Protokoll 1(18) Plats och tid Kommunhuset, Olofström 13:00-15:25 Beslutande (S) Rolf Persson (S) Miroslav Milurovic (S) Pirjo Veteli (S) Patrik Sjöstedt ersätter (KD) Klavs Wix Nielsen (M) Torsten Cairenius Övriga deltagande Sara Rudolfsson, kommunalråd 33-40 Johanna Spånér, HR-chef Matilda Frigård, sekreterare Lena Persson, Heja hälsan 2.0 33 Alina Ejder, Heja hälsan 2.0 33 Sanne Persson, Bemanningsenheten 34 Sandra Olofsson, Bemanningsenheten 34 Hans Nordholme, HR-specialist 35 Utses att justera Torsten Cairenius (M) Paragraf 33-46 Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret 2018-06-13 Sekreterare Ordförande Justerande... Annie Olofsson... Rolf Persson... Torsten Cairenius ANSLAGSBEVIS Justerat protokoll finns på kommunledningskontoret och har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsinstans Datum för anslags uppsättande 2018-06-15 Datum för anslags nedtagande 2018-07-06 Underskrift...Annie Olofsson...
Protokoll 2(18) Ärendelista Sid 33 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan 2.0"...3 34 Information från Bemanningsenheten...4 35 Uppföljning SAM systematiskt arbetsmiljöarbete 2017...5 36 Sjukfrånvarostatistik...6 37 Information om Heltid som norm...7 38 Reflektion från lönekonferens...8 39 Förmån om att växla semesterlönetillägg till lediga dagar för Olofströms kommun och helägda bolag...9 40 Rapport från träff i Emmaboda kommun...12 41 Förmån om busskort för Olofströms kommun och helägda bolag...13 42 Uppdaterade riktlinjer gällande kränkande särbehandling och trakasserier 15 43 Central arbetsgivarinformation om överenskommelse om Särskild AGS- KL-förmån...16 44 Meddelanden...17
Protokoll 3(18) KSPU 33/2018 KS 2018/179 33 Aktuellt läge för projektet "Heja hälsan 2.0" s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Det aktuella läget för projektet Heja hälsan 2.0 presenteras av projektets två deltagande tjänstemän. Nya chefer kommer framöver att få utbildning i salutogent ledarskap. Alla medarbetare ska ha gått den workshop i salutogent medarbetarskap som påbörjades under v.10. Dialogcoacherna har påbörjat sitt arbete ute på olika arbetsplatser runt om i kommunen. De flesta arbetsplatserna har redan fått träffa sin dialogcoach en första gång. Sammalagt kommer dialogcoachen träffa arbetsgrupperna tre gånger fram till våren 2019. Första utvärderingen av dialoggruppsaktiviteterna är god. Alla chefer kan enkelt få tips och råd på hur man kan ta upp frågor om hälsofrämjande arbete på t.ex. avdelningens arbetsplatsträffar (APT). Chefernas tillsammans med medarbetarnas strävan mot ett hälsofrämjande arbete är en viktig del för att få in en kulturförändring hos oss på Olofströms kommun. Våra hälsoinspiratörer ska finnas som ett stöd både till chef och till medarbetare, och de kommer att utbildas för att bli salutogena hälsoinspiratörer. I dagsläget är trettio chefer anmälda till utbildningarna i chefcoachning som kommer att hållas vid tre tillfällen och genomförs av Svenska Hälsopromotionsgruppen. Hälsosteget drar igång till hösten med de medarbetare som är på väg mot ohälsa. Syftet är att höja medarbetarnas hälsokompetens, stödja och stärka individens självbestämmande för hållbar hälsa, samt att stärka riktningen mot hälsa. Sju till tio medarbetare kommer medverka i livsstilsutbildningen Hälsosteget.
Protokoll 4(18) KSPU 34/2018 KS 2018/180 34 Information från Bemanningsenheten s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Bemanningsenhetens Sanne Persson och Sandra Olofsson presenterar verksamheten. Drogtester genomförs numera av Bemanningsenheten. Vid drogtester får den sökande skriva under medgivandeblankett. Resultatet presenteras till den sökande skriftligt. Implementeringen har enligt verksamheten fungerat bra. Syftet med testerna är att se till att de personer Olofströms kommun anställer följer den drogpolicy som finns antagen. En ny drogtestmaskin har köpts in och den sköts av personal på Bemanningsenheten, som även har utbildats i hur den används. Både saliv och urintest ska genomföras, varav urintesten genomförs som tidigare genom Feelgood företagshälsovård. Varje metod har sina fördelar och kan visa olika saker samt är olika lätta att manipulera. Oavsett testmetod är den största vinsten den preventiva. Gemensam lönesättning för vikarierna inom Bemanningsenheten har börjat. Vissa svårigheter finns i att hitta rätt nivå och huruvida tillgodoräkning av tidigare arbetslivserfarenhet ska genomföras. Information kommer att gå ut till cheferna för att få en gemensam syn kring lönesättning av vikarier.
Protokoll 5(18) KSPU 35/2018 KS 2018/1084 35 Uppföljning SAM systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 s beslut: Resultatet och nödvändiga förbättringar hanteras inom respektive förvaltning. HR-specialist Hans Nordholme redovisar i ärendet. I årets uppföljning valdes Sunt livs underlag för systematiskt arbetsmiljöarbete, ytterligare två frågor lades till som handlar om kränkande särbehandling. Årets uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet har gett ett avsevärt bättre resultat vad gäller besvarande. I år inkom 43 svar från verksamhetschef med arbetsmiljöansvar, förra året inkom 21. En drygt 100 % förbättring i svarsfrekvens. På fråga 1 svarar ca 71 % att arbetsmiljöarbetet är integrerat i det löpande verksamhetsarbetet, 29 % delvis. Här anges anledning till det delvisa svaret bl. a. nya chefer inom verksamheten. På fråga 2 anger ca 91 % att arbetsmiljöarbetet sker i samverkan med skyddsombud vid behov samt inom ramen för bl.a. APT gentemot medarbetarna. På fråga 3 anger ca 45 % att arbetsmiljöarbetet i dess olika former är känd på arbetsplatsen, ca 46 % anger att det är delvis känt. Här anges framför allt nya chefer inom verksamheterna som anledning till att man inte har genomfört den informativa insats som krävs gentemot sina medarbetare. Detta anges också som en kommande insats i dessa fallen. På fråga 8 anger ca 77 % att de har en skriftlig delegation på arbetsmiljöuppgifter. CA 9 % anger delvis samt ca 12 % anger att de inte har det. I de flesta fallen där svaret anges som delvis, anges bl.a. att verksamheten ej har behov av delegation, att man undersöker via Arbetsmiljöverket om det finns underlag som kan användas för detta ändamål (Arbetsgivaren har ett framtaget underlag/dokumentation för skriftlig delegation). svis kan vi konstatera att det finns ett grundläggande och regelföljande arbete med arbetsmiljön inom organisationen, men där finns detaljer inom de olika verksamheterna som behöver förbättras framledes. Delges: HR-chef
Protokoll 6(18) HR-specialist H.N.
Protokoll 7(18) KSPU 36/2018 KS 2018/178 36 Sjukfrånvarostatistik s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. HR-chef Johanna Spånér redovisar i ärendet och redovisar dagsaktuella siffor för sjukfrånvarostatistiken. Statistiken baseras på tillsvidareanställd personal. Redovisningen sker för april månad. Den totala sjukfrånvaron: Total sjukfrånvaron låg under april på 6,64 % vilket är en positiv trend och den lägsta siffran på ett helt år. Samtliga förvaltningar har minskat sin sjukfrånvaro den senaste månaden. Jämfört med april 2017 ser vi en markant förändring. Den korta sjukskrivningen, 0-14 dagar: Vid en jämförelse mellan april-17 och april-18 kan konstateras att totala sjukfrånvaron visar på en något försämrat utfall. Ser vi till förvaltningarnas utvecklingar uppvisar kommunledningsförvaltningen, ca 0,74 %, och kulturoch fritidsförvaltningen, ca 0,83 %, den största förbättringen sett över tidsperioden. Inom utbildnings- och socialförvaltningen syns en negativ utveckling på ca 0,39 % resp. 0,16 % försämring. Den längre sjukskrivningen, 14-90 dagar: Vid en jämförelse mellan april-17 och april-18, återfinns en viss variation mellan förvaltningarna. Kommunledningsförvaltningen visar på en något sämre situation tillsammans med utbildningsförvaltningen. Kultur- och fritidsförvaltningen och socialförvaltningen visar på en förbättrad situation under mätperioden. Långtidssjukskrivningen, 90- dagar: I en jämförelse mellan april -17 och april -18 ser vi en förbättrad situation bortsett från kultur- och fritid- och kommunledningsförvaltningen. Social- och utbildningsförvaltningen har en förbättrad situation avseende den långa sjukfrånvaron. Delges: Samtliga förvaltningar
Protokoll 8(18) KSPU 37/2018 KS 2018/457 37 Information om Heltid som norm s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. HR-chefen informerar om det aktuella läget för Heltid som norm. Workshops för medarbetare om vad heltid som norm innebär har genomförts av HR-chef samt fackliga företrädare. I övrigt löper implementeringen av heltid som norm enligt plan.
Protokoll 9(18) KSPU 38/2018 KS 2018/1089 38 Reflektion från lönekonferens s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Onsdagen den 30 maj hölls en partsgemensam diskussion inför lönöversyn 2019 i lokal Klockrike på Folkets hus. Medverkande på mötet var politiker, chefer och fackliga företrädare. Syftet med mötet är att få en samsyn i löneöversynsprocessen och få en diskussion kring problematik som finns samt lösningar. På mötet togs bl.a. arbetet med interna karriärsmöjligheter, möjlighet till kompetensutveckling, prioriterade grupper i löneöversynen samt hur Olofströms kommun blir en attraktiv arbetsgivare upp. Sammanställd redovisning från mötet kommer att presenteras vid senare tillfälle.
Protokoll 10(18) KSPU 39/2018 KS 2018/8 39 Förmån om att växla semesterlönetillägg till lediga dagar för Olofströms kommun och helägda bolag s beslut: Möjligheten att växla semesterlönetillägg till lediga dagar införs för kommunens samtliga förvaltningar och helägda bolag. HR-chef fick i uppdrag från kommunstyrelsen 7 2018-02-02 att utreda möjligheten till fler förmåner för kommunens medarbetare. Riktlinjer kring hur växlingen går till och hur ledigheten får tas ut kommer att utformas. Möjlighet att växla semesterlönetillägg till lediga dagar är en vanligt förekommen förmån som inte beräknas innebära utökade kostnader. Medarbetare under 39 år får 4 lediga dagar vid inbyte av semesterlönetillägget, medarbetare över 40 får 5 lediga dagar. Målgruppen är tillsvidareanställda medarbetare och tidsbegränsat ansällda som har en beslutad anställning kommande kalenderår. Olofströms kommun behöver erbjuda fler förmåner till sina medarbetare som en del i att vara en attraktiv arbetsgivare. Att erbjuda möjlighet att växla semesterlönetillägg till lediga dagar är en populär förmån som är vanlig hos andra arbetsgivare och efterfrågas vid nyanställningar. Möjlighet att erbjuda tillsvidareanställda medarbetare och tidsbegränsat anställda som har en beslutad anställning kommande kalenderår en möjlighet att byta semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Dagarna måste tas ut under innevarande kalenderår, får inte sparas till nästkommande år och får utnyttjas först efter att samtliga årets semesterdagar har utnyttjats och personen ifråga inte har några sparade semesterdagar. Medarbetare under 39 år får 4 lediga dagar vid inbyte av semesterlönetillägget, medarbetare över 40 får 5 lediga dagar. Dagarna får inte utnyttjas som del av dag utan måste tas ut som fullständiga dagar. Omfattas inte: Uppehållsanställda, ferieanställda, anställda enligt PAN, BAL och BEA samt medarbetare som inte bedöms få full årssemester.
Protokoll 11(18) Kostnad: Kostnad uppstår för de medarbetare som ersätts vid ledighet. Därför är det av största vikt att verksamheterna lägger ut dessa dagar så att det i största möjliga mån inte krävs vikarier. Vid de undantag där det krävs en vikarie kan det dock tänkas att vikarien har en lägre månadslön än ordinarie personalen och att kostnaden för vikarien täcks av den besparing som semesterlönetillägget ger, se uträkningsexempel nedan. Uträkningsexempel Ivan har lön på 28600 sek/mån 41 år gammal får växla sitt semesterlönetillägg till 5 lediga dagar. Semesterlönetillägget motsvarar cirka 173 sek/dag. Totalt för 31 semesterdagar blir den totala semesterlönetillägget 5363 sek. 5363/5=1072,5 sek / extra ledig dag. Kostnad lön/ dag för Hans är 28600/30= 963 sek Kostnad för en vikarie med månadslön på 25000 sek/30= 833 sek Kostnaden för vikarien är således mindre än för ordinarie personal + att den täcks av besparingen för semesterlönetillägget för motsvarande dagar. När personer ansöker om att få växla är det viktigt att chef skriver på att växlingen är ok. Det är av yttersta vikt att god planering finns i verksamheten så att dessa dagar fördelas över hela året och inte alla vill ta ut sina dagar i slutet av året. Om ej alla dagar tas ut läggs de dagar som tagits ut som tjänstledigt utan lön, men får tillägget istället tillbaka semesterlönetillägget för samtliga dagar vid årsskiftet. Kommunen har tidigare haft denna förmån men tog bort det då kostnaderna ökade. Vid analys av detta visade sig att de ökade konstaderna kunde härledas till att medarbetarna nyttjade dessa dagar som del av dag, men vikarierna togs in för heldag. Antalet dagar ledigt var också generösare än nuvarande förslag. Under 40 år fick du 5 dagar och över 40 år fick du 6 dagar ledigt. Karlshamn har denna förmån idag med motsvarande dagar som nuvarande förslag ger och upplever att det fungerar bra och inte innebär en ökad kostnad för kommunen som arbetsgivare. De upplever att detta är en populär förmån som ökar från år till år. De behöver dock arbeta en del med att supporta och stötta cheferna Och ser att det är oerhört viktigt vid chefsbyten att cheferna lämnar över till varandra när de slutar vilka som har löneväxlat eller inte så det inte kommer som en överraskning vid årets slut.
Protokoll 12(18) Delges: Samtliga förvaltningar Samtliga chefer KLF OKAB ONAB OHAB
Protokoll 13(18) KSPU 40/2018 KS 2018/520 40 Rapport från träff i Emmaboda kommun s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Rapport från besöket i Emmaboda kommun den 14 maj 2018 presenteras. Vid besöket medverkade både politiker och tjänstemän. Emmaboda kommun har aktivt arbetat med sjukfrånvaron och arbetsmiljön. Några framgångsfaktorer att ta med sig från besöket är bland annat: Vikten av verksamhetsnära chefer Salutogen kultur Anpassning av organisationen så att arbetsgrupperna inte blir för stora Insatser för att minska korttidsfrånvaron Chefen är ett viktigt instrument för att uppnå god arbetsmiljö och en hälsofrämjande arbetsmiljö. Många av åtgärder som presenterades görs redan idag i Olofströms kommun eller kommer att implementeras.
Protokoll 14(18) KSPU 41/2018 KS 2018/8 41 Förmån om busskort för Olofströms kommun och helägda bolag s beslut: Busskort införs som förmån för Olofströms kommuns förvaltningar och helägda bolag. HR-chefen har i uppdrag av 7/2018 att utreda införandet av olika förmåner för kommunens medarbetare. Möjligheten för medarbetare att köpa ett förmånligt årskort på Blekingetrafik är både ur kostnadsperspektiv och ur miljöhänsyn en god förmån. Samtliga tillsvidareanställda medarbetare eller med en månadsanställning och som kommer att vara anställda under hela året har möjlighet till denna förmån som inte innebär en utökad kostnad för kommunen som arbetsgivare. Personbilstransporter är en stor källa till utsläpp av både koldioxid och andra luftföroreningar som kvävedioxid. Minskade personbilstransporter ger positiv effekt på både klimatet, miljön och trafiksäkerheten. Många av de resor som görs inte minst resor till och från arbetet - skulle kunna göras med kollektivtrafiken istället. Men för att valet av resesätt ska bli kollektivtrafik måste det vara enkelt och smidigt, fungera tidsmässigt och kunna konkurrera prismässigt. Möjlighet att köpa resor via ett förmånskort är en bit på rätt väg när det gäller smidighet och pris. Kortet kan tänkas använda främst av de som pendlar in till kommunen men även de som bor inom kommunen kan vara aktuella som pendlare med kollektivtrafik, både mellan samhällen och inom tätorten Olofström. Årskortet är ett årskort som följer samma regler och villkor som gäller för Blekingetrafikens periodkort. Årskortet har följande egenskaper: Resekortet är opersonligt och gäller för ett obegränsat antal resor med buss och tåg inom Blekinge län under 365 dagar i följd inom den/de zoner som har valts. Två barn under 7 år kan gratis följa med resenär med Årskortet. Olofströms kommun betalar för 8,5 månadsperioder, men får 12 månaders giltighet. Olofströms kommun köper in Årskortet mot faktura och erbjuder anställda att betala det genom ett avdrag på lönen månadsvis
Protokoll 15(18) Cirka 400 personer pendlar utifrån och in till ett arbete på Olofströms kommun. Från tidigare kommuner som infört detta är det cirka 5 % av dessa som förväntas att utnyttja denna förmån. Olofströms kommun kommer att ligga ute med pengar vid inköp av dessa, men kostnaden för korten beräknas vara 0 kronor. Behov finns av en tydlig rutin för hur beställning och betalning ska gå tillväga samt vad som händer om en medarbetare slutar innan 12 månader har gått alternativt blir sjuk under Avbetalningsperioden. Delges: Samtliga förvaltningar Samtliga chefer KLF OKAB OHAB ONAB
Protokoll 16(18) KSPU 42/2018 KS 2018/817 42 Uppdaterade riktlinjer gällande kränkande särbehandling och trakasserier s beslut: Riktlinjer och rutiner uppdateras utifrån kraven från Diskrimineringsombudsmannen. Diskrimineringsombudsmannen har gjort en tillsyn av Olofströms kommuns riktlinjer gällande de riktlinjer och rutiner kommunen har för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier enligt 3 kapitlet 6 i Diskrimineringslagen. Olofströms kommun har valt att använda begreppet kränkande särbehandling och trakasserier som ett samlingsbegrepp för alla former av kränkningar och trakasserier. Detta bedömer Diskrimineringsombudsmannen inte som tillräckligt utan kräver att kommunens riktlinjer även uttryckligen omfattar även sexuella trakasserier och repressalier. Kommunens riktlinjer och rutiner är därför uppdaterade för att uppfylla Diskrimineringsombudsmannens krav. Delges: HR-chef Insidan Webben
Protokoll 17(18) KSPU 43/2018 KS 2018/464 43 Central arbetsgivarinformation om överenskommelse om Särskild AGS-KL-förmån s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. I samband med avtalsförhandlingarna 2017 träffades en principöverenskommelse om att utmönstra Allmänna bestämmelser (AB) 28 mom. 9 avseende sjuklön ur AB och ersätta den med en försäkringslösning i Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS-KL). SKL och Pacta har nu kommit överens med samtliga motparter om hur försäkringslösningen ska se ut. AGS-KL tillförs en ny förmån, Särskild AGS- KL-förmån. Den motsvarar i stort innehållet i AB 28 mom. 9 men med vissa anpassningar till försäkringsmiljön. Bestämmelsen i 28 mom. 9 utmönstras ur AB och ersätts av Särskild AGS- KL-förmån från och med 1 juni 2018. Dessa ärenden kommer då att hanteras av AFA Försäkring. Medarbetaren anmäler ärendet till AFA för rätt till förmån, på motsvarande sätt som för övriga försäkringar. Nuvarande regler i AB gäller tom 31 maj 2018. Det finns övergångsregler för ärenden som löper över månadsskiftet maj/juni. Det som avgör om det är AB 28 mom. 9 eller Särskild AGS-KL-förmån som ska tillämpas är den dag från och med vilken Försäkringskassan beslutar att inte utge sjukpenning. Det är inte datumet på Försäkringskassans brev om beslut som avses utan den faktiska dagen från och med vilken sjukpenning inte utges. Överenskommelse har också träffats om att Avgiftsbefrielseförsäkring för KAP- KL och AKAP-KL ska ändras så att avgiftsbefrielse kan utges i den utsträckning som arbetstagare erhåller Särskild AGS-KL-förmån enligt AGS- KL. Det innebär att avgiftsbefrielsen beräknas utifrån vad som utbetalats i form av Särskild AGS-KL-förmån. Närmare information om försäkringens bestämmelser och hur man anmäler Särskild AGS-KL-förmån kommer att finnas på AFA Försäkrings hemsida inför ikraftträdandet den 1 juni 2018.
Protokoll 18(18) KSPU 44/2018 KS 2018/520 44 Meddelanden s beslut: Informationen tas till dagens protokoll. Löpnr Ärende Registrerad 3471/2018 SN 27, 2018-03-28 Redovisning av utredningsuppdrag om kostnadsneutral bemanningsenhet 2018-04-19