Granskning av årsredovisning 2010

Transkript

1 Halmstads kommun Revisionsrapport Inger Andersson, certifierad kommunal revisor Rebecca Andersson, revisionskonsult

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Metod Granskningsresultat Verksamhetens utfall Verksamhetsredovisning Driftredovisning Investeringsredovisning Prognoser Balansräkning Intern kontroll Framtid

3 1 Sammanfattning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens årsredovisning (bokslut) för Vi uppfattar att följt stadskontorets anvisningar när det gäller verksamhetsredovisning. Nämnden uppger att fyra av elva mål är uppfyllda. Resterande sju uppges ha status påbörjat, pågår. Redovisningarna är utförligt kommenterade och i årsredovisningen anges även tidplan, samverkanspartner, nyckeltal/mätvariabel och kontaktperson. s årsredovisning har utvidgats med ett särskilt avsnitt benämnt Har verksamheten en god ekonomisk hushållning? Vi ser positivt på denna del och ser gärna att avsnittet utvecklas ytterligare för att stärka sambandet mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. visar en positiv budgetavvikelse om 8,5 mnkr (budget drygt 1,3 mdkr). Överskottet är inte hänfört till någon specifik verksamhet utan är fördelat på ett antal olika områden. Kommentarer och analyser har gjorts på ett tillfredsställande sätt. Även om överskottet ökat från en prognos om 1 mnkr efter november månad till 8,5 mnkr i bokslut, uppfattar vi prognossäkerheten som god. arbete med intern kontrollplan fortsätter att utvecklas. Vi ser positivt på den analys och bedömning som gjorts samt jämförelsen mellan slutapporten för internkontrollplan 2010 och för Årsredovisningen innehåller ett tämligen omfattande avsnitt om beskrivning av framtiden. Vi uppfattar att redogörelsen ger en bra bild över nämndens utmaningar framöver. 2 Inledning Komrev inom PwC har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Barn- och ungdomsnämndens årsredovisning (bokslut) för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2010 har således bl a Barnoch ungdomsnämnden valts ut. Nämndens ansvarsområden är förskola/grundskola och kulturskola. 3

4 2.1 Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. 2.2 Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens ekonomichef. 3 Granskningsresultat 3.1 Verksamhetens utfall Verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. I s årsredovisning redovisas fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål inom de olika målområdena enligt nedan: - Barn och utbildning - Demokrati och dialog - Uppleva och göra - Trygghet, säkerhet och folkhälsa 4

5 För varje konkritiserat mål anger nämnden ett eller flera egna verksamhetsmål och strategier för detta. Totalt redovisas 11 verksamhetsmål. Fyra uppges ha status genomfört och resterande sju har påbörjat, pågår. Redovisningarna är utförligt kommenterade och i årsredovisningen anges även tidplan, samverkanspartner, nyckeltal/mätvariabel och kontaktperson. Vidare finns ett antal viktiga händelser redovisade med utgångspunkt från respektive målområde. I s årsredovisning (sidan 36)finns ett särskilt avsnitt benämnt Har verksamheten en god ekonomisk hushållning? Nedan följer ett utdrag från denna: Av denna redovisning (nämndens verksamhetsredovisning vår kommentar)framgår tex att 92,8% av vårdnadshavarna är nöjda eller mycket nöjda med förskoleverksamheten och att uppföljning kommer att göras Antalet barn per avdelning har minskat från 17,8 till 17,5 ( SCB) och antalet barn per årsarbetare har minskat från 5,7 till 5,5 ( SCB) mellan åren 2009 till Dessutom har förvaltningen erbjudit plats till alla barn i förskolan inom 4 månader. Andelen elever i årskurs 9 som uppnår målen i alla ämnen visar 2010 ett neråtgående resultat i förhållande till tidigare år. Halmstads resultat ligger dock över riksgenomsnittet och nedgången är inte tillförlitlig att analysera utifrån endast en årskull. Innevarande årskulls betygsresultat för höstterminen 2010 påvisar en förbättring i förhållande till vårterminen Kulturskolan har under året gjort flera egna uppmärksammade arrangemang och också medverkat i många kommunala evenemang vilket är i linje med kommunfullmäktiges mål. BUN:s eget verksamhetsmål kulturskolans frivilliga verksamhet når ut till barn och ungdomar i hela Halmstads kommun, oavsett var i kommunen de bor uppnås i stort. En jämförelse av kostnader per barn och elev i både grundskola, förskola och skolbarnsomsorg visar att kostnaderna för Halmstad ligger under riksgenomsnittet. Detsamma visar en jämförelse av personaltäthetsmåtten för dessa verksamheter, där Halmstad har färre antal lärare per 100 elever än riksgenomsnittet och fler inskrivna barn per årsarbetare i förskolan. Väger man samman detta och det faktum att förvaltningen har klarat av att anpassa verksamheten till en reducerad budgetram och hållit budgeten inom anvisad ram ger det en indikation om att verksamheten har god ekonomisk hushållning. Verksamheten behöver dock hela tiden omprövas och ses över så att den bedrivs kostnadseffektivt. Under 2011 kommer en översyn av lokaler och elevernas upptagningsområden att göras i syfte att föreslå effektiviseringar som ska leda till en ännu mer kostnadseffektiv grundskola. Vi bedömer att följt stadskontorets anvisningar, men är tveksamma till huruvida samtliga verksamhetsmål verkligen kan betecknas som mål i den bemärkelsen att de är mätbara, t ex Barn och ungdomar ska växa upp under goda och trygga förhållanden. I några fall anges att. ska öka, alternativt minska i förhållande till vad? Vi uppfattar dock s arbete kring verksamhetsmålen som ambitiöst och ser gärna att avsnittet om god ekonomisk hushållning utvecklas ytterligare för att stärka sambandet mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. 5

6 Vi har även noterat att strukturen avseende enheterna nu blivit mer enhetlig och därigenom mer lättläst och informativ Driftredovisning s resultat, är liksom budget, fördelat på två verksamheter: dels verksamhet 641: Grundskola/Barnomsorg och dels verksamhet 649: Kulturskolan. Utfallet för grundskola/barnomsorg i förhållande till budget blev ett överskott på 8,3 mnkr. Även Kulturskolan visar ett överskott gentemot budget 0,2 mnkr. Totalt för redovisas således ett överskott i förhållande till budget om 8,5 mnkr enligt nedan (mnkr): Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Utfall Avvikelse Resultat- Mnkr netto balansering Grundskola/barnomsorg 1 247, , , ,5 8,3 8 Kulturskolan 17 17,3 16,6 16,4 0,2 0,2 Summa 1 264, , , ,9 8,5 8,2 För att nå en budget i balans för kommunen minskades budgetramarna totalt för Barn- och ungdomsnämnden med 27,5 mnkr för Grundskola/Förskola och Kulturskolan med 1,5 mnkr. Besparingarna som beslutades gjordes med hänsyn till antagna verksamhetsplaner och verksamhetsmål Inriktningen var att värna om personal i kärnverksamheten. Barn- och ungdomsnämnden har bedrivit sin verksamhet inom tilldelad ram, såväl när det gäller Grundskola/barnomsorg som Kulturskola. För Grundskola/barnomsorg har totalt 1 322,5 mnkr tagits i anspråk. Det är en ökning med drygt 31 mnkr (2,4 %) gentemot föregående år. Intäkterna har ökat med 2,5 mnkr jämfört med 2009 och beror främst på att intäkterna för föräldraavgifterna har ökat. Hyrorna har ökat med 5,3 mnkr (3 %). Detta beror framförallt på helårseffekt för bl a Fyllinge-, Lyngåkra-, Trönningeförskola och Brunnsåkerskolan. Övriga kostnader har ökat med 20,2 mnkr (7,1 %). Bidragen till enskild barnomsorg och fristående skolor har ökat med 15,6 mnkr (16,8 %). Detta beror på fler barn/elever inom dessa driftsformer, men även ett högre bidrag. De högre bidragsbeloppen beror på förändrad lagstiftning vars syfte är att i större grad än tidigare likställa fördelningen mellan kommunala och andra verksamhetsformer. Kostnaderna för fastighetsservice har minskat med 2,4 mnkr (6 %), vilket beror på lägre städkostnader p g a uppsägningar av lokaler samt besparing inom städfrekvensen. Budgetavvikelsen för 2010 blev + 8,3 mnkr motsvarande en avvikelse med +0,6 % mot budgetramen. Exklusive de riktade medlen för vårdnadsbidraget blir överskottet + 7,4 mnkr. Budgetavvikelsen beror bland annat på budgetöverskott för lokaler (1 mnkr), administrationskostnader (1 mnkr), interkommunala ersättningar (1 mnkr), vårdnadsbidrag (1 6

7 mnkr), lärarlyftet (0,9 mnkr), barnomsorgsavgifter (0,8 mnkr), vakanser och föräldraledigheter (0,8 mnkr), personalvård (0,8 mnkr), bidrag enskild förskola (0,7 mnkr), intäkter modersmålsundervisning gymnasieskolan (0,5 mnkr), särskild momskompensation fristående skolor (0,5 mnkr) samt oh-kostnader vikariepool (0,3 mnkr). Kulturskolan har haft en budgetavvikelse på +0,2 mnkr och en avvikelse på + 0,9 mnkr jämfört med Överskottet gentemot budget beror på ett överskott inom personalkostnaderna. Budgetramen för 2010 var reducerad med 1,5 mnkr, exklusive kompensation för löneökningar. Inkluderas detta blir reduceringen cirka 0,9 mnkr och beskriver väl differensen mot Vi uppfattar att kommenterar och analyserar sitt resultat på bra sätt. Jämförelser görs såväl mot budget 2010 som bokslut Investeringsredovisning Barn och ungdomsnämndens investeringsbudget för 2010 uppgick till 7,7 mnkr. Totalt investerades för 5,8 mnkr, 75 procent av budget ( %). Verksamhet Budget Bokslut Avvikelse Ombudg Mnkr Grundskola/barnomsorg 7,4 5,5 1,9 1,9 Kulturskolan 0,3 0,3 0 0 Summa 7,7 5,8 1,9 1,9 Investeringsnettot för Grundskola/barnomsorg 2010 uppgår till 5,5 mnkr jämfört med 10,2 mnkr Det är en minskning med 4,7 mnkr. Detta beror på att förvaltningen motsvarande period 2009 hade investeringskostnader för datorer (3,6 mnkr). Fr o m 2010 har förvaltningen inga investeringskostnader för datorer utan ska hyra datorer av servicekontoret. Kostnaderna 2010 belastar därmed driftsredovisningen istället för investeringsredovisningen. Utfallet för årets investeringsnetto visar att det blir ett överskott på 1,9 mnkr, jämfört med budget. Detta beror på att en del förskoleinvestering som finns i Planeringsdirektiv med har blivit försenade. Byggandet av nya förskolor, bl a Teknikförskolan har startat upp sent under året och därför har inte hela investeringsanslaget tagits i anspråk under innevarande år. Förskolorna kommer att färdigställas under

8 Vi kan konstatera att 75 % av årets planerade investeringar har genomförts, vilket är en minskning mot föregåenden år dock finns förklaringar till detta. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.1 Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2008 och mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl mnkr ,4-0,4-0,4-0,6-0,9-0,3 0 1,5 mnkr 09 0,6 0,6 0,4 1,2 3,7 4,1 4,1 6,2 6 9,8 mnkr ,1-0,3-0,2-0,1 1 5,6 8,5 Redan inledningsvis under året konstaterades att vårdnadsbidraget om 3 mnkr inte skulle utnyttjas fullt ut, utan endast 1 mnkr. Det slutliga utfallet blev drygt 2 mnkr. Prognoserna under maj-oktober låg runt ett nollresultat för att sedan öka till 1 mnkr i november. Den positiva avvikelsen i november berodde till viss del på något färre antal placerade barn i enskild förskola under hösten än förväntat. Vidare lämnades prognos om ytterligare budgetöverskott i december (5,6 mnkr) och skillnaden jämfört med november berodde företrädesvis på ökade prognostiserade intäkter för lärarlyftet (0,8 mnkr), högre barnomsorgsavgifter (0,8 mnkr) och högre interkommunala ersättningar (0,7 mnkr). Det prognostiserade budgetöverskottet förklaras också av att verksamheten räknade med lägre administrationskostnader, lägre lönekostnader beroende bl a på färre vikarier samt vakanta ledningstjänster inom skolområdena. 8

9 Skillnaden mellan avlämnad prognos i december och bokslutet (2,9 mnkr) berodde framförallt på oklarheter kring it-hyrkonceptet (1 mnkr), lokaler (1 mnkr), oh-kostnader för vikariepoolen (0,4 mnkr) samt bidrag till enskild förskola (0,2 mnkr). Med tanke på en budget om drygt 1,3 mdkr är budgetavvikelsen låg. Vi uppfattar att prognosarbetet fungerat bra, även om avvikelsen på drygt 3 mnkr mellan prognos avlämnad i december och slutligt utfall kan ses som något hög. 3.2 Balansräkning En översiktlig genomgång har gjorts av balansräkningens poster. Vi har granskat att samtliga poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Bilagor och specifikationer finns i tillräcklig omfattning. Vår bedömning är att tillgångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL. Vi har noterat att antalet poster avseende resterande bidragsmedel etc har minskat gentemot föregående bokslut. Vi rekommenderar dock en fortsatt genomgång i syfte att minimera posterna. 3.3 Intern kontroll har för 2010 antagit en plan avseende intern kontroll. I likhet med tidigare år är planen uppdelad på ekonomi, personal och verksamhetsutveckling. Det rör sig om sammanlagt ett drygt 40-tal olika rutiner/system. En del skall dock endast kontrolleras vart tredje år. Vi har tagit del av den slutrapport som redovisats för. Rapporten lämnar kortfattade uppgifter om vidtagna kontrollåtgärder, frekvens och bedömning av efterlevnad. Flertalet rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt men vissa avvikelser redovisas. I bifogad tjänsteskrivelse görs en analys och bedömning samt en jämförelse mellan slutapporten för internkontrollplan 2010 och för Vi uppfattar att Barn- och utbildningsnämnden har en fortsatt hög ambitionsnivå när det gäller arbetet med intern kontroll. Vår bedömning är att redovisad slutrapport är ändamålsenlig och håller god kvalitet. 9

10 För att utvecklas ytterligare rekommenderar vi att gjorda kontroller dokumenteras såsom vilka stickprov som tagits t ex tidsintervall, verifikationsnummer etc. 4 Framtid Inom framtidsbeskrivningen redovisas följande utredningar och väntade reformer som kan påverkar nämndens verksamhet: En reviderad läroplan för förskolan beslutades I planen förtydligas förskollärares pedagogiska ansvar samt målområden kring barns språkutveckling, matematiska utveckling samt naturvetenskap och teknik. Dessutom tillkommer ett nytt avsnitt om uppföljning och utvärdering. Ny skollag beslutades Lagen innehåller en skarpare lagfäst värdegrund för alla skolformer där kopplingen till Barnkonventionen blir tydligare. Därtill innehåller förslaget en rad förändringar/förstärkningar som bl a innebär att förskolan blir en egen skolform, ökade krav på adekvat personal i arbetet med elevhälsa, nya bestämmelser om systematiskt kvalitetsarbete som ska dokumenteras införs. En reviderad läroplan för grundskolan. Träder i kraft Ny betygsskala. Betyg från årskurs 6, träder i kraft Nationella prov. I årskurs 3 kommer nationella prov att införas (ma, sv/sva) samt i årskurs 9 (NO-ämnena). Skolinspektionen förstärker sin verksamhet genom t ex kvalitetsgranskningar och tillsyn. Gymnasiereformen (GY 2011). En reform som bl a innebär att gymnasieskolorna kommer att få ett helt nytt utbud av nationella program, ett nytt betygssystem, nya behörighetsregler, införande av gymnasial lärlingsutbildning samt inrättande av nationella och lokala råd för yrkesprogrammen. I den nya gymnasieskolan kan eleverna få två typer av examen: en yrkesexamen eller en högskoleförberedande examen. Reformen träder i kraft Ny lärarutbildning Regeringen har beslutat att en ny lärarutbildning ska starta hösten Statlig lärarlegitimation införs 2012 och med den skärps kraven på lärares behörighet för undervisning. Läraren måste ha en legitimation som svarar mot den aktuella skolformen årskursen och ämnet. Legitimation kommer att krävas inom samtliga skolformer. Alla cirka barns och elevers lärande och utveckling kommer att påverkas av dessa reformer, då samtliga styrdokument med både mål och undervisningens innehåll har förändrats. Detta kommer även att påverka alla cirka anställda inom BUF och implementeringsarbetet är påbörjat. 10

11 Tendenser 2010 innebar ett avsteg från kommunens prognos med ett mycket kraftigt ökat antal födda. Cirka 100 fler barn föddes jämfört med prognosen. Frågan är om födelsetalet under 2011 kommer att fortsätta vara högt eller om det återgår till de drygt som prognosen visar. Det finns tre fristående grundskolor som vill starta ny verksamhet i Halmstad. Det finns även planerade fortsatta utökningar inom Vittraskolan i Halmstad. Vid full utbyggnad beräknas de fristående skolorna ha cirka 20 % av grundskoleeleverna, cirka elever. Tendenser i samhället med ökande hot, våld, segregering, utanförskap och ibland svåra hemförhållanden leder till att fler barn och elever mår sämre. Stöd och hjälp till dessa barn tar allt större del av resurserna samtidigt som resultaten i skolan riskerar att blir sämre. Utifrån resultat på två omfattande enkäter bland Halmstads kommuns skolungdomar; LUPP-enkäten samt Nationell kartläggning kring barns och ungdomars psykiska hälsa, uppmärksammas i Halmstad särskilt tre områden; mobbing, inflytande samt användande av alkohol och droger. Underlaget ligger som grund för fortsatt kompetensutveckling gentemot rektorer kring likabehandlingsarbete, nämndbeslut om lokala analyser av skolornas resultat samt vidtagande av adekvata åtgärder som leder till konsekvenser/effekter. Vi uppfattar att redogörelsen ger en bra bild över nämndens utmaningar framöver. 11