SOLNA STAD Omvårdnadsförvaltningen Uppföljning 20120725 Proffssystern i Stockholm AB Granskare: Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner, genomförandeplaner och socialdokumentation Företagets representanter: Hengameh Azari och Kristin Kobayashi Sammanfattande bedömning: ProffsSystern har 13 kunder i Solna. ProffsSystern har kontor och lokal i Ulriksdal. Omvårdnadsförvaltningens uppfattning är att ProffsSystern har en verksamhet med fokus på kontinuitet hos kunderna. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal måndag till fredag mellan kl. 8:0017:00. Övrig tid finns ett journummer. Verksamheten har totalt ca 80 kunder fördelat över norra Stockholm. Det finns rutiner som är anpassade efter verksamhetens upplägg och spridning. Det finns ett ledningssystem enligt SOSF 2011:9 Det finns en rutinpärm/personalhandbok. Rutinpärmen behöver generellt uppdateras, ett arbete som redan har påbörjats. ProffsSystern uppger att 6069% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning. Att omvårdnadspersonal har adekvat utbildning är ett prioriterat område för Omvårdnadsförvaltningen i Solna. Vid nyanställning ska utföraren anställa personer som har lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng och sträva efter att anställa undersköterskor. Det finns dokumentation hos flera kunder men inte hos alla kunder som endast har serviceinsatser. Det kan vara viktigt att regelbundet skriva en notering trots att inget särskilt har hänt, det kan man göra kvartalsvis om kunden har få insatser och det inte händer något av vikt eller avvikelser från genomförandeplanen. Den sociala dokumentationen kan utvecklas och bli bättre. Alla kunder har en genomförandeplan. Alla genomförandeplaner ska överensstämma med det faktiska utförandet vilket inte alltid är fallet. Om utförandet avviker från genomsförandeplanen ska det dokumneteras som en avvikelse i den sociala dokumentaionen. ProffsSystern deltar ofta i de utbildningar och föreläsingar som erbjuds av Solna. Verksamheten arbetar aktivt utifrån Nutritionsprojektet med kunder som har nutritionsproblem. Åtgärd: Proffssystern ska inkomma med en utvecklingsplan senast den 21 september 2012. Utvecklingsplanen ska innehålla de områden som behöver utvecklas med en tidsplan per
utvecklingsområde. Områden som behöver utvecklas är: Fortsätta det påbörjade arbetet att uppdatera rutinpärm/personalhandbok. Enligt avtal ska verksamheten vid nyanställning anställa personal med adekvat omvårdnadsutbildning, lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng. ProffsSystern ska inkomma med en individuell utbildningsplan för de som saknar adekvat omvårdnadsutbildning. Omvårdnadsförvaltningen behöver inte få personuppgifter på personalen utan de individuella utbildningsplanerna kan numreras med personal 1, personal 2 osv. Verksamheten måste veta vem som är personal 1 och personal 2. Det ska gå att följa upp de individuella utbildningsplanerna. Uppdatera genomförandeplanerna enligt gällande regelverk, så att de överenstämmer med hur och när insatserna ska utföras. ProffsSystern får också rådet att använda sig av fallbeskrivningar i kvalitetsarbetet så att personalen ska bli säker på hur och när de ska använda lagen om risk för missförhållanden. Fallbeskrivningar för vad man ska dokumentera i den sociala journalen, vad som är avvikelser från genomförandeplanen, händelser av vikt och vad som är arbetsanteckningar.
Sida 1/9 Allmän information Svars datum 120724 Enkäten besvarad av Hengameh Azari, Kristin Kobayashi Antal kunder i Solna 13 Har verksamheten någon särskild profil? Om ja, beskriv profilen. Om verksamheten Mångkulturell, personalgruppen består av bl a rysk och persisktalande personal. Vi strävar efter att alltid kunna erbjuda brukaren personal som talar deras hemspråk. Namn på enhetschef/verksamhetschef. Hengameh M. Azari Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för ledningen av verksamheten. Granskarens bedömning om sektionen "Om verksamheten". Enhetschef/verksamhetschef överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltningen har uppgift om. Eventuella kommentarer från granskaren. Omvårdnadspersonal Nedanstående frågor avser endast personal som arbetar med kunder i Solna Antal omvårdnadspersonal. 20 Personalens anställningsform. 90100 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 7589 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 5074 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. 2549 % av omvårdnadspersonalen är tillsvidareanställd. Färre än 25 % är tillsvidareanställd. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 2/9 Omvårdnadspersonalens formella kompetens oavsett anställningsform. Behärskar all personal svenska språket för att kunna kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunden? Behärskar all personal svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning? 90100 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 8989 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 7079 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 6069 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 5059 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Färre än 50 % har adekvat utbildning. Granskarens bedömning om sektionen "Omvårdnadspersonal" Kommentarer om anställningsform, utbildningsnivå och svenska språket. Åtgärder om inte alla personal behärskar svenska språket till tal och skrift 6069% av omvårdnadspersonalen har adekvat utbildning. Solna stad har i avtal skrivit att utförarens personal ska ha lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng eller mer än 3 års erfarenhet. (Mer än 3 års erfarenhet gäller personal som är anställd innan verksamheten tecknade avtal med Solna stad). Vid nyanställning av omvårdnadspersonal ska utföraren anställa personal med lägst vårdbiträdesutbildning och sträva efter att anställa undersköterskor.vid samtal med verksamhetschef framgår att verksamheten i dag anställer personal med adekvat utbildning. Personalen behärskar svenska till tal och skrift. Får alla nyanställda introduktion? Vem ansvarar för introduktionen? Introduktion Administrativ personal och verksamhetschef. Finns det en skriftlig rutin för introduktion av nyanställda? Får nyanställd personal gå dubbelt med erfaren personal? Ja. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 3/9 Har verksamheten en generell utbildningsplan? Har all omvårdnadspersonal en individuell kompetensutvecklingsplan? Om nej, hur många saknar en individuell kompetensutvecklingsplan? Fortbildning Har all personal som arbetar med kunder som har en demenssjukdom genomgått webb baserad utbildning, Demens ABC Om nej, vilka åtgärder planeras? All personal genomgår Demens ABC. Granskarens bedömning om sektionen "Introduktion och fortbildning" Kommentarer om introduktion Följer verksamheten upp introduktionen? Ny personal får introduktion. Alla får en introduktionspärm med viktig information om rutiner och verksamhetens policy. Verksamhetschef och samordnare håller i introduktionen, genomgång av verksamhetens policy och rutiner. Ny personal går dubbelt innan man arbetar ensam hos kund. I introduktionen ingår att personal ska genomgå Demens ABC och hygien utbildning på nätet. Verksamheten följer upp introduktionen Kommentarer om fortbildning Personal tar del av den fortbildning som erbjuds, både av företaget själv och av de olika kommuner där utföraren är verksam. Har alla kunder en utsedd kontaktman? mannaskap Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 4/9 Finns det en utsedd ersättare för kontaktmannen? Beskriv. Hur ofta går personalen till de kunder som man är kontaktman för? Våra kunder har en kontaktperson och en biträdande kontaktperson. personen är den som till övervägande del besöker kunden, biträdande kontaktperson tar över ansvaret för kunden när den ordinarie kontaktpersonen inte är tillgänglig. När personal är i tjänst. För hur många kunder är en personal kontaktman? Blir kunden informerad vid förändring av personal? Blir kunden informerad vid förändring av tid, även förseningar? 3 Ja. Ja. Muntligen och skriftligen vid behov. Granskarens bedömning om sektionen "mannaskap" Kommentarer om kontaktmannaskap Alla kunder har en kontaktman som går regelbundet till kunden. Finns det en skriftlig rutin för vilket ansvar kontakmannen har? Ja Vad räknas som att vara försenad? Kunder blir alltid informerade vid förändringar. Utifrån kundens behov informerar man förseningar från 510 minuter. Har alla kunder en upprättad genomförandeplan? Hur ofta sker uppföljning av genomförandplanen? Genomförandeplan Ja. Telefonuppföljning sker efter en månad med ny kund. Personlig uppföljning sker två gånger per år samt vid behov. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 5/9 Var förvaras genomförandeplanen? Ett ex förvaras i kundens hempärm, det andra i kundens akt i ett brandsäkert och låsbart skåp i ett separat rum hos verksamhetschefen. Av de genomförandeplaner som är upprättade hur ofta har kund och /eller anhörig deltagit vid upprättandet av genomförandeplanen? 90100% 8589% 8184% 7080% 5069% Färre än 50% Upprättas genomförandeplanen inom 14 dagar från det att beställningen börjar gälla? Granskarens bedömning av "Genomförandeplan" Genomförandeplanen upprättas inom 14 dagar. Framkommer kundens önskemål i genomförandeplanen? Är genomförandplanerna undertecknade? Framgår det vilka som undertecknat, titel, funktion. Finns datum för planerad uppföljning av genomförandeplanen? Det framkommer att kunden eller anhörig beskrivit och framfört vanor och önskemål. Detta går alltid att utveckla så att man blir ännu tydligare med när och hur kunden önskar få insatser utförda. Klockslag när en insats ska utföras framgår inte alltid. I något fall stämmer inte genomförandeplanen med det faktiska utförandet enligt registreringen i Mobipen. Inte alla granskade genomförandeplaner var undertecknade. Om en kund fysiskt inte kan underteckna genomförandeplanen kan man notera att kunden deltagit och muntligt godkänt genomförandeplanen. Det finns en ruta för planerad uppföljning, den var inte alltid ifylld. Efter genomförd uppföljning skrivs en uppföljningsrapport som sparas i akten. Finns datum för faktisk uppföljning av genomförandeplanen? Datum för faktisk uppföljning återfinns i skrivfällt för "Övriga uppgifter" Man skriver även en uppföljningsrapport. Finns det individuella mål i genomförandeplanen? Det finns individuella mål men de kan utvecklas. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 6/9 Vem dokumenterar? Social dokumentation Personal hos kund och administrativ personal på kontoret. I vilken form dokumenterar man? Var dokumenterar man? þ I mobipen Annat datasystem Med vanlig penna och papper I daganteckningar hos kunden, social dokumentation, som samlas in när den är full och arkiveras på företaget. Var förvaras dokumentationen? Först i kundens hempärm sedan i kundens akt i ett brandsäkert och låsbart skåp i ett separat rum hos verksamhetschefen. Har verksamheten strukturerad egenkontroll av den sociala dokumentationen? Om ja, hur ofta? Kontroll sker kontinuerligt i mobipen samt vid insamlandet av dokumentationen. Granskarens bedömning av den sociala dokumentationen Respektfull tar dokumentationen hänsyn till kundens integritet, inga ovidkommande omdömen, nedsättande eller kränkande uppgifter eller formuleringar. Korrektkorrekta uppgifter där det framgår vem som lämnat uppgifterna. Det ska framgå vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt vem som har gjort en viss bedömning. Tillräckliga relevant information för att utföra och följa upp insatserna. Det finns vissa ovidkommande omdömen men de är inte nedsättande eller kränkande. Dokumentationen kan utvecklas så att det klart framgår vad som är faktiska omständigheter, bedömningar och vem som har gjort en viss bedömning. Avvikelser från genomförandeplanen ska dokumenteras. Det finns bra dokumentation men allt som dokumenteras är inte alltid relevant. Tydlig alla anteckningar ska vara sakliga, väl strukturerade, tydligt formulerade, föras löpande, vara daterade och signerade Dokumentationen är alltid daterad och signerad. Formuleringar kan i vissa fall bli tydligare. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 7/9 Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaitén i verksamheten? Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Beskriv hur verksamheten arbetar med sitt systematiska förbättringsarbete enligt nedanstående punkter. (SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete) Riskanalys, bedöma om händelser kan medföra brister i verksamhetens kvalitet Egenkontroll, ska göras med en frekvens och i den omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Klagomål och synpunkter, finns det en rutin för att ta emot och utreda synpukter och klagomål Hur kan synpunkter och klagomål framföras? Vem kan framföra synpunkter och klagomål? Riskanalys genomförs vid hembesök hos kunden. I vår kvalitetssäkring följer vi upp Socialstyrelsens riktlinjer och rekommendationer. Proffssysterns kvalitetsteam träffas en gång i månaden för uppföljning, utvärdering och planering av kvalitetsäkrandearbete. Allt kvalitetssäkringsarbete dokumenteras löpande. En gång per kvartal utförs granskning av hela verksamheten inom ramen för egenkontroll. Resultatet av granskningen utgör grunden för målsättning inom kvalitetssäkring inför nästa kvartal. þ Skriftlig þ Muntligt þ Anonymt Kunden, anhöriga, personal. Finns det en rutin för rapportering enligt socialtjänstlagen 14 kap 3? Sammanställning och analys. Beskriv hur inkommna rapporter, synpunkter och klagomål sammanställs och analyseras. Hur sker samverkan med andra verksamheter för att säkra kvaliten på de insatser som ges? Vilka verksamheter samverkar ni med? Hur får personalen delegering för att utföra hälso och sjukvårdsinsatser? Avvikelse och fallrapporter lämnas till verksamhetschefen eller till administrativ personal. De verksamhetsansvariga analyserar rapporterna och vidtar åtgärder för att förhindra en upprepning. Slutsatserna rapporteras tillbaka till berörd personal och åtgärderna dokumenteras på avvikelse/fallrapporten. Verksamhetsanvarig gör en bedömning om avvikelse ska anmälas till Socialstyrelsen. Kontinuerlig kontakt med vårdcentraler och rehab. Vårdcentraler, Rehab Nordväst. Delegering sker kontinuerligt vid behov på kundens vårdcentral enligt vårdcentralens rutiner. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 8/9 Granskarens bedömning av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Hur är medarbetarna delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet? I samband med APT och andra personalmöten. Vilka verksamheter samverkar man med? Andra verksamheter som kunderna har kontakt med. Gott samarbete med primärvården utifrån kunder med nutritonsproblem, enligt nutritionsprojektet. Finns skriftliga lokala rutiner för nyckelhantering? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen fölljs. Nycklar, IDbricka och privata medel Kvitteringslista för ut/tillbakalämning av nycklar på kontoret och övervakningskamera. Kontroll av nyckelkvittens sker även vid den regelbundna genomgången av kundens akt där nyckelkvittens ska finnas om kunden kvitterat ut nycklar. Finns skriftlig lokal rutin för användande av IDbricka för personal? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Finns skriftlig lokal rutin hantering av privata medel? Beskriv hur verksamheten gör egenkontroll att rutinen följs. Vid personalens besök på kontoret samt stickprovskontroller. Kontrolleras vid insamlandet av kvittensdokumenten samt vid sitckprovskontroller. Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? tex tillgänglighet via telefon. Vad får kunden för information i samband med att verksamheten startar ärendet? Tillgänlighet och information Öppettider för telefon/besök måndagfredag 8.0017.00. Övriga tider kan man ringa verksamhetschefen på jourtelefon. Även mejladress dit man kan mejla finns. Vid det första hembesöket går verksamhetsansvarig igenom kundens hempärm och förklarar innehållet. Man går igenom genomförandet, schema och annat som är viktigt för kunden. Solna stad Telefon: 08734 20 00
Sida 9/9 Får kunderna löpande information från verksamheten? Om ja, på vilket sätt och hur ofta? Vid behov muntligt och skriftligt, exempelvis vid ändringar i schema, rutiner etc. Hur informerar verksamheten om Solna stads kvalitetsdeklaration? Vid hembesök får kunden information om rätten till att byta utförare, kontaktperson och sin rätt till att själv bestämma över sin insats. Kunden får information om hur den kan komma i direkt kontakt med verksamhetschefen och möjligheten till att lämna klagomål och synpunkter. Solna stad Telefon: 08734 20 00