www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Revisionskonsult Carl-Magnus Stenson Cert. kommunal revisor Socialnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 4 3.2. Driftsredovisning... 5 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 7 3.1. Framtid... 7 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Socialnämnden valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: För flera av målen har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. Flertal mål saknar konkreta nyckeltal och istället hänvisas det ibland till kvalitativ uppföljning. Sammantaget finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Vi delar i flera fall inte nämndens bedömning av måluppfyllelsen. Nämnden bedömer exempelvis att verksamhetsmålet Familjehemsplacerade barn och unga ska uppnå lika goda skolresultat som andra barn och unga som uppfyllt. Detta ska mätas som Skolresultat för familjehemsplacerade barn- och ungdomar Både utfall och målvärde är noll, d.v.s. ingen uppföljning. Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets ekonomiska resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen i huvudsak är utförliga och ändamålsenliga. Totalt redovisar nämnden en budget i balans. Vi vill dock uppmärksamma att nämnden erhållet 5 mnkr för enheter som inte startat upp. Vi rekommenderar nämnden att redovisa en analys av de ökade volymerna avseende externa placeringar om detta är ett ökat behov eller om de ökade volymerna beror på andra omständigheter. Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan sker inte. Vidare bedömer vi att dokumentationen av kontrollerna och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Halmstads kommun 1 av 8
2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således Socialnämndens valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2012 har således Socialnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som Socialnämnden inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll och verksamhetsplan för 2012. Intervju har Halmstads kommun 2 av 8
företrädesvis skett med ekonomiansvarig samt enhetschef för kvalitetsenheten. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I Socialnämndens verksamhetsberättelse finns beskrivningar av prestationer, utmaningar under året, framtiden, jämförelser med tidigare år, nyckeltal/verksamhetsmått och jämförelser med andra kommuner. Fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden redovisas samt årligen konkretiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Barn och Utbildning Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra För varje konkretiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål och aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Totalt redovisas fjorton verksamhetsmål, varav tio bedöms som uppfyllda och fyra som delvis uppfyllda. Nämnden har vidare beslutat om ytterligare mål som redovisas som Övriga prioriteringar och Nämndens mål. Totalt redovisas sju mål inom dessa två områden. Fyra av målen bedömer nämnden som uppfyllda och tre som delvis uppfyllda. Bedömning och iakttagelser För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. Flertal mål saknar konkreta nyckeltal och istället hänvisas det ibland till kvalitativ uppföljning. Sammantaget Halmstads kommun 4 av 8
finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Vi delar i flera fall inte nämndens bedömning av måluppfyllelsen. Nämnden bedömer exempelvis att verksamhetsmålet Familjehemsplacerade barn och unga ska uppnå lika goda skolresultat som andra barn och unga som uppfyllt. Detta ska mätas som Skolresultat för familjehemsplacerade barn- och ungdomar Både utfall och målvärde är noll, d.v.s. ingen uppföljning 3.2. Driftsredovisning Socialnämndens resultat för 2012 uppgår till -0,2 mnkr (-5,5 mnkr). Nedan redovisas resultatet per avdelning. Verksamhet Bokslut Utfall Budget Avvikelse Mnkr 2011 2012 2012 2012 Vuxenavdelningen 101,6 103,2 105,3 2,1 Barn- och ungdomsavdelningen 121,4 132,8 123,8-9,0 Avdelningen för boende och korttid 208,3 215,6 220,7 5,1 Avdelningen för stöd och service 89,8 97,4 90,4-7,0 Förvaltningsgemensamt 24,4 20,8 29,4 8,6 Summa: 545,5 569,8 569,6-0,2 Barn och ungdomsavdelningen redovisar ett underskott på 9,0 mnkr och förklaras av att antal HVB-dygn för unga har ökat med drygt 30 % jämfört med 2011, vilket inneburit en ökad kostnad på 5,3 mnkr. Även volymökning avseende vårddygn familjehem redovisas, vilket inneburit en kostnadsökning på 0,9 mnkr. Verksamheten redovisar att antalet placerade i familjehem befaras fortsätta öka med anledning av att antalet våldsärenden ökat. Avdelningen har dessutom haft ökade kostnader (budgetavvikelse 1,5 mnkr) för tillfälliga personallösningar, ökat inflöde av ärendena och anmälningar. 2009 2010 2011 Förändring 2012 2011/2012 Vårddygn HVB 6 838 5 601 4 929 6 473 31% Vårddygn familjehem 43 494 46 608 50 195 54 181 8% Avdelningen för stöd och service redovisar ett underskott på 7,0 mnkr. Personlig assistans redovisar en negativ avvikelse på 4,7 mnkr. Avvikelsen beror på att nämnden budgeterat högre intäkter avseende Försäkringskassan på 1,0 mnkr. Vidare redovisas en avvikelse på 1,7 mnkr avseende gymnasieplaceringar gällande inflyttade ungdomar och 0,6 mnkr avseende externa placeringar. Vuxenavdelningen redovisar ett överskott på 2,1 mnkr. Överskottet beror på att missbruksplaceringar redovisar ett överskott på 2,4 mnkr med anledning av att placeringarna under sista halvåret varit låga. Halmstads kommun 5 av 8
Avdelningen för boende och korttid redovisar ett överskott på 5 mnkr. Av överskottet är 3,1 mnkr personalrelaterat med anledning av vakanshållning och schemaläggning. Avdelningen har även haft budget för vissa kostnader som tagits inom stöd och service. Andelen kommunala platser vid boenden vid årsskiftet uppgick till ca 57 %. Förvaltningsgemensamt redovisar ett överskott på 8,6 mnkr. Överskottet beror i huvudsak på att nya boenden inte startat upp under året, vilket motsvarar ca 5 mnkr. Vidare beskrivs att anslag för nya tjänster inte haft helårseffekt samt att hela budgeten avseende tillgänglighetsmiljonen inte förbrukats. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen i huvudsak är utförliga och ändamålsenliga. Totalt redovisar nämnden en budget i balans. Vi vill dock uppmärksamma att nämnden erhållet 5 mnkr för enheter som inte startat upp. Vi rekommenderar nämnden att redovisa analys av de ökade volymerna avseende externa placeringar om detta är ett ökat behov eller om de ökade volymerna beror på andra omständigheter. Trots att nämnden totalt sett uppvisar en budget i balans finns det avdelningar som uppvisar negativa resultat, Barn- och ungdomsavdelningen och Avdelningen för stöd och service. Vi bedömer att nämnden behöver vidta åtgärder om kostnadsutvecklingen kvarstår. 3.3. Investeringsredovisning Socialnämndens investeringsbudget för 2012 uppgick till 1,2 mnkr. Av dessa medel har 0,5 mnkr förbrukats. Avvikelsen beror på att nybyggda gruppbostäder inte kunnat utrustas i tänkt omfattning med anledning av förseningar. Bedömning och iakttagelser Endast 45 % av årets planerade investeringar har genomförts med anledning av förseningar. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Under året har socialnämnden prognostiserat ett resultat i balans (+/-0). Resultatet för 2012 blev 200 tkr. Bedömning och iakttagelser Vi anser att nämnden under året haft en god prognossäkerhet. Halmstads kommun 6 av 8
3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens interna kontrollplan för 2012. Planen innehåller 14 olika rutiner med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl.a. anskaffning av varor och tjänster, arkivering, behörighetskontroll, journalföring/dokumentation, personlig assistans, uppföljning av insatser enlig LSS, utredningstid enligt SoL/LSS mm. Kontroller har inte skett avseende kontrollmomentet arkivering. Nämnden redovisar att fyra kontrollmoment uppvisar brister, enligt nedan: Kontroll att Procapita ej används på obehörigt sätt. Kontroll av att regler följs enligt SoL/LSS/HsL Intäkter får ej bokföras på kostnadskonton Att post ankomstregistreras och diarieförs enligt anvisningar. Enligt uppgifter sker ingen systematisk risk- och väsentlighetsanalys som en del av nämndens internkontrollarbete. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan sker inte. Vi anser att nämnden behöver arbeta på ett mer systematiskt sätt avseende risk och väsentlighet som en del av nämndens styrning. Dokumentationen av kontrollerna och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Redovisning av kontrollmetod, antalet stickprov samt vilka åtgärder kontrollerna lett till rapporteras inte. 3.1. Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser 2013-2015 och bl.a. följande redovisas: Ansvaret för personer med spelberoende har flyttats till Socialstyrelsen på grund av att diagnosen spelmani sannolikt kommer att placeras i samma kategori som missbruk och beroende av alkohol och narkotika. För vuxenavdelningens del skulle detta innebära att en helt ny målgrupp kommer att behöva insatser via oss. Den 1 januari 2013 öppnar behandlingsenheten. Förnyad upphandling av bostad med särskild service. Socialnämnden har 20 gruppbostäder i upphandlad entreprenad. Nuvarande avtalet sträcker sig t.o.m. 2014. Särskild tonvikt har lagts på möjlighet till kultur och fritidsaktiviteter samt individuellt anpassat stöd vid bedömning. Omorganisationer inom barn- och ungdomsavdelningen. Verksamhetens utmaningar under 2013 kommer att innebära möjligheter att arbeta mer med att utveckla våra hemmaplanslösningar. Halmstads kommun 7 av 8
2013-03-26 Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Kundansvarig Halmstads kommun 8 av 8