Gruppsammansättning inom PU-processen KPP306 Produkt- och processutveckling Christoffer Löfstrand 4/10/2012 Handledare: Rolf Lövgren
Ett delmoment I kursen KPP306 Process- och Produktutveckling är att fördjupa sig i ett ämne inom PU-processen, fördjupningen ska sammanfattas i en individuell essä. Eftersom ämnet studenterna fått i uppgift att fördjupa sig i är valfritt är detta en ypperlig chans att fördjupa sig i ett område som studenten är intresserad av eller anser sig ha nytta av i framtiden. Jag har valt att skriva om gruppsammansättning, med en speciell vinkling mot heterogena grupper och homogena grupper. Jag har valt ämnet för att jag anser att grupparbeten i allmänhet är ett intressant område, och med en djupare kunskap inom området kan grupparbeten förbättras drastiskt. Jag har valt att vinkla mot heterogena grupper och homogena grupper för att jag har medverkat i båda, och jag har mina tankar om respektive och med en fördjupning kanske jag kan bekräfta mina erfarenheter. 1
Innehållsförteckning Inledning...3 Vad är en grupp?...4 Gruppsammansättning...5 Grupproller...7 Utvecklingsfaser...8 Värderingar och drivkrafter...9 Kommunikation... 10 Avslutningsvis... 11 Referenser... 12 Litteratur... 12 Elektroniska källor... 12 Bilder... 12 2
Inledning Många beskriver människan som flockdjur, vilket är en relativt bra sammanfattning över hur mäniskor faktiskt fungerar i sitt agerande och tänkande. Vi drar oss generellt till människor runt omkring oss som på något sätt är lika oss, det kan handla om intressen eller sättet att tackla olika situationer. Detta beteende har sina fördelar och nackdelar både i allmänhet och inom gruppsammansättning som den här essän kommer handla om. Denna essä kommer som sagt att behandla ämnet gruppsammansättning samt en liten kort introduktion om grupper i allmänhet. Den kommer att gå in djupare på hur man skapar en kreativ projektgrupp utifrån ett heterogent samt homogent perspektiv, dessa två kommer även att viktas mot varandra. Så vad händer då om man sätter ihop en så kallad heterogen projektgrupp med individer från olika områden, med olika bakgrund och med olika intressen och hur kommer den skilja sig från en homogen projektgrupp? 3
Vad är en grupp? För att kunna greppa vad essän kommer att handla om är det viktigt att förstå vad en grupp är, vad målet med att arbeta i grupp är och hur stor vikt sammansättningen av gruppen har. En grupp är en varierande mängd människor som strävar mot samma mål, detta kan handla om en arbetsgrupp som arbetar med projekt eller ett fotbollslag med målet att vinna ligan laget spelar i. Båda dessa har den gemensamma faktorn att ett flertal individer jobbar mot samma mål, kanske med olika ambitioner och egna mål men ändå för att slutföra uppgiften så bra som möjligt. Denna essä kommer behandla olika arbetsgrupper eller som jag kommer kalla det projektgrupper och fördelar och nackdelar med dessa. En arbetsgrupp eller projektgrupp skapas genom att en så kallad beställare vill ha någonting utfört, därefter sätter en projektledare tillsammans eller med godkännande från ledningen ihop en projektgrupp som denne tror är kapabel att lösa den uppgift som står framför projektgruppen. Bilden nedan illustrerar hur beställaren gör en order på ett problem som han/hon vill ha löst. Beställningen går till projektledaren som får i uppgift att sätta samman en projektgrupp som ska lösa problemet. Beställaren Projektledaren Projektgruppen Hur projektledaren sätter ihop gruppen är en viktig faktor i projektet som kommer att påverka det slutliga resultatet på ett eller annat sätt. Detta är bara starten av ett möjligen långt projekt, men eftersom denna essä inte är tänkt att behandla själva projektet lämnar jag detta område och går vidare till det huvudsakliga ämnet gruppsammansättning. Jag hoppas att denna intruduktion till projektgrupper och projekt gav en klarare bild av det som komma skall. 4
Gruppsammansättning Sammansättningen av en grupp kommer att påverka gruppens samarbete på ett eller annat sätt. Människor drar sig som tidigare beskrivits generellt till människor som de trivs med och därmed förmodligen tycker bra om, när en individ trivs i sin tillvaro har denne ofta lättare att samarbeta. Att ha alltför lika människor i en projektgrupp är dock inte alltid det bästa alternativet. Två typer av grupper som jag ska ta upp i min essä är som sagt Homogena grupper samt Heterogena grupper vilket jag tänkte göra nu. Homogen grupp: En homogen grupp består av människor med relativt liknande personligheter, och därmed liknande värderingar och mål. Gruppen har ofta lätt att komma överens och har därför en naturligt bra kommunikation och stämmning. Detta är en av fördelarna med en homogen grupp, nackdelar kan vara att projektet går mot en enögd lösning vilket innebär att samtiliga i gruppen har likvärdiga tankar och man missar andra aspekter. Det är vanligt att man söker sig till homogena grupper, det kan handla om att studenterna själva får bestämma vilken grupp de ska ingå i till att en projektledare känner sig mer bekväm med personer som denne trivs med och tror på ett bättre resultat utifrån det. Av egen erfarnhet från min tid som student på Mälardalens högskola har jag medverkat i homogena grupper vilket som sagt skapats när studenterna själva får bestämma vilken grupp man vill tillhöra. Studenterna föredrar ofta denna form av gruppsammansättning eftersom det innebär att de själva kan välja vilken typ av grupp de vill tillhöra. Denna gruppsammansättning slutar oftast med att grupperna blir liknande från föregående kurser eftersom det har fungerat tidigare, och det är ofta personer som man känner väl som ingår i gruppen. Jag tror och har upplevt att detta är farligt, dels för att det är svårt att hålla sig profesionell till uppgiften samt att jag har upplevt att man inte får se den andra sidan av projekt när man hamnar i en grupp där det uppstår lite problem eftersom olikheter finns. Personligen föredrar jag inte att arbeta i projekt med studenter som jag känner väl privat, vilket beror på min syn på arbete. Jag kan tycka att det blir lite väl mycket fokus på att hålla kontakter, vilket medför att det är svårt att kritisera och förbättra. Jag förnekar dock inte att det ibland är en fördel att arbeta i en homogen grupp, det kan till exempel vara en fördel när det finns tydliga gränser för ett projekt och tidsplanen är knapp. Det kan i detta fall vara bra att redan från början veta att arbetet kan starta utan problem direkt när uppgiften utdelats och projektledaren inte behöver oroa sig för konflikter inom gruppen. 5
Heterogen grupp: En heterogen grupp är näst intill motsatsen av en homogen grupp, den består av många olika personligheter, med olika värderingar och mål. Det kan vara människor från olika länder eller olika branscher eller kanske båda. Fördelarna med en heterogen grupp är att det finns många infallsvinklar att kika på problemet och därmed ökar chansen för en bättre lösning som annars kanske inte skulle existera. Nackdelar kan vara att gruppen har svårt att förstå och respektera varandras områden och köra sitt eget race lite för mycket. Kommunikationen blir lidande om ingen ser till att den fungerar. Det är inte lika vanligt att människor söker sig till dessa typer av grupper utan snarare att de blir placerade i en heterogen grupp på grund av sin kompetens inom ett område till exempel. Lyckas man med att få en bra stämning med en heterogen grupp har man oftast en stor chans att ta fram ett väldigt bra resultat, det är extra viktigt när det gäller banbrytande produkter där det kan krävas skärningspunkter. Det finns en bok om skärningspunkter som är väldigt intressant som heter Medicieffekten. Det påstås även att en heterogen grupp är mer kreativ än vad den homogena gruppen är, mycket på grund av att de olika personligheterna kommer i kontakt med varandra och inser att de som för dom är omöjligt kanske är helt möjligt för någon av de andra gruppmedlemmarna. Under min studietid vill jag påstå att jag har medverkat i ett par heterogena grupper, dessa grupper har i vissa falla skapats av förutbestämda grupper men också att jag själv valt att skapa en utmaning för mitt eget lärande. Detta tycker jag har varit en viktig del i min personliga utveckling eftersom jag nu har en lite bredare kunskap om grupper där alla kanske inte har så mycket gemensamt, och svårigheterna som det medför. Jag anser att den heterogena gruppen är bättre när det kommer till eget lärande, jag baserar det på att varje individ behöver ta mer ansvar när det gäller uppgifter som ska utföras. I en homogen grupp hade samma person möjligtvis litat på att uppgiften skulle skötas inom gruppen. Det är även lättare att ge och ta kritik när det inte är din privata vän som du ska sitta och kritisera, även konstruktiv kritik kan vara jobbig att ge i de fallen enligt mig. Jag tror även att det är mer vanligt att välja att inte ge kritik och istället hålla med eftersom tankarna är relativt lika med sina egna. Det är viktigt att komma ihåg att alla är människor och därför tänka på hur man ger kritik, och försöka hålla den konstruktiv. Annars kan den kritik som du ger leda till en onödig konflikt som egentligen är helt onödig. Vilken typ av grupp som är optimal kan nog ingen svara på, det beror helt på vilken typ av projekt det är och personerna som ska delta i projektgruppen. Studier bekräftar dock att en heterogen grupp är mer kreativ och därför kan den anses som mer effektiv. Kollar man däremot på effektivitet när det gäller tidsramar så kan kanske homogena grupper dra fördel. 6
Grupproller En viktig aspekt att känna till när man sätter samman en grupp är att människor har olika personlighet och därför tar olika mycket plats i en projektgrupp. Detta kan sammanfattas i att personerna i en projektgrupp tar olika roller beroende på om de vill styra mycket eller kanske vill vara lite mer tillbakadragna. Detta gäller både i homogena och heterogena grupper, men har en större del i heterogena grupper där det oftare kan förekomma människor som vill ta samma roll. Meredith Belbin har sammanfattat detta genom att kategorisera dessa beteenden i olika team roller. Hon nämner speciellt nio olika roller: Plant: En person som anses vara kreativ och ta fram många lösningar till problem, kan ibland vara lite väl mycket för sig själv och ha svårt att kommunicera med de andra i gruppen. Coordinator: En person som är bra på att leda ett projekt, det kan vara allt från att ta beslut till att deligera uppgifter till andra i projektgruppen, kan ibland anses lägga lite väl mycket ansvar på andra. Monitor Evaluator: En person som ser många alternativa lösningar, har svårt att driva och ge inspiration till andra i projektgruppen. Implementer: En person som är bra att ta implementera de ideér gruppen tagit fram till verkligheten, har svårt att ta till sig ny information. Completer: Är en person som ser till att projektuppgifterna blir färdigställda i tid, har svårt att vara lugn i stressade situationer. Resource Investigator: En person som undersöker möjligheter och knyter upp resurser, har svårt att avgöra vad som går och inte går att göra och tappar lätt intresset. Shaper: En person som gillar utmaningar, jobba under press och utmana det som kan tyckas vara omöjligt. Har svårt att hålla sig lugn och blir lätt otrevlig mot andra i projektgruppen. Team Worker: En person som har lätt att samarbeta och ta instruktioner av andra, har svårt att ta konflikter och blir trängd i kritiska situationer. Specialist: Är en person som är fokuserad och självgående inom ett specifikt område där personen anses vara bäst, har svårt att tillföra något inom andra områden och ser ofta bara sitt område som viktigt. Alla dessa roller är självklart viktiga för att projektet ska bli lyckat och det är därför viktigt att besitta så många av dessa roller som möjligt. Det finns fler metoder och beskrivningar för team roller men Belbins nio team roller är anses vara en av de mest använda. 7
Jag tror att jag skulle placera mig som en blanding mellan plant och shaper efter denna sammanfattning av team-roller. Jag tycker mig vara relativt kreativ och ha många ideér och kan känna att jag kryper in under mitt skal lite för mycket då och då. Jag gillar även utmaningar och har inte så stora svårigheter att jobba under press. Jag tror att de andra i gruppen har en ganska stor inverkan på de flesta när det gäller roller, med det menar jag att personer som är lite mer tillbakadragna kanske väljer att inte ta den roll som de egentligen tycker att de är kababla till för att undvika en konflikt med en starkare gruppmedlem. Jag har en tendens att falla inom det spåret att jag tar det som blir över och anpassar mig utefter vad de andra är bra på snarare än att kolla på min egen kompetens i första hand. Det jag kan tycka är lite synd i de grupper som jag har medverkat i är att olika arbetsätt inte riktigt uppmuntras, någon slags mentalitet att man ska sitta i skolan finns. Detta tror jag hämmar arbetet till den grad att vissa personer inte är effektiva när de sitter med en uppgift i 7 timmar i sträck utan behöver göra annat medans de tänker för att uppnå ett bättre resultat. Utvecklingsfaser Projektgrupper förändras under projektets gång, detta gäller alla projekt och därmed även alla projektgrupper. För att kunna sätta ihop en fungerande projektgrupp är denna utveckling en viktig aspekt. En modell som beskriver denna utveckling kallas FIRO-modellen. Den består av tre olika faser, med en kort vilofas i övergången till nästa fas. Tillhörafasen: Första gången gruppen träffas och tar del av projektuppgiften.tydlig struktur för att undvika missförstånd är nyckeln tillhörafasen för att alla i projektgruppen ska känna sig delaktiga. Ett signaliment för tillhörafasen är att deltagarna är tillbakadragna och försiktiga i sina uttalanden. Rollsökningsfasen: Gruppen har nu kommit förbi den första fasen och personer som hållt en relativt låg profil kan komma att söka en maktkamp för att göra sig hörd och få sin vilja igenom. Det är vanligt att konflikter uppstår i rollsökningsfasen, speciellt om flera personer försöker ta samma ledande roll. Samhörighetsfasen: I samhörighetsfasen är alla konflikter som uppkommit i rollsökningsfasen uträdda, alla i gruppen accepterar varandra och den roll dom har fått i projektet. Detta gör att blickarna vänds mot hur projektet ska slutföras så bra som möjligt. Det är omöjligt att förhindra att en grupp utvecklas under projektets gång, och det är inget man bör försöka sig på heller. Det är som sagt en viktig faktor för att projektet ska gå vidare. Jag anser att det är viktigt att försöka gå igenom denna process så smärtfritt som möjligt utan att acceptera för mycket, med det menar jag att man kanske inte bör vara överkänslig om man måste anpassa sig lite till vad de andra i gruppen tycker. 8
Värderingar och drivkrafter När gruppsammansättningen är klar är det viktigt för framförallt projektledaren att veta vilka värderingar gruppmedlemarna har och vad det är som driver dem att jobba hårdare. En värdering kan vara till exempel hur varje medlem ser på projektet medans en drivkraft är anledningen varje medlem tycker att projektet är viktigt. I denna del av processen är det viktigt att vara tydlig för att undvika allt för spridda värderingar, det är bra att sätta ner foten och visa vad det är som ska göras. Det optimala är att försöka utnyttja för att projektet ska bli effektivt. När värderingar och drivkrafter är kända är det viktigt att alla i projektgruppen respekterar samtliga värderingar och drivkrafter, detta kommer leda till att alla i gruppen blir respekterade som människor. Lyckas man med detta kommer motivationen vara mycket högre i gruppen och motivation gör att individerna i gruppen arbetar hårdare för ett bättre resultat. 9
Kommunikation Kommunikation går ut på att sprida och ta emot information, detta genom till exempel en disskussion där två eller flera öppna parter deltar och kommer fram till något. Kommunikation är en av de viktigaste delarna i ett projekt och därmed också i projektgruppen. Det kan både göra att gruppen går ur projektet med framgång eller i värsta fall misslyckande. Det finns olika typer av kommunikation, två av dessa är inre och yttre kommunikation, Yttre kommunikation: Är när man använder kommunikation för att få en fördel utåt på marknaden, man kan till exempel kommunicera med sina intressenter för att få en uppskattning om vad det är som behöver göras och vad det är som faktiskt önskas. Inre kommunikation: Är kommunikationen som sker inom gruppen i form av rapportering, möten, avstämning och konflikter om det uppkommer några. Det finns mycket som ingår i kategorin kommunikation och den inre kommunikationen är väldigt viktig för att individerna i gruppen ska fungera som en grupp. Eftersom essän handlar om gruppsammansättningar och inte om hur man säljer projekt så är det ganska självklart att det är den inre kommunikationen som ska ligga i centrum. När det gäller kommunikation bör det dock inte spela någon roll om gruppen är homogen eller heterogen, med det menar jag att kommunikation är något som ska fungera i vilket fall. Alla grupper bör till expempel ha möten av något slag, det behöver inte betyda att alla grupper hanterar sina möten på samma sätt. Vissa grupper kanske inte träffas ansikte mot ansikte utan använder sig utav de tekniska hjälpmedel som finns att använda. Utan att gå in för djupt på detta oerhört stora område så är det väldigt viktigt att alla vet vad det är som sker i projektet hela tiden. Det är viktigt att samtliga personer i gruppen har vetskap om vart och när ett möte är planerat, detta för att alla ska ha en rättvis chans att delta aktivt under projektet. Det kan tyckas självklart att alla i projektet är tilldelade den information som de behöver för att delta, men av egen erfarnhet kan jag säga att så inte alltid är fallet. Det kan bero på flera olika saker, att personen som inte blivit tilldelad informationen helt enkelt inte har lyssnat eller att gruppen helt enkelt glömt bort att informera personen. Jag fastnade på ett citat av Bob Nelson som sammanfattar hur viktigt kommunikation faktiskt är. Communicate, communicate, and then communicate some more 10
Avslutningsvis En av anledningarna till att jag valde att skriva om gruppsammansättningar och projektgrupper I allmänhet är att jag hittade en C-uppsats i psykologi som handlade om kreativitet som ett resultat av gruppprocesser. Jag reflekterade inte förns efter jag hade läst den att det va en student på Mälardalens högskola som hade skrivit den. Den behandlade i vilket fall just homogena och heterogena grupper eller team som det står i texten. Uppsattsen börjar med att ge fakta rörande individuell samt gruppers kreativitet där fördelar med kreativitet nämns samt hurvida kreativiteten är större i grupper eller individuellt. Inledningen går vidare med att nämna faktorer som bidrar till kreativitet i arbetslivet där gruppens sammansättning kommer upp på tal. Här bekräftas lite om det jag skrivit med att en varierad grupp har större möjligheter att vara kreativa. Slutligen behandlar inledningen fakta rörande konflikter där det kommer fram att konflikter kan ha ett positivt utfall på bland annat kreativitet, detta är ofta fallet med små konflikter som förekommer under diskussioner. Det påpekas även att konflikter kan ha en negativ effekt på projekt. Efter inledningen av uppsatsen, har ett antal intervjuer utförts på personer som deltar inom både homogena och heterogena grupper ute i arbetslivet. Detta följs upp med resultat utav intervjuerna där svaren delvis bekräftar mina slutsatser, men det uppkommer även en del ny information som jag väljer att inte gå in närmare på. En jämförelse av resultaten och en diskussion avslutar uppsattsen där resultaten av bland annat intevjuerna ställs mot varandra och jämförs. En jämförelse mot fakta finns även med i slutet. Jag har haft svårt att bekräfta källorna i uppsatsen men eftersom jag anser att det är en seriös avhandling som innehåller mycket konkret fakta i form av intervjuer så väljer jag att lita på det som står. Detta var en inspirationskälla för mig när jag skrev essän och jag anser att den var mycket väl formulerad och intressant. Resultaten speglar delvis min bild av ämnet och mina därmed vill jag påstå att jag har tagit lärdom av texten och därmed ämnet jag skriver om i min essä. Jag kan även delvis ge svar på den frågeställning jag ställde i början av essän. Där svaret blir att en heterogen grupp ofta genererar i en mer kreativ grupp till skillnad från en homogen där kreativitet inte är lika högt värderat. Det man måste tänka på när det gäller heterogena grupper är att få kommonikationen att stämma. Jag tror att de olika yrkesgrupperna i en heterogen grupp kan leda till att gruppen hittar skärningspunkter som jag beskrev tidigare, vilket jag anser är mycket intressant. 11
Referenser Litteratur Bo Tonnquist (2008) Projektledning, Bonnier Utbildning, Stockholm Elektroniska källor http://hig.diva-portal.org/smash/get/diva2:120808/fulltext01, Kreativitet som ett resulstat av gruppprocesser Bilder http://kebnekaisegruppen.se/wp-content/uploads/2011/01/nc_evolution_080103_ms.jpg http://iloapp.watchoutconsulting.eu/blog/www?showfile&image=1262521217.jpg 12