PM 1(13) Anneli Rafiq, +46 8 555 520 52 anneli.rafiq@sis.se Tilläggskrav i miljöledningssystem som införs och underhålls med stöd av EMAS III i förhållande till ISO 14001 SIS Tolkningsgrupp för ISO 14001 Miljöledningssystem Generellt EMAS III är förhållandevis svåröverskådligt som dokument med innebörden att få små och medelstora företag som är den huvudsakliga målgruppen torde kunna tränga igenom förteckningen av krav och på egen hand tolka dessa för ett miljöledningssystem till sin egen verksamhet. Den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001 och dess vägledande standarder ISO 14004, 14005, 14006 är också svårlästa. Om man spetsar till det kan man påstå författarna i båda fallen har misslyckats med uppgiften att skriva ett dokument som når huvudmålgruppen. EMAS III bygger på en förordning i EUs regelverk. Den innehåller tvingande regler för medlemsländernas regeringar men är frivillig att införa för enskilda företag. ISO 14001 är en internationell standard, som utarbetats av den internationella standardiseringsorganisationen ISO med hjälp av experter i ISOs medlemsländer (f n 163 medlemsländer). ISO 14001 är frivillig att tillämpa. Båda är tillämpbara internationellt. I allt väsentligt överens stämmer kraven i ISO 14001 och EMAS III. I själva verket har EMAS III samtliga krav i ISO 14001 som ett baskrav. Europeiska Kommissionen anger dock i 2010 års Annual Report to ISO/TC 207/SC1 (ISO/TC 207/SC1 N 754) att det finns tilläggskrav på åtta områden, där EMAS har krav utöver ISO 14001:2004. För Kommissionen är dessa tilläggskrav en fråga om att för miljöledningssystemen säkerställa hög nivå på trovärdighet, öppenhet och förbättrad miljöprestanda. De områden som Kommissionen anger är följande aspekter, där the requirements of the EMAS scheme go beyond EN ISO 14001:2004 (här återges originalets text för att undvika felöversättning): Demonstration of legal compliance Demonstration of improvement of environmental performance Employee involvement Official recognition through an administrative registration External communication Release of an environmental statement Report on core performance indicators T:\TK 305\07 Övrigt\Tolkningsgruppen ISO 14001\Tolkningsgrupp 2010\Möte juni\emas\ SIS, Swedish Standards Institute SIS is the Swedish member of ISO and CEN Postadress: 118 80 STOCKHOLM Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6, Stockholm Organisationsnr: 802410-0151 Telefon: 08-555 520 00 Telefax: 08-555 520 01 E-post: info@sis.se Postal address: SE-118 80 STOCKHOLM, Sweden Office address: Sankt Paulsgatan 6, Stockholm V.A.T. No. SE802410-015101 Phone: +46 8 555 520 00 Telefax: +46 8 555 520 01 E-mail: info@sis.se www.sis.se
PMPM 2(13) Development of sectoral reference documents Det finns alltså tilläggskrav på ett miljöledningssystem som införs med stöd av EMAS III i förhållande till ISO 14001. Tilläggen framgår av EMAS-förordningen, bilaga II (EG 1221/2009). Denna pm belyser dessa tillägg. Syfte Syftet med de båda kravdokumenten uttrycks likvärdigt. Uttryckssättet är något olika men det svårt att därur utläsa skillnader av betydelse. Det finns dock en skillnad som kan komma att utvecklas framöver och det gäller formen på miljöledningssystemet. I EMAS III förutskickas att Europeiska Kommissionen kommer att utveckla sektorsvisa referensdokument (ISO 14001 avsnitt 4.1 resp EMAS III; artikel 4.1b). Den närmare innebörden av detta är f n svår att bedöma. Som en spekulation kan man ana att Kommissionen framför sig ser en serie dokument i stil med de s k BREFs som utvecklats som vägledning för tolkning av BAT (Best Available Technique) i IPPC direktivet. Dessa BREF dokument är oerhört omfattande och når i varje fall inte alltid fram till sitt syfte, nämligen att förklara den närmare innebörden av BAT. Teknikutvecklingen går påfallande ofta fortare än Kommissionens enhet i Sevilla hinner omarbeta dessa BREF dokument. Som en spekulation kan man ana att Europeiska Kommissionen genom de förutskickade vägledningarna vill säkerställa att miljöledningssystemen enligt EMAS III upprätthåller en hög nivå. Under 2010 kommer Kommissionen enligt förordningen att offentliggöra en plan för detta (EMAS III, artikel 46). För ögonblicket kan man nöja sig med att konstatera att det på detta område finns en skillnad eller åtminstone en potentiell framtida skillnad - eftersom ISO varken utfört något liknande arbete eller uttryckt några planer i liknande syfte, utöver de vägledande standarderna ISO 14004, ISO 14005 och ISO 14006 (Tilläggskrav 8). Miljöaspekter och legala krav (ISO 14001, 4.3.1) När det gäller att kartlägga de miljöfrågor som är viktiga för företaget uttrycker sig ISO 14001 och EMAS III något olika. Enligt EMAS III ska organisationen identifiera och utvärdera sina miljöaspekter samt identifiera sina lagstadgade miljökrav. Liknande språkbruk finns i ISO 14001 ( Identifiera de miljöaspekter bestämma betydande miljöaspekter i 4.3.1 samt Identifiera tillämpliga legala krav i 4.3.2). I sina huvuddrag är det svårt att identifiera någon avgörande skillnad. När man går in i vägledningarna finns det vissa semantiska skillnader. EMAS III talar om en förteckning över tillämpliga lagstadgade krav medan ISO 14001 talar om att organisationen ska ha identifiera och ha tillgång till de legala och andra krav som organisationen berörs av och som hänför sig till dess miljöaspekter. Vidare ska organisationen enligt EMAS utöver förteckningen ange hur det kan styrkas att den efterlever de olika kraven (EMAS III, Bilaga 1, punkt 1). ISO 14001 anger att organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet utvärdera att tillämpliga legala krav följs (ISO 14001:2004, 4.5.2). När det gäller att säkerställa att organisationer efterlever gällande legala krav är skillnaderna alltså närmast enbart av semantisk art (Tilläggskrav 1).
PMPM 3(13) EMAS III går också in på frågan om direkta och indirekta miljöaspekter. Enligt EMAS III ska organisationen identifiera alla direkta och indirekta miljöaspekter som har en betydande miljöpåverkan och upprätthålla ett register över de betydande miljöaspekterna. Organisationen bör beakta ett antal punkter när den avgör betydelsen, bl a potential att orsaka miljöskada. När det gäller indirekta miljöaspekter ska sådana omfattas som till rimlig grad kan påverkas (EMAS III, Bilaga 1, punkt 2). Motsvarande text i ISO 14001 talar om att organisationen ska identifiera de miljöaspekter som orsakas av aktiviteter, produkter och tjänster inom miljöledningssystemets omfattning som organisationen kan styra och påverka. Informationen ska dokumenteras och hållas aktuell. I sak är det svårt att urskilja någon skillnad i denna del. Återigen är det närmast fråga om semantiska skillnader (Tilläggskrav 1). Förbättring av miljöprestanda (ISO 14001, 4.3.1) När det gäller kriterier för att bedöma om en miljöaspekt orsakar eller kan orsaka betydande miljöpåverkan uttrycker sig ISO 14001 och EMAS III olika. EMAS III hänvisar i denna del till bilaga 1. Där står det att kriterierna ska beakta gemenskapslagstiftningen, vara heltäckande, tillåta oberoende kontroll, vara reproducerbara och ha gjorts tillgängliga för allmänheten (EMAS III, Bilaga1 punkt 3). ISO 14001 uttrycker det så att organisationen ska avgöra vilka aspekter som har eller kan ha en betydande påverkan på miljön (ISO14001:2004, 4.3.1). I ISO 14004 utvecklas detta. I likhet med EMAS III sägs att bedömningen av de betydande miljöaspekterna bör ta hänsyn till tillämpliga legala krav (dvs inte bara gemenskapslagstiftning utan all den lagstiftning som är giltig i varje enskilt land som berörs), ta hänsyn till miljökriterier, tillämpliga legala krav och intressentrelaterade frågor (begreppet heltäckande är litet tydligare uttryckt i ISO 14001/14004) och vara möjlig att återskapa. I det fall en organisation väljer att certifiera sitt miljöledningssystem innebär det också att en oberoende kontroll utförs av kraven i ISO 14001. För organisationer som väljer att inte göra det innebär denna del en skillnad. I sådana fall finns det ingen oberoende kontroll av kriterierna för bedömning av de betydande miljöaspekterna enligt ISO 14001. Inte heller finns det något krav i ISO 14001 att göra kriterierna tillgängliga för allmänheten. När det gäller kriterier finns det alltså två tilläggskrav för EMAS III: EMAS III kräver en oberoende kontroll av kriterierna (skillnad för organisationer som inte certifierar sitt miljöledningssystem enligt ISO 14001) och att dessa görs tillgängliga för allmänheten (Tilläggskrav 2). Den praktiska innebörden av dessa extra krav är att miljökontrollanten också får granska om kriterierna uppfyller de krav som EMAS III ställer och att granska huruvida kriterierna gjorts tillgängliga för allmänheten (t ex i miljöredovisningen eller på annat sätt) Legala krav (ISO 14001, 4.3.2) Tidigare har vi redovisat de legala krav som har samband med identifieringen av miljöaspekter. Därutöver finns det andra skillnader när det gäller legala krav. EMAS III stadgar att organisationen ska tillhandahålla faktaunderlag eller dokument som styrker att organisationen uppfyller alla tillämpliga lagstadgade miljökrav. Vidare
PMPM 4(13) stadgas att organisationer får begära upplysningar från den eller de behöriga tillsynsmyndigheterna eller miljökontrollanten. ISO 14001 uttrycker motsvarande krav på följande sätt. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till tillämpliga legala och andra krav som organisationen berörs av och som hänför sig till organisationens miljöaspekter samt bestämma hur dessa krav är tillämpliga på dess miljöaspekter (ISO 14001:2004, 4.3.2). Här finns det vissa skillnader. EMAS III föreskriver att organisationen kan styrka att den uppfyller alla tillämpliga miljökrav. EMAS III går direkt på begreppet miljökrav i lagstiftningen. ISO 14001 har en vidare tolkning i första ledet när det gäller vilka legala krav som omfattas (legala krav i allmänhet) men snävar sedan in kravet till de legala krav som är tillämpliga på dess miljöaspekter. Den praktiska innebörden av dessa skillnader i texten är förmodligen rätt små. För det andra kravet - om att styrka efterlevnaden - måste man kombinera avsnitten 4.3.2 och 4.5.2 i ISO 14001. EMAS III föreskriver att organisationen ska vara medveten av följderna av alla tillämpliga miljökrav samt efterleva miljölagstiftningen. Enligt ISO 14001 ska organisationen försäkra sig om att legala och andra krav som organisationen berörs av beaktas i samband med att miljöledningssystemet upprättas, införs och underhålls (ISO 14001:2004, 4.3.2). Vidare ska organisationen upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet utvärdera efterlevnaden av tillämpliga legala krav enligt organisationens åtagande om att efterleva lagstiftning samt bevara redovisande dokument av resultaten av dessa regelbundna utvärderingar (ISO 14001:2004, 4.5.2). Metoden för att verifiera efterlevnaden är i EMAS III inriktad på en kontakt med tillsynsmyndigheten medan ISO 14001 ger vidare ramar för denna process. ISO 14004 ger ett antal exempel på metoder: Revisioner, genomgång av dokument, besiktning, intervjuer, etc (ISO 14004:2004, 4.3.2 ). I båda fallen ska organisationen alltså känna till relevanta krav, se till att kraven införs i miljöledningssystemet och kunna styrka efterlevnaden av de legala kraven med stöd av något dokument e d. Den mest påtagliga skillnaden av dessa krav är att EMAS III ger uttrycklig möjlighet för organisationen att ta kontakt med tillsynsmyndigheten som enligt förordningen är skyldig att ge upplysning om tillämpliga miljökrav och svara på frågan om organisationen i fråga efterlever tillämpliga miljökrav (EMAS III, artikel 32). När det gäller efterlevnaden är ju tillsynsmyndighet i Sverige skyldig att direkt överlämna en verksamhets ev avvikelse från gällande regelverk för bedömning av åklagare. Det innebär att varje avvikelse direkt kommer till varje berörd verksamhets kännedom. I Sverige har ju dessutom alla tillståndpliktiga verksamheter minst en årlig kontakt med tillsynsmyndigheten i samband med att miljörapporten avlämnas och besvaras från tillsynsmyndigheten. Dessa verksamheter får automatiskt det dokument som efterfrågas i EMAS III. För anmälningspliktiga och verksamheter utanför listorna finns inte samma automatik. Det finns också annan miljölagstiftning att beakta. Det förefaller osannolikt att en svensk tillsynsmyndighet skulle ge en verksamhet carte blanche för efterlevnad av gällande regler på det sätt som EMAS III ger möjlighet till. För majoriteten av verksamheter (mer än 90%), dvs de som varken är tillståndpliktiga eller anmälningspliktiga, kan kravet bli mer komplicerat, eftersom tillsynsmyndigheten i de flesta fall förmodligen inte ens känner till
PMPM 5(13) verksamheten i fråga. Möjligen går det att få en ordning till stånd där tillsynsmyndighet redovisar att verksamheten i fråga inte är registrerad för någon avvikelse av gällande regler. Det bör då observeras att vi i Sverige har över 300 i beslutsavseende sinsemellan oberoende tillsynsmyndigheter. Det krävs alltså ett stort arbete med koordinering av dessa myndigheter för att få en gemensam ordning till stånd. Det bör noteras att EMAS III inte kräver en kontakt utan ger möjlighet. Det efterfrågade faktaunderlaget enligt EMAS III kan naturligtvis skapas på samma sätt som enligt ISO 14001. Den praktiska innebörden av dessa skillnader är därför förmodligen rätt små (Tilläggskrav 1). Medverkan av personalen (ISO 14001, 4.4.2) EMAS III ställer uttryckliga krav på personalens medverkan. Som lämpliga former för medverkan nämns förslagsbok, projektbaserade förslagsgrupper, miljökommittéer. Personalen förväntas sålunda medverka i den process som syftar till att ständigt förbättra organisationens miljöprestanda genom: den inledande miljöutredningen och analysen av nuläget samt insamling och kontroll av information, upprättandet och tillämpningen av ett miljöledningssystem och ett miljörevisionssystem som syftar till att förbättra organisationens miljöprestanda, miljökommittéer för att samla in information och för att säkerställa samarbete mellan miljötjänstemän/företrädare för ledningen och de anställda och deras företrädare, gemensamma arbetsgrupper för åtgärder inom ramen för miljöprogrammet och miljörevisionen, utarbetandet av miljöredovisningar (EMAS III, Bilaga II, B4). ISO 14001 fokuserar mer på kompetensutveckling (ISO 14001, 4.4.2). Antalet företag torde vara rätt få som utvecklat och tillämpar sitt miljöledningssystem utan personalens medverkan på det sätt som EMAS III beskriver. Men det finns inga uttryckliga motsvarande krav i ISO 14001. Den praktiska innebörden av dessa ytterligare krav är att revisorn får granska formerna för personalens medverkan i miljöutredningen, miljöledningssystemets tillämpning, miljökommittéer, åtgärdsgrupper och miljöredovisningar (Tilläggskrav 3). Kommunikation (ISO 14001, 4.4.3) Den största skillnaden mellan EMAS III och ISO 14001 gäller synen på kommunikation. Sålunda kräver EMAS III att en särskild miljöredovisning utarbetas, elektroniskt eller i pappersformat. Det närmare innehållet i denna miljöredovisning preciseras i en bilaga (EMAS III, bilaga IV). I korthet kan miljöredovisningen sägas vara en publik version av dokumentationen till miljöledningssystemet. Vidare krävs att organisationen kan visa att den för en öppen dialog med allmänheten och andra intressenter. Motsvarande krav när det gäller dialogen med allmänheten finns också i
PMPM 6(13) ISO 14001 men uttrycks litet annorlunda (ISO 14001:2004, 4.4.3). Däremot är det en skillnad när det gäller den externa miljöredovisningen. ISO 14001 kräver i den delen bara att organisationen fattar beslut om hur den vill göra. Många företag väljer att föra en öppen dialog med allmänhet och andra intressenter. Det är ju en av nyttorna med ett miljöledningssystem, nämligen att organisationen kan visa upp för den som är intresserad hur arbetet bedrivs. Men det finns i ISO 14001 inga uttryckliga krav i den delen. Ett annat krav gäller indikatorer, där EMAS III anger ett antal kärnindikatorer av traditionell art som ska redovisas för att beskriva organisationens miljöprestanda. Indikatorerna ska enligt EMAS III ge en korrekt värdering av organisationens miljöprestanda, vara förståeliga och entydiga, tillåta årliga jämförelser för bedömningar av organisationens miljöprestanda, i förekommande fall möjliggöra jämförelse med referenstal inom den aktuella sektorn, det aktuella landet eller den aktuella regionen, möjliggöra en jämförelse med tillämpliga lagstadgade krav (EMAS III, bilaga II, B5). I bilaga finns också mer preciserade krav på formerna för hur indikatorerna ska redovisas. Den praktiska innebörden av dessa tilläggskrav är att revisorn får granska om den externa miljöredovisningen uppfyller de krav som ställs, om redovisningen av indikatorer uppfyller kraven samt om alla som är intresserade enkelt och kostnadsfritt får tillgång till miljöredovisningen inkl redovisning av indikatorer (Tilläggskrav 5, 6, 7). Miljöprestanda (ISO 14001, 4.5.1) EMAS III trycker särskilt på att organisationens miljöledningssystem och revisionsförfaranden inriktas på dess faktiska miljöprestanda i förhållande till miljömålen (EMAS III, Bilaga II, B3). Dessa frågor ska behandlas på ledningens genomgång. ISO 14001 innehåller motsvarande krav men i något annorlunda språkdräkt. I ISO 14001 sägs sålunda att organisationen ska upprätta, införa och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta de egenskaper hos verksamheten som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan. Vidare gäller att dessa rutiner ska omfatta dokumentering av uppgifter som redovisar organisationens miljöprestanda, tillämplig verksamhetsstyrning och efterlevnad av organisationens strategiska och operativa miljömål. Även i ISO 14001 finns det krav på att organisationens miljöprestanda ska behandlas (ISO 14001, 4.6). Den praktiska innebörden av dessa skillnader torde vara små (Tilläggskrav 7). Intern revision (ISO14001, 4.5.5) EMAS III har ett antal krav på utförandet av intern revision. Dessa krav ska ses mot bakgrund att revisionsförfarandet enligt ISO 14001, utöver kraven i avsnitt 4.5.5, styrs av en separat revisionsstandard, ISO 19011. I såväl EMAS III som ISO 14001 nämns några moment som förväntas ingå i den interna revisionen. Skillnaderna i var och en av dessa moment redovisas nedan.
PMPM 7(13) Revisionsprogram Enligt EMAS III ska en registrerad organisation upprätta ett revisionsprogram som säkerställer att alla organisationens verksamheter, under en tidsperiod på högst tre år (eller fyra år för små organisationer med små miljörisker enligt artikel 7) genomgå en intern miljörevision (EMAS III, artikel 4.1c). Revisionsprogrammet ska garantera att organisationens ledning erhåller den information som den behöver för att se över organisationens miljöprestanda och miljöledningssystemets effektivitet, och kunna visa att detta är under kontroll (EMAS III, Bilaga III A1). Motsvarande text i ISO 14001 säger att organisationen ska säkerställa att interna revisioner av miljöledningssystemet genomförs med planerade mellanrum för att kunna bestämma om miljöledningssystemet överensstämmer med planerade åtgärder för miljöledning inkl kraven enligt denna standard och har införts och underhållits på ett riktigt sätt samt ge ledningen information om resultatet. Vidare ska organisationen planera, upprätta, införa och underhålla revisionsprogram som tar hänsyn till den berörda verksamhetens betydelse för miljön och resultaten från tidigare revisioner (ISO 14001, 4.5.5). Organisationens högsta ledning ska utvärdera miljöledningssystemet med planerade mellanrum för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Underlaget för ledningens genomgång ska bl a omfatta resultat från interna revisioner och utvärderingar av efterlevnad av legala och andra krav som organisationen berörs av (ISO 14001, 4.6). Den praktiska innebörden av dessa skillnader i språkbruk torde vara liten. Den största skillnaden består i att EMAS III använder ett språkbruk som inte förekommer i standardiseringssammanhang, nämligen garantera. ISO använder ofta begreppet säkerställa e d. Ordvalet ska ses mot bakgrunden att det inte är EUs standardiseringsorganisation CEN som utarbetat EMAS III, utan den lagstiftningsberedande Europeiska Kommissionen, som också har tydliga politiska inslag genom Kommissionärens kabinett. Revisionsprogrammets mål Enligt EMAS III ska organisationens miljörevisionsprogram fastställa mål för varje revision eller revisionsperiod för varje enskild verksamhet (EMAS III, artikel 9). EMAS III föreskriver vad revisionen ska gå ut på, nämligen en utvärdering av det ledningssystem som används, av överensstämmelsen med organisationens miljöpolicy och miljöprogram samt uppfyllande av tillämpliga krav i miljölagstiftningen (EMAS III, bilaga III, A2). Motsvarande text i ISO 14001 återfinns i den vägledande standarden där det står att organisationen bör upprätta ett revisionsprogram för att planera och genomföra revisioner och för att avgöra vilka revisioner som är nödvändiga för att nå målen för revisionsprogrammet. Programmet bör baseras på verksamhetens natur med avseende på miljöaspekter och potentiell påverkan, resultatet av tidigare revisioner och andra relevanta faktorer (ISO 14004, 4.5.5). Revisionsprogrammets omfattning Enligt EMAS III ska den totala omfattningen av varje revision eller, i förekommande fall, av varje del av en revisionsperiod klart definieras och det ska särskilt framgå
PMPM 8(13) vilka områden som ska utvärderas, vilka verksamheter som ska revideras, vilka miljökriterier som ska beaktas, vilka perioder som revisionen ska omfatta (EMAS III, bilaga III, A3). Motsvarande text i ISO 14001 återfinns i den vägledande standarden där det står att revisionsprogrammet bör säkerställa att alla komponenter i systemet revideras regelbundet men att varje enskild intern revision inte behöver täcka hela miljöledningssystemet (ISO 14004, 4.5.5). Arbetsformerna för en internrevision framgår av revisionsstandarden (ISO 19011). Revisionsfrekvens Enligt EMAS III ska organisationens miljörevisionsprogram fastställa revisionsfrekvens för varje enskild verksamhet (EMAS III, artikel 9). Revisionsperioden, som omfattar organisationens hela verksamhet, ska avslutas, beroende på omständigheterna, inom en tidsrymd av högst tre år (eller fyra år för små organisationer med små miljörisker enligt artikel 7). Dessa revisioner tycks främst vara en förberedelse för den externa granskningen av miljökontrollanten. Frekvensen på revisionerna kan variera beroende på verksamhetens art, omfattning och komplexitet, betydelsen av aktuell miljöpåverkan, hur viktiga och angelägna de problem är som konstaterats vid tidigare revisioner, tidigare miljöproblem i samband med verksamheten. Mer komplexa verksamheter med mer betydande miljöpåverkan ska revideras oftare (EMAS III, bilaga III, A4). För den rutinmässiga uppföljningen anger EMAS III att organisationerna dessutom ska genomföra revisioner åtminstone årligen, eftersom detta bidrar till att visa organisationens ledning och miljökontrollanten att man har grepp om de avgörande miljöaspekterna. Organisationen ska genomföra revisioner av följande aspekter: Organisationens miljöprestanda, och Efterlevnad av tillämpliga lagstadgade miljökrav (EMAS III, bilaga III, A4). Enligt ISO 14001 ska interna revisioner av miljöledningssystemet genomföras med planerade mellanrum. Lite mer ledning i denna del kommer ut av den vägledande standarden där det framgår att interna revisioner bör genomföras med mellanrum som har planerats i förväg för att ge ledningen information om i vilken grad miljöledningssystemet följer det som har planerats, att det har blivit korrekt infört och att det är underhållet. Revisionerna kan också genomföras för att identifiera möjligheter till förbättringar av organisationens miljöledningssystem (ISO 14004, 4.5.5). Praxis är att interna revisioner genomförs minst en gång per år, ofta med högre frekvens. Praxis är också att den interna revisionen före en extern revision täcker alla väsentliga punkter. Revisionsarbetet Enligt EMAS III ska revisionen omfatta diskussion av verksamheten med personalen, inspektera driftsförhållandena och utrustningen samt att gå igenom redovisande dokument, förfarandebeskrivningar och annat relevant material för att utvärdera om organisationens miljöprestanda med avseende på den reviderade verksamheten uppfyller gällande standarder, föreskrifter, övergripande och detaljerade miljömål och om de system som tillämpas för att styra miljöansvaret är effektiva och
PMPM 9(13) ändamålsenliga. Bl.a. bör stickprov användas för att kontrollera huruvida dessa kriterier uppfylls och för att fastställa om hela ledningssystemet är effektivt. I revisionsarbetet ska särskilt ingå: att skaffa sig kännedom om ledningssystemen, att bedöma ledningssystemens starka och svaga sidor, att samla in relevant information, att utvärdera resultaten av revisionen, att förbereda slutsatser av revisionen, och att rapportera resultaten och slutsatserna av revisionen (EMAS III, bilaga III B). Motsvarande text för ISO 14001 anger att revisionsrutiner ska upprättas, införas och underhållas som behandlar ansvar och krav för att planera och genomföra revisioner, rapportering och arkivering av resultaten samt för att bestämma revisionskriterier, avgränsningar, frekvens och metoder (ISO 14001, 4.5.5). I övrigt återges motsvarande arbetsformer i revisionsstandarden (ISO 19011). Urval av revisorer Enligt EMAS III ska revisionen utföras av revisorer som enskilt eller tillsammans har den nödvändiga kompetensen för att utföra dessa uppgifter och som är tillräckligt oberoende av de verksamheter de granskar för att kunna göra en objektiv bedömning (EMAS III, artikel 9). Enligt ISO 1401 ska urvalet av revisorer och genomförandet av revisioner säkerställa revisionsförfarandets objektivitet och opartiskhet (ISO 14001, 4.5.5). I vägledningen framgår vidare att revisionerna bör planeras och genomföras av en objektiv och opartisk revisor som i lämplig omfattning stöds av tekniska experter inifrån organisationen eller från externa organisationer. Den samlade kompetensen bör vara tillräcklig för att nå målen och inriktningen av varje revision och för att organisationen ska kunna få förtroende för att resultatet av revisionerna är tillförlitligt Interna revisioner av miljöledningssystem kan genomföras antingen av personer som tillhör den egna organisationen eller verkar på dess vägnar. I båda fallen bör personer som genomför revisioner vara behöriga och ha en sådan ställning att revisionerna kan genomföras opartiskt och objektivt i förhållande till den verksamhet som revideras (ISO 14001, 4.5.5). Rapportering Enligt EMAS III ska revisorerna utarbeta en skriftlig revisionsrapport i slutet av varje revision eller revisionsperiod. Revisorn ska underrätta organisationen om iakttagelser och slutsatser från revisionen (EMAS III, artikel 9). Även ISO 14001 kräver en skriftlig rapport och att ledningen informeras om resultaten (ISO 14001, 4.5.5). Som tidigare nämnts ingår också revisionsrapporterna som ett av underlagen för ledningens genomgångar (ISO 14001, 4.6).
PMPM 10(13 ) Åtgärdsplaner Enligt EMAS III ska organisationen efter revisionsprocessen utarbeta och genomföra en lämplig handlingsplan. Organisationen ska införa lämpliga rutiner som säkerställer att revisionsresultaten följs upp (EMAS III, artikel 9). Enligt ISO 14001 tillhör åtgärdsplanerna ledningens uppgift. Resultatet av ledningens genomgång ska omfatta beslut och åtgärder som hör samman med eventuella förändringar i miljöpolicy, strategiska och operativa miljömål och andra delar i miljöledningssystemet som har samband med åtagandet om ständig förbättring. Ett av underlagen till ledningens genomgång är ju revisionsrapporten (ISO 14001, 4.6) Den praktiska innebörden av nämnda skillnader är att den externa revisionen enligt EMAS III bör kontrollera att internrevision faktiskt genomförts varje år och varit heltäckande inom en treårsperiod. Det torde dock vara ovanligt att revisionsfrekvensen enligt ISO 14001 är så låg som den som förskrivs i EMAS III. Mest en semantisk skillnad alltså (Tilläggskrav 1, 2). Certifiering och registrering När det gäller certifiering och registrering finns det tydliga skillnader genom att EMAS III föreskriver såväl en tredjepartsgranskning som registrering hos en behörig organisation (i Sverige Miljöstyrningsrådet). ISO 14001 öppnar för en certifiering men kräver det inte. Enligt EMAS III ska den inledande miljöutredningen, miljöledningssystemet, revisionsprocessen och dess genomförande kontrolleras av en ackrediterad eller licensierad miljökontrollant, och miljöredovisningen ska godkännas av den miljökontrollanten (EMAS III, artikel 4.5) Registreringsansökan ska innehålla följande: Den godkända miljöredovisningen i elektroniskt eller tryckt format En deklaration med innebörden att miljökontrollant har godkänt miljöredovisningen En ifylld blankett med en rad administrativa uppgifter om organisationen Kvitto på betalning av eventuella gällande avgifter Ansökan ska avfattas på det officiella språket eller ett av de officiella språken i den medlemsstat där organisationen ansöker om registrering (i Sverige på svenska). (EMAS III, 3.1, 4, 4.5, 5, 25.9) ISO 14001 har en bredare tillämpning. ISO 14001 är tillämplig på varje organisation som vill: Införa, underhålla och förbättra ett miljöledningssystem, Förvissa sig om att verksamheten bedrivs i överensstämmelsen med den egna miljöpolicyn, Påvisa efterlevnad av kraven i denna standard genom att: Göra en egen bedömning och redovisning, eller Få sin prestanda bekräftad av parter som har intresse i organisationen som t ex kunder, eller Få den egna bedömningen bekräftad av en utomstående organisation, eller
PMPM 11(13 ) Låta certifiera eller registrera sitt miljöledningssystem av en utomstående organisation (ISO 14001, 1). ISO 14001 har inga krav på registrering, varför statistiken över certifierade organisationer är mer osäker än för EMAS. Däremot finns det i certifieringsföretagens regelverk ISO 17021 ett krav med innebörden att de enskilda certifieringsföretagen för egen del upprätthåller ett register över de företag som certifierats. Uppgifterna i detta register får inte spridas utan de certifierade företagens samtycke. ISO gör en statistikgenomgång med jämna mellanrum och har för det ändamålet upprättat direktkontakt med de certifieringsföretag som verkar på marknaden. Skillnaden är därför troligen inte så stor i den delen. EMAS har också en egen logotyp som organisationen kan använda för att visa att den är registrerad. Det finns dock krav på hur denna logotyp får användas och detta bör ingå i granskningen. Motsvarande för ISO 14001 torde vara certifikatet som utfärdas av den ackrediterade (kompetensbedömda) organisationen. Införande EMAS III ställer krav på att regeringarna i resp EU-land upprättar en marknadsföringsstrategi och marknadsför EMAS (EMAS III, artikel 33-35). Regeringarna har enligt EMAS ett antal krav på sig, nämligen att lämna information och ge möjligheter till stöd i fråga om lagstadgade miljökrav att beakta EMAS vid utarbetandet av ny lagstiftning att använda EMAS som ett verktyg för tillämpning och kontroll av dess efterlevnad (EMAS III, artikel 32-41). Den första att-satsen innebär i klartext att tillsynsmyndigheterna är skyldiga att upplysa de EMAS-registrerade verksamheterna om vilka regler som gäller. Den andra att-satsen ovan innebär en tydlig vink åt regeringarna i EU-länderna att minska på regelbördan för EMAS-registrerade verksamheter Den tredje att-satsen innebär att tillsynsmyndigheterna kan luta sig mot den tredjepartskontroll som EMAS-registrerade verksamheter frivilligt åtagit sig genom registreringen. Regeringarna är vidare skyldiga att överväga att införa statligt stöd för små verksamheter i form av att underlätta tillgång till stödfonder (EMAS III, artikel 36). Som en avslutande kommentar kan man karakterisera skillnaderna så att EMAS III mer fokuserar på traditionella miljöfrågor, efterlevnad av lagstiftning och öppenhet. Sammanfattning Sammanfattningsvis innebär en registrering av ett miljöledningssystem enligt EMAS III vissa fördelar för det enskilda företaget, då EMAS III ställer krav på att
PMPM 12(13 ) regeringarna i resp EU-land upprättar en marknadsföringsstrategi och marknadsför EMAS. För det enskilda företaget tillkommer följande uppgifter i förhållande till certifiering enligt ISO 14001 (med referens till inledningsvis angivna tilläggskrav och berört avsnitt i ISO 14001): Omfattning (ISO 14001, avsnitt 1) Granskning av överensstämmelse med EUs referensdokument, efterhand som dessa färdigställts för aktuell sektor (Tilläggskrav 8) Miljöaspekter (ISO 14001, avsnitt 4.3.1) Granskning av om bedömningskriterier av betydande miljöaspekter uppfyller föreskrivna krav, dvs beaktar gemenskapslagstiftningen är heltäckande tillåter oberoende kontroll är reproducerbara (Tilläggskrav 2) Granskning av om bedömningskriterierna gjorts tillgängliga för allmänheten (Tilläggskrav 5) Legala krav (ISO 14001, avsnitt 4.3.2) Granskning av om möjligheten utnyttjats för organisationen att ta kontakt med tillsynsmyndigheten med begäran om upplysning om tillämpliga miljökrav och om organisationen efterlever tillämpliga miljökrav (Tilläggskrav 1) Kompetens, utbildning och medvetenhet (ISO 14001, avsnitt 4.4.2) Granskning av formerna för personalens medverkan i miljöutredningen, miljöledningssystemets tillämpning, miljökommittéer, åtgärdsgrupper och miljöredovisningar (Tilläggskrav 3) Kommunikation (ISO 14001, avsnitt 4.4.3) Granskning av om den externa miljöredovisningen uppfyller de krav som ställs (Tilläggskrav 6) Granskning av om miljöredovisningen inkl redovisning av indikatorer gjorts tillgänglig för allmänheten enkelt och kostnadsfritt (Tilläggskrav 6) Övervakning och mätning (ISO 14001, avsnitt 4.5.1) Granskning av om redovisningen av indikatorer uppfyller uppställda krav, dvs ger en korrekt värdering av organisationens miljöprestanda, vara förståeliga och entydiga, tillåta årliga jämförelser för bedömningar av organisationens miljöprestanda, i förekommande fall möjliggöra jämförelse med referenstal inom den aktuella sektorn, det aktuella landet eller den aktuella regionen, möjliggöra en jämförelse med tillämpliga lagstadgade krav (Tilläggskrav 7). Intern revision (ISO 14001, avsnitt 4.5.5) Granskning av om internrevision genomförts varje år och varit heltäckande inom en treårsperiod Certifiering (ISO 14001, avsnitt 1) Godkännande av miljöredovisningen (Tilläggskrav 5) Registrering (ISO 14001, avsnitt 1) Ansökan på svenska hos Miljöstyrningsrådet om registrering med följande innehåll:
PMPM 13(13 ) Den godkända miljöredovisningen i elektroniskt eller tryckt format En deklaration med innebörden att miljökontrollant har godkänt miljöredovisningen En ifylld blankett med en rad administrativa uppgifter om organisationen Kvitto på betalning av eventuella gällande avgifter (Tilläggskrav 4)