KARLEBY STAD Revisionsnämnden 25.5.2015 UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR 2014 Revisionsnämnden förutsätter att utvärderingsberättelsen används som stöd för beslutsfattande samt som hjälp vid utvecklingen av staden och stadskoncernen genom att ansluta den till en del av planeringen av ekonomin och verksamheten samt även till ledningssystemet. Nödvändiga åtgärder bör vidtas enligt det som lyfts fram i utvärderingsberättelsen.
2 INNEHÅLL 1. ORDFÖRANDENS ÖVERSIKT 3 2. REVISIONSNÄMNDEN 4 2.1 Revisionsnämndens sammansättning och utvärderingsarbete 4 2.2 Revision och revisionsväsendet 4 3. ÅTGÄRDER SOM VIDTAGITS MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN FÖR 2013 5 4. STADENS STRATEGI OCH UTVÄRDERING AV MÅL 6 5. UPPNÅENDET AV MÅLEN SEKTORVIS 7 5.1 Koncernförvaltningen och centralförvaltningstjänster 7 5.2 Social- och hälsovårdsväsendet 9 5.3 Bildningsväsendet 10 5.4 Tekniska väsendet 11 5.5 Övriga sektorer 12 5.6 Affärsverken 13 6. STADENS EKONOMI 15 6.1 Ekonomins starbilitet 15 6.2 Ekomonins hållbarhet 17 6.3 Nyckeltal för stadskoncernen 18 6.4 Jämförelse med gränsvärden för nyckeltal för kriskommuner 19 7. STADSKONCERNEN 20 7.1 Koncernens mål 20 7.2 De centrala bolagens mål 20 7.3 Koncerstyrning och ägarpolitiska riktlinjer 21 8. INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 22 9. SAMMANFATTNING 23 Pärmbild: Elina Paavola, 2012
3 1. ORDFÖRANDENS ÖVERSIKT Utvärderingsberättelsen för 2014 har färdigställts. Fokusområden i enlighet med nämndens arbetsplan för fjolåret var uppgiftsområden som är underställda stadsstyrelsen, räddningsnämnden, landsbygdsnämnden samt affärsverken Työplus och Karleby Hamn. Under beredningen av berättelsen intervjuades ledande tjänsteinnehavare, ordföranden i nämnder och direktioner samt sakkunniga. Nämnden bekantade sig med verksamhetsplatserna och intervjuade även personal. Dessutom följde nämndens ledamöter i arbetspar med verksamheten i olika sektorer. Beredningen av utvärderingsberättelsen inleddes på basis av det hörda och sedda. Stadens ekonomiska läge oroar revisionsnämnden. Bolagiseringen av affärsverken Karleby Hamn och Karleby Energi inverkade positivt på stadens resultat och nyckeltal. Detta var dock till stor del en företeelse av engångsnatur och förbättrar i och för sig inte stadens finansieringssituation. Resultatet förbättrades av extraordinära försäljningsvinster av engångsnatur på 9,5 M. Farten på skuldsättningen ökade ytterligare och på stadens nivå ökade lånebeloppet jämfört med året innan med 40 procent och uppgick till 6 113 euro per invånare. På koncernnivå är skulden 9 553 euro per invånare. Av sex gränsvärden för en kriskommun överskreds fyra, och det kan konstateras att framtiden ter sig mycket utmanande. Under utvärderingsåret genomfördes personalens permitteringar/frivilliga oavlönade ledigheter. Det uppställda sparmålet nåddes inte. Man kan fråga sig om samma slutresultat hade nåtts genom åtgärder på frivillig basis. Problem med inomhusluften i stadens fastigheter har föranlett personalen symtom och sjukdomar. På grund av detta har man varit tvungen att göra omfattande investeringar i totalrenoveringar och t.o.m. bygga nytt för att ersätta utrymmen. Utvecklingen har varit positiv bl.a. vad gäller befolkningsökningen och arbetslöshetsgraden, som ligger under riksnivå, för att inte glömma storindustrin som skapar nya arbetsplatser. I denna svåra ekonomiska situation är det skäl att uppmuntra såväl personalen som förtroendevalda att fortsätta med stabiliseringen av ekonomin. Erkki Mustasaari Revisionsnämndens ordförande
4 2. REVISIONSNÄMNDEN 2.1 Revisionsnämndens sammansättning och utvärderingsarbete Enligt 71 i kommunallagen ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning, ska revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin har utfallit. Revisionsnämnden ska enligt 75 i kommunallagen inhämta en förklaring av den som saken gäller samt kommunstyrelsens utlåtande om en anmärkning i revisionsberättelsen. Förutom kommunallagen regleras revisionsnämndens verksamhet också av revisionsstadgan som godkänts av fullmäktige. Stadens balansräkning visar inget underskott som saknar täckning. Inga anmärkningar görs i revisionsberättelsen för 2014, därmed förutsätts inga åtgärder till denna del av revisionsnämnden. Revisionsnämndens ledamöter och personliga ersättare under stadsfullmäktiges mandattid 2013-2016: Ledamot Erkki Mustasaari, ordförande Aimo Maijala, vice ordförande Pirkko Häli Pirkko Kultalahti Teemu Niemelä Kari Ollikainen Anita Salmela Hannele Zitting Ersättare Esa Kant Maija Ekman Timo Keskinen Anton Meriläinen Veijo Hukari Leena Oikarinen Niina Karttunen Alexandra Biaudet För genomförandet av granskningen har revisionsnämnden delats upp i arbetspar som följer med verksamheten i de olika sektorerna. Revisionsnämnden sammanträdde sju gånger under hösten 2014 och 10 gånger under våren 2015. Revisionsnämndens arbete har genomförts enligt revisionsplanen för verksamhetsperioden 2013-2016 samt enligt det årliga arbetsprogrammet som utarbetas för att precisera planen. Fokusområden 2014 i enlighet med revisionsplanen var uppgiftsområden som är underställda stadsstyrelsen, räddningsnämnden, landsbygdsnämnden samt affärsverken Työplus och Karleby Hamn. Revisionsnämndens bedömning av verksamheten och ekonomin utgår mest från den av stadsstyrelsen givna verksamhetsberättelsen, personalberättelsen och sektorernas protokoll. Dessutom gör nämnden enligt arbetsprogrammet utvärderings-/studiebesök i olika enheter samt intervjuar förtroende- och tjänstemannaledningen och sakkunniga i förvaltningarna och affärsverken samt ansvariga revisorn. I utvärderingsarbetet har man därtill använt som hjälp en utvärderingsblankett som sänts på förhand till de personer som intervjuats. 2.2 Revision och revisionsväsendet KPMG Offentliga Tjänster Ab har fungerat som stadens revisionssamfund. OFR- och CGRrevisor Elina Pesonen som ansvarig revisor samt OFR-revisorerna Aatos Mäkelä, Miia Löytölä och Kati Mäntylä har arbetat i revisionsteamet. Revisionssamfundet har för revisionsnämnden utarbetat en revisionsplan som täcker hela avtalsperioden samt en arbetsplan skilt för varje räkenskapsperiod. Revisorn har tillställt revisionsnämnden fyra rapporter om revisioner under räkenskapsperioden 2014. Revisorn har också deltagit i revisionsnämndens sammanträden och utvärderingsbesök. Revisor Eija Kattilakoski har fungerat som beredare och sekreterare vid revisionsnämndens sammanträden samt biträtt i den externa revisionen.
5 3. ÅTGÄRDER SOM VIDTAGITS MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN FÖR 2013 Stadsfullmäktige har behandlat utvärderingsberättelsen för 2013 på sitt sammanträde 16.6.2014 49. De utredningar och redogörelser för vidtagna åtgärder som lämnats in med anledning av utvärderingsberättelsen behandlades på fullmäktiges sammanträde 27.10.2014 82. Anpassningsprogram I anvisningarna för verkställigheten av budgeten 2014 förutsattes att anpassningsåtgärderna som ingår i budgeten och beaktats i anslagen ska genomföras. Sektorerna ombads att i sina delårsrapporter lägga fram anpassningens konsekvenser för verksamheten och ekonomin. I 2014 års delårsrapporter har anpassningsprogrammet behandlats i mycket liten grad. Av nämnderna har stadsstrukturnämnden regelbundet behandlat anpassningsprogrammet. I samband med behandlingen av dispositionsplanen för 2014 har sektorns gemensamma och stadsstrukturnämnden underställda ansvarsområdens åtgärder på lång sikt behandlats. Målorganisationen har uppdaterats på stadsstrukturnämndens sammanträde 3.9.2014. I oktober behandlades anpassningsprogrammets lägesrapport. Som en del av anpassningsprogrammet godkändes lokalitetsstrategin, dvs. en målinriktad lokalitetsplan, på stadsstyrelsens sammanträde 23.6.2014. En bedömning av anpassningsåtgärdernas nettoeffekt på verksamhetskostnaderna har behandlats som en del av dispositionsplanen i social- och hälsovårdsnämnden 5.2.2014. Verksamhetsplanen för social- och hälsovårdstjänster i Karleby för åren 2014 2017 har godkänts 14.1.2015. I verksamhetsplanen ingår verkställigheten av anpassningsprogrammet som en indikator för hållbar kommunekonomi. Enligt planen tas bedömningen av hur anpassningsprogrammets åtgärder har verkställts upp i nämnden två gånger per år. Utarbetandet av bildningsväsendets målorganisation har behandlats i nämnden för utbildning och fostran 22.4.2014. Enligt beslutet gäller nuvarande organisationsmodell åtminstone 1.8.2014-31.7.2015. Förnyandet av serviceprocessorganisationen blir aktuell i slutet av fullmäktiges mandattid. I delårsrapporten nämns att anpassningsåtgärderna följs regelbundet. Bildningsväsendets ledningsgrupp koordinerar anpassningsprogrammet inom sektorn. Av anpassningsprogrammets arbetsgrupper har styrgruppen och arbetsutskottet sammanträtt senast i februari 2014, då behandlades lokalitetsstrategin. Anpassningsprogrammets ledningsgrupp har våren 2014 behandlat lokalitetsstrategin samt minskandet av personalantalet i enlighet med budgeten för 2014. I samband med detta har man behandlat beredningen av centralförvaltningens målorganisation samt godkänt åtgärderna för anpassningen av koncernförvaltningens ekonomi. Arbetet med målorganisationen pågår fortfarande. Stadsstyrelsen beslöt 23.6.2014 att sektorerna i beredningen av budgeten utreder vilka verksamheter eller tjänster kan minskas eller externaliseras (flyttas bort från stadens egen produktion). Målet var att nå en helhetsminskning av personalen i enlighet med fullmäktiges beslut. Av sektorerna presenterade social- och hälsovårdsväsendet, tekniska väsendet och bildningsväsendet sina utredningar för anpassningsprogrammets ledningsgrupp 23.9.2014. Enligt tekniska väsendets utredning kommer de föreslagna åtgärderna för 2014-2015 att minska personalen med ca 17 personer. Social- och hälsovårdsväsendet uppskattade att åtgärderna under samma tidsavsnitt leder till en minskning av personalen med ca 15 18 årsverken. Inom bildningsväsendet var uppskattningen för 2014-2017 en besparing på ca 7 8 årsverken, dessutom uppnås en besparing på ca 5 årsverken tack vare aktiv projektfinansiering. De närmaste åren uppskattas ca 100 personer per år gå i pension från staden. Uppföljningen av anpassningsprogrammet övergick i början av 2015 att lyda direkt under stadsstyrelsen. I vår har stadsstyrelsen inte behandlat anpassningsprogrammet och ingen sammanställning av programmet har ännu heller framlagts fullmäktige. Revisionsnämnden är oroad över att uppföljningen av verkställandet av åtgärder på
6 kort och lång sikt, vilka utarbetats i och med anpassningsprogrammet, inte är tillräcklig. Tillsynsinspektioner/miljöhälsovårdsnämnden Miljöhälsovårdsnämnden behandlade på sitt sammanträde 27.8.2014 utredningen om det ringa antalet tillsynsinspektioner i förhållande till uppställda mål. I sin utredning redogjorde miljöhälsovårdsnämnden både för orsakerna till antalet inspektioner och för åtgärder med vilka situationen kan förbättras. För inspektion av gårdar med mjölkproduktion har en projektarbetare för viss tid anställts fr.o.m. 8.9.2014. Den kontinuerliga provtagningen av hushållsvattnet och provtagningen av vattnet i simhallar och vid badstränder har konkurrensutsatts och avtalet trädde i kraft från början av 2015. Resurser som frigörs från provtagningen inriktas på planenliga inspektioner. Enligt delårsrapporten hade ca 38 procent av tillsynerna enligt tillsynsplanen genomförts före 31.8.2014 och 58 procent före utgången av året. Produktifiering inom äldreomsorgen Boendetjänster för äldre har produktifierats för ca fem år sedan med hjälp av ett program för prestationsberäkning. I beräkningen av resultat konstaterades definieringsproblem och faktorer som försämrar jämförbarheten såsom bedömningen av fastighetsutgifter samt skillnaderna i vårdberoendet bland klienterna i de olika äldreomsorgsenheterna. Boende- och vårddygnets medelpris är inte en tillräckligt jämförbar indikator, utan det varierande behovet av vård borde kunna beaktas. På grund av detta har utnyttjandet av resultaten varit dåligt. Medelpriset på egna tjänster och köpta tjänster beräknas årligen enligt det teoretiska antalet platser och utfallet av antalet vårddagar. Inte heller i dessa beräkningar har man kunnat beakta skillnaderna i vårdberoendet. Även inom hemvården och verksamheten på vårdavdelningarna beräknas årligen utfallna och budgetenliga enhetskostnader. Dessa uppgifter utnyttjas då olika serviceformers tyngd bedöms. Förenhetligande av beräkningar, precisering av beräkningsgrunderna samt regelmässig beräkning bör fortfarande utvecklas. 4. STADENS STRATEGI OCH UTVÄRDERING AV MÅL Stadens strategi omfattar hela stadskoncernen och styr verksamheten i förhållande till centrala samarbetspartner. Den beskriver stadens vision för kommuninvånarna och olika organisationer. Bild 1. Karleby stads strategiska perspektiv
7 Ovan finns Karleby stads vision samt strategiska perspektiv för åren 2013-2017. För varje perspektiv fastställs 2-4 strategiska mål inklusive kritiska framgångsfaktorer och indikatorer. Även mål som uppställts för sektorerna och kommunkoncernen bygger på dessa. Kritiska framgångsfaktorer beskriver omständigheter som måste förverkligas för att nå önskade mål. Indikatorerna har delats in i tre olika klasser. Resultatindikatorn visar om målet har nåtts. Styrindikatorn visar om man går åt rätt håll och om har man valt rätt. Startindikatorn visar om man har kunnat reagera eller kommit igång. Rapporteringen av hur uppställda mål har nåtts är ofta bara konstaterande. I verksamhetsberättelsen ska man kunna ge tydlig information ur perspektivet för olika indikatorer, dvs. om man har kunnat reagera, går man åt rätt håll, har det uppställda målet nåtts. Utvärderingen underlättas om man framför orsakerna till varför målet inte nåtts. Då ett mål inte nåtts ska det redogöras för vad man ämnar göra för att nå det. Revisionsnämnden har redan i sina tidigare utvärderingsberättelser fäst uppmärksamhet vid hur mål kan mätas och verifieras. Kännetecken för goda uppsatta mål: 1. målet härleds ur strategin och är centralt för sektorn/enheten 2. målet är realistiskt i förhållande till tillgängliga resurser 3. det kan mätas/utvärderas hur målet har nåtts 4. sektorn/enheten/personalen kan inverka på uppnåendet av målet 5. målet är förståeligt, tydligt och kan godkännas av sektorn/enheten/personalen 6. målet har också en tidsbestämning Då mål och indikatorer diskuteras ska uppmärksamhet också fästas vid vilka resultat kommunens verksamhet uppnår och hur de mäts. Kommunens verksamhet är resultatrik då kommuninvånarnas behov möts på ett högklassigt, verkningsfullt och ekonomiskt sätt. Effektiviteten består av fyra dimensioner: produktivitet, genomslagskraft, kvalitet och arbetslivskvalitet. I samband med granskning av kvaliteten är det bra att beakta vilken effekt verksamheten har, inte bara produkten. Med effekt avses de eftersträvade förändringar som uppnåtts i klienternas situation genom tjänster som producerats. Produktiviteten mäter förhållandet mellan använda resurser och åstadkomna prestationer. Vid förbättring av resultat är centrala perspektiv bl.a. ändamålsenliga servicestrukturer och -nät, fungerande tjänsteprocesser, rätt inriktning av resurser samt utveckling av arbetslivets kvalitet och kompetensen. 5. UPPNÅENDET AV MÅLEN SEKTORVIS 5.1 Koncernförvaltningen och centralförvaltningstjänster Koncernförvaltningen och centralförvaltningstjänster var revisionsnämndens fokusområden år 2014. Under året intervjuade revisionsnämnden flera tjänsteinnehavare och förtroendevalda. På basis av intervjuerna framträdde några omständigheter som nämnden speciellt fäste uppmärksamhet vid. Brister förekom bl.a. i måluppsättningen. Matserviceenheten hade inga uppställda verksamhetsmål i budgeten, i budgeten för 2014 har 7,6 M reserverats för enhetens verksamhetskostnader. Man har inte heller förutsatt anpassningsåtgärder av nämnda enhet. Nämnden upptäckte också brister i att ledningen / chefsnivån saknade resultatmål. Även målens mätbarhet och genomförandet av uppföljningen ansågs bristfälliga. Organisationen är inte särskilt flexibel och arbetsbeskrivningarna är ofta stela, vilket i värsta fall är ett hinder för utveckling. Revisionsnämnden tog redan i föregående berättelse upp obundenheten till anpassningsprogrammet. Det förefaller som om det kan finnas skuggområden för vilka ansvar för uppföljningen och utvecklingen av verksamheten inte har utdelats i tillräcklig omfattning. Dessutom kräver produktifieringen fortfarande koordinering och förenhetligande. Positivt är t.ex. att förverkligandet av breddat upphandlingssamarbete framskrider i praktiken och samarbetet fördjupas. I upphandlingssamarbetet deltar för närvarande förutom Karleby även Perho, Vetil, Kaustby, MÖCS, Mellersta Österbottens förbund, Mellersta Österbottens utbildningskoncern och Karleby kyrkliga samfällighet. Upphandlingssamarbetet
8 samt anslutning för en del produkters del i KL Kuntahankinnat OY:s avtal har inverkat sänkande på de årliga kostnaderna. I nuläget, då upphandlingen är splittrad, är det en utmaning att bl.a. övervaka köpdisciplinen samt att verkställa och förankra enhetliga anvisningar och förfaringssätt i stadsorganisationen. Upphandlingsväsendets viktigaste mål är att bereda grundandet av en centraliserad upphandlingsavdelning. Utarbetandet av ett personalprogram inleddes i slutet av 2014. En modell för ersättande arbete bereddes i personaltjänster under år 2014. Ett effektiverat projekt inom modellen för tidigt ingripande pågick i fjol i social- och hälsovårdsväsendet. Sjukfrånvaron minskade med 6,2 procent från året innan. På nivån för hela organisationen uppgick sjukfrånvarodagarna i fjol till 14,4 kalenderdagar per person, medan motsvarande siffra för 2013 var 15,02 kalenderdagar per person. I direkta personalkostnader sparades ca 1,8 M, även om man inte nådde det uppställda målet vad gäller permitteringarna. Det uppställda målet i euro för permitteringar/frivillig oavlönad ledighet nåddes till 79,2 procent. Denna siffra anger emellertid inte riktigt hela sanningen. Oavlönade ledigheter som togs ut i januari-mars 2014 ingår inte i detta utfall, alltså nådde man i verkligheten ett lite bättre slutresultat. Åtgärderna för att förbättra kostnadseffektiviteten, bl.a. utredningen av alternativa organiserings- och produktionssätt och förnyandet av tjänsteprocesser, har bara börjat. Ibruktagandet av ekonomistyrningssystemet 1.1.2015 torde effektivera ekonomiförvaltningens processer efter att problemen i starten har lösts. Omorganiseringen av koncernövervakningen och -styrningen samt koncernförvaltningen har framskridit långsamt och tidsfristen för detta arbete har förlängts till hösten 2015. På praktisk nivå är målet att bl.a. utveckla och förenhetliga koncernbolagens upphandlingar, serviceproduktion och förvaltningsdokumentation. Man har satsat på koncernsamfundens styrelsearbete genom Godkänd styrelsemedlem-utbildning. Ledningen för näringar sammanträder regelbundet. På hösten 2014 inleddes beredningen av bolagens och näringstjänsters näringsprogram. Första fasen av kommunstrukturutredningen inleddes och slutfördes 2014. PD Timo Aro gjorde på basis av sex variabler en utredning om stadsregionernas företagsdynamik åren 2008-2012. Företagsdynamiken är en faktor som anknyter till regionens konkurrenskraft och externa livskraft och utgående från den kan man göra tolkningar om regionens potential. Karleby placerade sig i jämförelsen bland den näst bästa femtedelen. Även stora och medelstora städers absoluta och proportionella livskraft undersöktes 2005 2013. I nämnda undersökning placerade sig Karleby på 15:e plats enligt den absoluta livskraften och på tredje plats enligt den proportionella livskraften. Karleby har lyckats återhämta sig, förnya sig och göra sin branschstruktur mångsidig tack vare en strukturändring under en lång tid. Slutledning: Revisionsnämnden önskar att måluppställningen skärps, att man förbinder sig till uppställda mål och att bl.a. resultatmål definieras av ledningen/på chefsnivå. Resurser ska inriktas rätt i rätt tid. Speciellt av centralförvaltningen önskas förbundenhet till förverkligandet av anpassningsprogrammet. Borde ansvar och uppföljningen av utfallet fastställas tydligare? Finns det sektorvis uppgifter om hur anpassningsåtgärderna hittills har förverkligats? Det är också mycket viktigt att kostnaderna av eventuell externalisering av tjänster bedöms/jämförs och att också kvaliteten beaktas. Utvecklingen har varit positiv bl.a. vad gäller upphandling. Beredningen av koncernstyrningens utveckling har börjat. Grunderna för den interna kontrollen och anvisningarna har utarbetats. På vilket sätt och inom vilket tid kommer de att förankras till en del av ledningen och det dagliga arbetet? Revisionsnämnden rekommenderar att en befattning som intern controller grundas. Den interna kontrollen är en fast del av ledningssystemet och svarar självständigt för stadsstyrelsens och den operativa ledningens kontrollskyldighet och är förvaltningsmässigt underställd dem. Stadens nuvarande revisionsväsende betjänar (med en persons arbetsinsats) mest den externa revisionen oberoende av den operativa ledningen.
9 5.2 Social- och hälsovårdsväsendet Social- och hälsovårdsväsendet har inte hållit budgeten utan har varit tvungen att anhålla om 5,7 M i tilläggsanslag. Utfallet var 99,6 procent, vilket innebär att tilläggsanslaget inte har använts i sin helhet. Nettokostnaderna ökade med 3,7 procent jämfört med året innan, alltså har tillväxtfarten tilltagit från tidigare tillväxtfarten på 3,2-3,3 procent. Av den ändrade utvecklingsriktningen kan man dra slutsatsen att anpassningsåtgärderna inte har varit tillräckliga. Vid jämförelse av hela sektorns bokslutssiffror för 2013 med anslag i budgeten för 2014, har man i verksamhetskostnader beviljat 967 000 euro mera år 2014 än vad utfallet för 2013 visar. Visserligen har även de uppskattade inkomsterna på motsvarande sätt höjts med 562 000 euro. De beviljade nettoanslagen ökade år 2014 med 404 000 euro jämfört med bokslutet för 2013. Således eftersträvades nästan nolltillväxt. För förbättring av servicens produktivitet lät man hösten 2014 göra en konsultutredning för att utreda servicestrukturerna och förbättra produktiviteten. Konsultens utredningsarbete kommer att utnyttjas i utarbetandet av serviceplanen år 2015. I utredningsarbetet är målet för de granskade social- och hälsovårdstjänsterna en effektiveringspotential på 1-4 procent av de årliga kostnaderna under 2015 2018. I utredningen ansåg man att det huvudsakliga effektiveringssättet var att centralisera tjänsterna. Genom att centralisera tjänsterna i större enheter uppnås bl.a. ökat branschövergripande samarbete och kompetens samt besparing av bl.a. hyres-, städ-, transport- och vikariekostnader. Även mobila och elektroniska tjänster ansågs ha en växande roll i tryggandet av tillgången på tjänster, utjämningen av arbetsbördan och optimeringen av verksamhetskostnaderna. Centraliseringen av tjänster och funktionella ändringar bereddes inom sektorn år 2014. Ett centralt mål var att utveckla servicestrukturerna och att bredda samarbetsmöjligheterna tillsammans med Kronoby, Jyta och MÖCS. Hälsocentralens och MÖSC:s materialtjänster slogs samman i början av 2015, likaså tekniska tjänster. Hälsocentralens dagjour flyttade till samjourens utrymmen i MÖCS i början av 2014. Social- och hälsovårdsnämnden beslöt 30.9.2014 om startandet av verksamheten med en regional åtgärdsenhet för endoskopi från och med 1.1.2015. Till en början centraliseras Karlebys och Kronobys endoskopiåtgärder till enheten, och på sommaren 2015 även JYTA:s. Ett principbeslut har fattats om att centralisera rådgivningsnätet. Verksamheten i rådgivningen i Halkokari har slagits samman med verksamheten i Mariegatans rådgivning, men till övriga delar väntar det praktiska förverkligandet på beslut om byggandet av ett nytt hälsocentralsjukhus och om totalrenoveringen av det gamla sjukhuset till en centraliserad välfärdsrådgivning. Karleby stad anslöt sig på hösten 2014 till projektet HyväPotku. I projektet utreds med hjälp av balansräkning förhållandet mellan mottagningstjänsternas efterfrågan och utbud, utnyttjandet av arbetstiden och personalens arbetstillfredsställelse. Projektmål är bl.a. utvecklandet av konsultläkarverksamheten, förbättrad kompetens i anknytning till bedömningen av vårdbehovet, utarbetandet av en vårdplan för långtidssjuka och för dem som använder tjänsterna mycket, avpassning av tidsbokningen och mottagningstiderna så att de bättre motsvarar efterfrågan, beredskap inför förändrade situationer samt utvecklandet av samarbetet med fysioterapeuter. Tack vare projektet torde mottagningsverksamheten bli smidigare och tjänsteprocesserna effektivare. Kommuninvånarnas möjligheter att delta och påverka förbättrades genom att ta i bruk ett elektroniskt klientresponssystem. Man anslöt sig till det riksomfattande patientdataarkivet (earkiv) i november 2014. Äldreomsorgens servicestruktur nådde nivån för den riksomfattande rekommendationen. I och med optimeringen av hemvården och mobilarbete har tjänster kunnat inriktas allt noggrannare. Sjukfrånvaron inom sektorn minskade enligt uppställda mål. 2014 uppgick sjukfrånvaron till 14,97 kalenderdagar/person, medan motsvarande siffra för 2013 var 16,17 kalenderdagar/person. Ibruktagandet av ledningens rapporteringssystem flyttades till 2015. I bokslutsuppgifterna ingår inga uppgifter om hur sektorns interna kontroll och riskhantering har utvecklats. I fjol hade social- och hälsovårdsväsendet inga funktionella eller ekonomiska möjligheter att genomföra försöket med servicesedeln. Social- och hälsovårdsnämnden lade fram för stadsstyrelsen och vidare för stadsfullmäktige att användningen av servicesedeln inte läggs till
10 nya tjänster fr.o.m. 1.5.2014 i enlighet med det uppställda målet. Stadsstyrelsen beslöt återremittera ärendet för ny beredning. Ärendet fördes emellertid inte vidare till fullmäktige, även om saken gällde ett mål som fullmäktige godkänt och som man inte förverkligade. I bokslutsuppgifterna nämns inget om målutfallet. Permitteringarna genomfördes i hälsovårdstjänster närmast på sommaren i samband med stängningar. Permitteringarna inverkade marginellt på äldreomsorgen. Bl.a. periodarbetstiden, skötardimensioneringarna och bindande vård- och rehabiliteringsplaner försvårade genomförandet av permitteringarna. Regionförvaltningsverket krävde en utredning om hur permitteringarna inverkade på skol- och studerandehälsovården och rådgivningstjänster. Slutledning: Anpassningsprogrammets åtgärder ser ut att inte vara tillräckliga för att kunna hålla budgeten. I samband med delårsrapporten 2/2014 har det varit känt att budgeten inte kommer att hålla och att nettoöverskridningen kommer att vara ca 5,8 miljoner euro. I detta sammanhang borde man ha gett förslag på åtgärder för att anpassa verksamheten till budgeten. I stället har man bara konstaterat att en förutsättning för att kunna nå anpassningsprogrammets mål och hålla budgeten är att servicekostnaderna skärs ner i hög grad under det återstående året. Har uppföljningen av anpassningsprogrammet behandlats tillräckligt i social- och hälsovårdsnämnden? Utvärderar man hur programmet genomförts och eventuella avvikelser i förhållande till mål och reagerar man på avvikelser? Utredningen av servicestrukturen och genomförandet av de strukturella förändringarna framskrider inom sektorn. Genom konsultutredningsarbetet har man fått information på basis av vilken man börjar arbeta vidare på förändringarna. Vid centraliseringen av tjänster borde man fästa speciell uppmärksamhet vid att resurserna inom de centraliserade tjänsterna motsvarar det ökade servicebehovet. I bokslutsuppgifterna ingår inga uppgifter om hur sektorns interna kontroll och riskhantering har förverkligats. 5.3 Bildningsväsendet Nämnderna inom bildningsväsendet godkände utvecklingsplanerna för 2014 2017 för sektorn och dess ansvarsområden. De senaste åren har kommuninvånar- och kundrespons samlats in bl.a. som nätenkät om utvecklingen av språkundervisningen. Barnkonsekvensanalyser har gjorts i samband med skolbyggprojekt, och bedömning av ungdomskonsekvenser har gjorts i utvecklingen av det finskspråkiga gymnasiet. Stadsfullmäktige fattade på basis av utvecklingsrapporten för gymnasier ett beslut om att förnya den finskspråkiga gymnasieutbildningens servicenät. Bildningsväsendets interna samarbete har i enlighet med uppställda mål ökat, bl.a. de centraliserade tjänsterna i Vinges fastighet stärker samarbetet mellan utbildnings- och ungdomstjänster. Erhållen projektfinansiering överskred uppställda mål. I fjol pågick 17 projekt inom bildningsväsendet, av vilka staten gav mest understöd till projektet för att göra undervisningsgrupperna inom den grundläggande utbildningen mindre, projektet för främjande av utbildningsmässig jämställdhet och projektet för utveckling av klubbverksamheten. Inom ansvarsområdet för ungdomstjänster har man med hjälp av projekt utvecklat bl.a. informations- och rådgivningstjänster för unga, uppsökande ungdomsarbete samt skolungdomsarbetet. I likhet med i fjol var idrottsväsendets projektverksamhet aktivt, som exempel kan nämnas bl.a. projekten Kraft i åren, Kom med! och Profy 65 med hjälp av vilket man främjar över 65-åringars konditionsgranskningar. Investeringsbesluten inom sektorn har framskridit långsammare än planerat. Antalet brådskande byggprojekt och utrymningslokaler har ökat det senaste året. Byggandet av gemensamma verksamhetsställen anses medföra betydande förmåner med tanke på utvecklandet av tjänster och produktiviteten. Man har för avsikt att ytterligare intensifiera samarbetet inom småbarnsfostran, förskole- och nybörjarundervisningen och placera förskoleundervisningsgrupper i skolfastigheter för grundläggande utbildning om det finns plats för dem.
11 Inom småbarnsfostran var tillgången till dagvårdstjänster i enlighet med lagstiftning. Tjänster ordnades enligt behov för båda språkgrupperna. Skyldigheten att ordna fortbildning uppfylldes planenligt inom ansvarsområdet. För kultur- och ungdomsnämndens samt idrottsnämndens mål finns det gott om indikatorer såsom utvecklingen av antalet samarbetsprojekt, antalet projekt som främjar delaktighet och antalet kommuninvånare som deltar i dem osv. I bokslutsuppgifterna finns inte tillräcklig information om hur de utfallit. Indikatorerna fungerar inte till alla delar. För en del av dem (t.ex. antalet kommuninvånare som deltagit i utvecklingsprojekt) finns inte tillräckliga uppgifter att tillgå. Uppföljningen är inte heller så systematisk att man utgående från den kan bedöma hur målet uppnåtts i sin helhet. Idrottsanläggningarna användes och besöktes flitigt i likhet med tidigare år. Användningen av handledda idrottstjänster och specialmotionskortet ökade. Mål enligt cykelstadsprogrammet nåddes. Som ett exempel på vilka konkreta konsekvenser permitteringarna hade för uppnåendet av uppställda mål var t.ex. minskningen av fba-utbildningsdagarna med tre dagar inom undervisningstjänster. Permitteringarna ökade även belastningen på förvaltnings- och chefsarbetet och minskade på detta sätt delvis t.ex. resurser för pedagogisk ledning. Inom småbarnsfostran skulle det ha varit så gott som omöjligt att genomföra permitteringarna om avgiftsfria avbrott i dagvården inte hade införts. Detta minskade också behovet av semestervikarier. Slutledning: Faktorer som stöder en sund och stark kommunekonomi var inom bildningsväsendet att man höll budgeten samt projektverksamhetens och -finansieringens gynnsamma utveckling. I bokslutsuppgifterna redogörs inte för hur förnyandet av tjänsteprocesserna har genomförts. Beredningen inleds först i slutet av fullmäktiges mandattid. Realiseras eventuella utvecklings- och sparåtgärder genom förnyandet först under följande fullmäktiges mandattid? Revisionsnämnden är intresserad av bedömningen av konsekvenserna av utvecklingsprojekten. Hurdan återrapportering har fåtts av projekten och hur har uppgifterna utnyttjats? Framgår resultaten och på vilket sätt direkt eller indirekt t.ex. av elevernas inlärningsresultat? Det finns rikligt med indikatorer för hur de strategiska målen ska uppnås speciellt vad gäller ansvarsområden som är underställda kultur- och ungdomsnämnden samt idrottsnämnden. I bokslutsuppgifterna ingår inte tillräcklig information om hur indikatorerna utfallit. Inom kultur- och ungdomstjänster får man inte tillräckligt med jämförbar data med nuvarande uppföljning. Idrottsnämnden ger årligen ut en skild verksamhetsberättelse som ger information om utfallet. Denna information borde dock också ges i bokslutsuppgifterna. För år 2014 finns ingen översikt över hur ungdomsgarantin har utfallit. Den växande ungdomsarbetslösheten och hur allmänt det är med s.k. mellanår tas fram i indikatoruppgifterna. Får eleverna i Karleby tillräcklig yrkesvalshandledning? 5.4 Tekniska väsendet Stadsstrukturnämnden underskred de budgeterade verksamhetskostnaderna och överskred verksamhetsintäkterna, likaså byggnads- och miljönämnden. Revisionsnämnden önskar mera mätbarhet av uppställda mål i båda nämnderna. Indikatorer såsom förhåller sig positivt, koncentreras, utvecklas, upprätthålls, främjas och beaktas är svåra att utvärdera. Utvärderingsarbetet försvåras också av att det i berättelsen i hög grad bara konstateras hur mål uppnåtts. Revisionsnämnden fäste redan i utvärderingsberättelsen för år 2013 uppmärksamhet vid utredningen av den egna verksamhetens kostnadsmässiga konkurrenskraft jämfört med köpta tjänster. För nämnda indikator, som stöder det strategiska målet fungerande sätt att anordna