Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 29 april kl. 18:00 Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden Föredraganden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Information om LEDET Processamordnare Bertil Nylén 5. Information om budgetunderskott Dnr 2013/ULN067 dpl 821 6. Ansökan från Lilla Edets MCK Dnr 2008/ULN050 dpl 805 7. Tillägg till dokumenthanteringsplanen om sociala medier Dnr 2005/ULN235 dpl 800 8. Uppföljning internkontrollplan 2013 Dnr 2013/ULN003 dpl 800 9. Internkontrollplan 2014 Dnr 2014/ULN037 10. Ansökan om bidrag från Ljudaborgs kulturförening Dnr 2014/ULN031 11. Information om Billerödsvallen Dnr 2011/ULN060 dpl 808 12. Information om fördjupad översiktsplan Lödöse Dnr 2013/ULN030 dpl 870 Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Nämndsekreterare Erika Bjernhagen Börkén Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidschef 13. Information från förvaltning och presidium
Kallelse Kultur- och fritidsnämnden 14. Anmälan om inkomna skrivelser 15. Anmälan av delegeringsbeslut Kjell Johansson Ordförande
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-14 2013/ULN067 821 Budgetunderskott Sammanfattning Efter en analys av kostnadsutvecklingen för ishallen under 2102 och 2013 och i ljuset av renoveringsbehov som föreligger, bedömde kultur- och fritidsförvaltningen redan i november 2013 att avsatt budget för 2014 på 1 000 000 kr sannolikt att inte skulle komma att räcka för hyra, avskrivningar till följd av stor ombyggnad och renovering samt drift. 106 tkr av driftskostnaderna för 2013 inkom till kommunen först i februari 2014, vilket ledde till att de tvingades bokföras på 2014 och därmed återstår endast 900 tkr av budgetutrymmet. Bedömd kostnad under 2014, hyra för ombyggd hall och drift inkl rep av ismaskin, landar på ca 1,35 mkr vilket innebär att det saknas finansiering för ca 450 tkr. Mot bakgrund av det senaste föreläggandet kommunen mottagit med anledning av inspektion av kylanläggningen, framgår det att kylanläggningen inte får användas vidare utan att åtgärdas på ett antal punkter i enlighet med ombyggnadsplanerna. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. Kultur och fritidschef Expedieras till Förvaltningen
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-22 2014/ULN050 805 Ansökan om särskilt bidrag från Lilla Edets MC klubb Sammanfattning Lilla Edets MC klubb har inkommit med en ansökan om särskilt bidrag på 150 000 kr för inköp av en traktor för skötsel av banan. Beslutsunderlag Bifogad ansökan Finansiering Inom driftsbudgeten. Förslag till beslut Klubbens behov av en traktor är stort och man har tidigare gjort en framställan om borgensåtagande för inköp av en traktor. Nämnden valde vid det tillfället att avslå ansökan. I ljuset av det omfattande budgetunderskottet för att klara kostnaderna för ishallen och det föreslagna sparbeting på 1 mkr för kultur- och fritidsnämnden för 2014 samt det faktum att det inte finns särskilda pengar avsatta för särskilda bidrag, utan kostnaden belastar ordinarie driftsbudget, förslås nämnden avslå ansökan. Kultur och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen LE MCK
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-08 2005/ULN235 800 Revidering av dokumenthanteringsplan gallringsbeslut för sociala medier Dnr 2005/ULN235 Sammanfattning Användningen av sociala medier i samhället är stor. Det är ett snabbt och enkelt sätt att kommunicera med sina målgrupper. Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, bloggar och chattar är några aktuella exempel som räknas till sociala medier. Även traditionella webbplatser med till exempel kommentarsfunktioner omfattas av begreppet. Kommunikation med och av besökare på ett socialt medium är att betrakta som allmänna handlingar. Det kan innehålla handlingar och kommunikation som ska bevaras. En del information kan gallras när den inte längre är aktuell. För att kunna gallra allmänna handlingar måste det finnas ett gallringsbeslut. Kommunen ska snart lansera officiella sidor på LinkedIn, Facebook och Twitter. Då kan frågor som rör kultur- och fritidsnämnden inkomma genom dessa kanaler. Inom kultur- och fritidsnämnden är Musikskolan och biblioteket idag aktiva på Facebook. Ett stycke för sociala medier läggs till i dokumenthanteringsplanen enligt nedan: Typ av handling Gallringsfrist Förvaringsplats Anmärkning Leverans till C-arkiv Dokumentation av förekomst i sociala medier Enkla frågor och inlägg av mindre betydelse, inkomna via sociala medier Frågor eller inlägg inkomna via sociala medier av betydelse i ett ärende eller som inleder ett ärende Inlägg med sekretess, som bryter mot lagen/ reglerna eller innehåller kränkande personuppgifter, inkomna via sociala medier Bevaras Diariet Bevaras genom en ögonblicksbild varje halvår och/eller vid större förändringar. 3 år Vid inaktualitet - - - Bevaras Diariet Inlägg som är av betydelse diarieförs. De tas då ut på papper och bevaras i ärendeakten. Bevaras Diariet Inlägg av denna karaktär döljs genast från det sociala mediet. De tas ut på papper och bevaras i ärendeakten. 3 år 3 år
sid- 2 - Förslag till beslut Nämndens dokumenthanteringsplan revideras enligt föreslaget tillägg för sociala medier. Erika Bjernhagen Börkén Informatör/nämndsekreterare Beslutet expedieras till Förvaltningen Biblioteket Musikskolan Kommunikationsteamet sid 2/2
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-22 2013/ULN003 800 Uppföljning internkontrollplan 2013 Sammanfattning De två processer/rutiner som enligt beslutad internkontrollplan ska följas upp för 2013 är Verksamhetsbidrag till föreningar och Beställning/inköp. Den samlade bedömningen är att Kultur och fritid efterlever regelverket för de två processerna i allt väsentligt. Beslutsunderlag Verksamhetsbidrag till föreningar Föreningarna inkommer med ansökan om verksamhetsbidrag två gånger per år, höst och vår. Granskning sker av fritidsassistenten av varje inkommen ansökan. Redovisade sammankomster delas med antal närvaromarkeringar och då ser man att det är minst fem deltagare per grupp. Undantagsvis har föreningarna räknat med sammankomster och närvaromarkeringar där det varit för få deltagare i någon grupp eller att någon har varit för ung eller gammal och inte får räknas med - då kontaktar förvaltningen föreningen och ber dem kontrollera inlämnade uppgifter och för rättning av antal markeringar och grupper på ansökan. Efter kontroll av redovisade närvaromarkeringar sker utbetalning. En sammanställning delges kultur- och fritidsnämnden. Beställning/inköp Kontroll av beställare. Förvaltningsekonomen har med hjälp av stickprov följt upp att rätt personer gjort beställningarna. De personer som är berättigade att göra beställningar är, förutom Kultur och fritidschefen, Arne Ört för anläggningsunderhåll, Ingmarie Romell för Musikskolan och Ellen Johansson/Ulla Persson för Biblioteket. I något enstaka fall har någon annan anställd på musikskolan och biblioteket gjort beställningar, men då i allmänhet på uppdrag av beställningsberättigad person. Avtalstrohet För Biblioteket har de befintliga avtalen följts huvudsakligen. I enstaka fall har media köpts från andra håll, men i så liten omfattning och få tillfällen att direktupphandling har tillämpats och det har inte varit meningsfullt att sluta avtal. För Musikskolan är omfattningen och frekvensen av inköp så liten att direktupphandling har tillämpats och det har inte varit meningsfullt att sluta avtal.
sid- 2 - För Anläggningsunderhåll finns det avtal slutna med leverantörer av byggmaterial genom Göteborgs stad. Dessvärre medför det att allt som beställs ska samlevereras inom ett stort antal kommuner och det sker inte med den frekvens som vi har behov av i Lilla Edets kommun. Ofta uppkommer behovet av reparation löpande och kräver inga omfattande mängder material och köps därför lokalt för klara förväntad reparationstid. Kultur och fritid har inga möjligheter att lagerhålla stora mängder material i samband med samleveranser. Efter samtal med upphandlingsfunktionen bedöms våra behov i den löpande verksamheten vara så små att direktupphandling lokalt kan tillämpas. Större arbeten upphandlas i allmänhet på entreprenad och där ingår materialet i upphandlingen. För framtiden avser kultur och fritid upphandla och sluta avtal med lokala leverantörer avseende reparationsmaterial. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplanen för 2013. Kultur och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen sid 2/2
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-22 2014/ULN037 Internkontrollplan 2014 Sammanfattning Beställning/inköp Kultur och fritidsnämnden föreslås även under 2014 följa upp den interna verksamheten med avseende på beställare och inköp. Ansvarig: Förvaltningsekonom Lokalkostnader Kultur och fritidsnämnden föreslås analysera och följa upp nämndens utbetalade lokalkostnader med avseende på föreningars och organisationers egenrapporterade verksamhet, särskilt avseende ungdomsverksamhetens omfattning, nyttjandegrad i förhållande till lokalens storlek, ägarförhållande till lokalerna och faktiska egna kostnader för lokalerna. Ansvarig: Kultur- och fritidschef och förvaltningsekonom tillsammans Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden godkänner förslaget till uppföljningsplan för 2014. Kultur och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-04-07 2014/ULN031 Ansökan särskilt bidrag Ljudaborgs kulturförening Sammanfattning Den nystartade föreningen Ljudaborgs kulturförening har skickat in en ansökan om särskilt bidrag på 10 000 kr till kulturfestival den 16-17 augusti. Syftet med bidraget är att ge festivalen en bra och innehållsrik start med hög kvalitet på underhållningen, för att festivalen ska bli ett årligen återkommande kulturevenemang. Beslutsunderlag Bifogad ansökan. Finansiering Inom driftsbudgeten. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås bifalla ansökan om medel för marknadsföring och kvalitetssäkring. Föreningen ska, efter genomförd festival, redovisa hur pengarna har använts till kultur och fritidsnämnden. Kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till Förvaltningen Ljudaborgs kulturförening
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2014-03-12 2011/ULN060 808 Ombyggnad Billerödsvallens avlopp Sammanfattning Kultur och fritid har under flera år uppmärksammat behovet av åtgärder kring Sollumsån vid Billerödsvallen. Dels har åfåran eroderat strandbanken alldeles vid klubbhuset, vilket på sikt leder till rasrisk, dels finns det ingen rening av det avloppsvatten som släpps ut i ån från klubbhuset. Området längs åfåran, såväl upp- som nedströms, är skyddat som Natura 2000 område då det lever en koloni flodpärlmusslor i vattnet, vilka är fridlysta och mycket sällsynta. Åtgärder ang erosionen vid klubbhuset behöver vidtas snarast och därmed blev det också aktuellt att åtgärda reningen av avloppsvattnet från klubbhuset. Åtgärderna utförs dock var för sig där vi börjat med avloppsreningen. Avloppet har nu åtgärdats genom att avloppsvattnet via en pump leds till ett reningsverk för att sedan släppas ut i ån. Kostnaden för åtgärden är fram till nu sammanlagt 520 tkr. Kommunens ramavtal har avropats. Omledning av åfåran sker tidigast under sensommaren 2014 efter tillstånd av Länsstyrelsen. Ytterligare kostnader för omledning av åfåran beräknas till ca 300 tkr. Beslutsunderlag Investeringsplan för 2014. Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden noterar informationen och godkänner vidtagna åtgärder. Beslutet expedieras till Förvaltningen
Anmälan om inkomna skrivelser Sammanfattning Vid dagens sammanträde redovisas sammanställning av inkomna skrivelser. 1 Inbjudan till kurs i Stockhom: Ska kommunerna fortsätta att äga och driva idrottsanläggningar 2 Kommunfullmäktiges protokoll 2014-03-19: Avsägelser och fyllnadsval 3 Kommunfullmäktiges protokoll 2014-03-19: Årsredovisning 2013 Förslag till beslut Informationen noteras.
Datum: 2014-04-22 Inkomna delegationsbeslut Diarienummer Datum Ärende Delegat 2014/ULN026-1 2014-03-25 Utbetalda verksamhets- Kultur- och bidrag 1/7 31/12 2013 fritidschef 2014/ULN028-3 2014-03-31 Tillsättning av tjänst Kultur- och kultursekreterare fritidschef 2014/ULN029-3 2014-03-31 Tillsättning av tjänst Kultur- och projektledare fritidschef Lilla Edets kommun Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Tel: 0520-65 95 00 E-post: kommunen@lillaedet.se 463 80 Lilla Edet Internet: www.lillaedet.se Fax: 0520-65 74 20 sid 1/1