Granskning av årsredovisning Utbildningsnämnden Halmstads kommun

Transkript

1 Granskning av årsredovisning Utbildningsnämnden Halmstads kommun Revisionsrapport Mars 2011 Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Metod... 4 Granskningsresultat... 5 Verksamhetsmål... 5 Nyckeltal... 6 Årets resultat... 7 Budgetuppföljning och prognoser... 8 Investeringar... 9 Balansposter... 9 Internkontrollplan... 9 Övrigt Restaurangskolan Sturegymnasiet Gymnasiereform of 11

3 Sammanfattning Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Vi uppfattar nämndens verksamhetsberättelse som informativ. Redogörelsen visar på vilket sätt nämnden arbetar med att leva upp till målen. Vi ser positivt på att nämnden fastställt måltal för respektive verksamhetsmål som går att följa upp. Vi anser dock att nämnden tydliggör ifall målen uppfylls eller inte uppfylls. Utbildningsnämnden redovisar för året en nettoavvikelse mot budget med -4,5 mkr och där gymnasieskolan redovisar ett underskott om 5,3 mkr. Vi anser att det i verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2009 års utfall. Elevkullarna minskar framöver vilket ytterligare ställer krav på att nämnden tar fram ekonomiska åtgärdsplaner med fokus både på kort- som på långsikt. Vi har i samband med granskningen noterat att förvaltningens arbete med att uppdatera inventarielistan inte sker ändamålsenligt. För att upprätthålla en god kontroll på inventarier bör en årlig genomgång göras samt vidta eventuella åtgärder. Vi kan konstatera att kontroller har skett vid samtliga av nämndens fyra intern kontrollmoment. Vi bedömer att kontrollplanen har utvecklingspotential och att vissa kontrollmoment redan är inbyggda i verksamhetens uppföljning och därför inte ytterligare behöver kontrolleras. Vidare anser vi att uppföljningen av kontrollmomenten bör göras vid olika tidpunkter under året och inte bara vid ett tillfälle per år. Detta för att ytterligare stärka den interna kontrollen. 3 of 11

4 Inledning Komrev inom PwC har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2010 har således bl.a. Utbildningsnämnden valts ut. Utbildningsnämnden ansvarar för gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning och uppdragsutbildning. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som Utbildningsämnden inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens ekonomichef. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. 4 of 11

5 Granskningsresultat Verksamhetsmål Fr. o. m 1 december 2004 har kommunallagen kompletterats med föreskrifter som förtydligar synen på god ekonomisk hushållning i kommunal verksamhet. Förändringen innebär bl.a. att kommunen skall ta fram särskilda mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning. För att skapa förutsättningar för att få en god ekonomisk hushållning måste det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. För att åstadkomma detta krävs bl.a. en utvecklad planering med framförhållning och beredskap, tydliga och mätbara mål samt en rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Vidare behövs resultatanalyser och kontroller som utvisar hur verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv organisation som säkerställer måluppfyllelsen. Utbildningsnämnden har fyra verksamhetsmål: kunskap och färdigheter, demokrati, hälsa och långsiktiga och goda förutsättningar. Vidare har nämnden ett konkretiserat mål som avser Andelen elever med slutbetyg från gymnasiet ska öka från 91 % (2006) till 95 % (2010). Verksamhetsberättelsen redovisar på en övergripande nivå kort vad som innefattas av respektive målområde och för underliggande mål samt vilka åtgärder/strategier som vidtagits under året. För en del underliggande mål redovisas även nyckeltal. Det konkretiserade målet andelen elever med slutbetyg uppgår till 93 % samma resultat som för Målet att 95 % av eleverna ska nå slutbetyg uppnås inte för Kunskap och färdigheter, andelen som når slutbetyg varierar mellan de olika gymnasieprogrammen. Under 2010 lämnade 73 elever gymnasiet utan att nå slutbetyg. Varje gymnasieskola har genomfört en analys och ur denna bedömer verksamheten att det föreligger sociala och medicinsk problematik som påverkar elevens resultat i skolan. Respektive gymnasieskola har tagit fram olika strategier för att på sikt öka andelen elever med slutbetyg ex, olika typer av elevvårdsrutiner, individuellt anpassat stöd och lärportal för elever med planeringsproblem. I verksamhetsberättelsen beskrivs att andelen elever som uppnådde högskolebehörighet uppgick till 86 % en minskning med 4 %, för riket med 3 %. Förklaring är att behörighetsreglerna till universitet och högskolor förändrades läsåret 2009/2010, vilket gör att statistiken historiskt sett inte blir jämförbar. Under rubriken demokrati redovisas bland annat att eleverna ska ha inflytande över vardagsarbetet i skolan, undervisningen och utbildningen. Nämnden beskriver att trots intensivt arbete och en rad åtgärder är det svårt att nå önskat resultat inom detta område. Under målområdet hälsa görs en redovisning kring andelen elever som alltid upplever sig stressade av skolarbetet. Målet ska minska från 7,5 % 2009 till 5 % För 2010 redovisas totalt sett ett resultat 5 of 11

6 på 5,6 %. Skillnader mellan skolorna och kön förekommer. Vidare har man fastställt att andelen sjukfrånvarotid i förhållande till den sammanlagda arbetstiden ska minska från 3,87 % 2008 till 3,7 % Enligt redovisningen har inte nyckeltalet i tid inte kunnat tas fram. Verksamhetsmålet långsiktiga och goda förutsättningar har som mål, budget i balans samt en långsiktig balans. Enligt uppgifter har nämnden som mål att ha en ekonomi i balans För 2010 uppgår årets resultat till -4,5 mnkr nämnden anser att delmålet uppnåtts. Vi uppfattar nämndens verksamhetsberättelse som informativ. Redogörelsen visar på vilket sätt nämnden arbetar med att leva upp till målen. Vi ser positivt på att nämnden fastställt måltal för respektive verksamhetsmål som går att följa upp. Vi anser dock att nämnden tydliggör ifall målen uppfylls eller inte uppfylls. Nyckeltal Nämnden redovisar i verksamhetsberättelsen för 2010 ett antal verksamhetsmål. När det gäller nyckeltal inom området kunskaper och färdigheter redovisas det genomsnittligga meritvärde för Halmstad gymnasieskola. Det genomsnittliga värdet uppgår till 14,2 vilket är en minskning med 0,1 poäng jämfört med förgående år. En jämförelse med riket visar att 10 av 14 nationella program vid Halmstad gymnasieskola har ett bättre resultat än genomsnittet för riket. Andelen elever som får sitt 1:a hands val till gymnasiet tillgodosett har ökat från 85 % (2009) till 88 % för En av förklaringarna är att organisationen för de olika programmen anpassades till antalet sökande i större utsträckning än tidigare. Den nya elevresursmodellen har också föranlett verksamheten att snabbare anpassa sig till elevernas önskemål. Nyckeltalet som beskriver Andel elever som upplever att de vet vilka mål kursen har uppgår till 94 %. Under rubriken hälsa redovisas antalet registrerade sjukdagar per anställd. Nyckeltalet som avser sjukfrånvarotid hos personalen inom förvaltningen har inte kunnat tas fram av Stadskontoret i tid till verksamhetsberättelsen för Detta med anledning av ändringar i och med den nya organisationen. Antalet sjukdagar per anställd och år uppgår till 7,2 dagar för perioden jan-okt. Förvaltningens bedömning att antalet dagar för helår 2010 kommer att vara lägre jämfört med Vi har under granskningen fått redovisat för oss kostnader per elev per gymnasieskola, vilket redovisas nedan. Under 2008 börjar Aspergerelever vid IV-programmet, vilket medför högre kostnader. Kostnad per skola IV-program Sture Sannarp Kattegatt Totalt Gym.skolan of 11

7 Vi anser att nyckeltal är ett bra verktyg att använda sig av för att jämföra sin verksamhet med andra och över tid. Nettokostnaderna per elev vid Sturegymnasiet har ökat med 12 % sedan 2007 medan Kattegattskolan minskat med 3 %. Årets resultat Utbildningsnämndens resultat, är liksom budget, fördelat på tre verksamheter: verksamhet 651 Gymnasieskola, 661 Komvux och 669 Uppdragsutbildning. Gymnasieskolan redovisar ett underskott gentemot budget på 5,3 mkr. Vuxenutbildningen däremot redovisar ett överskott med 0,2 mkr och uppdragsutbildningen 0,6 mkr över budget. Totalt för Utbildningsnämnden redovisas således en nettoavvikelse mot budget med -4,5 mkr. Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Mkr Gymnasieskola 379,6 388,6 385, ,3 Vuxenutbildning 37,7 36,8 50,8 50,6 0,2 Uppdragsutbildning -1,9-2,5 1,5 0,9 0,6 Summa: 415,4 422, ,5-4,5 Intäkterna blev 1,7 mkr högre än budgeterat för verksamhet Gymnasieskolan. Verksamhetens kostnader överskred budget med närmare 7 mkr. Orsak till underskottet på Gymnasieskolan är beroende av ett antal faktorer. Av nämndens bokslutskommentarer framgår att de största budgetavvikelserna utgörs av elevprognosen för 2010, vilken har justerats och arbetats om. Prognosen visar att 100 fler elever än vad som tidigare prognostiserats, har valt att gå till en fristående gymnasieskola eller till annan aktör än den kommunala gymnasieskolan. Merkostnaden för detta beräknas till 10 mkr, där 5 mkr anpassats under hösten 2010 och resterande del under våren Verksamheten planerar att underskottet kommer att vara åtgärdat senast halvårsskiftet Vidare har IT budgeten reviderats så sent som i december, vilket ledde till ett underskott på 0,7 mkr. Verksamheten har inte kunnat effektivisera sina kostnader på enbart en månad. Budgetavvikelserna redovisas nedan per gymnasieenhet: Gymnasieenhet Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Mkr Kattegattsgymnasiet ,2 107,5 109,3-1,8 Sannarpsgymnasiet 93,1 98,5 93,2 95,4-2,2 Sturegymnasiet 87,5 85,0 80,6 83,1-2,5 Klaragymnasiet 15,4 16,4 14,7 14,9-0,2 7 of 11

8 Beträffande Vuxenutbildningen anges att överskottet på 0,2 mkr beror på att SFI har erhållit ökade intäkter. SFI har tilldelats ett tillfälligt riktat statsbidrag, med anledning av försöksverksamheten med SFI-bonus. Med hjälp av detta har kösituationen arbetats ner och personal som verksamheten budgeterat för har därav inte behövt tillsättas. Uppdragsutbildningen redovisade ett överskott på 0,6 mkr vilket beror på att verksamheten inte behövde utnyttja hela föregående års överförda överskott samt att starten av två stora utbildningar har flyttats till januari Vi kan konstatera att gymnasieskolan redovisar ett underskott om 5,3 mkr. Vi anser att det i verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2009 års utfall. Elevkullarna minskar framöver vilket ytterligare ställer krav på att nämnden tar fram åtgärdsplaner med fokus både på kort- som på långsikt. Budgetuppföljning och prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Utbildningsnämnden. Som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2008 och mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl ,1-4,1-4,1-4,1-3,1-3,1-3,4-3 -4, ,2-5,2-4,2-4,2-4,2-2,2-2,6 0,2 3,7 4, ,8-19,7-11,3-14,4-17,7-16,8-16,8-13,6-6,2-8,2 8 of 11

9 Inledningsvis prognostiserades ett +/- noll resultat. I april redovisades ett prognostiserat underskott motsvarande -4,1 mkr som helt avsåg gymnasieskolan. Detta beror på att första elevavstämning för 2010 genomförts och visade på att 111 fler elever valt olika fristående gymnasieskolor eller till en annan aktör än de kommunala gymnasieskolorna än vad som budgeterats. Merkostnaden för detta beräknades till 9,8 mkr. Förvaltningen bedömde inte att denna summa helt kunde regleras under Först under hösten 2010 kunde en del av besparingen genomföras med 5,6 mkr och resterande del 4,1 mkr bedöms först kunna sparas in under våren Enligt nämnden kommer underskottet att vara åtgärdat senast halvårsskiftet I september justerades prognosen ned till -3,1 mkr med anledning av att vuxenutbildningen beräknade att lönekostnaderna för undervisande och icke undervisande personal skulle bli lägre främst på grund av icke tillsatta tjänster. Vi ser positivt på att nämnden redan i ett tidigt stadium uppmärksammade ett befarat underskott med anledning av att färre elever valt den kommunala gymnasieskolan. Vi har tagit del av de åtgärdsplaner som nämnden fastställt och vår bedömning är att resultatet i sak har aktualiserats. Vidare fortsätter nämnden med redan beslutade åtgärder för vårterminen. Investeringar Utbildningsnämndens investeringsbudget för 2010 uppgick till 7,4 mkr och totalt investerade verksamheten 5,5 mkr (77 %) och där gymnasieskolorna står för merparten 5,1 mkr. Det som har köpts in under året är bl.a. tekniska maskiner i utbildningssyfte, datorer och möbler. Vi har i samband med granskningen noterat att förvaltningens arbete med att uppdatera inventarielistan inte sker ändamålsenligt. För att upprätthålla en god kontroll på inventarier bör en årlig genomgång göras samt vidta eventuella åtgärder. Balansposter Alla poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att nämndens balansposter i allt väsentligt uppfyller revisionsmålen. Vi ser det som fortsatt viktigt att kontrollen över balansräkningens poster bibehålls. Internkontrollplan Verksamheten inom utbildningsförvaltningen ska löpande interngranskas och redovisas för utbildningsnämnden. En plan har tagits fram för internkontroll som ska genomföras under I 9 of 11

10 denna redovisas planerade kontrollåtgärder, kontrollmoment, kontrollmetod, kontrollansvarig, kontrollfrekvens, riskbedömning och kontrollansvar. För 2010 beslutades om följande kontrollmoment: Avstämning av balanskonton Kontroll av personalens resor i samband med konferens och resor Genomgång av skoljuridiska regler Kontroll av elevens åtgärdsplaner Under året har samtliga kontrollmoment genomförts och resultatet av dessa har redovisats för nämnden. När det gäller avstämning av balanskonton och kontroll av personalens resor i samband med konferens och resor är förvaltningens bedömning att fastställda rutiner följs. När det gäller skoljuridiska regler uppvisade den att det tidigare förekommit brister och att det finns anledning att även följa upp detta Vid kontroll av elevens åtgärdsplaner framkom det att de åtgärdsprogram som påbörjats och genomförda under läsåret 2009/2010 i huvudsak följer gymnasieförordningen. Förvaltningen gör bedömningen att det inte kan uteslutas att det finns fler elever som borde omfattas av särskilda stödåtgärder. Vi kan konstatera att kontroller har skett vid samtliga av nämndens fyra kontrollmoment. Vi bedömer att kontrollplanen har utvecklingspotential och att vissa kontrollmoment redan är inbyggda i verksamhetens uppföljning och därför inte ytterligare behöver kontrolleras. Vidare anser vi att uppföljningen av kontrollmomenten bör göras vid olika tidpunkter under året och inte bara vid ett tillfälle per år. Detta för att ytterligare stärka den interna kontrollen. Övrigt Restaurangskolan Sturegymnasiet Vi har nedan satt samman en översiktlig kontroll avseende försäljningsintäkter och livsmedelskostnader på restaurangskolan enligt nedan (tkr): Försäljning Bistro Försäljning Sturehof Övrigt Halmstad Total försäljning Liv smedelskostnader Bruttov inst (tkr) Bruttov inst (%) -3,5% -11,3% -16,7% 16,4% -7,3% -10,4% 4,8% 10 of 11

11 Under perioden har verksamheten uppvisat negativa bruttovinster. Först under 2007 redovisas positiv bruttovinst. Under 2008 och 2009 redovisas återigen negativa bruttovinster medan man för 2010 redovisar en positiv bruttovinst på 4,8 %. Sedan 2008 har omsättningen sjunkit med drygt 30 %. Förklaring till detta är att öppettiderna begränsats och under året har dessa ytterligare begränsats. Enligt uppgifter har elevantalet minskat till en nivå där verksamheten anser att man inte kan ha öppet restaurangerna alla dagar och samtidigt ha en meningsfull undervisning. Istället planerade man in färre öppettider, minskade på utbudet av maträtter, planerade om undervisningen till undervisning och mindre "produktion. Sedan tidigare har utbildningen kompletterats med bartenderutbildning vilket gjort att inköp av starksprit har skett, sedan tidigare har inköp av vin och starköl skett. Försäljning av starksprit sker enligt uppgift inte. Gymnasiereform 2011 Den 1 juli 2011 träder gymnasiereformen GY2011 i kraft vilket innebär en rad förändringar på gymnasieskolans område bl.a. följande: Till höstterminen kommer gymnasieskolorna att få ett helt nytt utbud av nationella program, ett nytt betygssystem, nya behörighetsregler, införande av gymnasial lärlingsutbildning samt inrättande av nationella och lokala råd för yrkesprogrammen. I den nya gymnasieskolan kan eleverna få två typer av examen: en yrkesexamen eller en högskoleförberedande examen. Syftet med den nya gymnasieskolan är att få höja elevernas kunskapsnivå och kvaliteten på utbildningen samt inte minst statusen på de yrkesinriktade programmen. Ett annat syfte är att få bort den stora mängd lokala programvarianter som finns i nuläget. Det betyder att valfriheten i gymnasieskolan kommer att stramas upp jämfört med idag, för såväl skolan som eleven. Målet med hela GY2011 är att fler elever ska nå kunskapsmålen och att de ska vara bättre rustade för yrkeslivet eller fortsatta studier. 11 of 11