorienterade ämnen, årskurs 4-6

Berga vård- och omsorgsboende år 2014

Metadokument för dokument inom Chalmers Studentkår

Angående uppföljning av tillsyn läsåret

Årsbokslut 2015 och årsredovisning för koncernen Stockholms Stadshus AB

Granskning av kultur- och fritidsverksamheten

Olofströms kommun. Uppföljning av körjournaler och bensinkort KPMG AB

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG Antal sidor: 6

Uppföljning av Ametisten vård- och omsorgsboende 2014

LESSEBO KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden

Granskning av anställdas bisysslor Falkenbergs kommun

Budgetprocess för investeringar uppföljande granskning. Skellefteå kommun

Arvika kommun. Granskning av kontroll och hantering av konstföremål. KPMG AB 16 februari 2010 Antal sidor:9

AVTAL OM LOKAL LÖNEBILDNING Spårtrafik. Giltighetstid:

Revisionsrapport Verksamheter på entreprenad

Föredragningslista Sammanträdesdatum Landstingshuset, Landstingets kansli, Södra vägen 9, Halmstad

OCH KRÄNKANDE BEHANDLING FÖR. Vuxenutbildningen Torggatan 9 barnutbildning@svenljunga.se Tel

Socialnämnden (27) Plats och tid Socialförvaltningen, Vikhyttegatan 14, Filipstad, kl. 8:30-12:30

Redovisning av åtgärder utifrån Socialstyrelsens förstärkta tillsyn

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Kommunhuset, Administrativ service

Riktad kontroll butik

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Upplands Väsby kommun

Borlänge kommun. Internkontroll KS Förebyggande brandskydd. Beslutad av kommunstyrelsen

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Direktionen beslutade den att det skulle upprättas en policy med riktlinjer för representation inom Räddningstjänsten Jämtland.

Revisionsrapport Miljöarbetet inom Region Östergötland

Lars Nilsson (S) ordförande Linnéa Kihlström (KD) viceordförande Lars Johansson (S) Larsgöran Larsson (M) Kajsa Adolfsson (S) för Ginger Johansson (V)

Revisionsrapport: Granskning av faktureringsrutiner

Granskningspromemoria 2011

Transkript:

Jämtlands Gymnasieförbund Svar på revisionsrapport - Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Dnr 45-2014 Ingela Carlsson

Innehållsförteckning 1. Allmänt... 3 2. Rutiner för god offentlighetsstruktur... 3 2.1. Årlig omprövning av styrdokument... 3 2.2. Tillsyn arkivvård... 3 2.3. Utbildning av arkivredogörare och registrator... 4 2.4. Upprättande av arkivbeskrivning... 4 2.5. Rutiner inklusive utbildning... 4 2.6. Utbildning av samtliga anställda... 4 2 (5)

1. Allmänt KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna för Jämtlands Gymnasieförbund genomfört en granskning av förbundets rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Syftet med granskningen var att bedöma om arkivreglementet är känt och om det finns rutiner som säkerställer att mail diarieförs. Granskningen har resulterat i slutsatsen att Jämtland Gymnasieförbund behöver se över rutinerna för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. 2. Rutiner för god offentlighetsstruktur KPMG:s sammanfattning av iakttagelserna utmynnar i ett antal rekommendationer. Förbundet kommenterar i följande avsnitt respektive förslag. 2.1. Årlig omprövning av styrdokument Arkivreglementet är, precis som revisionen påpekar, i behov av uppdatering. Reglementet kommer tillsammans med dokumenthanteringsplan att revideras under 2014, samt kommuniceras ut till användarna i samband med ett utbildningstillfälle. Revisionen rekommenderar att förbundet upprättar en arkivbeskrivning, se under rubriken 2.4 Upprättande av arkivbeskrivning. Revisorerna menar även att arkivförteckningar för närarkiven ska upprättas. Förbundet anser dock inte att detta är nödvändigt utan menar att det är tillräckligt med den förteckning som sker i samband med slutarkivering. Fram till dess fungerar förbundets dokumenthanteringsplan som en förteckning över de handlingstyper som förvaras inom förbundet. 2.2. Tillsyn av arkivvård Revisionen noterar att förbundet inte har fullgjort sin skyldighet att utöva tillsyn över arkivvården i förbundet. Förbundet uppmanas att upprätta en plan för tillsyn, genomföra tillsyn, samt att dokumentera resultatet. 3 (5)

Förbundet ska genomföra en tillsyn som kommer att dokumenteras och återrapporteras till direktionen för förbundet under 2014. I samband med detta kommer även en plan för tillsyn att upprättas. 2.3. Utbildning av arkivredogörare och registrator Revisionen påpekar att postlistan på de olika enheterna används i en mycket begränsad omfattning och menar att kunskaperna gällande dokumenthanteringsplanen i vissa fall är bristfällig. Utbildning av arkivredogörare kommer att genomföras under 2014 och regelbunden information kommer sedan att ske i samband med återkommande administratörsträffar. 2.4. Upprättande av arkivbeskrivning Revisionen påpekar att förbundet behöver upprätta en arkivbeskrivning, som ger en översikt över vilken information som finns att hämta hos förbundet och som i stora drag beskriver hur arkivet är organiserat. I den nuvarande dokumenthanteringsplanen finns en arkivbeskrivning, även om den inte återfinns under någon specifik rubrik. Arkivbeskrivningen kommer att förtydligas och uppdateras i samband med revideringen av dokumenthanteringsplanen. 2.5. Rutiner inklusive utbildning Revisionen anser att de utifrån sin granskning inte kan bedöma om samtliga handlingar blir diarieförda och menar att förbundet bör se över rutinerna ute på enheterna och även se till att arkivredogörarna får utbildning. Förbundet anser att den tillsyn som kommer att genomföras och dokumenteras och att de rutiner som kommer att upprättas kommer att räcka för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur Kontinuerlig information och utbildning i samband med ordinarie träffar för administratörerna och rektorer är ytterligare ett sätt att säkerställa att rutinerna efterföljs. 4 (5)

2.6. Utbildning av samtliga anställda Revisorerna menar att alla anställda i förbundet bör få regelbunden utbildning/information om vad som gäller beträffande allmänna handlingar. Detta kommer att ske genom att rektorerna informerar sina medarbetare på de regelbundna arbetsplatsträffarna. 5 (5)