Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Viktor Prytz Revisionskonsult Carl-Magnus Stenson Cert. kommunal revisor Barn- och ungdomsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Metod Granskningsresultat Verksamhetsredovisning Driftredovisning Investeringsredovisning Prognoser Intern kontroll Framtid... 8 Halmstads kommun

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämdens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Barn- och ungdomsnämnden ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem grundsärskola, Komtek och Kärnhuset. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi är likt tidigare år tveksamma till huruvida samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Barn i behov av stöd ska tidigt, redan i förskoleåldern, få samordnade insatser. I flera fall saknas ett målvärde eller nyckeltal att relatera utfallet till. Vi anser att detta riskerar en otydlig styrning och uppföljning. Vi uppfattar att Barn- och ungdomsnämnden kommenterar och analyserar sitt resultat. Samtliga skolområden redovisar underskott och stora delar förklaras av att vikariepoolens overheadkostnader redovisar underskott. Vi vill uppmärksamma att nämnden erhållt budget avseende hyra motsvarande 2,9 mnkr som inte förbrukats under året med anledning av att inflyttning försenats och som i sin tur påverkat resultat positivt. Nämnden har inför 2012 fått särskilda medel någon redovisning avseende vilket resultat dessa inneburit sker inte på ett tydligt sätt i verksamhetsberättelsen. Vi bedömer inte att personaltätheten inom förskolan har ökat trots riktad satsning under året, nivån är den samma som för Antalet barn och elever har ökat jämfört med förgående år men det sker ingen avstämning mot vad som var budgeterats, vilket vi anser vore värdefullt. Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Vi anser att ett antal rutiner/system ingår som en del i annan redovisning, vilket innebär att behovet av ytterligare redovisning minskar. Flertal kontroller uppvisar goda resultat och har blivit en välfungerande rutin, vilket innebär att risk för fel minskat. Vi bedömer också att det finns en viss förbättringsmöjlighet i arbetet med att fånga upp risker i verksamheten. Halmstads kommun 1 av 10

4 2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således Barn- och ungdomsnämnden ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna förskola, grundskola, fritidshem grundsärskola, Komtek och Kärnhuset Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2012 har således Barn- och ungdomsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som Barn- och ungdomsnämnden inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll och verksamhetsplan för Intervju har företrädesvis skett med förvaltningschef, funktionschef ekonomi samt med Halmstads kommun 2 av 10

5 funktionschef utveckling och kvalitet. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 10

6 3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I Barn- och ungdomsnämndens årsredovisning redovisas fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål inom de olika målområdena enligt nedan: Barn och utbildning Demokrati och dialog Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa För varje konkretiserat mål anger nämnden ett eller flera egna verksamhetsmål och strategier för dessa. Totalt redovisas nitton verksamhetsmål. Elva av målen uppges vara uppfyllda och åtta bedöms som delvis uppfyllt. Inget av målen anses ej vara uppfyllt. Målen är kommenterade både per skolområde/verksamhet och för nämnden som helhet. Vidare har nämnden beslutat om ytterligare mål som redovisas som Övriga prioriteringar. Totalt redovisas fyra mål och samtliga bedömer nämnden som uppfyllda. I redovisningen ingår inte uppgifter avseende fristående skolor och förskolor. Nämnden redovisar även en översiktlig sammanställning över måluppfyllelsen över årets tre mätperioder (delårsrapport 1, 2 och verksamhetsberättelsen) Bedömning och iakttagelser Vi är likt tidigare år tveksamma till huruvida samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Barn i behov av stöd ska tidigt, redan i förskoleåldern, få samordnade insatser. I flera fall saknas ett målvärde eller nyckeltal att relatera utfallet till. Vi anser att detta riskerar en otydlig styrning och uppföljning. Nämndens mål för elevernas måluppfyllelse är formulerat som att andelen elever i årskurs 9 som uppnår minst godkänt i alla ämnen ska öka. Utfallet redovisas i Halmstads kommun 4 av 10

7 texten men nyckeltalen är däremot andel elever som är behöriga till gymnasiet och kostnaden per betygspoäng. Det redovisas utfall men inget målvärde. För flera mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. Det gäller även nämndens prioriteringar. För vissa mål saknas konkreta nyckeltal och det hänvisas ibland till kvalitativ uppföljning. För några av de mål där det finns nyckeltal redovisas inget målvärde eller utfall men det görs ändå en helhetsbedömning av måluppfyllelsen. Det finns därmed en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse blir missvisande. Vi ser positivt på den sammanställning avseende måluppfyllelsen, vilket ger en tydlig bild inom vilka områden som måluppfyllelsen bedöms som god och inom vilka målområden och där det skett en förändring över tiden Driftredovisning Barn- och ungdomsnämndens resultat, är liksom budget, fördelat på två verksamheter: dels verksamhet Grundskola/Barnomsorg och dels verksamhet Kulturskolan. Verksamheten grundskola/barnomsorg redovisar en negativ budgetavvikelse på 2,5 mnkr (fg år +5,5 mnkr). Kulturskolan redovisar ett överskott gentemot budget på 0,5 mnkr. Totalt för Barn- och ungdomsnämnden redovisas således ett underskott i förhållande till budget om 1,9 mnkr enligt nedan (mnkr): Verksamhet Utfall Utfall Utfall Utfall Budget Avvikelse Mnkr netto Grundskola/barnomsorg 1 291, , , ,3-2,5 Kulturskolan 17,3 16,4 17,7 19,8 20,3 0,5 Summa 1 308, , , , ,7-1,9 Lönekostnaderna har totalt ökat med 5,3 % jämfört med Genomsnittlig löneökning uppgick till ca 4 % jämfört med 2,6 % för Förklaring till att lönekostnaderna ökat mer än den genomsnittliga löneökningen beror på att antalet årsarbetare är 42 fler jämfört med förgående år. Bidrag till fristående verksamhet har ökat med 22, 8 mnkr, vilket beror på volymökningar, årlig uppräkning av bidraget i form av löneökningskompensation och satsningar enligt planeringsdirektiven för exempelvis "Kompetensutveckling nya skollagen" och "Ökad personaltäthet grundskolan Sv, Ma, No årskurs 6-9. Inför verksamhetsåret 2012 utökades budgetramen med 13,8 mnkr (12 mnkr för 2011) för att klara volymökningar inom förskolan, skolbarnomsorg och grundskola samt en fortsatt satsning för att minska antalet barn i grupperna och att barn i behov av stöd ska få insatser i förskolan med 15,0 mnkr. Särskilda satsningar genomfördes även för kompetensutveckling avseende nya skollagen 4 mnkr samt för elever som inte når målen i matematik, svenska och naturvetenskapliga ämnena med 5 mnkr. Halmstads kommun 5 av 10

8 Antal barn i förskolan per personal uppgår till 5,6 likt tidigare år (5,6), vilket inte uppvisar en förbättring. Antal barn i fritidshem/personal uppvisar en förbättring 20,2 jämför med ,9. Antal barn i åldern 1-5 år har ökat med 130 och 96 av dem återfinns i fristående verksamhet. Grundskoleverksamheten inklusive förskoleklass har ökat med 101 barn och ökningen inom fristående verksamhet uppgår till 105 barn. Antalet barn i fritidshem ökade med 217 varav 215 inom den kommunala verksamheten som beror på ett ökat anatl barn i åldern 6-9 år. Andelen barn i kommunal förskola uppgår till ca 85 % och andelen elever i kommunal skola1-9 uppgår till ca 92 %. För Grundskola/barnomsorg uppgår nettokostnaden 2012 till totalt 1 412,8 mnkr. Det är en ökning med 5,3 % gentemot föregående år. Budgetavvikelsen för 2011 uppgick till -2,5 mnkr (fg år + 5,5 mnkr). Skolområdena visar en negativ avvikelse med 6,1 mnkr, vilket i huvudsak beror på underskott för vikareipoolens overhead kostnader samt förskolor, barn med vistelsetid < 40 tim/vecka. Särskolan redovisar ett överskott på 0,7 mnkr, vilket förklaras av minskat barnantal och att resurser för implementering av ny skollag inte använts fullt ut under året. Centrala objekt uppvisade en positiv avvikelse med 2,1 mnkr (-5,3 mnkr). Fastighetskostnaderna avviker positivt med 2,9 mnkr (försening av inflyttning av fyra nyproducerade förskolor) skolskjutsning +0,5 mnkr. IT och telefoni kostnader avviker negativt med 1,2 mnkr. Kulturskolan redovisar en budgetavvikelse på +0,5 mnkr. Överskottet gentemot budget beror främst på lägre personalkostnader med anledning av ej tillsatta tjänster. Intäkterna redovisar en positiv avvikelse och förklaras av att Kulturskolans utåtriktade verksamhet och kulturkonsulentens verksamhet redovisar bättre resultat. Bedömning och iakttagelser Vi uppfattar att Barn- och ungdomsnämnden kommenterar och analyserar sitt resultat. Samtliga skolområden redovisar underskott och stora delar förklaras av att vikariepoolens overheadkostnader redovisar underskott. Vi rekommenderar nämnden att se över hanteringen av detta. Vi vill uppmärksamma att nämnden erhållt budget avseende hyra motsvarande 2,9 mnkr som inte förbrukats under året med anledning av att inflyttning försenats och som i sin tur påverkat resultat positivt. Nämnden har inför 2012 fått särskilda medel någon redovisning avseende vilket resultat dessa inneburit sker inte på ett tydligt sätt. Vi bedömer inte att personaltätheten inom förskolan har ökat trots riktad satsning under året, nivån är den samma som för Antalet barn och elever har ökat jämfört med förgående år men det sker ingen avstämning mot vad som var budgeterats, vilket vi anser vore värdefullt. Halmstads kommun 6 av 10

9 3.3. Investeringsredovisning Barn och ungdomsnämndens investeringsbudget för 2011 uppgick till 15 mnkr ink ombudgeteringar från Totalt uppgick investeringsutgifterna till 5,4 mnkr (6,6 mnkr). Avvikelsen beror i huvudsak på att investeringar avseende inventarier till Söndrumsskolan försenats (7,4 mnkr). Bedömning och iakttagelser Endast 36 % (78 %) av årets planerade investeringar har genomförts och beror i huvudsak på försening av Söndrumsskolan. Vi bedömer att investeringsredovisningen i allt väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet -1,8 mnkr och -4,6 mnkr. Inledningsvis under året prognostiserade nämnden underskott på -1,8 mnkr med anledning av att ökade lönekostnader då grundskolorna haft svårt att anpassa sin bemanning. Vidare befarades volymökningar inom skolbarnsomsorg och skolan. I underlagen för verksamhetsförändringar räknade förvaltningen med att antalet barn i förskolan skulle öka marginellt medan senaste prognosen pekade på en ökning på cirka 100 barn. Volymökningarna beräknades motsvarar en nettokostnadsökning på ca 11,2 mnkr med en oförändrad personaltäthet. Under året reviderade nämnden ner prognosen med anledning av högre omkostnader till följd av ökat antal barn i fritidsverksamheten. Bedömning och iakttagelser Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidtaga åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Med tanke på en budget om drygt 1,4 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet fungerat bra Intern kontroll Barn- och ungdomsnämnden har för 2012 antagit en plan avseende intern kontroll. I likhet med tidigare år är planen uppdelad på ekonomi, personal och verksamhetsutveckling. Det rör sig om sammanlagt 35 olika rutiner/system. Enstaka rutiner/system skall dock endast kontrolleras vart annat eller vart tredje år. Vi har tagit del av den slutrapport som redovisats för Barn- och ungdomsnämnden. Rapporten lämnar kortfattade uppgifter om vidtagna kontrollåtgärder, frekvens och bedömning av efterlevnaden. Flertalet rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt men vissa avvikelser redovisas. Bedömning och iakttagelser Vi uppfattar att nämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet Halmstads kommun 7 av 10

10 med intern kontroll. Vi anser att ett antal rutiner/system ingår som en del i annan redovisning, vilket innebär att behovet av ytterligare redovisning minskar. Flertal kontroller uppvisar goda resultat och har blivit en välfungerande rutin, vilket innebär att risk för fel minskat. Vi rekommenderar att även nämnden rapportering avseende intern kontroll omfattar uppgifter kring väsentlighet och risk per rutin/system, vilket gör det lättare att bedöma resultatet utifrån risk- och väsentlighet. Vi bedömer också att det finns en viss förbättringsmöjlighet i arbetet med att fånga upp risker i verksamheten. Vi rekommenderar i de fall stickprov används som bedömningsmetod bör det framgå hur många stickprov som görs samt totalt antal möjliga Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser och bl.a. följande redovisas: Antalet elever i behov av särskilt stöd ökar, vilket också påverkar de ekonomiska förutsättningarna i verksamheten. Fortsatt satsning på ITK, barn lever i en värld där symboler, tecken, text och bilder ingår i deras vardag. De införlivas tidigt i en tecken- och bildkultur och förskolan har stor betydelse för barns möjligheter att förstå och kunna använda denna kultur. I planeringsdirektiv med budget har KF uttalat: Vi menar att modern pedagogik bygger på modern teknik i undervisningen. Den nya läroplanen innehåller tydliga skrivningar som syftar till att ge eleverna digital kompetens under sin utbildning. Därför vill vi att informations- och kommunikationsteknik (IKT) i skolan ska vara en självklarhet. Ett lokalt lärarlyft idén om en attraktiv skolkommun. Under flera års tid har utmaningarna inom läraryrket växt. Samtidigt syns en generell negativ trend som visar en sjunkande attraktivitet för läraryrket. Den nya skollagen som trädde i kraft 1 juli 2011 har medfört väsentlig utökade krav på fristående förskolor och pedagogisk omsorg. Idag måste fristående förskoleverksamhet följa skollagen och verksamheten måste bygga på läroplanen för förskolan (Lpfö98 rev), enligt samma premisser som för den kommunala Förskoleverksamheten. Den nya skollagen har även medfört utökade krav på kommunal tillsyn av beviljade fristående förskoleverksamheter. Nämnden har därav i oktober beslutat om rutiner för tillsyn av fristående förskolor och pedagogisk omsorg, som kommer att börja praktiseras Förändrade krav gällande huvudmannens ansvar för systematiskt kvalitetsarbete. I november 2012 fastställdes en ny förordning avseende systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet, Skolverkets så kallade Allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete. I linje med den nya skollagens förstärka fokus på rättsäkerhet och ansvar, medför denna nya förordning nya krav på huvudmannen. Antalet inskrivna barn fortsätter att öka i förskolan. Under 2012 föds fler barn än vad kommunens prognos visat. Speciellt är det vissa delar av Halmstads kommun 8 av 10

11 skolområde Centrum och Norr som behöver fler förskoleplatser. Förvaltningen klarar inte behovet av förskoleplatser inom Centrum med befintliga förskoleavdelningar. Sjukfrånvaron inom förvaltningen ökar jämfört med En fördjupad medarbetarenkät för högstadielärare uppvisar en tendens på en sämre medarbetarnöjdhet (NMI) i denna grupp Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 9 av 10

12 Halmstads kommun 10 av 10