Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 16 2017-08-28 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 7-2017 - Tid Måndag 2017-08-28, kl 18.30 21.30 Plats: Deltagare: Övr inbjudna Anm förhinder Underlag FIka Protokoll Klubbstugan Daniel Brannelid, Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Björn Gladh, Staffan Norin, Anton Vennberg, Lars Westman, Patrik Nyström Maria Bergkvist, Mattias Arvidsson, Marcus Larsson, Karolina Torgilsson, Fredric Westin, Agenda samt underlag för mötet (t.ex. beslut) i mötesmappen senast tor 24 aug Vi tackar Maria för fika:) Patrik N Nr / tid 1. Inledning Ärende Ansvarig Beslut/bilaga (25 min) ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. Staffan hälsar Maria med en bukett liljor. Vi konstaterar att tre av kvällens medverkande nyligen eller inom kort fyller eller fyllt jämt. Staffan sätter ett mål på att vi skall rensa aktivitetslistan. Vi kör en presentationsrunda. Staffan - fylld av gårdagens strategidag det är stort att få tänka tillsammans och lära känna varandra. 2 Dagordning och föregående protokoll (10 min) 3. Styrelsens ledamöter och årsplan (15 min) Ordf Staffan Petra Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns. Syfte: Besluta om att välja in ledamot, samt årsplan för styrelsen Ledamöter och roller i styrelsen/sektioner Beslutas att (Beslut nr 19-2017) Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet). Se AKT 14:17.
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 16 Uppföljning och förslag till inriktning för styrelsens arb (se bif förslag) Möte utvärdering och planering (Petra, Patrik, Marcus) Petra redovisar vårt möte. Petra får i uppgift att föreslå åtgärder samt följa upp att vi gör de förändringar vi önskar. ( NY AKT 42:17) Beslutas (19-2017 ): Årsplan - se bil 3 (för 2017 och tills vidare) 5. Omvärld och media/externt 6. Ledaren i fokus och Barn- och ungdomsansvarig Syfte: Stämma av och dela viktig info som påverkar klubben som helhet Hopprep kommer att uppmärksammas i Lilla sportspegeln i November. Lars W informerar på hemsidan. VFF skall ha en utbildning om konstgräs och miljö. Fotbollen avser skicka en representant Div 5 laget herrar fotboll spelar hemmamatch söndag den 3/9 chans att gå upp till div 4. Syfte: Stämma av läge och uppdragsbeskrivning för projekttjänsten Information om förberedelser och introduktion Se underlag på länk: https://docs.google.com/document/d/1pe5mravlyib7ylj4cuo5uxvntd fa_cw-io7tzmzq3mw/edit?usp=sharing 7. Sävar IK #tvåpunktnoll - strategiarbetet Niclas Vid dagens möte föredrogs introduktionsplan för Maria föredras inför styrelsen. Planen omfattar temaveckor där sektionsordförande ansvarar för temaveckan. Arbetsuppgifter - inriktning Se underlag i mötesmappen Nyttja introduktionsveckan för att förmedla inom sektionerna om vilka Marias arbetsuppgifter är så det inte byggs upp förväntningar som inte är i linje med plan. Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan för Ledaren i fokus samt hur introduktionen går och planeras för hösten. ( NY AKT 43:17) Syfte: Stämma av strategidagen, fortsatt arbete samt medlemsenkät Strategidagen 2017 genomfördes söndag den 27/8 i Skeppsvik. Reflektion från dagen: Björn - syftet för mig var att lära känna folk, intressant, mycket energi. Maria- mycket ideer tankar och engagemang Anton - tycker det var en bra dag och även som en utbildningsdag. Hade trott att vi skulle jobba mer konkret. Kanske min egen förväntning. Jättebra dag som gav en tankeställare om mitt fortsatta
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 16 ledarskap. Klubben enas! Petra - uppskattade dagen och är nyfiken på hur vi går vidare och får med oss. Jättebra. Niclas - man får besinna sig efter en sådan dag som sprudlar av ideer. Staffan - glad över att se att vi vill arbeta för samma mål och riktning i hela föreningen samma saker över sektionsgränserna. Lars - man snappar upp ideer från andra sektioner och lär sig. Niclas - ett tydligt mål var att återupprätta strategi arbetet. Kul att se Lindas reaktion och engagemang. Ett långsiktigt mål är att det är en självklarhet med strategidag den 3:e helgen i augusti. Vad är det viktigaste? Patrik - intäktssidan är viktig för att ge oss trygghet och handlingsutrymmen Anton - ta vara på de ledare som utbildas inom Sävarcamp Anton - bredda för att få fler med i alla åldrar Niclas - RF:s anvisningar ger oss ett antal lågt hängande frukter. Ett konkret exempel ett forum för medbestämmande skall varje förening. Maria får i uppgift att jobba med RF:s anvisningar och vår värdegrund som bas/stöd i arbetet med ledaren i fokus. Även kommande ansvariga för respektive fokusområde tar med denna grund. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten: NY AKT 44:17). Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Området Livslångt idrottande är viktigt men inte tidsmässigt högsta prio för styrelsen just nu, utan kan hanteras i respektive sektion som uppmuntras ta initiativ med stöd av styrelsen. Det som handlar om fortsatt aktivitet för ungdomar som riskerar sluta, hanteras i projektet ledaren i fokus (Maria). Kommunikation är på gång med arbetsgrupp. Niclas återkommer till styrelsen med förslag till kommunikationsplan och åtgärd. Anläggningar och arenor är i sin helhet beroende av kommunens planer samt i viss mån Bottniabanans dragning. Arbetet handlar mycket om långsiktiga kontakter och att bevaka externa processer. 1. Livslångt idrottande (ägs av styrelsen som helhet) Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset. 2. Kommunikation (ägs av Niclas) Ligger några månader efter men är på banan.
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 16 3. Anläggningar och arenor (ägs av Mattias och Per H) Detta fokusområde har kommit i gång förra året. 4. Sponsring och partnerskap (ägs av Patrik och Peter) Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg från strategidagen. 5. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. 6. Medlemskapet (ägs av styrelsen) Tills vi kan formulera ett tydligt uppdrag. Noteras att medlemsenkäten redovisades under strategidagen och Niclas ska publicera på hemsidan. Bra utfall med mer än 80% nöjda (4 och 5 på femgradig skala) NY AKT 45:17 Mötesanteckningar från strategidagen finns på Google drive under strategidagsmappen. 8. Tidsfördelning i hallarna 9. Aktivitetsrapportering NIclas Marcus Anton Syfte: Kort info samt dokumentation av principer Niclas slutredovisade arbetet med frågan tidsfördelning enligt uppdrag från årsmötet. Arbetsgrupp Fotboll: Anton; Gymnastik: Lars; Handboll: Niclas (sammankallande) Innebandy: Björn; Korpen: Patrik (Mattias) Med utgångspunkt i föreningens verksamhetsidé ta fram förslag på upplägg och arbetssätt för ett effektivt nyttjande av halltider. Bland annat klargöra, samt ta fram förslag till - Principer och kriterier som kommunen tillämpar - Principer och arbetssätt för fördelning av tider mellan sektioner (inkl gemensamt startår med aktiviteter för de yngsta) - Principer och arbetssätt för fördelning av tider inom sektioner, inkl gällande samarbetslag med andra föreningar. Beslutas (20-2017 ) att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelning. Dokumenten ovan finns i ref mapp under styrelsen på Google drive. Syfte: Säkra att vi inte förlorar intäkter samt underlätta för ledarna Anton lyfter ett behov om att utbilda ledare i aktivitetsrapportering. Innebandyn kommer att ordna en utbildningsdag i höst och informerar övriga sektioner som kan delta. Ansvar Björn. NY AKT 46:17
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 16 9. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi, 10. Fastighetsförvaltning 11 Medlemskap och avgifter 12. Kris och beredskap (Tas på kommande möte) 13 Samarbete och utbyte Sydafrika 14 Uppföljning öppna akt och relevans av tidigare beslut Marcus Staffan Staffan Mattias Staffan och Anton Petra och Lars Staffan Syfte: Informera om - Info från kansli och intern verksamhet - Ekonomi uppföljning - Kontor UTGÅR då Marcus fått förhinder. Syfte: Stämma av arbetsgruppens möte och uppdrag Staffan redovisar gruppens möte, arbete och förslag till åtgärder. Beslutas att (21-2017) fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. (Tidigare möte) Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. Underlag: Förslag Kort info om frågor kring avgifter för ledare. Det finns ett beslut som gäller, men det finns lite olika tillämpning mellan sektioner. Vi flyttar denna fråga och hanterar frågan inom fokusområdet Medlemskap. Syfte: Utifrån förra mötets diskussion om bussolycka eventuellt initiera ett arbete om vår beredskap och agerande om olyckor/dödsfall skulle hända. Kort information om besök från Life Zone 24 juni-29 juni, resa till Sydafrika samt diskussion med UFC och Life Zone och samarbete. Underlag: Förslag i mötesmappen Syfte: Stämma av status på akt samt bedöma om ev uppföljning av tidigare beslut Aktiviteter status. Staffan kompletterar. 15 Styrelsen; möten 2017 Datum beslutade: Styrelsemöten: Mån 25 sep, Sön 15 okt, Mån 13 nov Principer för mötesdagar och tider: Söndag och måndag kvällar. Tid: kl 18.30-21.30.
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 16 16. Övriga frågor samt ev. kort utvärdering Övriga frågor IBIS - skjuts eventuellt till nästa möte 17 Slut Mötet avslutas Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Patrik Nyström Ordförande Sekreterare Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 28 aug 2017 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 32:16 Avtalsansvarig. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina och Patrik får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information Kommentar 2017-08-04: Status (ny, pågår, klar) PN Aug s 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB Okt Pågår 34:16 Därefter: Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokumentoch bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. Kommentar: förslag skickat till Patrik Jonsson(ordf.) Väntar på återkoppling Björn Okt Pågår 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forsman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans Fredrik (Per H) Aug
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 16 med Tomas. Uppdatering: ingen webbfunktion hinns med under våren. Vi kör Googleformulär som tidigare I ett samtal med Tomas kommer vi överens om att diskutera detta vidare efter midsommar då läget blivit lugnare för honom. Förslaget att ständigt ha en shop som är öppen såg Tomas som svårhanterat samt att han ej kunde ta betalt då detta skulle bli konstigt. Ett förslag som också framkom var att öppna shoppen fler gånger per år och inte som nu enbart två. Anton: Jag har nyligen talat med Tomas som anser att ett webshop inte borde ligga på hans ansvarsområde. Han har väntat på att vi ska höra av oss och diskutera frågan vidare. Till i höst känns det kanske lite svårt att komma vidare i frågan är min bedömning, men till våren när fotbollen beställer är det som mest att göra och då är det viktigt att vi är ute i bättre tid än vad som var fallet i våras. 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där. 59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 70:16 Anton får i uppdrag att vidare bereda frågan hur tar nästa steg i hur vi fördelar frivaror från ICA 71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund. Kommentar: Prioriteras bort. Resp sektion hanterar frågorna som tidigare, i samråd med Inge Mattias Aug STÄNG går in i fokusomr Strategi ML Nov Pågår ML Nov Pågår AV Sep Pågår SN Aug 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. Ev med stöd av Niclas. ML (NB) Dec Vilande 8:17 Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet Ledaren i fokus (enligt ovan) PH Staffan Aug OK
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 16 11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av mulitarenan och vilka investeringar som behövs göras alt köpas in som tjänst, däribland ett behov av en luftningsharv. Uppdatering: En kombinationsharv /sladd föreslås att köpas in. Kostnaden ligger på 30 000kr exklusive moms och inklusive frakt. Även borstar (till fotbollsskor) samt papperskorgar för att hålla undan skräp föreslås att köpas in, kostnad ej undersökt. Det kommer även att behöva köpas in regöring av planen till hösten, kostnad ej klart. Per H har ansökt om bidrag till belysning av multiarenan till kommunen, kostnad ca 180 000 kronor. Anton Aug OK Anton uppdatering 20/08: Jag föreslår att fotbollssektionen tar på sig ansvaret för underhåll av multiarenan. Inköpskostnader och underhållskostnader bör kunna hanteras av fotbollen. Sofia Åström, chef på umeå kommun drift, och jag ska skriva ett avtal till vintern där vi ska skriva in vem som ansvarar för vad och vilka kostnader Sävar ik ska ta gällande kiosk, garage, kiosk och underhåll. Just nu ser det ut som vi kommer att kunna hyra utrustning av kommunen (sladd/harv) istället för att köpa egen. Bygge av belysning kommer inte att kunna ske 2017 utan tidigaste 2018. Bidragsansökan ligger inne hos kommunen. Förslag : Vi stänger denna öppna akt tills dess något nytt som behövs diskuteras av föreningsstyrelsen framkommer. 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april. 14:17 Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen. 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. 22:17 Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni. 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen. MA Okt Pågår BG Aug OK NB Nov Pågår NB Aug OK d MA Okt Pågår 28:17. Ekonomihandboken Vi uppdrar att respektive ordförande eller kassör informerar sin ledare om ekonomihandboken för ledare - till 11 juni. ML Aug OK 29:17. Ekonomiskt stöd Vi uppdrar åt Anton att ta kontakt med Per Höglund för att AV ML Aug OK
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 16 kolla upp vilka riktlinjer som finns för att kunna få ekonomiskt stöd. Därefter informeras ledare om möjlighet till ekonomiskt stöd till barn och ungdomar. (Ekonomihandboken) 30:17 Ekonomihandboken Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken. 31:17 Budget 2017 Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen. ML Okt Pågår ML Sept Pågår 32:17 Åtgärder utifrån revision 2017 Marcus följer upp att noteringar enligt revisionsrapporten kring balansposter åtgärdas - klar till 11 juni. Marcus skickar revisionsrapporten till sekreteraren för dagens möte. ML 11 juni OK 33:17 Löptider för försäkringar och avtal. Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal. 34:17 Skrivare med kopiatorfunktion Marcus undersöker möjlighet att tillgängliggöra kopiator för ledare. 36:17. Fastighetsförvaltning Mattias återkommer med information till styrelsen om sammankallande och kontaktperson för föreningen - 11 juni. Lars W kontaktar Daniel angående att vara sammankallande ML Okt Pågår ML Aug OK MA LW Aug OK 37:17 Scen från kommunen Anton uppdras av styrelsen, att för Fotbollsektionen kontakta kommunen för övertagande av den mobila scenen. Mattias uppdras i uppdrag att fråga fastighetsförvaltningen kring ansvar för underhåll av densamma. Anton informerar styrelsen samt kansliet därefter. AV MA Aug OK Anton uppdatering 20/08: Vagnen står fortfarande skriven på kommunen i transportstyrelsens register. Sofia Åström på kommunen har beställt nya registreringsbevis eftersom det saknas. Dessa behövs för att de ska skrivas över till Sävar Ik, men sedan tidigare har vi tecknat ett avtal så vagnen tillhör alltså oss och samtidigt inte Andre Jakobsson ska skriva ihop ett förslag på samarbetsavtal/nyttjandeavtal för den mobilscenen. Grundtanken är att den förening i Sävar som använder den får betala ex 500kr per tillfälle som sätts in på ett underhållskonto för scenen. Detta gäller oavsett om det är kyrkan eller Sävar Ik som använder den. Vi kommer även
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 16 kunna hyra ut scenen, men då gäller annan taxa. Jag tror vi kommer att fakturera Sävar skola 2000kr för skolavslutningen 2017. 38:17 K ris och beredskap Petra och Lars uppdras att bereda frågan. 39:17 Domaren i Sävar ik Anton och Fredric uppdras att återkomma till styrelsen om tankar och förslag kring rekrytering och stöd till domare (Domaren i fokus) - klar till i augusti. PBB LW AV FW SEP Aug Pågår OK Anton uppdatering 20/08: I fotbollen arbetar vi med matchvärdar som ska stötta våra ungdomsdomare. Vilka rutiner och ansvar våra matchvärdar har kan ni läsa på den här länken: http://idrottonline.se/savarik-fotboll/rutinerochdokument/ Rutiner/rutinerformatchvardsavarik Utöver vårt arbete med matchvärdar har vi även höjt ersättningen för ungdomsdomare: Vi utbildar alla våra spelare p/f14 till domare. och uppmanar dem att sedan anmäla intresse för döma matcher. Vi har bekostat steg 1 utbildning för domare som ska döma på högre nivå. Vi har även subventionerat utrustning för domare 2017. Domartillgången är dock ett stort problem på högre nivå där det saknas domare. Utvecklingslaget har tvingats spela matcher utan linjedomare, vilket egentligen inte fungerar. I fotbollen behöver vi jobba vidare med frågan tillsammans med fotbollsförbundet. 40:17 Projektet Ledaren i fokus och pågående rekrytering. Ordföranden är ansvariga för att informera i sina resp sektioner. Resp ordf Juni OK 41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och Staffan Niclas KLAR 25 sep Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 16 riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. 42:17 Arbete med inriktning för styrelsens arbete Petra har uppdraget att arbeta fram spelreglerna och följa upp hur vi jobbar utifrån vårt inriktningsdokument. 43:17 Redovisning av projektplan Ledaren i fokus samt introduktionsplan Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan samt hur introduktionen går och planeras för hösten vid kommande styrelsemöten under hösten. 44:17 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten : Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. 45:17 Noteras att medlemsenkäten redovisades under strategidagen och Niclas ska publicera på hemsidan. Bra utfall med mer än 80% nöjda (4 och 5 på femgradig skala) 46:16 Utbilda ledare i aktivitetsrapportering (IOL). Innebandyn kommer att ordna en utbildningsdag i höst och infor- merar övriga sektioner som kan delta. Ansvar Björn Petra Nov NY Staffan Nov NY Maria Niclas Okt NY Niclas Sep NY BG Sep NY Bilaga 2 Besluts-l ogg/id Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 2016 Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 12:2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. Niclas Per Oktober Inte klart 30 nov Ingen uppf Ref
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 16 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000. 15:2016 (27 sep) Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. Per Mars 2017 ok 1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017. 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. ML Ingen uppf Ingen uppf 3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017) 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018. 6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund. 7:2017 Styrelsen beslutar att: Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större SN ML April ok ok ok ok
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 16 betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017. 9:2017 Roller i styrelsen Beslutas att (Beslut 9:2017) Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten. Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17). Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark. ML SN ok ok 10:2017 Föreningens kontaktperson för: Umeå föreningsråd, Petra Broman Sävar föreningsråd, Anton Vennman 11:2017 Ledaren i fokus - projekt Föreslagen projektplan och styrning av projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga) Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig. Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp. Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan. Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna. 12:2017 Fastighetsförvaltning Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från SN ok Styrelse 5-2017 SN ok Styrelse 5-2017 MA OKT Styrelse 5-2017 NB OKT Styrelse 5-2017 ML Se även beslut 12:2016. Styrelse 5-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 16 Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. 16-2017 Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera. 17-2017 Rekrytering Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober. Kontor kommer att upprättas på klubbstugan. Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017) 18-2017 Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet). OK SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 6-2017 SN OK Styrelse 7-2017 19-2017 Beslut att fastslå årsplan för styrelsemöten enligt bilaga SN OK Styrelse 7-2017 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelnin g. NB OK Styrelse 7-2017 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. MA OK Styrelse 7-2017 (Tidigare möte) Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar.
Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 16 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (FÖRSLAG AUG 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt efter Konstituering av styrelsen årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott). Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning - åtgärdsplan Uppföljning ekonomi, likviditet Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), strategimöte för alla styrelser Sponsring och partnerskap - plan Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp. Strategiarbete med Fokusområden uppföljning och styrning Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen) Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer. Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna läge o analys Uppföljning av tidigare beslut Medlemskap, innebörd och principer för avgifter Bokslut för revision Kallelse till årsmötet (och bered ärende). Utbildningsplan Omvärldsspaning Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 16 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.