Protokoll Styrelsemöte Söndagen den 12:e Juni 2011 kl 10.00-13, Ramsjö Gård, Uppsala Närvarande: Erika Rydegård (punkt 7-13), Gilbert Blondeau (styrelsemedlem), Josefin Gasic (skype, punkt 4-7), Josefin Lindgren (styrelsemedlem), Mats Grönlund, Maud Gustavsson (punkt 7-13), Sara Malmgren (styrelsemedlem) Formalia 1. Mötets öppnande Mötet öppnades 2. Val av mötesordförande, sekreterare och justerare Josefin valdes till mötesordförande, Sara till sekreterare och Gilbert till justerare. 3. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. Rapporter från föregående möten 4. Föregående styrelsemötesprotokoll Kopior av föregående styrelsemötesprotokoll delades ut och det konstaterades att de punkter från förra styrelsemötet som vi behövde återkomma till på dagens möte fanns med på dagordningen. Arbetsgruppernas punkter 5. Info/PR-gruppen a) Mässbesök 6/4 var Molly och Josefin på mässan Tänk Europa tänk världen i Nässjö som ordnades av regionförbundet i Jönköpings län. Sammanlagt 300 gymnasieelever besökte de seminarier som IAL medverkade i. Vi använde oss av en uppdaterad Power Point som togs fram av Josefin Lundén 2007. Flera var riktigt intresserade av läger och LTV. Lite synd var att vi inte fick prata med gymnasieelever från årskurs 3. b) Dokumentärfilmsidé Alice Berntsson och Josefin Gasic från Jönköping vill som projektarbete inom sin mediautbildning åka på läger och göra en dokumentärfilm om sin upplevelse, preliminärt på temat Hjälpen behövs närmare än du tror. Tanken är att filmen ska visas för folk på skolan och IAL kommer att få tillgång till filmen och kan visa den när vi vill. Josefin G var också positiv till att klippa ihop en kortversion à la youtube som IAL kan lägga upp på hemsidan. Alice och Josefin kommer att maila en 1
6. Lägergruppen storyboard till IAL när de kommit så långt. Alice och Josefin G räknas som aktiva medlemmar och betalar därför den lägre lägeravgiften på 450 kr/person. Josefin L kommer att hjälpa till med ansökningsprocessen. Sara hör med Molly Lindberg, som tidigare gjort projektarbete om IAL, om hon vill vara bollplank för Alice och Josefin G. a) IAL:s läger i Sverige Lägret på Färnebo är inställt p g a mygg. Josefin L kommer kontakta den kroatiska tjej som skulle vara praktikant via British Council och höra om hon vill leda lägret i Bredsjö istället, liksom de grenar och partners som skulle sänt iväg volontärer till lägret. Lägret i Bredsjö är fullt. Maud kommer att leda lägret. Vi tycker att det är synd att det bara blir två läger. Det beror i hög grad på att det är flera år sedan vi letade aktivt efter nya läger. b) Utgående volontärer Vi har hittills ca 25 st utgående volontärer till läger runt om i världen. 4 st långtidsvolontärer (LTV) har hittills avslutat sitt projekt i år. I Nigeria har det funkat jättebra. I Tanzania har det varit strul med kontakt med organisationen och strul med visumförlängning. Även på Sri Lanka har det fungerat väldigt bra. Josefin kommer försöka träffa de som varit i Tanzania och Nigeria under nästa vecka för utvärderingsmöte. Det ser ut att bli 3-6 stycken utgående långtidsvolontärer under hösten. Vi har också råkat bli sändande organisation för en tjej som ska åka på EVS till Norge via ISEC. Josefin L kommer träffa henne under nästa vecka. Josefin L håller på att utveckla LTV-processen, och kommer leta efter fler personer som vill vara kontaktpersoner för LTV. Det verkar finnas ett stort intresse för att åka på LTV. Det verkar också vara en bra grej att sända volontärer till organisationer som vi har bra kontakt med, som exempelvis Nigeria och Sri Lanka. c) Placement rapport från besök på Suderbyn hos de EVS som ska sköta placement Alice från Frankrike kommer till en början att sköta placeringarna. Hon kommer att jobba två pass i veckan om två timmar på tisdagar och torsdagar. Inför 2012 kommer vi att diskutera om hon behöver hjälp av ytterligare en person. Alice stannar på Suderbyn till 1/6 2012. 2
Josefin L har berättat om att det kan finnas möjlighet att eventuellt åka på placement officer training i mars 2012. Josefin L har introducerat henne till placementprocessen och gjort steg-för-steg instruktioner och en lista med kontaktuppgifter. Josefin L kommer åka tillbaka till Suderbyn i augusti och ha utvärderingsmöte med Alice, och återknyta kontakten. Josefin L kommer också att kolla igenom sin dator och lägga upp relevanta dokument på wikin. 7. Volontärsamordningsgruppen a) Aktiva medlemmar ny lista och info till nya aktiva Ett mail till nya aktiva har tagits fram, och visades för respons och distribuerades till några nya aktiva. Sara kommer också kontakta vår placement officer Alice och berätta om listan med kontaktuppgifter till aktiva på den interna wikin, som kan användas för att veta vem som har rätt till den lägre lägeravgiften. b) Uppföljning av medlemskommunikationsstrategin Nästa projekt för volontärsamordningsgruppen blir att ta fram ett mail till nya medlemmar. 8. Ekonomigruppen a) Uppdatering om det ekonomiska läget IAL:s ekonomi är för tillfället god, vi ligger för närvarande på ca +180 000 kr. Detta till stor del p g a överskott från Ukrainaprojektet. Dock kommer vi att behöva betala tillbaka en del av överskottet till fonden p g a få deltagare på utbildningen. IAL kommer att registrera sig som arbetsgivare hos skatteverket under juli månad för att kunna betala lön för placement till Elina och Josefin. Venezuelaprojektet är äntligen avslutat. Bokföringen för Lead Peace är på gång. Josefin har skickat kvitton till vår bokförare Ann. Gilbert har börjat märka alla utbetalningar med vilket projekt/utgiftspost de belastar för att hjälpa bokföraren. 3
9. Mötesplaneringsgruppen a) Höstårsmöte 2011 Höstårsmötet kommer att äga rum den 15/10 i Stockholm. Mats letar lokal. Lokal på solidaritetshuset kostar 200 kr för 4 timmar för en lokal med plats för 60 personer, dock är köket väldigt litet. Mats har också kollat på möjligheter att låna en hemkunskapssal. Josefin L tipsade om Pumpan och om att kontakta Danilo och Gellert. Kallelsen vill vi skicka ut senast vecka 32. Motioner ska lämnas in till styrelsen senast fyra veckor i förväg. Mats och Gilbert skriver kallelsen tillsammans. Mats och Sara skriver dagordningen tillsammans. Dagordningen ska vara klar vecka 36. b) Styrelsemöten hösten 2011 Josefin skickar ut en doodle om ett skypemöte i mitten av augusti. Vi bestämmer datum för höstens övriga möten under augustimötet. Vi vill ha ett styrelsemöte någon gång i september, årsmötet ligger i oktober, och ett överlämningsmöte första helgen i december eller slutet av november. En idé är att bjuda in Cecilia Carlsson för en workshop om mötesteknik/kommunikation under överlämningsmötet. 10. Rapporter om diverse projekt a) Kulturernas Karneval Inga volontärer valde att volontära. Gilbert kommer att göra ett nytt försök nästa år, vi tror att fler kan vara intresserade om folk får koll på datumet tidigare. Erika Jansson, Fabian Gunnars och Josefin Lindgren hade ett infobord på Karnevalen och pratade med såväl flera intresserade potentiella volontärer som med Volontärbyrån. IAL:s logga syntes i annonser för Kulturernas Karneval. b) Lead Peace 41 personer med rötter i 23 olika länder deltog i Lead Peace. Intresset för utbildningen var mycket stort, vi fick fler än 100 ansökningar till utbildningen. Från arrangörshåll var vi mycket nöjda med vår strategi att fördela ut tydliga uppdrag på många personer, liksom att vi valt att hyra lokalen ett dygn före att utbildningen började. Vi var också nöjda med planeringen av menyn, lättlagad, billig och god mat som både uppskattades av deltagarna. Även deltagarna var mycket nöjda med utbildningen, även om fick med sig andra saker än de förväntat sig. Inför en eventuell nästa utbildning vill vi därför fundera över hur vi 4
presenterar utbildningen (folk hade förväntat sig ett mer teoretiskt innehåll) och vilka mål vi sätter upp (är det verkligen de mål vi vill uppnå som vi utvärderar) och vilken målgrupp vi vill ha för utbildningen (nybörjade/avancerade), vilka mål har vi som organisation (t ex vill vi knyta kontakter med länder i vårt närområde eller ) o s v. c) Lägerledarutbildning, Ukraina (Josefin) Josefin och Maud deltog i prep team för lägerledarutbildningen LEADer tillsammans med Yulia från Ukraina. Utbildningen finansierades av en Youth in Action-ansökan som lämnats in till Ungdomsstyrelsen av IAL. Samarbetet inom prep team funkade väldigt bra. En viktig del av planeringen utfördes på ett prep team möte dagen före utbildningen. Maud och Josefin kommer att arvoderas för sin insats eftersom det fanns pengar för det i budgeten. Josefin har pratat med Erika om hur det ska gå till. Utbildningen skulle haft minst 25 deltagare, nu blev det bara 12. Det var flera sista minuten-avhopp och flera som helt enkelt bara inte dök upp. Eftersom vi hade färre deltagare än förväntat kommer SVIT Ukraina att betala tillbaka en del pengar till IAL via pink slip. Det är svårt för Ukraina att göra vanliga banköverföringar till IAL. Trots att färre än förväntat deltog kommer IAL att gå några tusen plus på projektet. Vi har kommit överens med Yulia om att ta fram ett nytt kontrakt med IAL där summan stämmer överens med vad man ska få nu med det lägre deltagarantalet. Yulia är ansvarig för att skriva rapporten. d) Rapport från visionsdagen och beslut om hur vi går vidare Resultatet av projektskapardagen blev ett förslag om att genomföra tre olika mindre typer av projekt, där inget projekt är ett SIDA-finansierat projekt. Ett nonviolent communication-baserat seminarium på temat Sharing Resources, som vi skulle kunna söka pengar från Gustaf V:s 90-årsfond för. Cecilia Carlsson som höll årets påskseminarium Lead Peace har visat intresse för detta. Ett projekt med syfte att få fler aktiva genom att stärka volontärsamordningsarbetet inom IAL. Även Finland har visat intresse för att 5
utveckla sitt volontärsamordningsarbete. Idén är därför att dra igång ett erfarenhetsutbyte med KVT. Ytterligare en idé är att bjuda in Volontärbyrån till något av våra events. Fler helgläger på ekobyar och andra miljörelaterade projekt. Styrelsen beslutade att Ge Josefin L och Sara i uppdrag att föra en öppen dialog med Maud om huruvida hon vill ta på sig projektledarrollen för ett Sharing Resources/NVCseminarium. I så fall kommer Josefin L och Sara att delta som bollplank i projektgruppen. Styrelsen ger volontärsamordningsgruppen i uppdrag att ta fram ett projektförslag till årsmötet. Promota möjligheten att anordna helgläger på ekobyar i högre utsträckning än tidigare. 11. Fyllnadsval av valberedning inför höstårsmötet 2011 Styrelsen valde Erika Hellsing Rydegård till valberedning för 2011 tillsammans med Molly Lindberg som valdes på Vårårsmötet. 12. Utvärdering av mötet Vi var nöjda med mötet som var lugnt och konstruktivt. Och att vi hade besök av andra IAL-medlemmar som alla är involverade i olika projekt. 13. Mötets avslutande Möte avslutades. Vid protokollet, Sara Malmgren (2011-06-26), Mötessekreterare Gilbert Blondeau (), Protokolljusterare 6