Kallelse till Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan 2019-05-20 Kl. 13.15 Lillsjörummet, Rådhuset
KALLELSE Datum 2019-05-20 Sida 2(3) Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Ledamöter Ersättare Margareta Widell, L Anders Edvinsson, S Lars Gunnar Nordlander, S Lena Olsson, C Johan Loock, M Pär Fredriksson, M Mona Modin Tjulin, S Anders Häggkvist, C Elaine Asp, M Theresa Flatmo, C
KALLELSE Sida 3(3) Datum 2019-05-10 Ärende Budgetuppföljning/ delårsbokslut/ prognos 2019 Dnr 00020-2019 Delegationsärenden Dnr 00013-2019 Informations och överläggningsärenden Dnr 00012-2019
TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2019-05-10 Sida 1(1) Referens GNU 00020-2019 Kommunledningsförvaltningen NILS GÖRAN JOHANSSON, nils-goran.johansson@ostersund.se Förslag till Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan Budgetuppföljning/ delårsbokslut/ prognos 2019 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Upphandlingskontorets uppföljning per april och prognos för 2019 godkänns. Sammanfattning av ärendet Upphandlingskontoret lämnar budgetuppföljning per april 2019. Beslutsunderlag Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2018-05-06. Delårsrapport Tertial 1 2019 Upphandlingskontoret. Nils-Göran Johansson Upphandlingschef Beslutet ska skickas till Kommunledningsförvaltningen
Delårsrapport T1 2019 Upphandlingskontoret
Enhetsuppföljning Uppdrag Upphandlingskontorets uppdrag är att svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och som efterfrågas av de flesta samverkande kommunerna. Upphandlingskontoret utför även på uppdrag och mot särskild debitering kommunspecifika upphandlingar samt kvalitetssäkring av både förfrågningsunderlag och anbudsutvärderingar. Viktiga händelser under året Enhetens verksamhet har under perioden präglats av positiv anda med full bemanning och mycket låg sjukfrånvaro. Medarbetarna uppmanas att vara delaktiga i hälsogruppens aktiviteter samt att utnyttja friskvårdstimme. En upphandlare har avslutat sin tjänst under våren där har vi anställt en upphandlare som har en bakgrund som projektledare inom entreprenad. De två extratjänster som vi har haft inne som "avtalscontrollers" för att förstärka uppföljningen av GNU avtalen har övergått till nystartsjobb tom aug./sept. 2019 - det är vanligt att uppföljningen blir lidande när arbetsbelastningen är hög. Under våren har det genomförts ytterligare utbildningar för att höja kompetensen rent generellt men även med inriktning mot vissa områden. Utbildning har genomförts inom offentlig entreprenadutbildning (forts.), utbildning i upphandlingsverktyget Visma TendSign PRO samt Att leda upphandlingsprojekt effektivt, det har varit deltagare från samtliga kommuner som ingår i GNU-samarbetet. Enheten har börjat att använda andra upphandlingsformer utöver de traditionella (förenklat förfarande och öppet förfarande) i två upphandlingar använder vi förhandlat förfarande. Under hösten 2018 gjordes en handlingsplan utifrån utvärdering av gemensam nämnd för upphandlingssamverkan handlingsplanen är förankrad via ett beslut på nämndmötet i februari 2019 samt vi har besökt de flesta kommuner för återge vad som är gjort samt förankrat beslutet i kommun ledningarna. Det finns ett behov att förbättra kunskapen gällande upphandling hos de flesta kommunerna vi har genomfört utbildning för politiker/ledningsgrupper på ett antal kommuner samt genomfört anbudsskola på några kommuner under våren 2019. På uppdrag av kommundirektörerna har det skapats en strategigrupp som i huvudsak består av ekonomichefer, stabschefer från resp. kommun och upphandlingskontoret första mötet genomfördes i början av februari 2019 och nästa möte är planerat till slutet av maj 2019.
Det har genomförts kontinuerliga möten i Centrala upphandlingsgruppen (CUG) och Lokala upphandlingsgrupper (LUG) för att diskutera gemensamma intresseområden och främja en god arbetsmiljö och öka känslan av samhörighet och arbetsglädje. Upphandlingskontoret har medverkat vid näringslivsfrukostar hos en kommun. Indikatorer. Indikator Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 (T1) Kvalitetsindex 72 81 81 Nöjdkundindex 66 77 77 Antal ramavtalsupphandl. 22 8 (15/7) * 7 (12/17) * Antal uppdragsupphandl. 47 45 (20/4) * 19 (20/19) * Antal besök lokala upphandl.grp 7 7 7 Antal näringslivsträffar 11 9 5 Antal överprövningar 1 1 0 *Genomförda klara (påbörjade/ej påbörjade) Upphandlingskontorets nöjdkundindex och kvalitetsindex har ökat jämfört med tidigare år och aldrig varit så högt någonsin tidigare. En starkt bidragande orsak till denna ökning bedöms bl a vara Upphandlingskontorets snabba återkoppling på inkomna ärenden och dessutom med bra kvalite. En handlingsplan gällande utfallet på kvalitetsindex/nöjdkundindex är framtagen och levererad till alla kommuner. Lokala upphandlingsgrupper är ett för enheten prioriterat område och glädjande är att antalet ligger på samma nivå för tertial 1 jämfört med hela föregående år. Likaså är antalet genomförda näringslivsträffar ett prioriterat område. Framtidsbedömning. Upphandlingskontoret anordnar i juni 2019 en utbildningsdag tillsammans med Region J/H som behandlar de nya regler som är kopplade till det betänkande som har arbetats fram och skall börja gälla from juni 2019. En jurist från SKl kommer att deltaga på förmiddagen och Upphandlingsmyndigheten kommer att delta på eftermiddagen.
Ekonomi Tkr Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Budget 2019 Intäkter 6 159 6 766 2 284 7 201 Kostnader -6 159-6 766-2 506-7 201 Resultat 0 0-222 0 Investeringar 0 0 0 0 Verksamhet: Kostnadsutfallet är högre än budgeterat pga ca 50% högre lokalkostnader jmfr. med 2018 samt att det gjorts en utbildningssatsning för 3 personer under våren. Prognosticerat utfall på helår beräknas bli lika med budgeten för helåret.
KALLELSE Datum 2019-05-10 Sida 1(1) Referens GNU 00013-2019 Delegationsärenden
KALLELSE Datum 2019-05-10 Sida 1(1) Referens GNU 00012-2019 Informations- och överläggningsärenden