Revisionsrapport Socialnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Rebecca Lindström Socialnämnden Granskning verksamhetsberättelse Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Metod Granskningsresultat Verksamhets- och målredovisning Driftsredovisning Investeringsredovisning Prognoser Intern kontroll Framtid Övrigt... 7 Halmstads kommun

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således bl.a. Socialnämnden valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi bedömer att målredovisningen kan utvecklas när det gäller mätetal och målvärden. Utvärdering baseras helt på genomförda aktiviteter. Vi anser att det kan innebära en risk att läsaren ges en alltför positiv bild av utfallet. Det är en avvikelse från stadskontorets anvisningar att använda gul markering. Av kommentarerna framgår att nämndens mål som markerats med gul färg inte är uppfyllt. Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen behöver utvecklas, speciellet avseende kostnadsutvecklingen. Redan tidigt flaggade nämnden för ett underskott som ökade vid delårsrapport två på grund av ökade kostnader och ej erhållna sökta medel. Vi anser att nämnden under året haft en god prognossäkerhet. Vi bedömer att dokumentationen avseende uppföljning av internkontroll avseende kontrollernas resultat, antal stickprov och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Halmstads kommun 1 av 7

4 2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Socialnämndens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således Socialnämndens valts ut. Nämnden ansvarar för insatser till barn, ungdomar, familjer samt personer med funktionsnedsättning eller någon form av beroende Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt och som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2014 har således Socialnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll Metod Vi har tagit del av socialnämndens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse 2014, liksom Planeringsdirektiv med budget för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med ekonomiansvarig samt enhetschef för kvalitetsenheten. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 7

5 3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gånga året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås eller inte uppnås. Vidare ska nämnden beskriva vilka åtgärder som krävs i det fall målet inte uppnåtts. I Socialnämndens verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkritiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Barn och Utbildning Bygga och Bo Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Nämnden har bedömt måluppfyllelsen för sina två verksamhetsmål. Ett markeras med grönt och ett markeras med gult. Samtliga av verksamhetsmålen saknar mätbara målvärde. av måluppfyllelse baseras helt på genomförda aktiviteter. Fullmäktiges konkretiserade mål följs upp genom redovisade aktiviteter samt i några fall genom målvärde och utfall. Tre av kommunfullmäktiges övriga prioriteringar redovisas, två utvärderas ej medan ett bedöms som osäkert (gult). Vi bedömer att målredovisningen kan utvecklas när det gäller mätetal och målvärden. Utvärdering baseras helt på genomförda aktiviteter. Vi anser att det kan innebära en risk att läsaren ges en alltför positiv bild av utfallet. Ett exempel är målet under Demokrati och dialog - metodutveckling för inflytande och dialog för grupper med låg autonomitet. Till målet finns inget målvärde eller utfall angivit. Målet bedöms som osäker (gult) trots att genomförd brukarrevision inom särskilt boende ej är genomförd under Det är en avvikelse från stadskontorets anvisningar att använda gul markering. Halmstads kommun 3 av 7

6 3.2. Driftsredovisning Socialnämndens resultat för 2014 uppgick till 8,7 mnkr (-13,4 mnkr). Nedan redovisas resultatet per avdelning. Vid en jämförelse med andra kommuner i storlek med Halmstad redovisar kommunen lägre kostnader. Exempel är kostnader för missbruksvård och barn-och ungdomsvård. Verksamhet Bokslut Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Procentuell nettokost.utv 2013/2014 Mnkr Vuxenavdelningen 103,2 109,4 117,2 118,4 1,2 7,1% Barn- och ungdomsavdelningen 132,8 135,2 128,7 125,3-3,4-4,8% Avdelningen för boende och korttid 215,6 231,5 230,5 231,0 0,5-0,4% Avdelningen för stöd och service 97,4 105,6 110,9 104,2-6,7 5,0% Förvaltningsgemensamt 20,8 20,0 25,1 24,8-0,3 25,5% Summa: 569,8 601,7 612,4 603,7-8,7 1,8% Personalkostnaderna är 3,3 mnkr visar på ett överskott, på grund av besparingar då årets prognoser har pekat mot underskott. Vuxenavdelningen redovisar ett överskott på 1,2 mnkr. Överskottet beror i huvudsak på att externplaceringskostnader för missbruk samt psykiatri hållits inom ram. Vidare har avdelningen varit återhållsam med vakansåterbesättningar samt att viss personal finansierats via externa projektmedel. Barn och ungdomsavdelningen redovisar ett underskott på 3,4 mnkr. Familjeverksamheten visade ett överskott på 0,9 mnkr och som beror främst på återsökningar av kostnader från Migrationsverket för familjehemsplacerade flyktingbarn. HVB för barn- och unga gjorde ett underskott på 3,5 mnkr. Under senaste åren har verksamheten arbetat med att minska antalet placeringar. Nedanstående tabell visar utvecklingen i vårddygn Förändring 2013/2014 Vårddygn HVB % Vårddygn familjehem % Avdelningen för boende och korttid redovisar ett överskott på 0,5 mnkr. Förvaltningen beskriver att man har gjort besparingar genom att minska antal fordon, haft färre deltagare inom korttid och fritidsverksamhet för funktionshindrade, samt hållit vissa tjänster vakanta under året. Avdelningen för stöd och service redovisar ett underskott på 6,7 mnkr. Under året har det tillkommit fler ärenden än förväntat inom personlig assistans, vilket resulterat i underskott på ca 2,9 mnkr. Även boendestödet och ökade kostnader på myndighetssidan bidrar med underskottet (1,5 mnkr). Förvaltningsgemensamt redovisar ett underskott på 0,3 mnkr. Halmstads kommun 4 av 7

7 Under 2014 har samtliga planerade enheter startats upp. Enligt intervju ligger man nu i fas vad gäller utökningen av gruppbostäder. Vi bedömer att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnats i verksamhetsberättelsen behöver utvecklas. Vi saknar en analys av kostnadsförändringar mellan åren. Vi ser positivt på att nyckeltal avseende jämförelser avseende nämndens verksamheter i förhållande till större kommuner i riket. I flera delar understiger kommunens kostnader jämförbara kommuner. Någon förklaring till orsakerna och vilken påverkan detta kan ge på verksamheten sker inte. Analysen avseende detta kan utvecklas Investeringsredovisning Socialnämndens investeringsbudget för 2014 uppgick till 0,8 mnkr jämfört med budgeterade 1,8 mnkr. Avvikelsen beror på att enheter startade senare under 2014 än planerat. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. I april prognostiserade nämnden en negativ avvikelse mot budget på -2,5 mnkr. Avvikelsen berodde på att individ- och familjeomsorgens arbete med att minska antalet externa vårddygn inte gett lika stor kostnadsminskning som det budgeterades med samt att ett antal personalären blivit dyrare än beräknat. I delårsbokslut 2 ändrades prognosen till 7,4 mnkr. Förändringen berodde till största del på att sökta medel från Länsstyrelsen för utökning och etablering av ensamkommande flyktingbarn fått avslag (1,7 mnkr) samt att resultatbalansering från 2013 inte bedömdes kunna åtgärdas (1, 4 mnkr). I oktober justerades prognosen till 8,5 mnkr vilket är 1,1 mnkr sämre än föregående prognos och berodde på fler nya och svårbedömda personlig assistansärenden än förväntat. Redan tidigt flaggade nämnden för ett underskott som ökade vid delårsrapport två på grund av ökade kostnader och ej erhållna sökta medel. Vi anser att nämnden under året haft en god prognossäkerhet Intern kontroll Inför 2014 beskrivs att ett mer systematsikt arbete har präglat nämndens interna kontrollarbete avseende risk- och väsentlighetsanalys. Antalet kontrollmoment har minskat och förändrats jämfört med Halmstads kommun 5 av 7

8 Nämndens internkontrollplan för 2014 innehåller 5 olika rutiner; verksamhet, ekonomi, lagar, riktlinjer och planer samt administration/it. Områdena har tillhörande kontrollmoment omfattande loggkontroller, genomgång av alla ärenden, att PUL följs, att dokumenthanteringsplanen efterlevs samt att rutiner för att säkerställa kompetens i väsentliga system finns. Uppföljning av 2014 års kontrollplan visar att kontroller har genomförts för samtliga kontrollmoment. Dock framgår det inte vilka avvikelser som påträffats eller antal stickprov som tagits. Vidare framgår det inte vilka eventuella åtgärder nämnden tänker vidta utifrån resultatet. Vi bedömer att dokumentationen avseende kontrollernas resultat, antal stickprov och vidtagna åtgärder behöver utvecklas. Vidare anser vi att för ett kontrollmoment har den utförda granskningen inte genomförts enligt den plan som ligger. Vi syftar på kontrollmoment Att rutiner för att säkerställa kompetens i väsentliga system finns. I planen anges att en genomgång av alla väsentliga system ska göras. I uppföljningen återrapporteras att semesterplaneringen görs utifrån att minst en systemansvarig skall vara i tjänst. Det framgår inte utifrån uppföljningen att en genomgång av alla väsentliga system har skett Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser och bl.a. följande redovisas: Volymökningar inom Individ och familjeomsorg. Ärendeflödet genom verksamheten har under de senaste åren ökat och enheterna som ska utföra de beslutade insatserna har svårt att möta upp behovet. Mellan år 2003 och 2013 har antalet ärenden inom Barn och ungdomsvården ökat med 87 % och senaste två åren ökat med 23 % vilket är en del av både nationella och lokala trender. I snitt ökar antalet ärenden med 8-10 % årligen. Ökad vårdtyngd inom LSS, allt fler brukare har inte full tid på Daglig verksamhet utan tillbringar sin mesta tid på boendet, vilket innebär att bemanningen behöver utökas. Ökat mottagande av ensamkommande flyktingbarn under Under sommaren/hösten 2014 har det anvisats ca 5 asylsökande ungdomar/månad till Halmstad. Ökningen av ensamkommande barn har gjort att Länsstyrelsen fått höja sina fördelningstal för regionen och för de enskilda kommunerna. För Halmstads del innebär detta att fördelningstalet fr.o.m. januari 2015 blir 23 boendeplatser för asylsökande ensamkommande flyktingbarn mot idag 13. För att kunna täcka behovet för denna ökning bör det planeras för ytterligare HVB i Halmstad kommun. Halmstads kommun 6 av 7

9 3.2. Övrigt Sjukfrånvaron har totalt sett ökat med 2,58 dagar i snitt per tillsvidareanställd jämfört med Det förekommer dock stora skillnader mellan enheterna se nedan: Enhet Sjukdagar/snitt 2014 Ökning/minskning jfm 2013 Barn och Ungdomsavd 12,38 0,42 Vuxenavdelningen 19,93 4,62 Stab 11,06-2,05 Stöd och Service 34,63-1,46 Boende och korttid 31,92 5,88 Totalt 25,73 2,58 Sjukfrånvaron per yrkesgrupp är störst inom vård och omsorgsarbete, där ökningen är störst inom boende och korttid. Enligt verksamhetsberättelsen är detta känt i förvaltningen och berörda avdelningar arbetar aktivt med riktade åtgärder för gruppen. Inom personlig assistans ser man över korttids/långtidssjukskrivningar och handlingsplaner görs för den enskilda medarbetaren Carl-Magnus Stenehav Projektledare/uppdragsledare Halmstads kommun 7 av 7