www.pwc.se Revisionsrapport Informations- och kommunikationsteknologi inom undervisningen Johanna Kemppainen Januari 2016 Smedjebackens kommun
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfråga... 3 1.3. Kontrollmål... 3 1.4. Avgränsning... 3 1.5. Metod... 3 2. Iakttagelser och bedömningar... 4 2.1. Beslutsunderlag... 4 2.1.1. Iakttagelser...4 2.1.2. Bedömning...4 2.2. Användning av medel... 4 2.2.1. Iakttagelser...4 2.2.2. Bedömning... 5 2.3. Uppföljning... 5 2.3.1. Iakttagelser... 5 2.3.2. Bedömning...6 2.4. Effekter... 6 2.4.1. Iakttagelser...6 2.4.2. Bedömning...6 2.5. Framtiden... 6 2.5.1. Iakttagelser...6 2.5.2. Bedömning...6 Månad År 1 av 7
Sammanfattning Smedjebackens kommun har beslutat att tilldela Familje- och utbildningsnämnden 2,5 mnkr/år för att utveckla Informations- och kommunikationsteknologin inom undervisningen. Utifrån risk- och väsentlighet bedöms det angeläget att granska om medlen har använts ändamålsenligt och effektivt. Brister i rutiner kan medföra ekonomisk förlust för kommunen eller att medlen använts inom områden som inte är prioriterade. Syftet med granskningen har varit att undersöka hur projektet IKT i skolan har hanterats. Vi har inte bedömt eller värderat resultatet av IKT-projektet. Vår sammanfattande bedömning är att det har funnits brister i styrning, ledning och uppföljning av projektet. Vi baserar vår bedömning på följande punkter: Otydlig ansvarsfördelning i styrgrupp Bristfällig projektredovisning Bristande uppföljning som kan säkerställa att projektet uppnår önskade effekter Vår rekommendation är att styrning, ledning och uppföljning klargörs för det framtida arbetet med IKT i skolan. Detta ansvar ligger hos FUN. Månad År 2 av 7
1. Inledning 1.1. Bakgrund Smedjebackens kommun har beslutat att tilldela Familje- och utbildningsnämnden 2,5 mnkr/år för att utveckla Informations- och kommunikationsteknologin inom undervisningen. Bedömningen är att detta är en viktig del av utvecklingen inom undervisningen. Utifrån risk- och väsentlighet bedöms det angeläget att granska om medlen har använts ändamålsenligt och effektivt. Brister i rutiner kan medföra ekonomisk förlust för kommunen eller att medlen använts inom områden som inte är prioriterade. 1.2. Revisionsfråga Har Familje- och utbildningsnämnden använt erhållna medel på ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? 1.3. Kontrollmål Vilket beslutsunderlag låg till grund för uppstart av projektet? Vad har medel använts till? Hur har uppföljning av använda medel gått till? Har vidtagna åtgärder gett önskade effekter? Hur bedöms insatser inför framtiden? Skall satsningen fortgå? 1.4. Avgränsning Granskningsprojektet omfattar verksamheten mellan åren 2011 2015. 1.5. Metod Intervju med förvaltningschef Familje- och utbildningsnämnden, IKT-pedagog samt ekonomichef. Genomgång av dokumentation och relevanta a styrdokument inom granskningsområdet. Månad År 3 av 7
2. Iakttagelser och bedömningar För varje kontrollmål redogörs för vilka iakttagelser och revisionella bedömningar som gjorts. 2.1. Beslutsunderlag 2.1.1. Iakttagelser Kommunfullmäktige beslutar den 29:e juni 2011 om finansiering av IKT-projektet. Som underlag för fullmäktiges ställningstagande fanns IKT-pedagogen utarbetade Handlingsplan för 2011-2015. 2.1.2. Bedömning Fullmäktiges beslut handlar om finansiering, inte ett formellt godkännande av projektet. Vi har i vår granskning inte kunnat se något annat beslut. 2.2. Användning av medel 2.2.1. Iakttagelser I granskningen har vi efterfrågat den ekonomiska redovisningen. Vi har fått den ekonomiska redovisningen men den var inte komplett. Detta förklaras genom att under satsningen har de som konterat kostnaderna inte gjort detta på den aktivitet som funnits upplagd i ekonomisystemet vilket har lett till att ekonomikontoret fått göra en del efterforskningar för att kunna redogöra för hur medlen använts. Följande sammanställning har erhållits och kostnaderna är fördelade mellan åren enligt nedan: Kostnad/År 2011 2012 2013 2014 2015 Totalsumma Avtal ATEA Finans 142 126 106 313 248 438 ADB-konsulter 20 000 284 055 193 375 4 888 502 317 Databehandling 190 816 377 920 84 312 316 443 969 490 Datamaterial 97 511 540 98 051 Ers. fyllnadstid/övertid 2 093 2 093 Förbrukningsinventarier 642 764 119 235 761 999 Hyra inventarier 1 588 393-519 096 17 621 1 086 918 Inköp av maskiner o inv. 107 068 107 068 IT-enhet hyrköp/centralt förd kost. 555 960 555 960 IT-enhet program licensavg o d 1 662 746 2 303 694 1 599 384 5 565 824 IT-utrustning Skolan 1 297 069 76 125 1 373 194 Lagstadg. arb.givaravg. 874 874 Resekostnader 12 427 12 427 Totalsumma 804 890 3 805 856 2 347 568 2 388 006 1 938 336 11 284 655 Av sammanställningen framgår att IT-enhet hyrköp/centralt förda kostnader, IT-enhet program licensavgifter och IT-utrustning Skolan utgör leasing till ett belopp av 7,5 mnkr. Månad År 4 av 7
Ekonomikontoret kan inte garantera att samtliga kostnader finns med i ovanstående tabell. 2.2.2. Bedömning Vår bedömning är att den ekonomiska redovisningen inte fungerat gällande satsningen för IKT under perioden 2011-2015. Översiktligt bedömer vi att medlen använts på ett ändamålsenligt sätt. 2.3. Uppföljning 2.3.1. Iakttagelser Efter kommunfullmäktiges beslut kring IKT-satsningen tillsattes en styrgrupp som bestod av förvaltningschef FUN, IT-chef, ekonomichef och kommunalråd. Vid intervju med ITchef framkom att styrgruppen endast ansvarade för den tekniska lösningen och den ekonomiska uppföljningen. Vid intervju med skolchef och IKT-pedagog framkom att styrgruppen hade ansvar för projektets samtliga delar. Styrgruppens arbete startade hösten 2011 med ett pilotprojekt och januari 2013 så var den tekniska lösningen levererad och styrgruppen avvecklades. Avvecklingen skedde med anledning av att styrgruppen ansåg sig ha levererat det som var deras ansvar. Efter att styrgruppen avvecklades 2013 har vi inte i vår granskning kunnat se hur det fortsatta arbetet skulle organiseras. Vid intervjuerna framkommer att det råder delade uppfattningar om ansvarsförhållandena. Detta innebar att det rådde oklarheter kring vem som hade ansvar för att en strukturerad uppföljning gjordes för att se om projektet fortlöpte enligt handlingsplanen. Enligt IT-chefen ansvarade skolan för måluppfyllelsen som ingick utöver den tekniska satsningen. Dennes uppfattning var även att det var skolan som ansvarade för den ekonomiska uppföljningen efter att avvecklandet av styrgruppen skett. Det var skolan som blivit beviljade medel av kommunfullmäktige vilket ledde till att de var ansvariga för att driva satsningen vidare så att måluppfyllelsen uppnåddes. Den förvaltningschef som var med i styrgruppen arbetade tillsammans med IKT-pedagogen utifrån styrgruppens arbete. Detta uppfattades inte av skolan. Ett avsnitt i den handlingsplan som låg till grund för satsningen beskriver hur en utvärdering skulle göras varje termin, detta i samarbete med Högskolan Dalarna. Högskolan blev dock inte beviljade de medel de efterfrågade och samarbetet kunde inte drivas vidare. Styrgruppen tog inte fram en alternativ lösning. Förvaltningschef för FUN var delad mellan två personer vid tillfället, personen som var med i styrgruppen och som bar ansvaret för projektet slutade sin anställning våren 2015. När denna slutade lades mer av ansvaret ute i verksamheterna. Hela projektet bygger på att lärare och rektor aktivt arbetar med utvecklingen av IT i skolan för att projektet ska lyckas. Månad År 5 av 7
2.3.2. Bedömning Redan när styrgruppen avvecklades uppstod en oklarhet hur projektet skulle drivas vidare och vem som hade ansvar för vad. Detta har framkommit vid de intervjuer vi genomfört. Effekterna av denna otydlighet i rollfördelningen är att genomförande och uppföljningen av projektet har varit bristfällig, detta gäller både verksamhet och ekonomi. 2.4. Effekter 2.4.1. Iakttagelser I handlingsplanen framgår hur arbetet med utveckling av IKT inom skolan skulle ske. Handlingsplanen togs fram av IKT-pedagog, rektorer och lärare. Någon strukturerad och dokumenterad utvärdering av projektet har inte gjorts. Däremot har vi i granskningen gjort avstämningar med IKT-pedagogen av de målsättningar som fanns i handlingsplanen. Uppfattningen vid intervjun var att man till största delen hade uppnått målsättningarna i handlingsplanen. Vidare upplevs att IT-kompentens ökat både bland elever och lärare. Intervjuade personer upplever att projektet förde positiva effekter med sig i form av utveckling av ITanvändandet. 2.4.2. Bedömning Vår bedömning är att det saknats ett strukturerat arbete för att säkerställa effekterna av IKT-projektet. 2.5.Framtiden 2.5.1. Iakttagelser I 2016 års budget finns ett anslag till FUN på 2,55 mkr för fortsatt utveckling av IKT i skolan. I budget finns inget angivet kring omfattning, innehåll m.m. kring det fortsatta IKT projektet. Det granskade projektet löpte mellan åren 2011-2015 i enlighet med handlingsplanen. Det innebär att det för 2016 inte finns en handlingsplan för det fortsatta projektet. 2.5.2. Bedömning Vi anser att FUN måste upprätta en ny handlingsplan för det fortsatta arbetet med IKTutveckling så att nämnden och förvaltningen kontinuerligt har möjlighet att följa upp och utvärdera verksamheten. Månad År 6 av 7
2016-02-05 Hans Gåsste Johanna Kemppainen Månad År 7 av 7