Minnesanteckningar från miljö- och byggchefsträff

Minnesanteckningar från miljö- och byggchefsträff Den 10 september 2015 i Växjö Deltagare: Ann-Sofi Persson, Ljungby kommun Camilla Ottosson, Region Kronoberg (deltog inledningsvis) Carola Gunnarsson, Alvesta kommun Heidi Samuelsson, Region Kronoberg Karin Holst, Uppvidinge kommun Lars Wennerstål, Växjö kommun Lennart Dahlberg, Ljungby kommun (deltog förmiddag) Madeleine Karlsson, Lst Kronoberg Malin Augustsson, Region Kronoberg Maria Levin, Växjö kommun Martin Berntsen, Markaryds kommun Mathias Karlsson, Älmhults kommun Styrgruppsrepresentanter och deltagare i chefsnätverken inom Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge och Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge träffades den 10 september i Växjö för att diskutera ett förslag till verksamhetsplan 2016 (med underlag för 2017) samt få en delårsredovisning av verksamheten. Nyheter inom miljö- och byggsamverkan Från och med den 1 juli 2015 medverkar Länsstyrelsen i Kronobergs län och Ronneby kommun i Byggsamverkan Kronoberg, som i samband med nya medlemmar och avtal byter namn till Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge. Nya avtal har behövt tas fram eftersom tidigare part Regionförbundet södra Småland bildat Region Kronoberg (tillsammans med Landstinget Kronoberg). Samordnare Malin Augustsson avslutar sin tjänst den 30 september i samband med föräldraledighet. Malin är vikarie för Linda Petersson, som är föräldraledig preliminärt till hösten 2016. En ny vikarierande samordnare håller på att rekryteras. Tills vidare samordnas verksamheten av Heidi Samuelsson och Camilla Ottosson på Region Kronoberg. Nyheter hos kommunerna och länsstyrelser

Deltagarna berättade om vad som är på gång inom kommunerna och länsstyrelsen. Madeleine meddelade att miljöenheten på Länsstyrelsen i Kronobergs län håller på att se över branschfördelningen hos sina handläggare. En lista kommer att skickas ut när det är klart. Länsstyrelsen håller även på att granska tillsynsplaner och behovsutredningar. De ser även över överlåtelsebeslut av tillsynen och planerar göra ett omtag så att dessa beslut ser liknande ut, med samma villkor för kommunerna. På grund av en ny avgiftsförordning ser länsstyrelsen även över tillsynsavgifterna. Delårsredovisning och prognos för miljösamverkan Malin redovisade intäkter och utgifter för miljösamverkan från 1 januari till 31 juli 2015, samt en uppskattning av hela 2015 års ekonomi i förhållande till budgeten. Medlemsanslag och periodisering (+/- från föregående år) beräknas bli lägre än budgeterade intäkter, medan intäkter från utbildningar beräknas överstiga budgeten. Utgifter för löner/sociala avgifter och IT/telefoni beräknas bli högre än budgeterade utgifter, medan utgifter för styrgruppsmöten, handläggarträffar och nätverksträffar beräknas understiga budgeten. Totalt förväntas miljösamverkans ekonomi ge ett överskott på ca 240 000 kronor under 2015, jämfört med budgeterat ca 140 000. Nästa chefsträff bör fokusera på hur verksamheten utnyttjar överskottet på bästa sätt. Malin föreslår att handläggarträffar blir helt gratis för deltagare (idag betalar deltagarna ofta lunch själva, och budgeten möjliggör även deltagaravgifter), för att visa värdet av att gå på dessa. Syftet med handläggarträffar är inte enbart kompetensutveckling, utan viktiga för att träffas och skapa kontakter samt byta erfarenheter. Vid förra årsmötet bestämdes att avgift ska tas ut för den årliga handläggarträffen, för större rättvisa, eftersom stora kommuner skickar många deltagare och små kommuner bara några få. Det verkar dock råda lite delade meningar om dessa handläggarträffar ska gå på miljösamverkans budget eller finansieras av deltagaravgifter. Ett annat alternativ kan vara att utnyttja pengarna till att hyra in extern hjälp i projekt eller på träffar, t.ex. projektledare, samtalsledare, eller extern hjälp för utredningar eller utvecklingsarbeten m.m. E-tjänster diskuterades. Eventuellt något som kan diskuteras mer ingående på en chefsträff framöver?

En synpunkt som kom upp var att vi däremot inte bör styra nätverken allt för mycket, med risk för att tappa engagemanget från deltagarna. Malins uppfattning är att det inte är ekonomin som styr kvaliteten av utbildningar (inom miljösamverkan). SIPU:s utbildning om förorenad mark är en t.ex. en dyr utbildning som önskats, men det är fler som önskat SGU:s utbildning, som är betydligt billigare. Även om det finns ekonomi för fler utbildningar, så är det inte säkert varken samordnaren eller handläggarna hinner med att anordna/gå på utbildningarna. Delårsredovisning och prognos för byggsamverkan Malin redovisade intäkter och utgifter för byggsamverkan från 1 januari till 31 juli 2015, samt en uppskattning av hela 2015 års ekonomi i förhållande till budgeten. Medlemsanslag beräknas bli lägre än budgeterade intäkter, medan intäkter från handläggarträffar och utbildningar beräknas överstiga budgeten. Utgifter för periodisering (+/- från föregående år), löner/sociala avgifter och övriga personalkostnader, IT/telefoni och möteskostnader beräknas bli högre än budgeterade utgifter. Totalt förväntas byggsamverkans ekonomi ge ett överskott på ca 11 000 kronor under 2015, jämfört med budgeterat ca 6 000. Verksamhetsredovisning Sedan förra chefsträffarna i miljö- och byggsamverkan har miljö- och byggsamverkan genomfört några utbildningar och handläggarträffar bullerutbildning, handläggarträff om miljöbrott, handläggarträff om dagvatten, handläggarträff om förvaltningsrätt, byggsamverkansdag om effektivare plan- och byggprocess och hantering av buller i plan- och byggprocessen. Malin redovisade synpunkter och utvärderingar från dessa träffar (utvärdering från de två sistnämnda är inte klar). Sammanställning av synpunkter eller rapporter från utvärderingar finns och kan skickas vid förfrågan. Förslag till verksamhetsplan för miljö- och byggsamverkan Mål med samverkan

Malin redovisade de ändringar eller förtydliganden som gjorts i förslaget till verksamhetsplan sedan förra årets verksamhetsplan. Mål för miljö- och byggsamverkans verksamhet har definierats och är följande: samsyn och rättssäkerhet, effektivt arbetssätt och kontinuerlig kompetensutveckling. Ett förtydligande har även gjorts att miljö- och byggsamverkan även handlar om att medlemmarna ska känna gruppkänsla och arbetsglädje genom miljö- och byggsamverkans teamarbeten och gemensamma aktiviteter. Samverkan ska även arbeta för att ta hit myndigheter och utbildningar i våra regioner, istället för att vi ska behöva åka till t.ex. Stockholm. En tydligare koppling till miljömålen har också gjorts, till viss del i verksamhetsplanen, men även genom ett separat dokument. Skillnad mellan nätverk, handläggarträffar och utbildning En beskrivning av skillnaden mellan nätverk, handläggarträffar och utbildningar presenterades. Nätverken handlar mer om långsiktigt målstyrt arbete där mål och prioriteringar anges i en nätverksplan. Träffarna fokuserar mest på samsyn och effektivare arbetssätt/tillsyn genom utbyte av kunskap, erfarenheter, rutiner och mallar m.m., men kan även handla om gemensamt fokusområden i tillsynen och tematräffar med kompetensutveckling. Handläggarträffarna har också kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte som syfte, men är oftast fristående från nätverken och vid enstaka tillfällen. Handläggarträffarna fokuserar på aktivt deltagande, praktiska exempel eller effektivare arbetssätt/tillsyn genom t.ex. tillsynsvägledning eller samverkan med andra myndigheter, studiebesök eller föreläsning med efterföljande diskussion och även att lära känna varandra. Utbildningarna däremot är mer traditionella föredrag eller föreläsningar, även om andra inslag som t.ex. diskussion i bikupor kan förekomma. Årscykel för chefs- och styrgruppsmöten En skillnad från tidigare år är att årsmötet som enligt de tidigare avtalen med regionförbundet skulle hållas någon gång mellan januari och mars stryks. Istället ska verksamhetsplan och budget antas när styrgruppen sammanträder för första gången under hösten, med start under 2016. Det är närvarande styrgruppsmedlemmar (eller

ersättare) som har rösträtt. Övriga styrgruppsmöten under året sker i kombination med att chefsnätverket träffas och kallas enkelt för chefsträffar. På varje sådan träff sker en års-, delårs- eller kvartalsredovisning av verksamheten. Vid behov av att ta viktiga beslut om verksamheten på dessa träffar, sker röstning precis som när verksamhetsplan och budget antas varje styrgruppsmedlem eller ersättare har en röst var. En årscykel för när chefsnätverk och styrgrupp träffas redovisas i förslaget till verksamhetsplan. Utsedda representanter för akuta frågor Ett nytt förslag i verksamhetsplanen var att tre representanter utses som har befogenheter att ta beslut i mer akuta frågor. Samtliga deltagare på mötet ansåg att det fungerar bra som vi gjort tidigare, att samordnaren skickar mail till samtliga i styrgruppen om hen behöver hjälp med något. En förbättring kan istället vara att tydligt ange i rubriken när styrgruppsmedlemmarna ska ha svarat. Endast de svar som kommit i tid ska beaktas och majoriteten bestämma. Har man en synpunkt gäller det därför att vara aktiv och svara i tid. Regelbundna träffar och utbildning Malin redovisade de träffar och utbildningar som föreslås genomföras regelbundet inom miljö- och/eller byggsamverkan en till två presidieträffar per år, en årlig handläggarträff, utbildning för förtroendevalda varje mandatperiod och utbildning i kommunikation och bemötande vart tredje år. Den årliga handläggarträffen behöver inte fokusera på tillsynsvägledning från länsstyrelsen, utan kan även handla om att bjuda in andra myndigheter eller aktörer. Istället för att fokusera på nyheter eller aktuella frågor inom miljöbalken och PBL bör man fokusera på ämnen som är intressanta för både miljö- och byggkontor, t.ex. hur Kronofogden arbetar, rättssäkerhet, hur vi skriver beslut m.m. och kanske koppla det vi lärt oss om klarspråk (planerad utbildning 2016) med rättssäkra beslut. Träffarna kan även användas för att planera och diskutera projekt.

Angående utbildning för förtroendevalda kan det behövas en utbildning innan nästa mandatperiod. Det kan t.ex. behövas en utbildning som handlar mer allmänt om myndighetsuppdraget inom miljö och bygg, som komplement till den tillsynsdag som länsstyrelsen anordnade tillsammans med miljösamverkan under 2015. Samtidigt som det behövs utbildning eller information till nyvalda politiker, kan det behövas en uppdatering när de fått lite erfarenhet av hur uppdraget ser ut. Utbildning på presidieträffar är inte lämpligt, eftersom det bara är presidiet som deltar på dessa. I förslaget till verksamhetsplan föreslås en utbildning om kommunikation och bemötande vart tredje år, likt den som anordnas ett par gånger per år i Västra Götaland. Vid deras utbildningstillfällen är det högst 20-25 deltagare som kan delta varje gång. Dels på grund av få deltagare per tillfälle och för att kommunerna i Kronoberg-Blekinge har hög personalomsättning föreslogs att utbildningen hålls oftare än var tredje år. Det kan därför behövas samarbete med miljösamverkan i andra län eller Region Kronobergs avdelning för Kurser & Utbildning, för att samordnaren dels ska hinna med, men också för att fylla platserna. Mötesdeltagarna höll dock med samordnaren om att en testomgång bör göras först, och därefter kan beslut tas om upplägg och hur ofta utbildningen bör erbjudas. Det bör undersökas om Kurs & Utbildning kan hjälpa till lite mer med kurser och hur det i så fall påverkar deltagaravgiften, för att ev. frigöra tid för samordnaren. Policy vid aktiviteter Mötesdeltagarna hade inga synpunkter på föreslagen policy vid aktiviteter, annat än att aktiva matval alltid bör göras (inte bara minst en gång per år). Det kan däremot vara så att andra aspekter i policyn väger tyngre vid val av konferensanläggning etc. Verksamhetsplan 2016 (med underlag för 2017) för miljösamverkan Samordnaren föreslås fördela sin tid 60% respektive 40% fördelat på miljö- resp. byggsamverkan även fortsättningsvis. Nätverk

Ett nytt nätverk föreslås för Naturvård och strandskydd, där medlemmar från både miljö- och byggsamverkan kan delta. Madeleine Karlsson tar frågan med sig till Länsstyrelsen i Kronobergs läns naturvårdsenhet för synpunkter. Samordnaren föreslås leda nätverket åtminstone första året. I Ljungby och ev. andra kommuner kan det finnas behov hos politikerna av att diskutera strandskydd. Frågan ställdes till länsstyrelsen, om de kan tänka sig vara värd för något nätverk, precis som kommunerna. För länsstyrelsens del handlar det om prioritering av tillsynsvägledning, och om de ska vara värd för nätverk så måste någon tillsynsvägledning prioriteras bort. Mötesdeltagarna ansåg därför att länsstyrelsen inte ska lägga tiden på att administrera nätverksträffar, utan fokusera på vägledningen. Malin berättade om Miljösamverkan Sydost som anordnat studiebesök på yrkeshögskola för processindustri, där inspektörer kanske lättare vågar ställa dumma frågor, för att lära sig branschen och förstå vilka risker som finns. Inga övriga synpunkter framfördes kring förslaget till värdkommuner under 2016 och 2017. En e-postlista för värmepumpshandläggare ansågs lämpligt. Presidieträffar Inga synpunkter framfördes angående föreslagna värdkommuner för presidieträffarna 2016. Handläggarträffar En handläggarträff om migrationsboende kan avvaktas eller anges som preliminär. Det som är intressant är tillsyn av asylboenden, inte när de ska anläggas, för då handlar det om ett större systemfel som behöver tas upp på en högre nivå. Region Kronoberg anordnar en utbildning om asylboende den 8 oktober och tillsyn av migrationsboende ingår i miljösamverkans hälsoskyddsdagar 5-6 november 2015. Behovet av ytterligare utbildning eller handläggarträff bör utredas av hälsoskyddsnätverket efter dessa dagar.

En administratörsträff bör anordnas redan 2016 för miljö- och byggadministratörer. Behovet av mer allmänna frågor kring registrering anses större än om miljöoch/eller byggreda. Malin har inte fått in många frågor för höstens (2015) planerade träffar om miljö- och byggreda, och föreslog därför att dessa ställdes in och ersattes av en administratörsträff under 2016. Årets täkthandläggarträff har få anmälda. Madeleine Karlsson föreslog att träffarna istället anordnades på lättillgängliga platser utan studiebesök. Behovet av årliga träffar är inte särskilt stort i Jönköpings län och Malin framförde att det kan finnas behov av träffar och erfarenhetsutbyte inom andra områden som bör prioriteras ett tag. Ett förslag är därför att avvakta fler täkthandläggarträffar och se hur behovet ser ut om ett par år istället. I övrigt framfördes inga synpunkter på föreslagna handläggarträffar. Projekt Det fungerar inte särskilt bra att driva gemensamma projekt inom varken miljö- eller byggsamverkan. Det finns en del önskemål om projekt, men få kommuner har resurser att delta i projekten och ännu färre har tid och resurser för att sitta i arbetsgruppen. Ett förslag är istället att projekt drivs inom nätverken, i den mån nätverken har tid och intresse. Madeleine berättade om upplägget i Östergötland, där nätverken själva presenterade de projekt som önskades och definierade vad som skulle göras och vilka resurser som behövs. Samordnaren skulle kunna hjälpa till i projekten i den mån hen hinner. Projekten kan handla om gemensamma fokusområden i tillsynen eller att ta fram gemensamma rutiner, mallar, informationsbroschyrer m.m. Det föreslagna projektet om bostadstillsyn saknar tillräckligt med deltagare i arbetsgruppen. Projekt om giftfri förskola pågår redan inom flera kommuner, men på varierande sätt. Någon planerar tillsyn, något tittar på det på miljöstrategisk nivå och dessutom finns planer på information om kemikalier i en kemikaliesamverkan i

Kronobergs län. Hälsoskyddsnätverket bör därför själva avgöra om de vill driva projekt om bostadstillsyn eller giftfri förskola. Utbildning Hälsoskyddsnätverket bör bestämma temat för 2016 års hälsoskyddsdag. Eftersom det varit en del utbildningar om miljöbalken och plan- och bygglagen så är det rimligt att utbildningen om miljöbalken i detaljplaneprocessen uteblir. I övrigt inga synpunkter på föreslagna utbildningar. Verksamhetsplan 2016 (med underlag för 2017) för byggsamverkan Samordnaren föreslås fördela sin tid 60% respektive 40% fördelat på miljö- resp. byggsamverkan även fortsättningsvis. Nätverk Det föreslås ett nätverk inom om naturvård och strandskydd som omfattar både miljö- och byggsamverkan. Det finns även önskemål om ett plannätverk. Istället för att vänta till chefsträffen i maj 2016 föreslås nästa byggchefsträff (19 november) fokusera på behovet av att utöka byggsamverkan med ett plannätverk, och hur detta i så fall ska komplettera länsstyrelsens träffar och regionens arbete. Likaså behövs en ny logga för byggsamverkan, som bytt namn till Kronoberg-Blekinge. Styrgruppen anser att det är rimligt att byggnätverket själva tar över ansvaret för att leda nätverksträffarna, precis som värdkommuner ansvarar för nätverken inom miljösamverkan. Frågan ska tas upp på nästa byggnätverksträff den 15 oktober. Presidieträffar Inga synpunkter framfördes angående föreslagna värdkommuner för presidieträffarna 2016. Handläggarträffar

Det är oklart hur stort behovet är av en särskilt handläggarträff om brandskydd. Brandskydd skulle istället kunna tas upp som ett tema på en nätverksträff. Frågan tas upp på nästa byggnätverksträff. I övrigt framfördes inga synpunkter på föreslagna handläggarträffar. Projekt Se rubriken Projekt under rubriken Verksamhetsplan 2016 (med underlag för 2017) för miljösamverkan. På byggsidan är det generellt lite tillsyn som bedrivs, annat än vid klagomål. Var får vi bäst effekt av tillsynen? Handläggarna och nätverket kan behöva hjälp med verktyg för tillsyn. Ibland dyker det upp klagomål och andra ärenden som man behöver ta tag i, men hur ska man prioritera? Man skulle behöva ta ett helhetsgrepp och då faller det oftast, eftersom det är enormt resurskrävande. Angående det planerade projektet om fallfärdiga hus och ovårdade tomter pågår ett regeringsuppdrag. Region Kronoberg erbjuder dessutom en kurs den 29 september. Det kan därför vara för tidigt att avgöra om projektet är behövligt. Utbildning Eftersom det varit en del utbildningar om miljöbalken och plan- och bygglagen så är det rimligt att utbildningen om miljöbalken i detaljplaneprocessen uteblir. Det har istället kommit in ett önskemål om en kurs likt Conductives utbildning om effektivare planhandläggning. Malin skickar ut information om kursen till chefsnätverket. Det är flera som i enkäterna inför verksamhetsplaneringen fyllde i att de önskade utbildningsdag/träff om det som är nytt i PBL och BBR. Det är dock oklart hur byggsamverkan kan komplettera Boverkets webbseminarium eller andra träffar för bygg- och planhandläggare. Istället för att planera in en sådan utbildning i verksamhetsplanen bör istället en lucka lämnas, så att byggsamverkan kan anordna en eller ett par utbildningar efter önskemål och behov som dyker upp efter hand.

Datum för nästa träffar Nästa byggchefsträff är den 19 november och miljöcheferna träffas den 3 december. Det bestämdes inga nya datum för 2016, eftersom mötesdeltagarna inte visste hur politikerträffar m.m. sätts nästa år. Nya datum bestäms därför först vid nästa träff. Ett önskemål från Jan Moberg på Miljöförbundet Blekinge Väst är att träffarna läggs på onsdagar. Hittills har de främst lagts på torsdagar eller fredagar, vilket är dagar som passar kommunerna i Kronoberg bäst. Men dessa dagar används för politikermöten m.m. hos miljöförbundet. Malin föreslår därför att träffarna sprids ut på fler veckodagar än torsdagar och fredagar, så att det inte alltid är samma personer som inte har möjlighet att komma. Malin Augustsson Samordnare miljö- och byggsamverkan