1.0 Utkast/Utgåva 1(26) Vägen mot nationellt gemensamma kodverk En förstudierapport utifrån kodverk för yrkeskategorier
1.0 Utkast/Utgåva 2(26) Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 Förslag på nästa steg... 3 1 GEMENSAMMA KODVERK EN PUSSELBIT PÅ VÄGEN MOT ÖKAD INFORMATIONSKVALITET... 5 2 EN FÖRSTUDIE I SYFTE ATT FÅ IGÅNG KONKRET ARBETE... 6 3 HUR SER DET UT IDAG?... 6 3.1 Yrkeskategori och befattning Två olika företeelser... 7 3.2 Yrkeskategori och befattning i nationella register... 8 3.3 Landsting och regioners kodverk för yrkeskategorier... 9 4 VINSTERNA MED ETT NATIONELLT GEMENSAMT KODVERK ÄR MÅNGA!...12 5 ETT NYTT KODVERK KRÄVER EN OMSTÄLLNING...13 6 FÖRSLAG PÅ VÄG FRAMÅT...14 6.1 Ta fram nationellt gemensamma kodverk för yrkeskategorier... 14 6.2 Identifiera och prioritera fler kodverk som ska bli nationellt gemensamma... 15 6.3 Etablera en process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk... 15 6.4 Upprätta en förvaltning av nationellt gemensamma kodverk... 16 6.5 Tillgängliggör kodverken via en nationell terminologitjänst... 16 6.6 Nästa steg... 17 7 BILAGA 1: NATIONELLA KODVERK FÖR YRKESKATEGORI OCH BEFATTNING...18 8 BILAGA 2: ENKÄT TILL LANDSTING OCH REGIONER...21 9 BILAGA 3: FÖRSLAG TILL UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR NÄSTA STEG...23 10 BILAGA 4: UTKAST TILL PROCESS FÖR FRAMTAGANDE OCH KVALITETSSÄKRING AV NATIONELLT GEMENSAMMA KODVERK...25 Versionshistorik Datum Version Utfärdare Förändringsorsak 2018-05-03 0.1 G.S.L. Första utkast 2018-09-19 0.9 KSB Version för granskning av uppdragsgivare samt Inera. 2018-09-27 0.91 C.J. Version för granskning till SoS o EHM 2018-10-16 1.0 C.J. Första version för spridning
1.0 Utkast/Utgåva 3(26) Sammanfattning Kodverk används i vårdinformationssystem som en del i att uppnå en strukturerad och enhetlig vårddokumentation. Att registrera information med hjälp av fördefinierade kodverk är i många fall en förutsättning för olika typer av uppföljning på lokal och nationell nivå. Dock resulterar avsaknaden av nationellt gemensamma kodverk i att det inte är möjligt att överföra information mellan vårdinformationssystem eller till olika nationella register utan att den riskerar att förvanskas på vägen. Informationen kan inte följa patienten på ett säkert sätt och den uppföljning som sker på nationell nivå blir inte tillförlitlig. Landsting och regioner är idag tvungna att på egen hand avgöra vilka kodverk som ska användas vilket är anledningen till dagens stora flora av mer eller mindre överlappande kodverk som hanteras i vårdinformationssystemen. SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation har genomfört en förstudie med syftet att analysera vad det skulle innebära att arbeta mot en mer enhetlig användning av kodverk i Sveriges vårdinformationssystem och nationella register. Som utgångspunkt för analysen valdes de olika kodverk som används för att ange yrkeskategorier. Resultatet presenteras i denna rapport. Förslag på nästa steg I ett läge där många landsting och regioner står inför ett omfattande arbete med att byta vårdinformationssystem är möjligheterna till att göra rätt från början större än på länge. Det finns idag många nationella tjänster att ansluta ett vårdinformationssystem till och många register som efterfrågar information. Dock är dessa inte ensade kring de kodverk som används vilket gör det svårt för landsting och regioner att göra rätt. Detta behöver ändras och tiden är knapp. Det är dags att sätta igång konkret arbete snarast. Att ta fram perfekta kodverk som möter alla behov kommer inte vara möjligt men det är bättre att arbetet görs på ett ställe och inte lokalt i varje landsting och region. Det är även så att en omställning till ett gemensamt kodverk kommer att ta tid men det kan inte vara en anledning till att inte sätta igång arbetet. Målet på sikt bör dock vara att den information som registreras i landstingens vårdsystem automatiskt ska kunna överföras och återanvändas i andra källor och då inte förlora sitt sammanhang eller sin betydelse.
1.0 Utkast/Utgåva 4(26) I kapitel 6 ges en beskrivning av de olika aktiviteter som har identifierats under förstudien som avgörande för en långsiktig hantering av kvalitetssäkrade nationellt gemensamma kodverk. Som ett första steg i detta arbete föreslår SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation att ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier arbetas fram. Innehållet i kodverket bör ta höjd för såväl vårdverksamheternas behov som de behov som finns för uppföljning på lokal och nationell nivå. Arbetet bör drivas av SKL i nära samarbete med Inera och starta så snart som möjligt. Det är även av stor vikt att Socialstyrelsen involveras i arbetet då de dels styr vilka koder som ska användas för yrkeskategorier i patientregistret, dels utvecklar, förvaltar och ger stöd i användningen av nationellt fackspråk. Arbetet med att ta fram ett gemensamt kodverk för yrkeskategorier kommer skapa insikter och lägga grunden för generella processer, metoder och verktyg som kan användas i det fortsatta arbetet med att ta fram och förvalta fler kodverk. I Bilaga 3: Förslag till uppdragsbeskrivning för nästa steg presenteras ett förslag till uppdragsbeskrivning inför nästa steg i arbetet.
1.0 Utkast/Utgåva 5(26) 1 Gemensamma kodverk En pusselbit på vägen mot ökad informationskvalitet I många sammanhang talas det om vikten av att få ordning på begrepp, termer, kodverk, klassifikationer, informationsstruktur, modeller och standarder. Detta är en förutsättning för att informationen ska kunna återanvändas i olika syften, utan att förlora sitt sammanhang eller sin betydelse. Det är också en förutsättning för att uppgifter ska kunna föras över mellan system och tolkas på samma sätt oavsett i vilket system de hamnar. I denna rapport ligger fokus på behovet av nationellt gemensamma kodverk som är en av pusselbitarna för att kunna hålla information med hög kvalitet. Med kodverk avses en fördefinierad uppsättning värden som en användare av ett vårdinformationssystem får välja bland när information ska registreras. Ofta presenteras kodverken som en lista med fasta värden i de olika systemen. Kodverk används även i krav på utdata som ställs av exempelvis register eller nationella tjänster. Ett kodverk kan exempelvis bara omfatta olika typer av vårdkontakter (besök, telefonkontakt etc.) eller olika yrken som en anställd inom hälso- och sjukvården kan ha (dietist, läkare, sjuksköterska etc.). För en mer detaljerad beskrivning av vad som avses med exempelvis begreppen kodverk, kod och värde se dokumentet Arkitektur och Regelverk Definition av kodverk och klassifikation.pdf 1 som tagits fram av Inera. Dock bör noteras att det på sikt inte kommer räcka att enbart fokusera på att arbeta mot nationellt gemensamma kodverk. All vårdinformation registereras inte med hjälp av koder utan det kommer även krävas någon typ av gemensamma kliniska modeller/informationsstukturer/byggblock (de olika benämningarna är många) i vilka kodverk utgör en del. Ju närmare en enhetlig syn på begrepp, kodverk och struktur mellan överföringsformat och vårddokumentation man kommer, desto högre är chansen att informationskvaliteten bibehålls på vägen mellan olika system. Dock är det endast kodverk som är i fokus i denna rapport. 1 https://www.inera.se/globalassets/digitalisering/digitalisering/interoperabilitet/semantiskinteroperabilitet/kodverksforvaltning/defintioner_kodverk_och_klassifikationer.pdf
1.0 Utkast/Utgåva 6(26) 2 En förstudie i syfte att få igång konkret arbete Behovet av nationellt gemensamma kodverk har påpekats under flera år och i flera sammanhang. Varje gång en ny nationell tjänst eller ett register ska utvecklas som efterfrågar information från vårdinformationssystemen uppstår behovet av att återanvända befintliga kvalitetssäkrade kodverk och strukturer. Idag står vi i ett läge där många landsting och regioner ska byta vårdinformationssystem vilket resulterar i att behovet nu är mer akut än tidigare. En sammanställning av de kodverk som landsting och regioner idag behöver förhålla sig till från nationell nivå har gjorts inom SUSSAgruppen. Denna presenterades för SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation som fattade beslutet att starta den förstudie vars resultat presenteras i denna rapport. Att göra en genomgång av alla nationella kodverk är ett mycket omfattade arbete och är inget som kan göras som en enskild aktivitet vid sidan om annat arbete kring informationsstruktur. Kodverken är en del i en större helhet och för att få dem korrekta och användbara behöver de tas fram i ett större sammanhang. Dock ser Sveriges kommuner och landsting (SKL) att arbetet behöver börja i någon ände för att successivt identifiera vad som behöver göras och på vilket sätt. Med anledning av detta fick förstudien i uppdrag att fokusera på de kodverk som idag används för att hålla information om yrkeskategorier. Syftet med förstudien var att beskriva vad dagens hantering av kodverk får för konsekvenser i landsting och regioner, samt vad det skulle innebära att arbeta mot en mer enhetlig användning av kodverk i Sveriges vårdinformationssystem och nationella register. Trots att arbetet endast analyserar kodverk för yrkeskategorier i detalj bör det vara möjligt att identifiera lämpliga metoder och verktyg som är gemensamma oavsett vilket kodverk som behöver vara nationellt gemensamt. Förhoppningen är att resultatet som presenteras i denna rapport kan användas som underlag till arbete med att fylla en nationell terminologitjänst med ett kvalitetssäkrat innehåll som är nationellt gemensamt. 3 Hur ser det ut idag? Idag är det upp till varje landsting och region att utreda vilka koder som ska användas för att ange den yrkeskategori som en person ska tillhöra. Utöver att information om yrkeskategori behövs i de olika vårdinformationssystemen för bland annat lokal behörighetsstyrning och uppföljning, är landsting och regioner ålagda att överföra information om yrkeskategori till diverse nationella register som grund för uppföljning. Dock ställer olika nationella aktörer olika krav avseende vilket kodverk som ska följas. I vissa fall använder de nationella aktörerna olika kodverk för samma ändamål och i andra fall samma kodverk till olika ändamål.
1.0 Utkast/Utgåva 7(26) 3.1 Yrkeskategori och befattning Två olika företeelser Tidigt under förstudien konstaterades att det inte är möjligt att titta på kodverk för yrkeskategorier utan att även reda ut hur yrkeskategorier förhåller sig till befattningar. Idag sker ofta en sammanblandning av dessa begrepp vilket leder till otydligheter och förvirring. Detta blir tydligt när man tittar på innehållet i de olika kodverk som används för att ange yrkeskategorier och/eller befattningar. I Nationalencyklopedin står följande: Yrke - typ av arbete som man kan försörja sig på och som kräver vissa särskilda kunskaper Befattning - anställning som är inrättad för viss funktion inom myndighet, organisation, företag Rikstermbanken har följande definitioner: Reglerat yrke - yrkesverksamhet där det genom lagar eller andra författningar direkt eller indirekt krävs bestämda yrkeskvalifikationer för tillträde till eller utövande av verksamheten eller någon form av denna Befattning - ställning i en verksamhet som innebär vissa befogenheter och ett visst ansvar Definitionerna ovan visar att yrke avser typ av arbete som ställer särskilda krav och kompetens hos individen medan befattning speglar funktion och ställning hos individen i en organisation. Under förstudien har det framkommit att det kommer vara nödvändigt att framöver hålla isär dessa två om man ska få fram kodverk med ett entydigt innehåll. Av denna anledning diskuteras både kodverk för yrkeskategorier och kodverk för befattningar i resten av denna rapport. Även kodverk för roller som en användare kan anta i ett system ligger nära kodverk för yrkeskategorier och befattningar. Dock har roller inte ingått som en del av detta arbete. En inventering av de kodverk som idag används för att beskriva yrkeskategorier och befattningar visar att innehållet i dem varierar såväl mellan de som används av de nationella aktörerna (t.ex. myndigheter, SKL och Inera) som mellan de som används av de olika landstingen. I kommande avsnitt ges en beskrivning av hur det ser ut.
1.0 Utkast/Utgåva 8(26) 3.2 Yrkeskategori och befattning i nationella register I Bilaga 1 finns en genomgång av de nationella register som landsting och regioner behöver överföra information till. Inventeringen visar att det finns flera kodverk för yrkeskategori/befattning som ett enskilt landsting kan välja att använda i sitt vårdinformationssystem. Tabellerna nedan visar ett exempel på hur olika kodverk kan vara utformade. Av exemplet framgår att vissa värden är samma men har olika koder, vissa koder är samma men har olika värden, vissa värden finns i ena men inte i det andra osv. Vid en jämförelse av innehållet i de nationella kodverken kan bland annat följande konstateras: Kodverken omfattar yrken så väl som befattningar vilket medför att syftet med de olika kodverken varierar (se avsnitt 3.1). En skillnad som kan ses mellan kodverk för yrken och befattningar är att detaljeringsgraden är högre i kodverken för befattningar än de är i kodverken för yrken. Tydliga exempel på detta är läkare och sjukköterskor. För läkare beskrivs indelningen av värden i olika steg från ej legitimerad, annan till överläkare, men även värdena distriktsläkare/specialist allmänmedicin, skolläkare och företagsläkare ingår. För sjuksköterskor finns värdena sjuksköterska, allmän och sjuksköterska, annan specialistinriktning samt värden för många olika specialinriktningar t.ex. anestesisjuksköterska, röntgensjuksköterska och psykiatrisjuksköterska.
1.0 Utkast/Utgåva 9(26) Beskrivningarna stämmer inte överens mellan SKL:s kodverk för arbetsidentifikation, AID, och Ineras kodverk för befattningar. Själva koderna i kodverken stämmer inte alltid överens kodverken emellan. Ett exempel på undantag är legitimerade yrken på Socialstyrelsen och på Inera, där koderna överensstämmer för de värden som finns med i båda kodverken. Det som just nu är särskilt viktigt att notera är att det pågår ett arbete på Socialstyrelsen med att ta fram ett nytt kodverk för yrkeskategorier för patientregistret. Detta kodverk kommer enligt författning att behöva följas vid rapportering till patientregistret vilket ytterligare förstärker vikten av att det utformas på ett sätt som fungerar för landsting och regioner. 3.3 Landsting och regioners kodverk för yrkeskategorier För att ta del av hur koder för yrkeskategorier används i olika landsting togs en enkät (se Bilaga 2: Enkät till landsting och regioner) fram under förstudien. Enkäten bestod av frågor om kodverk för yrkeskategorier i vårdinformationssystemen, mappning till nationell statistik, vad det skulle innebära att ha ett nationellt gemensamt kodverk och om man nationellt bör driva arbete mot gemensamt och enhetligt kodverk för yrkeskategorier. Enkäten skickades ut till åtta landsting och regioner, som till stor del har olika vårdinformationssystem. Samtliga tillfrågade landsting besvarade enkäten. Enligt svaren på enkäten så hanterar alla de tillfrågade landstingen och regionerna kodverk för yrkeskategorier i sina respektive vårdinformationssystem. Inget kodverk är likt någon annans, men det finns ett antal värden som är gemensamma för alla. Ett par av vårdinformationssystemen hanterar flera snarlika kodverk för yrkeskategorier. Dessa används då i olika syften och fyller därmed olika funktioner i systemet.
1.0 Utkast/Utgåva 10(26) 3.3.1 Kodverkens utformning Ska ett landsting välja Socialstyrelsens legitimerade yrkesgrupper och komplettera med andra nödvändiga värden, Ineras kodverk för befattningar, utarbeta ett eget kodverk utifrån SKL:s VI2000-rapportering eller ska de skapa något helt eget där det både finns yrkeskategorier och annan information som är användbar i systemet? Möjligheterna till kreativitet är många vilket också är anledningen till att innehållet i de lokala kodverken idag skiljer sig åt, inget kodverk stämmer överens med någon annans. Ett av de landsting som har svarat på enkäten har baserat sitt kodverk för yrkeskategorier på AID 2, ett annat landsting på KVÅ 3 och ett tredje på HoSp 4. Ett av landstingen har hämtat befattningar från HSA 5 katalogen. En del värden återkommer i allas kodverk, för en del skiljer sig detaljeringsnivån åt och i vissa fall så har olika begrepp hamnat i samma kodverk, t.ex. sjuksköterska och sjuksköterska akuten. I flera kodverk finns värden som delvis eller inte alls speglar vare sig yrke eller befattning, men som är bra att ha lokalt eller behövs för att få det att fungera i systemet. Såväl antalet värden per kodverk, hur långt ett värde kan vara varierar mellan de olika kodverken landsting och regioner använder. Det är även vanligt förekommande att kodverken omfattar värden som inte kan betraktas som yrke eller befattning, t.ex. Team inkl. läkare, Övrig vårdgivare, Används för överflyttning, Läkarbesök på vårdcentralsjour och Blodbrev. En anledning till detta att det ser ut som det gör är att kodverken är framtagna med olika syften och fyller olika funktioner i systemen. Men även det faktum att det inte finns något nationellt gemensamt är en stark bidragande faktor till att alla hittar på egna kodverk som möter de lokala behoven. Inget av kodverken i landstingen/regionerna följer ett nationellt kodverk fullt ut. 2 https://skl.se/arbetsgivarekollektivavtal/lonebildning/arbetsidentifikationaid.157.html 3 http://www.socialstyrelsen.se/klassificeringochkoder/atgardskoderkva 4 http://www.socialstyrelsen.se/register/verksamhetpersonal/legitimeradpersonal(hosp) 5 https://www.inera.se/tjanster/
1.0 Utkast/Utgåva 11(26) 3.3.2 Kodverkens användning Landstingens kodverk används till allt ifrån att styra behörigheter och funktioner i vårdinformationssystemen till att följa upp olika typer av statistik såväl lokalt som nationellt. Som exempel används yrkeskategori till att styra vem som är behörig att ordinera och förskriva läkemedel i ett system, som en parameter som kan filtrera en viss vy i systemet, som en parameter i framtagande av statistik eller som en central uppgift i bokning av besök. Registrering av yrkeskategori sker en gång i samband med att användaren skapas i systemet. Detta gäller alla system utom ett, där det inte finns något separat kodverk för yrkeskategorier inlagt i systemet. Istället har man gjort en work around för att lösa registrering av yrkeskategori. 3.3.3 Mappning till krav från nationella register Analysen av de nationella och lokala kodverken för yrkeskategori visar tydligt att det idag finns en samling av olika kodverk med mer eller mindre samma tänkta användningsområde. Om något ytterligare register eller annan mottagare önskar information om yrkeskategori från vårdinformationssystemen framöver är sannolikheten stor att ytterligare en variant tas fram eftersom det saknas en tydlighet kring vilket kodverk som ska användas när. Denna hantering av olika kodverk för samma typ av innehåll men med olika syften, leder till att den information som registreras behöver mappas för att möta de krav på utdata som ställs på landsting och regioner. Hos vissa landsting och regioner sker mappningen i samband med att informationen lagras, hos andra sker en manuell mappning när informationen plockas ut från systemet. Oavsett metod så riskerar mappningen att leda till att informationen förvanskas på vägen till en extern källa vilket i sin tur exempelvis leder till att statistik inte blir tillförlitlig eller jämförbar. Det är många i landsting och regioner som gör sitt bästa för att få en så korrekt mappning som möjligt men man kan inte trolla med den information som är lagrad i systemet. Risken att olika landsting mappar på olika sätt är stor.
1.0 Utkast/Utgåva 12(26) 4 Vinsterna med ett nationellt gemensamt kodverk är många! Att som idag behöva mappa redan registrerad information till krav på utdata som skiljer sig avseende struktur och innehåll minskar informationskvaliteten och ökar den administrativa bördan. Nationellt gemensamma kodverk är alltså en av pusselbitarna som behöver komma på plats för att ett kvalitetssäkrat informationsutbyte ska bli verklighet. Ska informationen om vården av en patient finnas där och när den behövs, oavsett var patienten befinner sig, måste dokumentationen bli mer enhetlig. Detta kräver i sin tur att det finns nationellt överenskomna strukturer och kodverk att förhålla sig till. Enligt de enkätsvar som inkommit under förstudien anser flera landsting och regioner att nationellt gemensamma kodverk skulle ge vinster. Alla respondenter anser att ett nationellt arbete ska drivas mot gemensamma och enhetliga kodverk för yrkeskategorier och befattningar. Citaten nedan är hämtade från enkätsvaren. Idag är det är väldigt komplext att förstå kopplingar och varianter i olika system. Det blir rörigt när olika system benämner samma eller liknande saker på olika sätt som titel / yrkesroll / yrkeskategori / yrkesgrupp / befattning / etikett m.m. Ett kodverk för yrkeskategorier medför standardisering, jämförbarhet, kommunicerbarhet och i slutänden patientsäkerhet. Att ha ett kodverk kan öka förutsättningarna att vi mäter samma saker på samma sätt. Nationella jämförelser bör bli mer korrekta om alla regioner/landsting har samma kodverk att förhålla sig till. Vinsterna med att gå mot mer entydiga och kvalitetssäkrade kodverk är många. I grunden handlar det om att få bättre kvalitet i den information som hanteras i vårdinformationssystemen och att informationen blir mer enhetlig över system- och vårdgivargränser. Detta skulle skapa förutsättningar för tillförlitliga och patientsäkra systemstöd, sänka förvaltningskostnader och möjliggöra analys och uppföljning av hög kvalitet.
1.0 Utkast/Utgåva 13(26) Mer tillförlitlig och patientsäker systemfunktionalitet Genom att ha ett entydigt och kvalitetssäkrat kodverk för yrkeskategorier skulle det bli lättare för en användare av ett vårdinformationssystem att veta hur kodverket skulle användas. Risken för felanvändning skulle minska och kvaliteten på det som registreras i systemen skulle öka. Detta i sin tur skulle medföra att den systemfunktionalitet som styrs av koderna blir mer tillförlitlig och patientsäker. Sänkta förvaltningskostnader Ett gemensamt kodverk skulle sannolikt kräva mindre underhåll då det skulle ske på ett ställe och inte i varje landsting och region. Det skulle även leda att arbetsinsatsen för att plocka ut informationen från vårdinformationssystemen för exempelvis rapportering till nationella register skulle minska. Ökad kvalitet i analys och uppföljning Med tanke på situationen idag då det ständigt sker mappning mellan olika kodverk, att kodverk används till annat än vad det egentligen är avsett för samt att det saknas en tydlighet kring vad som är yrkeskategori och vad som är befattning så skulle ett entydigt och gemensamt kvalitetssäkrat kodverk kraftigt öka kvaliteten i uppföljning på lokal och nationell nivå. 5 Ett nytt kodverk kräver en omställning Oavsett vilken angreppssätt som tas när ett gemensamt kodverk arbetas fram kommer någon typ av omställning krävas hos alla de aktörer som idag hanterar ett kodverk för yrkeskategorier. Kodverken i vårdinformationssystemen behöver förändras vilket i sin tur leder till att berörd systemfunktionalitet inklusive mappningsfiler behöver uppdateras. I de fall som koderna används för uppföljning, såväl regionalt som nationellt, kommer en omställning till ett nytt kodverk försvåra jämförelser över en period som spänner över den tidpunkt då bytet från ett kodverk till ett annat skedde. Historisk data kommer använda ett kodverk medan ny data använder ett annat. Med detta som bakgrund kommer en omställning till ett gemensamt kodverk att ta tid. Det kommer inte vara möjligt att göra snabba förändringar i nationella register (som dessutom i vissa fall behöver föregås av föreskriftsändringar). Istället behöver det finnas en långsiktighet i arbetet mot gemensamma kodverk och en vilja hos landsting, regioner och nationella aktörer att sträva mot mer enhetliga kodverk för att successivt minska behovet av lokala mappningar och samtidigt öka informationskvaliteten. Enligt de enkätsvar som inkom under förstudien finns det en samstämmighet kring att de långsiktiga fördelarna med ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategori överväger den kostnad som en omställning skulle kräva.
1.0 Utkast/Utgåva 14(26) 6 Förslag på väg framåt Som tidigare nämnts så står många landsting och regioner inför ett omfattande arbete med att byta vårdinformationssystem. De nya systemen som ska införas är till en början tomma och möjligheterna till att göra rätt från början är större än på länge. Nya mallar ska skapas, användare ska registreras och diverse processer ska beskrivas. I det här läget är det många som efterfrågar nationellt gemensamma processer, strukturer och kodverk. Tiden är knapp och det är dags att sätta igång konkret arbete snarast. Baserat på förstudiens resultat bedömer SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation att följande aktiviteter behöver göras på vägen mot ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier samt i förlängningen mot fler gemensamma kodverk. 6.1 Ta fram nationellt gemensamma kodverk för yrkeskategorier Förstudien har visat att det är en skillnad på yrkeskategorier och befattningar. De har olika syften och mål. För att en hög informationskvalitet ska nås framöver är det viktigt att dessa hålls isär. För nationell uppföljning bör ett kodverk för yrkeskategorier finnas som alla kan förhålla sig till. I dagsläget finns kodverk för befattningar i form av AID samt Ineras kodverk för befattningar och är därför inget som behöver prioriteras i dagsläget. Befattningar tillhör dessutom, enligt slutsatser som dragits under förstudien, i större utsträckning den enskilda organisationen. SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation föreslår att ett arbete initieras med målet att ta fram ett kvalitetssäkrat och förankrat kodverk för yrkeskategorier. Kodverket som tas fram bör utgå från verksamhetens behov och gällande lagkrav samt ta höjd för övriga krav som ställs på utdata från landsting och regioners vårdinformationssystem så som exempelvis krav från VI2000. Arbetet bör sättas igång så snart som möjligt. Det bör drivas av SKL och ske i nära samarbete med Inera. Både SKL och Inera ser stora vinster med att samarbeta i denna typ av arbete och föreslår att arbetet med yrkeskategorier utgör ett första steg mot att etablera en innehållsförvaltning. Det är även av stor vikt att Socialstyrelsen involveras i arbetet då landsting och regioner framöver kommer vara skyldiga enligt lag att rapportera yrkeskategorier till patientregistret enligt ett visst kodverk. De krav Socialstyrelsen ställer behöver därmed utgöra en grund i ett nationell gemensamt kodverk. Socialstyrelsens deltagande är även viktigt då de utvecklar, förvaltar och ger stöd i användningen av nationellt fackspråk. I Bilaga 3 ges en mer detaljerad beskrivning av hur detta arbete bör utformas som kan utgöra grunden i en kommande uppdragsbeskrivning.
1.0 Utkast/Utgåva 15(26) 6.2 Identifiera och prioritera fler kodverk som ska bli nationellt gemensamma Som nämnts i tidigare så utgör yrkeskategori och befattningar endast en bråkdel av den totala mängd kodverk som hanteras i vårdinformationssystemen idag. För att få fart i arbetet bör fler kodverk som behöver vara nationellt gemensamma identifieras och prioriteras. En prioritering bör ta höjd för antalet olika krav på utdata som finns för respektive kodverk. Finns det exempelvis flera olika varianter av vårdkontakttyper som landsting och regioner behöver förhålla sig till kanske det är ett kodverk som borde få hög prioritet. 6.3 Etablera en process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk För att arbeta mot en situation där nationellt gemensamma och kvalitetssäkrade kodverk finns tillgängliga behöver en generell process etableras för framtagande, kvalitetssäkring och förankring av innehållet i dem. I arbetet med kvalitetssäkring behövs även ett regelverk med hänsyn tagit till exempelvis syntaktiska och semantiska aspekter. Det är av största vikt att arbete med framtagande av kodverk, användning av kodverk, eventuell mappning av data samt hantering i datalager och export av data sker på ett systematiskt och kvalitetssäkrat sätt. Alla dessa led behöver fungera för att skapa information som bibehåller sitt sammanhang och sin betydelse. Till att börja med behöver en konsensus finnas kring vad ett kodverk är och vad det bör omfatta. Förslaget från förstudien är att den kommande utvecklingen bör utgå från att ett nationellt gemensamt kodverk: har ett tydligt syfte avser ett tydligt avgränsat begreppsområde innehåller koder för allt en vårdverksamhet behöver registrera och allt som behöver kunna följas upp inom begreppsområdet, men inget utanför begreppsområdet innehåller värden som inte överlappar med varandra eller lämnar luckor inom begreppsområdet har tagit hänsyn till andra intressenters kunskap och synpunkter är förankrat hos berörda intressenter
1.0 Utkast/Utgåva 16(26) Även om en enklare lösning där inte alla punkter ovan uppfylls, i många fall är tilltalande så anser SKL:s stödfunktion att arbetet med nationellt gemensamma kodverk måste sträva mot att tillhandahålla entydiga och kvalitetssäkrade kodverk. Om arbetet inte har det kravet på sig kommer det fortsätta att lappas och lagas och nya problem kommer dyka upp. I Bilaga 4: Utkast till process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk finns ett utkast till en process från det att behov av ett nationellt gemensamt kodverk har identifierats till dess att kodverket hanteras i en aktiv förvaltning. Dessa steg bör testas och vidareutvecklas i det fortsatta arbetet. 6.4 Upprätta en förvaltning av nationellt gemensamma kodverk När en första version av ett kodverk beslutats och överlämnats till en förvaltande organisation måste innehållet kontinuerligt utvecklas enligt ett fastställt regelverk. Även om framtagandeprocessen säkerställer kvalitet kommer kodverken troligtvis behöva revideras allt eftersom förutsättningarna förändras. En förvaltningsorganisation måste etableras och bemannas med ett långsiktigt perspektiv. Förutom processer för framtagande, kvalitetssäkring och förvaltning så kommer det behövas olika typer av stöd till landsting och regioner när kodverken ska användas i vårdinformationssystemen. Även detta skulle kunna vara något som en förvaltningsorganisation tillhandahåller. SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation tillsammans med representanter från Ineras kodverksförvaltning samt från Ineras arbete med en nationell terminologitjänst ser förvaltningen av kodverkens innehåll som en viktig och avgörande del. Dock har det inte funnits utrymme under förstudien att analysera vilken organisation som ska ansvara för förvaltningen. Det troliga är att olika kodverk kommer förvaltas av olika organisationer eftersom det redan ser ut så idag då Socialstyrelsen har i uppdrag att förvalta Nationellt fackspråk. Det är dock av stor vikt att processer för kvalitetssäkring och förankring av kodverk (och andra informationsresurser) säkerställer att kodverken tas fram med ett brett perspektiv. Risken är annars att vi fortsätter att ha en situation där de nationella kodverken inte fungerar i ett större sammanhang och därför behöver justeras och/eller kompletteras. Förvaltningen kommer därmed i många fall att kräva ett samarbete mellan olika nationella aktörer och landsting, regioner och i förlängningen även kommuner. 6.5 Tillgängliggör kodverken via en nationell terminologitjänst När ett kodverk väl är framtaget, kvalitetssäkrat och förankrat behöver detta vara tillgängligt och kunna hämtas för att användas i olika IT-system. Under lång tid har en tjänst som tillhandahåller kodverk efterfrågats. Utveckling av en nationell terminologitjänst pågår på Inera och även Socialstyrelsen arbetar med att kunna tillgängliggöra de olika delarna i Nationellt fackspråk på ett ändamålsenligt sätt.
1.0 Utkast/Utgåva 17(26) Det fortsatta arbetet med att ta fram kodverk ska självklart ske tillsammans med utvecklingen av den infrastruktur som behövs för att få ut kodverken i praktisk användning. Nära samarbete pågår mellan SKL och Inera kring dessa frågor och är en naturlig del även i nästa steg av arbetet. 6.6 Nästa steg Som beskrivs i avsnitt 6.1 föreslår SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation att ett arbete initieras med målet att ta fram ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier. Arbetet bör drivas av SKL i nära samarbete med Inera. Även Socialstyrelsen bör involveras. Ett förslag på uppdragsbeskrivning finns i Bilaga 3: Förslag till uppdragsbeskrivning för nästa steg som beskriver utförligare mål, resurser, tidplan och finansiering med arbetet.
1.0 Utkast/Utgåva 18(26) 7 Bilaga 1: Nationella kodverk för yrkeskategori och befattning Nedan följer en sammanfattning av de kodverk som identifierades i inventeringen av nationella kodverk för yrkeskategorier. Inventeringen av nationella kodverk för yrkeskategorier har i första hand skett genom att ta del av information från de olika myndigheterna och organisationernas hemsidor. Kompletterande frågor har ställts till Inera. Ett möte för erfarenhetsutbyte och vidare samarbete har ägt rum tillsammans med Socialstyrelsen utifrån att de håller på att ta fram ett kodverk för yrkeskategorier med anledning av utökad rapporteringsskyldighet i Patientregistret. Statistiska centralbyrån Statistiska centralbyrån har en standard för svensk yrkesklassificering SSYK 6, som är ett system för att gruppera individers yrken eller arbetsuppgifter. SSYK utgår från en internationell standard och används inom arbetsmarknads- och individstatistik. Ingen OID 7 -serie för identifiering av SSYK finns på hemsidan. Socialstyrelsen Socialstyrelsen har ett kodverk för de yrken inom hälso- och sjukvård som har legitimationskrav. Kodverket används i Registret över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal (HoSp 8 ) och ligger till grund för upplysning om hälso- och sjukvårdspersonalen till apotek, arbetsgivare och allmänhet, samt för tillsyn från myndigheten. Socialstyrelsen har även koder för yrkeskategorier i Klassifikation av vårdåtgärder (KVÅ 9 ). 6 http://www.scb.se/dokumentation/klassifikationer-och-standarder/standard-for-svenskyrkesklassificering-ssyk/ 7 Object identifier (OID) är avsedd som en standard för identifiering av objekt. Systemet har egenskaper som gör det möjligt att identifiera vem som ansvarar för och förvaltar exempelvis ett kodverk eller en terminologi som används i informationssystem. 8 http://www.socialstyrelsen.se/register/verksamhetpersonal/legitimeradpersonal(hosp) 9 http://www.socialstyrelsen.se/klassificeringochkoder/atgardskoderkva
1.0 Utkast/Utgåva 19(26) Utöver detta håller Socialstyrelsen på att ta fram ett kodverk för yrkeskategorier med anledning av utökad rapporteringsskyldighet till Patientregistret för andra personalkategorier inom psykiatrin än läkare. Landsting och regioner kommer därmed vara tvungna att kunna rapportera enligt detta kodverk eftersom rapportering till Patientregistret är författningsstyrt. Socialstyrelsen har en OID-serie för identifiering av sina kodverk och där ingår HoSp och KVÅ. Sveriges Kommuner och Landsting Sveriges kommuner och landsting (SKL) har ett kodverk, Arbetsidentifikation kommuner och landsting (AID 10 ) som är ett system för gruppering av arbetsuppgifter. AID är avsett för att kunna analysera lönebildning på central och lokal nivå samt att ge underlag för viss planering. SKL har även ett kodverk för yrken som är anpassat till insamling av nationell produktionsstatistik av vårdkontakter, VI 2000, (se avsnitt 3.2) Ingen OID-serie finns för identifiering av kodverken hos SKL. Inera Inera har ett kodverk, Befattningar 11, som beskriver arbetsområden. Innehållet utgör en delmängd av det fullständiga kodverket från SKL Arbetsidentifikation kommuner och landsting (AID). Inera har ett kodverk för legitimerad yrkesgrupp 12. Innehållet motsvarar Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal med tillägg av värden för begränsade legitimationer för EU/EES. Används i HSA katalogen. 10 https://skl.se/arbetsgivarekollektivavtal/lonebildning/arbetsidentifikationaid.157.html 11 https://www.inera.se/globalassets/tjanster/katalogtjanst-hsa/dokument/hsakodverk/hsa_innehall_befattning_version_3.4_2017-10-17.pdf 12 https://www.inera.se/globalassets/tjanster/katalogtjanst-hsa/dokument/hsakodverk/hsa_innehall_legitimerad_yrkesgrupp_version_3.5_2017-04-20.pdf
1.0 Utkast/Utgåva 20(26) Inera har även ett annat kodverk med yrkeskoder, Yrkeskod 13. Innehållet motsvarar Socialstyrelsens register över legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal med tillägg av värden för undersköterska, teampersonal inkl./utan läkare samt övrig personal. Används för utomlänsfakturering. Inera har en OID-serie och där ingår en OID för legitimerad yrkesgrupp. Övriga nationella aktörer Vid inventeringen av nationella kodverk för yrkeskategorier/befattning framkom det även att kodverk används av andra nationella aktörer än den ursprungliga. Dessutom har innehållet ändrats i form av att värden lagts till eller beskrivningar för värden har ändrats samt att koder har ändrats. 13 https://www.inera.se/globalassets/tjanster/katalogtjanst-hsa/dokument/hsa- kodverk/hsa_innehall_legitimerad_yrkesgrupp_version_3.5_2017-04- 20.pdfhttps://www.inera.se/globalassets/tjanster/katalogtjanst-hsa/dokument/hsakodverk/hsa_innehall_legitimerad_yrkesgrupp_version_3.5_2017-04-20.pdf
1.0 Utkast/Utgåva 21(26) 8 Bilaga 2: Enkät till landsting och regioner Frågor om kodverk för yrkeskategorier 1. Finns kodverk för yrkeskategorier i ert journalsystem/patientadministrativa system? Om ja, har ni totalt sett ett eller flera kodverk för yrkeskategori? Beskriv kortfattat Vad är syftet med kodverket/vad används kodverket till? Vilka värden (t.ex. arbetsterapeut) omfattar kodverket för yrkeskategorier? Innehåller kodverket fördefinierade värden i form av textuell beskrivning Hur många tecken kan värdet maximalt innehålla? Finns en kod kopplad till respektive värde? Är koden numerär eller textuell? Hur många tecken kan koden maximalt innehålla? Hur används kodverket av användaren? 2. Finns ett separat kodverk för befattningar i ert journalsystem/patientadministrativt system? Beskriv kortfattat. 3. Finns andra liknande kodverk i ert journalsystem/patientadministrativa system? Beskriv kortfattat. 4. Mappar ni idag värdena vid nationell rapportering? Om ja, beskriv kortfattat hur detta går till. 5. Vad skulle det innebära för er att få ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier att förhålla sig till? Beskriv gärna positiva och negativa konskevenser. I journalsystemet I hanteringen inför nationell rapportering
1.0 Utkast/Utgåva 22(26) I hanteringen mot vårdverksamheten Ekonomiskt (exempel på vad som skulle kosta pengar) 6. Anser ni att man nationellt ska driva arbete mot gemensamma och enhetliga kodverk av denna typ? Motviera gärna.
1.0 Utkast/Utgåva 23(26) 9 Bilaga 3: Förslag till uppdragsbeskrivning för nästa steg Nedan ges en beskrivning av vad ett arbete med att ta fram ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier bör omfatta. Texten bör utgöra grunden i en uppdragsbeskrivning för nästa steg i arbetet. Mål med arbetet Arbetet med att ta fram ett kodverk för yrkeskategorier förväntas resultera i följande. Ett kodverk för yrkeskategorier som är förankrat i landsting och regioner och klart att publicera i en nationell terminologitjänst En beskrivning av en process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk och andra informationsresurser En beskrivning av insikter som arbetet har medfört och som är av vikt inför kommande arbete med nationellt gemensamma kodverk och andra informationsresurser Tidplan SKL:s stödfunktion för strukturerad vårdinformation föreslår att arbetet startar i november 2018 under förutsättning att resurser finns tillgängliga. Det är viktigt att arbetet startar så snart som möjligt, dels för att Socialstyrelsen ska fastställa sina krav, dels för att generella processer, metoder och verktyg behöver komma på plats för att kunna fortsätta arbetet mot fler nationellt gemensamma kodverk. När arbetet beräknas vara klart är inte möjligt att avgöra förrän tillgången till nödvändiga resurser är säkrad. Resurser För att ta fram ett nationellt gemensamt kodverk för yrkeskategorier uppskattas att följande resurser behövs: Utredare från SKL:s stödfunktion för strukturerad vårddokumentation som driver arbetet Terminolog som ansvarar för att kodverkets omfattning och innehåll blir tydligt avgränsat och definierat Representant från Ineras arbete med en nationell terminologitjänst som ansvarar för att förbereda för att kunna publicera kodverket i terminologitjänsten
1.0 Utkast/Utgåva 24(26) Representant från Socialstyrelsens arbete med yrkeskategorier i patientregistret I arbetet behöver bl.a. följande kontakter etableras: Nationellt fackspråk på Socialstyrelsen VI2000 på SKL Representanter från landsting och regioner som kan kvalitetssäkra kodverkets innehåll i en första vända innan det går ut på bred remiss Finansiering Resursberäkning och finansieringen får diskuteras med uppdragsgivaren och specificeras i beslutad uppdragsbeskrivning.
1.0 Utkast/Utgåva 25(26) 10 Bilaga 4: Utkast till process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk Nedan presenteras ett utkast till en process för framtagande och kvalitetssäkring av nationellt gemensamma kodverk. Utkastet baseras primärt på de diskussioner som förts under förstudiens gång. Ett samarbete med Ineras arbete med en nationell terminologitjänst har etablerats i förstudiens slutskede. En process likt den nedan är den centrala delen i ett fortsatt gemensamt arbete. Processen kommer därför vidareutvecklas och förfinas i nästa steg av arbetet. Bestäm ägare/förvaltare Det är viktigt att redan tidigt i processen utse vem som ska äga respektive förvalta kodverket. Ett ägarskap innebär ett ansvar för att säkerställa kontinuerlig kvalitet i kodverket. Det troliga är att olika kodverk kommer förvaltas av olika organisationer. Sätt ramarna för kodverket Till att börja med är det viktigt att sätta ramarna för det tänkta kodverket. Dels genom att tydliggöra dess syfte, dels genom att visa på dess relation till, och avgränsning mot andra, närliggande kodverk. För att kunna göra det kan det vara lämpligt att det begreppsområde som kodverken avser omfatta placeras in i en begreppsmodell. En definition eller entydig beskrivning tillsammans med de behov som ska mötas sätter ramarna för vad ett kodverk ska omfatta. Det är viktigt att ta med både behov från vårdverksamhet där inmatning ska göras och från de register som vill kunna ta ut data inom begreppsområdet. Redan i detta steg bör berörda intressenter engageras för att enas om ramarna. Samla innehåll Nästa steg blir att inventera vilka kodverk som redan finns framtaget Internationellt, nationellt och/eller i landsting/regioner inom det begreppsområde som kodverket avses täcka. Det finns mycket gjort och det bör återanvändas eller vidareutvecklas i så stor utsträckning som möjligt för att undvika onödigt arbete. I de fall det inte finns något att utgå ifrån får ett kodverk utvecklas utifrån de behov som har identifierats.
1.0 Utkast/Utgåva 26(26) Utveckling av kodverk behöver ske i samverkan mellan nationella parter samt i samverkan med landsting, regioner och i förlängningen även kommuner. Kvalitetssäkra innehåll och sätt kodverkets terminologi Vid en inventering av befintliga kodverk är risken stor att innehåll som inte ligger inom det tänkta kodverkets ramar kommer med. Som nämnts tidigare så är det av stor vikt att ett kodverks innehåll är entydigt. Varje värde måste därför beskrivas stämmas av mot det uppsatta syftet och mot definitionen av de begreppsområde som kodverket avser omfatta. Dessutom måste varje värde benämnas för att tydliggöra vad det täcker. En metod för benämning och definition av kodverkets värden måste tas fram. Varken definition eller benämning får överlappa med andra värden inom samma kodverk. Förankra När ett innehåll tagits fram enligt denna process behöver det skickas på remiss till berörda intressenter. Målet är att säkerställa dels att kodverket uppfyller intressenternas behov av vad som behöver registreras respektive hämtas ut inom begreppsområdet, dels att benämningarna på värdena inom kodverket blir så intuitiva som möjligt. Remissrundan kan behöva upprepas för att finjustera innehållet i kodverket. Fatta beslut När processen upprepats tills ett stabilt innehåll uppnåtts tas kodverket upp för beslut. När kodverket beslutats tillgängliggörs det i lämpligt format och överlämnas till förvaltning. Överlämna till förvaltning Kodverket överlämnas till förvaltning när det har beslutats och godkänts enligt kriterier som satts upp för att ett kodverk ska kunna tillgängliggöras som nationellt gemensamt.