SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (3) Datum 2015-11-05 Vår referens Rebecka Olofsson Enhetschef rebecka.olofsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Särskild granskning, Y-teater Förening FRI-2015-1361 Sammanfattning Enligt gällande bestämmelser gör förvaltningen årligen särskild granskning av ca 10 föreningar registrerade på nivå 3. Kontrolldelen omfattar föreningens årshandlingar, redovisningen i det digitala bidragssystemet ApN samt medlemsförteckningen. Dessa handlingar kontrolleras och jämförs med föreningens ansökan om aktivitetsbidrag och inlämnad föreningsrapport som också utgör underlag för föreningens ansökan om grundbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Y-teater Förening hade 25 bidragsgrundande medlemmar för verksamhetsåret 2015. att bevilja Y-teater Förening 0 kronor i grundbidrag för verksamhetsåret 2014. att ordförande och kassör ska delta i förvaltningens utbilningar: bidragsbestämmelser, digitalt aktivitetsstöd och utbildning för föreningar med anställda steg 1 och steg 2. Detta ska ske senast under våren 2016. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Särskild gransking - Y-teater Förening Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2015-11-19 Fritidsnämnden 2015-11-26 Ärendet Y-teater Förening är registrerad hos fritidsförvaltningen på nivå 3 - Barn och ungdom. Föreningen bedriver kulturverksamhet såsom att medlemmarna skriver teaterpjäser och sagor samt
har föreningen en kvinnosångkör. Föreningen har sin verksamhet på olika platser runt Malmö. Föreningen har under flera år haft brister i sin administration och inte inkommit med bidragsansökningar i tid alternativt har dessa varit mycket bristfälliga. Föreningen har under flera års tid inrapporterat cirka 400-420 bidragsgrundande medlemmar men enbart ett fåtal gånger ansökt om aktivitetsbidrag. 2 (3) Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokus läggs på grundbidrag och aktivitetsbidrag avseende föreningens senaste avslutade verksamhetsår, 2014-01-01 2014-12-31. Det som kontrolleras är föreningens årshandlingar, närvarokort, medlemsregister samt föreningsrapport. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: Antal aktiva bidragsgrundande medlemmar 4-25 år enligt föreningsrapport: 439 Antal bidragsgrundande aktiviteter på närvarkort: 0 Antal bidragsgrundande deltagartillfällen på närvarkort: 0 Totalt grundbidrag: 21 600 kr Totalt aktivitetsbidrag: 0 kr Synpunkter efter granskning Föreningen har i föreningsrapporten uppgett totalt 461 aktiva medlemmar, varav 439 av dessa är i åldern 4 25 år. I medlemsregistret finns totalt 385 medlemmar varav 376 av dessa är mellan 4 25 år. Föreningen har således inrapporterat fler medlemmar i föreningsrapporten än vad som finns i medlemsregistret. Föreningen har förklarat detta med att man av misstag ej haft med personer 65 år och äldre i medlemsregistret som skickades till fritidsförvaltningen. Föreningen har inte svarat på varför antalet medlemmar mellan 4-25 år är fler i föreningsrapportern än medlemsregistret. Enligt föreningsrapporten betalar respektive medlem 40 kr/år. Denna summa stämmer exakt med antalet medlemmar i föreningsrapporten och resultat och balansräkningen (18 840 kr) Vidare är ingen av medlemmarna upptagna på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation och således kan föreningens inte styrka att de har varit aktiva under verksamhetsåret. Se punk 3 allmänna bestämmelser: med medlem avses fysisk person som regelbundet deltar i föreningens verksamhet, och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. Att föreningen har 439 aktiva medlemmar mellan 4-25 år anser fritidsförvaltningens inte vara troligt. Dock bedöms föreningen ha en viss verksamhet som med allra störta sannolikhet innebär att föreningen har över 25 aktiva medlemmar mellan 4-25 år. När det gäller frågan om varför föreningen har så pass många aktiva medlemmar men inte ansöker om aktivitetsbidrag alternativt har annan skriftlig dokumentation på aktiviteterna hänvisar föreningen till att den anställde inte har mäktat med detta arbete på grund av sjukdom och hög arbetsbelastning. Påpekas bör att enligt föreningens redovisning av lönebidrag har den anställda ingen sjukfrånvaro under 2014 och 2015. Den nuvarande lönebidragsanställda kommer gå i pension under första halvåret 2016. I samband med detta vill föreningen anställa en ny lönebidragstagare. Fritidsförvaltningen anser att detta kan vara bra för föreningen då man under flera år haft stora administrativa brister. Samtidigt har föreningen verksamhet och således ska föreningen kvarstå på nivå 3 och följaktligen fastställs 25
bidragsgrundande medlemmar (vilket är minimum för att vara registrerad på nivå 3) för verksamhetsåret 2015. 3 (3) Fritidsförvaltningen vill understryka att det är föreningens styrelse som har arbetsgivaransvar för den anställde samt har ansvar för att föreningen följer fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Fritidsförvaltningen har haft möte med föreningens ordförande och den anställde och uppföljningsmöte är planerat till i början av 2016. Bedömning av aktivitetsbidrag och grundbidrag Eftersom föreningen inte har något skriftligt underlag på vad medlemmar gör i föreningen kommer inget grundbidrag för 2015 beviljas. Föreningen har inte ansökt om aktivitetsbidrag. Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen ska beviljas 0 kronor i grundbidrag men ändå kvarstå på nivå 3 barn och ungdom. Fritidsförvaltningen föreslår följande: Antal aktiva bidragsgrundande medlemmar 4-25 föreningsrapport: 25 Antal bidragsgrundande aktiviteter på närvarokort: 0 Antal bidragsgrundande deltagartillfällen på närvarokort: 0 Totalt grundbidrag: 0 Totalt aktivitetsbidrag: 0 Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]
Ideell Internationell barn o Ungdom Y-teater förening Malmö, 846004-7536 Tillfälliga dvs. Informativa Verksamhetsberättelse 2015 efter begäran av Fritid Malmö Verksamhetsberättelse 2015 kommer efter Y-teater förening Malmö, 846004-7536 Årsmöte Avser år 2014 Informativa Verksamhetsberättelse 2015 efter begäran av Fritid Malmö Medlemmarna i Y- teater förening har i 2014 förutom aktiv deltagande i föreningens flera möten aktiv deltagit i Riksförbund ICF (Immigranternas Central Förbund) i Stockholm och Riksförbund Serbiska Ungdoms Förbund (SUF) Stockholm, Serbiska Riksförbund seniorer i Jönköping i de riksförbund är vi medlem i som föreningen. Medlemmarna i Y- teater förening deltagit i och hjälpt vid föreningen SRBIJA i Malmö med teknisk utrustning och annat vid olika tillfälle då förening blev utfrågad. Medlemmarna i Y- teater förening varvat vid dess tillfälle nya medlemmar som vi har som mål. Medlemmarna i Y- teater förening efter vägvissning av Styrelse och kontakt person individuellt med hjälp av kontakt person deltagit vid bemötelse av krigs länder flyktningar, såsom att ge tillfällig bostad i den lediga lägenheten på Lönngatan 52E var nuförtiden har vi vår föreningslokal/administration till BRF Raden satte stop för det. Y- teater förening medlemmar som hade viss anknytning genom språk kunnande hjälpte och genom kontakter med andra medlemmar i föreningen aktiv deltagit vid inflytning och kontakt med myndigheter. Medlemmarna i Y- teater förening har samlat information som är avsedd att nå och hjälpa ensam flyktning barn genom att spela teater för dem ta dem på utflykter och göra livet lättare för dem. Det krävs viss förberedelse främst att få av Polisen straffregistrets utdrag som skall vara krav att arbeta/umgås med barn. Att dokumentera aktiviteter där deltagarna var under fem personer har aldrig förefallit de medlemmar/ föreningen då förenigen ej kunde få aktivitets bidrag förutom bidrag av Riks förbund som vi förvisa fick och kunde bekosta aktiviteter. Medlemmarna i Y- teater förening som har möt kvinnor och mest invandrar kvinnor som har dragit sig undan social liv pga. sjukdom bröstcancer operation startade jobb och aktiv deltagit med information, kontakter i förberedelsearbete med Mo bra Projekt som jag skickade till er. Däremot förefallit att vi behöver mer kompetens så vi förbereder medlemmar och våra vänner som har sökt kompetens för komplettering och vidare utarbetning av projekt. Där också är medlemmarnas arbete individuellt och maximerad på två perser, begränsad pga. känsliga information. Medlemmarna och Styrelse i Y- teater förening vill gärna ha mer instruktion hur man kan dokumentera ett sådant arbete där medlemmarna tar initiativ, påbörja aktivitet och söker stöd av föreningen. En stor del av Medlemmarna i Y- teater förening blev medlemmar i Y-teater då en av dem samlar och betalar medlemsavgift och sedan jobbar gruppen genom internet och kontakt med varandra och vid uppnått resultat dvs. säga färdigt skrivet text, pjäs, eller färdig inspelad sekvens, film och vid behov av lokaler, utrustning data program, reparation eller rent av hjälp som man kan bara få genom och
referera de till mest kontakt person eller Styrelsen som i förening namn informerar andra medlemmar var de kan söka och se det som är färdig, Riksförbund, föreningar som har kontakt med och i bästa fall om det är performans, pjäs tar hand om lokaler eller scen. Medlemmarna i Y- teater förening har också aktivt deltagit i förenings organisation och namn i projekt som förts med medlemmar i andra städer såsom föreningen Tomorrow i Helsingbors pjäser. denna året dvs. Medlemmarna i Y- teater förening har tagit hand och hjälpt äldre efter "Y-teatar" Styrelse uppmaning som bra exempel såsom att hjälpa dem med dat, att gå över gata, att visa respekt för dem och man kan säga att medlemmarna i Y- teater förening arabländernas väll uppfostrat barn bar var föredöme i des sammanhang. Medlemmarna i Y- teater förening har haft flera gånger medlemsbarn på 5 dagar utflykt i Kölnan Frytids by där man har lokal samt flera kurser med Studiefrämjande som man refererar ej till Fritid då man får inga bidrag för dem. Fyra teater pjäser har spelats föra året och i det ingår förberedelse, övningar och så vidare. Sju poesier kvällar i olika sammanhang gavs då lästes poesi av medlemmar och av författare. Att dokumentera aktiviteter där deltagarna var under fem personer har aldrig förefallit de medlemmar/ föreningen då förenigen ej kunde få aktivitets bidrag förutom bidrag av Riks förbund som vi förvisa fick och kunde bekosta Ideell Internationell barn o Ungdom Y-teater förening Malmö, 846004-7536 aktiviteter. En av stort problem att få medlemmar att ge Styrelse grund för att söka aktivitets bidrag var otydliga och problematiska sätt att skriva Fritids Aktivitetsblankett genom nätet tack o lov nu är det lätt. MVH För Y teater Malmö Styrelse 2015-04-09 Kontaktperson Vladeta Popovic teater pedagog PS: 2015 har Y-teater Malmö fått av Serbiska Riks Förbundet at vara Kultur utbud att leda, organisera och presentera Serbiska Riks Förbundet kulturarbetare, grupper och teatrar och för det efter 02 maj 2015 skall man få eget budget att arbeta med all pga. våra medlemmars arbete som man fick se. Och det skall vara stora pengar (åtminstone för oss) tror vi. Näst hoppas Y-teater Malmö Styrelse anställa en annan person på lönebidrag än riktig administrator år 2015 så att vår teater pedagog får tid att arbeta med teater och kultur istället för administration. Y-teater Malmö Styrelse ska år 2015 uppmana varje medlem när han påbörjat viss initiativ eller aktivitet att referera till kontakt person att det skrevs i medlemsförtecknings särskilda rad så att man kan när som helst se vad de arbetar med.